Ruajtja arkivore e dokumenteve. Shërbimet e ruajtjes arkivore të dokumenteve Ruajtja arkivore e dokumenteve dhe dosjeve në organizatë

Rastet e ruajtjes së përhershme dhe afatgjatë, përfshirë dokumentet për personelin, transferohen në arkivin e organizatës jo më vonë se tre vjet pasi ato të përfundojnë në punë në zyrë.

Për të siguruar marrjen e arkivit në organizatë, përpilohen inventarë arkivorë për të gjitha rastet e ruajtjes së përhershme, të përkohshme (mbi 10 vjet) dhe për personelin që ka kaluar ekzaminimin e vlerës. Një inventar arkivor (në tekstin e mëtejmë i referuar si inventari) është një drejtori arkivore që përmban një listë të sistemuar të njësive të ruajtjes së fondit arkivor dhe të krijuar për t'i regjistruar ato dhe për të zbuluar përmbajtjen e tyre.

Përshkrimet janë përpiluar veçmas:

për kutitë e ruajtjes së përhershme;
rastet e magazinimit të përkohshëm (mbi 10 vjet);
rastet e personelit;
· Rastet që përbëhen nga dokumente specifike vetëm për një organizatë të caktuar (raste gjyqësore, hetimore, raporte shkencore mbi tema, etj.).

Një inventar i veçantë është një listë e rasteve me numërim të pavarur bruto (rendor).

Në organizatë, në çdo njësi strukturore, inventarët përpilohen çdo vit nën drejtimin e drejtpërdrejtë metodologjik të arkivit të organizatës. Sipas këtyre përshkrimeve, dokumentet transferohen në arkiv. Inventarët e përgatitur nga divizionet strukturore shërbejnë si bazë për përgatitjen e një inventari përmbledhës të punëve të organizatës, i cili përgatitet nga arkivi dhe për të cilin i dërgon lëndët për ruajtje të përhershme.

Inventarët e rasteve të ndarjeve strukturore përpilohen në formën e përcaktuar në tre kopje dhe dorëzohen në arkivin e organizatës një vit pas përfundimit të çështjeve në punë në zyrë. Formulari për inventarizimin e punëve të njësive strukturore jepet në Shtojcën 12 të Rregullave Themelore për funksionimin e Arkivave të Organizatave të miratuara me vendim të Kolegjiumit të Arkivave Federale të 06 shkurtit 2002.

Artikulli përshkrues i përshkrimit të rastit njësi strukturore përfshin elementët e mëposhtëm:

numri serial i kasës (vëllimi, pjesa) sipas inventarit;
indeksi i rastit (vëllimet, pjesët);
titulli i çështjes (vëllimi, pjesa), që korrespondon plotësisht me titullin e tij në kopertinën e çështjes;
Datat e rastit (vëllimet, pjesët);
numri i fletëve në skedar (vëllimi, pjesët);
Periudha e mbajtjes së çështjes.

Kur përpiloni një inventar të punëve të një njësie strukturore, respektohen kërkesat e mëposhtme:

· titujt e lëndëve futen në inventar në përputhje me skemën e pranuar të sistematizimit bazuar në nomenklaturën e lëndëve;
Çdo rast futet në inventar me një numër serial të pavarur (nëse rasti përbëhet nga disa vëllime ose pjesë, atëherë çdo vëllim ose pjesë futet në inventar me një numër të pavarur);
· radha e numërimit të lëndëve në inventar - bruto për disa vite;
Procedura për caktimin e numrave në inventarët e njësive strukturore përcaktohet në marrëveshje me arkivin e organizatës;
Kolonat e inventarit plotësohen në përputhje të plotë me informacionin që vendoset në kopertinën e lëndës;
Kur rastet me të njëjtat tituj futen në inventar radhazi, titulli i lëndës së parë shënohet i plotë dhe të gjitha rastet e tjera homogjene tregohen me fjalët "E njëjta gjë", ndërsa të dhënat e tjera për lëndët futen në inventari i plotë (në çdo fletë të re të inventarit, titulli riprodhohet i plotë);
· kolona e inventarit "Shënime" përdoret për të shënuar pranimin e lëndëve, veçoritë e gjendjes fizike të tyre, kalimin e lëndëve në njësi të tjera strukturore në lidhje me aktin e nevojshëm, disponueshmërinë e kopjeve, etj. Në fund të inventarit, pas artikullit të fundit përshkrues, plotësohet një shënim përfundimtar, i cili tregon (me numra dhe me fjalë) numrin e lëndëve, numrin e parë dhe të fundit të lëndëve sipas inventarizimit të lëndëve, si dhe. specifikon veçoritë e numërimit të rasteve në inventar (prania e numrave me germa dhe që mungojnë).

