Arhivsko skladištenje dokumenata. Usluge arhivskog skladištenja dokumenata Arhivsko skladištenje dokumenata i dosijea u organizaciji

Predmeti trajnog i dugoročnog čuvanja, uključujući dokumentaciju o osoblju, prenose se u arhiv organizacije najkasnije tri godine nakon što su završili kancelarijski posao.

Kako bi se obezbijedila nabavka arhivske građe u organizaciji, sastavljaju se arhivski popisi za sve slučajeve trajnog, privremenog (preko 10 godina) čuvanja i za osoblje koje je prošlo provjeru vrijednosti. Arhivski inventar (u daljem tekstu: inventar) je arhivski imenik koji sadrži sistematizovanu listu skladišnih jedinica arhivskog fonda i namenjen za njihovo evidentiranje i otkrivanje njihovog sadržaja.

Opisi se sastavljaju zasebno:

za trajne kutije za skladištenje;
slučajevi privremenog (preko 10 godina) skladištenja;
slučajevi osoblja;
· Predmeti koji se sastoje od dokumenata specifičnih samo za datu organizaciju (sudski, istražni predmeti, naučni izvještaji o temama, itd.).

Poseban popis je spisak predmeta sa nezavisnom bruto (rednom) numeracijom.

U organizaciji, u svakoj strukturnoj jedinici, godišnje se sastavljaju inventari pod neposrednim metodološkim rukovodstvom arhiva organizacije. Prema ovim opisima dokumenti se prenose u arhiv. Inventari koje sastavljaju strukturni odjeli služe kao osnova za izradu zbirnog inventara poslova organizacije, koji priprema arhiv i za koji predmete dostavlja na trajno čuvanje.

Popisi predmeta strukturnih odjela sastavljaju se na propisanom obrascu u tri primjerka i dostavljaju arhivi organizacije godinu dana po okončanju predmeta u kancelarijskom radu. Obrazac za popis poslova strukturnih odjeljenja dat je u Prilogu 12. Osnovnih pravila za rad arhiva organizacija odobrenih odlukom Kolegija Saveznog arhiva od 06. februara 2002. godine.

Opisni članak o opisu slučaja strukturna jedinica uključuje sljedeće elemente:

serijski broj predmeta (volumen, dio) prema popisu;
indeks predmeta (volumen, dijelovi);
naziv predmeta (sveska, dio), koji u potpunosti odgovara njegovom naslovu na koricama predmeta;
Datumi predmeta (tome, dijelovi);
broj listova u fajlu (volumen, dijelovi);
Period čuvanja predmeta.

Prilikom sastavljanja inventara poslova strukturne jedinice poštuju se sljedeći zahtjevi:

· zaglavlja predmeta se unose u inventar u skladu sa prihvaćenom šemom sistematizacije na osnovu nomenklature predmeta;
Svaki predmet se upisuje u inventar pod nezavisnim serijskim brojem (ako se predmet sastoji od više tomova ili delova, onda se svaki svezak ili deo upisuje u inventar pod nezavisnim brojem);
· redosled numerisanja predmeta u inventaru - bruto za više godina;
Postupak dodjeljivanja brojeva inventarama strukturnih odjeljenja utvrđuje se u dogovoru sa arhivom organizacije;
Kolone inventara popunjavaju se strogo u skladu sa podacima koji se nalaze na omotu predmeta;
Kada se u inventar redom unose predmeti sa istim naslovima, naslov prvog predmeta upisuje se u cijelosti, a svi ostali homogeni padeži se označavaju riječima "Isti", dok se ostali podaci o predmetima upisuju u inventar u cijelosti (na svakom novom listu inventara u cijelosti se reprodukuje naslov);
· kolona inventara "Napomene" se koristi za označavanje prijema predmeta, osobenosti njihovog fizičkog stanja, prenos predmeta drugim strukturnim jedinicama s obzirom na potreban akt, dostupnost kopija i sl. Na kraju popisa, nakon posljednjeg opisnog članka, popunjava se završni zapis u kojem se (brojkama i riječima) navodi broj predmeta, prvi i posljednji broj predmeta prema popisu predmeta, te specificira karakteristike numeracije predmeta u inventaru (prisustvo slova i brojeva koji nedostaju).

