Ruajtja e përshtatshme e dokumenteve në shtëpi. Arkivi i familjes. Si të ruani dokumente, foto dhe antike në shtëpi. Si të organizoni dokumente personale dhe shtëpiake

Me ndihmën e internetit, ne mund të zgjidhim shumë probleme: të caktojmë një takim me një mjek, të paguajmë një gjobë, t'i dërgojmë dokumentet një agjencie qeveritare. Por në të njëjtën kohë, dokumentet në letër janë një pjesë e rëndësishme dhe e nevojshme e jetës. Duke filluar që nga lindja, çdo person është i mbushur me "letra" që konfirmojnë identitetin dhe të drejtat e tij. Prandaj, pyetja - si të ruani dokumentet në shtëpi, do të jetë gjithmonë e rëndësishme.

Çfarë dokumentesh ka secili prej nesh?

Familja: pasaporta, certifikata, testament.

Pasuri të paluajtshme dhe transport: dokumenta per apartament, telefon, rryme, shtepi, vile, makine.

Arsimi: certifikata, diploma, certifikata.

Punë: kontrata, kursime pensionale, kontrata, libreza pune.

Bar: policat, deklaratat, ekzaminimet, sigurimet.

elektroshtepiake, elektroshtepiake, mobilje: kartat e garancisë, çeqet, udhëzimet.

Faturat për faturat e shërbimeve

Të tjera: kontrata për ofrimin e shërbimeve, ngjarjet e siguruara.

Sa kohë duhen mbajtur dokumentet?

Hani dokumente të rëndësishme, që duhet t'i mbajmë gjithë jetën dhe ka letra që mund të hidhen pas nja dy muajsh si të panevojshme.

Dokumentet që duhen mbajtur gjatë gjithë kohës- çertifikatë martese dhe dokumente të tjera familjare, çertifikatë lindjeje, diploma, çertifikata, vërtetime dhe vërtetime, dokumente ekzaminimi, dalje nga spitali, testamente, letra të noterizuara, dokumente pensioni.

Dokumente për pasuri të paluajtshme, makina, veçanërisht blerje të rëndësishme dhe të shtrenjta; të gjitha dokumentet që kanë të bëjnë me punën deri në pension janë ato Dokumentet që duhen mbajtur gjatë kohës që jeni pronar ose për sa kohë që ato janë të përditësuara.

Çeqe dhe fatura të gjitha blerjet pak a shumë të mëdha duhet të ruhen për 12 muaj. Nëse disa artikuj janë të garantuar për më shumë se një vit, mbani dëshminë e pagesës sipas periudhës së specifikuar në kartën e garancisë.

Çeqet për pagesën e shërbimeve të avokatit, mjekut, mësuesit etj. duhet të mbahet për tre vjet. Në rast kontesti dhe nevoje për të siguruar origjinalin, bëni fotokopje të faturave dhe mbajini me vete. Kontrollet që konfirmojnë pagesën për trajtim mund të jenë të dobishme për përpunimin e një rimbursimi të tatimit mbi të ardhurat personale.

Sigurohuni që të mbani kontratat për kyçje të të gjitha shërbimeve: rrymë, gaz, ujë, telefon, telekom, internet, televizor kabllor, etj. Të gjitha pagesat komunale(faturat dhe cungët) duhet të ruhen për të paktën 3 vjet, maksimumi 5. Pas kësaj periudhe, ato mund të asgjësohen.

Mbaje të dhënat mjekësore të gjithë anëtarët e familjes në një vend të arritshëm. Nëse preferoni klinika private, mbajini cungët e tyre të faturimit për të paktën dy vjet. Ato mund të nevojiten gjatë procedurave të ndryshme dhe pagesave të sigurimit. Duhet të keni gjithmonë me vete një kartë që tregon grupin e gjakut, praninë e alergjive ndaj antibiotikëve dhe sëmundjeve kronike diabetin. Lëreni të qëndrojë në portofolin tuaj ose patentën e shoferit. Një kartë me informacionin e mësipërm mund t'ju shpëtojë jetën nëse përfundoni në spital si pasojë e një aksidenti.

Hiqni qafe atë që nuk ju nevojitet menjëherë

Sipas Marie Kondo, ka një sërë dokumentesh që duhet të hidhen menjëherë pasi kanë përmbushur funksionin e tyre:

material edukativ, e cila nuk ju ka ardhur kurrë në ndihmë pasi keni ndjekur një seminar ose trajnim;

Udhëzimet e përdorimit nëse e keni kuptuar gjatë dhe mirë se si funksionon kjo apo ajo teknikë;

deklaratat e kartës së kreditit, librat e çeqeve, fletëpagesat.

Termi "dokumente", meqë ra fjala, nuk përfshin dokumente letre me vlerë sentimentale, si letra të vjetra dashurie apo ditarë.

Për të shmangur dokumentet e panevojshme, sistemi Fly Lady sugjeron të merret parasysh sa shpesh të analizohen dhe renditen dokumentet: një herë në ditë, një javë ose një muaj.

Kolegu im tregon se si ta zbatojë këtë parim në jetën e tij Alyona:

“Ndërsa mësova sistemin Fly Lady, hoqa qafe një sasi të madhe të panevojshme, të parëndësishme. Vëllimi i dokumenteve është ulur me 3 herë! Tani të hënat janë dita ime e dokumenteve. I mbledh dokumentet që kam përdorur ose që janë shfaqur gjatë javës dhe brenda pak minutash vendos për fatin e tyre - i vendos në një dosje për ruajtje, i lë në punë për momentin ose i hedh. Falë këtij zakoni, ata ndaluan së rrituri në një top të madh letre.

Si të ruani dhe renditni?

Sa amvise - kaq shumë sisteme magazinimi. Në thelb, çdo familje ka 2-3 dosje për dokumente. Në njërën - dokumentet personale, në tjetrën - faturat dhe kartat e garancisë.

Për secilën kategori, ju mund të bëni organizatorin tuaj të veçantë për ruajtje të lehtë dhe kërkim të shpejtë për dokumentin e dëshiruar. Dhe këtu janë shembuj të kolegëve dhe të njohurve të mi, se si i ruajnë dokumentet në shtëpitë e tyre.

