Archiwalne przechowywanie dokumentów. Usługi archiwalnego przechowywania dokumentów Archiwalne przechowywanie dokumentów i akt w organizacji

Przypadki stałego i długoterminowego przechowywania, w tym dokumenty dotyczące personelu, są przekazywane do archiwum organizacji nie później niż trzy lata po ich zakończeniu w pracy biurowej.

W celu zapewnienia pozyskania archiwum w organizacji sporządza się inwentarze archiwalne dla wszystkich przypadków przechowywania stałego, czasowego (powyżej 10 lat) oraz dla personelu, który przeszedł badanie wartości. Inwentarz archiwalny (zwany dalej inwentarzem) to kartoteka archiwalna zawierająca usystematyzowany wykaz jednostek magazynowych zasobu archiwalnego i przeznaczona do ich ewidencjonowania oraz udostępniania ich zawartości.

Opisy są opracowywane osobno:

• do stałych skrzynek do przechowywania;
• przypadki czasowego (powyżej 10 lat) przechowywania;
• sprawy personelu;
• · Sprawy składające się z dokumentów specyficznych tylko dla danej organizacji (sprawy sądowe, śledcze, doniesienia naukowe na tematy itp.).

Odrębnym inwentarzem jest spis spraw z samodzielną numeracją brutto (porządkową).

W organizacji, w każdej jednostce strukturalnej, corocznie sporządzane są inwentarze pod bezpośrednim kierownictwem metodologicznym archiwum organizacji. Zgodnie z tymi opisami dokumenty przekazywane są do archiwum. Inwentarze sporządzone przez piony strukturalne stanowią podstawę do sporządzenia zbiorczego spisu spraw organizacji, który przygotowywane jest przez archiwum i dla którego przekazuje ono sprawy do stałego przechowywania.

Inwentarze przypadków podziałów strukturalnych są opracowywane w określonej formie w trzech egzemplarzach i przekazywane do archiwum organizacji rok po zakończeniu spraw w pracy biurowej. Wzór inwentarza spraw działów strukturalnych zawiera Załącznik nr 12 do Zasadniczych zasad funkcjonowania archiwów organizacji, zatwierdzonych decyzją Kolegium Archiwów Federalnych z dnia 06.02.2002 r.

Opisowy opis sprawy artykuł jednostka strukturalna zawiera następujące elementy:

• numer seryjny sprawy (tom, część) wg inwentarza;
• indeks spraw (tomy, części);
• tytuł sprawy (tom, część), w pełni odpowiadający jej tytułowi na okładce sprawy;
• Daty sprawy (tomy, części);
• liczba arkuszy w pliku (objętość, części);
• Okres przechowywania sprawy.

Podczas sporządzania spisu spraw jednostki strukturalnej przestrzegane są następujące wymagania:

• · tytuły spraw wprowadza się do inwentarza zgodnie z przyjętym schematem systematyzacji opartym na nomenklaturze spraw;
• Każda sprawa wpisywana jest do inwentarza pod samodzielnym numerem porządkowym (jeżeli sprawa składa się z kilku tomów lub części, to każdy tom lub część wpisywana jest do inwentarza pod samodzielnym numerem);
• · kolejność numeracji spraw w inwentarzu - brutto za kilka lat;
• Tryb nadawania numerów inwentarzom oddziałów strukturalnych ustala się w porozumieniu z archiwum organizacji;
• Kolumny inwentarza są wypełnione ściśle według informacji umieszczonych na okładce walizki;
• W przypadku wpisania do inwentarza kolejno spraw o tych samych pozycjach, tytuł pierwszej sprawy podaje się w całości, a wszystkie inne sprawy jednorodne oznacza się wyrazami „Takie same”, natomiast pozostałe informacje o sprawach podaje się w inwentarz w całości (na każdej nowej karcie inwentarza tytuł reprodukowany jest w całości);
• · kolumna inwentarza „Notatki” służy do zaznaczenia przyjęcia spraw, osobliwości ich stanu fizycznego, przeniesienia spraw do innych jednostek strukturalnych z powołaniem się na niezbędny akt, dostępności kopii itp. Na końcu inwentarza, po ostatnim artykule opisowym, dokonuje się wpisu końcowego, w którym wskazuje się (liczbowo i słownie) liczbę spraw, pierwszy i ostatni numer spraw według inwentarza spraw, a także określa cechy numeracji spraw w inwentarzu (obecność numerów literowych i brakujących).

