تخزين ملائم للمستندات في المنزل. أرشيف الأسرة. كيفية تخزين المستندات والصور والتحف في المنزل. كيفية تنظيم الوثائق الشخصية والمنزلية

بمساعدة الإنترنت ، يمكننا حل العديد من المشكلات: تحديد موعد مع الطبيب ، ودفع غرامة ، وإرسال المستندات إلى وكالة حكومية. لكن في الوقت نفسه ، تعد المستندات الورقية جزءًا مهمًا وضروريًا من الحياة. منذ الولادة ، يكبر كل شخص "بأوراق" تؤكد هويته وحقوقه. لذلك ، فإن السؤال - كيفية تخزين المستندات في المنزل ، سيكون دائمًا مناسبًا.

ما هي الوثائق التي يمتلكها كل منا؟

عائلة: جوازات السفر والشهادات والوصايا.

العقارات والنقل: وثائق لشقة ، هاتف ، كهرباء ، منزل ، كوخ ، سيارة.

تعليم: الشهادات والدبلومات والشهادات.

وظيفة: العقود ، مدخرات التقاعد ، العقود ، دفاتر العمل.

الدواء: السياسات ، البيانات ، الامتحانات ، التأمين.

الأجهزة المنزلية والأجهزة والأثاث: بطاقات الضمان ، الشيكات ، التعليمات.

إيصالات فواتير المياه والكهرباء

آخر: عقود تقديم الخدمات ، الأحداث المؤمن عليها.

كم من الوقت للاحتفاظ بالمستندات؟

يأكل وثائق مهمة، والتي نحتاج إلى الاحتفاظ بها طوال حياتنا ، وهناك أوراق يمكن التخلص منها بعد شهرين باعتبارها غير ضرورية.

يجب الاحتفاظ بالوثائق في جميع الأوقات- شهادة الزواج ووثائق الأسرة الأخرى ، وشهادة الميلاد ، والدبلومات ، والشهادات ، والشهادات والشهادات ، ووثائق الفحص ، والخروج من المستشفى ، والوصايا ، والأوراق الموثقة ، ووثائق التقاعد.

المستندات الخاصة بالعقارات والسيارات والمشتريات المهمة والمكلفة بشكل خاص ؛ جميع الوثائق المتعلقة بالعمل حتى التقاعد هي تلك يجب الاحتفاظ بالمستندات طالما أنك المالك أو طالما أنها محدثة.

الشيكات والإيصالاتيجب تخزين جميع عمليات الشراء الكبيرة أو الصغيرة لمدة 12 شهرًا. إذا كانت بعض العناصر مضمونة لأكثر من عام ، احتفظ بإثبات الدفع وفقًا للمدة المحددة في بطاقة الضمان.

شيكات للدفع مقابل خدمات محامٍ وطبيب ومعلم وما إلى ذلك.يجب أن تبقى لمدة ثلاث سنوات. في حالة التقاضي والحاجة إلى تقديم الأصل ، قم بعمل نسخ من الإيصالات واحتفظ بها معك. قد تكون الشيكات التي تؤكد الدفع مقابل العلاج مفيدة في معالجة استرداد ضريبة الدخل الشخصية.

تأكد من الاحتفاظ عقود توصيل جميع المرافق: كهرباء ، غاز ، ماء ، هاتف ، اتصال داخلي ، إنترنت ، تلفزيون كبلي ، إلخ. الكل المدفوعات المجتمعية(الإيصالات والأذونات) يجب الاحتفاظ بها لمدة لا تقل عن 3 سنوات ، بحد أقصى 5. بعد هذه الفترة ، يمكن التخلص منها.

يمسك سجلات طبيةجميع أفراد الأسرة في مكان يسهل الوصول إليه. إذا كنت تفضل العيادات الخاصة ، احتفظ بإيصالات الإيصالات لمدة عامين على الأقل. قد تكون هناك حاجة إليها أثناء الإجراءات المختلفة ومدفوعات التأمين. يجب أن تحمل معك دائمًا بطاقة توضح فصيلة الدم ووجود الحساسية من المضادات الحيوية والأمراض المزمنة لمرض السكري. دعها تكمن في محفظتك أو رخصة القيادة. يمكن لبطاقة تحتوي على المعلومات المذكورة أعلاه أن تنقذ حياتك إذا انتهى بك الأمر في المستشفى نتيجة لحادث.

تخلص مما لا تحتاجه على الفور

وفقًا لماري كوندو ، هناك عدد من المستندات التي يجب التخلص منها على الفور لأنها أدت وظيفتها:

المواد التعليمية، والتي لم تكن مفيدة أبدًا بعد حضور ندوة أو تدريب ؛

تعليمات التشغيلإذا كان لديك فترة طويلة وفهمت جيدًا كيف تعمل هذه التقنية أو تلك ؛

مقتطفات من بطاقات الائتمان، دفاتر الشيكات ، قسائم الدفع.

بالمناسبة ، مصطلح "وثائق" لا يشمل المستندات الورقية ذات القيمة العاطفية ، مثل رسائل الحب القديمة أو اليوميات.

لتجنب المستندات غير الضرورية ، يقترح نظام Fly Lady النظر في عدد مرات تحليل المستندات وفرزها: مرة يوميًا أو أسبوعًا أو شهرًا.

يشارك زميلي في كيفية تطبيق هذا المبدأ في حياته اليونا:

"أثناء تعلم نظام Fly Lady ، تخلصت من كمية هائلة من الأشياء غير الضرورية وغير ذات الصلة. انخفض حجم المستندات بمقدار 3 مرات! الآن يوم الاثنين هو يوم عملي الورقي. أجمع المستندات التي استخدمتها أو التي ظهرت خلال الأسبوع ، وفي بضع دقائق أقرر مصيرها - ضعها في ملف للتخزين ، اتركها في العمل في الوقت الحالي ، أو أرميها بعيدًا. بفضل هذه العادة ، توقفوا عن النمو ليصبحوا كرة ورقية ضخمة.

كيف تخزن وترتب؟

كم عدد المضيفات - الكثير من أنظمة التخزين. بشكل أساسي ، تحتوي كل عائلة على 2-3 مجلدات للمستندات. في أحدهما - المستندات الشخصية ، والآخر - الإيصالات وبطاقات الضمان.