Popis poslova strukturne jedinice potpisuje sastavljač sa naznakom njegovog položaja i odobrava rukovodilac strukturne jedinice. Na zahtjev arhive organizacije, za popis se može sastaviti sadržaj, lista skraćenica i indeksi.

(ime firme)

_____________________________________________________________

(naziv strukturne jedinice)

ODOBRI

Naziv pozicije šefa

strukturna jedinica

Puno ime

OPIS br. ____

Ovaj popis uključuje ______ predmeta od br. _____ do br. _____, uključujući: (brojkama i riječima) brojeve slova: ___________________

propušteni brojevi: __________________________

Naziv posla

sastavljač inventara potpisa Prepis potpisa

Predao _____________ predmeta i ________ registarskih i kontrolnih dosijea u dokumente.

Naziv radnog mjesta zaposlenog

strukturna pododjeljak potpis Signatura transkript

Prihvaćeni _________ predmeti i _________ registracijski i kontrolni dosijei za dokumente.

Naziv radnog mesta zaposlenog

arhiva preduzeća Signature Prepis potpisa

Uzorak popisa predmeta strukturne jedinice za predaju u arhiv

Na osnovu popisa poslova strukturnih odjela sastavlja se godišnji dio zbirnog inventara poslova organizacije, čija se izrada povjerava arhivu organizacije pod neposrednim rukovodstvom relevantnog arhiva. institucija.

Prenos predmeta u arhiv organizacije vrši se prema rasporedu koji sastavlja arhiv organizacije, usaglašava se sa rukovodiocima strukturnih jedinica koje prenose dokumente u arhiv, a odobrava rukovodilac organizacije.

Prilikom pripreme predmeta od strane strukturne jedinice za predaju u arhiv organizacije, zaposleni u arhivi prvo provjerava ispravnost njihovog formiranja, izvršenja i usklađenost broja predmeta koji su uključeni u popis predmeta (strukturni odjel) sa brojem. predmeta podnesenih u skladu sa nomenklaturom predmeta organizacije. Svi nedostaci utvrđeni tokom revizije u formiranju i vođenju dosijea zaposlenih u strukturnoj jedinici moraju biti otklonjeni. Nakon utvrđivanja nepostojanja slučajeva, sastavlja se odgovarajuća potvrda.

Svaki slučaj prihvata osoba odgovorna za arhivu organizacije (posebni zaposlenik) u prisustvu zaposlenog u strukturnoj jedinici. Istovremeno, na oba primjerka popisa predmeta strukturne jedinice za svaki predmet koji je u njemu uključen, upisuje se zabilješka o postojanju predmeta. Na kraju svakog primjerka inventara navodi se broj stvarno primljenih predmeta u arhivu, brojevi nedostajućih predmeta, datum prijema i predaje predmeta, kao i potpisi odgovornog lica za arhiv (zaposlenog u arhivi). ) i lice koje je predalo predmete označeno je brojevima i slovima. Prilikom prijema posebno vrijednih predmeta, provjerava se broj listova u sanducima.

Predmeti povezane u snopove u arhivu organizacije dostavljaju zaposleni u strukturnim odjeljenjima. Zajedno sa predmetima se u arhivu prenose registarske kartoteke dokumenata. Naziv svakog ormarića je uključen u inventar.

Arhiva je organizacija ili njena strukturna jedinica koja prima i pohranjuje dokumente kako bi koristila retrospektivne informacije. Odjeljenjska arhiva je odgovorna za čuvanje dokumenata u velikoj organizaciji, a arhivu male i srednje poslovne organizacije vodi sekretar ili kancelarija.

Za sistematizaciju dokumenata koji se nalaze u arhivi formira se takva jedinica za njihovo skladištenje kao datoteka. Slučaj - dokument ili skup dokumenata koji se odnose na jedno pitanje ili oblast aktivnosti i stavljaju se u posebnu koricu. Dokumenti se formiraju u predmete, prema nomenklaturi predmeta, sistematizovanom spisku naziva predmeta registrovanih u organizaciji, sa naznakom perioda njihovog čuvanja.