Lidhni dosjet me skedarë i përshtatshëm për ruajtjen e një numri të madh letrash, për çdo lloj dokumenti - ngjyrën e vet.

Elena:“Në një dosje janë udhëzimet për Pajisje shtëpiake, faturë, kartë garancie, për çdo pajisje në një skedar të veçantë. Në anën tjetër - faturat për shërbimet publike, marrëveshje kredie me çeqe, “letra lumturie” nga tatimet dhe pagesa e tyre, ka edhe kontratat e punës sime dhe burrit tim, certifikata pagash, kontrata për pasuri të paluajtshme. Unë mbaj pjesën tjetër të dokumenteve të mia në dosje në sirtarin e tavolinës sime.”

Meqë ra fjala, Elena mban gjithmonë në shtëpi një skedar me kopje të pothuajse të gjitha dokumenteve në disa kopje, gjë që është shumë e përshtatshme dhe kursen kohë në rast se nevojitet urgjentisht një fotokopje.

Zarfe plastike me butona- vendi më i popullarizuar për ruajtjen e letrave. Dhe nëse zgjidhni një dosje për secilën kategori dokumentesh dhe nënshkruani atë, si në Aigul, mund të kurseni shumë kohë duke kërkuar për një letër të veçantë.

Është më i përshtatshëm për të ruajtur dokumentet personale të secilit anëtar të familjes Pxhepa elastik me zinxhir. Kështu bën motra ime Regina. Faturat - në dosje. Që të mos deformohen, ruajini në një organizator/dosje ose bëni vrima në bazën e tyre me vrima dhe vendosini në një lidhës unaze.

Dosje plastike me skedarë të bashkangjitur brenda. Ato mund të përmbajnë nga 10 deri në 100 skedarë. Është i përshtatshëm për të ruajtur faturat për muaj dhe vite në to. Kolegu im përdor këtë metodë Natalia. Dhe dokumentet e tjera ruhen thjesht në një kuti këpucësh.

NË çantë laptopi Kolegu tjetër i mban të gjitha dokumentet Alyona. Ka disa "ndarje" dhe xhepa. Në njërën ndarje janë dokumentet mjekësore, në tjetrën - origjinalet e dokumenteve, të renditura në dosje, në të tretën - fotokopje. Pasaporta, libra mjekësorë, certifikata në një nga xhepat. Në qilar ka edhe një qese letre me udhëzime për elektroshtëpiake.

Këtu janë disa ide të tjera se si të ruani dokumentet:

Albumet e fotografive dhe zarfet janë vende të shkëlqyera për të ruajtur faturat dhe faturat.

Mbajtëse të ndryshme letrash do të duken të shkëlqyera në arkivin tuaj familjar! Ka shumë opsione. Zgjidhni atë që ju pëlqeu!

Ku të ruhet?

Për të siguruar që dokumentet e rëndësishme të jenë gjithmonë të sigurta dhe të shëndosha, ato duhet të ruhen në një vend të thatë dhe të pastër, siç bëjnë anëtarët e ekipit "Çdo gjë në vend". Alyona mbahet në gardërobë Elena - në raft dhe në sirtarin e tavolinës.

Vërej se në dhomën e gjumit dhe në zyrë - vendi më i mirë për të ruajtur dokumentet, por kur zgjidhni një raft ose kabinet të përshtatshëm, mendoni për:

Së pari nëse do të jetë e përshtatshme për ju të merrni të gjitha dokumentet tuaja. Këshillë: tregoni familjarëve se ku ndodhet dosja me dokumentet më të rëndësishme, në rast situatash të paparashikuara, që ta marrin ata të parët;

Së dyti, sigurohuni që dokumentet tuaja të jenë jashtë mundësive të fëmijëve të vegjël dhe kafshëve shtëpiake. Këshillë: Mbani gjithçka që është e vlefshme për ju në raftet e sipërme ose ku mund të mbyllen.

Pas përpjekjeve të shumta të djalit tim për të arritur te letrat tona të rëndësishme, vendosa gjithçka në raftin e sipërm të dollapit të dhomës së gjumit. Mbaj në tre dosje - dokumente personale të çdo familjari, dokumente për pasuri të paluajtshme dhe transport, fatura dhe fotokopje. Kartat e garancisë, pa udhëzime përdorimi, i ruaj në një skedar në sirtarin e tavolinës.

Unë preferoj të ruaj në mënyrë vertikale, gjithçka është në dorë dhe në pamje të qartë. Një minus - nëse dosja nuk është e ngurtë, atëherë ajo dhe letrat që shtrihen në të mund të deformohen. Prandaj, nëse zgjidhni një metodë të tillë ruajtjeje, atëherë hidhni një vështrim më të afërt në slitë të tillë.

Një gjë: Regina, pronarja e dokumenteve nga fotoja e mëparshme, mban një organizator me dokumente në dhomën e gjumit, në raftin e tavolinës së librit. Përsëri, ky opsion nuk është i përshtatshëm për ata që kanë fëmijë të vegjël. Dhe më mirë mbajini letrat larg nga e drejta rrezet e diellit, sepse kjo mund të çojë në ndezje dhe plakja e hershme letër.

Një zgjidhje për ruajtjen e dokumenteve është ruajtja e letrave në kuti. Megjithatë, mund të jetë joshëse për të hedhur të gjitha dokumentet pa dallim në to. Për lehtësi, rregulloni gjithçka në skedarë ose rregulloni pirgjet me kapëse letre, siç ndodh Natasha.

Situata të papritura

Dokumentet më të rëndësishme ruhen më së miri në një kuti të veçantë rezistente ndaj zjarrit ose në një kasafortë. Ndër zonjat që intervistova, dy kanë një kasafortë. Një kolegu im ka një kasafortë që nuk është e përshtatshme për ruajtjen e përhershme të dokumenteve (për shkak të madhësisë së saj). Por kur ajo dhe familja e saj janë larguar për më shumë se disa ditë, ajo e zhvendos dosjen me dokumentet më të rëndësishme në kasafortë. Zonja tjetër, përkundrazi, ka një kasafortë të bollshme, por nuk ruan aty dokumentet që përdor më shpesh (dokumentet personale, të dhënat mjekësore, etj.). Ajo ruan letra për pasuri të paluajtshme dhe transport, certifikata dhe diploma.

