Asiakirjojen arkistointi. Asiakirjojen arkistointipalvelut Asiakirjojen ja tiedostojen arkistointi organisaatiossa

Pysyvän ja pitkäaikaisen säilytyksen tapaukset, mukaan lukien henkilöstöasiakirjat, siirretään organisaation arkistoon viimeistään kolmen vuoden kuluttua toimistotyön valmistumisesta.

Arkiston hankinnan varmistamiseksi organisaatiossa tehdään arkistoinventaariot kaikista pysyvästä, tilapäisestä (yli 10 vuotta) säilytyksestä ja arvotarkastuksen läpäisystä henkilöstöstä. Arkistoinventaari (jäljempänä luettelo) on arkistohakemisto, joka sisältää systematisoidun luettelon arkistorahaston säilytysyksiköistä ja joka on tarkoitettu niiden tallentamiseen ja sisällön paljastamiseen.

Kuvaukset kootaan erikseen:

• pysyviin säilytyskoteloihin;
• tilapäisen (yli 10 vuoden) varastoinnin tapaukset;
• henkilökunnan tapaukset;
• · Tapaukset, jotka koostuvat vain tiettyä organisaatiota koskevista asiakirjoista (oikeudelliset, tutkintatapaukset, aiheita koskevat tieteelliset raportit jne.).

Erillinen luettelo on luettelo tapauksista, joissa on itsenäinen brutto (järjestys) numerointi.

Organisaatiossa kussakin rakenneyksikössä inventoinnit tehdään vuosittain organisaation arkiston suoran metodologisen ohjauksen alaisena. Näiden kuvausten mukaan asiakirjat siirretään arkistoon. Rakennejaostojen laatimien inventaarioiden pohjalta laaditaan järjestön asioista yhteenvetoinventaari, jonka arkisto laatii ja jota varten se toimittaa asiat pysyvään säilytykseen.

Rakennejaon tapausluettelot kootaan määrättyyn muotoon kolmena kappaleena ja toimitetaan organisaation arkistoon vuoden kuluttua toimistotyön tapausten valmistumisesta. Rakenteellisten jaostojen asioiden inventoinnin lomake löytyy Liittovaltion arkiston kollegion päätöksellä 06.2.2002 hyväksytyn organisaatioarkiston toiminnan perussäännön liitteessä 12.

Kuvaava tapauskuvausartikkeli rakenneyksikkö sisältää seuraavat elementit:

• kotelon sarjanumero (tilavuus, osa) inventaarion mukaan;
• tapaushakemisto (volyymit, osat);
• tapauksen nimi (osa, osa), joka vastaa täysin kotelon kannessa olevaa otsikkoa;
• Tapauksen päivämäärät (määrät, osat);
• tiedostossa olevien arkkien lukumäärä (tilavuus, osat);
• Asian säilytysaika.

Rakenneyksikön asioita kartoittaessa noudatetaan seuraavia vaatimuksia:

• · tapausten otsikot kirjataan luetteloon hyväksytyn tapausnimikkeistöön perustuvan systematisointisuunnitelman mukaisesti;
• Jokainen kotelo merkitään luetteloon erillisellä sarjanumerolla (jos kotelo koostuu useista osista tai osista, jokainen osa tai osa merkitään luetteloon erillisellä numerolla);
• · luettelossa olevien tapausten numerointijärjestys - brutto useiden vuosien ajan;
• Rakenteellisten osa-alueiden luetteloiden numerointimenettely sovitaan organisaation arkiston kanssa;
• Luettelon sarakkeet täytetään tiukasti kotelon kannessa olevien tietojen mukaisesti;
• Kun samoja otsikoita sisältäviä tapauksia kirjataan luetteloon peräkkäin, ensimmäisen tapauksen otsikko kirjoitetaan kokonaisuudessaan ja kaikki muut homogeeniset tapaukset merkitään sanoilla "Sama", kun taas muut tapauksista tiedot merkitään luettelo kokonaisuudessaan (jokaisella luettelon uudella arkilla otsikko toistetaan kokonaisuudessaan);
• · inventaarion sarakkeessa "Muistiinpanot" merkitään asioiden vastaanotto, fyysisen kunnon erityispiirteet, asioiden siirto muihin rakenneyksiköihin viitaten tarvittavaan säädökseen, kopioiden saatavuus jne. Luettelon lopussa viimeisen kuvailevan artikkelin jälkeen täytetään lopullinen merkintä, jossa ilmoitetaan (numeroin ja sanoin) tapausten lukumäärä, ensimmäinen ja viimeinen tapausluettelo tapausluettelon mukaan sekä myös määrittää luettelon tapausten numeroinnin ominaisuudet (kirjaimien ja puuttuvien numeroiden esiintyminen).