Spis spraw jednostki strukturalnej podpisuje kompilator, wskazując swoje stanowisko i zatwierdza kierownik jednostki strukturalnej. Na prośbę archiwum organizacji do inwentarza można sporządzić spis treści, wykaz skrótów i indeksy.

(Nazwa firmy)

_____________________________________________________________

(nazwa jednostki strukturalnej)

ZATWIERDZIĆ

Nazwa pozycji głowy

jednostka strukturalna

Pełne imię i nazwisko

OPIS Nr ____

Inwentarz ten obejmuje ______ spraw od nr ______ do nr _____, w tym: (liczbowo i słownie) numery liter: ___________________

pominięte numery: ____________________________

Stanowisko

kompilator sygnatury inwentarzowej Transkrypcja sygnatury

Przekazał _________ spraw i ________ akt rejestrowych i kontrolnych do dokumentów.

Nazwa stanowiska pracownika

podpis podziału strukturalnego Odpis podpisu

Przyjęto _________ spraw i __________ akt rejestrowych i kontrolnych dla dokumentów.

Stanowisko pracownika

archiwum podpisu przedsiębiorstwa Odpis podpisu

Przykładowy spis spraw jednostki strukturalnej do przeniesienia do archiwum

Na podstawie inwentarzy spraw wydziałów strukturalnych opracowywany jest roczny dział zbiorczego spisu spraw organizacji, którego przygotowanie powierzono archiwum organizacji pod bezpośrednim kierownictwem właściwego archiwum instytucja.

Przekazywanie spraw do archiwum organizacji odbywa się zgodnie z harmonogramem sporządzonym przez archiwum organizacji, uzgodnionym z kierownikami jednostek strukturalnych przekazujących dokumenty do archiwum i zatwierdzonym przez kierownika organizacji.

W trakcie przygotowywania spraw przez komórkę strukturalną do przekazania do archiwum organizacji pracownik archiwum w pierwszej kolejności sprawdza prawidłowość ich powstania, wykonania oraz zgodność liczby spraw ujętych w inwentarzu spraw (podziale strukturalnym) z liczbą spraw prowadzonych zgodnie z nomenklaturą spraw organizacji. Wszystkie uchybienia stwierdzone podczas kontroli w tworzeniu i wykonywaniu akt pracowników jednostki strukturalnej muszą zostać wyeliminowane. Po wykryciu braku przypadków sporządzane jest odpowiednie zaświadczenie.

Każdą sprawę przyjmuje osoba odpowiedzialna za archiwum organizacji (pracownik specjalny) w obecności pracownika jednostki strukturalnej. Jednocześnie na obu egzemplarzach inwentarza spraw jednostki strukturalnej w odniesieniu do każdej zawartej w niej sprawy dokonuje się adnotacji o obecności sprawy. Na końcu każdego egzemplarza inwentarza umieszcza się liczbę spraw faktycznie przyjętych do archiwum, numery spraw brakujących, datę przyjęcia i przekazania spraw oraz podpisy osoby odpowiedzialnej za archiwum (pracownika archiwum). ) oraz osobę, która przekazała sprawy, zaznaczono cyframi i słownie. Przy przyjmowaniu szczególnie cennych skrzynek sprawdzana jest ilość kartek w skrzyniach.

