Dokumentide arhiivisäilitamine. Dokumentide arhiivisäilitamise teenused Dokumentide ja toimikute arhiveerimine organisatsioonis

Alalise ja pikaajalise säilitamise juhtumid, sealhulgas personali käsitlevad dokumendid, kantakse organisatsiooni arhiivi hiljemalt kolm aastat pärast nende kontoritöö lõpetamist.

Organisatsioonis arhiivi omandamise tagamiseks koostatakse arhiivinventuurid kõikide alalise, ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumite ja väärtuseksami sooritanud personali kohta. Arhiivinventuur (edaspidi inventuur) on arhiivikataloog, mis sisaldab süstematiseeritud loetelu arhiivifondi hoiuüksustest ning on mõeldud nende jäädvustamiseks ja sisu avalikustamiseks.

Kirjeldused koostatakse eraldi:

alaliste ladustamiskastide jaoks;
ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhud;
personali juhtumid;
· Juhtumid, mis koosnevad ainult konkreetsele organisatsioonile omastest dokumentidest (kohtuasjad, uurimisasjad, teaduslikud aruanded teemadel jne).

Eraldi inventuur on iseseisva bruto(järjekorra)numeratsiooniga juhtumite loetelu.

Organisatsioonis koostatakse igas struktuuriüksuses inventuure igal aastal organisatsiooni arhiivi otsesel metoodilisel juhendamisel. Nende kirjelduste kohaselt kantakse dokumendid üle arhiivi. Struktuuriüksuste koostatud inventuurid on aluseks organisatsiooni asjade koondinventuuri koostamisel, mille koostab arhiiv ja mille jaoks esitab juhtumid alaliseks säilitamiseks.

Struktuurijaoskondade juhtumite loetelud koostatakse ettenähtud vormis kolmes eksemplaris ja esitatakse organisatsiooni arhiivi aasta pärast bürootöö juhtumite lõpetamist. Struktuuriüksuste asjade inventuuri vorm on toodud Föderaalarhiivide kolleegiumi 06. veebruari 2002. aasta otsusega kinnitatud organisatsioonide arhiivide toimimise põhireeglite lisas 12.

Kirjeldav juhtumikirjelduse artikkel struktuuriüksus sisaldab järgmisi elemente:

korpuse seerianumber (maht, osa) inventuuri järgi;
juhtumiindeks (köited, osad);
kohtuasja pealkiri (köide, osa), mis vastab täielikult kohtuasja kaanel olevale pealkirjale;
Juhtumi kuupäevad (köited, osad);
lehtede arv toimikus (maht, osad);
Juhtumi säilitamise tähtaeg.

Struktuuriüksuse asjade inventuuri koostamisel järgitakse järgmisi nõudeid:

· kohtuasjade pealkirjad kantakse inventuuri vastavalt tunnustatud süstematiseerimisskeemile, mis põhineb kohtuasjade nomenklatuuril;
Iga juhtum kantakse inventuuri iseseisva järjekorranumbri all (kui korpus koosneb mitmest köitest või osast, siis iga köide või osa kantakse inventuuri iseseisva numbri all);
· juhtumite nummerdamise järjekord inventaris - mitu aastat bruto;
Struktuuriüksuste inventuuridele numbrite andmise kord kehtestatakse kokkuleppel organisatsiooni arhiiviga;
Inventuuri veerud täidetakse rangelt vastavalt juhtumi kaanele pandud teabele;
Samade pealkirjadega kohtuasjade järjestikuse kandmisel kirjutatakse esimese juhtumi pealkiri täismahus ja kõik muud homogeensed juhtumid tähistatakse sõnadega "Sama", muu teave juhtumite kohta sisestatakse inventuur täismahus (igal uuel inventuuri lehel on pealkiri täismahus);
· inventari veergu „Märkmed“ märgitakse juhtumite vastuvõtt, nende füüsilise seisundi iseärasused, asjade üleandmine teistele struktuuriüksustele viitega vajalikule aktile, koopiate olemasolu jms. Inventuuri lõpus, pärast viimast kirjeldavat artiklit, täidetakse lõppkanne, kus on märgitud (numbrites ja sõnades) kohtuasjade arv, asjade esimene ja viimane number vastavalt juhtumite loetelule ning ka täpsustab juhtumite numeratsiooni tunnuseid inventuuris (tähtede ja puuduvate numbrite olemasolu).