Prilikom pripreme dokumenata za arhivsku pohranu obavljaju se dvije činovničke radnje: formiranje predmeta i njegovo izvršenje. Formiranje predmeta - dodjeljivanje dokumenata konkretnom predmetu i njihova sistematizacija. Upis predmeta, utvrđen utvrđenim pravilima, priprema za čuvanje dokumenata.

Organizacija arhivskog skladišta dokumentima i njihovim efektivna upotreba- jedan od glavnih zadataka službe za podršku dokumentaciji. Struktura arhive organizacije formirana je prema nomenklaturi predmeta. Ovo je nezavisan dokument, čija je kompilacija složen i višestepeni rad.

Nomenklatura predmeta pregledava se godišnje prije poslovne godine. Prilikom njegovog sastavljanja uzima se u obzir struktura prethodne nomenklature i planovi funkcionisanja organizacije u narednoj godini. Svaka strukturna jedinica priprema svoj dio, a zatim se pojedini dijelovi centralno svode na zajedničku nomenklaturu. Nacrt nomenklature podliježe odobrenju rukovodioca organizacije.

U toku službene godine dokumenti kojima je završen operativni rad upisuju se u predmete u skladu sa važećom nomenklaturom. U ovom slučaju moguće je pojavljivanje dokumenata koji nisu bili predviđeni u njegovoj pripremi. Ako se to dogodi, otvara se predmet sa novim naslovom, koji se navodi u nomenklaturi. Također je vjerovatno da se za otvaranje predmeta sa navedenim naslovom neće pojaviti niti jedan dokument za cijelu godinu. O svakom zavedenom predmetu u nomenklaturi se pravi odgovarajuća napomena.

Arhivsko skladištenje dokumenata u organizaciji može se odvijati u nekoliko faza. Određeno vrijeme pohranjuju se u arhivu strukturne jedinice, a zatim se prenose u arhiv organizacije. Nakon toga dio dokumenata podliježe prijenosu u državno skladište.

Ruski kancelarijski rad ima dugu istoriju, odlikuje se nacionalnim karakteristikama. Dokumenti žive dugo - od registracije do arhivskog skladištenja i uništenja. Pravila za rad sa njima u određenoj organizaciji čine sistem kancelarijskog rada. To je skup opštih principa i specifičnih tehnologija obrade dokumenata. Na njihovo formiranje utiču mnogi faktori. Najznačajniji od njih su postojeće radne tradicije, kako nacionalne tako i one nastale u okviru određene organizacije, kao i različita regulatorna i metodološka dokumenta državnih organa.

Organizacija, poput živog organizma, kontinuirano komunicira sa vanjskim svijetom i podržava brojne interne procese: zaključuje ugovore sa ugovornim stranama, prihvata ili prodaje robu i usluge, vrši razna plaćanja, koordinira i odobrava lokalne propise.

Formirano u isto vrijeme mnogo dokumenata, od kojih većina prije ili kasnije gubi trenutnu relevantnost i šalje se u arhivu. Svaka organizacija se pridržava svoje politike upravljanja dokumentima, međutim, praćenje općih preporuka koje se uspješno primjenjuju u praksi i podržane zakonskim normama omogućava vam da što više optimizirate arhivsko poslovanje i izbjegnete mogući problemi u budućnosti.

Čitav niz dokumentacije koju je organizacija prikupila tokom svojih aktivnosti i koja podliježe skladištenju podijeljena je u nekoliko kategorija:

osnivačka dokumenta- su pravni osnov postojanja organizacije i određuju njene osnovne pravne karakteristike;
administrativna dokumenta- su imperativne ili informativne prirode, obično se sastavljaju u ime najvišeg menadžmenta;
kadrovska dokumenta- utiče na sve moguće odnose koji mogu nastati između zaposlenog i poslodavca;
finansijski izvještaji- uključuje primarne dokumente koji odražavaju kupovinu i prodaju roba i usluga organizacije;
specijalizovanu dokumentaciju- interne propise koji uređuju glavne aspekte aktivnosti organizacije i osiguravaju konzistentnost rada njenih strukturnih odjeljenja.