Inventari i punëve të njësisë strukturore nënshkruhet nga përpiluesi duke treguar pozicionin e tij dhe miratohet nga titullari i njësisë strukturore. Me kërkesë të arkivit të organizatës, për inventarin mund të përpilohet një tabelë e përmbajtjes, një listë shkurtesash dhe indeksesh.

(Emri i biznesit)

_____________________________________________________________

(emri i njësisë strukturore)

MIRATOJE

Emri i pozicionit të kokës

njësi strukturore

Emri i plotë

PËRSHKRIMI Nr. ____

Ky inventar përfshin ______ raste nga nr._____ deri në nr.

numrat e humbur: ________________________________

Titulli i punës

përpiluesi i nënshkrimit të inventarit Transkriptimi i nënshkrimit

Ka dorëzuar _________ lëndë dhe ________ dosjet e regjistrimit dhe kontrollit në dokumente.

Emri i pozicionit të punonjësit

nënshkrimi i nënndarjes strukturore Transkripti i nënshkrimit

Pranohen _________ raste dhe _________ dosjet e regjistrimit dhe kontrollit për dokumentet.

Titulli i punës së punonjësit

arkivi i ndërmarrjes nënshkrimi Transkripti i nënshkrimit

Një mostër e inventarit të rasteve të një njësie strukturore për transferim në arkiv

Mbi bazën e inventareve të punëve të divizioneve strukturore, përpilohet një seksion vjetor i inventarit përmbledhës të punëve të organizatës, përgatitja e të cilit i është besuar arkivit të organizatës nën drejtimin e drejtpërdrejtë të arkivit përkatës. institucioni.

Transferimi i çështjeve në arkivin e organizatës kryhet sipas orarit të hartuar nga arkivi i organizatës, i rënë dakord me drejtuesit e njësive strukturore që transferojnë dokumentet në arkiv dhe miratohet nga titullari i organizatës.

Gjatë përgatitjes së çështjeve nga njësia strukturore për transferim në arkivin e organizatës, punonjësi i arkivit së pari kontrollon korrektësinë e formimit, ekzekutimit dhe përputhshmërisë së numrit të çështjeve të përfshira në inventarin e lëndëve (nëndarja strukturore) me numrin të lëndëve të depozituara në përputhje me nomenklaturën e lëndëve të organizatës. Të gjitha mangësitë e konstatuara gjatë kontrollit në formimin dhe ekzekutimin e dosjeve të punonjësve të njësisë strukturore duhet të eliminohen. Pas konstatimit të mungesës së rasteve, përpilohet një certifikatë përkatëse.

Çdo rast pranohet nga personi përgjegjës për arkivin e organizatës (punonjës i posaçëm) në prani të një punonjësi të njësisë strukturore. Në të njëjtën kohë, në të dy kopjet e inventarit të çështjeve të njësisë strukturore për çdo çështje të përfshirë në të, bëhet shënimi për praninë e çështjes. Në fund të çdo kopje të inventarit, numri i lëndëve të pranuara në arkiv, numrat e lëndëve të munguara, data e pranimit dhe transferimit të lëndëve, si dhe nënshkrimet e personit përgjegjës për arkivin (punonjësi i arkivit ) dhe personi që ka transferuar lëndët shënohet me numra dhe me fjalë. Kur pranohen raste veçanërisht të vlefshme, kontrollohet numri i fletëve në kuti.

Rastet e lidhura në pako dorëzohen në arkivin e organizatës nga punonjësit e divizioneve strukturore. Së bashku me rastet, indekset e kartës së regjistrimit për dokumentet transferohen në arkiv. Emri i çdo kabineti dosjesh përfshihet në inventar.

