Kätevä asiakirjojen säilytys kotona. Perheen arkisto. Kuinka säilyttää asiakirjoja, valokuvia ja antiikkia kotona. Kuinka järjestää henkilökohtaiset ja kotitalousasiakirjat

Internetin avulla voimme ratkaista monia ongelmia: varata ajan lääkärille, maksaa sakko, lähettää asiakirjat valtion virastolle. Mutta samalla paperiasiakirjat ovat tärkeä ja välttämätön osa elämää. Jokainen ihminen on syntymästä lähtien kasvanut ”papereihin”, jotka vahvistavat hänen henkilöllisyytensä ja oikeutensa. Siksi kysymys - kuinka asiakirjoja säilytetään kotona - on aina ajankohtainen.

Mitä asiakirjoja meillä jokaisella on?

Perhe: passit, todistukset, testamentit.

Kiinteistöt ja kuljetus: asunnon asiakirjat, puhelin, sähkö, talo, mökki, auto.

koulutus: todistukset, tutkintotodistukset, todistukset.

Job: sopimukset, eläkesäästöt, sopimukset, työkirjat.

Lääke: vakuutukset, lausunnot, tutkimukset, vakuutukset.

Kodinkoneet, kodinkoneet, huonekalut: takuukortit, shekit, ohjeet.

Kuitit sähkölaskuista

Muut: palvelujen tarjoamista koskevat sopimukset, vakuutustapahtumat.

Kuinka kauan asiakirjoja säilytetään?

Syödä tärkeitä asiakirjoja, joita meidän on säilytettävä koko elämämme, ja on papereita, jotka voidaan heittää pois parin kuukauden kuluttua tarpeettomina.

Asiakirjat säilytettävä aina- vihkitodistus ja muut perheasiakirjat, syntymätodistus, tutkintotodistukset, todistukset, todistukset ja todistukset, koeasiakirjat, sairaalan kotiutukset, testamentit, notaarin vahvistamat asiakirjat, eläkeasiakirjat.

Asiakirjat kiinteistöjä, autoja, erityisesti tärkeitä ja kalliita ostoja varten; kaikki eläkkeelle jäämiseen asti työskentelyyn liittyvät asiakirjat ovat niitä Asiakirjat säilytettävä omistajana tai niin kauan kuin ne ovat ajan tasalla.

Sekit ja kuitit kaikki enemmän tai vähemmän suuret ostot on säilytettävä 12 kuukautta. Jos joillakin tuotteilla on yli vuoden takuu, säilytä maksukuitti takuukortissa määritellyn ajan mukaisesti.

Sekit asianajajan, lääkärin, opettajan jne. palveluista. on säilytettävä kolme vuotta. Oikeudenkäynnin ja alkuperäisen toimittamisen yhteydessä, tee valokopiot kuiteista ja säilytä ne mukanasi. Hoidon maksamisen vahvistavat shekit voivat olla hyödyllisiä veronpalautuksen käsittelyssä.

Muista säilyttää sopimukset kaikkien laitosten liittämisestä: sähkö, kaasu, vesi, puhelin, sisäpuhelin, Internet, kaapeli-TV jne. Kaikki kunnalliset maksut(kuitit ja kannet) on säilytettävä vähintään 3 vuotta, enintään 5 vuotta. Tämän ajan jälkeen ne voidaan hävittää.

Pidä potilastiedot kaikki perheenjäsenet esteettömässä paikassa. Jos pidät yksityisistä klinikoista, säilytä niiden kuitit vähintään kaksi vuotta. Niitä voidaan tarvita erilaisten menettelyjen ja vakuutusmaksujen yhteydessä. Veriryhmän, antibioottiallergioiden ja kroonisten sairauksien diabeteksen osoittava kortti tulee aina pitää mukana. Anna sen olla lompakossasi tai ajokortissasi. Yllä olevat tiedot sisältävä kortti voi pelastaa henkesi, jos joudut sairaalaan onnettomuuden seurauksena.

Päästä eroon siitä, mitä et tarvitse heti

Marie Kondon mukaan on joukko asiakirjoja, jotka tulisi hävittää välittömästi, koska ne ovat täyttäneet tehtävänsä:

koulutusmateriaalia, josta ei ole koskaan ollut hyötyä seminaariin tai koulutukseen osallistumisen jälkeen;

Käyttö ohjeet jos olet pitkään ja hyvin ymmärtänyt, kuinka tämä tai tuo tekniikka toimii;

otteita kohteesta luottokortit, shekkikirjat, palkkakuitit.

Käsite "asiakirjat" ei muuten sisällä tunnearvoa omaavia paperiasiakirjoja, kuten vanhoja rakkauskirjeitä tai päiväkirjoja.

Tarpeettomien asiakirjojen välttämiseksi Fly Lady -järjestelmä suosittelee harkitsemaan, kuinka usein asiakirjoja jäsennetään ja lajitellaan: kerran päivässä, viikossa tai kuukaudessa.

Kollegani kertoo, kuinka tämä periaate voidaan toteuttaa elämässään Alyona:

”Oppiessani Fly Lady -järjestelmää pääsin eroon valtavasta määrästä tarpeetonta, epäolennaista. Asiakirjojen määrä on laskenut 3 kertaa! Nyt maanantait ovat paperityöpäiväni. Kerään käyttämäni tai viikon aikana ilmestyneet asiakirjat ja muutamassa minuutissa päätän niiden kohtalon - laitan ne kansioon säilytykseen, jätän toistaiseksi töihin tai heitän pois. Tämän tavan ansiosta he lakkasivat kasvamasta valtavaksi paperipalloksi.

Kuinka varastoida ja lajitella?

Kuinka monta emäntää - niin monta säilytysjärjestelmää. Periaatteessa jokaisessa perheessä on 2-3 kansiota asiakirjoille. Yhdessä - henkilökohtaiset asiakirjat, toisessa - kuitit ja takuukortit.