U širem smislu, mogu se podijeliti svi dokumenti koje organizacija posjeduje dvije grupe: Dokumentacija koja je završena i papiri još uvijek uključeni u bilo koji stvarni poslovni proces. Jedan od osnovnih zadataka službenika zaduženog za vođenje arhive je kompetentna distribucija raspoložive dokumentacije u predmetnim predmetima i njihovo blagovremeno dopunjavanje novosastavljenom dokumentacijom.

Priprema za zahtjeve za prijenos i skladištenje

Da bi se maksimalno strukturirala dokumentacija koja je na raspolaganju pravnom licu, koristi se posebna konsolidovana nomenklatura, koja odražava nazive svih predmeta sa naznakom perioda njihovog skladištenja. Dokumenti u predmetima se obično grupišu po vrsti i distribuiraju u posebne fascikle.

Tačka 3.4. Osnovnih pravila za rad arhiva organizacija, usvojenih 2002. godine i preporučljivog karaktera, predlaže se oblik nomenklature predmeta u obliku tabele koja obuhvata sljedeća polja:

indeks slučaja, koji se sastoji od digitalnog koda strukturne jedinice i serijskog broja kućišta;
naslov predmeta, upisan u obliku kratke i precizne oznake suštine procesa koji se na njega odnosi bez upotrebe složenih struktura i uvodnih riječi;
polje broj skladišnih jedinica odražava broj svezaka ili dijelova u fajlu i završava se na kraju godine;
zadnja kolona sadrži bilješke o poslovima koji se obavljaju na predmetima - osnivanje, preseljenje itd.

Predmeti organizovani u skladu sa zbirnom nomenklaturom arhiviraju se na period u zavisnosti od vrste dokumentacije koja ih čini. Dakle, osnivačka dokumenta se čuvaju tokom čitavog perioda postojanja pravnog lica, a u slučaju njegove likvidacije podležu predaji u državni ili opštinski arhiv.

Dio finansijskih izvještaja također podliježe čuvanju na neodređeno vrijeme, dok je za primarnu dokumentaciju period ograničen. 5 godina. Najduži period arhiviranja je predviđen za kadrovske dokumente - na primjer, izvode o iznosu plate treba čuvati 75 godina, isti period je određen i za ugovore o radu i lične karte zaposlenih.

Propisi i odgovornost

Na saveznom nivou opšti principi arhivske organizacije regulisane su zakonom br. 125-FZ od 22. oktobra 2004. godine, čije su određene odredbe obavezne za sva preduzeća koja imaju stalan protok dokumenata.

Pored zakonskih normi u vezi sa održavanjem arhivske građe, zakon predviđa i odgovornost zvaničnici i organizacije za prekršaje počinjene u ovoj oblasti. U ovom slučaju, kazna ne prelazi 500 rub, međutim, potpuno ili djelomično odsustvo obavezne dokumentacije za skladištenje može dovesti do mnogo ozbiljnije kazne - do 300.000 rubalja.

Odvojene odredbe o arhiviranju računovodstvene dokumentacije navedene su u naredbi Ministarstva finansija SSSR-a, odobrenoj još 1983. godine i još uvijek nisu izgubile na važnosti. Iscrpna lista dokumenata sastavljenih tokom postojanja organizacije, zajedno sa uslovima njihovog čuvanja, predstavljena je u Naredbi Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. godine br. 558. Već pomenuti set Pravila za rad arhiva organizacija sadrži detaljan spisak preporuka koje se odnose na sve aspekte takve delatnosti.

Pristup dokumentima i rokovi za njihovo podnošenje

Formirani predmeti se obično prenose u arhivu najkasnije 3 godine od datuma završetka poslovnih procesa koji se u njima odražavaju. Postupak čuvanja i izdavanja dokumenata utvrđuje se u skladu sa usvojenim internim propisima na osnovu regulatorni zahtjevi i preporuke.

Za internu upotrebu, trajanje rada sa arhivskim dokumentima je ograničeno 30 dana, ali se na zahtjev odgovornog službenika, u zavisnosti od bezbjednosti slučajeva, određeno vrijeme može produžiti za još mjesec dana.