Struktuuriüksuse asjaajamise inventuurile kirjutab alla koostaja, näidates ära oma ametikoha, ja kinnitab struktuuriüksuse juht. Inventuuri jaoks saab organisatsiooni arhiivi nõudmisel koostada sisukorra, lühendite loetelu ja indeksid.

(Ärinimi)

_____________________________________________________________

(struktuuriüksuse nimi)

KINNITA

Pea asendi nimi

struktuuriüksus

Täisnimi

KIRJELDUS nr ____

See loend sisaldab ______ juhtumit nr _____ kuni nr _____, sealhulgas: (numbrites ja sõnades) tähtnumbrid: _______________________

vastamata numbrid: _________________________________

Töö nimetus

inventuuri allkirja koostaja Allkirja transkriptsioon

Andis dokumentidele üle _________ juhtumit ning ________ registreerimis- ja kontrolltoimikud.

Töötaja ametikoha nimi

struktuuriüksuse allkiri Allkirja ärakiri

Aktsepteeritud _________ juhtumit ja _________ dokumentide registreerimis- ja kontrollfailid.

Töötaja ametinimetus

ettevõtete arhiiv allkiri Allkirja ärakiri

Struktuuriüksuse juhtumite näidisinventuur arhiivi üleandmiseks

Struktuuriüksuste asjaajamise inventuuride põhjal koostatakse iga-aastane organisatsiooni asjaajamise koondinventuuri jagu, mille koostamine on usaldatud organisatsiooni arhiivile vastava arhiivi otsesel juhtimisel. institutsioon.

Juhtumite üleandmine organisatsiooni arhiivi toimub vastavalt organisatsiooni arhiivi koostatud ajakavale, mis on kokku lepitud dokumente arhiivi üleandvate struktuuriüksuste juhtidega ja mille on kinnitanud organisatsiooni juht.

Struktuuriüksuse poolt organisatsiooni arhiivi üleandmiseks ette valmistades kontrollib arhiivitöötaja esmalt nende moodustamise õigsust, täitmist ja asjade inventuuri (struktuurialajaotisesse) kantud juhtumite arvu vastavust juhtumite arvule. organisatsiooni juhtumite nomenklatuuri kohaselt esitatud juhtumitest . Kõik auditi käigus tuvastatud puudused struktuuriüksuse töötajate toimikute moodustamisel ja täitmisel tuleb kõrvaldada. Juhtumite puudumise tuvastamisel vormistatakse asjakohane tõend.

Iga juhtumi võtab vastu organisatsiooni arhiivi eest vastutav isik (eritöötaja) struktuuriüksuse töötaja juuresolekul. Seejuures tehakse struktuuriüksuse asjade inventuuri mõlemale eksemplarile iga selles sisalduva kohtuasja kohta märge asja olemasolu kohta. Inventuuri iga eksemplari lõpus märgitakse tegelikult arhiivi vastu võetud asjade arv, puuduvate asjade arvud, asjade vastuvõtmise ja üleandmise kuupäev, samuti arhiivi eest vastutava isiku (arhiivitöötaja) allkirjad. ) ning juhtumid üle andnud isik on märgitud numbrite ja sõnadega. Eriti väärtuslike ümbriste vastuvõtmisel kontrollitakse karpides olevate lehtede arvu.

Kimpudena lingitud juhtumid toimetavad organisatsiooni arhiivi struktuuriüksuste töötajad. Koos juhtumitega kantakse arhiivi dokumentide registreerimiskartoteegi. Iga failikapi nimi on inventaris.