Voit tehdä jokaiselle luokalle oman erillisen järjestäjän, joka helpottaa halutun asiakirjan säilyttämistä ja nopeaa hakua. Ja tässä on esimerkkejä kollegoistani ja tuttavistani, kuinka he säilyttävät asiakirjoja kodeissaan.

Soita kansiot tiedostoineen sopii suuren määrän papereiden säilyttämiseen, jokaiselle asiakirjatyypille - oma värinsä.

Elena:"Yhdessä kansiossa on ohjeet kodinkoneet, kuitti, takuukortti, jokaiselle laitteelle erillisessä tiedostossa. Toisessa - kuitit yleishyödyllisistä palveluista, lainasopimukset sekkeillä, veroviraston "onnenkirjeet" ja niiden maksu, löytyy myös minun ja mieheni työsopimukset, palkkatodistukset, kiinteistösopimukset. Säilytän loput asiakirjani kansioissa pöytälaatikossani."

Muuten, Elena pitää aina kotona tiedostoa, jossa on kopiot melkein kaikista asiakirjoista useissa kopioissa, mikä on erittäin kätevää ja säästää aikaa, jos valokopiota tarvitaan kiireellisesti.

Muoviset kirjekuoret napeilla- suosituin paikka paperien säilytykseen. Ja jos valitset kansion kullekin asiakirjaluokalle ja allekirjoitat sen, kuten Aigul, voit säästää paljon aikaa tietyn paperin etsimisessä.

Jokaisen perheenjäsenen henkilökohtaiset asiakirjat on helpompi säilyttää Pjoustavat taskut vetoketjulla. Sitä siskoni tekee Regina. Kuitit - tiedostoissa. Säilytä ne muodonmuutosten välttämiseksi järjestäjällä/kansiossa tai tee niiden pohjaan reikiä rei'itysrei'illä ja laita ne rengaskansioon.

Muovinen kansio, jonka sisällä on liitetiedostoja. Ne voivat sisältää 10-100 tiedostoa. Niissä on kätevä säilyttää kuitit kuukausia ja vuosia. Kollegani käyttää tätä menetelmää Natalia. Ja muut asiakirjat säilytetään yksinkertaisesti kenkälaatikossa.

SISÄÄN läppärilaukku toinen kollegani säilyttää kaikki asiakirjansa Alyona. Siinä on useita "osastoja" ja taskuja. Yhdessä osastossa on lääketieteellisiä asiakirjoja, toisessa - asiakirjojen alkuperäiskappaleita tiedostoihin lajiteltuina, kolmannessa - valokopiot. Passit, lääketieteelliset kirjat, todistukset yhdessä taskussa. Ruokakomerossa on myös paperipussi, jossa ohjeet kodinkoneille.

Tässä on lisää ideoita asiakirjojen tallentamiseen:

Valokuva-albumit ja kirjekuoret ovat loistavia paikkoja kuittien ja kuittien säilyttämiseen.

Erilaiset paperitelineet näyttävät hyvältä perhearkistossasi! Vaihtoehtoja on monia. Valitse mistä pidit!

Missä säilyttää?

Varmistaaksesi, että tärkeät asiakirjat ovat aina turvallisia ja ehjiä, ne on säilytettävä kuivassa ja puhtaassa paikassa, kuten Kaikki paikalla -tiimin jäsenet tekevät. Alyona säilyy vaatekaapissa Elena - pöydän hyllyssä ja laatikossa.

Huomaan, että makuuhuoneessa ja toimistossa - paras paikka asiakirjojen säilyttämiseen, mutta kun valitset sopivaa hyllyä tai kaappia, ajattele:

Ensinnäkin onko sinulle kätevää saada kaikki asiakirjasi. Vinkki: kerro perheenjäsenille, missä tärkeimmät asiakirjat sisältävä kansio on odottamattomissa tilanteissa, jotta he ottavat sen ensin;

toiseksi, varmista, että asiakirjasi ovat poissa pienten lasten ja lemmikkien ulottuvilta. Vinkki: Säilytä kaikkea sinulle arvokasta ylähyllyillä tai paikkaan, jossa ne voidaan lukita.

Poikani useiden yritysten jälkeen päästä tärkeisiin papereihimme laitoin kaiken makuuhuoneen vaatekaapin ylimmälle hyllylle. Säilytän kolmessa kansiossa - jokaisen perheenjäsenen henkilökohtaiset asiakirjat, kiinteistö- ja kuljetusasiakirjat, kuitit ja valokopiot. Takuukortit, ilman käyttöohjeita, säilytän arkistossa pöytälaatikossani.

Säilytän mieluummin pystyasennossa, kaikki on käsillä ja näkyvissä. Yksi miinus - jos kansio ei ole jäykkä, se ja siinä olevat paperit voivat vääntyä. Siksi, jos valitset tällaisen säilytystavan, katso tarkemmin tällaisia ​​lasinaluseja.

Yksi asia: Regina, edellisen kuvan asiakirjojen omistaja, pitää asiakirjoineen järjestäjää makuuhuoneessa, kirjapöydän hyllyllä. Jälleen tämä vaihtoehto ei sovi niille, joilla on pieniä lapsia. Ja parempi pitää paperit poissa suorasta auringonsäteet, koska tämä voi johtaa vilkkumiseen ja varhainen ikääntyminen paperi.

Yksi ratkaisu asiakirjojen säilytykseen on säilyttää paperit laatikoissa. Saattaa kuitenkin olla houkuttelevaa upottaa kaikki asiakirjat umpimähkäisesti niihin. Järjestä kaikki tiedostoihin tai kiinnitä pinot paperiliittimillä, kuten tekee Natasha.

Odottamattomia tilanteita

Tärkeimmät asiakirjat säilytetään parhaiten erityisessä tulenkestävässä laatikossa tai tallelokerossa. Haastattelemistani emännistä kahdella on tallelokero. Eräällä kollegallani on kassakaappi, joka ei sovellu pysyvään asiakirjojen säilytykseen (kokonsa vuoksi). Mutta kun hän ja hänen perheensä ovat poissa yli muutaman päivän, hän siirtää tärkeimmät asiakirjat sisältävän kansion kassakaappiin. Toisella emännällä päinvastoin on tilava tallelokero, mutta hän ei säilytä siellä useimmin käyttämiään asiakirjoja (henkilökohtaiset asiakirjat, sairauskertomukset jne.). Se säilyttää kiinteistö- ja kuljetuspaperit, todistukset ja tutkintotodistukset.