Rakenneyksikön asialuettelon laatija allekirjoittaa asemansa ja hyväksyy rakenneyksikön johtaja. Organisaation arkiston pyynnöstä inventaarioon voidaan koota sisällysluettelo, lyhenneluettelo ja hakemistot.

(Yrityksen nimi)

_____________________________________________________________

(rakenneyksikön nimi)

HYVÄKSYÄ

Pään asennon nimi

rakenneyksikkö

Koko nimi

KUVAUS nro ____

Tämä luettelo sisältää ______ tapausta numerosta _____ numeroon _____, mukaan lukien: (numerot ja sanat) kirjainnumerot: _______________________

unohtuneet numerot: _________________________________

Työnimike

luettelon allekirjoituksen laatija Allekirjoituksen transkriptio

Asiakirjoihin luovutettiin _________ tapausta ja ________ rekisteröinti- ja valvontatiedostot.

Työntekijän viran nimi

rakenteellinen osa-alue allekirjoitus Allekirjoituskopio

Hyväksytyt _________ tapaukset ja _________ asiakirjojen rekisteröinti- ja valvontatiedostot.

Työntekijän tehtävänimike

yritysten arkistoallekirjoitus Allekirjoitusote

Esimerkkiluettelo rakenneyksikön tapauksista arkistoon siirrettäväksi

Rakennejaostojen asiainventaarioiden perusteella laaditaan vuosittainen osio organisaation asioiden yhteenvetoinventaariosta, jonka laatiminen uskotaan organisaation arkiston tehtäväksi asianomaisen arkiston välittömässä ohjauksessa. instituutio.

Tapausten siirto organisaation arkistoon tapahtuu organisaation arkiston laatiman, asiakirjoja arkistoon siirtävien rakenneyksiköiden päälliköiden kanssa sovitun ja organisaation johtajan hyväksymän aikataulun mukaisesti.

Kun rakenneyksikkö valmistellaan tapauksia siirrettäväksi organisaation arkistoon, arkiston työntekijä tarkistaa ensin niiden muodostamisen, toteutuksen oikeellisuuden ja tapausluetteloon (rakenteelliseen alajakoon) sisältyvien tapausten määrän vastaavuuden. organisaation tapausten nimikkeistön mukaisesti jätetyistä tapauksista . Kaikki tarkastuksessa havaitut puutteet rakenneyksikön työntekijöiden tiedostojen muodostamisessa ja suorittamisessa on poistettava. Kun tapausten puuttuminen havaitaan, laaditaan asianmukainen todistus.

Organisaation arkistosta vastaava henkilö (erityinen työntekijä) hyväksyy jokaisen tapauksen rakenneyksikön työntekijän läsnä ollessa. Samanaikaisesti rakenneyksikön tapausluettelon molemmissa kopioissa kutakin siihen sisältyvää tapausta vastaan ​​tehdään huomautus asian olemassaolosta. Jokaisen luettelokappaleen lopussa arkistoon otettujen asioiden lukumäärä, puuttuvien asioiden määrä, asioiden vastaanottamis- ja siirtopäivä sekä arkistosta vastaavan henkilön (arkiston työntekijä) allekirjoitukset ) ja tapaukset siirtänyt henkilö on merkitty numeroin ja sanoin. Erityisen arvokkaita laatikoita otettaessa tarkistetaan laatikoiden arkkien määrä.

Nipuiksi linkitetyt asiat toimitetaan organisaation arkistoon rakennetoimialojen työntekijöiden toimesta. Tapausten mukana arkistoon siirretään asiakirjojen rekisteröintikorttihakemistot. Jokaisen arkistokaapin nimi sisältyy luetteloon.