Arhiiv on organisatsioon või selle struktuuriüksus, mis võtab vastu ja säilitab dokumente tagasiulatuva teabe kasutamiseks. Osakonnaarhiiv vastutab suures organisatsioonis dokumentide säilitamise eest ning väikese ja keskmise suurusega ettevõtlusorganisatsiooni arhiivi peab sekretär või büroo.

Arhiivi paigutatud dokumentide süstematiseerimiseks moodustatakse nende säilitamise üksus toimikuna. Juhtum - ühe teema või tegevusvaldkonnaga seotud dokument või dokumentide kogum, mis on paigutatud eraldi kaanesse. Dokumendid vormistatakse juhtumiteks, vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile on organisatsioonis registreeritud kohtuasjade nimetuste süstematiseeritud loetelu, märkides ära nende säilitamise perioodid.

Dokumentide arhiivi säilitamiseks ettevalmistamisel tehakse kaks kantseleitoimingut: kohtuasja vormistamine ja selle vormistamine. Juhtumite vormistamine - dokumentide määramine konkreetsele kaasusele ja nende süstematiseerimine. Juhtumi registreerimine, mis määratakse kindlaks kehtestatud reeglitega, dokumentide säilitamise ettevalmistamine.

Arhiivihoiu korraldus dokumendid ja nende tõhus kasutamine- dokumentatsiooni tugiteenistuse üks peamisi ülesandeid. Organisatsiooni arhiivi struktuur kujuneb vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile. Tegemist on iseseisva dokumendiga, mille koostamine on keeruline ja mitmeetapiline töö.

Juhtumite nomenklatuur vaadatakse üle igal aastal enne majandusaastat. Selle koostamisel arvestatakse eelmise nomenklatuuri struktuuri ja organisatsiooni toimimise plaanidega järgmisel aastal. Iga struktuuriüksus valmistab ette oma osa ja seejärel taandatakse üksikud tükid tsentraalselt ühiseks nomenklatuuriks. Nomenklatuuri eelnõu peab kooskõlastama organisatsiooni juhiga.

Tegevusaasta jooksul vormistatakse dokumendid, millega operatiivtöö lõpetatakse, kaasustesse vastavalt kehtivale nomenklatuurile. Sel juhul on võimalik esitada dokumente, mida selle koostamisel ette nähtud ei olnud. Kui see juhtub, avatakse juhtum uue pealkirjaga, mis märgitakse nomenklatuuris. Samuti on tõenäoline, et terve aasta kohta ette nähtud pealkirjaga kohtuasja avamiseks ei ilmu ühtegi dokumenti. Iga esitatud juhtumi kohta tehakse nomenklatuuri vastav märge.

Dokumentide arhiveerimine organisatsioonis võib toimuda mitmes etapis. Teatud aja jooksul hoitakse neid struktuuriüksuse arhiivis ja seejärel kantakse üle organisatsiooni arhiivi. Pärast seda kuulub osa dokumentidest üleandmine riigihoidlasse.

Vene kontoritööl on pikk ajalugu, mida eristavad rahvuslikud tunnused. Dokumendid elavad kaua – alates registreerimisest kuni arhiivi säilitamise ja hävitamiseni. Kontoritöö süsteemi moodustavad konkreetses organisatsioonis nendega töötamise reeglid. See on üldpõhimõtete ja spetsiifiliste dokumenditöötlustehnoloogiate kogum. Nende teket mõjutavad paljud tegurid. Kõige olulisemad neist on olemasolevad töötraditsioonid, nii riiklikud kui ka need, mis on tekkinud konkreetse organisatsiooni sees, samuti riigiorganite mitmesugused regulatiivsed ja metoodilised dokumendid.

Organisatsioon, nagu elusorganism, suhtleb pidevalt välismaailmaga ja toetab arvukaid sisemisi protsesse: sõlmib lepinguid osapooltega, võtab vastu või müüb kaupu ja teenuseid, teeb erinevaid makseid, kooskõlastab ja kinnitab kohalikke eeskirju.