Uskotaan, että turvallisin paikka tärkeiden asiakirjojen, perhearkistojen ja arvoesineiden säilyttämiseen on tallelokero tai säilytyspaikka, varsinkin jos vuokraat asunnon tai asut hostellissa. Mutta en usko, että monet tekevät niin. Voit tietysti tehdä valokopioita vanhanaikaisesti ja antaa ne lähiomaisillesi säilytettäväksi. Mutta jos haluat pysyä ajan tasalla, on parempi valita pilvitallennustilat, kuten Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, YandexDisk, Cloud @mail.ru. Luonnollisesti puhumme skannatuista kopioista. Lisäksi tämä menetelmä sopii ihanteellisesti kuittien tallentamiseen pankkikuiteista varastokuitteihin, jotka yleensä haalistuvat ajan myötä.

Toivon, että ehdotetuista asiakirjojen säilytysvaihtoehdoista on sinulle hyötyä. Kerro kommenteissa, kuinka säilytät asiakirjoja kotona ryhmissämme

Tehokas puhdistus koostuu vain kahdesta olennaisesta vaiheesta:

päästä eroon tarpeettomasta ja päätä, missä säilytät tarpeelliset.

Marie Kondo

Selvitetään heti, kenelle artikkeli on osoitettu. Se on tarkoitettu ensisijaisesti niille, joille on kertynyt paljon erilaisia ​​papereita, kuitteja, esitteitä ja muuta vastaavaa. Kaikentyyppiset muusikot, runoilijat, toimittajat ja suunnittelijat lukevat eivätkä murise katsoessaan erilaisten lehtien vuoria. Kuka muu kysyy itseltään kysymyksiä: miten asiakirjoja säilytetään? missä asiakirjoja säilytetään? Ehdotan, että käsittelen ne (vuoret) lopullisesti. Artikkeli asioiden laittamisesta järjestykseen, asiakirjojen tallentamisesta minne ja ylipäätään kaiken systematisoinnista.

Osa 1

Jos joku ei tiedä, niin mikään tässä elämässä ei tapahdu niin. Vaikka se on satunnainen yllätys. Yksi näennäisesti nuhjuinen seikka, niin pieni episodi, sisältää joskus kohtalokkaita tapahtumia. Näin kävi minullekin. Niin.

Menetin diplomini korkeampi koulutus. En muista milloin, missä ja missä olosuhteissa näin hänet viimeksi. Monen vuoden ajan en ylpeile siitä missään, työskentelen yhdessä paikassa, minua ei ole valittu mihinkään. Siitä on ote, on valokopioita, on notaarin oikeaksi todistama kopio. Ei ole diplomia. Kuukausi sitten tarkistin erityisesti kaikki paperini - en löytänyt sitä. Mutta laita asiat järjestykseen (kuten minusta silloin näytti). Eräänä päivänä, kun minulle valkeni, että olin menettänyt sen lopullisesti, olin hyvin järkyttynyt. Ahdistunut, ikään kuin jokin erittäin tärkeä asia olisi unohtanut tehdä. Ja hyvästä syystä, kuten kävi ilmi. Sitten seurasi tapahtumaketju, josta tuli syy tämän opuksen kirjoittamiseen.

Retriitti nro 1. Epäloogista.

Koska pidän tekstinkirjoittamisesta ja käyn joskus freelance-pörsseissä, joissa näin artikkelin "Suosituksia asiakirjojen säilyttämiseen". Jotain poksahti päähäni. Tässä on mielestäni juuri se, mitä tarvitsen. Koska olen tämän upean nuorille (ja ei niin) kotiäidille tarkoitetun sivuston tukija, päätin, että artikkeli asiakirjojen oikeasta säilyttämisestä ei olisi tarpeeton täällä.

Artikkelin ilmoitus oli vakio: se lupasi olla informatiivinen ja mielenkiintoinen, se kiehtoi pätevän tekstin läsnäolosta, joka on jaettu loogisiin kappaleisiin. Minä olosuhteiden lämmittämänä ostajana ostin sen. Artikkeli oli halpa. Niille, jotka eivät ole asiasta perillä, on mahdollista lukea artikkelin koko teksti vasta maksamisen jälkeen, minkä tein minuutissa.

Itse teksti yllätti minut aluksi. Suora lukutaidottomuus esiintyi rinnakkain täydellisen hölynpölyn kanssa. Rehellisesti sanottuna en ole sellainen ihminen, joka elää illuusioiden vankeudessa, tiedän ihmisistä paljon ja työ rekrytointialalla pelasti minut ruusunvärisiltä lasilta. Mutta minäkään en tiennyt, että tässä paikassa ihmiset voivat "myydä" sellaisia ​​asioita. Periaatteessa koko teksti olisi mahdollista laittaa tänne, usko pois, se kannattaa. Mutta en aio väärinkäyttää ja miellytän vain muutamalla lauseella. "Usein, kun ihmiset yrittävät löytää asiakirjan, ihmiset joutuvat etsimään oikeita papereita pitkään." Et voi kiistellä, kun yrität löytää, sinun on etsittävä. "Tarvitaan myös pieniä kirjekuoren muotoisia kansioita ja muutama rei'itys." Krutyak. Jos se olisi vain "rei'ittäjiä", päätin, että se oli vain kirjoitusvirhe, mutta muutama! "Lisäksi vielä helpompaa - ota vain rei'ittimet ja lävistä kirjekuoret." ”Lisäksi kirjekuorien muodon ansiosta voit helposti vetää tarvittavat paperit esiin. Keppiä ei tarvitse vetää ulos renkaasta." Ei kommentteja. Ja lopuksi: "Se on hyvä vaihtoehto säilyttää asiakirjat sukulaisten luona." Neuvo on kyseenalainen, en tiedä kuinka moni on valmis käyttämään sitä hyväkseen.