Besohet se vendi më i sigurt për të ruajtur dokumente të rëndësishme, arkiva familjare dhe sende me vlerë është një kasafortë ose depo, veçanërisht nëse merrni me qira një apartament ose jetoni në një bujtinë. Por nuk mendoj se shumë njerëz e bëjnë këtë. Sigurisht, ju mund të bëni fotokopje në mënyrën e vjetër dhe t'ia jepni për ruajtje të afërmve tuaj. Por nëse preferoni të vazhdoni me kohën, atëherë është më mirë të zgjidhni hapësirën ruajtëse të cloud si Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, YandexDisk, Cloud @mail.ru. Natyrisht, ne po flasim për kopje të skanuara. Përveç kësaj, kjo metodë është ideale për ruajtjen e faturave, nga faturat bankare deri te faturat e dyqaneve, të cilat kanë tendencë të zbehen me kalimin e kohës.

Shpresoj që opsionet e propozuara për ruajtjen e dokumenteve do të jenë të dobishme për ju. Ndani në komente se si i ruani dokumentet në shtëpi në grupet tona

Pastrimi efektiv përfshin vetëm dy hapa thelbësorë:

hiqni qafe të panevojshmen dhe përcaktoni se ku të ruani të nevojshmen.

Marie Kondo

Le të përcaktojmë menjëherë se kujt i drejtohet artikulli. Është kryesisht për ata që kanë grumbulluar shumë letra të ndryshme, fatura, broshura dhe të mira të tjera të ngjashme. Muzikantë, poetë, gazetarë dhe stilistë të të gjitha brezave, lexojnë dhe nuk ankohen, duke parë malet e letrave të ndryshme. Kush tjetër i bën vetes pyetje: si të ruani dokumentet? ku të ruani dokumentet? Unë propozoj të merremi me to (malet) një herë e përgjithmonë. Një artikull se si t'i rregulloni gjërat, si t'i ruani dokumentet ku dhe në përgjithësi për sistemimin e çdo gjëje.

Pjesa 1

Nëse dikush nuk e di, atëherë asgjë në këtë jetë nuk ndodh ashtu. Edhe nëse është një surprizë e rastësishme. Një rrethanë në dukje e dobët, një episod kaq i vogël, ndonjëherë sjell një zinxhir ngjarjesh fatale. Kështu ndodhi edhe me mua. Kështu që.

Kam humbur diplomën arsimin e lartë. Nuk mbaj mend kur, ku dhe në çfarë rrethanash e pashë për herë të fundit. Për shumë vite nuk mburrem askund, punoj në një vend, nuk jam zgjedhur askund. Ka një ekstrakt prej tij, ka fotokopje, ka një kopje të vërtetuar në noter. Nuk ka asnjë diplomë. Një muaj më parë, unë shqyrtova posaçërisht të gjitha dokumentet e mia - nuk e gjeta. Por vendosni gjërat në rregull (siç më dukej atëherë). Një ditë më parë, kur m'u duk se e kisha humbur përgjithmonë, u mërzita shumë. I shqetësuar, sikur diçka shumë e rëndësishme harroi të bënte. Dhe për arsye të mirë, siç doli. Më pas pasuan një zinxhir ngjarjesh, të cilat u bënë shkak për të shkruar këtë opus.

Tërheqja nr. 1. E palogjikshme.

Meqenëse jam në shkrimin e kopjimit dhe ndonjëherë vizitoj shkëmbimet e pavarura, ku pashë një artikull të quajtur "Rekomandime për ruajtjen e dokumenteve". Diçka më doli në kokë. Këtu, mendoj, është pikërisht ajo që më nevojitet. Meqenëse unë jam mbështetësi i informacionit i kësaj faqeje të mrekullueshme për amvise të reja (dhe jo aq), vendosa që një artikull se si të ruani siç duhet dokumentet nuk do të ishte i tepërt këtu.

Njoftimi i artikullit ishte standard: premtoi të ishte informues dhe interesant, ishte i intriguar nga prania e një teksti kompetent, të ndarë në paragrafë logjikë. Unë si blerës i ngrohur nga rrethanat e bleva. Artikulli ishte i lirë. Për ata që nuk janë në dijeni, është e mundur të lexoni tekstin e plotë të artikullit vetëm pasi të keni paguar, gjë që e bëra në një minutë.

Vetë teksti më befasoi fillimisht. Analfabetizmi i plotë bashkëjetonte me marrëzinë e plotë. Të them të drejtën, nuk jam ai lloj njeriu që jetoj në robëri iluzionesh, di shumë për njerëzit dhe puna në fushën e rekrutimit më shpëtoi nga syzet rozë. Por as unë nuk e dija që në këtë vend njerëzit mund të “shesin” gjëra të tilla. Në parim, do të ishte e mundur të vendosni të gjithë tekstin këtu, më besoni, ia vlen. Por, nuk do të abuzoj dhe do të kënaqem vetëm me disa fraza. "Shpesh, kur përpiqen të gjejnë një dokument, njerëzit duhet të kërkojnë letrat e duhura për një kohë të gjatë." Nuk mund të debatosh, kur përpiqesh të gjesh, duhet të kërkosh. Do të nevojiten gjithashtu dosje të vogla në formë zarfi dhe disa vrima. Krutyak. Nëse do të ishin thjesht "vrima shpuese", vendosa që ishte thjesht një gabim shtypi, por pak! "Më tej, edhe më e lehtë - thjesht merrni vrimën e vrimës dhe shponi zarfet." “Përveç kësaj, falë formës së zarfeve, mund të nxirrni lehtësisht letrat e nevojshme. Nuk do të jetë nevoja të nxirret shkopi nga ring.” Nuk ka komente. Dhe në përfundim: "Është një mundësi e mirë për të mbajtur dokumente me të afërmit." Këshilla është e dyshimtë, nuk e di sa njerëz janë të gatshëm të përfitojnë prej saj.