Moodustati samal ajal palju dokumente, millest enamik kaotab varem või hiljem oma aktuaalsuse ja saadetakse arhiivi. Iga organisatsioon järgib oma dokumendihalduspoliitikat, kuid praktikas edukalt rakendatavate ja õigusnormidega toetatud üldiste soovituste järgimine võimaldab optimeerida arhiivindust nii palju kui võimalik ja vältida võimalikud probleemid tulevikus.

Kogu organisatsiooni poolt oma tegevuse käigus kogutud ja säilitamisele kuuluv dokumentatsioon on jagatud mitmeks kategooriaks:

asutamisdokumendid- on organisatsiooni eksisteerimise õiguslikuks aluseks ja määravad kindlaks selle juriidilised põhiomadused;
haldusdokumendid- on oma olemuselt kohustuslikud või informatiivsed, tavaliselt koostatud kõrgema juhtkonna nimel;
personali dokumendid- mõjutada kõiki võimalikke suhteid, mis võivad tekkida töötaja ja tööandja vahel;
finantsaruanded- sisaldab esmaseid dokumente, mis kajastavad organisatsiooni kaupade ja teenuste ostu-müüki;
spetsiaalne dokumentatsioon- sisemised eeskirjad, mis reguleerivad organisatsiooni tegevuse põhiaspekte ja tagavad selle struktuuriüksuste töö järjepidevuse.

Laiemas plaanis võib jagada kõik dokumendid, mis organisatsioonil on kaks rühma: dokumentatsioon, mis on täidetud ja paberid, mis on endiselt seotud mis tahes tegeliku äriprotsessiga. Arhiivi pidamise eest vastutava ametniku üks peamisi ülesandeid on asjakohastel juhtudel olemasolevate dokumentide pädev jaotamine ja nende õigeaegne lisamine äsja koostatud dokumentatsiooniga.

Ettevalmistused teisaldamiseks ja ladustamiseks

Juriidilise isiku käsutuses olevate dokumentide struktureerimise maksimeerimiseks kasutatakse spetsiaalset koondnomenklatuuri, mis kajastab kõigi juhtumite nimetusi koos nende säilitustähtaegadega. Juhtumite dokumendid rühmitatakse tavaliselt tüübi järgi ja jaotatakse eraldi kaustadesse.

Punkt 3.4. 2002. aastal heaks kiidetud soovitusliku iseloomuga organisatsioonide arhiivide töö põhieeskirja punkt on välja pakutud kohtuasjade nomenklatuuri vorm tabelina, mis sisaldab järgmisi välju:

juhtumite indeks, mis koosneb struktuuriüksuse digitaalsest koodist ja juhtumi järjekorranumbrist;
juhtumi pealkiri, sisestatakse sellega seotud protsessi olemuse lühikese ja täpse tähistusena ilma keerulisi struktuure ja sissejuhatavaid sõnu kasutamata;
valdkonnas hoiuühikute arv kajastab toimikus olevate köidete või osade arvu ja valmib aasta lõpus;
viimane veerg sisaldab märkmeid juhtumitel tehtavate toimingute kohta - asutamine, ümberpaigutamine jne.

Koondnomenklatuuri järgi korrastatud toimikud arhiveeritakse ajavahemikuks, mis sõltub neid moodustava dokumentatsiooni liigist. Seega säilitatakse asutamisdokumente kogu juriidilise isiku eksisteerimise aja ning kuuluvad selle likvideerimise korral üleandmisele riigi- või vallaarhiivile.

Osa raamatupidamisaruannetest kuulub samuti tähtajatult säilitamisele, samas kui esmase dokumentatsiooni puhul on periood piiratud. 5 aastat. Kõige pikem arhiveerimisaeg on ette nähtud personalidokumentidele – näiteks summade väljavõtetele palgad tuleks hoida 75 aastat vana, sama tähtaeg on määratud ka töötajate töölepingutele ja isikukaartidele.