Korak po korak upute za arhiviranje i arhiviranje

Postupak obrade i prijenosa predmeta na skladištenje može se podijeliti na nekoliko glavnih koraka:

Treba napomenuti da dokumenti sa rokom čuvanja obično podležu arhiviranju. najmanje 10 godina. Ostatak dokumentacije može se pohraniti direktno u odjele i predati na uništavanje čim istekne zakonom propisan rok.

Opremanje arhive i ispitivanje podobnosti prostorija

Postupak uređenja mjesta za skladištenje dokumentacije detaljno je opisan u Osnovnim pravilima. Glavni princip prilikom opremanja arhive unutar organizacije - korištenje posebne zgrade ili prostorija za svoje potrebe.

Istovremeno, nije dozvoljen rad objekata koji su u izuzetno oronulom stanju, kao i vlažnih i negrijanih. Ograničenje se odnosi i na prostorije koje se nalaze u istim zgradama sa uslugama. Catering i rezerve prehrambeni proizvodi, kao i one koje se nalaze u blizini skladišta zapaljivih ili agresivnih materija.

Unutrašnje uređenje arhive treba da bude izvedeno na način da se obezbedi maksimalna sigurnost dokumentacije koja se u njemu nalazi. Za to je potrebno pridržavati se spisak uslova:

prostorija za arhivu mora biti zaštićena od poplava, ispunjavati standarde zaštite od požara, imati produktivan ventilacijski sistem;
sve električne instalacije i utičnice treba izolirati što je više moguće;
dekoracija prostorije mora biti izrađena od nezapaljivih i neagresivnih materijala;
nije dozvoljeno polaganje vodovodnih i kanalizacionih cevi kroz skladište.

Konačnu odluku o podobnosti prostora za potrebe arhiva donosi niz specijalizovanih službi na osnovu pregleda. Ovo uzima u obzir Sigurnost od požara prostorija, njeno sanitarno stanje itd. Na osnovu rezultata svakog pregleda, a Act, odražavajući rezultate njegove implementacije.

Osobine korištenja dokumenata i organizacije rada

Osnova za rad arhiva je pravilnik ili uputstvo koje donosi uprava o vođenju arhive organizacije. Na osnovu takvog dokumenta imenuje se službenik koji obavlja dužnost arhivista i odgovoran je za sigurnost i kompletnost papira koji su mu povjereni.

Arhiv u organizaciji može postojati ili kao samostalna strukturna jedinica ili kao dio administrativne službe. Bez obzira na formalnu pripadnost, osnovna svrha njenog funkcionisanja je formiranje, računovodstvo i osiguranje integriteta arhivskih podataka organizacije.

Ostvaruje se sistematskom aktivnošću arhivista na vođenju nomenklature predmeta, primanju pravilno oblikovanih svezaka, sistematizaciji i dr. Pored toga, dužnosti arhivskog osoblja obuhvataju blagovremeno i potpuno obezbjeđivanje tražene dokumentacije, kao i učešće u procesu uništavanja dokumenata kojima je istekao rok čuvanja.

Kontrolni postupak

Pored internih propisa, rad arhiva je uređen i zakonskim aktima, koji, između ostalog, predviđaju mjere kontrole rada arhivske službe u organizaciji.

Dakle, prema zakonu br. 125-FZ, kontrolu poštivanja postupka skladištenja dokumenata provode posebna tijela na saveznom nivou i na nivou subjekata Ruske Federacije. Na praksi datu funkciju obično obavlja Poreska uprava i penzioni fond kao primarni eksterni korisnici dokumentacije organizacije. Isti zakon predviđa odgovornost do krivične odgovornosti za kršenje zakona o arhivima.

U nastavku je dat pregled programa za automatizaciju kancelarijskog toka rada u organizaciji.

Registracija elektronskih medija

U svijetu sveprisutnih visokih tehnologija, "klasični" nosilac informacija - papir i njegovi derivati - polako ali sigurno ustupa mjesto elektronskim medijima. S tim u vezi, zaposleni u arhivi će prije ili kasnije imati pitanje: kako prihvatiti takve dokumente za skladištenje? Odgovor na to je jednostavan: u istom obliku u kojem su prvobitno dizajnirani.