Arkiviështë një organizatë ose nënndarje strukturore e saj që merr dhe ruan dokumente për të përdorur informacionin retrospektiv. Arkivi i departamentit është përgjegjës për ruajtjen e dokumenteve në një organizatë të madhe, dhe arkivi i një organizate biznesi të vogël dhe të mesëm mbahet nga sekretari ose zyra.

Për të sistemuar dokumentet e vendosura në arkiv, formohet një njësi e tillë e ruajtjes së tyre si skedar. Rasti - një dokument ose grup dokumentesh që lidhen me një çështje ose fushë të veprimtarisë dhe të vendosura në një kapak të veçantë. Dokumentet formohen në raste, sipas nomenklaturës së çështjeve, një listë e sistemuar e emrave të çështjeve të regjistruara në organizatë, duke treguar periudhat e ruajtjes së tyre.

Gjatë përgatitjes së dokumenteve për ruajtjen arkivore, kryhen dy operacione klerike: formimi i një çështjeje dhe ekzekutimi i saj. Formimi i çështjeve - caktimi i dokumenteve në një rast specifik dhe sistemimi i tyre. Regjistrimi i çështjes, i përcaktuar nga rregullat e vendosura, përgatitja për ruajtjen e dokumenteve.

Organizimi i ruajtjes arkivore dokumentet dhe të tyre përdorim efektiv- një nga detyrat kryesore të shërbimit të mbështetjes së dokumentacionit. Struktura e arkivit të organizatës formohet sipas nomenklaturës së rasteve. Ky është një dokument i pavarur, përpilimi i të cilit është një punë komplekse dhe me shumë faza.

Nomenklatura e rasteve rishikohet çdo vit para vitit të biznesit. Gjatë përpilimit të tij merret parasysh struktura e nomenklaturës së mëparshme dhe planet për funksionimin e organizatës në vitin e ardhshëm. Çdo njësi strukturore përgatit pjesën e saj dhe më pas pjesët individuale reduktohen në mënyrë qendrore në një nomenklaturë të përbashkët. Drafti i nomenklaturës i nënshtrohet miratimit nga drejtuesi i organizatës.

Gjatë vitit klerik, dokumentet me të cilat është përfunduar puna operative depozitohen në lëndë në përputhje me nomenklaturën aktuale. Në këtë rast, paraqitja e dokumenteve që nuk ishin parashikuar në përgatitjen e tij është e mundur. Nëse kjo ndodh, hapet një rast me një titull të ri, i cili shënohet në nomenklaturë. Gjithashtu ka gjasa që të mos shfaqet asnjë dokument i vetëm për hapjen e një çështjeje me titullin e parashikuar për të gjithë vitin. Një shënim përkatës bëhet për çdo lëndë të paraqitur në nomenklaturë.

Ruajtja arkivore e dokumenteve në organizatë mund të kryhet në disa faza. Për një kohë të caktuar ato ruhen në arkivin e njësisë strukturore, dhe më pas transferohen në arkivin e organizatës. Pas kësaj, një pjesë e dokumenteve i nënshtrohet transferimit në ruajtjen shtetërore.

Puna e zyrës ruse ka një histori të gjatë, e dalluar nga tiparet kombëtare. Dokumentet jetojnë një jetë të gjatë - nga regjistrimi deri te ruajtja arkivore dhe shkatërrimi. Rregullat për të punuar me ta në një organizatë të caktuar përbëjnë sistemin e punës në zyrë. Është një grup parimesh të përgjithshme dhe teknologjive specifike të përpunimit të dokumenteve. Formimi i tyre ndikohet nga shumë faktorë. Më domethënëse prej tyre janë traditat ekzistuese të punës, kombëtare dhe ato që kanë lindur brenda një organizate të caktuar, si dhe dokumente të ndryshme rregullatore dhe metodologjike të organeve shtetërore.

Një organizatë, si një organizëm i gjallë, ndërvepron vazhdimisht me botën e jashtme dhe mbështet procese të shumta të brendshme: lidh kontrata me palët, pranon ose shet mallra dhe shërbime, bën pagesa të ndryshme, koordinon dhe miraton rregulloret lokale.