Määrused ja vastutus

Föderaalsel tasandil üldised põhimõtted arhiveerimisorganisatsioone reguleerib 22. oktoobri 2004. a seadus nr 125-FZ, mille teatud sätted on kohustuslikud kõigile ettevõtetele, kus on pidev dokumendivoog.

Lisaks arhiivi pidamist puudutavatele õigusnormidele näeb seadus ette ka vastutuse ametnikud ja organisatsioonid selles valdkonnas toime pandud rikkumiste eest. Sel juhul karistus ei ületa 500 hõõruda hoiustamise kohustuslike dokumentide täielik või osaline puudumine võib aga kaasa tuua palju tõsisema karistuse - kuni 300 000 rubla.

Eraldi sätted raamatupidamisdokumentide arhiveerimise kohta on märgitud NSVL Rahandusministeeriumi korralduses, mis kinnitati juba 1983. aastal ja mis pole siiani oma tähtsust kaotanud. Kogu organisatsiooni eksisteerimise ajal koostatud dokumentide ammendav loetelu koos nende säilitamise tingimustega on esitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korralduses nr 558. Eespool juba mainitud organisatsioonide arhiivide töö eeskirjade kogum sisaldab üksikasjalikku loetelu soovitustest, mis on seotud sellise tegevuse kõigi aspektidega.

Juurdepääs dokumentidele ja nende esitamise tähtajad

Vormitud juhtumid kantakse arhiivi üldjuhul üle hiljemalt 3 aasta jooksul alates neis kajastatud äriprotsesside lõpuleviimise kuupäevast. Dokumentide säilitamise ja väljastamise kord kehtestatakse vastavalt kinnitatud sise-eeskirjale tuginedes regulatiivsed nõuded ja soovitusi.

Sisekasutuseks on arhiividokumentidega töötamise kestus piiratud 30 päeva, kuid vastutava ametniku taotlusel, arvestades juhtumite turvalisust, võib määratud aega pikendada veel ühe kuu võrra.

Samm-sammult juhised arhiveerimiseks ja arhiveerimiseks

Juhtumite töötlemise ja ladustamiseks üleandmise protseduuri saab jagada järgmisteks osadeks mitu peamist sammu:

Tuleb märkida, et säilitustähtajaga dokumendid kuuluvad tavaliselt arhiveerimisele. vähemalt 10 aastat. Ülejäänud dokumentatsiooni saab hoida otse osakondades ja edastada hävitamisele niipea, kui seaduses ettenähtud tähtaeg saab läbi.

Arhiivi sisustamine ja ruumide sobivuse uurimine

Dokumentatsiooni hoiukohtade korraldamise kord on üksikasjalikult kirjeldatud Põhireeglites. Peamine põhimõte organisatsioonisisese arhiivi varustamisel - oma vajadusteks eraldi hoone või ruumide kasutamine.

Samal ajal ei ole lubatud töötada äärmiselt lagunenud seisukorras, samuti niisketes ja kütmata konstruktsioonides. Piirang kehtib ka teenustega samas hoones asuvatele ruumidele. Toitlustamine ja reservid toiduained, samuti need, mis asuvad tuleohtlike või agressiivsete ainete ladude läheduses.

Arhiivihoidla sisemine korrastamine peaks toimuma nii, et oleks tagatud selles sisalduva dokumentatsiooni maksimaalne ohutus. Selleks on vaja järgida tingimuste loetelu:

arhiiviruum peab olema kaitstud üleujutuse eest, vastama tuleohutusstandarditele, omama tootlikku ventilatsioonisüsteemi;
kõik elektrijuhtmed ja pistikupesad tuleks võimalikult palju isoleerida;
ruumi kaunistamine peab olema valmistatud mittesüttivatest ja mitteagressiivsetest materjalidest;
hoidla kaudu ei ole lubatud vee- ja kanalisatsioonitorusid vedada.