Bleva një artikull kaq qesharak për një qindarkë, por mora gëzim njëzet dollarësh, jo më pak.

Tërheqja #2. Logjike.

Pra, meqenëse postimi i një artikulli në këtë formë do të ishte kulmi i mungesës së respektit për ju, të dashur lexues, vendosa ta shikoj vetë temën dhe të shkruaj një artikull. Pa vonesë, në të njëjtën ditë hapa motorin e kërkimit Google dhe shtypa frazën "Si të ruani dokumentet". Unë u përmbyta me një bollëk të të gjitha llojeve të këshillave, videove dhe fotove. Pasi kalova rreth dy orë në rishikim, dua t'ju them sa vijon: Interneti është një gjë e tmerrshme, të gjithë vjedhin nga njëri-tjetri jo vetëm tema dhe foto, pothuajse kudo ka një rishkrim të fortë të lirë. Dhe është e tmerrshme. Meqë ra fjala, tekstin që bleva, megjithëse në një version më adekuat, e takova në tre faqe të tjera. Nuk e di kush e goditi kë.

Faqet dhe blogjet pak a shumë interesante mbi këtë temë filluan shumë më larg nga radhët e para në Google. E dini atë(!). Madje disa më pëlqyen. Për shembull, ky http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Është menjëherë e dukshme se ai është i angazhuar në një person të ndritshëm, të ndershëm dhe krijues. Emri im është Masha. Por, shumica e artikujve mbi temën e ruajtjes së letrës, siç më dukej, janë kryesisht motivues në natyrë. Por kjo është gjithashtu e mirë.

Tërheqja #3. Personale.

Nëse ka dy dyqane aty pranë, njëra me rroba në modë, të bukura dhe me zbritje të mëdha, dhe tjetra kancelari, së pari do të shkoj te i dyti. Sepse e adhuroj dyqan shkrimi s. shpirt letre. Kjo është për të bërë të qartë se ku kam kaq shumë artikuj shkrimi në shtëpi. Por, përkundër kësaj, letrat e mia, duke përfshirë dokumentet, megjithëse gjithmonë shtriheshin në një vend dhe dukej se ishin edhe të renditura, ndonjëherë nuk ishte e lehtë të gjeje atë që të duhej shpejt. Fati vendosi të më jepte një mësim dhe tani, në vetëm dy ditë, bëra atë që duhej të kisha bërë shumë kohë më parë.

Përveç kësaj, ndonjëherë shkruaj artikuj për gazetat lokale, kështu që shtypshkronja e qytetit ka kohë që ka personin e vet, prej andej kam një tufë të copëtuar madhësia e vogël vetëngjitëse (janë në koshin e plehrave në pako), të cilat i përdor kudo. Nuk e di si jetojnë njerëzit pa to.

Bazuar në sa më sipër, vendosa të shkruaj këtë vepër mjaft monumentale. Ky nuk është vetëm një rishikim. Këtu u përpoqa jo vetëm të përgjithësoja gjithçka, por edhe të sjell shumë përvojën time personale, mirë, dhe e rëndova atë me inserte emocionale. Shpresoj se artikulli do të rezonojë me ata që "nuk e shohin dritën e bardhë" për shkak të bollëkut të letrave, nuk dinë nga të fillojnë dhe ku të vrapojnë, si dhe me ata që duan të gjejnë ndonjë dokument ose thjesht një copë letër me informacion të vlefshëm në thellësi të tyre tavolina, kabinete dhe kuti. Sigurisht, për gjithçka që shkruhet më poshtë, e drejta e autorit nuk mbështetet, por, më besoni, këtë nuk do ta gjeni askund. Pra, shkoni përpara.

Fazat kryesore në rrugën për të porositur

Nuk do ta rregulloni kurrë shtëpinë tuaj

nëse pastroni.

Marie Kondo

Vlerësoni shkallën e fatkeqësisë

Së pari ju duhet të gjeni një sipërfaqe ku të gjitha letrat do të përshtaten. Patjetër që do t'ju duhet një tavolinë, ose ndoshta jo një ose stole, një divan është gjithashtu i përshtatshëm, ose mund të jetë më mirë të uleni në dysheme. Dhe gjithashtu mendoni se sa kohë mund të marrë për të analizuar. Nëse e kuptoni se nuk mund ta zotëroni analizën në të njëjtën kohë, është më mirë ta riplanifikoni ngjarjen. Dhe kushti më i rëndësishëm është që askush të mos ndërhyjë.

Letra me të gjitha shiritat - në një grumbull!

Vendosni menjëherë gjithçka që keni planifikuar në krye të urës së përgatitur. Për shembull, nëse gjithçka është në rregull me fotot ose recetat, lërini të gënjejnë më tej, mos i prekni. Pse të bëni punë shtesë!

Tërheqja #3 Emocionale.

Oh vajza, me fat ju. Epo, askush nuk shkruan për këtë më mirë se unë. Pse? Të zgjuarit nuk do të humbin kohën e tyre duke përshkruar se si i ruajnë letrat (mendoni njohuritë), dhe pjesa tjetër thjesht nuk ka letra të mjaftueshme për të ofruar diçka të arsyeshme. Me pak fjalë, lexoni.

Për të qenë i sinqertë, nëse nuk do ta kisha lexuar një javë më parë dhe nuk do të kisha parë (dhe çfarë emri!), nuk do të kisha filluar një ngjarje kaq të madhe. Dhe sigurisht, nuk do të kishte asnjë arsye për këtë artikull. Qasja ndaj biznesit, parimet dhe metodat që Marie propozoi në bestsellerin e saj gjetën një përgjigje të gjallë në shpirtin tim. Edhe pse e rrëfej, nuk kam qenë kurrë e fiksuar pas pastrimit dhe tani nuk kuptoj perfeksionistë të kalibrave të ndryshëm që harxhojnë energji të reja për gjëra kaq të mërzitshme. Por, unë e respektoj dhe e dua rendin.