Ostin niin hauskan artikkelin penniin, mutta sain kahdenkymmenen dollarin arvosta iloa, ei vähempää.

Retriitti nro 2. Looginen.

Koska artikkelin julkaiseminen tässä muodossa olisi epäkunnioituksen huippua sinua kohtaan, rakkaat lukijat, päätin perehtyä aiheeseen itse ja kirjoittaa artikkelin. Viipymättä avasin samana päivänä Google-hakukoneen ja kirjoitin lauseen "Kuinka tallentaa asiakirjoja". Olin täynnä kaikenlaisia ​​neuvoja, videoita ja valokuvia. Vietettyään noin kaksi tuntia arvosteluun, haluan kertoa sinulle seuraavan: Internet on kauhea asia, kaikki varastavat toisiltaan paitsi aiheita ja valokuvia, melkein kaikkialla on vankka halpa uudelleenkirjoitus. Ja se on kauheaa. Muuten, ostamani teksti, vaikkakin sopivammassa versiossa, tapasin kolmella muulla sivustolla. En tiedä kuka löi ketä.

Enemmän tai vähemmän kiinnostavat sivustot ja blogit tästä aiheesta alkoivat paljon kauempana Googlen eturiveistä. Tietävät sen(!). Joistakin jopa pidin. Esimerkiksi tämä http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. On heti selvää, että hän on mukana kirkkaassa, rehellisissä ja luovissa ihmisissä. Nimeni on Masha. Mutta suurin osa paperin varastointia käsittelevistä artikkeleista, kuten minusta näytti, ovat luonteeltaan enimmäkseen motivoivia. Mutta tämä on myös hyvä.

Retriitti #3. Henkilökohtainen.

Jos lähellä on kaksi kauppaa, joista toisessa on muodikkaita, kauniita vaatteita ja suuria alennuksia ja toisessa paperitavarat, menen ensin toiseen. Koska ihailen paperitavaramyymälä s. Paperinen sielu. Tämän tarkoituksena on tehdä selväksi, missä minulla on niin paljon paperitavaroita kotona. Mutta tästä huolimatta paperini, mukaan lukien asiakirjat, vaikka ne aina makasivat yhdessä paikassa ja näyttivät olevan jopa lajiteltuja, joskus ei ollut helppoa löytää tarvitsemaasi nopeasti. Kohtalo päätti antaa minulle oppitunnin, ja nyt, vain kahdessa päivässä, tein sen, mitä minun olisi pitänyt tehdä kauan sitten.

Lisäksi kirjoitan joskus artikkeleita paikallisiin sanomalehtiin, joten kaupungin kirjapainolla on jo pitkään ollut oma henkilö, sieltä minulla on nippu pilkottua pienet koot itseliimautuvat (ne ovat roskakorissa pakkauksissa), joita käytän kaikkialla. En tiedä kuinka ihmiset elävät ilman niitä.

Edellä olevan perusteella päätin kirjoittaa tämän melko monumentaalisen teoksen. Tämä ei ole vain arvostelu. Täällä yritin paitsi yleistää kaikkea, myös tuoda paljon henkilökohtaista kokemustani, no, ja pahensin sitä emotionaalisilla lisäyksillä. Toivon artikkelin resonoivan niille, jotka "eivät näe valkoista valoa" papereiden runsauden vuoksi, eivät tiedä mistä aloittaa ja mihin juosta, sekä niille, jotka haluavat löytää jonkin asiakirjan tai vain palan paperia, joka sisältää arvokasta tietoa heidän syvyyksissään työpöydät, kaapit ja laatikot. Tietenkin kaikkeen alla kirjoitettuun tekijänoikeus ei ole riippuvainen, mutta usko minua, et löydä tätä mistään. Joten mene eteenpäin.

Päävaiheet matkalla tilaukseen

Et saa koskaan kotiasi kuntoon

jos siivoat.

Marie Kondo

Arvioi katastrofin laajuus

Ensin pitää löytää pinta, jonne kaikki paperit mahtuisivat. Ehdottomasti tarvitset pöydän, tai ehkä ei yhtä tai jakkarat, myös sohva sopii tai lattialle on parempi istua. Ja mieti myös kuinka kauan jäsentäminen voi kestää. Jos huomaat, että et voi hallita analyysiä kerralla, on parempi ajoittaa tapahtuma uudelleen. Ja tärkein ehto on, ettei kukaan puutu.

Paperit kaikki raidat - pinossa!

Aseta kaikki suunnittelemasi valmiille sillanpäälle kerralla. Jos esimerkiksi valokuvien tai reseptien kanssa kaikki on kunnossa, anna niiden olla kauempana, älä koske niihin. Miksi tehdä ylimääräistä työtä!

Retriitti #3 Emotionaalinen.

Voi tytöt, onnea teille. No, kukaan ei kirjoita siitä paremmin kuin minä. Miksi? Älykkäät eivät tuhlaa aikaansa papereiden varastointitapaa kuvailemaan (ajattele osaamista), ja muilla ei vain ole tarpeeksi papereita tarjotakseen jotain järkevää. Lyhyesti sanottuna, lue eteenpäin.

Rehellisesti sanottuna, jos en olisi lukenut sitä viikkoa aikaisemmin enkä olisi katsonut (ja mikä nimi!), en olisi aloittanut näin laajaa tapahtumaa. Ja varmasti, tälle artikkelille ei olisi mitään syytä. Lähestymistapa liiketoimintaan, periaatteet ja menetelmät, joita Marie ehdotti bestsellerissään, saivat elävän vastauksen sielussani. Vaikka tunnustankin, en ole koskaan ollut pakkomielle siivoamiseen, enkä nyt ymmärrä eritasoisia perfektionisteja, jotka tuhlaavat nuorta energiaa niin tylsään asioihin. Mutta kunnioitan ja rakastan järjestystä.