لكل فئة ، يمكنك إنشاء منظم منفصل خاص بك لسهولة التخزين والبحث السريع عن المستند المطلوب. وإليكم أمثلة على زملائي ومعارفي ، كيف يخزنون الوثائق في منازلهم.

ربط المجلدات بالملفاتمناسب لتخزين عدد كبير من الأوراق ، لكل نوع من المستندات - لونه الخاص.

ايلينا:"في مجلد واحد توجد تعليمات لـ الأجهزة المنزليةإيصال بطاقة الضمان لكل جهاز في ملف منفصل. في الآخر - إيصالات مرافق عامة، اتفاقيات قرض مع شيكات ، "خطابات سعادة" من مكتب الضرائب ودفعها ، وهناك أيضًا عقود عمل لي ولزوجي ، وشهادات رواتب ، وعقود عقارية. احتفظ ببقية المستندات في مجلدات في درج مكتبي ".

بالمناسبة ، تحتفظ Elena دائمًا بملف في المنزل يحتوي على نسخ من جميع المستندات تقريبًا في عدة نسخ ، وهو أمر مريح للغاية ويوفر الوقت في حالة الحاجة الماسة إلى نسخة ضوئية.

مغلفات بلاستيكية بأزرار- المكان الأكثر شهرة لتخزين الأوراق. وإذا حددت مجلدًا لكل فئة من فئات المستندات وقمت بالتوقيع عليه ، كما هو الحال في ايجول، يمكنك توفير الكثير من الوقت في البحث عن ورقة معينة.

من الأنسب تخزين المستندات الشخصية لكل فرد من أفراد الأسرة في صجيوب مرنة مع زيبلوك.هذا ما تفعله أختي ريجينا. الإيصالات - في الملفات. لمنعها من التشوه ، قم بتخزينها في منظم / مجلد أو قم بعمل ثقوب في قاعدتها باستخدام ثقب ووضعها في غلاف حلقي.

مجلد بلاستيكي بداخله ملفات مرفقة.يمكن أن تحتوي على 10 إلى 100 ملف. من الملائم تخزين الإيصالات لشهور وسنوات فيها. يستخدم زميلي هذه الطريقة ناتاليا.ويتم تخزين المستندات الأخرى ببساطة في صندوق أحذية.

في حقيبة كمبيوتر محمولزميلي الآخر يحتفظ بجميع مستنداته اليونا. لديها العديد من "المقصورات" والجيوب. في قسم واحد توجد مستندات طبية ، في الجزء الآخر - نسخ أصلية للوثائق ، مصنفة في ملفات ، في القسم الثالث - نسخ مصورة. جوازات السفر والكتب الطبية والشهادات في أحد الجيوب. يوجد في المخزن أيضًا كيس ورقي به تعليمات للأجهزة المنزلية.

فيما يلي بعض الأفكار الأخرى حول كيفية تخزين المستندات:

ألبومات الصور والمغلفات أماكن رائعة لتخزين الإيصالات والإيصالات.

سيبدو حاملو الورق المختلفون رائعين في أرشيف عائلتك! هناك العديد من الخيارات. اختر ما أعجبك!

أين تخزن؟

للتأكد من أن المستندات المهمة آمنة وسليمة دائمًا ، يجب تخزينها في مكان جاف ونظيف ، كما يفعل أعضاء فريق Everything in Place. اليونايحتفظ به في خزانة الملابس ايلينا -على الرف وفي درج المكتب.

ألاحظ أنه في غرفة النوم وفي المكتب - أفضل مكان لتخزين المستندات ، ولكن عند اختيار رف أو خزانة مناسبة ، فكر في:

أولاًما إذا كان من المناسب لك الحصول على جميع المستندات الخاصة بك. نصيحة: أخبر أفراد عائلتك بمكان المجلد الذي يحتوي على أهم المستندات ، في حالة حدوث مواقف غير متوقعة ، حتى يأخذوها أولاً ؛

ثانيًا، تأكد من أن المستندات الخاصة بك بعيدة عن متناول الأطفال والحيوانات الأليفة. نصيحة: احتفظ بكل ما هو ذو قيمة بالنسبة لك على الرفوف العلوية أو حيث يمكن قفلها.

بعد محاولات عديدة من ابني للوصول إلى أوراقنا المهمة ، وضعت كل شيء على الرف العلوي لخزانة غرفة النوم. أحتفظ في ثلاثة ملفات - المستندات الشخصية لكل فرد من أفراد الأسرة ، والمستندات الخاصة بالعقارات والنقل ، والإيصالات والنسخ المصورة. بطاقات الضمان ، بدون تعليمات للاستخدام ، احتفظ بها في ملف في درج مكتبي.

أنا أفضل التخزين بطريقة رأسية ، كل شيء في متناول اليد وفي مرأى من الجميع. ناقص واحد - إذا لم يكن المجلد جامدًا ، فيمكن أن يتشوه والأوراق الموجودة فيه. لذلك ، إذا اخترت طريقة التخزين هذه ، فقم بإلقاء نظرة فاحصة على هذه الوقايات.

شيء واحد: ريجينا ، مالكة المستندات من الصورة السابقة ، تحتفظ بمنظم به مستندات في غرفة النوم ، على رف منضدة الكتاب. مرة أخرى ، هذا الخيار غير مناسب لمن لديهم أطفال صغار. ومن الأفضل إبقاء الأوراق بعيدًا عن المستقيم أشعة الشمس، لأن هذا قد يؤدي إلى وميض و الشيخوخة المبكرةورق.

أحد حلول تخزين المستندات هو تخزين الأوراق في صناديق. ومع ذلك ، قد يكون من المغري إغراق جميع المستندات بشكل عشوائي. للراحة ، رتب كل شيء في ملفات أو أصلح الكدسات بمشابك الورق ، كما هو الحال ناتاشا.

مواقف غير متوقعة

من الأفضل تخزين المستندات الأكثر أهمية في صندوق خاص مقاوم للحريق أو في خزنة. من بين المضيفات الذين قابلتهم ، هناك اثنتان لديهما خزنة. لدى أحد زملائي خزنة غير مناسبة للتخزين الدائم للوثائق (بسبب حجمها). ولكن عندما تبتعد هي وعائلتها لأكثر من بضعة أيام ، فإنها تنقل المجلد الذي يحتوي على أهم المستندات إلى الخزنة. المضيفة الأخرى ، على العكس من ذلك ، لديها خزنة فسيحة ، لكنها لا تخزن هناك المستندات التي تستخدمها في أغلب الأحيان (المستندات الشخصية ، والسجلات الطبية ، وما إلى ذلك). يخزن أوراق العقارات والنقل والشهادات والدبلومات.