Kështu Marie shkruan: “Pastrimi është një ngjarje e veçantë që ndodh një herë në jetë.” Një deklaratë e çuditshme dhe jo më pak e diskutueshme. Japonezët duket se janë pak më ndryshe. Nëse më shumë se dy njerëz jetojnë në shtëpi, atëherë ka të ngjarë që jo të gjithë do t'i përmbahen Rregulla strikte. Por është e nevojshme të përpiqemi për këtë. Një herë e përgjithmonë ai vendosi gjithçka në vendin e vet, dhe pastaj mbetet vetëm të vendosim gjithçka në vendin e vet.

Është e vështirë të besohet, por ky pastrim ishte një festë e vërtetë për mua, dhe me siguri, nuk kam pastruar kurrë më parë. Mund ta krahasoj gjendjen time shpirtërore me përgatitjen për Pashkë ose për Vitin e Ri më 31 Dhjetor. Në të gjitha rastet ndjesia e gëzueshme e festës së ardhshme pushton shpirtin dhe krijon pa u lodhur. Po, nuk thashë që e gjithë kjo ndodhi në sfondin e krijimeve të pavdekshme të Scorpions. "Dashuria, dashuria do të na mbajë gjallë" - thotë Klaus Meine për shumë vite, që do të thotë "dashuri, dashuria do të na mbajë gjallë". Për të parafrazuar: rendi, dhe vetëm rendi, do të na mbajë gjallë.

Është e qartë se çdo letra me vlerë kërkon një qëndrim jashtëzakonisht të kujdesshëm dhe të vëmendshëm. Në fund të fundit, dëmtimi ose humbja e tyre aksidentale është e mbushur me pasoja jo rozë. Vrapimi rraskapitës rreth autoriteteve për të rikthyer dëshmitë dhe certifikatat e dashura jo vetëm që mund t'i marrë shumë kohë një personi, por edhe nerva mjaft të prishur. Në këtë artikull, ne do t'ju tregojmë se si t'i ruani dokumentet në shtëpi.

Zgjedhja e vendit të duhur

Kur kërkoni për vendin optimal të fshehjes për letrat, para së gjithash duhet të udhëhiqeni nga parimi i sigurisë. Është e rëndësishme të kujdeseni që dokumentet të mos dëmtohen dhe të fshihen nga sytë e të huajve, qofshin ata punonjës apo hajdutë. Nëse në shtëpi ka fëmijë të vegjël, letrat e vendosura në sirtarin e poshtëm të tavolinës mund të jenë të lyera ose grisura nga fijet e reja. Prandaj, në këtë rast, vendi më i paarritshëm duhet të zgjidhet për cache. Kasafortë, kat i ndërmjetëm ose raft i sipërm raft librash përshtaten mjaft mirë.

Është e përshtatshme të thuhet se desktopi nuk do të jetë vendi më i sigurt për ruajtjen e dokumenteve. Kafja e derdhur aksidentalisht ose një rrymë e papritur ka shumë të ngjarë të çojë në dëmtim të letrave me vlerë. Përveç kësaj, dokumentacioni i vendosur në një vend të dukshëm është një gjetje e shkëlqyer për një hajdut që është shfaqur. Përjashtimet e vetme janë kutitë me një çelës ose me një fund sekret. Sidoqoftë, nëse dëshironi të nxirrni përmbajtjen e tyre, nuk do të jetë gjithashtu e vështirë. Kjo është arsyeja pse pronari i banesës duhet të reflektojë plotësisht në pyetjen se ku të ruajë dokumentet në shtëpi.

Megjithatë, nuk duhet të jeni shumë të sofistikuar kur rregulloni një "strehë" të përshtatshme për letrat. Në fund të fundit, vendi i zgjedhur duhet të jetë jo vetëm i sigurt, por edhe i arritshëm për pronarin. Pajtohu se situatat janë të ndryshme dhe ndonjëherë mund të nevojiten dokumente të vlefshme në momentin më të papritur. Në rast zjarri, tërmeti ose ndonjë emergjence tjetër, fjalë për fjalë çdo sekondë vlen. Kërkimi për një kompromis midis sigurisë dhe disponueshmërisë është, megjithëse mjaft i vështirë, por mjaft i zgjidhshëm. Këtu, sendet moderne funksionale të brendshme të pajisura me arka speciale u vijnë në ndihmë njerëzve veçanërisht të kujdesshëm. Kategoria e tyre përfshin rafte me sirtarë, kasaforta librash, priza kopje dhe pajisje të tjera të ndërlikuara (foto).

Mënyrat për të ruajtur dokumentet

Eshtë e panevojshme të thuhet se letrat duhet të mbahen në rregull. Përndryshe, kërkimi për një dokument të caktuar do të marrë shumë kohë të çmuar nga një person. Shumë prej nesh kalojnë nëpër pirgje të të njëjtit lloj çarçafësh çdo muaj, duke u përpjekur të gjejnë një faturë të re mes faturave të paguara prej kohësh. Një qasje e detajuar për shpërndarjen e letrave ndihmon për të përballuar këtë problem. Si shembull, le të marrim më së shumti ide të mira dhe mënyrat e ruajtjes së dokumenteve.

Në dosje

Zgjidhja më e mirë do të ishte blerja e një produkti në unaza, i cili përshtatet me një numër mbresëlënës skedarësh me letra (foto). Shumica e këtyre dosjeve kanë një format A4, i cili është më i përshtatshmi për ruajtjen e certifikatave, certifikatave, kontratave, dokumenteve të pasurive të paluajtshme, etj. Nëse dëshironi, duhet të merrni disa pajisje të hollë zyre të dizajnuara për çdo fushë veprimtarie. Duke ngjitur shënime në dosje me mbishkrimet "punë", "familje", "strehim", "bankë", mund ta lehtësoni shumë detyrën tuaj për të gjetur letrën e kërkuar. Do të ishte gjithashtu e dobishme të përfshini në dosjen e parë një listë të plotë të dokumenteve që tregojnë faqet e vendndodhjes së tyre. Rekomandohet të ngjitni faturat dhe çeqet në fletë të formatit A4 përpara se t'i vendosni në një dosje, në këtë rast duhet të rregullohet vetëm këndi i sipërm majtas për të shmangur dëmtimin e dokumenteve.

