كيفية طي المستندات في المنزل رمي القمامة خارج المنزل: نظام تخزين للمستندات المهمة. كيفية تخزين وثائق المرافق
هناك العديد من المواقف التي نستخدم فيها وثائق التأمين والشهادات والشهادات. لذلك، من أجل الحصول على الأوراق اللازمة في متناول اليد، يضطر الناس إلى الاحتفاظ بالمستندات في المنزل. ولكن كيف نفعل ذلك بشكل صحيح حتى لا يضيع أو يفسد أي شيء؟
ما هي الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها؟
أي الإنسان المعاصرلديه الكثير من الأوراق لجميع المناسبات. ولكن ليس كل منهم يستحق الاحتفاظ به.
نحن ندرج المستندات التي يجب أن تكون لديك في المنزل:
- القائمة مفتوحة بالجوازات وغيرها وثائق عائلية. على سبيل المثال، الوصايا والشهادات.
- الشهادات والوكالات والإيصالات وغيرها المتعلقة بالعقارات والنقل.
- الرسائل والدبلومات والشهادات والشهادات التي تؤكد توافر التعليم.
- الأوراق ذات الصلة النشاط المهني: كتب العمل، الاتفاقيات، العقود.
- نتائج المسح والسياسات والبطاقات الطبية.
- بطاقات الضمان والإيصالات الأجهزة المنزليةوالأثاث.
- الأوراق المتعلقة بالضرائب.
بشكل منفصل، يمكنك تحديد المستندات الإلكترونية أو البيانات بتنسيق رقمي فقط. كقاعدة عامة، فهي تتوافق مع إحدى النقاط المذكورة أعلاه وتخضع أيضًا للتخزين.
كم من الوقت يجب الاحتفاظ بالأوراق؟
يمكن تقسيم المستندات حسب وقت التخزين. ويعتمد ذلك على مدة صلاحية كل قشرة معينة.
- دائم. يجب أن تكون هذه الأوراق في متناول اليد دائمًا. هذه هي شهادات الزواج وشهادات الميلاد والدبلومات التي تؤكد التعليم والبيانات الطبية والمعلومات المعتمدة من كاتب العدل والوصايا وشهادات التقاعد.
- طويل الأمد. وثائق للعقارات والسيارات والأشياء باهظة الثمن. وتشمل أيضًا الأوراق المهنية. هنا يمكنك أيضًا تحديد الشيكات والإيصالات. هذا شيء يتم تخزينه لفترة طويلة ويظل ذا صلة لفترة زمنية معينة.
- المدى القصير. يوصى بالاحتفاظ بالمعلومات حول خدمات الأطباء والمحامين والمدرسين لمدة ثلاث سنوات. تشير عقود ومقتطفات المرافق إلى نفس الفترة.
- عديم الفائدة. يمكنك التخلص على الفور من المواد التعليمية والمعلوماتية غير الضرورية والتعليمات الخاصة بالأشياء التي تمت دراستها بدقة وأوراق الدفع وما إلى ذلك.
بشكل منفصل، يمكن الإشارة إلى المستندات الاختيارية، والتي، مع ذلك، ذات أهمية كبيرة لمالكها. وتشمل هذه المذكرات الشخصية والملاحظات والصور الفوتوغرافية والتذكارات الأخرى. عادةً ما يتم تخزين هذه الأشياء أيضًا لفترة طويلة.
ولذلك فمن المستحسن التخلص من كل ما لا يستخدم حاليا ولا يمكن أن يكون مفيدا في المستقبل. للحفاظ على النظام، تحتاج إلى تنظيف "الصناديق" بانتظام والتخلص من القمامة المتراكمة، أثناء فرز المستندات المهمة حقًا.
كقاعدة عامة، في معظم المنازل، يتم تخزين الأوراق بطريقة قياسية.
- أولاً، يتم فرز المستندات حسب المجالات: المنزل، والعمل، والطبي، وغيرها.
- ثم يتم وضعها في مجلدات موقعة، والتي بالتأكيد لن تسمح لك بالارتباك في الأوراق.
- يتم وضع المجموعات الناتجة في صندوق أو كيس منفصل. بالمناسبة، للراحة، غالبا ما يتم إنشاء الأقسام داخل "الحاوية" لمنع اختلاط المجلدات. في الوقت نفسه، تحتاج إلى التأكد من أن مكان التخزين لا يمكن الوصول إليه للأطفال والحيوانات، ولكنه يقع في مكان مناسب للاستخدام.
إنها فكرة جيدة أن تبقي المستندات الشخصية المستخدمة بشكل متكرر منفصلة. سيتم وضع جواز السفر والبطاقة الطبية ورقم التعريف الضريبي وشهادة التقاعد بشكل مريح في الأكياس البلاستيكية المغلقة بشريط التمرير. تكون هذه العبوات محكمة الغلق وتحافظ على المحتويات في حالة جيدة، مما يمنعها، على سبيل المثال، من التبلل. وفي الوقت نفسه، ينبغي الاحتفاظ بالوثائق المتعلقة بالصحة في متناول الجميع قدر الإمكان - حتى لا نضيع الوقت إذا كانت هناك حاجة إليها بشكل عاجل.
من الجيد دائمًا أن يكون لديك نسخ من الأوراق المهمة في المنزل. هناك كل أنواع الحالات، ومثل هذا الاحتياطي يمكن أن يساعد في موقف غير متوقع.
يمكن وضع المستندات المهمة في خزنة. يقدم السوق الحديث مجموعة كبيرة من أماكن التخزين، بحيث يمكن لأي مشتري اختيار شيء مناسب لنفسه. من الأفضل الاحتفاظ بالمستندات في مكان آمن وليس في مجلدات بلاستيكية - ففي حالة نشوب حريق، تذوب المادة التي تجعلها أسرع من الورق.