Arkisto on organisaatio tai sen rakenteellinen alaosasto, joka vastaanottaa ja tallentaa asiakirjoja takautuvan tiedon käyttämiseksi. Osastoarkisto vastaa suuren organisaation asiakirjojen säilytyksestä ja pienten ja keskisuurten yritysten arkiston ylläpidosta vastaa sihteeri tai toimisto.

Arkistoon sijoitettujen asiakirjojen systematisoimiseksi muodostetaan sellainen säilytysyksikkö tiedostona. Asia - asiakirja tai asiakirjasarja, joka liittyy yhteen asiaan tai toiminta-alaan ja on sijoitettu erilliseen kanteen. Asiakirjat muodostetaan tapauksiksi, tapausten nimikkeistön mukaan järjestelmällinen luettelo organisaatiossa rekisteröityjen tapausten nimistä, joista käy ilmi niiden säilytysajat.

Asiakirjoja valmisteltaessa arkistointia varten suoritetaan kaksi toimistotoimintoa: tapauksen muodostaminen ja sen suorittaminen. Tapausten muodostaminen - asiakirjojen osoittaminen tiettyyn tapaukseen ja niiden systematisointi. Asian rekisteröinti, vahvistettujen sääntöjen mukaan, valmistelu asiakirjojen säilyttämiseen.

Arkiston säilytyksen järjestäminen asiakirjat ja niiden tehokas käyttö- yksi dokumentaation tukipalvelun päätehtävistä. Organisaation arkiston rakenne muodostuu tapausten nimikkeistön mukaan. Tämä on itsenäinen asiakirja, jonka kokoaminen on monimutkaista ja monivaiheista työtä.

Tapausnimikkeistö tarkistetaan vuosittain ennen tilikautta. Sitä laadittaessa otetaan huomioon aiemman nimikkeistön rakenne ja suunnitelmat organisaation toiminnasta seuraavalle vuodelle. Jokainen rakenneyksikkö valmistelee oman osansa, jonka jälkeen yksittäiset osat pelkistetään keskitetysti yhteiseksi nimikkeistöksi. Nimikkeistöluonnos edellyttää organisaation johtajan hyväksyntää.

Toimivuoden aikana asiakirjat, joilla operatiivista työtä tehdään, arkistoidaan tapauksiin voimassa olevan nimikkeistön mukaisesti. Tässä tapauksessa on mahdollista näyttää asiakirjoja, joita ei ole säädetty sen valmistelussa. Jos näin tapahtuu, tapaus avataan uudella otsikolla, joka merkitään nimikkeistöön. On myös todennäköistä, että koko vuoden nimikkeellä ei esiinny yhtäkään asiakirjaa tapauksen avaamiseksi. Jokaisesta jätetystä tapauksesta tehdään vastaava huomautus nimikkeistöön.

Asiakirjojen arkistointi organisaatiossa voidaan suorittaa useissa vaiheissa. Tietyn ajan niitä säilytetään rakenneyksikön arkistoon ja siirretään sitten organisaation arkistoon. Tämän jälkeen osa asiakirjoista siirretään valtion varastoon.

Venäjän toimistotyöllä on pitkä historia, joka erottuu kansallisista piirteistä. Asiakirjat elävät pitkään - rekisteröinnistä arkistointiin ja tuhoamiseen. Säännöt heidän kanssaan työskentelemisestä tietyssä organisaatiossa muodostavat toimistotyöjärjestelmän. Se on joukko yleisiä periaatteita ja erityisiä asiakirjojen käsittelytekniikoita. Niiden muodostumiseen vaikuttavat monet tekijät. Merkittävimmät niistä ovat olemassa olevat työperinteet, sekä kansalliset että tietyn organisaation sisällä syntyneet, sekä erilaiset valtion elinten sääntely- ja metodologiset asiakirjat.

Organisaatio on elävän organismin tavoin jatkuvassa vuorovaikutuksessa ulkomaailman kanssa ja tukee lukuisia sisäisiä prosesseja: se tekee sopimuksia vastapuolten kanssa, hyväksyy tai myy tavaroita ja palveluita, suorittaa erilaisia ​​maksuja, koordinoi ja hyväksyy paikallisia määräyksiä.