Një alternativë e denjë për një dosje voluminoze është një çantë e veçantë me shumë ndarje, e cila mund të blihet në çdo dyqan shkrimi. Pajisjet e tilla paraqiten në një larmi modelesh, nga klasikja strikte deri tek ajo femërore elegante. Zgjedhja e atij që ju pëlqen nuk do të jetë e vështirë. Disavantazhi i vetëm i dosjes së çantës qëndron në pamundësinë e kthimit të faqeve dhe shikimit të lirë të dokumenteve. Prandaj, për të siguruar komoditetin e tyre, pronari i "depozituesit të sigurisë" do të duhet të kujdeset për mbishkrimet dhe shënimet e duhura. shembull ilustrues vendosja e dokumenteve brenda dosjes së çantës është paraqitur në video:

Në albumet e fotografive

Sado e habitshme të duket, por aksesorë të tillë me fletë magnetike mund të kryejnë funksione të tjera përveç ruajtjes së fotove përkujtimore. Për shembull, në to mund të vendosni faturat e pagesës, për rregullimin e të cilave nuk duhet t'i drejtoheni ngjitësit. Përveç kësaj, çdo fletë ka një vend për mbishkrime dhe shënime, gjë që është gjithashtu shumë e përshtatshme.

Në zarfe

"Xhepat" e letrës janë më të përshtatshmet për ruajtjen e faturave të vjetra, çeqeve dhe letrave të tjera që është koha për t'i dërguar në arkiv. Dokumente të tilla vijnë në ndihmë jashtëzakonisht rrallë, por shumë ende nuk rrezikojnë t'i hedhin ato. Duke bërë një shenjë të përshtatshme në zarf, mund ta vendosni me siguri në cepin e largët të një sirtari ose rafti.

në kuti

Ata mund të ruajnë pothuajse çdo gjë, dhe dokumentet nuk janë aspak përjashtim. Megjithatë, ruajtja e rastësishme e letrave brenda enës së kartonit do të çojë në probleme që lidhen me kërkimin e tyre të mëvonshëm. Prandaj, para se të vendosni dokumentet në një kuti, do të ishte e dobishme t'i shpërndani ato në dosje të veçanta ose në shumëforma, në varësi të qëllimit. Sa i përket pasaportave, diplomave dhe letrave të tjera jo standarde në kopertina të forta, është më mirë të keni një zarf të veçantë të trashë për to. Nga rruga, sot ka pajisje shumë të përshtatshme të bëra në formën e një kabineti skedarësh me ndarës (foto). Disa prej tyre mund të kyçen dhe të përdoren si kasafortë.

• Dokumentet duhet të ruhen larg ujit dhe rrezet e diellit për të parandaluar dëmtimin ose zbehjen.
• Do të ishte e dobishme të kishit një dosje me fotokopje të të gjitha letrave të rëndësishme dhe më pas t'ua transferonit të afërmve që jetojnë veçmas ose ta vendosni në një qeli bankare. Më shumë zgjidhje moderne të dhënat do të transferohen në një kartë flash të blerë posaçërisht. Kjo do të ndihmojë një person të rivendosë shpejt origjinalet e humbura si rezultat i një emergjence (zjarri, përmbytje, vjedhje, etj.).
• Ju nuk duhet të mbani një kartë ambulatore në shtëpi, sepse kjo është një shkelje e legjislacionit të Federatës Ruse. Si dokument ligjor, ai duhet të mbahet në regjistër, jo në duart e pacientit.
• Meqenëse faturat e letrës janë të prirura për t'u zbehur, rekomandohet që të bëni fotokopje të tyre kur bëni blerje të mëdha.
• Vlen të filloni të renditni letrat menjëherë nga kutia postare. Nuk ka nevojë të ruani fletushka të padobishme, gazeta me reklama të klasifikuara falas dhe karta biznesi në shtëpi - është më mirë t'i dërgoni menjëherë në kovë. Në mungesë të kohës së lirë, letrat e dobishme duhet të vendosen sipër një kutie ose dosjeje me dokumente, duke i premtuar vetes se do të ndani disa minuta gjatë ditës për t'i renditur ato. Pasi të keni marrë një ftesë për një ngjarje ose një njoftim për një parcelë me postë, rekomandohet të bëni një shënim kujtues të duhur në ditar.
• Për të thjeshtuar dokumentet, është e nevojshme t'i rishikoni ato të paktën një herë në vit. Në të njëjtën kohë, çdo letër duhet të vlerësohet vetëm një herë, ose duke e lënë për ruajtje ose duke e hedhur menjëherë.

Kështu, përgjigjja në pyetjen se si të ruani dokumentet në shtëpi varet nga shijet dhe preferencat e personit. Nëse disa njerëz janë të kufizuar në kuti të zakonshme kartoni, atëherë të tjerët blejnë kasaforta të shtrenjta ose madje pajisin vende të ndërlikuara të fshehta në apartament. Në një mënyrë apo tjetër, letrat e rëndësishme duhet të jenë në një vend të arritshëm dhe të përshtatshëm për pronarin. Mos harroni gjithashtu për ruajtjen e rendit në dokumente. shpërndarje racionale letrat në varësi të qëllimit të tyre dhe auditimet e rregullta do të ndihmojnë në shmangien e problemeve që lidhen me një kërkim të zgjatur për informacionin e nevojshëm.

“Në fund, rendi dhe vetëm rendi krijon lirinë. Çrregullimi krijon skllavëri"
Charles Peguy

Me këtë artikull, unë hap një seksion të ri në sit - "Le t'i vendosim gjërat në rregull!"
Artikujt për organizimin, optimizimin dhe ndotjen e hapësirës përreth nesh do të postohen këtu - në shtëpi, zyrë pune, hapësirë ​​elektronike (kompjuter, etj.), letra, gardërobë, etj.

Julia Morgenstern, në librin e saj Inside-out Self-Organization, argumenton se njerëzit e rrethojnë veten me kaos thjesht sepse nuk kanë mësuar të jenë të organizuar. Të jesh i organizuar është thjesht një aftësi që mund dhe duhet të mësohet.