يُعتقد أن المكان الأكثر أمانًا لتخزين المستندات المهمة والمحفوظات العائلية والأشياء الثمينة هو صندوق ودائع آمن أو مستودع ، خاصة إذا كنت تستأجر شقة أو تعيش في نزل. لكنني لا أعتقد أن الكثير من الناس يفعلون ذلك. بالطبع ، يمكنك عمل نسخ ضوئية بالطريقة القديمة ومنحها لأقاربك من أجل حفظها. ولكن إذا كنت تفضل مواكبة العصر ، فمن الأفضل اختيار التخزين السحابي مثل Google Drive و Dropbox و iCloud و Evernote و YandexDisk و Cloud @ mail.ru. بطبيعة الحال ، نحن نتحدث عن النسخ الممسوحة ضوئيًا. بالإضافة إلى ذلك ، تعتبر هذه الطريقة مثالية لتخزين الإيصالات ، من إيصالات البنك إلى إيصالات الاستلام ، والتي تميل إلى التلاشي بمرور الوقت.

آمل أن تكون الخيارات المقترحة لتخزين المستندات مفيدة لك. شارك في التعليقات كيف تقوم بتخزين المستندات في المنزل في مجموعاتنا

يتضمن التنظيف الفعال خطوتين أساسيتين فقط:

تخلص من الأشياء غير الضرورية وحدد مكان تخزين ما يلزم.

ماري كوندو

دعونا نحدد على الفور لمن يتم توجيه المقال. إنه مخصص بشكل أساسي لأولئك الذين جمعوا الكثير من الأوراق والإيصالات والكتيبات وغيرها من السلع المماثلة. الموسيقيون والشعراء والصحفيون والمصممين من جميع الأطياف ، يقرؤون ولا يتذمرون ، ينظرون إلى جبال الصحف المختلفة. من يسأل نفسه أسئلة: كيفية تخزين المستندات؟ مكان تخزين المستندات؟ أقترح التعامل معهم (الجبال) مرة واحدة وإلى الأبد. مقال حول كيفية ترتيب الأشياء ، وكيفية تخزين المستندات في مكانها ، وبشكل عام حول تنظيم أي شيء.

الجزء 1

إذا كان شخص ما لا يعرف ، فلن يحدث شيء في هذه الحياة تمامًا. حتى لو كانت مفاجأة عشوائية. ظرف يبدو رديئًا ، مثل هذه الحلقة الصغيرة ، يستلزم أحيانًا سلسلة من الأحداث المصيرية. هذا ما حدث لي أيضًا. لذا.

لقد فقدت شهادتي تعليم عالى. لا أتذكر متى وأين وتحت أي ظروف رأيته للمرة الأخيرة. لسنوات عديدة ، لا أتباهى بذلك في أي مكان ، فأنا أعمل في مكان واحد ، ولم يتم انتخابي في أي مكان. يوجد مستخرج منه ، وهناك نسخ ضوئية ، وهناك نسخة مصدقة من كاتب عدل. لا يوجد دبلوم. قبل شهر ، راجعت جميع أوراقي تحديدًا - لم أجدها. لكن رتب الأمور (كما بدا لي حينها). في ذلك اليوم ، عندما اتضح لي أنني فقدته إلى الأبد ، كنت مستاءً للغاية. قلق ، وكأن شيئًا مهمًا جدًا نسي القيام به. ولسبب وجيه ، كما اتضح. ثم تبع ذلك سلسلة من الأحداث التي أصبحت سبب كتابة هذا التأليف.

معتكف رقم 1. غير منطقي.

نظرًا لأنني أعمل في كتابة الإعلانات وأقوم أحيانًا بزيارة البورصات المستقلة ، حيث رأيت مقالًا بعنوان "توصيات لتخزين المستندات". برز شيء ما في رأسي. هنا ، على ما أعتقد ، هو بالضبط ما أحتاجه. نظرًا لأنني الداعم الإعلامي لهذا الموقع الرائع لربات البيوت الشباب (وليس كذلك) ، فقد قررت أن مقالًا حول كيفية تخزين المستندات بشكل صحيح لن يكون ضروريًا هنا.

كان الإعلان عن المقال معياريًا: لقد وعد بأن يكون إعلاميًا وممتعًا ، وكان مفتونًا بوجود نص مختص ، مقسم إلى فقرات منطقية. أنا ، بصفتي مشترًا دفعته الظروف ، اشتريته. كانت المقالة رخيصة. بالنسبة لأولئك الذين ليسوا على دراية ، من الممكن قراءة النص الكامل للمقال فقط بعد دفع ثمنها ، وهو ما قمت به في دقيقة واحدة.

فاجأني النص نفسه في البداية. الأمية المطلقة تعايشت مع الهراء الكامل. لأكون صادقًا ، أنا لست من النوع الذي يعيش في أسر الأوهام ، أعرف الكثير عن الأشخاص والعمل في مجال التوظيف أنقذني من النظارات الوردية. لكن حتى أنني لم أكن أعلم أنه في هذا المكان يستطيع الناس "بيع" مثل هذه الأشياء. من حيث المبدأ ، سيكون من الممكن وضع النص بأكمله هنا ، صدقوني ، الأمر يستحق ذلك. لكنني لن أسيء وأرضي ببضع عبارات فقط. "في كثير من الأحيان ، عند محاولة العثور على مستند ، يتعين على الأشخاص البحث عن الأوراق الصحيحة لفترة طويلة." لا يمكنك المجادلة ، عندما تحاول أن تجد ، عليك أن تنظر. "ستكون هناك حاجة أيضًا إلى مجلدات صغيرة على شكل مغلف وعدد قليل من الثقوب." كروتيك. إذا كانت مجرد "أدوات ثقب" ، فقد قررت أنها مجرد خطأ مطبعي ، ولكن القليل منها! "علاوة على ذلك ، أسهل - ما عليك سوى أخذ مثاقب الثقوب وثقب الأظرف." "بالإضافة إلى ذلك ، بفضل شكل المغلفات ، يمكنك بسهولة سحب الأوراق الضرورية. لن تكون هناك حاجة لسحب العصا من الحلبة ". بدون تعليقات. وفي الختام: "إنه خيار جيد للاحتفاظ بالوثائق مع الأقارب". النصيحة مشكوك فيها ، لا أعرف عدد الأشخاص المستعدين للاستفادة منها.