Formuar në të njëjtën kohë shumë dokumente, shumica e të cilave herët a vonë humbasin rëndësinë e tyre aktuale dhe dërgohen në arkiv. Çdo organizatë i përmbahet politikës së saj të menaxhimit të dokumenteve, megjithatë, ndjekja e rekomandimeve të përgjithshme që zbatohen me sukses në praktikë dhe mbështeten nga normat ligjore ju lejon të optimizoni sa më shumë që të jetë e mundur biznesin arkivor dhe të shmangni problemet e mundshme në të ardhmen.

I gjithë grupi i dokumentacionit të grumbulluar nga organizata gjatë aktiviteteve të saj dhe që i nënshtrohet ruajtjes ndahet në disa kategori:

dokumentet e themelimit- janë baza ligjore për ekzistencën e organizatës dhe përcaktojnë karakteristikat themelore juridike të saj;
dokumentet administrative- janë të natyrës imperative ose informative, zakonisht të hartuara në emër të menaxhmentit të lartë;
dokumentet e personelit- të ndikojë në të gjitha marrëdhëniet e mundshme që mund të lindin midis punëmarrësit dhe punëdhënësit;
pasqyrat financiare- përfshin dokumente parësore që pasqyrojnë blerjen dhe shitjen e mallrave dhe shërbimeve të organizatës;
dokumentacion i specializuar- rregulloret e brendshme që rregullojnë aspektet kryesore të aktiviteteve të organizatës dhe sigurojnë qëndrueshmërinë e punës së divizioneve strukturore të saj.

Në një kuptim më të gjerë, të gjitha dokumentet që ka një organizatë mund të ndahen në dy grupe: Dokumentacioni që është kompletuar dhe dokumentet ende të përfshira në çdo proces aktual biznesi. Një nga detyrat kryesore të nëpunësit përgjegjës për mbajtjen e arkivit është shpërndarja kompetente e dokumenteve të disponueshme në rastet përkatëse dhe plotësimi i tyre në kohë me dokumentacionin e sapopërpiluar.

Përgatitja për kërkesat e transferimit dhe ruajtjes

Për të maksimizuar strukturimin e dokumenteve në dispozicion të një personi juridik, përdoret një nomenklaturë e veçantë e konsoliduar, e cila pasqyron emrat e të gjitha rasteve me një tregues të periudhave të ruajtjes së tyre. Dokumentet në raste zakonisht grupohen sipas llojit dhe shpërndahen në dosje të veçanta.

Klauzola 3.4. i Rregullave Themelore për punën e arkivave të organizatave, miratuar në vitin 2002 dhe me natyrë rekomanduese, forma e nomenklaturës së lëndëve propozohet në formën e një tabele që përfshin këto fusha:

indeksi i rastit, i cili përbëhet nga kodi dixhital i njësisë strukturore dhe numri serial i kasës;
titulli i çështjes, futur në formën e një përcaktimi të shkurtër dhe të saktë të thelbit të procesit që lidhet me të pa përdorimin e strukturave komplekse dhe fjalëve hyrëse;
fushë numri i njësive të ruajtjes pasqyron numrin e vëllimeve ose pjesëve në dosje dhe plotësohet në fund të vitit;
kolona e fundit përmban shënime në lidhje me operacionet e kryera në rastet - themelimi, zhvendosja, etj.

Rastet e organizuara në përputhje me nomenklaturën e konsoliduar arkivohen për një periudhë në varësi të llojit të dokumentacionit që i përbën. Kështu, dokumentet përbërëse ruhen gjatë gjithë periudhës së ekzistencës së një personi juridik dhe në rast të likuidimit të tij, ato i nënshtrohen transferimit në arkivin shtetëror ose bashkiak.

Një pjesë e pasqyrave financiare është gjithashtu objekt i ruajtjes së pacaktuar, ndërsa për dokumentacionin parësor periudha është e kufizuar. 5 vite. Periudha më e gjatë e arkivimit sigurohet për dokumentet e personelit - për shembull, deklaratat e shumës pagat duhet mbajtur 75 vjeç, e njëjta periudhë është caktuar edhe për kontratat e punës dhe kartat personale të punonjësve.

Rregulloret dhe përgjegjësia

Në nivel federal parimet e përgjithshme Organizatat e arkivimit rregullohen me ligjin nr. 125-FZ të 22 tetorit 2004, dispozita të caktuara të të cilit janë të detyrueshme për të gjitha ndërmarrjet që kanë një rrjedhë të vazhdueshme dokumentesh.