Lõpliku otsuse ruumide sobivuse kohta arhiivi vajadustele teevad ekspertiisi alusel mitmed eriteenistused. See võtab arvesse Tuleohutus ruumid, selle sanitaarseisund jne. Iga uuringu tulemuste põhjal a seadus, mis kajastab selle rakendamise tulemusi.

Dokumentide kasutamise ja töökorralduse tunnused

Arhiivi töö aluseks on juhtkonna poolt kinnitatud määrus või juhend organisatsiooni arhiivi pidamise kohta. Sellise dokumendi alusel määratakse töötaja, kes tegutseb arhivaarina ja vastutab talle usaldatud paberite ohutuse ja täielikkuse eest.

Arhiiv võib organisatsioonis eksisteerida nii iseseisva struktuuriüksusena kui ka haldusteenuse osana. Olenemata formaalsest kuuluvusest on selle toimimise põhieesmärk organisatsiooni arhiiviandmete moodustamine, arvestus ja terviklikkuse tagamine.

See saavutatakse läbi arhivaari süstemaatilise tegevuse kohtuasjade nomenklatuuri pidamisel, korrektselt vormistatud köidete vastuvõtmisel, süstematiseerimisel jne. Lisaks kuulub arhiivitöötajate tööülesannete hulka nõutud dokumentide õigeaegne ja täielik esitamine, samuti osalemine lõppenud säilitustähtajaga dokumentide hävitamise protsessis.

Kontrolliprotseduur

Lisaks sisekorraeeskirjadele reguleerivad arhiivi tööd õigustloovad aktid, mis muu hulgas näevad ette meetmed arhiivibüroo töö kontrollimiseks organisatsioonis.

Niisiis, vastavalt seadusele nr 125-FZ kontrollivad dokumentide säilitamise korra järgimist eriorganid föderaalsel tasandil ja Vene Föderatsiooni subjektide tasandil. Praktikas antud funktsioon tavaliselt viib läbi maksuamet ja pensionifond kui organisatsiooni dokumentatsiooni esmased väliskasutajad. Sama seadus näeb arhiivi käsitlevate õigusaktide rikkumise eest ette vastutuse kuni kriminaalvastutuseni.

Allpool on toodud ülevaade organisatsiooni kontori töövoo automatiseerimise programmist.

Elektroonilise meedia registreerimine

Läbiva kõrgtehnoloogia maailmas annab "klassikaline" teabekandja - paber ja selle derivaadid - aeglaselt, kuid kindlalt teed elektroonilisele meediale. Sellega seoses tekib arhiivitöötajal varem või hiljem küsimus: kuidas selliseid dokumente ladustamiseks vastu võtta? Vastus sellele on lihtne: samal kujul, nagu need algselt kavandati.

Kui näiteks välismaise tarnija arved laekuvad digiallkirjaga kinnitatud elektroonilise dokumendina, siis tuleks need salvestada arvuti mällu – midagi pole vaja täiendavalt printida ja kinnitada. Selline dokumentatsioon sisaldub juhtumite nomenklatuuris üldiselt, võttes arvesse kehtestatud säilitusaega.

Arhiivibüroo töö organisatsioonis - keeruline ja mitmeastmeline protsess mis nõuab osalejatelt hoolikat planeerimist ning arvukate nõuete ja soovituste täitmist. Sellegipoolest ei anna hästi üles ehitatud dokumentide hoiusüsteem mitte ainult tunnistust osakondade hästi koordineeritud ja tulemuslikust tööst, vaid näitab ka organisatsiooni potentsiaali tõhusa majandusüksusena.