طرق غير تافهة لتخزين المستندات
هل يبدو هذا مملاً؟ لا مشكلة! هناك طرق أكثر إثارة للاهتمام وملاءمة لتخزين الأوراق.
- لوحة المنظم.هناك العديد من الخيارات لمثل هذا الجهاز. وهي في أبسط صورها عبارة عن لوحة تُرفق بها الأوراق بأزرار. في الإصدارات الأكثر تعقيدًا، قد تحتوي اللوحة على أدراج صغيرة وحوامل تعليق.
- خزانة صغيرة ذات أدراج. إنها تمامًا نفس الخزانة ذات الأدراج العادية، ولكنها أصغر بكثير. أنها مريحة للغاية لتخزين المستندات فيه. يتم تصنيفها إلى مقصورات مختلفة، ولن تضيع أبدًا! يمكن أن تكون الأدراج الموجودة في الخزانة ذات أدراج بأحجام مختلفة: صغيرة - لقطع صغيرة من الورق، كبيرة - للرسومات.
- صندوق معلق. مجرد صندوق صغير أو سلة معلقة على الحائط مثل صندوق البريد. في مثل هذا الشيء الموجود في الردهة، يكون من الملائم تخزين الرسائل والإيصالات التي تم إحضارها.
- جيب المغلف. يشبه الإصدار السابق، لكنه ليس صندوقًا، بل مظروفًا. يمكنك إرفاقه بالطاولة والثلاجة والخزانة. يسمح لك بتخزين المستندات المطلوبة مؤقتًا دون شغل مساحة قيمة.
- سلة نفايات ورقية.لا، ليست القمامة - خاصة للتخزين. يتم وضعها على طاولة أو في خزانة، ويمكن أن تحتوي على عدة مقصورات. بسيطة وغير مكلفة ولكن طريقة فعالةتخزين المستندات.
- يمكن الاحتفاظ بالأوراق المستخدمة بشكل متكرر في مجلد المحفظة.تحتوي على مقبض حمل. إنه مصمم بحيث لا تتجعد المستندات الموجودة فيه. مصممة عادة لورق A4. إذا لزم الأمر، حتى لا تضيع الوقت في البحث عن القشور الصحيحة، يمكنك ببساطة الحصول على مجلد المحفظة والركض.
نحن نستخدم التقنيات الرقمية
تشغل التعليمات الخاصة بالأدوية والأجهزة والمعدات المكتبية مساحة كبيرة. أسهل بكثير لتخزينها في شكل إلكتروني. للقيام بذلك، تحتاج إلى العثور على نفس المعلومات على الإنترنت ومقارنتها بتلك المتوفرة في مصدر مادي للتأكد من الهوية. يمكنك ببساطة التقاط صورة للتعليمات وحفظها في مجلد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. كل ما عليك فعله هو تحديد الخيار الأخير حتى لا تقوم بحذفه عن طريق الخطأ. ومن الأفضل كتابة نسخة أخرى من الملفات الناتجة على وسائط خارجية، مثل بطاقة الذاكرة، أو إرسالها إلى التخزين السحابي.
فقط في حالة، يمكنك مسح بقية المستندات ضوئيًا. ولكن بعد ذلك يجب عليك الاهتمام بأمن النظام الإلكتروني من هجوم القراصنة المحتمل. لا أحد يحب تسريب البيانات الشخصية على الإنترنت.
بالمناسبة، باستخدام جهاز كمبيوتر أو تليفون محمولمفيد لتتبع تواريخ انتهاء صلاحية الورق. يكفي فقط إدخال التواريخ اللازمة في "التقويم" حتى يعلمك الجهاز الإلكتروني بنهاية فترة صلة قشرة معينة. ثم يبقى فقط للتخلص من الورق غير الضروري.
ربما تبدو القاعدة الأساسية لتخزين المستندات في المنزل بسيطة: العمل الدقيق والمنتظم مع أوراق المنزل هو ضمان عدم فقدان المستند الضروري في اللحظة الأكثر أهمية.
ليست كل الوثائق تستحق الاحتفاظ بها. ولكن هناك العديد من الأوراق التي يجب أن تكون بحوزة كل واحد منا. تحتاج إلى الاحتفاظ بها في أماكن آمنة ومعزولة، ولكن يسهل الوصول إليها إلى حد ما. يمكنك عمل نسخ إلكترونية ومنتظمة من المستندات - ومن المحتمل أن تكون مفيدة. على أية حال، فإن التخزين الدقيق والفرز الدقيق للأوراق سيساعد في الحفاظ عليها سليمة.
من الواضح أن أي أوراق مالية تتطلب موقفًا شديد الحذر واليقظة. بعد كل شيء، فإن الضرر أو الخسارة العرضية التي لحقت بهم محفوفة بعواقب بعيدة كل البعد عن الوردية. إن الركض المرهق حول السلطات من أجل استعادة الشهادات والشهادات العزيزة لا يمكن أن يستغرق الكثير من الوقت من الشخص فحسب، بل قد يستغرق أيضًا الكثير من الأعصاب. سنخبرك في هذه المقالة بكيفية تخزين المستندات في المنزل.