Joten Marie kirjoittaa: "Siivous on erityinen tapahtuma, joka tapahtuu kerran elämässä." Outo ja yhtä kiistanalainen lausunto. Japanilaiset näyttävät olevan hieman erilaisia. Jos talossa asuu enemmän kuin kaksi ihmistä, on todennäköistä, että kaikki eivät noudata sitä tiukat säännöt. Mutta tähän on pyrittävä. Kerran ja ikuisesti hän asetti kaiken paikoilleen, ja sitten jää vain laittaa kaikki paikoilleen.

Vaikea uskoa, mutta tämä siivous oli minulle todellinen loma, ja varmasti en ole koskaan ennen siivonnut näin. Voin verrata mielentilaani pääsiäiseen tai uuteen vuoteen valmistautumiseen joulukuun 31. päivänä. Joka tapauksessa tulevan loman iloinen tunne valtaa sielun ja luot väsymättä. Kyllä, en sanonut, että kaikki tämä tapahtui Scorpionsin kuolemattomien luomusten taustalla. "Rakkaus, rakkaus pitää meidät hengissä" - sanoo Klaus Meine monta vuotta, mikä tarkoittaa "rakkaus, rakkaus pitää meidät hengissä". Parafraasilla: järjestys ja vain järjestys pitää meidät hengissä.

On selvää, että kaikki arvopaperit vaativat erittäin huolellista ja tarkkaavaista asennetta. Loppujen lopuksi heidän vahingossa tapahtuva vahinko tai menetys on täynnä kaikkea muuta kuin ruusuisia seurauksia. Väsyttävä juokseminen viranomaisilla arvostettujen todistusten ja todistusten palauttamiseksi voi viedä ihmiseltä paitsi paljon aikaa, myös melkoista hermoja. Tässä artikkelissa kerromme sinulle, kuinka asiakirjoja säilytetään kotona.

Oikean paikan valinta

Kun etsit optimaalista piilopaikkaa papereille, sinun on ensinnäkin noudatettava turvallisuusperiaatetta. On tärkeää huolehtia siitä, että asiakirjat eivät vahingoitu ja ovat piilossa tuntemattomien silmiltä, ​​olivatpa he sitten työntekijöitä tai varkaita. Jos talossa on pieniä lapsia, pöydän alalaatikkoon sijoitetut paperit voivat olla maalattuja tai nuorten näpereiden repeämiä. Siksi tässä tapauksessa välimuistille tulisi valita kaikkein saavuttamattomin paikka. Kassakaappi, parvi tai ylähylly kirjahylly sopivat aika hyvin.

On aiheellista sanoa, että työpöytä ei ole turvallisin paikka asiakirjojen säilyttämiseen. Vahingossa läikkynyt kahvi tai odottamatta valuva hana johtaa suurella todennäköisyydellä arvopapereiden vaurioitumiseen. Lisäksi näkyvällä paikalla oleva dokumentaatio on erinomainen löytö paikalle saapuneelle murtovarkaalle. Ainoat poikkeukset ovat laatikot, joissa on avain tai salainen pohja. Kuitenkin, jos haluat purkaa niiden sisällön, se ei myöskään ole vaikeaa. Siksi asunnon omistajan tulisi pohtia perusteellisesti kysymystä siitä, missä asiakirjoja säilytetään kotona.

Sinun ei kuitenkaan pidä olla liian hienostunut järjestäessäsi sopivaa "suojaa" papereille. Loppujen lopuksi valitun paikan tulisi olla paitsi turvallinen, myös omistajan saatavilla. Hyväksy, että tilanteet ovat erilaisia ​​ja joskus arvokkaita asiakirjoja voidaan tarvita kaikkein odottamattomimmalla hetkellä. Tulipalon, maanjäristyksen tai muun hätätilanteessa kirjaimellisesti joka sekunti on tärkeä. Kompromissin etsiminen turvallisuuden ja käytettävyyden välillä on, vaikkakin melko vaikeaa, mutta melko ratkaistavissa olevaa. Täällä erikoiskätköillä varustetut modernit toiminnalliset sisustusesineet tulevat erityisen varovaisten ihmisten avuksi. Heidän luokkaansa kuuluvat hyllyt laatikoilla, kirja-kassakaapit, replica-pistorasiat ja muut hankalat laitteet (kuva).

Tapa asiakirjojen säilyttämiseen

Tarpeetonta sanoa, että paperit on pidettävä kunnossa. Muuten tietyn asiakirjan etsiminen vie ihmiseltä paljon arvokasta aikaa. Monet meistä käyvät läpi kasoista samantyyppisiä lakanoita joka kuukausi yrittäen löytää uuden kuitin pitkään maksettujen laskujen joukosta. Yksityiskohtainen lähestymistapa papereiden jakeluun auttaa selviytymään tästä ongelmasta. Otetaan esimerkkinä useimmat hyviä ideoita ja asiakirjojen säilytystavat.

Kansioissa

Paras ratkaisu olisi ostaa sormuksissa tuote, johon mahtuu vaikuttava määrä papereita (kuva). Useimmat näistä kansioista ovat A4-kokoisia, mikä sopii parhaiten todistusten, todistusten, sopimusten, kiinteistöasiakirjojen jne. säilytykseen. Halutessasi hanki muutama ohut toimistotarvike jokaiselle toimialalle suunniteltuna. Liimaamalla muistiinpanoja kansioihin, joissa on merkinnät "työ", "perhe", "asunto", "pankki", voit helpottaa huomattavasti tarvittavan paperin löytämistä. Olisi myös hyödyllistä sisällyttää ensimmäiseen tiedostoon täydellinen luettelo asiakirjoista, jotka osoittavat niiden sijainnin sivut. Kuitit ja shekit kannattaa liimata A4-kokoisille arkeille ennen kansioon sijoittamista, jolloin vain vasen yläkulma tulee kiinnittää asiakirjojen vahingoittumisen välttämiseksi.