Krahas normave ligjore për mbajtjen e arkivave, ligji parashikon edhe përgjegjësi zyrtarët dhe organizatat për shkeljet e kryera në këtë fushë. Në këtë rast, dënimi nuk kalon 500 fshij, megjithatë, mungesa e plotë ose e pjesshme e dokumentacionit të detyrueshëm për ruajtje mund të çojë në një dënim shumë më të rëndë - deri në 300,000 rubla.

Dispozita të veçanta për arkivimin e dokumenteve të kontabilitetit tregohen në urdhrin e Ministrisë së Financave të BRSS, të miratuar në vitin 1983 dhe ende nuk kanë humbur rëndësinë. Një listë shteruese e dokumenteve të hartuara gjatë gjithë ekzistencës së organizatës, së bashku me kushtet e ruajtjes së tyre, paraqitet në Urdhrin e Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 25 gusht 2010, nr. 558. Seti i Rregullave për punën e arkivave të organizatave të përmendura më lart përmban një listë të detajuar të rekomandimeve në lidhje me të gjitha aspektet e aktiviteteve të tilla.

Qasja në dokumente dhe afatet për dorëzimin e tyre

Rastet e formuara zakonisht transferohen në arkiv jo më vonë se 3 vjet nga data e përfundimit të proceseve të biznesit të pasqyruara në to. Procedura për ruajtjen dhe lëshimin e dokumenteve përcaktohet në përputhje me rregulloret e brendshme të miratuara në bazë të kerkesat rregullatore dhe rekomandime.

Për përdorim të brendshëm, kohëzgjatja e punës me dokumentet arkivore është e kufizuar 30 dite, por me kërkesë të nëpunësit përgjegjës, në varësi të sigurisë së rasteve, koha e caktuar mund të zgjatet edhe për një muaj.

Udhëzime hap pas hapi për arkivimin dhe arkivimin

Procedura për përpunimin dhe transferimin e rasteve për ruajtje mund të ndahet në disa hapa kryesorë:

Duhet të theksohet se dokumentet me një periudhë ruajtjeje zakonisht i nënshtrohen arkivimit. të paktën 10 vjet. Pjesa tjetër e dokumentacionit mund të ruhet drejtpërdrejt në departamente dhe të transferohet për asgjësim sapo të përfundojë periudha e përcaktuar me ligj.

Pajisja e arkivave dhe ekzaminimi i përshtatshmërisë së ambienteve

Procedura për rregullimin e vendeve të ruajtjes së dokumentacionit përshkruhet në detaje në Rregullat Themelore. Parimi kryesor kur pajisni arkivin brenda organizatës - përdorimi i një ndërtese apo ambienti të veçantë për nevojat e tij.

Në të njëjtën kohë, nuk lejohet funksionimi i strukturave që janë në gjendje jashtëzakonisht të rrënuar, si dhe me lagështirë dhe të pa ngrohur. Kufizimi vlen edhe për ambientet që ndodhen në të njëjtat ndërtesa me shërbime. Catering dhe rezervat produkte ushqimore, si dhe ato që ndodhen pranë magazinave të lëndëve të ndezshme ose agresive.

Rregullimi i brendshëm i ruajtjes së arkivit duhet të kryhet në mënyrë të tillë që të garantojë sigurinë maksimale të dokumentacionit të përfshirë në të. Për këtë, është e nevojshme të respektoni lista e kushteve:

dhoma e arkivit duhet të jetë e mbrojtur nga përmbytjet, të plotësojë standardet e sigurisë nga zjarri, të ketë një sistem ventilimi produktiv;
të gjitha instalimet elektrike dhe prizat duhet të izolohen sa më shumë që të jetë e mundur;
dekorimi i dhomës duhet të bëhet me materiale jo të djegshme dhe jo agresive;
nuk lejohet vendosja e tubacioneve të ujit dhe kanalizimeve nëpër depo.

Vendimi përfundimtar për përshtatshmërinë e ambienteve për nevojat e arkivit merret nga një sërë shërbimesh të specializuara në bazë të një ekzaminimi. Kjo merr parasysh Siguri nga zjarri ambientet, gjendja sanitare e tij etj. Bazuar në rezultatet e çdo ekzaminimi, a Veproni, duke pasqyruar rezultatet e zbatimit të tij.