Muodostunut samaan aikaan monia asiakirjoja, joista suurin osa ennemmin tai myöhemmin menettää nykyisen merkityksensä ja lähetetään arkistoon. Kukin organisaatio noudattaa omaasa, mutta käytännössä onnistuneesti sovellettavien yleisten suositusten noudattaminen ja lakien tukemat normit mahdollistavat arkistoinnin optimoinnin mahdollisimman paljon ja vältät mahdollisia ongelmia Tulevaisuudessa.

Koko organisaation toimintansa aikana keräämä ja varastoitava dokumentaatio on jaettu useisiin luokkiin:

• perustamisasiakirjat- ovat organisaation olemassaolon oikeudellinen perusta ja määrittävät sen oikeudelliset perusominaisuudet;
• hallinnollisia asiakirjoja- ovat luonteeltaan pakottavia tai informatiivisia, ja ne on yleensä laadittu ylimmän johdon puolesta;
• henkilöstöasiakirjat- vaikuttaa kaikkiin mahdollisiin suhteisiin, joita työntekijän ja työnantajan välillä voi syntyä;
• tilinpäätökset- sisältää ensisijaiset asiakirjat, jotka kuvastavat organisaation tavaroiden ja palveluiden ostoa ja myyntiä;
• erikoistunut dokumentaatio- sisäiset määräykset, jotka ohjaavat organisaation toiminnan pääalueita ja varmistavat sen rakenteellisten yksiköiden työn johdonmukaisuuden.

Laajemmassa mielessä kaikki organisaatiolla olevat asiakirjat voidaan jakaa kaksi ryhmää: Dokumentaatio, joka on täytetty, ja paperit, jotka ovat edelleen mukana varsinaisessa liiketoimintaprosessissa. Yksi arkiston ylläpidosta vastaavan virkailijan päätehtävistä on saatavilla olevien asiakirjojen asianmukainen jakaminen asiaankuuluvissa tapauksissa ja niiden oikea-aikainen lisääminen vasta laadituilla asiakirjoilla.

Valmistautuminen siirto- ja säilytysvaatimuksiin

Oikeushenkilön käytettävissä olevien asiakirjojen rakenteen maksimoimiseksi käytetään erityistä konsolidoitua nimikkeistöä, joka heijastaa kaikkien tapausten nimet ja niiden säilytysajat. Asiakirjat ryhmitellään yleensä tyypin mukaan ja jaetaan erillisiin kansioihin.

Kohta 3.4. Vuonna 2002 hyväksytyn ja suosittelevan järjestöjen arkiston työskentelyn perussäännön mukaisesti tapausnimikkeistön muotoa ehdotetaan taulukon muodossa, joka sisältää seuraavat kentät:

• tapausindeksi, joka koostuu rakenneyksikön digitaalisesta koodista ja kotelon sarjanumerosta;
• tapauksen otsikko, joka on annettu lyhyen ja tarkan kuvauksen muodossa siihen liittyvän prosessin olemuksesta ilman monimutkaisten rakenteiden ja johdantosanoja;
• ala säilytysyksiköiden määrä kuvastaa tiedostossa olevien niteiden tai osien määrää ja valmistuu vuoden lopussa;
• viimeinen sarake sisältää muistiinpanoja tapauksiin liittyvistä toimista - perustaminen, siirtäminen jne.

Konsolidoidun nimikkeistön mukaisesti järjestetyt asiat arkistoidaan ajanjakson, joka riippuu ne muodostavan dokumentaation tyypistä. Siten perustamisasiakirjoja säilytetään koko oikeushenkilön olemassaolon ajan, ja sen purkautuessa ne siirretään valtion tai kunnan arkistoon.

Osa tilinpäätöksestä on myös toistaiseksi säilytettävissä, kun taas perusdokumentaation aika on rajoitettu. 5 vuotta. Pisin arkistointiaika on henkilöstöasiakirjoille - esimerkiksi summalausutuksille palkat pitäisi säilyttää 75 vuotta vanha, sama aika on asetettu työsopimuksille ja työntekijöiden henkilökorteille.