Algoritmi për porositjen e dokumenteve të shtëpisë

1. Inventari i të gjitha letrave.
Në këtë fazë, mblidhni të gjitha dokumentet e disponueshme në shtëpi në një vend dhe renditini në dy grupe:
- mbeturina - dërgojeni në koshin e plehrave (informacione të parëndësishme, datat e skadencës kanë skaduar, nuk kanë vlerë, etj.)
-e rëndësishme dhe e nevojshme - duhet mbajtur.
2. Renditja sipas kategorive.
Dokumentet që kemi lënë për ruajtje janë të renditura në kategori:
-dokumentet financiare (faturat e shërbimeve, dokumentet e kredisë, taksat)
-pasuri (të luajtshme dhe të paluajtshme: dokumente për banim, tokë, makinë etj.)
- dokumente personale ose dokumente të familjarëve (pasaporta, certifikata sigurimi, diploma, çmime, dokumente shëndetësore, etj.)
-udhëzime, pasaporta, fatura dhe garanci për mallrat e blera
- dokumente për fushat e veprimtarisë (hobi, mirëmbajtje amvisëri, trajnimi, zhvillimi, etj.)
Në rast të një vëllimi të madh dokumentesh në një nga kategoritë e propozuara, është e mundur të veçohen nënkategori të veçanta. Për shembull, nëse një familje ka shumë dokumente mjekësore ose arsimore, është më mirë të organizohet një kategori e veçantë "Mjekësi", "Edukim", "Portofol", etj.
Kështu, në versionin tim, unë veçova dokumentet që përbëjnë portofolin e anëtarëve të familjes sime (çmimet, certifikatat, etj.) në kategori të veçanta ruajtjeje
3. Blerja e artikujve shkrimi dhe krijimi i sistemit të ruajtjes së dokumenteve.
Pas renditjes së dokumenteve, vëllimi që do të ruhet bëhet i qartë. Shtrohet pyetja: "Si të organizoni më mirë ruajtjen e dokumenteve?"
Sistemi i ruajtjes duhet të plotësojë kërkesat:
- të akomodojë vëllimin e kërkuar të dokumenteve;
- Lehtë për vendosjen dhe nxjerrjen e dokumentit të nevojshëm nga sistemi.

"Rregulli kryesor: sistemi juaj i ruajtjes duhet të jetë një bibliotekë e thjeshtë, jo kujtesa të veprimeve, projekteve, prioriteteve" David Allen

Duke ndjekur këtë rregull, kujtesat për pagesën e faturave ose përpunimin e dokumenteve të caktuara duhet të futen në ditarët tuaj dhe jo në sistemin e depozitimit të dokumenteve.

Deri më sot, gama e artikujve shkrimi për ruajtjen e dokumenteve është shumë e gjerë. Për veten time, u vendosa në dosjet e ruajtjes me dy unaza dhe dosje zarfe, të cilat e bëjnë të lehtë vendosjen e një dokumenti dhe nxjerrjen e tij nga dosja.

4. Organizoni dokumentet sipas kategorive.
Përpunova dokumente në secilën kategori: dokumente të veçanta u renditën në dosje, të cilat u kombinuan në një dosje nga një disku me emrin e një kategorie të veçantë.
Në çdo dosje kam shkruar se çfarë saktësisht është ruajtur në të. Ajo shtoi datat e duhura dhe kujtime të tjera në ditarin e saj.

5. Përkthimi i dokumenteve në formë elektronike.
Sot, po bëhet gjithnjë e më e rëndësishme ruajtja e informacionit në në format elektronik. Kjo zvogëlon kohën për të hyrë në informacion (nuk ka nevojë të gërmoni nëpër dosje), bën të mundur aksesin në informacione që nuk janë të lidhura me një vendndodhje specifike të ruajtjes së dokumenteve.
Në fazën përfundimtare të organizimit të dokumenteve, bëni vetes pyetjen: cilat dokumente mund të ruaj në mënyrë elektronike pa kompromentuar disponueshmërinë e këtij informacioni?
Për veten time vendosa të mbaj dokumentet financiare për pagesat online tani e tutje vetëm në formë elektronike.

Kam përkthyer të gjitha llojet e letrave mbi hobi dhe aktivitete në shënime në Evernote (Evernote). Për shembull, letrat e kopshtarisë zinin një hapësirë ​​të mirë dhe u mbajtën në një dosje. Këto ishin shënime të shkruara me dorë dhe dokumente të printuara, fotografi etj. E gjithë kjo masë u rishikua edhe një herë për vlerën e saj dhe u lëshua në shënime, të bashkuara në një fletore në Evernote (Evernote). Tani ky informacion është i disponueshëm për mua jo vetëm në shtëpi, por edhe në çdo vend tjetër, gjë që ka rritur aftësinë time për të përdorur informacionin.

Nga receta Unë u shpëtova nga dokumentet më herët, shkrova për të në. Tani gjithnjë e më shumë receta vendosen edhe në Evernote (Evernote). Materiale të dobishme mbi stilin e jetës së shëndetshme dhe zhvillimin personal të përkthyer edhe në formë elektronike.

Dokumentet personale të skanuara me qëllim të përpunimit të shpejtë të shërbimeve dhe vendosja e tyre në një medium të jashtëm (disk i lëvizshëm).

Shkalla e kalimit në ruajtjen e informacionit në formë elektronike, të gjithë duhet të vendosin vetë, në varësi të preferencave dhe aftësive të tyre. Nga përvoja ime, mund të them se përdorimi i dokumenteve të dixhitalizuara është gjithashtu një aftësi e trajnueshme dhe sjell shumë përfitime shtesë në jetën tonë. Por kjo është një temë më vete për diskutim ...

Do të jem i lumtur nëse përvoja ime bëhet dhe VENDIMI YT detyrat e jetës!

Shumë psikologë argumentojnë se çdo ndërmarrje në punë varet drejtpërdrejt nga rendi në vendin tuaj të punës. I takon të gjithëve të vendosin nëse një deklaratë e tillë është e saktë, por askush nuk do të argumentojë me faktin se bukuria dhe funksionaliteti i desktopit tashmë e bën çdo biznes të suksesshëm. Prandaj, kudo që të ndërtoni tuajin zona e punës(do të thotë cila dhomë në shtëpi), gjithmonë kushtojini vëmendje edhe detajeve më të vogla.