Karakteristikat e përdorimit të dokumenteve dhe organizimit të punës

Baza e punës së arkivit është rregullorja ose udhëzimi i miratuar nga menaxhmenti për mirëmbajtjen e arkivit të organizatës. Në bazë të një dokumenti të tillë, caktohet një punonjës i cili vepron si arkivist dhe është përgjegjës për sigurinë dhe plotësinë e letrave që i janë besuar.

Një arkiv në një organizatë mund të ekzistojë ose si një njësi strukturore e pavarur ose si pjesë e një shërbimi administrativ. Pavarësisht nga përkatësia formale, qëllimi kryesor i funksionimit të saj është formimi, kontabilizimi dhe sigurimi i integritetit të të dhënave arkivore të organizatës.

Ajo arrihet nëpërmjet veprimtarisë sistematike të arkivistit në mbajtjen e nomenklaturës së lëndëve, marrjen e vëllimeve të formatuara saktë, sistemimin e tyre etj. Gjithashtu, detyrat e stafit të arkivit përfshijnë sigurimin në kohë dhe të plotë të dokumenteve të kërkuara, si dhe pjesëmarrjen në procesin e asgjësimit të dokumenteve me afat të skaduar të ruajtjes.

Procedura e kontrollit

Përveç rregulloreve të brendshme, puna e arkivit rregullohet edhe me akte legjislative, të cilat, ndër të tjera, parashikojnë masa për kontrollin e punës së zyrës arkivore në organizatë.

Pra, sipas ligjit Nr. 125-FZ, kontrolli mbi respektimin e procedurës së ruajtjes së dokumenteve kryhet nga organe speciale në nivel federal dhe në nivelin e subjekteve të Federatës Ruse. Në praktikë funksioni i dhënë zakonisht kryhet nga Zyra e Tatimeve dhe Fondi i pensionit si përdoruesit kryesorë të jashtëm të dokumentacionit të organizatës. I njëjti ligj parashikon përgjegjësi deri në përgjegjësi penale për shkelje të legjislacionit për arkivat.

Një përmbledhje e programit për automatizimin e rrjedhës së punës së zyrës në organizatë është paraqitur më poshtë.

Regjistrimi i mediave elektronike

Në botën e teknologjive të larta të përhapura, transportuesi "klasik" i informacionit - letra dhe derivatet e tij - ngadalë por me siguri po ia lë vendin mediave elektronike. Në lidhje me këtë, punonjësi i arkivit herët a vonë do të ketë një pyetje: si të pranoni dokumente të tilla për ruajtje? Përgjigja për të është e thjeshtë: në të njëjtën formë në të cilën u krijuan fillimisht.

Nëse, për shembull, faturat nga një furnizues i huaj merren në formën e një dokumenti elektronik të vërtetuar me një nënshkrim dixhital, atëherë ato duhet të ruhen në memorien e kompjuterit - asgjë nuk duhet të printohet dhe vërtetohet shtesë. Një dokumentacion i tillë përfshihet në nomenklaturën e rasteve në baza të përgjithshme, duke marrë parasysh periudhën e caktuar të ruajtjes.

Puna e zyrës arkivore në organizatë - proces kompleks dhe me shumë hapa e cila kërkon planifikim të kujdesshëm dhe respektim të kërkesave dhe rekomandimeve të shumta nga pjesëmarrësit e saj. Sidoqoftë, një sistem i mirë-ndërtuar i ruajtjes së dokumenteve jo vetëm që dëshmon për punën e mirëkoordinuar dhe produktive të departamenteve, por gjithashtu demonstron potencialin e organizatës si një njësi ekonomike efektive.