Üksikasjalikud juhised dokumentide arhiivi ülekandmiseks on esitatud videos.

arhiividokumentide säilitamine- Eraldamine ratsionaalne paigutus ja dokumentide turvalisus. [GOST R 51141 98] Teemad kontoritöö ja arhiveerimine Dokumentide turvalisust tagavate terminite üldistamine ...

ladustamine- 3.17 ladu tehnoloogiline protsess, mis seisneb nafta ja naftatoodete vähendatud mahu või massi määramises järgnevateks raamatupidamistoiminguteks. Allikas …

arhiividokumentide säilitamine- 3.10 Arhiividokumentide säilitamine: Dokumentide ratsionaalse paigutamise ja säilitamise tagamine (GOST R 51141). Allikas … Normatiivse ja tehnilise dokumentatsiooni terminite sõnastik-teatmik

ARHIIVIDOKUMENDIDE SÄILITAMINE- vastavalt standardile GOST R 51141–98 “Kontoritöö ja arhiveerimine. Mõisted ja mõisted”, – dokumentide ratsionaalse paigutuse ja ohutuse tagamine… Kontoritöö ja arhiveerimine terminites ja definitsioonides

GOST R 51141-98: Kontoritöö ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused- Terminoloogia GOST R 51141 98: Kontoritöö ja arhiveerimine. Terminid ja definitsioonid originaaldokument: 21 dokumendi autorit: Üksik- või üksus, kes lõi dokumendi Terminimääratlused erinevatest dokumentidest: dokumendi autor 77 arhiiv ... ... Normatiivse ja tehnilise dokumentatsiooni terminite sõnastik-teatmik

109 Arhiividokumentide osakondade säilitamine: Arhiividokumentide säilitamine osakondade arhiivides, mida teostavad riigi- ja munitsipaalorganisatsioonid regulatiivsete dokumentidega kehtestatud perioodil Allikas: GOST R 51141 ... Normatiivse ja tehnilise dokumentatsiooni terminite sõnastik-teatmik

dokumentide valikuline vastuvõtmine alaliseks säilitamiseks- 97 dokumentide valikuline vastuvõtmine alaliseks säilitamiseks: organisatsioonide teatud tüüpi dokumentide või paljude organisatsioonide kõigi väärtuslike dokumentide vastuvõtmine homogeensete hulgast Allikas: GOST R 51141 98: Kontoritöö ja arhiveerimine ... Normatiivse ja tehnilise dokumentatsiooni terminite sõnastik-teatmik

arhiividokumentide riiklik säilitamine- 108 riiklikku arhiividokumentide säilitamist: arhiividokumentide alaline säilitamine, mida teostavad arhiivid, raamatukogude ja muuseumide käsikirjade osakonnad Allikas: GOST R 51141 98: Bürootöö ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused…… Normatiivse ja tehnilise dokumentatsiooni terminite sõnastik-teatmik

dokumentide hoiustamine- 110 dokumentide depoohoidu: Arhiivifondi arhiividokumentide säilitamine arhiivis, muuseumis, raamatukogus Venemaa Föderatsioon dokumentide omaniku ja vastava arhiivi, muuseumi, raamatukogu ... vahelise lepinguga määratud tingimustel Normatiivse ja tehnilise dokumentatsiooni terminite sõnastik-teatmik

dokumentide alaline säilitamine- 111 dokumentide alaline säilitamine: dokumentide tähtajatu säilitamine arhiiviasutuses, riigimuuseum, raamatukogu Allikas: GOST R 51141 98: Kontoritöö ja arhiveerimine. Terminid ja määratlused originaaldokument ... Normatiivse ja tehnilise dokumentatsiooni terminite sõnastik-teatmik

arhiividokumentide osakonnahoidla- Arhiividokumentide säilitamine osakondade arhiivides, mida teostavad riigi- ja munitsipaalorganisatsioonid normatiivdokumentidega kehtestatud aja jooksul. [GOST R 51141 98] Teemad kontoritöö ja arhiveerimine ... ... Tehnilise tõlkija käsiraamat