Säännöt ja vastuu

Liittovaltion tasolla yleiset periaatteet arkistointiorganisaatioita säännellään 22. lokakuuta 2004 annetulla lailla nro 125-FZ, jonka tietyt säännökset ovat pakollisia kaikille yrityksille, joilla on jatkuva asiakirjavirta.

Arkiston ylläpitoa koskevien lakien lisäksi laissa säädetään myös vastuusta virkamiehet ja järjestöt tällä alalla tehdyistä rikkomuksista. Tässä tapauksessa rangaistus ei ylitä 500 ruplaa kuitenkin varastointia koskevien pakollisten asiakirjojen täydellinen tai osittainen puuttuminen voi johtaa paljon vakavampaan rangaistukseen - jopa 300 000 ruplaa.

Kirjanpitoasiakirjojen arkistointia koskevat erilliset määräykset on ilmoitettu Neuvostoliiton valtiovarainministeriön määräyksessä, joka hyväksyttiin jo vuonna 1983 ja joka ei ole edelleenkään menettänyt merkitystä. Tyhjentävä luettelo asiakirjoista, jotka on laadittu koko organisaation olemassaolon ajan, sekä niiden säilytysehdot on esitetty Venäjän kulttuuriministeriön 25. elokuuta 2010 päivätyssä määräyksessä nro 558. Edellä mainitut organisaatioiden arkistojen työskentelysäännöt sisältävät yksityiskohtaisen luettelon suosituksista, jotka koskevat tällaisen toiminnan kaikkia näkökohtia.

Asiakirjojen saatavuus ja niiden toimittamisen määräajat

Muodostetut tapaukset siirretään yleensä arkistoon viimeistään 3 vuoden kuluessa niissä näkyvien liiketoimintaprosessien valmistumisesta. Asiakirjojen säilytys- ja myöntämismenettely määräytyy hyväksyttyjen sisäisten määräysten mukaisesti säännösten vaatimuksia ja suosituksia.

Sisäiseen käyttöön arkistoasiakirjojen käsittelyn kesto on rajoitettu 30 päivää, mutta vastuuhenkilön pyynnöstä, tapausten turvallisuudesta johtuen, määräaikaa voidaan pidentää toisella kuukaudella.

Vaiheittaiset ohjeet arkistointiin ja arkistointiin

Tapausten käsittely- ja säilytysmenettely voidaan jakaa useita päävaiheita:

On huomattava, että asiakirjat, joilla on säilytysaika, ovat yleensä arkistoitavia. vähintään 10 vuotta. Loput dokumentaatiosta voidaan säilyttää suoraan osastoilla ja siirtää hävitettäväksi heti laissa säädetyn ajan umpeuduttua.

Arkiston varustaminen ja tilojen sopivuuden selvittäminen

Asiakirjojen säilytyspaikkojen järjestämismenettely on kuvattu yksityiskohtaisesti Perussäännöissä. Pääperiaate kun arkiston varustaminen organisaation sisällä - erillisen rakennuksen tai tilan käyttöä sen tarpeisiin.

Samanaikaisesti erittäin rappeutuneiden, samoin kuin kosteiden ja lämmittämättömien rakenteiden käyttö ei ole sallittua. Rajoitus koskee myös palveluiden kanssa samoissa rakennuksissa sijaitsevia tiloja. Ateriapalvelu ja varauksia elintarvikkeita, sekä ne, jotka sijaitsevat lähellä syttyvien tai aggressiivisten aineiden varastoja.

Arkistovaraston sisäinen järjestely tulee toteuttaa siten, että sen sisältämän dokumentaation turvallisuus on mahdollisimman suuri. Tätä varten on välttämätöntä noudattaa ehtojen luettelo:

• arkistohuone on suojattava tulvilta, täytettävä paloturvallisuusstandardit, oltava tuottava ilmanvaihtojärjestelmä;
• kaikki sähköjohdot ja pistorasiat tulee eristää mahdollisimman hyvin;
• huoneen sisustus on tehtävä palamattomista ja ei-aggressiivisista materiaaleista;
• vesi- ja viemäriputkia ei saa laskea varastotilan läpi.

Lopullisen päätöksen tilojen soveltuvuudesta arkiston tarpeisiin tekevät useat erikoispalvelut tarkastuksen perusteella. Tämä ottaa huomioon Paloturvallisuus tilat, sen saniteettitila jne. Jokaisen tutkimuksen tulosten perusteella a Toimia, joka heijastaa sen täytäntöönpanon tuloksia.