Udhëzimet e hollësishme për transferimin e dokumenteve në arkiv janë paraqitur në video.

ruajtjen e dokumenteve arkivore- Sigurimi vendosje racionale dhe siguria e dokumenteve. [GOST R 51141 98] Temat puna në zyrë dhe arkivimi Përgjithësimi i kushteve që garantojnë sigurinë e dokumenteve ...

magazinimit- 3.17 ruajtje procesi teknologjik, i cili konsiston në përcaktimin e vëllimit ose masës së reduktuar të naftës dhe produkteve të naftës për operacionet kontabël të mëvonshme. Burimi…

ruajtjen e dokumenteve arkivore- 3.10 ruajtja e dokumenteve arkivore: Sigurimi i vendosjes dhe ruajtjes racionale të dokumenteve (GOST R 51141). Burimi… Fjalor-libër referues i termave të dokumentacionit normativ dhe teknik

RUAJTJA E DOKUMENTEVE ARKIVALE- sipas GOST R 51141–98 "Punët e zyrës dhe arkivimi. Termat dhe përkufizimet”, – duke siguruar vendosjen dhe sigurinë racionale të dokumenteve… Punë në zyrë dhe arkivim në terma dhe përkufizime

GOST R 51141-98: Puna në zyrë dhe arkivim. Termat dhe Përkufizimet- Terminologjia GOST R 51141 98: Punë në zyrë dhe arkivim. Termat dhe përkufizimet dokumenti origjinal: 21 autorë dokumenti: Individual ose entitet, i cili krijoi dokumentin Përkufizimet e termave nga dokumente të ndryshme: autori i dokumentit 77 arkivi ... ... Fjalor-libër referues i termave të dokumentacionit normativ dhe teknik

109 ruajtja e departamenteve të dokumenteve arkivore: Ruajtja e dokumenteve arkivore në arkivat e departamenteve të kryera nga organizatat shtetërore dhe komunale gjatë periudhës së përcaktuar nga dokumentet rregullatore Burimi: GOST R 51141 ... Fjalor-libër referues i termave të dokumentacionit normativ dhe teknik

pranimi selektiv i dokumenteve për ruajtje të përhershme- 97 Pranimi selektiv i dokumenteve për ruajtje të përhershme: Pranimi për ruajtjen e përhershme të llojeve të caktuara të dokumenteve të organizatave ose të gjitha dokumenteve të vlefshme të një numri organizatash nga mesi homogjene Burimi: GOST R 51141 98: Puna në zyrë dhe arkivim ... Fjalor-libër referues i termave të dokumentacionit normativ dhe teknik

ruajtja shtetërore e dokumenteve arkivore- 108 ruajtja shtetërore e dokumenteve arkivore: Ruajtja e përhershme e dokumenteve arkivore të kryera nga arkivat, departamentet e dorëshkrimeve të bibliotekave dhe muzeve Burimi: GOST R 51141 98: Punë në zyrë dhe arkivim. Termat dhe përkufizimet…… Fjalor-libër referues i termave të dokumentacionit normativ dhe teknik

depozitimi i dokumenteve- 110 depozitues dokumentesh: Ruajtja në arkiv, muze, bibliotekë e dokumenteve arkivore të Fondit Arkivor. Federata Ruse në kushtet e përcaktuara nga marrëveshja ndërmjet pronarit të dokumenteve dhe arkivit, muzeut, bibliotekës përkatëse... Fjalor-libër referues i termave të dokumentacionit normativ dhe teknik

ruajtja e përhershme e dokumenteve- 111 Ruajtja e përhershme e dokumenteve: Ruajtja e pacaktuar e dokumenteve në një institucion arkivor, muzeu shtetëror, bibliotekë Burimi: GOST R 51141 98: Punë në zyrë dhe arkivim. Termat dhe përkufizimet dokumenti origjinal ... Fjalor-libër referues i termave të dokumentacionit normativ dhe teknik

ruajtja departamentale e dokumenteve arkivore- Ruajtja e dokumenteve arkivore në arkivat e departamenteve, të kryera nga organizatat shtetërore dhe komunale gjatë periudhës së përcaktuar me dokumente rregullatore. [GOST R 51141 98] Temat puna në zyrë dhe arkivimi ... ... Manuali i Përkthyesit Teknik

libra

Poeti i fundit Anna Akhmatova në vitet 1960. Në 2 vëllime, Timenchik Roman. Botimi me dy vëllime është pjesë e serisë "Pamje nga mali Scopus", e cila paraqet punën e studiuesve izraelitë të lidhur me Universitetin Hebraik të Jerusalemit, shkruar në gjuhë të ndryshme dhe duke mbuluar...
Poeti i fundit Anna Akhmatova në vitet 1960 (numri i vëllimeve: 2), Timenchik Roman Davidovich. Libri i studiuesit autoritar të biografisë dhe veprës së Anna Akhmatova është bërë një kontribut serioz në studimin e trashëgimisë së Akhmatovës dhe në historinë e letërsisë ruse të shekullit të 20-të në tërësi. Poetike…

Ligji Federal Nr. 125-FZ i 22 tetorit 2004 "Për Arkivat në Federatën Ruse", organizatave u kërkohet të sigurojnë sigurinë e dokumenteve arkivore, përfshirë dokumentet për personelin, brenda periudhave të ruajtjes së tyre të përcaktuara. ligjet federale, akte të tjera rregullatore ligjore të Federatës Ruse, si dhe listat e dokumenteve të parashikuara nga pjesa 3 e nenit 6 dhe pjesët 1 dhe 1.1 të nenit 23 të këtij ligji federal.

Këto lista dokumentesh përfshijnë:

1) listat e dokumenteve standarde arkivore që tregojnë periudhat e ruajtjes së tyre dhe udhëzimet për përdorimin e këtyre listave, të miratuara nga organi federal i autorizuar pushteti ekzekutiv në fushën e arkivimit dhe punës së zyrës (aktualisht - Rosarkhiv, më parë - Ministria e Kulturës e Rusisë):

- Një listë e dokumenteve tipike arkivore menaxheriale të krijuara në rrjedhën e veprimtarive të organeve shtetërore, pushteteve vendore dhe organizatave, duke treguar kushtet e ruajtjes së tyre, të miratuara. Me urdhër të Arkivit Federal të 20 dhjetorit 2019 N 236 (deri më 18 shkurt 2020 - Lista e miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Kulturës së Rusisë të 25 gushtit 2010 N 558);

- Një listë e dokumenteve tipike arkivore të krijuara në veprimtaritë shkencore, teknike dhe prodhuese të organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes, të miratuara. Urdhri i Ministrisë së Kulturës së Rusisë i datës 31 korrik 2007 N 1182.

Shihni gjithashtu Udhëzimet për përdorimin e Listës së dokumenteve arkivore tipike menaxheriale të krijuara në rrjedhën e veprimtarive të organeve shtetërore, qeverive vendore dhe organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes së tyre, të miratuara. Urdhri i Arkivit Federal të 20 dhjetorit 2019 N 237.

Për më tepër, për të përcaktuar jetëgjatësinë e dokumenteve të menaxhimit për vitet '80 - gjysma e parë e viteve '90 të shekullit XX, si dhe dokumentacioni specifik (industri), miratohet Lista e dokumenteve standarde. Arkivi Kryesor i BRSS 15/08/1988.

2) listat e dokumenteve të miratuara nga autoritetet shtetërore federale, organet e tjera shtetërore të Federatës Ruse, të formuara në rrjedhën e veprimtarive të tyre, si dhe në rrjedhën e veprimtarive të organizatave në varësi të tyre, duke treguar periudhat e ruajtjes së tyre. Këto lista dokumentesh miratohen në marrëveshje me Arkivin Federal;

3) një listë e dokumenteve të krijuara gjatë veprimtarisë së institucioneve të kreditit, duke treguar periudhat e ruajtjes së tyre dhe udhëzimet për përdorimin e saj, të miratuara nga organi ekzekutiv federal i autorizuar në fushën e arkivimit dhe mbajtjes së shënimeve së bashku me Bankën e Rusisë .

Për shoqëritë aksionare, kushtet e ruajtjes së dokumenteve të tyre përcaktohen nga Rregullorja për procedurën dhe kushtet e ruajtjes së dokumenteve të shoqërive aksionare, e miratuar. Dekret i Komisionit Federal për Letrat me Vlerë të Rusisë, datë 16.07.2003 N 03-33/ps.

NË informacion në sfond kushtet e ruajtjes së dokumenteve më të zakonshme të organizatave, të përcaktuara nga Lista e dokumenteve tipike arkivore menaxheriale, të miratuara. Me urdhër të Arkivit Federal të 20 dhjetorit 2019 N 236, si dhe periudhat e ruajtjes së dokumenteve që nuk përfshihen në listat e mësipërme dhe të përcaktuara me ligje federale, akte të tjera rregullatore ligjore të Federatës Ruse.