Arvokas vaihtoehto tilavalle kansiolle on erityinen salkku, jossa on monia lokeroita ja jonka voi ostaa mistä tahansa paperitavarakaupasta. Tällaisia ​​laitteita on tarjolla monenlaisissa malleissa tiukasta klassikosta tyylikkääseen naiselliseen. Sen valitseminen, josta pidät, ei ole vaikeaa. Salkkukansion ainoa haittapuoli on sivujen kääntämisen ja asiakirjojen vapaan katselun mahdottomuus. Siksi "arvopaperikeskuksen" omistajan on huolehdittava asianmukaisista merkinnöistä ja muistiinpanoista oman mukavuutensa varmistamiseksi. kuvaava esimerkki asiakirjojen sijoittaminen salkkukansioon esitetään videossa:

Valokuva-albumeissa

Niin yllättävältä kuin se saattaakin tuntua, mutta tällaiset magneettilevyillä varustetut lisävarusteet voivat suorittaa muitakin toimintoja muistokuvien säilyttämisen lisäksi. Niihin voi esimerkiksi laittaa maksukuitit, joiden korjaamiseen ei tarvitse turvautua liimaan. Lisäksi jokaisella arkilla on paikka kirjoituksille ja muistiinpanoille, mikä on myös erittäin kätevää.

Kirjekuorissa

Paperiset "taskut" sopivat parhaiten vanhojen kuittien, shekkien ja muiden papereiden säilyttämiseen, jotka on aika lähettää arkistoon. Tällaiset asiakirjat ovat hyödyllisiä erittäin harvoin, mutta monet eivät silti ota riskiä heittää niitä pois. Tekemällä kirjekuoreen sopivan merkin, voit sijoittaa sen turvallisesti laatikon tai hyllyn perimmäiseen kulmaan.

laatikoissa

Ne voivat tallentaa melkein mitä tahansa, eivätkä asiakirjat ole suinkaan poikkeus. Paperien satunnainen varastointi pahvisäiliön sisällä johtaa kuitenkin ongelmiin, jotka liittyvät niiden myöhempään etsintään. Siksi ennen asiakirjojen sijoittamista laatikkoon kannattaa jakaa ne erillisiin kansioihin tai monimuotoisiksi käyttötarkoituksesta riippuen. Passien, tutkintotodistusten ja muiden epätyypillisten kovakantisten papereiden osalta on parempi, että niille on erillinen paksu kirjekuori. Muuten, nykyään on erittäin käteviä lisävarusteita, jotka on valmistettu erottimilla varustetun arkistokaapin muodossa (kuva). Jotkut niistä voidaan lukita ja käyttää tallelokerona.

• Asiakirjat tulee säilyttää poissa vedestä ja auringonpaisteesta, jotta ne eivät vahingoitu tai haalistu.
• Olisi hyödyllistä saada kansio, jossa on valokopiot kaikista tärkeistä papereista, ja siirtää se sitten erillään asuville sukulaisille tai sijoittaa se pankkisoluun. Lisää moderni ratkaisu tiedot siirretään erityisesti ostetulle flash-kortille. Tämä auttaa henkilöä palauttamaan nopeasti hätätilanteen (tulipalo, tulva, varkaus jne.) seurauksena kadonneet alkuperäiskappaleet.
• Älä pidä avohoitokorttia kotona, koska se on Venäjän federaation lainsäädännön vastaista. Lakiasiakirjana sitä tulee säilyttää rekisterissä, ei potilaan käsissä.
• Koska paperikuitit ovat alttiita haalistumaan, on suositeltavaa ottaa niistä valokopiot suuria ostoksia tehdessäsi.
• Paperien lajittelu kannattaa aloittaa heti postilaatikosta. Kotona ei tarvitse säilyttää hyödyttömiä lentolehtisiä, ilmaisia ​​luokitelluja sanomalehtiä ja käyntikortteja – on parempi lähettää ne välittömästi ämpäriin. Vapaa-ajan puuttuessa hyödylliset paperit kannattaa laittaa asiakirjoja sisältävän laatikon tai kansion päälle lupaamalla varata päivän aikana pari minuuttia niiden lajitteluun. Kun olet saanut kutsun tapahtumaan tai pakettiilmoituksen postitse, on suositeltavaa tehdä asianmukainen muistutus päiväkirjaan.
• Asiakirjojen virtaviivaistamiseksi ne on tarkistettava vähintään kerran vuodessa. Samanaikaisesti jokainen paperi tulee arvioida vain kerran, joko jättää se varastoon tai heittää heti pois.

Siten vastaus kysymykseen asiakirjojen säilyttämisestä kotona riippuu henkilön mausta ja mieltymyksistä. Jos jotkut rajoittuvat tavallisiin pahvilaatikoihin, toiset ostavat kalliita kassakaapit tai jopa varustavat asuntoon hankalia piilopaikkoja. Tavalla tai toisella tärkeiden papereiden tulee olla omistajan saatavilla ja kätevässä paikassa. Älä unohda myös asiakirjojen järjestyksen ylläpitämistä. järkevä jakautuminen Paperit niiden tarkoituksesta riippuen ja säännölliset tarkastukset auttavat välttämään ongelmia, jotka liittyvät tarvittavien tietojen pitkittyneeseen etsimiseen.

"Lopulta järjestys ja vain järjestys luo vapauden. Epäjärjestys luo orjuutta"
Charles Peguy

Tällä artikkelilla avaan sivustolle uuden osion - "Laitetaan asiat järjestykseen!"
Tänne julkaistaan ​​artikkeleita ympärillämme olevan tilan järjestämisestä, optimoinnista ja roskaamisesta - kotona, työtoimistossa, elektronisissa tiloissa (tietokone jne.), paperit, vaatekaappi jne.

Julia Morgenstern väittää kirjassaan Inside-out Self-Organization, että ihmiset ympäröivät itsensä kaaoksella yksinkertaisesti siksi, että he eivät ole oppineet järjestäytymään. Järjestäytyminen on yksinkertaisesti taito, joka voidaan ja pitää opetella.