Raamatud

Viimane luuletaja Anna Ahmatova 1960. aastatel. 2 köites Timenchik Roman. Kaheköiteline väljaanne on osa sarjast "Vaade Scopuse mäelt", mis esitleb Jeruusalemma Heebrea ülikooliga seotud Iisraeli teadlaste tööd, mis on kirjutatud aastal. erinevaid keeli ja katab...
Viimane luuletaja Anna Ahmatova 1960. aastatel (köidete arv: 2), Timentšik Roman Davidovitš. Anna Ahmatova eluloo ja loomingu autoriteetse uurija raamatust on saanud tõsine panus Ahmatova pärandi uurimisse ja 20. sajandi vene kirjanduse ajalukku tervikuna. Poeetiline…

22. oktoobri 2004. aasta föderaalseadus nr 125-FZ "Arhiivide kohta Vene Föderatsioonis" Organisatsioonid on kohustatud tagama arhiividokumentide, sealhulgas personali dokumentide ohutuse nende kehtestatud säilitamisaja jooksul. föderaalseadused, muud Vene Föderatsiooni regulatiivsed õigusaktid, samuti käesoleva föderaalseaduse artikli 6 3. osas ning artikli 23 osades 1 ja 1.1 sätestatud dokumentide loetelud.

Need dokumentide loendid hõlmavad järgmist:

1) volitatud föderaalorgani poolt heaks kiidetud standardsete arhiividokumentide loetelud, mis näitavad nende säilitamise tähtaega, ja juhised nende nimekirjade kasutamiseks täitevvõim arhiivinduse ja kontoritöö valdkonnas (praegu - Rosarkhiv, varem - Venemaa kultuuriministeerium):

- Kinnitatud riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus tekkinud tüüpiliste juhtimisarhiividokumentide loetelu, mis näitab nende säilitamise tingimusi. Föderaalarhiivi 20. detsembri 2019 korraldusega N 236 (kuni 18. veebruarini 2020 - nimekiri kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldusega N 558);

- Kinnitatud organisatsioonide teadusliku, tehnilise ja tootmistegevuse käigus loodud tüüpiliste arhiividokumentide loend, mis näitab säilitusperioode. Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldus 31. juulist 2007 N 1182.

Vaata ka kinnitatud Riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus tekkinud tüüpiliste juhtimisarhiividokumentide loetelu kasutamise juhendit, märkides ära nende säilitamise perioodid. Föderaalarhiivi korraldus, 20. detsember 2019 N 237.

Lisaks kinnitati 80ndate - XX sajandi 90ndate esimese poole juhtimisdokumentide, aga ka spetsiifilise (tööstuse) dokumentatsiooni säilivusaeg, standarddokumentide loend. ENSV Peaarhiiv 15.08.1988.

2) föderaalosariikide ametiasutuste, teiste Vene Föderatsiooni riigiorganite, samuti neile alluvate organisatsioonide tegevuse käigus koostatud dokumentide loetelud, märkides ära nende säilitamise perioodid. Need dokumentide loendid kinnitatakse kokkuleppel föderaalarhiiviga;

3) krediidiasutuste tegevuse käigus koostatud dokumentide loetelu, milles on märgitud nende säilitamise tähtajad ja kasutusjuhised, mille on heaks kiitnud arhiveerimise ja arvestuse alal volitatud föderaalne täitevorgan koos Venemaa Pangaga. .

Aktsiaseltside jaoks määratakse nende dokumentide säilitamise tähtajad kinnitatud aktsiaseltside dokumentide säilitamise korra ja tähtaegade eeskirjaga. Venemaa Föderaalse Väärtpaberikomisjoni määrus 16.07.2003 N 03-33/ps.

IN taustainfo kinnitatud organisatsioonide levinumate dokumentide säilitamise tingimused, mis on kehtestatud tüüpiliste juhtimisarhiividokumentide loendiga. Föderaalarhiivi 20. detsembri 2019. aasta korraldusega N 236, samuti nende dokumentide säilitusajad, mis ei ole loetletud ülaltoodud loendites ja on kehtestatud föderaalseaduste ja muude Vene Föderatsiooni regulatiivsete õigusaktidega.