Asiakirjojen käytön ja työn organisoinnin ominaisuudet

Arkiston toiminnan perustana on johdon hyväksymä määräys tai ohje organisaation arkiston ylläpidosta. Tällaisen asiakirjan perusteella nimetään työntekijä, joka toimii arkistonhoitajana ja vastaa hänelle uskottujen asiakirjojen turvallisuudesta ja täydellisyydestä.

Organisaation arkisto voi olla joko itsenäisenä rakenneyksikkönä tai osana hallintopalvelua. Sen toiminnan päätarkoituksena on muodollisesta kuulumisesta riippumatta organisaation arkistotietojen muodostaminen, kirjanpito ja eheyden varmistaminen.

Se saavutetaan arkistonhoitajan systemaattisella toiminnalla tapausten nimikkeistön ylläpidossa, oikein muotoiltujen niteiden vastaanottamisessa, niiden systematisoinnissa jne. Lisäksi arkiston henkilöstön tehtäviin kuuluu pyydettyjen asiakirjojen oikea-aikainen ja täydellinen toimittaminen sekä osallistuminen vanhentuneen säilytysajan dokumenttien tuhoamiseen.

Valvontamenettely

Sisäisten määräysten lisäksi arkiston toimintaa säätelevät säädökset, joissa muun muassa säädetään toimenpiteistä organisaation arkistotoimistotyön ohjaamiseksi.

Joten lain nro 125-FZ mukaan asiakirjojen säilytysmenettelyn noudattamista valvovat erityiset elimet liittovaltion tasolla ja Venäjän federaation subjektien tasolla. Käytännössä annettu toiminto yleensä suorittaa verovirasto ja eläkerahasto organisaation dokumentaation ensisijaisina ulkoisina käyttäjinä. Samassa laissa säädetään arkistolainsäädännön rikkomisesta aina rikosoikeudelliseen vastuuseen.

Alla on yleiskatsaus toimiston työnkulun automatisointiohjelmaan organisaatiossa.

Sähköisen median rekisteröinti

Läpivaltaisen korkean teknologian maailmassa "klassinen" tiedonvälitysväline - paperi ja sen johdannaiset - väistyy hitaasti mutta varmasti sähköiselle medialle. Tältä osin arkiston työntekijällä on ennemmin tai myöhemmin kysymys: miten tällaiset asiakirjat hyväksytään säilytettäväksi? Vastaus siihen on yksinkertainen: samassa muodossa, jossa ne alun perin suunniteltiin.

Jos esimerkiksi ulkomaisen toimittajan laskut vastaanotetaan digitaalisella allekirjoituksella varmennettuna sähköisenä asiakirjana, ne tulee tallentaa tietokoneen muistiin - mitään ei tarvitse tulostaa ja varmentaa lisäksi. Tällaiset asiakirjat sisältyvät tapausten nimikkeistöön yleisesti ottaen huomioon vahvistettu säilytysaika.

Arkistotoimistotyö organisaatiossa - monimutkainen ja monivaiheinen prosessi joka edellyttää huolellista suunnittelua ja lukuisten vaatimusten ja suositusten noudattamista osallistujilta. Hyvin rakennettu asiakirjojen säilytysjärjestelmä ei kuitenkaan ainoastaan ​​todista osastojen koordinoidusta ja tuloksellisesta työstä, vaan osoittaa myös organisaation potentiaalin tehokkaana taloudellisena yksikkönä.