Algoritmi kotiasiakirjojen tilaamiseen

1. Kaikkien papereiden luettelo.
Kerää tässä vaiheessa kaikki talossa olevat asiakirjat yhteen paikkaan ja lajittele kahteen ryhmään:
-roskat - lähetä se roskakoriin (epäoleelliset tiedot, vanhentumispäivämäärät ovat vanhentuneet, arvottomia jne.)
-tärkeä ja välttämätön - tulee säilyttää.
2. Lajittelu luokkien mukaan.
Säilytettäväksi jättämämme asiakirjat on lajiteltu luokkiin:
-rahoitusasiakirjat (käyttölaskut, lainaasiakirjat, verot)
-omaisuus (irtaimet ja kiinteät: asuntoasiakirjat, maa, auto jne.)
- henkilökohtaiset asiakirjat tai perheenjäsenten asiakirjat (passit, vakuutustodistukset, tutkintotodistukset, palkinnot, terveysasiakirjat jne.)
-ostettujen tavaroiden ohjeet, passit, shekit ja takuut
-asiakirjat toiminta-alueista (harrastukset, ylläpito kotitalous, koulutus, kehitys jne.)
Jos jossakin ehdotetuista luokista on suuri määrä asiakirjoja, on mahdollista erottaa erilliset alaluokat. Jos perheellä on esimerkiksi paljon lääketieteellisiä tai koulutusasiakirjoja, on parempi järjestää erillinen luokka "Lääketiede", "Koulutus", "Portfolio" jne.
Joten versiossani erotin asiakirjat, jotka muodostavat perheeni jäsenten portfolion (palkinnot, todistukset jne.) erillisiin säilytysluokkiin
3. Paperitarvikkeiden hankinta ja asiakirjojen säilytysjärjestelmän luominen.
Asiakirjojen lajittelun jälkeen tallennettava tilavuus selviää. Herää kysymys: "Kuinka asiakirjojen säilytys järjestetään parhaiten?"
Varastointijärjestelmän on täytettävä seuraavat vaatimukset:
- mahtuu tarvittava määrä asiakirjoja;
-Helppo sijoittaa ja ottaa tarvittava asiakirja järjestelmästä.

"Pääsääntö: tallennusjärjestelmän tulee olla yksinkertainen kirjasto, ei muistutuksia toimista, projekteista tai prioriteeteista" David Allen

Tämän säännön mukaisesti muistutukset laskujen maksamisesta tai tiettyjen asiakirjojen käsittelystä tulisi sisällyttää päiväkirjaasi, ei asiakirjojen arkistointijärjestelmään.

Tähän mennessä asiakirjojen säilytykseen tarkoitettujen paperitavaroiden valikoima on erittäin laaja. Itselleni päädyin säilytyskansioihin, joissa on kaksi rengasta ja kirjekuorikansiot, joiden avulla on helppo laittaa asiakirja kansioon ja ottaa se sieltä pois.

4. Järjestä asiakirjat luokkiin.
Käsittelin asiakirjoja jokaisessa kategoriassa: erilliset asiakirjat järjestettiin kansioihin, jotka yhdistettiin kansioksi tietyn luokan nimen sisältävällä asemalla.
Jokaiseen kansioon kirjoitin, mitä siihen on tallennettu. Hän lisäsi eräpäivät ja muita muistutuksia päiväkirjaansa.

5. Asiakirjojen kääntäminen sähköiseen muotoon.
Nykyään tiedon tallentaminen on yhä tärkeämpää sähköisessä muodossa. Tämä lyhentää tietojen käsittelyyn kuluvaa aikaa (ei tarvitse selata kansioita), mahdollistaa pääsyn tietoihin, joita ei ole sidottu tiettyyn asiakirjan säilytyspaikkaan.
Kysy itseltäsi asiakirjojen järjestämisen viimeisessä vaiheessa kysymys: mitä asiakirjoja voin tallentaa sähköisesti vaarantamatta näiden tietojen saatavuutta?
Itse päätin säilyttää verkkomaksujen talousasiakirjat jatkossa vain sähköisessä muodossa.

Käänsin kaikenlaisia ​​harrastuksia ja aktiviteetteja koskevia papereita muistiinpanoiksi Evernotessa (Evernote). Esimerkiksi puutarhapaperit veivät reilusti tilaa ja niitä säilytettiin kansiossa. Nämä olivat sekä käsin kirjoitettuja muistiinpanoja että painettuja asiakirjoja, kuvia jne. Kaikki tämä massa tarkistettiin jälleen arvonsa suhteen ja julkaistiin seteleissä, jotka yhdistettiin yhdeksi Evernotessa (Evernote) muistikirjaksi. Nyt tämä tieto on minun saatavilla paitsi kotona, myös missä tahansa muualla, mikä on lisännyt kykyäni käyttää tietoa.

From reseptejä Pääsin eroon paperityöstä aiemmin, kirjoitin siitä sisään. Nyt yhä enemmän reseptejä sijoitetaan myös Evernoteen (Evernote). Hyödyllisiä materiaaleja terveellisistä elämäntavoista ja henkilökohtaisesta kehityksestä käännettynä myös sähköiseen muotoon.

Skannatut henkilökohtaiset asiakirjat palvelujen nopeaa käsittelyä varten ja asettivat ne ulkoiselle tietovälineelle (siirrettävälle levylle).

Siirtymäaste tietojen tallentamiseen sähköisessä muodossa, jokaisen on päätettävä itse mieltymystensä ja kykyjensä mukaan. Omasta kokemuksestani voin sanoa, että digitoitujen asiakirjojen käyttö on myös koulutettava taito ja tuo elämäämme monia lisähyötyjä. Mutta tämä on erillinen keskustelunaihe...

Olen iloinen, jos kokemukseni tulee ja SINUN PÄÄTÖKSESI elämän tehtäviä!

