تخزين الوثائق في الأرشيف. خدمات تخزين الوثائق أرشيفية تخزين الوثائق والملفات في المنظمة

يتم نقل حالات التخزين الدائم والطويل الأجل ، بما في ذلك المستندات الخاصة بالموظفين ، إلى أرشيف المنظمة في موعد لا يتجاوز ثلاث سنوات بعد اكتمالها في العمل المكتبي.

من أجل ضمان الحصول على الأرشيف في المنظمة ، يتم تجميع قوائم الجرد الأرشيفية لجميع حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) والموظفين الذين اجتازوا فحص القيمة. المخزون الأرشيفي (المشار إليه فيما يلي باسم المخزون) هو دليل أرشفي يحتوي على قائمة منظمة لوحدات التخزين الخاصة بصندوق الأرشيف ومصممة لتسجيلها والكشف عن محتواها.

يتم تجميع الأوصاف بشكل منفصل:

• لحالات التخزين الدائمة ؛
• حالات التخزين المؤقت (أكثر من 10 سنوات) ؛
• حالات الموظفين ؛
• · قضايا تتكون من وثائق خاصة بمنظمة معينة فقط (قضائية ، قضايا تحقيق ، تقارير علمية حول مواضيع ، إلخ).

الجرد المنفصل هو قائمة بالحالات ذات الترقيم الإجمالي (الترتيبي) المستقل.

في المنظمة ، في كل وحدة هيكلية ، يتم تجميع قوائم الجرد سنويًا بموجب التوجيه المنهجي المباشر لأرشيف المنظمة. وفقًا لهذه الأوصاف ، يتم نقل المستندات إلى الأرشيف. تُستخدم قوائم الجرد التي أعدتها الأقسام الهيكلية كأساس لإعداد قائمة جرد موجزة لشئون المنظمة ، والتي يتم إعدادها من قبل الأرشيف والتي من أجلها تقدم الحالات للتخزين الدائم.

يتم تجميع قوائم جرد حالات التقسيمات الهيكلية في النموذج المحدد في ثلاث نسخ وتقديمها إلى أرشيف المنظمة بعد عام من الانتهاء من القضايا في العمل المكتبي. تم تقديم نموذج جرد شؤون الأقسام الهيكلية في الملحق 12 من القواعد الأساسية لتشغيل محفوظات المنظمات التي تمت الموافقة عليها بقرار من كوليجيوم المحفوظات الفيدرالية في 06 فبراير 2002.

مقالة وصفية وصفية للحالة الوحدة الهيكليةيشمل العناصر التالية:

• الرقم التسلسلي للحالة (الحجم ، الجزء) وفقًا للمخزون ؛
• فهرس الحالة (الأحجام ، الأجزاء) ؛
• عنوان القضية (المجلد ، الجزء) ، يتوافق تمامًا مع العنوان الموجود على غلاف القضية ؛
• تواريخ الحالة (مجلدات ، أجزاء) ؛
• عدد الأوراق في الملف (الحجم ، الأجزاء) ؛
• فترة الاحتفاظ بالقضية.

عند تجميع جرد شؤون الوحدة الهيكلية ، يتم مراعاة المتطلبات التالية:

• · إدخال عناوين القضايا في قائمة الجرد وفقًا لخطة التنظيم المقبول بناءً على تصنيف الحالات ؛
• يتم إدخال كل حالة في المخزون برقم تسلسلي مستقل (إذا كانت الحالة تتكون من عدة مجلدات أو أجزاء ، يتم إدخال كل مجلد أو جزء في المخزون تحت رقم مستقل) ؛
• · ترتيب ترقيم القضايا في الجرد - الإجمالي لعدة سنوات ؛
• يتم وضع إجراءات تخصيص الأرقام لقوائم جرد الأقسام الهيكلية بالاتفاق مع أرشيف المنظمة ؛
• يتم ملء أعمدة الجرد بما يتفق بدقة مع المعلومات الموضوعة على غلاف القضية ؛
• عندما يتم إدخال الحالات التي لها نفس العناوين في المخزون على التوالي ، يتم كتابة عنوان الحالة الأولى بالكامل ، وتتم الإشارة إلى جميع الحالات المتجانسة الأخرى بعبارة "The Same" ، بينما يتم إدخال المعلومات الأخرى حول الحالات في الجرد الكامل (في كل ورقة جديدة من الجرد ، يتم نسخ العنوان بالكامل) ؛
• · يُستخدم عمود "الملاحظات" في قائمة الجرد للإشارة إلى قبول الحالات وخصائص حالتها المادية ونقل الحالات إلى وحدات هيكلية أخرى مع الإشارة إلى الإجراء اللازم وتوافر النسخ وما إلى ذلك. في نهاية الجرد ، بعد آخر مقال وصفي ، يتم ملء قيد نهائي ، يشير (بالأرقام والكلمات) إلى عدد الحالات ، والأعداد الأولى والأخيرة من الحالات وفقًا لجرد الحالات ، وكذلك يحدد ميزات ترقيم الحالات في الجرد (وجود أرقام بحروف وأرقام مفقودة).

يوقع جرد شؤون الوحدة الإنشائية من قبل المترجم موضحًا منصبه ويوافق عليه رئيس الوحدة الإنشائية. بناءً على طلب أرشيف المنظمة ، يمكن تجميع جدول المحتويات وقائمة الاختصارات والفهارس للمخزون.

(الاسم التجاري)

_____________________________________________________________

(اسم الوحدة الهيكلية)

يعتمد

اسم منصب الرأس

الوحدة الهيكلية

الاسم الكامل

الوصف رقم ____

يتضمن هذا الجرد ______ حالات من رقم _____ إلى رقم _____ ، بما في ذلك: (بالأرقام والكلمات) أرقام الحروف: ___________________

الأرقام الفائتة: ____________________________

مسمى وظيفي

مترجم توقيع الجرد نسخ التوقيع

تسليم _________ حالات و ________ ملفات التسجيل والتحكم في المستندات.

اسم منصب الموظف

نسخة توقيع توقيع التقسيم الهيكلي

قبول حالات _________ و _________ ملفات التسجيل والتحكم للوثائق.

المسمى الوظيفي للموظف

أرشيف محضر توقيع توقيع الشركة

عينة جرد لحالات الوحدة الهيكلية لنقلها إلى الأرشيف

على أساس قوائم جرد شؤون الأقسام الهيكلية ، يتم تجميع قسم سنوي من جرد موجز لشئون المنظمة ، ويعهد بإعداده إلى أرشيف المنظمة تحت التوجيه المباشر للأرشيف ذي الصلة مؤسسة.

يتم تحويل القضايا إلى أرشيف المنظمة وفق الجدول الزمني الذي وضعه أرشيف المنظمة ، والمتفق عليه مع رؤساء الوحدات الهيكلية التي تنقل الوثائق إلى الأرشيف ، ويوافق عليه رئيس المنظمة.

أثناء إعداد القضايا من قبل الوحدة الهيكلية للتحويل إلى أرشيف المنظمة ، يقوم موظف الأرشيف أولاً بالتحقق من صحة تشكيلها وتنفيذها والامتثال لعدد القضايا المدرجة في جرد الحالات (التقسيم الهيكلي) مع الرقم من القضايا المرفوعة حسب تسميات قضايا المنظمة. يجب إزالة جميع أوجه القصور التي تم تحديدها أثناء التدقيق في تشكيل وتنفيذ ملفات موظفي الوحدة الهيكلية. عند الكشف عن عدم وجود حالات ، يتم إعداد الشهادة المناسبة.

يتم قبول كل حالة من قبل الشخص المسؤول عن أرشيف المنظمة (موظف خاص) بحضور موظف الوحدة الهيكلية. في الوقت نفسه ، في كلتا نسختين من جرد حالات الوحدة الهيكلية مقابل كل حالة مدرجة فيها ، يتم عمل ملاحظة حول وجود القضية. في نهاية كل نسخة من الجرد ، عدد الحالات التي تم قبولها فعليًا في الأرشيف ، وعدد الحالات المفقودة ، وتاريخ قبولها وتحويلها ، بالإضافة إلى توقيعات الشخص المسؤول عن الأرشيف (موظف الأرشيف ) ويشار إلى الشخص الذي قام بإحالة القضايا بالأرقام والكلمات. عند قبول الحالات القيمة بشكل خاص ، يتم التحقق من عدد الأوراق في هذه الحالات.

يتم تسليم الحالات المرتبطة في حزم إلى أرشيف المنظمة من قبل موظفي الأقسام الهيكلية. جنبا إلى جنب مع الحالات ، يتم نقل فهارس بطاقة التسجيل للوثائق إلى الأرشيف. يتم تضمين اسم كل خزانة ملفات في الجرد.

أرشيفهي منظمة أو قسمها الهيكلي الذي يتلقى المستندات ويخزنها من أجل استخدام المعلومات بأثر رجعي. أرشيف الأقسام مسؤول عن تخزين المستندات في مؤسسة كبيرة ، ويحتفظ السكرتير أو المكتب بأرشيف مؤسسة تجارية صغيرة ومتوسطة الحجم.

لتنظيم المستندات الموضوعة في الأرشيف ، يتم تشكيل وحدة تخزينها كملف. الحالة - مستند أو مجموعة من المستندات المتعلقة بموضوع واحد أو مجال نشاط واحد ويتم وضعها في غلاف منفصل. تشكل المستندات في حالات ، حسب تسميات الحالات ، قائمة منهجية بأسماء الحالات المسجلة في المنظمة ، مع بيان فترات تخزينها.

عند إعداد المستندات لتخزين الأرشيف ، يتم إجراء عمليتين كتابيتين: تشكيل القضية وتنفيذها. تشكيل القضايا - إحالة المستندات إلى حالة معينة وتنظيمها. تسجيل القضية ، التي تحددها القواعد المعمول بها ، والتحضير لتخزين الوثائق.

تنظيم التخزين الأرشيفيالمستندات و استخدام فعال- من المهام الرئيسية لخدمة دعم التوثيق. يتم تشكيل هيكل أرشيف المنظمة وفقًا لتسمية القضايا. هذه وثيقة مستقلة ، تجميعها عمل معقد ومتعدد المراحل.

تسمية الحالةتتم مراجعتها سنويًا قبل عام العمل. عند تجميعها ، يتم أخذ هيكل التسميات السابقة وخطط عمل المنظمة في العام المقبل في الاعتبار. تقوم كل وحدة هيكلية بإعداد الجزء الخاص بها ، ثم يتم تقليل القطع الفردية مركزيًا إلى تسمية مشتركة. مسودة التسمية تخضع لموافقة رئيس المنظمة.

خلال السنة الكتابية ، يتم إيداع المستندات التي يتم بها إكمال العمل التشغيلي في القضايا وفقًا للتسمية الحالية. في هذه الحالة ، من الممكن ظهور المستندات التي لم يتم توفيرها في إعدادها. في حالة حدوث ذلك ، يتم فتح حالة بعنوان جديد يتم تدوينه في التسمية. ومن المحتمل أيضًا أنه لن يظهر مستند واحد لافتتاح قضية بالعنوان المقدم للعام بأكمله. يتم عمل ملاحظة مقابلة حول كل قضية مرفوعة في التسمية.

يمكن تخزين الوثائق في الأرشيف في المنظمة على عدة مراحل. لبعض الوقت يتم تخزينها في أرشيف الوحدة الهيكلية ، ثم يتم نقلها إلى أرشيف المنظمة. بعد ذلك ، يخضع جزء من المستندات للنقل إلى مخزن الدولة.

أعمال المكاتب الروسية لها تاريخ طويل ، يتميز بسمات وطنية. تدوم الوثائق حياة طويلة - من التسجيل إلى تخزين الأرشيف والتدمير. تشكل قواعد العمل معهم في منظمة معينة نظام العمل المكتبي. إنها مجموعة من المبادئ العامة وتقنيات معالجة المستندات المحددة. يتأثر تكوينها بالعديد من العوامل. وأهمها تقاليد العمل الحالية ، سواء الوطنية أو تلك التي نشأت داخل منظمة معينة ، وكذلك العديد من الوثائق التنظيمية والمنهجية لهيئات الدولة.

تتفاعل المنظمة ، مثل الكائن الحي ، باستمرار مع العالم الخارجي وتدعم العديد من العمليات الداخلية: فهي تبرم عقودًا مع الأطراف المقابلة ، وتقبل أو تبيع السلع والخدمات ، وتقوم بمدفوعات مختلفة ، وتنسق وتوافق على اللوائح المحلية.

تشكلت في نفس الوقت العديد من المستندات، والتي يفقد معظمها عاجلاً أم آجلاً ملاءمتها الحالية ويتم إرسالها إلى الأرشيف. تلتزم كل مؤسسة بسياسة إدارة المستندات الخاصة بها ، ومع ذلك ، فإن اتباع التوصيات العامة التي يتم تطبيقها بنجاح في الممارسة العملية وتدعمها القواعد القانونية يسمح لك بتحسين أعمال الأرشفة قدر الإمكان وتجنبها المشاكل المحتملةفي المستقبل.

تنقسم المجموعة الكاملة من الوثائق التي جمعتها المنظمة في سياق أنشطتها والخاضعة للتخزين إلى عدة فئات:

• الوثائق التأسيسية- هي الأساس القانوني لوجود المنظمة وتحديد خصائصها القانونية الأساسية ؛
• المستندات الإدارية- ضرورية أو إعلامية بطبيعتها ، وعادة ما يتم وضعها نيابة عن الإدارة العليا ؛
• وثائق الموظفين- التأثير على جميع العلاقات المحتملة التي قد تنشأ بين الموظف وصاحب العمل ؛
• القوائم المالية- تشمل المستندات الأولية التي تعكس شراء المنظمة وبيع السلع والخدمات ؛
• وثائق متخصصة- اللوائح الداخلية التي تحكم الجوانب الرئيسية لأنشطة المنظمة وتضمن تناسق عمل أقسامها الهيكلية.

بمعنى أوسع ، يمكن تقسيم جميع المستندات التي تمتلكها المنظمة إليها مجموعتين: الوثائق التي اكتملت والأوراق لا تزال تشارك في أي عملية تجارية فعلية. تتمثل إحدى المهام الرئيسية للموظف المسؤول عن الحفاظ على الأرشيف في التوزيع المختص للوثائق المتاحة في الحالات ذات الصلة وإضافتها في الوقت المناسب مع الوثائق المعدة حديثًا.

التحضير لمتطلبات النقل والتخزين

لتعظيم هيكلة المستندات الموجودة تحت تصرف الكيان القانوني ، يتم استخدام تسمية موحدة خاصة ، والتي تعكس أسماء جميع الحالات مع الإشارة إلى فترات التخزين الخاصة بهم. عادةً ما يتم تجميع المستندات في الحالات حسب النوع وتوزيعها في مجلدات منفصلة.

البند 3.4. من القواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات ، التي تمت الموافقة عليها في عام 2002 وذات طبيعة توصية ، تم اقتراح شكل تسمية الحالات في شكل جدول يتضمن الحقول التالية:

• فهرس الحالة، والذي يتكون من الكود الرقمي للوحدة الهيكلية والرقم التسلسلي للحالة ؛
• عنوان الحالة، تم إدخالها في شكل تعيين موجز ودقيق لجوهر العملية المتعلقة بها دون استخدام الهياكل المعقدة والكلمات التمهيدية ؛
• مجال عدد وحدات التخزينيعكس عدد المجلدات أو الأجزاء في الملف ويكتمل في نهاية العام ؛
• يحتوي العمود الأخير ملحوظاتفيما يتعلق بالعمليات التي يتم إجراؤها في الحالات - التأسيس ، النقل ، إلخ.

يتم أرشفة القضايا المنظمة وفقًا للتسمية الموحدة لفترة اعتمادًا على نوع الوثائق التي تشكلها. وبالتالي ، يتم الاحتفاظ بالوثائق التأسيسية طوال فترة وجود الكيان القانوني ، وفي حالة تصفيته ، فإنها تخضع للتحويل إلى أرشيف الدولة أو البلدية.

يخضع جزء من البيانات المالية أيضًا للتخزين إلى أجل غير مسمى ، بينما بالنسبة للوثائق الأولية ، تكون الفترة محدودة. 5 سنوات. يتم توفير أطول فترة أرشفة لوثائق الموظفين - على سبيل المثال ، بيانات المبلغ أجوريجب الاحتفاظ به 75 سنة، يتم تحديد نفس الفترة لعقود العمل والبطاقات الشخصية للموظفين.

اللوائح والمسؤولية

على المستوى الاتحادي المبادئ العامةتخضع منظمات الأرشفة للقانون رقم 125-FZ الصادر في 22 أكتوبر 2004 ، وبعض أحكامه إلزامية لجميع المؤسسات التي لديها تدفق مستمر للوثائق.

بالإضافة إلى القواعد القانونية المتعلقة بحفظ المحفوظات ، ينص القانون أيضًا على المسؤولية المسؤولينومنظمات الانتهاكات المرتكبة في هذا المجال. في هذه الحالة لا تتجاوز العقوبة 500 فرك، ومع ذلك ، فإن الغياب الكامل أو الجزئي للوثائق الإلزامية للتخزين يمكن أن يؤدي إلى عقوبة أكثر خطورة - ما يصل إلى 300000 روبل.

يشار إلى الأحكام المنفصلة المتعلقة بأرشفة المستندات المحاسبية بترتيب وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، الذي تمت الموافقة عليه مرة أخرى في عام 1983 ولم تفقد أهميتها حتى الآن. يتم تقديم قائمة شاملة بالوثائق التي تم إعدادها طوال فترة وجود المنظمة ، إلى جانب شروط تخزينها ، في أمر وزارة الثقافة في روسيا بتاريخ 25 أغسطس 2010 برقم 558. تحتوي مجموعة قواعد عمل محفوظات المنظمات المذكورة أعلاه على قائمة مفصلة بالتوصيات المتعلقة بجميع جوانب هذه الأنشطة.

الوصول إلى الوثائق والمواعيد النهائية لتقديمها

عادة ما يتم نقل الحالات المشكلة إلى الأرشيف في موعد لا يتجاوز 3 سنوات من تاريخ الانتهاء من العمليات التجارية التي تنعكس فيها. يتم تحديد إجراءات تخزين وإصدار المستندات وفقًا للوائح الداخلية المعتمدة بناءً على المتطلبات التنظيميةوالتوصيات.

للاستخدام الداخلي ، مدة العمل مع الوثائق الأرشيفية محدودة 30 يوما، ولكن بناءً على طلب الموظف المسؤول ، ورهناً بسلامة القضايا ، يمكن تمديد الوقت المحدد لشهر آخر.

إرشادات خطوة بخطوة للأرشفة والأرشفة

يمكن تقسيم إجراءات معالجة ونقل الحالات للتخزين إلى عدة خطوات رئيسية:

وتجدر الإشارة إلى أن المستندات ذات فترة الاحتفاظ عادة ما تخضع للأرشفة. 10 سنوات على الأقل. يمكن تخزين باقي الوثائق مباشرة في الأقسام ونقلها للتدمير بمجرد انتهاء الفترة التي ينص عليها القانون.

تجهيز المحفوظات وفحص مدى ملاءمة المبنى

تم وصف الإجراء الخاص بترتيب أماكن تخزين الوثائق بالتفصيل في القواعد الأساسية. المبدأ الرئيسيعند تجهيز الأرشيف داخل المنظمة - استخدام مبنى أو مبنى منفصل لاحتياجاته.

في الوقت نفسه ، لا يُسمح بتشغيل الهياكل التي هي في حالة متداعية للغاية ، وكذلك رطبة وغير ساخنة. ينطبق القيد أيضًا على المباني الواقعة في نفس المباني التي بها خدمات. تقديم الطعاموالاحتياطيات منتجات الطعام، وكذلك تلك الموجودة بالقرب من مستودعات المواد القابلة للاشتعال أو العدوانية.

يجب أن يتم الترتيب الداخلي لتخزين الأرشيف بطريقة تضمن أقصى درجات الأمان للوثائق الواردة فيه. لهذا ، من الضروري الامتثال قائمة الشروط:

• يجب حماية غرفة الأرشيف من الفيضانات ، وتلبية معايير السلامة من الحرائق ، وأن يكون لديها نظام تهوية مثمر ؛
• يجب عزل جميع الأسلاك والمآخذ الكهربائية قدر الإمكان ؛
• يجب أن تكون زخرفة الغرفة مصنوعة من مواد غير قابلة للاحتراق وغير عدوانية ؛
• لا يجوز مد أنابيب المياه والصرف الصحي من خلال مرفق التخزين.

يتم اتخاذ القرار النهائي بشأن مدى ملاءمة المبنى لاحتياجات الأرشيف من خلال عدد من الخدمات المتخصصة على أساس الفحص. هذا يأخذ في الاعتبار السلامة من الحرائقالمباني ، وحالتها الصحية ، وما إلى ذلك. بناءً على نتائج كل فحص ، أ يمثل، مما يعكس نتائج تنفيذه.

ميزات استخدام الوثائق وتنظيم العمل

أساس عمل الأرشيف هو اللائحة أو التعليمات المعتمدة من قبل الإدارة بشأن الحفاظ على أرشيف المنظمة. على أساس هذه الوثيقة ، يتم تعيين موظف يعمل كأمين أرشيف ويكون مسؤولاً عن سلامة واكتمال الأوراق الموكلة إليه.

يمكن أن يوجد أرشيف في مؤسسة إما كوحدة هيكلية مستقلة أو كجزء من خدمة إدارية. بغض النظر عن الانتماء الرسمي ، فإن الغرض الرئيسي من عملها هو تشكيل ومحاسبة وضمان سلامة البيانات الأرشيفية للمنظمة.

يتم تحقيق ذلك من خلال النشاط المنهجي للأرشيف في الحفاظ على تسمية القضايا ، وتلقي مجلدات منسقة بشكل صحيح ، وتنظيمها ، وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، تشمل واجبات موظفي الأرشيف توفير الوثائق المطلوبة في الوقت المناسب وبشكل كامل ، بالإضافة إلى المشاركة في عملية إتلاف الوثائق مع انتهاء فترة التخزين.

إجراء المراقبة

بالإضافة إلى اللوائح الداخلية ، يتم تنظيم عمل الأرشيف من خلال قوانين تشريعية ، والتي تنص ، من بين أمور أخرى ، على تدابير للسيطرة على عمل مكتب الأرشيف في المنظمة.

لذلك ، وفقًا للقانون رقم 125-FZ ، يتم تنفيذ الرقابة على الامتثال لإجراءات تخزين المستندات من قبل هيئات خاصة على المستوى الفيدرالي وعلى مستوى رعايا الاتحاد الروسي. في الممارسة وظيفة معينةعادة ما يتم تنفيذها من قبل مكتب الضرائب و صندوق التقاعدكمستخدمين خارجيين أساسيين لوثائق المنظمة. وينص نفس القانون على المسؤولية حتى المسؤولية الجنائية عن انتهاكات التشريع المتعلق بالأرشيف.

فيما يلي نظرة عامة على برنامج أتمتة سير عمل المكتب في المنظمة.

تسجيل الوسائط الإلكترونية

في عالم التقنيات العالية السائدة ، فإن حامل المعلومات "الكلاسيكي" - الورق ومشتقاته - يفسح المجال ببطء ولكن بثبات للوسائط الإلكترونية. في هذا الصدد ، سيكون لموظف الأرشيف عاجلاً أم آجلاً سؤالاً: كيف تقبل مثل هذه الوثائق للتخزين؟الجواب بسيط: بنفس الشكل الذي صممت به في الأصل.

على سبيل المثال ، إذا تم استلام فواتير من مورد أجنبي في شكل مستند إلكتروني معتمد من خلال توقيع رقمي ، فيجب تخزينها في ذاكرة الكمبيوتر - لا يلزم طباعة أي شيء واعتماده بالإضافة إلى ذلك. يتم تضمين هذه الوثائق في تسمية الحالات على أساس عام ، مع مراعاة فترة التخزين المحددة.

عمل مكتب الأرشفة في المنظمة - عملية معقدة ومتعددة الخطواتالأمر الذي يتطلب تخطيطًا دقيقًا والامتثال للعديد من المتطلبات والتوصيات من المشاركين فيها. ومع ذلك ، فإن نظام تخزين المستندات الجيد البناء لا يشهد فقط على العمل المنسق والمنتج للإدارات ، ولكنه يوضح أيضًا إمكانات المنظمة كوحدة اقتصادية فعالة.

يتم عرض التعليمات التفصيلية الخاصة بنقل المستندات إلى الأرشيف في الفيديو.

تخزين الوثائق الأرشيفية- رزق التنسيب العقلانيوأمن المستندات. [GOST R 51141 98] مواضيع العمل المكتبي والأرشفة تعميم المصطلحات لضمان سلامة الوثائق ...

تخزين- 3.17 تخزين العملية التكنولوجية، والتي تتمثل في تحديد الحجم أو الكتلة المخفّضة للنفط والمنتجات النفطية لعمليات المحاسبة اللاحقة. مصدر …

تخزين الوثائق الأرشيفية- 3.10 تخزين الوثائق الأرشيفية: ضمان ترشيد وضع وحفظ الوثائق (GOST R 51141). مصدر … قاموس - كتاب مرجعي للمصطلحات المعيارية والتقنية

تخزين الوثائق الأرشيفية- وفقًا لـ GOST R 51141–98 "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعاريف "، - ضمان التنسيب الرشيد للوثائق وأمانها ... العمل المكتبي والأرشفة من حيث المصطلحات والتعريفات

GOST R 51141-98: العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعريفات- المصطلحات GOST R 51141 98: العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعريفات الوثيقة الأصلية: 21 مؤلف الوثيقة: فرد أو كيان، الذي أنشأ الوثيقة تعريفات المصطلحات من وثائق مختلفة: مؤلف الوثيقة 77 أرشيف ... ... قاموس - كتاب مرجعي للمصطلحات المعيارية والتقنية

109 تخزين إداري للوثائق الأرشيفية: تخزين الوثائق الأرشيفية في أرشيفات الإدارات التي تقوم بها المنظمات الحكومية والبلدية خلال الفترة التي حددتها الوثائق التنظيمية المصدر: GOST R 51141 ... قاموس - كتاب مرجعي للمصطلحات المعيارية والتقنية

قبول انتقائي للوثائق للتخزين الدائم- 97 قبولًا انتقائيًا للمستندات للتخزين الدائم: قبول التخزين الدائم لأنواع معينة من مستندات المنظمات أو جميع المستندات القيمة لعدد من المنظمات من بين مصدر متجانس: GOST R 51141 98: عمل المكتب والأرشفة ... قاموس - كتاب مرجعي للمصطلحات المعيارية والتقنية

تخزين الدولة للوثائق الأرشيفية- 108 تخزين حكومي للوثائق الأرشيفية: التخزين الدائم للوثائق الأرشيفية التي تقوم بها المحفوظات وأقسام المخطوطات في المكتبات والمتاحف المصدر: GOST R 51141 98: العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعريفات ... ... قاموس - كتاب مرجعي للمصطلحات المعيارية والتقنية

التخزين الوديع للوثائق- 110 وديعة لتخزين الوثائق: التخزين في الأرشيف والمتحف ومكتبة الوثائق الأرشيفية لصندوق المحفوظات الاتحاد الروسيوفقًا للشروط التي تحددها الاتفاقية بين مالك المستندات والأرشيف والمتحف والمكتبة ذات الصلة ... قاموس - كتاب مرجعي للمصطلحات المعيارية والتقنية

التخزين الدائم للوثائق- 111 تخزين دائم للوثائق: تخزين غير محدد المدة للوثائق في مؤسسة أرشيفية ، متحف الدولة، المكتبة المصدر: GOST R 51141 98: أعمال المكتب والأرشفة. المصطلحات والتعريفات الوثيقة الأصلية ... قاموس - كتاب مرجعي للمصطلحات المعيارية والتقنية

التخزين الإداري للوثائق الأرشيفية- تخزين الوثائق الأرشيفية في أرشيفات المقاطعات ، والتي تقوم بها مؤسسات الدولة والبلديات خلال الفترة التي تحددها الوثائق التنظيمية. [GOST R 51141 98] موضوعات عمل المكتب والأرشفة ... ... دليل المترجم الفني

كتب

• الشاعر الأخير آنا أخماتوفا في الستينيات. في مجلدين ، Timenchik Roman. الطبعة المكونة من مجلدين هي جزء من سلسلة "منظر من جبل المشارف" ، والتي تعرض أعمال علماء إسرائيليين مرتبطين بالجامعة العبرية في القدس ، مكتوبة بلغة لغات مختلفةوتغطي ...
• الشاعر الأخير آنا أخماتوفا في الستينيات (عدد المجلدات: 2) ، Timenchik Roman Davidovich. أصبح كتاب الباحثة الموثوقة لسيرة وعمل آنا أخماتوفا مساهمة جادة في دراسة تراث أخماتوفا وفي تاريخ الأدب الروسي في القرن العشرين ككل. شعرية ...

القانون الاتحادي رقم 125-FZ المؤرخ 22 أكتوبر 2004 "بشأن المحفوظات في الاتحاد الروسي" مطلوب من المنظمات ضمان سلامة الوثائق الأرشيفية ، بما في ذلك الوثائق الخاصة بالموظفين ، خلال فترات تخزينها المحددة القوانين الفدرالية، والإجراءات القانونية التنظيمية الأخرى للاتحاد الروسي ، فضلاً عن قوائم الوثائق المنصوص عليها في الجزء 3 من المادة 6 والأجزاء 1 و 1.1 من المادة 23 من هذا القانون الاتحادي.

تشمل قوائم الوثائق هذه:

1) قوائم بمستندات أرشيفية معيارية توضح فترات تخزينها وتعليمات لاستخدام هذه القوائم معتمدة من الجهة الاتحادية المختصة قوة تنفيذيةفي مجال الأرشفة والعمل المكتبي (حاليًا - روسرخيف سابقًا - وزارة الثقافة الروسية):

- تمت الموافقة على قائمة بالوثائق الإدارية النموذجية الأرشيفية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، مع الإشارة إلى شروط تخزينها. بأمر من المحفوظات الفيدرالية بتاريخ 20 ديسمبر 2019 N 236 (حتى 18 فبراير 2020 - القائمة التي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558) ؛

- قائمة الوثائق الأرشيفية النموذجية الناتجة عن الأنشطة العلمية والتقنية والإنتاجية للمنظمات ، مع الإشارة إلى فترات التخزين المعتمدة. قرار من وزارة الثقافة الروسية مؤرخ في 31 جويلية 2007 ن 1182.

راجع أيضًا تعليمات استخدام قائمة الوثائق الإدارية النموذجية الأرشيفية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، والتي تشير إلى فترات تخزينها المعتمدة. ترتيب الأرشيف الفيدرالي بتاريخ 20 ديسمبر 2019 N 237.

بالإضافة إلى ذلك ، لتحديد العمر الافتراضي لوثائق الإدارة للثمانينيات - النصف الأول من التسعينيات من القرن العشرين ، وكذلك الوثائق (الصناعية) المحددة ، تمت الموافقة على قائمة المستندات القياسية. الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية 08/15/1988.

2) قوائم الوثائق المعتمدة من قبل سلطات الدولة الفيدرالية ، والهيئات الحكومية الأخرى في الاتحاد الروسي ، والتي تم تشكيلها في سياق أنشطتها ، وكذلك في سياق أنشطة المنظمات التابعة لها ، مع الإشارة إلى فترات تخزينها. تمت الموافقة على قوائم الوثائق هذه بالاتفاق مع الأرشيف الفيدرالي ؛

3) قائمة بالوثائق التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة المؤسسات الائتمانية ، مع توضيح فترات تخزينها وتعليمات استخدامها ، معتمدة من الهيئة التنفيذية الفيدرالية المعتمدة في مجال الأرشفة وحفظ السجلات مع بنك روسيا .

بالنسبة للشركات المساهمة ، يتم تحديد شروط تخزين مستنداتها من خلال اللوائح الخاصة بإجراءات وشروط تخزين مستندات الشركات المساهمة المعتمدة. مرسوم اللجنة الفيدرالية للأوراق المالية في روسيا بتاريخ 16.07.2003 N 03-33 / ps.

في معلومات اساسيةتمت الموافقة على شروط تخزين الوثائق الأكثر شيوعًا للمنظمات ، والتي تم تحديدها من خلال قائمة وثائق الأرشفة الإدارية النموذجية. بأمر من المحفوظات الفيدرالية بتاريخ 20 ديسمبر 2019 N 236 ، بالإضافة إلى فترات تخزين المستندات غير المدرجة في القوائم المذكورة أعلاه والتي حددتها القوانين الفيدرالية ، وغيرها من الإجراءات القانونية التنظيمية للاتحاد الروسي.