Sprawy połączone w pakiety dostarczane są do archiwum organizacji przez pracowników pionów strukturalnych. Wraz ze sprawami do archiwum przekazywane są indeksy kart ewidencyjnych dokumentów. Nazwa każdej szafy kartotekowej znajduje się w inwentarzu.

Archiwum to organizacja lub jej jednostka strukturalna, która otrzymuje i przechowuje dokumenty w celu wykorzystania informacji retrospektywnych. Archiwum wydziałowe jest odpowiedzialne za przechowywanie dokumentów w dużej organizacji, a archiwum małej i średniej organizacji biznesowej jest utrzymywane przez sekretariat lub kancelarię.

W celu usystematyzowania dokumentów umieszczonych w archiwum tworzy się taką jednostkę ich przechowywania, jaką jest akta. Sprawa – dokument lub zestaw dokumentów dotyczących jednej sprawy lub obszaru działalności i umieszczony w osobnej okładce. Dokumenty są formowane w sprawy, zgodnie z nomenklaturą spraw, usystematyzowaną listą nazw spraw zarejestrowanych w organizacji, ze wskazaniem okresów ich przechowywania.

Przygotowując dokumenty do przechowywania w archiwach, wykonywane są dwie czynności urzędnicze: założenie sprawy i jej wykonanie. Tworzenie spraw - przyporządkowanie dokumentów do konkretnej sprawy i ich usystematyzowanie. Rejestracja sprawy, określona przez ustalone zasady, przygotowanie do przechowywania dokumentów.

Organizacja magazynu archiwalnego dokumenty i ich efektywne wykorzystanie- jedno z głównych zadań obsługi dokumentacji. Struktura archiwum organizacji jest tworzona zgodnie z nomenklaturą spraw. Jest to niezależny dokument, którego opracowanie jest pracą złożoną i wieloetapową.

Nazewnictwo przypadków weryfikowane corocznie przed rokiem obrotowym. Przy jej opracowywaniu uwzględnia się strukturę dotychczasowego nazewnictwa oraz plany funkcjonowania organizacji w kolejnym roku. Każda jednostka konstrukcyjna przygotowuje swoją część, a następnie poszczególne elementy są centralnie redukowane do wspólnej nomenklatury. Projekt nomenklatury podlega zatwierdzeniu przez kierownika organizacji.

W ciągu roku biurowego dokumenty, z którymi zakończono pracę operacyjną, są składane do spraw zgodnie z obowiązującą nomenklaturą. W takim przypadku możliwe jest pojawienie się dokumentów, które nie zostały przewidziane w jego przygotowaniu. W takim przypadku sprawa jest otwierana z nową pozycją, co jest odnotowywane w nomenklaturze. Prawdopodobne jest również, że nie pojawi się ani jeden dokument do otwarcia sprawy o podanym tytule za cały rok. W nomenklaturze umieszcza się odpowiednią notatkę o każdym złożonym przypadku.

Archiwalne przechowywanie dokumentów w organizacji może odbywać się w kilku etapach. Przez pewien czas są przechowywane w archiwum jednostki strukturalnej, a następnie przenoszone do archiwum organizacji. Następnie część dokumentów podlega przekazaniu do magazynu państwowego.

Rosyjska praca biurowa ma długą historię, wyróżniającą się cechami narodowymi. Dokumenty żyją długo - od rejestracji po archiwizację i zniszczenie. Zasady pracy z nimi w danej organizacji składają się na system pracy biurowej. Jest to zbiór ogólnych zasad i konkretnych technologii przetwarzania dokumentów. Na ich powstawanie ma wpływ wiele czynników. Najważniejsze z nich to istniejące tradycje pracy, zarówno narodowe, jak i te, które powstały w ramach danej organizacji, a także różne dokumenty regulacyjne i metodyczne organów państwowych.

Organizacja, jak żywy organizm, nieustannie wchodzi w interakcje ze światem zewnętrznym i wspiera liczne procesy wewnętrzne: zawiera umowy z kontrahentami, przyjmuje lub sprzedaje towary i usługi, dokonuje różnorodnych płatności, koordynuje i zatwierdza lokalne regulacje.