Ako su, na primjer, računi stranog dobavljača primljeni u obliku elektronskog dokumenta ovjerenog digitalnim potpisom, onda ih treba pohraniti u memoriju računara – ništa ne treba dodatno štampati i ovjeravati. Takva dokumentacija je uključena u nomenklaturu predmeta na opštoj osnovi, uzimajući u obzir utvrđeni period skladištenja.

Arhivsko-kancelarijski rad u organizaciji - složen proces u više korakašto zahtijeva pažljivo planiranje i poštovanje brojnih zahtjeva i preporuka svojih učesnika. Ipak, dobro izgrađen sistem skladištenja dokumenata ne samo da svedoči o dobro koordinisanom i produktivnom radu odeljenja, već i demonstrira potencijal organizacije kao efikasne ekonomske jedinice.

Detaljna uputstva za prenos dokumenata u arhivu su predstavljena u videu.

skladištenje arhivske dokumentacije- Provizija racionalan plasman i sigurnost dokumenata. [GOST R 51141 98] Teme kancelarijski rad i arhiviranje Uopštavajući pojmovi koji osiguravaju sigurnost dokumenata ...

skladištenje- 3.17 skladište tehnološki proces, koji se sastoji u određivanju smanjene zapremine ili mase nafte i naftnih derivata za naknadne računovodstvene operacije. Izvor…

skladištenje arhivske dokumentacije- 3.10 skladištenje arhivskih dokumenata: Obezbeđivanje racionalnog smeštaja i čuvanja dokumenata (GOST R 51141). Izvor… Rječnik-priručnik pojmova normativne i tehničke dokumentacije

ČUVANJE ARHIVSKIH DOKUMENTA- prema GOST R 51141–98 „Kancelarski rad i arhiviranje. Termini i definicije“, – osiguravanje racionalnog smještaja i sigurnosti dokumenata… Uredski rad i arhiviranje u terminima i definicijama

GOST R 51141-98: Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije- Terminologija GOST R 51141 98: Kancelarijski rad i arhiviranje. Pojmovi i definicije izvorni dokument: 21 autori dokumenta: Pojedinac odn entiteta, koji je kreirao dokument Definicije pojmova iz raznih dokumenata: autor dokumenta 77 arhiva ... ... Rječnik-priručnik pojmova normativne i tehničke dokumentacije

109 odeljensko skladištenje arhivskih dokumenata: Čuvanje arhivskih dokumenata u odeljenjskim arhivama koje vrše državne i opštinske organizacije tokom perioda utvrđenog regulatornim dokumentima Izvor: GOST R 51141 ... Rječnik-priručnik pojmova normativne i tehničke dokumentacije

selektivno prihvatanje dokumenata na trajno čuvanje- 97 selektivni prijem dokumenata na trajno čuvanje: Prijem na trajno čuvanje određenih vrsta dokumenata organizacija ili svih vrednih dokumenata većeg broja organizacija iz reda homogenih Izvor: GOST R 51141 98: Kancelarijski rad i arhiviranje ... Rječnik-priručnik pojmova normativne i tehničke dokumentacije

državno skladište arhivske dokumentacije- 108 državno skladištenje arhivskih dokumenata: Stalno skladištenje arhivskih dokumenata vrše arhivi, rukopisna odeljenja biblioteka i muzeja Izvor: GOST R 51141 98: Kancelarijski rad i arhiviranje. Uslovi i definicije…… Rječnik-priručnik pojmova normativne i tehničke dokumentacije

depozitarno skladištenje dokumenata- 110 depozitarnih skladišta dokumenata: Skladište u arhivu, muzeju, biblioteci arhivske dokumentacije Arhivskog fonda Ruska Federacija pod uslovima utvrđenim sporazumom između vlasnika dokumenata i relevantnog arhiva, muzeja, biblioteke... Rječnik-priručnik pojmova normativne i tehničke dokumentacije

trajno skladištenje dokumenata- 111 trajno čuvanje dokumenata: Neograničeno čuvanje dokumenata u arhivskoj ustanovi, državni muzej, biblioteka Izvor: GOST R 51141 98: Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije originalni dokument... Rječnik-priručnik pojmova normativne i tehničke dokumentacije

odjelno skladište arhivske dokumentacije- Čuvanje arhivske dokumentacije u resornim arhivima, koje vrše državne i opštinske organizacije u periodu utvrđenom regulativom. [GOST R 51141 98] Teme kancelarijski rad i arhiviranje ... ... Priručnik tehničkog prevodioca