اختيار المكان المناسب
عند البحث عن مكان إخفاء مثالي للأوراق، يجب عليك أولاً أن تسترشد بمبدأ السلامة. ومن المهم الحرص على عدم تلف المستندات وإخفائها عن أعين الغرباء، سواء كانوا موظفين أو لصوصًا. إذا كان هناك أطفال صغار في المنزل، فإن الأوراق الموضوعة في الدرج السفلي من الطاولة قد تكون مطلية أو ممزقة من قبل الأطفال الصغار. لذلك، في هذه الحالة، يجب اختيار المكان الذي يتعذر الوصول إليه لذاكرة التخزين المؤقت. آمنة، الميزانين أو الرف العلوي خزانة الكتبتناسب بشكل جيد.
من المناسب أن نقول أن سطح المكتب لن يكون المكان الأكثر أمانًا لتخزين المستندات. من المحتمل جدًا أن تؤدي القهوة المسكوبة عن طريق الخطأ أو التدفق غير المتوقع إلى تلف الأوراق المالية. بالإضافة إلى ذلك، فإن الوثائق الموجودة في مكان بارز هي اكتشاف ممتاز للسارق الذي ظهر. الاستثناءات الوحيدة هي الصناديق التي تحتوي على مفتاح أو ذات قاع سري. ومع ذلك، إذا كنت ترغب في استخراج محتوياتها، فلن يكون الأمر صعبًا أيضًا. لهذا السبب يجب على مالك الشقة أن يفكر جيدًا في مسألة مكان تخزين المستندات في المنزل.
ومع ذلك، لا ينبغي أن تكون معقدة للغاية عند ترتيب "مأوى" مناسب للأوراق. بعد كل شيء، يجب ألا يكون المكان المختار آمنا فحسب، بل يجب أن يكون في متناول المالك أيضا. توافق على أن المواقف مختلفة، وفي بعض الأحيان قد تكون هناك حاجة إلى وثائق قيمة في أكثر اللحظات غير المتوقعة. في حالة نشوب حريق أو زلزال أو أي حالة طوارئ أخرى، فإن كل ثانية لها أهميتها حرفيًا. إن البحث عن حل وسط بين الأمان والتوفر هو أمر صعب للغاية، ولكنه قابل للحل تمامًا. هنا، تأتي العناصر الداخلية الوظيفية الحديثة المجهزة بمخابئ خاصة لمساعدة الأشخاص الحذرين بشكل خاص. تشمل فئتها أرفف ذات أدراج وخزائن كتب ومآخذ متماثلة وأجهزة صعبة أخرى (صورة).
طرق تخزين المستندات
وغني عن القول أنه يجب الحفاظ على الأوراق بالترتيب. خلاف ذلك، فإن البحث عن مستند معين سيستغرق الكثير من الوقت الثمين من الشخص. يمر الكثير منا بأكوام من نفس النوع من الأوراق كل شهر، محاولين العثور على إيصال جديد بين الفواتير المدفوعة منذ فترة طويلة. يساعد النهج التفصيلي لتوزيع الأوراق على التغلب على هذه المشكلة. كمثال، دعونا نأخذ أكثر افكار جيدةوطرق تخزين المستندات.
في المجلدات
الحل الأفضل هو شراء منتج على شكل حلقات يناسب عددًا هائلاً من الملفات ذات الأوراق (الصورة). معظم هذه المجلدات بتنسيق A4، وهو الأنسب لتخزين الشهادات والشهادات والعقود والمستندات العقارية وما إلى ذلك. إذا كنت ترغب في ذلك، يجب أن تحصل على عدد قليل من اللوازم المكتبية الرقيقة المصممة لكل مجال من مجالات النشاط. من خلال لصق الملاحظات على المجلدات التي تحمل النقوش "العمل"، "الأسرة"، "الإسكان"، "البنك"، يمكنك تسهيل مهمتك في العثور على الورقة المطلوبة بشكل كبير. سيكون من المفيد أيضًا تضمين الملف الأول قائمة كاملة بالمستندات التي تشير إلى الصفحات الخاصة بموقعها. يوصى بلصق الإيصالات والشيكات على أوراق بحجم A4 قبل وضعها في مجلد، وفي هذه الحالة، يجب تثبيت الزاوية اليسرى العليا فقط لتجنب تلف المستندات.
البديل الجدير بالمجلد الضخم هو حقيبة خاصة بها العديد من المقصورات، والتي يمكن شراؤها من أي متجر قرطاسية. يتم تقديم هذه الأجهزة في مجموعة واسعة من التصاميم، من الكلاسيكية الصارمة إلى المؤنث الأنيق. اختيار الشخص الذي يعجبك لن يكون صعبًا. يكمن العيب الوحيد لمجلد الحقيبة في استحالة قلب الصفحات وعرض المستندات بحرية. لذلك، لضمان راحتهم، سيتعين على مالك "مستودع الضمان" الاهتمام بالنقوش والملاحظات المناسبة. مثال توضيحييتم عرض وضع المستندات داخل مجلد الحقيبة في الفيديو:
في ألبومات الصور
قد يبدو الأمر مفاجئًا، لكن هذه الملحقات ذات الصفائح المغناطيسية يمكن أن تؤدي وظائف أخرى إلى جانب تخزين الصور التذكارية. على سبيل المثال، يمكنك وضع إيصالات الدفع فيها، لإصلاحها لا يتعين عليك اللجوء إلى الغراء. بالإضافة إلى ذلك، تحتوي كل ورقة على مكان للنقوش والملاحظات، وهو أيضًا مناسب جدًا.
في المظاريف
تعتبر "الجيوب" الورقية هي الأنسب لتخزين الإيصالات القديمة والشيكات والأوراق الأخرى التي حان وقت إرسالها إلى الأرشيف. نادرًا ما تكون هذه المستندات مفيدة للغاية، لكن الكثير منها ما زالوا لا يخاطرون برميها بعيدًا. من خلال وضع علامة مناسبة على الظرف، يمكنك وضعه بأمان في الزاوية البعيدة من الدرج أو الرف.