Powstały w tym samym czasie wiele dokumentów, z których większość prędzej czy później traci swoją dotychczasową aktualność i trafia do archiwum. Każda organizacja przestrzega własnej polityki zarządzania dokumentacją, jednak przestrzeganie ogólnych zaleceń, które są z powodzeniem stosowane w praktyce i poparte normami prawnymi, pozwala maksymalnie zoptymalizować biznes archiwalny i uniknąć możliwe problemy w przyszłości.

Cały wachlarz dokumentacji gromadzonej przez organizację w toku jej działalności i podlegającej przechowywaniu dzieli się na kilka kategorii:

• dokumenty założycielskie- stanowią podstawę prawną istnienia organizacji i określają jej podstawowe cechy prawne;
• dokumenty administracyjne- mają charakter imperatywny lub informacyjny, zwykle sporządzane w imieniu kierownictwa wyższego szczebla;
• dokumenty personalne- wpływać na wszystkie możliwe relacje, które mogą powstać między pracownikiem a pracodawcą;
• sprawozdania finansowe- zawiera podstawowe dokumenty odzwierciedlające zakup i sprzedaż towarów i usług przez organizację;
• dokumentacja specjalistyczna- regulaminy wewnętrzne regulujące główne aspekty działalności organizacji i zapewniające spójność pracy jej pionów strukturalnych.

W szerszym znaczeniu można podzielić na wszystkie dokumenty, którymi dysponuje organizacja dwie grupy: Dokumentacja, która została ukończona i dokumenty nadal związane z rzeczywistym procesem biznesowym. Jednym z głównych zadań funkcjonariusza odpowiedzialnego za prowadzenie archiwum jest kompetentna dystrybucja dostępnych dokumentów w odpowiednich sprawach i ich terminowe uzupełnianie o nowo sporządzoną dokumentację.

Przygotowanie do wymagań dotyczących przenoszenia i przechowywania

Aby zmaksymalizować strukturę dokumentów będących w dyspozycji osoby prawnej, stosuje się specjalną skonsolidowaną nomenklaturę, która odzwierciedla nazwy wszystkich spraw ze wskazaniem ich okresów przechowywania. Dokumenty w sprawach są zwykle grupowane według rodzaju i umieszczane w oddzielnych folderach.

Klauzula 3.4. Zasadniczych zasad pracy archiwów organizacji, zatwierdzonego w 2002 r. i mającego charakter rekomendacyjny, proponuje się formę nomenklatury spraw w formie tabeli zawierającej następujące pola:

• indeks spraw, który składa się z kodu cyfrowego jednostki konstrukcyjnej i numeru seryjnego obudowy;
• tytuł sprawy, wpisany w formie zwięzłego i precyzyjnego określenia istoty procesu z nim związanego bez użycia skomplikowanych struktur i słów wprowadzających;
• pole liczba jednostek magazynowych odzwierciedla liczbę tomów lub części w aktach i jest zakończona na koniec roku;
• zawiera ostatnia kolumna notatki dotyczące czynności dokonywanych na sprawach – ustalenia, relokacji itp.

Sprawy uporządkowane według ujednoliconej nomenklatury są archiwizowane przez okres zależny od rodzaju dokumentacji, która je tworzy. Tym samym dokumenty założycielskie są przechowywane przez cały okres istnienia osoby prawnej, aw przypadku jej likwidacji podlegają przekazaniu do archiwum państwowego lub miejskiego.

Część sprawozdań finansowych również podlega bezterminowemu przechowywaniu, natomiast dla dokumentacji podstawowej okres ten jest ograniczony. 5 lat. Najdłuższy okres archiwizacji mają dokumenty personalne - np. zestawienia kwotowe wynagrodzenie powinien być trzymany 75 lat, ten sam okres ustala się dla umów o pracę i kart imiennych pracowników.

Regulamin i odpowiedzialność

Na szczeblu federalnym ogólne zasady organizacje archiwizujące są regulowane przez ustawę nr 125-FZ z dnia 22 października 2004 r., której niektóre przepisy są obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorstw, które mają stały obieg dokumentów.

Oprócz norm prawnych dotyczących prowadzenia archiwów, prawo przewiduje również odpowiedzialność urzędnicy i organizacji za naruszenia popełnione w tym obszarze. W takim przypadku kara nie przekracza 500 rub jednak całkowity lub częściowy brak obowiązkowej dokumentacji do przechowywania może prowadzić do kary dużo surowszej - do 300 000 rubli.

Odrębne przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów księgowych są wskazane w zarządzeniu Ministerstwa Finansów ZSRR, zatwierdzonym w 1983 r. I nadal nie straciło na aktualności. Wyczerpujący wykaz dokumentów sporządzonych przez cały okres istnienia organizacji wraz z warunkami ich przechowywania znajduje się w zarządzeniu Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. Nr 558. Zbiór Zasad pracy archiwów wspomnianych już organizacji zawiera szczegółowy wykaz zaleceń dotyczących wszystkich aspektów tej działalności.

Dostęp do dokumentów i terminy ich składania

Utworzone sprawy są zwykle przekazywane do archiwum nie później niż 3 lata od daty zakończenia odzwierciedlonych w nich procesów biznesowych. Tryb przechowywania i wydawania dokumentów ustalany jest zgodnie z zatwierdzonym regulaminem wewnętrznym opartym na wymogi regulacyjne i zalecenia.

Do użytku wewnętrznego czas pracy z dokumentami archiwalnymi jest ograniczony 30 dni, jednak na wniosek właściwego funkcjonariusza, pod warunkiem zachowania bezpieczeństwa spraw, wyznaczony termin może zostać przedłużony o kolejny miesiąc.

Instrukcje krok po kroku dotyczące archiwizacji i archiwizacji

Procedurę przetwarzania i przekazywania skrzynek do przechowywania można podzielić na kilka głównych kroków:

Należy zauważyć, że dokumenty z okresem przechowywania zwykle podlegają archiwizacji. co najmniej 10 lat. Pozostała dokumentacja może być przechowywana bezpośrednio w oddziałach i przekazywana do zniszczenia, gdy tylko upłynie termin określony w przepisach prawa.

Wyposażenie archiwów i badanie przydatności pomieszczeń

Procedura aranżacji miejsc przechowywania dokumentacji została szczegółowo opisana w Regulaminie podstawowym. Główna zasada przy wyposażaniu archiwum w organizacji - korzystania z wydzielonego budynku lub lokalu na swoje potrzeby.

Jednocześnie niedozwolona jest eksploatacja obiektów znajdujących się w skrajnie złym stanie, zawilgoconych i nieogrzewanych. Ograniczenie dotyczy również lokali znajdujących się w tych samych budynkach z usługami. Żywnościowy i rezerwy produkty żywieniowe, a także znajdujących się w pobliżu magazynów substancji łatwopalnych lub agresywnych.

Aranżacja wewnętrzna magazynu archiwum powinna być przeprowadzona w taki sposób, aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo zawartej w nim dokumentacji. W tym celu konieczne jest przestrzeganie lista warunków:

• pomieszczenie archiwum musi być zabezpieczone przed zalaniem, spełniać normy przeciwpożarowe, posiadać wydajną wentylację;
• wszystkie przewody elektryczne i gniazda powinny być izolowane w jak największym stopniu;
• dekoracja pokoju musi być wykonana z materiałów niepalnych i nieagresywnych;
• nie wolno układać rur wodociągowych i kanalizacyjnych przez magazyn.

Ostateczną decyzję o przydatności lokalu na potrzeby archiwum podejmuje szereg wyspecjalizowanych służb na podstawie oględzin. To bierze pod uwagę Bezpieczeństwo przeciwpożarowe lokalu, jego stan sanitarny itp. Na podstawie wyników każdego badania, a Działać, odzwierciedlając wyniki jego realizacji.

Cechy korzystania z dokumentów i organizacji pracy

Podstawą pracy archiwum jest zatwierdzony przez kierownictwo regulamin lub instrukcja prowadzenia archiwum organizacji. Na podstawie takiego dokumentu powołuje się pracownika, który pełni funkcję archiwisty i jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo i kompletność powierzonych mu dokumentów.

Archiwum w organizacji może istnieć jako niezależna jednostka strukturalna lub jako część usługi administracyjnej. Niezależnie od formalnej przynależności, głównym celem jej funkcjonowania jest tworzenie, rozliczanie i zapewnienie integralności danych archiwalnych organizacji.

Osiąga się to poprzez systematyczną aktywność archiwisty w utrzymywaniu nomenklatury spraw, otrzymywaniu prawidłowo sformatowanych woluminów, ich systematyzowaniu itp. Ponadto do obowiązków pracowników archiwum należy terminowe i kompletne udostępnianie żądanych dokumentów, a także udział w procesie niszczenia dokumentów, których okres przechowywania upłynął.

Procedura kontrolna

Poza regulacjami wewnętrznymi pracę archiwum regulują akty prawne, które m.in. przewidują środki kontroli pracy kancelarii archiwalnej w organizacji.

Tak więc, zgodnie z ustawą nr 125-FZ, kontrolę przestrzegania procedury przechowywania dokumentów przeprowadzają specjalne organy na szczeblu federalnym i podmiotowym Federacji Rosyjskiej. Na praktyce dana funkcja zwykle przeprowadzane przez Urząd Skarbowy i Fundusz emerytalny jako główni zewnętrzni użytkownicy dokumentacji organizacji. Ta sama ustawa przewiduje odpowiedzialność aż do odpowiedzialności karnej za naruszenie przepisów dotyczących archiwów.

Poniżej przedstawiono przegląd programu do automatyzacji pracy biurowej w organizacji.

Rejestracja mediów elektronicznych

W świecie wszechobecnych wysokich technologii „klasyczny” nośnik informacji – papier i jego pochodne – powoli, ale systematycznie ustępuje miejsca mediom elektronicznym. W związku z tym pracownik archiwum prędzej czy później będzie miał pytanie: jak przyjąć takie dokumenty do przechowywania? Odpowiedź jest prosta: w tej samej formie, w jakiej zostały pierwotnie zaprojektowane.

Jeśli np. faktury od zagranicznego dostawcy wpływają w postaci dokumentu elektronicznego poświadczonego podpisem cyfrowym, to powinny one zostać zapisane w pamięci komputera – nic nie trzeba dodatkowo drukować i poświadczać. Dokumentację taką umieszcza się w nomenklaturze spraw na zasadach ogólnych, z uwzględnieniem ustalonego okresu przechowywania.

Archiwalna praca biurowa w organizacji - skomplikowany i wieloetapowy proces co wymaga starannego zaplanowania i przestrzegania licznych wymagań i zaleceń jego uczestników. Niemniej dobrze zbudowany system przechowywania dokumentów świadczy nie tylko o dobrze skoordynowanej i produktywnej pracy działów, ale także pokazuje potencjał organizacji jako efektywnej jednostki gospodarczej.