Yksityiskohtaiset ohjeet asiakirjojen siirtämisestä arkistoon esitetään videossa.

arkistoasiakirjojen säilytys- Varaus järkevä sijoitus ja asiakirjojen turvallisuus. [GOST R 51141 98] Aiheet toimistotyön ja arkistoinnin yleistäminen asiakirjojen turvallisuuden takaamiseksi ...

varastointi- 3.17 varastointi tekninen prosessi, joka koostuu öljyn ja öljytuotteiden pienentyneen tilavuuden tai massan määrittämisestä myöhempiä kirjanpitotoimia varten. Lähde …

arkistoasiakirjojen säilytys- 3.10 arkistoasiakirjojen säilytys: Asiakirjojen järkevän sijoittamisen ja säilyttämisen varmistaminen (GOST R 51141). Lähde … Normatiivisen ja teknisen dokumentaation termien sanakirja-viitekirja

ARKISTOASIAKIRJOJEN SÄILYTTÄMINEN- GOST R 51141-98 "Toimistotyö ja arkistointi" mukaan. Termit ja määritelmät”, – asiakirjojen järkevän sijoittamisen ja turvallisuuden varmistaminen… Toimistotyö ja arkistointi termeissä ja määritelmissä

GOST R 51141-98: Toimistotyöt ja arkistointi. Termit ja määritelmät- Terminologia GOST R 51141 98: Toimistotyö ja arkistointi. Termit ja määritelmät alkuperäinen asiakirja: 21 asiakirjan tekijää: Yksilöllinen tai kokonaisuus, joka loi asiakirjan Termimääritelmät eri asiakirjoista: asiakirjan tekijä 77 arkisto ... ... Normatiivisen ja teknisen dokumentaation termien sanakirja-viitekirja

109 arkistoasiakirjojen osastollinen säilytys: Arkistoasiakirjojen säilyttäminen osastojen arkistoissa, joita valtion ja kunnalliset organisaatiot suorittavat säädösten mukaisena aikana Lähde: GOST R 51141 ... Normatiivisen ja teknisen dokumentaation termien sanakirja-viitekirja

asiakirjojen valikoiva hyväksyminen pysyvään säilytykseen- 97 asiakirjojen valikoiva hyväksyminen pysyvään säilytykseen: Hyväksyminen pysyvään säilytykseen organisaatioiden tietyntyyppisten asiakirjojen tai useiden organisaatioiden kaikkien arvokkaiden asiakirjojen joukosta homogeenisista Lähde: GOST R 51141 98: Toimistotyöt ja arkistointi ... Normatiivisen ja teknisen dokumentaation termien sanakirja-viitekirja

arkistoasiakirjojen valtion säilytys- 108 valtion arkistoasiakirjojen varastointi: Arkiston, kirjastojen ja museoiden käsikirjoitusosastojen suorittama arkistoasiakirjojen pysyvä säilytys Lähde: GOST R 51141 98: Toimistotyöt ja arkistointi. Termit ja määritelmät… … Normatiivisen ja teknisen dokumentaation termien sanakirja-viitekirja

asiakirjojen säilytys- 110 asiakirjojen säilytystilaa: Säilytys arkistossa, museossa, Arkistorahaston arkistoasiakirjojen kirjastossa Venäjän federaatio asiakirjojen omistajan ja asianomaisen arkiston, museon, kirjaston... Normatiivisen ja teknisen dokumentaation termien sanakirja-viitekirja

asiakirjojen pysyvä säilytys- 111 Asiakirjojen pysyvä säilytys: Asiakirjojen määräämätön säilytys arkistolaitoksessa, valtion museo, kirjasto Lähde: GOST R 51141 98: Toimistotyöt ja arkistointi. Termit ja määritelmät alkuperäinen asiakirja... Normatiivisen ja teknisen dokumentaation termien sanakirja-viitekirja

arkistoasiakirjojen osastollinen säilytys- Arkistoasiakirjojen säilyttäminen osastojen arkistoissa, valtion ja kunnallisten organisaatioiden suorittamana säädösten mukaisena aikana. [GOST R 51141 98] Aiheet toimistotyö ja arkistointi ... ... Teknisen kääntäjän käsikirja

Kirjat

• Viimeinen runoilija Anna Akhmatova 1960-luvulla. 2 osana, Timenchik Roman. Kaksiosainen painos on osa "Näkymä Scopus-vuorelta" -sarjaa, joka esittelee Jerusalemin heprealaiseen yliopistoon liittyvien israelilaisten tutkijoiden vuonna kirjoitettuja töitä. eri kieliä ja peittää...
• Viimeinen runoilija Anna Akhmatova 1960-luvulla (nidemäärä: 2), Timenchik Roman Davidovich. Anna Akhmatovan elämäkerran ja työn arvovaltaisen tutkijan kirjasta on tullut vakava panos Akhmatovan perinnön tutkimukseen ja koko 1900-luvun venäläisen kirjallisuuden historiaan. Runollinen…