في صناديق
يمكنهم تخزين أي شيء تقريبًا، والمستندات ليست استثناءً بأي حال من الأحوال. ومع ذلك، فإن تخزين الأوراق بشكل عشوائي داخل حاوية الورق المقوى سيؤدي إلى مشاكل مرتبطة بتفتيشها لاحقًا. لذلك، قبل وضع المستندات في صندوق، سيكون من المفيد توزيعها في مجلدات منفصلة أو نماذج متعددة، حسب الغرض. أما بالنسبة لجوازات السفر والدبلومات وغيرها من الأوراق غير القياسية ذات الأغلفة الصلبة، فمن الأفضل أن يكون لها مظروف سميك منفصل. بالمناسبة، هناك اليوم ملحقات مريحة للغاية مصنوعة في شكل خزانة ملفات مع فواصل (صورة). يمكن قفل بعضها واستخدامها كخزنة.
- يجب تخزين المستندات بعيدًا عن الماء وأشعة الشمس لمنع تلفها أو بهتانها.
- سيكون من المفيد أن يكون لديك مجلد يحتوي على نسخ من جميع الأوراق المهمة، ثم قم بنقله إلى الأقارب الذين يعيشون بشكل منفصل أو ضعه في خلية البنك. أكثر الحل الحديثسيتم نقل البيانات إلى بطاقة فلاش تم شراؤها خصيصًا. سيساعد هذا الشخص على استعادة النسخ الأصلية المفقودة بسرعة نتيجة لحالة الطوارئ (حريق، فيضان، سرقة، إلخ).
- لا ينبغي عليك الاحتفاظ ببطاقة العيادات الخارجية في المنزل، لأن هذا يعد انتهاكًا لتشريعات الاتحاد الروسي. باعتبارها وثيقة قانونية، يجب الاحتفاظ بها في السجل، وليس في يد المريض.
- نظرًا لأن الإيصالات الورقية عرضة للبهتان، فمن المستحسن عمل نسخ منها عند إجراء عمليات شراء كبيرة.
- يجدر البدء في فرز الأوراق مباشرة من صندوق البريد. ليست هناك حاجة لتخزين منشورات عديمة الفائدة وإعلانات مبوبة مجانية وصحف وبطاقات عمل في المنزل - فمن الأفضل إرسالها إلى المجموعة على الفور. في حالة عدم وجود وقت فراغ، يجب وضع الأوراق المفيدة أعلى الصندوق أو المجلد الذي يحتوي على المستندات، ووعد نفسك بتخصيص بضع دقائق خلال اليوم لفرزها. بعد تلقي دعوة لحضور حدث أو إشعار بالطرد عبر البريد، يوصى بتدوين مذكرة تذكير مناسبة في اليوميات.
- لتبسيط الوثائق، من الضروري مراجعتها مرة واحدة على الأقل في السنة. وفي الوقت نفسه، ينبغي تقييم كل ورقة مرة واحدة فقط، إما تركها للتخزين أو التخلص منها على الفور.
وبالتالي فإن إجابة سؤال كيفية تخزين المستندات في المنزل تعتمد على أذواق الشخص وتفضيلاته. إذا كان بعض الناس يقتصرون على صناديق من الورق المقوى العادي، فإن البعض الآخر يشتري خزائن باهظة الثمن أو حتى يجهز مخابئ صعبة في الشقة. بطريقة أو بأخرى، يجب أن تكون الأوراق المهمة في مكان يسهل الوصول إليه ومناسب للمالك. لا تنس أيضًا الحفاظ على النظام في المستندات. التوزيع العقلانيستساعد الأوراق التي تعتمد على الغرض منها وعمليات التدقيق المنتظمة على تجنب المشكلات المرتبطة بالبحث المطول عن المعلومات الضرورية.
مرحبا بي القراء الأعزاءوضيوف المدونة! أود اليوم أن أخبرك بكيفية تنظيف مستنداتك المنزلية وتنظيم تخزينها بشكل مناسب. يحدث أنك بحاجة ماسة إلى المساعدة، وتعود إلى المنزل ولا تعرف إلى أين تتجه للعثور على شهادة أو مستند آخر في جبل من الأوراق. ولكي لا تحدث لك مثل هذه الحالات أبدًا، دعنا نحللها خطة خطوة بخطوة، والذي سيوفر لك في النهاية النظام في أرشيف منزلك.
يجب أن تكون جميع المستندات المنزلية مرتبة دائمًا، ولا حتى لأنه يمكنك العثور على الورق الذي تحتاجه في أي وقت، فهو في المقام الأول آمن. يجب أن تبقى الأوراق المالية بعيدة عن أعين المتطفلين، فتلفها أو خسارتها يعدك بالتجول وكالات الحكومةوالسلطات. يمكن أن يستغرق التعافي وقتًا طويلاً وغير محدد، لكنك ستنفق أعصابًا أكثر من المال على الغرامات.
هناك أيضًا حالات خطيرة جدًا، على سبيل المثال، الحرائق والفيضانات وحالات الطوارئ الأخرى، عندما يكون من الضروري بشكل عاجل مغادرة المنزل. في مثل هذه الحالات، عادة ما يقوم الأشخاص أولا وقبل كل شيء بالاستيلاء على المستندات والمال من جميع الممتلكات. حسنًا، إذا سقطوا من يعرف أين، فيمكنك البقاء بدونهم بشكل عام. لذلك دعونا نلقي نظرة فاحصة على هذه المسألة.
تخزين الوثائق في المنزل
بادئ ذي بدء، تحتاج إلى تقييم الوضع - مدى إهمال مكتب منزلك. هناك ربات بيوت يخزنن حرفيًا كل قطعة من الورق وإيصالات الطعام والشهادات. لكن كل وثيقة لها قانون التقادم الخاص بها - من أسبوعين إلى ما لا نهاية.
عندما حاولت فهم هذه المشكلة، وجدت معلومات متضاربة فيما يتعلق بالمستخرجات والشهادات والإقرارات. لذلك لا تهتم وتحقق من مدة تخزين المستندات مع من يصدرها مباشرة.
ولكن بالطبع، يجب الحفاظ على المستندات الخاصة بالشقة والشهادات ورقم التعريف الضريبي وجوازات السفر آمنة في جميع الأوقات. بالمناسبة، في بعض الأحيان يتم كتابة الشهادات والأوراق الفترة التي سيكون لها خلالها قوة قانونية أو قانونية.
أما بالنسبة لفحص الأجهزة المنزلية المشتراة، فكل شيء أسهل هنا. وستكون صالحة فقط خلال فترة الضمان. لكن الخبراء في هذا المجال ما زالوا ينصحون بحفظها طوال الوقت، حتى تتخلص منها. ينطبق هذا في المقام الأول على المعدات الكبيرة، مثل أجهزة التلفاز باهظة الثمن والثلاجات والأدوات الآلية وما إلى ذلك.
بناء على نصيحة المحامي، أنا شخصيا أحتفظ بإيصالات الدفع لمدة 3 سنوات، على الرغم من أنه يبدو لي أن هذا كثير جدا. ولكن إلى أين تذهب، كل شيء يحدث في الحياة. بشكل عام، ما أريد أن أقول. احرص على سلامة وأمن مستنداتك وتعامل معها بحكمة.
كيفية ترتيب الأمور في المستندات؟
الخطوة 1. اجمع كل الأوراق في كومة.تقييم مدى تعقيد الوضع برمته. أنا شخصياً، جميع المستندات المنزلية الخاصة بي تشغل صندوقًا متوسط الحجم. لا يوجد شيء لا لزوم له.
- وثائق لشقة
- الوثائق الطبية
- ضريبة
- ائتمان
- إيصالات الدفع
- الشيكات وبطاقات الضمان وما إلى ذلك
يمكنك توزيعها حسب انتماء أفراد الأسرة (وثائق الأم والأب والأطفال وما إلى ذلك). عام أيضا التوجه، كما في المثال السابق.
الشيء الرئيسي هو أنك تشعر بالراحة ويمكنك العثور على الورق الذي تحتاجه في أي وقت. يجب الجمع بين الفرز والتخلص من ما لم تعد هناك حاجة إليه. شيء ما، ولكن يجب إرسال النشرات والكتيبات على الفور إلى سلة المهملات.
إذا كان لديك أي شك في هذا الأمر، ضع الأوراق جانبًا. تعرف على مدة صلاحيتها في أسرع وقت ممكن. أما بالنسبة لبطاقات العمل فيمكن وضعها في منظم خاص أو صندوق صغير.
الخطوة 3. اختيار طريقة التخزين.كقاعدة عامة، غالبا ما يتم استخدام المجلدات التي تحتوي على ملفات لتخزين المستندات في المنزل. يمكن إدراجها بشكل منفصل أو دمجها بالفعل مع الغطاء. هذه الطريقة لتنظيم الأوراق مريحة للغاية. يمكنك شراء العديد من هذه المجلدات وتخصيص كل منها لإحدى الفئات (الضرائب والمستندات الطبية وما إلى ذلك).
مجلدات المحفظة ليست أسوأ من التعامل مع هذه المهمة. إنها ملائمة ليس فقط لتخزين المستندات، ولكن أيضًا لأخذها معك.
كقاعدة عامة، يوجد مكان صغير على هؤلاء المنظمين حيث يمكن إجراء التوقيع. عندها بالتأكيد لن تخلط بينه وبين الفئات الأخرى. والأفضل من ذلك، تعيين لون لكل نوع من الورق. على سبيل المثال، توجد المستندات الخاصة بالمنزل في مجلد أحمر، والشهادات الطبية والخرائط وما إلى ذلك باللون الأخضر، وأوراق الضرائب باللون الأزرق.
هناك طريقة أخرى لتنظيم تخزين المستندات في المنزل وهي خزائن الملفات ذات الأقسام. يمكن أن تكون الأوراق في هذه الحالة بشكل أساسي في ملفات أو مجلدات رفيعة - مجلدات. في الوقت نفسه، تعمل اللوحات الخاصة ذات النتوءات بمثابة فارز، حيث يمكنك التوقيع على أنواع المستندات. هذه الأجهزة ليست رخيصة. ولكن يمكن أيضًا صنعها يدويًا. على سبيل المثال، خذ كرتونًا سميكًا ملونًا كفواصل واقطع الحافة. وبالتالي، لن تقوم فقط بتنظيم تخزين أوراق منزلك، بل ستوفر المال أيضًا.
حسنًا، الخيار الأخير الذي أريد أن أقدمه لك هو الصناديق. من حيث المبدأ، يمكنك وضع نفس المجلدات والملفات فيها، أي الجمع بين عدة طرق للتخزين. ولكن الآن أنا أتحدث عن شيء آخر. على سبيل المثال، الرسائل وإيصالات الدفع ليس لها تنسيق قياسي تمامًا، عندما لا تتناسب حقًا مع حجم المجلد، خاصة إذا كان هناك عدد كبير منها. ثم ستأتي الصناديق الصغيرة البسيطة للإنقاذ. إنها رائعة لتخزين المستندات الصغيرة.
الخطوة 4. حان الوقت للتفكير في مكان لأوراقك المالية.بادئ ذي بدء، يجب أن يكون غير متاح للغرباء والضيوف. أي أنها مخفية عن أعين المتطفلين. يمكن أن يكون ميزانين أو رفًا علويًا فوق سطح المكتب أو خزنة أو الدرج، ويفضل أن تكون قابلة للقفل. بالنسبة لأولئك الذين لديهم أطفال، فإن الأمر يستحق أيضًا التفكير فيما إذا كان الأطفال لن يتمكنوا من الوصول إلى الأوراق المالية. بعد كل شيء، إنهم أشخاص فضوليون، وفي كل مكان يمكنهم استخدام أيديهم الصغيرة.
يجب عليك أيضًا عدم اختيار الأماكن المشمسة، وإن كان يتعذر على الأطفال الوصول إليها. يمكن أن تتسبب الرطوبة والشمس في بهتان الورق وتدهوره.
وشيء آخر نسيت أن أذكره. احصل على مجلد حيث سيتم تخزين جميع نسخ المستندات الأكثر أهمية، على سبيل المثال، جواز السفر، وبوليصة التأمين، وشهادة التقاعد، ومستندات الشقة، وما إلى ذلك. إذا كنت في حاجة ماسة إلى نسخ، ولا توجد آلة تصوير في متناول اليد، فسيكون الوقت قصيرًا، وستوفر لك هذه الحيلة.
وأخيرًا، لا تتأخر مع مجموعة الأوراق التي سببت لك الشكوك حول مدة الصلاحية. بمجرد أن تتعامل مع هذه الأمور، ضعها على الفور في أماكنها. بعد كل شيء، أصبح لديك الآن تخزين المستندات في المنزل منظمًا اعلى مستوى!
كيف تسرق الأوراق؟ شارك أسرارك! ترك تعليقات! اراك قريبا!
دالوثائق موجودة في كل بيت، وهنالك الكثير منهم. الإيصالات وبطاقات الضمان والتعليمات والمستندات الخاصة بالعقارات والسيارات والبطاقات الطبية وجوازات السفر والشهادات والدبلومات .... كما تظهر الممارسة إنها تشغل مساحة كبيرة جدًا، ولا تكون مطلوبة عادةً في كثير من الأحيان، ولكن دائمًا تقريبًا بشكل مفاجئ وعاجل.ولهذا السبب ينبغي ترتيبها وتنظيمها، وأيضًا ... يمكن تقليل عددها إلى الحد الأدنى. عنه اليوم).
لتنظيف المستندات، يجب عليك اتباع الخطوات الثلاث التالية بالتسلسل:
خطوة واحدة. تخلص من الفائض
2 خطوة. فرز الباقي.
3 خطوة. تنظيم التخزين.
احتلت مستنداتي درجين في الخزانة بغرفة المعيشة. الأول يحتوي على المستندات الفعلية، والثاني يحتوي على التعليمات وبطاقات الضمان. لقد قمت بفرز كل شيء مرة واحدة تقريبًا في السنة، وتم التخلص من جزء منه، ولكن على أي حال، كان هناك صندوقان لا يزالان مشغولين بهذه الأشياء. قررت هذا العام تنظيم التخزين بشكل مختلف. لكن عليك أولاً تفكيك كل شيء والتخلص من القمامة غير الضرورية.أوه، أنا لا أحب هذه الكلمة، ولكن ... إنها تصف العملية بشكل كبير). ففكرت، لولا الجبيرة على ساقي، هل كنت سأبدأ هذا الحدث؟ لقد خرج بشكل جيد في الوقت المناسب.
خطوة واحدة. رمي القمامة.
لقد وضعنا جميع الوثائق في كومة واحدة أو أكثر، وقمت بتقسيمها إلى قسمين وفرزتها على مرحلتين: التعليمات والمستندات. هذه هي الطريقة التي قمت بها بالفعل بفرزها في صناديق.
نتخلص من التعليمات من تلك الأجهزة التي طلبت بطاقات ضمان منتهية الصلاحية لفترة طويلة. الإيصالات التي مضى عليها أكثر من ثلاث سنوات. وثائق أخرى بشكل فردي.
2 خطوة. نحن فرز.
3 خطوة. تنظيم التخزين.
العملية الأكثر متعة وإبداعا.
لقد بدأت بالتعليمات وبطاقات الضمان.أعتقد أنك ستوافقني الرأي، فنحن نادرًا ما نستخدمها. البعض فقط لأول مرة، بينما نتقن الشراء، والبعض الآخر لا يفتح حتى - كل شيء واضح. يتم شراء الأشياء، وتتراكم التعليمات. بشكل عام، أنا من محبي التكنولوجيا، ونتيجة لذلك، قمت بتجميع صندوق كامل من نفايات الورق. قررت ترجمة جميع التعليمات إلى شكل إلكتروني. ونتيجة لذلك، تم تحويل كومة رائعة من الورق إلى مجلد "تعليمات" إلكتروني صغير في جهاز كمبيوتر محمول.