Monet psykologit väittävät, että kaikki työtehtävät riippuvat suoraan työpaikan järjestyksestä. Jokaisen on päätettävä, onko tällainen lausunto oikein, mutta kukaan ei kiistä sitä tosiasiaa vastaan, että työpöydän kauneus ja toimivuus tekevät jo mistä tahansa yrityksestä menestyvän. Siksi minne tahansa rakennatkin työalue(tarkoittaen mitä huonetta talossa), kiinnitä aina huomiota pienimpiinkin yksityiskohtiin.

Erilaisten pienten asioiden säilyttämiseen voit käyttää erilaisia ​​​​asioita, joita voit joko ostaa kaupoista tai tehdä sen itse. Tässä on muutamia esimerkkejä tällaisista yksityiskohdista - asiakirjalaatikot, pidikkeet ja telineet papereille ja postikorteille, tarrataulut, purkit ja kupit paperitavaraa varten ja paljon muuta.

Teline muistilehtiöille

Tilaa työpaikalla

Kotitoimiston tiedot

Postikorttiteline

Pienten tavaroiden säilytys

Laatikot papereille ja asiakirjoille

Säilytys neulanaisille

Paperipidike

Dokumentointi

Tilastomiehet ovat todenneet, että käytämme noin 140 tuntia vuodessa oikean asiakirjan etsimiseen. Siksi muista tärkein asia - kaikki asiakirjat on tallennettava kansioihin! Esimerkiksi tiedostot kuukauden dokumentaatioineen voidaan laittaa rei'itettyihin kansioihin. Mutta jo neljännesvuosittaiset kansiot on helppo tallentaa erottimiin tai, kuten niitä kutsutaan myös, arkistokansioihin. Niitä on vain neljä vuodessa. Valitse koot ja värit makusi mukaan (A4/50, A4/75, A5/50, A5/75 jne.) Tällaiset kansiot vievät paljon tilaa ja niitä on parasta säilyttää jossain ylemmille hyllyille pöydän yläpuolella. Mitä tulee asiakirjoihin, joita käytät joka päivä, on parempi pitää ne lähelläsi. Tässä paperikasetit tulevat sisään. Ne ovat pysty- ja vaakasuuntaisia, muovisia, puisia ja metallisia. Vähemmän tilaa ovat tietysti pystysuorassa.

Paperien ja kynien säilytys

Asiakirjat laatikossa

Missä asiakirjoja säilytetään

Dokumentaatioideoita

toimiston pikkujuttu

Sellaiset pikkuasiat kuten kynät, tussit, paperiliittimet, nitojat, tarrat jne. aiheuttavat myös sotkua ja haittaa. Muista kuinka kauan kestää löytää oikean värinen kynä tai kirjoituskorostus. Tämä auttaa erityisiä säiliöitä paperiliittimiä ja kuppeja varten kynille. Edullinen vaihtoehto olisi spinnerin järjestäjä, joka kerää kaikki pienet esineet. Voit kuitenkin voittaa alkuperäiset ja tehdä useita "arkkuja" paperiliittimille, niiteille, teipille ja muille. pieniä osia. Mutta aseta kirjoitustarvikkeet kuppeihin, joita voit tehdä itse tai ostaa paperitavarakaupoista.

Toimisto työpöydällä

Lyijykynä kupit

Paperitavara

Purkit kynille ja kynille

Muistiinpanot, tarrat, kalenterit

Pöydällä on myös aina joukko pieniä muistiinpanoja, paperilappuja puhelinnumeroineen, mainoksia, kalentereita ja niin edelleen. Nopea ja helppo tapa päästä eroon sellaisesta "roskasta" on ostaa erityinen muistutustaulu. Se voi olla magneettimerkki ja ehkä korkki. Ensimmäinen on tietysti kannattavampi vaihtoehto (ei hinnan, vaan mukavuuden kannalta), et voi vain ripustaa siihen tarvittavia tietoja, vaan myös kirjoittaa nopeasti muistiin puhelinnumeron, osoitteen tai tehdä joitakin luonnoksia. Päällä korkkimatto kaikki samat numeeriset muistiinpanot, käyntikortit ja tarrat ovat yksinkertaisesti pistettyjä.

Tilaa työpöydältä

Ja tietysti työpöytä. Riippuen alueesta, jolla työpaikkasi sijaitsee, ja sinun on valittava pöytä. Se voi olla neliö, yksinkertainen suorakaiteen muotoinen tai kulmikas. Pääasia, että siinä on paljon osastoja ja hyllyjä. Ihanteellinen vaihtoehto voidaan pitää pöytää, jossa on neljä laatikkoa ja kaksi minikassakaappia. Jos laatikoiden tilavuus sallii kaavoituksen, niin mene eteenpäin! Jaa ne soluihin laskuja, laskuja ja muita tarvittavia papereita varten. Erinomainen vaihtoehto olisi kaksoispohja laatikko. Sinne voidaan piilottaa kaikki huippusalaiset asiakirjat ja materiaalit, eivätkä edes veroviranomaiset koskaan kaivaa niitä esiin.

Älä unohda erilaisia ​​koukkuja, jotka ovat joskus niin tarpeellisia laukkuille ja pakkauksille. Jos toimistokalusteiden valmistajat eivät tarjonneet tällaista piikkiä, ne on helppo täyttää itse missä tahansa sinulle sopivassa paikassa.

Roskakori

Erittäin tarpeellinen esine luovaa työtä se on roskakori. Se voidaan asentaa sekä mihin tahansa nurkkaan lähellä työpöytää että suoraan itse pöydälle. On olemassa erityisiä pieniä kauhoja, joiden tilavuus on enintään kaksi litraa. Roskakori voi olla pyöreä, neliön tai jopa kolmion muotoinen. Ja lopuksi lisää esimerkkejä onnistuneesta varastoinnin ja järjestyksen järjestämisestä työpaikalla kotona.

Tilaa työpaikalla

Opiskelu

Työpaikka ikkunan lähellä

Kompakti kotitoimisto

Kotitoimisto ikkunan vieressä

minitoimisto kotona

Kotitoimisto ideoita

Tytön kotitoimisto

Piditkö artikkelista? Jaa sosiaalisessa mediassa!