Liittovaltion laki nro 125-FZ, 22. lokakuuta 2004 "Venäjän federaation arkistoista", organisaatioiden on varmistettava arkistoasiakirjojen, mukaan lukien henkilöstöä koskevat asiakirjat, turvallisuus niiden säilytysaikana. liittovaltion lait, muut Venäjän federaation säädökset sekä tämän liittovaltion lain 6 artiklan 3 osassa ja 23 artiklan 1 ja 1.1 osassa säädetyt asiakirjaluettelot.

Nämä asiakirjaluettelot sisältävät:

1) luettelot vakiomuotoisista arkistoasiakirjoista, joista käy ilmi niiden säilytysajat ja ohjeet näiden luetteloiden käyttöön, hyväksymän valtuutetun liittovaltion elimen toimeenpanovaltaa arkistoinnin ja toimistotyön alalla (tällä hetkellä - Rosarkhiv, aiemmin - Venäjän kulttuuriministeriö):

- Hyväksytty luettelo tyypillisistä hallinto-arkistoasiakirjoista, jotka on syntyneet valtion elinten, paikallishallintojen ja järjestöjen toiminnan aikana, sekä niiden säilytysehdot. Liittovaltion arkiston määräyksellä 20. joulukuuta 2019 N 236 (18. helmikuuta 2020 asti - luettelo hyväksytty Venäjän kulttuuriministeriön määräyksellä 25. elokuuta 2010 N 558);

- Hyväksytty luettelo tyypillisistä arkistoasiakirjoista, jotka on syntyneet organisaatioiden tieteellisessä, teknisessä ja tuotantotoiminnassa ja jotka osoittavat säilytysajat. Venäjän kulttuuriministeriön määräys 31.7.2007 N 1182.

Katso myös Hyväksyttyjen valtion elinten, kuntien ja järjestöjen toiminnan aikana syntyneiden tyypillisten johtamisarkistoasiakirjojen luettelon käyttöohje, jossa ilmoitetaan niiden säilytysajat. Liittovaltion arkiston määräys 20. joulukuuta 2019 N 237.

Lisäksi 80-luvun - 1990-luvun 90-luvun ensimmäisen puoliskon - hallintoasiakirjojen sekä erityisten (toimialakohtaisten) asiakirjojen säilyvyysajan määrittämiseksi on hyväksytty standardiasiakirjojen luettelo. Neuvostoliiton pääarkisto 15.8.1988.

2) luettelot liittovaltion viranomaisten, muiden Venäjän federaation valtion elinten hyväksymistä asiakirjoista, jotka on muodostettu toiminnan aikana sekä niiden alaisuudessa olevien organisaatioiden toiminnan aikana, ja niissä ilmoitetaan niiden säilytysajat. Nämä asiakirjaluettelot on hyväksytty yhteisymmärryksessä liittovaltion arkiston kanssa;

3) luettelo luottolaitosten toiminnan aikana syntyvistä asiakirjoista, joista käy ilmi niiden säilytysajat ja ohjeet sen käyttöä varten ja jonka on hyväksynyt valtuutettu liittovaltion arkistoinnin ja arkistoinnin alan toimeenpaneva elin yhdessä Venäjän pankin kanssa .

Osakeyhtiöiden asiakirjojen säilytysehdot määräytyvät hyväksyttyjen osakeyhtiöiden asiakirjojen säilytysmenettelyä ja -ehtoja koskevissa määräyksissä. Venäjän arvopaperikomission asetus, päivätty 16.07.2003 N 03-33/ps.

SISÄÄN taustatieto organisaatioiden yleisimpien asiakirjojen säilytysehdot, jotka on vahvistettu tyypillisten johtajien arkistoasiakirjojen luettelossa, hyväksytty. Liittovaltion arkiston 20. joulukuuta 2019 antamalla määräyksellä N 236 sekä sellaisten asiakirjojen säilytysajat, jotka eivät sisälly yllä oleviin luetteloihin ja jotka on vahvistettu liittovaltion laeilla ja muilla Venäjän federaation säädöksillä.