سأخبرك كيف. تحتوي الشبكة على جميع التعليمات تقريبًا، ما عليك سوى ملء اسم الجهاز (الطراز والطراز) في محرك البحث وتنزيل الملفبي دي إف أو ملف نصي عادي. لسببين، تعذر تنزيل التعليمات وقمت بمسحها ضوئيًا. لقد قمت أيضًا بإنشاء مجلد نصي حيث قمت بحفظ المعلومات المهمة فيه مواد التشطيب(على سبيل المثال ماذا وأين بلاط(نموذج، مجموعة)، قماش على الأريكة، مقالات اغطية الارضيةوالشركة المصنعة ولون الطلاء). هذا جعل من الممكن أن نقول وداعا ل كمية كبيرةقطع ورق. نعم، استغرق هذا العمل بعض الوقت، ولكن في النهاية أصبح البحث عما تحتاجه أسرع بكثير وأكثر ملاءمة. لا يتعين عليك البحث في كومة من الأوراق، ولا تحتاج إلى تنظيمها بطريقة ما، وفرزها ورميها بانتظام، فهي لا تشغل مساحة، كما أنه من الملائم أيضًا تكبير النسخة الصغيرة على جهاز الكمبيوتر . بالإضافة إلى الوقت الذي أمضيته لمرة واحدة (وهذا فقط لأنني لم أفعل ذلك كما اشتريت من قبل)، لم أجد أي عيوب في تخزين التعليمات هذا. الشيء الوحيد الذي أفعله بالإضافة إلى ذلك هو نسخ المستندات والصور إلى وسائط خارجية، فلا تعرف أبدًا أن الكمبيوتر المحمول يتعب ويرفض العمل.
إذا كان التخزين في النموذج الإلكتروني غير مريح بالنسبة لك، فيمكنك إنشاء مجلد وتقسيم جميع التعليمات إلى مجموعات. يمكن أن يكون الفرز حسب الغرض (الإلكترونيات، الأجهزة، الصحة، متنوع) أو حسب الموقع (المطبخ، الحمام، الغرف). لا يستحق إنشاء مجلد منفصل لكل جهاز، فلن يختلف هذا التخزين كثيرًا عن الكومة، ونادرا ما يتعين عليك استخدامه.
وثائق أخرى.لقد تم تصنيفهم بالفعل إلى مجموعات وحجمهم واضح. هنا، بناءً على الحجم، عليك التفكير في التخزين. تخزين مريح!
من الأفضل تخزين المستندات عموديًا، والمكدس ليس هو الأكثر خيار مناسب. مع التخزين الرأسي، لا يتعين عليك إخراج أي شيء للوصول إلى التخزين الأساسي.
لدي بالفعل صندوق للمستندات - حتى عند طلب الأثاث، قمت بإجراء أبعاد الصناديق بحيث تناسب تنسيق A4. اشتريت فارزًا (كان من الممكن الاستغناء عنه) وأظرفًا قرطاسية بسحاب وزر. قامت بترتيب المستندات في مجلدات، ووقعتها ووضعتها في أحد الأدراج. تلك الأقل استخدامًا (وثائق الملكية، القديمة ولكن الإيصالات لا تزال محفوظة) بعمق، غالبًا ما تستخدم بشكل أقرب.
!
إذا كانت المجلدات على مرأى من الجميع، فإن الأمر يستحق إنفاق المال واختيار شيء جميل حتى لا يفسد الداخل.
!
عدد كبير من المجلدات، في رأيي، ليس مناسبًا جدًا، لذلك يجب تجميع المستندات بشكل كبير جدًا، ويمكن وضع مظاريف أصغر في مجلدات أكبر لتنظيم المستندات بداخلها. لا أحد ينظر إلى الوثائق المنزلية كل يوم، مما يعني الحماس المفرط وإنشاء مجلد منفصل لكل ورقة، فليس من المنطقي تسمية ذلك. ربما تكون جميلة ومثيرة للاهتمام، لكنني سأجادل على حساب النفعية))).
المجلدات هي مثل هذا:
- وثائق العقارات لكل كائن على حدة؛
- وثائق السيارة؛
- مجلد شخصي لكل فرد من أفراد الأسرة؛
- مجلد طبي للطفل.
- مجلد الشقة (وثائق الكهرباء وعدادات المياه واتفاقية مع مقسم الهاتف ...) ؛
- المدفوعات القديمة (أرشيف لمدة ثلاث سنوات)؛
- الدفعات الجارية "مدفوعات 2018" (أضع مظروفًا وسطًا إضافيًا مكتوب عليه "مدفوع" في مظروف كبير).
أعتقد أنه سيتم أيضًا إلغاء المجلد الذي يحتوي على فواتير الخدمات في المستقبل القريب، لكنني لم أخاطر به بعد، نحتاج إلى معرفة كيف يعمل كل شيء. كما أفهم الوضع، مع المدفوعات عبر الإنترنت، يتم تخزين تاريخها لمدة 3-5 سنوات. وهذا هو، في حالة وجود أي سوء فهم مع المرافق العامة، يمكنك طلب إصدار إيصال مرة أخرى والعثور على الشيك المقابل في سجل الدفع. منذ هذا العام، توقفت عن طباعة الشيكات، وأقوم فقط بتدوين ملاحظة على الإيصال "المدفوع"، ووضع تاريخ الدفع (حتى أتمكن من العثور بسرعة على الشيك، إذا كان هناك أي شيء) وإرساله في المظروف المناسب.
إذا لم يكن هناك صندوق "أثاث" خاص لتخزين المجلدات، مثل صندوقي، إذن أي صندوق أو سلة أو حاوية مناسبة تناسب أظرف A4 ستفي بالغرض.يمكنك أيضًا استخدام صندوق عادي. الحجم المناسبفقط قم بلصقه بورق حائط أو فيلم ذاتي اللصق. ليس هناك حدود للخيال هنا.