Për të ruajtur gjëra të ndryshme të vogla, mund të përdorni një sërë gjërash që mund t'i blini në dyqane ose t'i bëni vetë. Këtu janë disa shembuj të detajeve të tilla - kuti dokumentesh, mbajtëse dhe stenda për letra dhe kartolina, tabela ngjitëse, kavanoza dhe gota për artikuj shkrimi dhe shumë më tepër.

Qëndroni për bllok shënimesh

Porosit në vendin e punës

Detajet e zyrës së shtëpisë

Stenda e kartolinave

Ruajtja e gjërave të vogla

Kuti për letra dhe dokumente

Magazinimi për gratë me gjilpërë

Mbajtëse letre

Dokumentacioni

Statisticienët kanë përcaktuar se ne shpenzojmë rreth 140 orë në vit duke kërkuar dokumentin e duhur. Prandaj, mbani mend gjënë kryesore - çdo dokument duhet të ruhet në dosje! Për shembull, skedarët me dokumentacion për një muaj mund të futen në dosje të shpuara. Por tashmë dosjet tremujore janë të lehta për t'u ruajtur në segregatorë ose, siç quhen gjithashtu, dosje arkivore. Ka vetëm katër prej tyre në vit. Zgjidhni madhësitë dhe ngjyrat sipas shijes tuaj (A4/50, A4/75, A5/50, A5/75, etj.) Dosjet e tilla zënë shumë hapësirë ​​dhe më së miri ruhen diku në raftet e sipërme mbi tavolinë. Për sa u përket dokumenteve që do të përdorni çdo ditë, është më mirë t'i mbani pranë. Këtu hyjnë tabaka letre. Ato janë vertikale dhe horizontale, plastike, prej druri dhe metali. Më pak hapësirë zënë, natyrisht, vertikale.

Ruajtja e letrave dhe lapsave

Dokumentet në një kuti

Ku të ruani dokumentet

Ide për dokumentacion

gjë e vogël e zyrës

Gjëra të vogla si stilolapsa, shënues, kapëse letre, kapëse, ngjitëse, etj. gjithashtu sjellin një rrëmujë dhe shqetësim. Mos harroni se sa kohë duhet për të gjetur një stilolaps me ngjyrën e duhur ose një theksues shkrimi. Kjo do të ndihmojë kontejnerë të veçantë për kapëse letre dhe gota për stilolapsa. Një opsion i favorshëm do të ishte një organizator rrotullues, i cili mbledh të gjitha sendet e vogla. Sidoqoftë, mund të mposhtni ato më origjinale dhe të bëni disa "gjoks" për kapëse letre, kapëse, shirit ngjitës dhe të tjerë. pjesë të vogla. Por vendosni aksesorët e shkrimit në gota, të cilat mund t'i bëni vetë ose t'i blini në dyqanet e shkrimit.

Zyra në desktop

Gota me laps

Letër shkrimi

Kavanoza për lapsa dhe stilolapsa

Shënime, ngjitëse, kalendarë

Gjithashtu në tryezë ka gjithmonë një tufë shënimesh të vogla, copa letre me numra telefoni, reklama, kalendarë etj. Një mënyrë e shpejtë dhe e thjeshtë për të hequr qafe "plehra" të tilla është blerja e një bordi të veçantë përkujtues. Mund të jetë shënues magnetik, dhe ndoshta tapë. E para, natyrisht, është një opsion më fitimprurës (jo për sa i përket çmimit, por për sa i përket komoditetit), jo vetëm që mund të varni informacionin e nevojshëm në të, por gjithashtu të shkruani shpejt një numër telefoni, adresë ose të bëni disa skica. Aktiv dërrasë tape të gjitha të njëjtat shënime numerike, kartëvizita dhe ngjitëse janë thjesht me shpime.

Porosit në desktop

Dhe sigurisht, desktopi. Në varësi të zonës në të cilën ndodhet vendi juaj i punës dhe ju duhet të zgjidhni një tabelë. Mund të jetë katror, ​​i thjeshtë drejtkëndor ose këndor. Gjëja kryesore është se ka shumë ndarje dhe rafte. Një opsion ideal mund të konsiderohet një tavolinë me katër sirtarë dhe dy mini kasaforta. Nëse vëllimi i kutive lejon zonimin, atëherë vazhdoni! Thyejini ato në qeliza për fatura, fatura dhe copa të tjera letre të nevojshme. Një opsion i shkëlqyer do të ishte një fund i dyfishtë sirtar. Aty mund të fshihen çdo dokument dhe material top-sekret, madje edhe autoritetet tatimore nuk do t'i nxjerrin kurrë.

Mos harroni për grepa të ndryshme, të cilat ndonjëherë janë aq të nevojshme për çanta dhe paketa. Nëse një gjë e tillë e vogël nuk ishte parashikuar nga prodhuesit e mobiljeve të zyrës, atëherë është e lehtë t'i mbushni ato vetë në çdo vend të përshtatshëm për ju.

Kosh plehërash

Një artikull shumë i nevojshëm për punë krijueseështë një kosh plehrash. Mund të instalohet si në çdo cep afër desktopit, ashtu edhe direkt në vetë tryezën. Ka kova të vogla të veçanta që kanë një vëllim jo më shumë se dy litra. Koshi i plehrave mund të jetë në formë të rrumbullakët, katror apo edhe trekëndësh. Dhe së fundi, më shumë shembuj të organizimit të suksesshëm të ruajtjes dhe rendit në vendin e punës në shtëpi.

Porosit në vendin e punës

Studimi

Vendi i punës pranë dritares

Zyra kompakte në shtëpi

Zyra e shtëpisë pranë dritares

mini zyre ne shtepi

Idetë e zyrës së shtëpisë

Zyra e shtëpisë së vajzës

Ju pëlqeu artikulli? Shpërndaje në rrjetet sociale!