Szczegółowa instrukcja przenoszenia dokumentów do archiwum została przedstawiona w filmie.

przechowywanie dokumentów archiwalnych- Zaopatrzenie racjonalne umiejscowienie i bezpieczeństwo dokumentów. [GOST R 51141 98] Tematy praca biurowa i archiwizacja Uogólnienie terminów zapewniających bezpieczeństwo dokumentów ...

składowanie- 3.17 przechowywania proces technologiczny, która polega na określeniu zredukowanej objętości lub masy oleju i produktów naftowych dla kolejnych operacji rozliczeniowych. Źródło …

przechowywanie dokumentów archiwalnych- 3.10 przechowywanie dokumentów archiwalnych: Zapewnienie racjonalnego rozmieszczenia i przechowywania dokumentów (GOST R 51141). Źródło … Słowniczek-podręcznik terminów dokumentacji normatywnej i technicznej

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW ARCHIWALNYCH- zgodnie z GOST R 51141–98 „Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje”, – zapewnienie racjonalnego rozmieszczenia i bezpieczeństwa dokumentów… Praca biurowa i archiwizacja w terminach i definicjach

GOST R 51141-98: Praca biurowa i archiwizacja. Warunki i definicje- Terminologia GOST R 51141 98: Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje dokument oryginalny: 21 autorów dokumentu: Indywidualny lub podmiot, który stworzył dokument Definicje terminów z różnych dokumentów: autor dokumentu 77 archiwum ... ... Słowniczek-podręcznik terminów dokumentacji normatywnej i technicznej

109 departamentalne przechowywanie dokumentów archiwalnych: Przechowywanie dokumentów archiwalnych w archiwach departamentalnych prowadzonych przez organizacje państwowe i miejskie w okresie określonym w dokumentach regulacyjnych Źródło: GOST R 51141 ... Słowniczek-podręcznik terminów dokumentacji normatywnej i technicznej

selektywne przyjmowanie dokumentów do stałego przechowywania- 97 selektywne przyjmowanie dokumentów do stałego przechowywania: Przyjmowanie do stałego przechowywania niektórych rodzajów dokumentów organizacji lub wszystkich cennych dokumentów wielu organizacji spośród jednorodnych Źródło: GOST R 51141 98: Praca biurowa i archiwizacja ... Słowniczek-podręcznik terminów dokumentacji normatywnej i technicznej

państwowe przechowywanie dokumentów archiwalnych- 108 państwowe przechowywanie dokumentów archiwalnych: Trwałe przechowywanie dokumentów archiwalnych realizowane przez archiwa, oddziały rękopisów bibliotek i muzeów Źródło: GOST R 51141 98: Prace biurowe i archiwizacja. Warunki i definicje… … Słowniczek-podręcznik terminów dokumentacji normatywnej i technicznej

depozytowe przechowywanie dokumentów- 110 depozytowe przechowywanie dokumentów: Przechowywanie w archiwum, muzeum, bibliotece dokumentów archiwalnych Funduszu Archiwalnego Federacja Rosyjska na zasadach określonych w umowie między właścicielem dokumentów a właściwym archiwum, muzeum, biblioteką... Słowniczek-podręcznik terminów dokumentacji normatywnej i technicznej

trwałe przechowywanie dokumentów- 111 stałe przechowywanie dokumentów: Bezterminowe przechowywanie dokumentów w zakładzie archiwalnym, muzeum państwowe, biblioteka Źródło: GOST R 51141 98: Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje oryginalny dokument... Słowniczek-podręcznik terminów dokumentacji normatywnej i technicznej

wydziałowe przechowywanie dokumentów archiwalnych- Przechowywanie dokumentów archiwalnych w archiwach wydziałowych, prowadzone przez organizacje państwowe i miejskie w okresie określonym w dokumentach regulacyjnych. [GOST R 51141 98] Tematy praca biurowa i archiwizacja ... ... Podręcznik tłumacza technicznego

Książki

• Ostatni poeta Anna Achmatowa w latach 60. W 2 tomach, Timenchik Roman. Dwutomowe wydanie jest częścią serii „Widok z Góry Scopus”, która prezentuje prace izraelskich uczonych związanych z Uniwersytetem Hebrajskim w Jerozolimie, napisane w j. inne języki i krycie...
• Ostatni poeta Anna Achmatowa w latach 60. (liczba tomów: 2), Timenchik Roman Davidovich. Książka autorytatywnego badacza biografii i twórczości Anny Achmatowej stała się poważnym wkładem w studia nad dziedzictwem Achmatowej i w całą historię literatury rosyjskiej XX wieku. Poetycki…

Ustawa federalna nr 125-FZ z dnia 22 października 2004 r. „O archiwach w Federacji Rosyjskiej” organizacje są zobowiązane do zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów archiwalnych, w tym dokumentów dotyczących personelu, w ustalonych okresach ich przechowywania prawa federalne, inne regulacyjne akty prawne Federacji Rosyjskiej, a także wykazy dokumentów przewidziane w części 3 artykułu 6 oraz części 1 i 1.1 artykułu 23 niniejszej ustawy federalnej.

Te wykazy dokumentów obejmują:

1) wykazy standardowych dokumentów archiwalnych wskazujące okresy ich przechowywania oraz instrukcje korzystania z tych wykazów, zatwierdzone przez upoważniony organ federalny władza wykonawcza w zakresie archiwizacji i prac biurowych (obecnie – Rosarchow, wcześniej – Ministerstwo Kultury Rosji):

- Zatwierdzono wykaz typowych zarządczych dokumentów archiwalnych powstałych w toku działalności organów państwowych, samorządowych i organizacji, ze wskazaniem warunków ich przechowywania. Zarządzeniem Archiwów Federalnych z dnia 20 grudnia 2019 r. N 236 (do 18 lutego 2020 r. - lista zatwierdzona zarządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. N 558);

- Wykaz typowych dokumentów archiwalnych powstałych w działalności naukowej, technicznej i produkcyjnej organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania, zatwierdzony. Rozporządzenie Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 31 lipca 2007 r. N 1182.

Zobacz także Instrukcję korzystania z Wykazu typowych zarządczych dokumentów archiwalnych powstających w toku działalności organów państwowych, samorządowych i organizacji, ze wskazaniem okresów ich przechowywania, zatwierdzoną. Zarządzenie Archiwum Federalnego z dnia 20 grudnia 2019 r. N 237.

Ponadto dla określenia okresu trwałości dokumentów zarządczych dla lat 80-tych – pierwszej połowy lat 90-tych XX wieku, a także dla dokumentacji specyficznej (branżowej) zatwierdzono Wykaz dokumentów wzorcowych. Archiwum Główne ZSRR 15.08.1988.

2) wykazy dokumentów zatwierdzonych przez federalne organy państwowe, inne organy państwowe Federacji Rosyjskiej, utworzone w ramach ich działalności, a także w ramach działalności podległych im organizacji, ze wskazaniem okresów ich przechowywania. Te wykazy dokumentów są zatwierdzane w porozumieniu z Archiwami Federalnymi;

3) wykaz dokumentów powstałych w trakcie działalności instytucji kredytowych, ze wskazaniem okresów ich przechowywania i instrukcji ich używania, zatwierdzonych przez upoważniony federalny organ wykonawczy w dziedzinie archiwizacji i prowadzenia dokumentacji wraz z Bankiem Rosji .

W przypadku spółek akcyjnych warunki przechowywania ich dokumentów określa zatwierdzony Regulamin w sprawie trybu i warunków przechowywania dokumentów spółek akcyjnych. Dekret Federalnej Komisji Papierów Wartościowych Rosji z dnia 16.07.2003 N 03-33/ps.

W informacje tła zatwierdzone warunki przechowywania najbardziej powszechnych dokumentów organizacji, ustanowione przez Listę typowych zarządczych dokumentów archiwalnych. Na polecenie Archiwów Federalnych z dnia 20 grudnia 2019 r. N 236, a także okresy przechowywania dokumentów nieuwzględnionych w powyższych wykazach i ustanowionych przez ustawy federalne, inne regulacyjne akty prawne Federacji Rosyjskiej.