لقد اشتريت مثل هذا المقال المضحك مقابل فلس واحد ، لكنني حصلت على عشرين دولارًا من الفرح ، لا أقل.

تراجع # 2. منطقي.

لذلك ، بما أن نشر مقال بهذا الشكل سيكون ذروة عدم الاحترام لك ، القراء الأعزاءقررت النظر في الموضوع بنفسي وكتابة مقال. بدون تأخير ، في نفس اليوم فتحت محرك بحث Google وكتبت عبارة "كيفية تخزين المستندات". لقد غمرتني وفرة من جميع أنواع النصائح ومقاطع الفيديو والصور. بعد أن أمضيت حوالي ساعتين في المراجعة ، أود أن أخبرك بما يلي: الإنترنت شيء فظيع ، الجميع يسرق من بعضهم البعض ليس فقط الموضوعات والصور ، في كل مكان تقريبًا توجد إعادة كتابة رخيصة قوية. وهذا فظيع. بالمناسبة ، النص الذي اشتريته ، على الرغم من أنه في إصدار أكثر ملاءمة ، التقيت في ثلاثة مواقع أخرى. لا أعرف من انتقد من.

بدأت أكثر أو أقل إثارة للاهتمام من المواقع والمدونات حول هذا الموضوع بشكل أكبر من المراتب الأولى في Google. يعرف(!). حتى أن البعض أحببته. على سبيل المثال ، هذا http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. من الواضح على الفور أنه منخرط في شخص مشرق وصادق ومبدع. اسمي ماشا. لكن ، معظم المقالات حول موضوع تخزين الورق ، كما بدا لي ، هي في الغالب ذات طبيعة تحفيزية. لكن هذا جيد ايضا

تراجع # 3. شخصي.

إذا كان هناك متجرين قريبين ، أحدهما به ملابس أنيقة ورائعة وبخصومات كبيرة ، والآخر قرطاسية ، سأذهب أولاً إلى المتجر الثاني. لأنني أعشق متجر القرطاسيةس. الروح الورقية. هذا لتوضيح أين لدي الكثير من القرطاسية في المنزل. لكن ، على الرغم من ذلك ، أوراقي ، بما في ذلك المستندات ، على الرغم من أنها دائمًا ما توضع في مكان واحد ويبدو أنها مرتبة ، إلا أنه لم يكن من السهل أحيانًا العثور على ما تحتاجه بسرعة. قرر القدر أن يعطيني درسًا ، والآن ، في غضون يومين فقط ، فعلت ما كان يجب أن أفعله منذ وقت طويل.

بالإضافة إلى ذلك ، في بعض الأحيان أكتب مقالات للصحف المحلية ، لذلك لطالما كان لدار الطباعة في المدينة شخصها الخاص ، ومن هناك لدي مجموعة من القطع المفرومة حجم صغيرمواد لاصقة ذاتية (توجد في سلة المهملات في عبوات) ، والتي أستخدمها في كل مكان. لا أعرف كيف يعيش الناس بدونهم.

بناءً على ما سبق ، قررت أن أكتب هذا العمل الضخم إلى حد ما. هذه ليست مجرد مراجعة. هنا حاولت ليس فقط تعميم كل شيء ، ولكن أيضًا جلب الكثير من تجربتي الشخصية ، حسناً ، وفاقمتها بإدخالات عاطفية. آمل أن تلقى المقالة صدى لدى أولئك الذين "لا يرون الضوء الأبيض" بسبب وفرة الأوراق ، ولا يعرفون من أين يبدأون وأين يتجهون ، وكذلك أولئك الذين يريدون العثور على بعض المستندات أو مجرد قطعة من ورقة بمعلومات قيمة في أعماق مكاتبوخزائن وصناديق. بالطبع ، لكل ما هو مكتوب أدناه ، حقوق الطبع والنشر لا تعتمد ، ولكن صدقوني ، لن تجد هذا في أي مكان. فهيا.

المراحل الرئيسية في طريق الطلب

لن تقوم بترتيب منزلك أبدًا

إذا قمت بالتنظيف.

ماري كوندو

تقييم حجم الكارثة

تحتاج أولاً إلى العثور على سطح يناسب جميع الأوراق. بالتأكيد ، ستحتاج إلى طاولة ، أو ربما لا تحتاج إلى طاولة أو كرسي ، والأريكة مناسبة أيضًا ، أو قد يكون من الأفضل الجلوس على الأرض. وفكر أيضًا في المدة التي يمكن أن يستغرقها التحليل. إذا أدركت أنه لا يمكنك إتقان التحليل في وقت واحد ، فمن الأفضل إعادة جدولة الحدث. والشرط الأكثر أهمية هو ألا يتدخل أحد.

أوراق من جميع المشارب - في كومة!

ضع كل ما خططت له على رأس جسر جاهز مرة واحدة. على سبيل المثال ، إذا كان كل شيء على ما يرام مع الصور أو الوصفات ، دعهم يكذبون أكثر ، لا تلمسهم. لماذا العمل الإضافي!

تراجع # 3 العاطفي.

يا فتيات ، أنت محظوظة. حسنًا ، لا أحد يكتب عنها أفضل مني. لماذا؟ لن يضيع الأذكياء وقتهم في وصف كيفية تخزين الأوراق (التفكير في المعرفة) ، والباقي ليس لديهم أوراق كافية لتقديم شيء معقول. باختصار ، واصل القراءة.

لأكون صريحًا ، إذا لم أقرأه قبل أسبوع ولم ألقِ نظرة عليه (ويا له من اسم!) ، لما كنت قد بدأت مثل هذا الحدث الواسع النطاق. وبالتأكيد لن يكون هناك سبب لهذا المقال. نهج العمل والمبادئ والأساليب التي اقترحتها ماري في كتابها الأكثر مبيعًا وجدت استجابة حية في روحي. على الرغم من أنني أعترف ، لم أكن أبدًا مهووسًا بالتنظيف ، والآن لا أفهم أصحاب الكمال من مختلف الكوادر الذين يهدرون طاقة الشباب على مثل هذه الأشياء المملة. ولكن أنا أحترم وأحب النظام.

لذا كتبت ماري: "التنظيف حدث خاص يحدث مرة واحدة في العمر."بيان غريب لا يقل إثارة للجدل. يبدو أن اليابانيين مختلفون قليلاً. إذا كان هناك أكثر من شخصين يعيشون في المنزل ، فمن المحتمل ألا يلتزم الجميع بذلك قواعد صارمة. لكن من الضروري السعي لتحقيق ذلك. مرة وإلى الأبد وضع كل شيء في مكانه ، وبعد ذلك يبقى فقط وضع كل شيء في مكانه.

من الصعب تصديق ذلك ، لكن هذا التنظيف كان عطلة حقيقية بالنسبة لي ، وبالتأكيد لم أنظف مثل هذا من قبل. يمكنني مقارنة حالتي الذهنية بالاستعداد لعيد الفصح أو للعام الجديد في الحادي والثلاثين من كانون الأول (ديسمبر). في جميع الأحوال ، فإن الشعور بالبهجة بعطلة المستقبل يغمر الروح وتخلق دون الشعور بالتعب. نعم ، لم أقل إن كل هذا حدث على خلفية إبداعات العقارب الخالدة. "الحب ، الحب سيبقينا على قيد الحياة" - يقول كلاوس مين لسنوات عديدة ، وهو ما يعني "الحب ، الحب سيبقينا على قيد الحياة". لإعادة الصياغة: النظام ، والنظام فقط ، سيبقينا على قيد الحياة.

من الواضح أن أي أوراق مالية تتطلب موقفًا شديد الحذر واليقظة. بعد كل شيء ، الضرر أو الخسارة العرضية محفوفة بالعواقب البعيدة عن الوردية. إن إجهاد السلطات من أجل استعادة الشهادات والشهادات العزيزة لا يمكن أن يستغرق وقتًا طويلاً من الشخص فحسب ، بل قد يستغرق أيضًا أعصابًا متوترة جدًا. سنخبرك في هذه المقالة بكيفية تخزين المستندات في المنزل.

اختيار المكان المناسب

عند البحث عن المكان الأمثل لإخفاء الأوراق ، يجب أن تسترشد أولاً وقبل كل شيء بمبدأ الأمان. من المهم الحرص على عدم تلف المستندات وإخفائها عن أعين الغرباء سواء كانوا موظفين أو لصوص. إذا كان هناك أطفال صغار في المنزل ، فإن الأوراق الموضوعة في الدرج السفلي للطاولة قد يتم طلاؤها أو تمزيقها بواسطة أدوات تملق صغيرة. لذلك ، في هذه الحالة ، يجب اختيار أكثر الأماكن التي يتعذر الوصول إليها لذاكرة التخزين المؤقت. آمن ، ميزانين أو رف علوي خزانة الكتبمناسب تمامًا.

من المناسب أن نقول إن سطح المكتب لن يكون المكان الأكثر أمانًا لتخزين المستندات. من المحتمل جدًا أن تؤدي القهوة المسكوبة عن طريق الخطأ أو السحب المتدفق بشكل غير متوقع إلى تلف الأوراق المالية. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الوثائق الموجودة في مكان واضح هي اكتشاف ممتاز للسارق الذي ظهر. الاستثناءات الوحيدة هي الصناديق التي تحتوي على مفتاح أو بقاع سري. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في استخراج محتوياتها ، فلن يكون ذلك صعبًا أيضًا. هذا هو السبب في أن مالك الشقة يجب أن يفكر مليًا في مسألة مكان تخزين المستندات في المنزل.

ومع ذلك ، لا ينبغي أن تكون متطورًا جدًا عند ترتيب "مأوى" مناسب للأوراق. بعد كل شيء ، يجب ألا يكون المكان المختار آمنًا فحسب ، بل يجب أن يكون متاحًا للمالك أيضًا. توافق على أن المواقف مختلفة وأحيانًا قد تكون هناك حاجة إلى مستندات قيمة في أكثر اللحظات غير المتوقعة. في حالة نشوب حريق أو زلزال أو أي حالة طوارئ أخرى ، يتم احتساب كل ثانية حرفيًا. إن البحث عن حل وسط بين الأمان والتوافر أمر صعب للغاية ، ولكنه قابل للحل تمامًا. هنا ، تأتي العناصر الداخلية الوظيفية الحديثة المجهزة بمخابئ خاصة لمساعدة الأشخاص الحذرين بشكل خاص. تتضمن فئتهم أرفف مع أدراج وخزائن كتب ومآخذ نسخ متماثلة وأجهزة صعبة أخرى (صور).

طرق تخزين المستندات

وغني عن القول ، يجب الحفاظ على الأوراق بالترتيب. خلاف ذلك ، فإن البحث عن مستند معين سيستغرق الكثير من الوقت الثمين من شخص. يمر الكثير منا بأكوام من نفس النوع من الأوراق كل شهر ، في محاولة للعثور على إيصال جديد بين الفواتير طويلة الأمد. يساعد النهج التفصيلي لتوزيع الأوراق على التعامل مع هذه المشكلة. كمثال ، دعنا نأخذ أكثر افكار جيدةوطرق تخزين المستندات.

في المجلدات

سيكون الحل الأفضل هو شراء منتج على حلقات ، والذي يناسب عددًا هائلاً من الملفات مع الأوراق (الصورة). تحتوي معظم هذه المجلدات على تنسيق A4 ، وهو الأنسب لتخزين الشهادات والشهادات والعقود والمستندات العقارية وما إلى ذلك ، إذا كنت ترغب في ذلك ، يجب أن تحصل على عدد قليل من اللوازم المكتبية الرقيقة المصممة لكل مجال من مجالات النشاط. عن طريق لصق الملاحظات على مجلدات مع نقوش "العمل" ، "الأسرة" ، "الإسكان" ، "البنك" ، يمكنك تسهيل مهمتك في العثور على الورق المطلوب. قد يكون من المفيد أيضًا تضمين الملف الأول قائمة كاملة بالوثائق التي تشير إلى صفحات مواقعها. يوصى بلصق الإيصالات والشيكات على أوراق بحجم A4 قبل وضعها في مجلد ، وفي هذه الحالة ، يجب تثبيت الزاوية اليسرى العلوية فقط لتجنب تلف المستندات.

البديل الجدير بالمجلد الضخم هو حقيبة خاصة بها العديد من المقصورات ، والتي يمكن شراؤها من أي متجر قرطاسية. يتم تقديم هذه الأجهزة في مجموعة متنوعة من التصميمات ، من الكلاسيكية الصارمة إلى الأنثوية الأنيقة. لن يكون اختيار الشخص الذي يعجبك أمرًا صعبًا. العيب الوحيد لمجلد الحقيبة يكمن في استحالة تقليب الصفحات وعرض المستندات بحرية. لذلك ، لضمان راحتهم ، يجب على مالك "مستودع الضمان" الاهتمام بالنقوش والملاحظات المناسبة. مثال توضيحييتم عرض وضع المستندات داخل مجلد الحقيبة في الفيديو:

في ألبومات الصور

قد يبدو هذا مفاجئًا ، لكن مثل هذه الملحقات ذات الألواح المغناطيسية يمكن أن تؤدي وظائف أخرى إلى جانب تخزين الصور التذكارية. على سبيل المثال ، يمكنك وضع إيصالات الدفع فيها ، لإصلاح ما ليس عليك اللجوء إلى الغراء. بالإضافة إلى ذلك ، تحتوي كل ورقة على مكان للنقوش والملاحظات ، وهو أيضًا مناسب جدًا.

في مظاريف

تعتبر "الجيوب" الورقية هي الأنسب لتخزين الإيصالات القديمة والشيكات والأوراق الأخرى التي حان وقت إرسالها إلى الأرشيف. نادرًا ما تكون مثل هذه الوثائق في متناول اليد ، لكن لا يزال الكثيرون لا يجازفون بالتخلص منها. من خلال وضع علامة مناسبة على الظرف ، يمكنك وضعها بأمان في الزاوية البعيدة من الدرج أو الرف.

في الصناديق

يمكنهم تخزين أي شيء تقريبًا ، والمستندات ليست استثناءً بأي حال من الأحوال. ومع ذلك ، فإن التخزين العشوائي للأوراق داخل حاوية الكرتون سيؤدي إلى مشاكل مرتبطة بالبحث اللاحق. لذلك ، قبل وضع المستندات في صندوق ، سيكون من المفيد توزيعها في مجلدات منفصلة أو أشكال متعددة ، حسب الغرض. أما بالنسبة لجوازات السفر والدبلومات وغيرها من الأوراق غير القياسية في أغلفة صلبة ، فمن الأفضل أن يكون لها مظروف سميك منفصل. بالمناسبة ، توجد اليوم ملحقات مريحة للغاية مصنوعة على شكل خزانة ملفات مع فواصل (صورة). يمكن قفل بعضها واستخدامها كخزنة.

• يجب تخزين المستندات بعيدًا عن الماء وأشعة الشمس لمنع التلف أو البهتان.
• قد يكون من المفيد أن يكون لديك ملف به نسخ من جميع الأوراق المهمة ، ثم نقله إلى الأقارب الذين يعيشون بشكل منفصل أو وضعه في خلية البنك. أكثر حل حديثسيتم نقل البيانات إلى بطاقة فلاش تم شراؤها خصيصًا. سيساعد هذا الشخص على استعادة النسخ الأصلية المفقودة بسرعة نتيجة لحالة طارئة (حريق ، فيضان ، سرقة ، إلخ).
• يجب ألا تحتفظ ببطاقة العيادة الخارجية في المنزل ، لأن هذا يعد انتهاكًا لقوانين الاتحاد الروسي. كوثيقة قانونية ، يجب الاحتفاظ بها في السجل ، وليس في يد المريض.
• نظرًا لأن الإيصالات الورقية عرضة للبهت ، فمن المستحسن عمل نسخ منها عند إجراء عمليات شراء كبيرة.
• يجدر البدء في فرز الأوراق مباشرة من صندوق البريد. لا حاجة لتخزين النشرات غير المجدية ، والصحف المجانية للإعلانات المبوبة وبطاقات العمل في المنزل - من الأفضل إرسالها على الفور إلى المجموعة. في حالة عدم وجود وقت فراغ ، يجب وضع الأوراق المفيدة أعلى صندوق أو مجلد به مستندات ، واعدًا نفسك بتخصيص دقيقتين خلال اليوم لفرزها. بعد تلقي دعوة إلى حدث أو إشعار بطرد عن طريق البريد ، يوصى بتدوين ملاحظة تذكير مناسبة في اليوميات.
• لتبسيط المستندات ، من الضروري مراجعتها مرة واحدة على الأقل في السنة. في الوقت نفسه ، يجب تقييم كل ورقة مرة واحدة فقط ، إما تركها للتخزين أو التخلص منها على الفور.

وبالتالي ، فإن الإجابة على السؤال المتعلق بكيفية تخزين المستندات في المنزل تعتمد على أذواق الشخص وتفضيلاته. إذا اقتصر بعض الأشخاص على الصناديق الكرتونية العادية ، فإن آخرين يشترون خزائن باهظة الثمن أو حتى يجهزوا أماكن للاختباء الصعبة في الشقة. بطريقة أو بأخرى ، يجب أن تكون الأوراق المهمة في مكان يسهل الوصول إليه ومناسب للمالك. لا تنس أيضًا الحفاظ على النظام في المستندات. توزيع عقلانيستساعد الأوراق اعتمادًا على الغرض منها وعمليات التدقيق المنتظمة في تجنب المشكلات المرتبطة بالبحث المطول عن المعلومات الضرورية.

"في النهاية ، النظام ، والنظام فقط ، يخلقان الحرية. الفوضى تخلق العبودية "
تشارلز بيجوي

بهذا المقال أفتح قسم جديد بالموقع - "دعونا نرتب الأمور!"
سيتم نشر مقالات حول تنظيم المساحة من حولنا وتحسينها وتناثرها هنا - في المنزل ، ومكتب العمل ، والمساحة الإلكترونية (الكمبيوتر ، وما إلى ذلك) ، والأوراق ، وخزانة الملابس ، إلخ.

جوليا مورجنسترن ، في كتابها التنظيم الذاتي الداخلي والخارجي ، تجادل بأن الناس يحيطون أنفسهم بالفوضى لمجرد أنهم لم يتعلموا كيفية التنظيم. أن تكون منظمًا هو ببساطة مهارة يمكن تعلمها ويجب تعلمها.

خوارزمية لطلب المستندات المنزلية

1. جرد جميع الأوراق.
في هذه المرحلة ، اجمع جميع المستندات المتوفرة في المنزل في مكان واحد وفرزها إلى مجموعتين:
- القمامة - أرسلها إلى سلة المهملات (المعلومات غير ذات الصلة ، انتهت صلاحية تواريخ انتهاء الصلاحية ، ليست لها قيمة ، وما إلى ذلك)
- مهم وضروري - يجب الاحتفاظ به.
2. الفرز حسب الفئات.
يتم تصنيف المستندات التي تركناها للتخزين إلى فئات:
- المستندات المالية (فواتير المياه والكهرباء ومستندات القرض والضرائب)
-الملكية (المنقولة وغير المنقولة: وثائق السكن ، الأرض ، السيارة ، إلخ)
- المستندات الشخصية أو المستندات الخاصة بأفراد الأسرة (جوازات السفر ، وشهادات التأمين ، والدبلومات ، والجوائز ، والمستندات الصحية ، وما إلى ذلك)
- التعليمات وجوازات السفر والشيكات والضمانات للبضائع المشتراة
- الوثائق الخاصة بمجالات النشاط (الهوايات ، الصيانة أُسرَة، التدريب ، التطوير ، إلخ.)
في حالة وجود حجم كبير من المستندات في إحدى الفئات المقترحة ، فمن الممكن تحديد فئات فرعية منفصلة. على سبيل المثال ، إذا كان لدى العائلة الكثير من المستندات الطبية أو التعليمية ، فمن الأفضل تنظيم فئة منفصلة "الطب" ، "التعليم" ، "المحفظة" ، إلخ.
لذلك في نسختي ، خصصت المستندات التي تشكل حافظة أفراد عائلتي (الجوائز والشهادات وما إلى ذلك) في فئات تخزين منفصلة
3. شراء القرطاسية وإنشاء نظام تخزين المستندات.
بعد فرز المستندات ، يصبح الحجم المراد تخزينه واضحًا. السؤال الذي يطرح نفسه: "ما هي أفضل طريقة لتنظيم تخزين الوثائق؟"
يجب أن يفي نظام التخزين بالمتطلبات:
- استيعاب الحجم المطلوب من المستندات ؛
- سهولة وضع وإخراج المستندات اللازمة من النظام.

"القاعدة الرئيسية: يجب أن يكون نظام التخزين الخاص بك مكتبة بسيطة ، وليس تذكيرًا بالإجراءات والمشاريع والأولويات" David Allen

باتباع هذه القاعدة ، يجب تضمين التذكيرات بدفع الفواتير أو معالجة مستندات معينة في مذكراتك ، وليس في نظام حفظ المستندات.

حتى الآن ، فإن نطاق القرطاسية لتخزين المستندات واسع جدًا. بالنسبة لي ، استقرت على مجلدات تخزين ذات حلقتين ومجلدات أظرف ، مما يجعل من السهل إدخال مستند وإخراجه من المجلد.

4. تنظيم الوثائق في فئات.
لقد عالجت المستندات في كل فئة: تم ترتيب المستندات المنفصلة في مجلدات ، تم دمجها في مجلد بواسطة محرك أقراص يحمل اسم فئة معينة.
في كل مجلد كتبت بالضبط ما يتم تخزينه فيه. أضافت تواريخ الاستحقاق والتذكيرات الأخرى إلى مذكراتها.

5. ترجمة الوثائق إلى شكل إلكتروني.
اليوم ، أصبح من المهم بشكل متزايد تخزين المعلومات في في شكل إلكتروني. يؤدي ذلك إلى تقليل وقت الوصول إلى المعلومات (لا داعي للبحث في المجلدات) ، مما يجعل من الممكن الوصول إلى المعلومات غير المرتبطة بموقع تخزين مستندات معين.
في المرحلة الأخيرة من تنظيم المستندات ، اطرح على نفسك السؤال: ما هي المستندات التي يمكنني تخزينها إلكترونيًا دون المساس بتوافر هذه المعلومات؟
بالنسبة لي ، قررت الاحتفاظ بالمستندات المالية للمدفوعات عبر الإنترنت من الآن فصاعدًا في شكل إلكتروني فقط.

لقد قمت بترجمة جميع أنواع الأوراق حول الهوايات والأنشطة إلى ملاحظات في Evernote (Evernote). على سبيل المثال ، احتلت أوراق البستنة مساحة مناسبة وتم حفظها في ملف. كانت هذه ملاحظات مكتوبة بخط اليد ووثائق مطبوعة وصور وما إلى ذلك. تمت مراجعة كل هذه الكتلة مرة أخرى لقيمتها وتم إصدارها في ملاحظات ، متحدة في دفتر ملاحظات واحد في Evernote (Evernote). الآن هذه المعلومات متاحة لي ليس فقط في المنزل ، ولكن أيضًا في أي مكان آخر ، مما زاد من قدرتي على استخدام المعلومات.

من وصفاتلقد تخلصت من الأوراق في وقت سابق ، وكتبت عنها في. الآن يتم وضع المزيد والمزيد من الوصفات في Evernote (Evernote). مواد مفيدةعلى نمط الحياة الصحي والتنمية الشخصية تُرجمت أيضًا إلى شكل إلكتروني.

تم مسح المستندات الشخصية بغرض المعالجة السريعة للخدمات ووضعها على وسيط خارجي (قرص قابل للإزالة).

درجة الانتقال إلى تخزين المعلومات بشكل إلكتروني ، يجب على الجميع أن يقرروا بأنفسهم ، حسب تفضيلاتهم وقدراتهم. من واقع خبرتي الخاصة ، أستطيع أن أقول إن استخدام المستندات الرقمية هو أيضًا مهارة قابلة للتدريب ويتيح العديد من الفوائد الإضافية لحياتنا. لكن هذا موضوع منفصل للمناقشة ...

سأكون سعيدا إذا أصبحت تجربتي و قراركمهام الحياة!

يجادل العديد من علماء النفس بأن أي تعهدات في العمل تعتمد بشكل مباشر على الترتيب في مكان عملك. الأمر متروك للجميع ليقرروا ما إذا كان هذا البيان صحيحًا ، ولكن لن يجادل أحد في حقيقة أن جمال سطح المكتب ووظائفه يجعل أي عمل تجاري ناجحًا بالفعل. لذلك ، أينما تبني منطقة العمل(بمعنى الغرفة في المنزل) ، انتبه دائمًا لأدق التفاصيل.

لتخزين العديد من الأشياء الصغيرة ، يمكنك استخدام مجموعة متنوعة من الأشياء التي يمكنك شراؤها في المتاجر أو القيام بذلك بنفسك. فيما يلي بعض الأمثلة على هذه التفاصيل - صناديق المستندات ، وحاملات وحوامل الأوراق والبطاقات البريدية ، وألواح الملصقات ، والبرطمانات والأكواب للقرطاسية ، وغير ذلك الكثير.

الوقوف على دفاتر الملاحظات

اطلب في مكان العمل

تفاصيل مكتب المنزل

حامل بطاقة بريدية

تخزين الأشياء الصغيرة

صناديق للأوراق والمستندات

تخزين الإبر

حامل الاوراق

توثيق

قرر الإحصائيون أننا نقضي حوالي 140 ساعة في السنة في البحث عن المستند الصحيح. لذلك ، تذكر الشيء الرئيسي - يجب تخزين أي مستندات في مجلدات! على سبيل المثال ، يمكن وضع الملفات مع الوثائق لمدة شهر في مجلدات مثقبة. ولكن من السهل تخزين المجلدات ربع السنوية في فواصل أو ، كما يطلق عليها أيضًا ، مجلدات أرشيفية. لا يوجد سوى أربعة منهم في السنة. اختر الأحجام والألوان وفقًا لذوقك (A4 / 50 ، A4 / 75 ، A5 / 50 ، A5 / 75 ، إلخ.) تشغل هذه المجلدات مساحة كبيرة ويتم تخزينها بشكل أفضل في مكان ما على الرفوف العلوية فوق الطاولة. بالنسبة للمستندات التي ستستخدمها كل يوم ، فمن الأفضل الاحتفاظ بها بالقرب منك. هذا هو المكان الذي تأتي فيه أدراج الورق. وهي عمودية وأفقية ، بلاستيكية ، خشبية ومعدنية. مساحة أقلتحتل ، بالطبع ، عمودي.

تخزين الأوراق والأقلام الرصاص

المستندات في صندوق

مكان تخزين المستندات

أفكار التوثيق

مكتب تافه

مثل هذه الأشياء الصغيرة مثل الأقلام ، وأقلام التحديد ، ومشابك الورق ، والدباسات ، والملصقات ، وما إلى ذلك ، تحمل أيضًا فوضى وإزعاجًا. تذكر الوقت المستغرق للعثور على قلم من اللون المناسب أو قلم تمييز للكتابة. سيساعد ذلك في استخدام حاويات خاصة لمشابك الورق وأكواب الأقلام. سيكون الخيار المفيد هو منظم الدوران ، الذي يجمع كل العناصر الصغيرة. ومع ذلك ، يمكنك التغلب على المزيد من الصناديق الأصلية وإنشاء العديد من "الصناديق" لمشابك الورق والدبابيس والشريط اللاصق وغيرها. أجزاء صغيرة. لكن ضع ملحقات الكتابة في أكواب ، والتي يمكنك صنعها بنفسك أو شراؤها من متاجر القرطاسية.

مكتب على سطح المكتب

أكواب رصاص

الأدوات المكتبية

برطمانات للأقلام الرصاص والأقلام

الملاحظات والملصقات والتقويمات

يوجد أيضًا على الطاولة مجموعة من الملاحظات الصغيرة ، وقطع من الورق بها أرقام هواتف ، وإعلانات ، وتقويمات ، وما إلى ذلك. طريقة سريعة وسهلة للتخلص من هذه "القمامة" هي شراء لوحة تذكير خاصة. يمكن أن يكون علامة مغناطيسية ، وربما الفلين. الأول ، بالطبع ، هو خيار أكثر ربحية (ليس من حيث السعر ، ولكن من حيث الراحة) ، لا يمكنك فقط تعليق المعلومات الضرورية عليه ، ولكن يمكنك أيضًا كتابة رقم هاتف أو عنوان أو إجراء بعض اسكتشات. على مجلس الفلينيتم وخز جميع الملاحظات الرقمية وبطاقات العمل والملصقات نفسها.

اطلب على سطح المكتب

وبالطبع ، سطح المكتب. اعتمادًا على المنطقة التي يقع فيها مكان عملك وتحتاج إلى اختيار طاولة. يمكن أن يكون مربعًا أو مستطيلًا بسيطًا أو زاويًا. الشيء الرئيسي هو أنه يحتوي على الكثير من المقصورات والأرفف. يمكن اعتبار الخيار المثالي طاولة بأربعة أدراج وخزنتين صغيرتين. إذا كان حجم الصناديق يسمح بالتقسيم إلى مناطق ، فانتقل إلى الأمام! قم بتقسيمها إلى خلايا للفواتير والفواتير وغيرها من قطع الورق الضرورية. سيكون الخيار الممتاز عبارة عن قاع مزدوج في الدرج. يمكن إخفاء أي مستندات ومواد شديدة السرية هناك ، وحتى السلطات الضريبية لن تستخرجها أبدًا.

لا تنسى الخطافات المختلفة ، والتي تكون أحيانًا ضرورية جدًا للحقائب والحزم. إذا لم يتم توفير مثل هذا التافه من قبل الشركات المصنعة للأثاث المكتبي ، فمن السهل أن تملأها بنفسك في أي مكان مناسب لك.

سلة المهملات

عنصر ضروري جدا ل عمل ابداعيإنها سلة مهملات. يمكن تثبيته في أي ركن بالقرب من سطح المكتب ومباشرة على الطاولة نفسها. هناك دلاء صغيرة خاصة لا يزيد حجمها عن لترين. يمكن أن تكون سلة المهملات مستديرة أو مربعة أو حتى مثلثة الشكل. وأخيرًا ، المزيد من الأمثلة على التنظيم الناجح للتخزين والنظام في مكان العمل في المنزل.

اطلب في مكان العمل

يذاكر

مكان العملقرب النافذة

مكتب منزلي مدمج

مكتب منزلي بجانب النافذة

مكتب صغير في المنزل

أفكار وزارة الداخلية

مكتب منزل الفتاة

أحب المقال؟ شارك على الشبكات الاجتماعية!