طوال الحياة، يتراكم كل واحد منا كمية هائلة من المستندات - المستندات الشخصية، المستندات المنزلية، وثائق الأسرة. يجب علينا تخزين معظمها وحمايتها بعناية، لأنه من وقت لآخر تكون هناك حاجة إليها لإعداد أوراق جديدة في حالات مختلفة. إن استعادة المستندات الشخصية والعائلية صعبة وطويلة وصعبة، لذلك تأتي كل عائلة بنظامها الخاص لتنظيم المستندات الشخصية. كيفية تنظيم تخزين المستندات في المنزل؟
ما هي وثائق المنزل التي يجب أن نحتفظ بها؟
بادئ ذي بدء، من المنطقي الحصول على جميع المستندات والتوصل إلى نظام فئات خاص بك، يمكنك من خلاله فرز جميع المستندات.
على سبيل المثال:
- الوثائق الشخصية: جواز السفر، شهادة التقاعد، رقم التعريف الضريبي (رقم دافع الضرائب الفردي، شهادة الميلاد، الدبلومات، الشهادات ووثائق الهوية الأخرى)
- الوثائق العائلية: شهادة الزواج، شهادة الميلاد.
- وثائق العمل: كتاب العمل، السيرة الذاتية، عقد العمل.
- الوثائق الطبية: بوليصة التأمين الطبي الإلزامي، بوليصة التأمين الطبي الطوعي، المعاش التقاعدي، الشهادات.
- مستندات العقار: مستندات الشقة، سند البيع، عقد الإيجار.
يمكنك اختيار الفرز حسب أفراد الأسرة: الأم والأب والطفل، أو بأي طريقة أخرى. وهكذا، سوف تشكل عدة أكوام. الآن يمكن فرز المستندات الموجودة بالفعل ضمن الفئات حسب درجة حاجتها في الحياة اليومية أو حسب تاريخ انتهاء صلاحية الوصفة الطبية الخاصة بها. على سبيل المثال، شهادة عدم الإدانة المطلوبة في العديد من أماكن العمل صالحة لمدة عام فقط. من المهم أن يكون لديك نسخ من جميع المستندات الرئيسية التي يمكنك الاحتفاظ بها في مجلد منفصل. ومن الأفضل أن تكون نسخ المستندات الرئيسية موجودة خارج المنزل (على سبيل المثال، مع الوالدين). سيؤدي الحصول على نسخ إلى تسهيل استعادة المستندات بشكل كبير في حالة حدوث شيء ما للنسخ الأصلية.
احتفظ بالمستندات بعيدًا عن ضوء الشمسومصادر الرطوبة حتى لا تعاني مع مرور الوقت
كيفية تنظيم المستندات الشخصية والمنزلية؟
يمكن أن يساعد في: المجلدات والمجلدات والأظرف البلاستيكية أو الورقية والملفات والصناديق وغيرها من الملحقات. لكن كل واحد منهم غير مريح بطريقته الخاصة.
إننا نعرض الاحتفاظ بالمستندات في المنزل بشكل منظم، لتجنب الارتباك وعمليات البحث غير الضرورية. ولإنشاء مثل هذا المنظم، ألهمنا الارتباك والارتباك في المستندات المنزلية، وعمليات البحث التي لا نهاية لها، والأسئلة التي تطرحها الأسر. لإنشاء مجلد شؤون عائلية، قمنا بحساب عدد المستندات في عائلة مكونة من ثلاثة أفراد، ثم استغرقنا وقتًا طويلاً في التصميم وقمنا بإنشاء مجلد بسحاب حيث يوجد مكان لكل ورقة رسمية.
بعد كل شيء، يحدث للجميع أنك تأخذ مستندًا بين يديك، فأنت تفهم أنه يجب أن يكون في متناول اليد، لأنه ستكون هناك حاجة إليه قريبًا وتوصل إلى مكان موثوق به، والذي سوف تتذكره بالتأكيد. يمر الوقت، وكانت هناك حاجة إلى المستند وتبدأ في تذكر المكان الموثوق به الذي توصلت إليه بحيث كانت الوثيقة تنتظر في الأجنحة.
ما هو المجلد المخصص لتخزين المستندات المنزلية "الحالات العائلية"؟
- مادة - طبيعية أو الجلود الاصطناعيةمن اختيارك؛
- خيارات ألوان مختلفة؛
- أبعاد المجلد: 34 × 26 × 4 سم؛
- تشتمل مجموعة المجلدات على ملفات بلاستيكية سميكة مصنوعة حسب الطلب خصيصًا لنا (18 ملحقًا للمستندات ذات التنسيقات المختلفة)؛
- على إطار المجلد مع داخلتم إنشاء جيوب خاصة للمستندات الصغيرة، وكذلك للبطاقات وبطاقات العمل وبطاقات sim وبطاقات USB (التي يمكنك حفظ المستندات الممسوحة ضوئيًا عليها).
ما هي مزايا منظم المنزل من شركة فاميلي ماترز؟
- تنسيق مناسب - على عكس الصندوق، يمكن وضع هذا المجلد بسهولة في الدرج أو الخزانة؛
- يغلق بسحاب.
- يخلق إطار المجلد القوي حماية إضافية لأرشيف المنزل؛
- كل مستند له جيبه الخاص، لذلك من السهل العثور على المستند الصحيح؛
- تتضمن المجموعة إدخالات بلاستيكية متينة بتنسيقات مختلفة وفقًا للمستندات الأساسية المتوفرة. يتم إجراء الإدخالات حسب الطلب، وعلى عكس الملفات العادية، فإن حجمها يسمح لك بحمل مستندات مغلفة؛
- بالإضافة إلى الإدخالات، يتم عمل جيوب خاصة بأحجام مختلفة داخل المجلد لتخزين أهم المستندات؛