Knjige

Poslednji pesnik Anna Ahmatova 1960-ih. U 2 toma, Timenchik Roman. Dvotomno izdanje dio je serije "Pogled sa planine Skopus", koja predstavlja rad izraelskih naučnika povezanih s Hebrejskim univerzitetom u Jerusalimu, napisan u različitim jezicima i pokrivanje...
Poslednji pesnik Anna Ahmatova 1960-ih (broj tomova: 2), Timenchik Roman Davidovič. Knjiga autoritativnog istraživača biografije i rada Ane Ahmatove postala je ozbiljan doprinos proučavanju Ahmatove baštine i istoriji ruske književnosti 20. veka u celini. Poetski…

Federalni zakon br. 125-FZ od 22. oktobra 2004. godine "O arhivima u Ruskoj Federaciji" organizacije su dužne osigurati sigurnost arhivskih dokumenata, uključujući dokumente o osoblju, u periodu njihovog skladištenja koji je utvrđen savezni zakoni, drugi regulatorni pravni akti Ruske Federacije, kao i spisak dokumenata predviđenih dijelom 3. člana 6. i dijelovima 1. i 1.1. člana 23. ovog Federalnog zakona.

Ove liste dokumenata uključuju:

1) spiskovi standardnih arhivskih dokumenata sa naznačenim rokovima njihovog čuvanja i uputstvo za upotrebu ovih spiskova, koje je odobrio nadležni savezni organ izvršna vlast u oblasti arhiviranja i kancelarijskog rada (trenutno - Rosarhiv, ranije - Ministarstvo kulture Rusije):

- Odobrena lista tipičnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u radu državnih organa, lokalnih samouprava i organizacija, sa naznakom uslova njihovog čuvanja. Naredbom Federalnog arhiva od 20. decembra 2019. N 236 (do 18. februara 2020. - Spisak odobren naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. N 558);

- Odobrena lista tipičnih arhivskih dokumenata nastalih u naučnim, tehničkim i proizvodnim aktivnostima organizacija, sa naznakom perioda skladištenja. Naredba Ministarstva kulture Rusije od 31. jula 2007. N 1182.

Takođe pogledati Uputstvo za upotrebu Odobrene Liste tipičnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u radu državnih organa, jedinica lokalne samouprave i organizacija, sa naznačenim rokovima njihovog čuvanja. Naredba Federalnog arhiva od 20. decembra 2019. godine N 237.

Osim toga, za utvrđivanje roka trajanja upravljačkih dokumenata za 80-te - prvu polovinu 90-ih godina XX vijeka, kao i specifične (industrijske) dokumentacije, odobren je Spisak standardnih dokumenata. Glavni arhiv SSSR-a 15.08.1988.

2) spiskovi dokumenata odobrenih od strane saveznih državnih organa, drugih državnih organa Ruske Federacije, formiranih u toku njihovih aktivnosti, kao iu toku aktivnosti organizacija koje su im podređene, sa naznakom perioda njihovog skladištenja. Ove liste dokumenata odobravaju se u dogovoru sa Federalnim arhivom;

3) spisak dokumenata nastalih u toku aktivnosti kreditnih institucija, sa naznakom perioda njihovog skladištenja i uputstva za upotrebu, koji je odobrio nadležni savezni izvršni organ u oblasti arhiviranja i evidencije zajedno sa Bankom Rusije .

Za akcionarska društva, rokovi za čuvanje isprava utvrđeni su Pravilnikom o postupku i uslovima čuvanja isprava akcionarskih društava, koji je usvojen. Uredba Federalne komisije za hartije od vrijednosti Rusije od 16.07.2003. N 03-33/ps.

IN pozadinske informacije odobreni su uslovi čuvanja najčešćih dokumenata organizacija, utvrđeni Listom tipičnih upravljačkih arhivskih dokumenata. Naredbom Federalnog arhiva od 20. decembra 2019. N 236, kao i rokovima skladištenja dokumenata koji nisu uključeni u gore navedene liste i utvrđeni saveznim zakonima, drugim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije.