Mugav dokumentide hoidmine kodus. Perekonnaarhiiv. Kuidas hoida kodus dokumente, fotosid ja antiikesemeid. Kuidas korrastada isiku- ja majapidamisdokumente
Interneti abil saame lahendada palju probleeme: leppida kokku arstiga aeg, maksta trahv, saata dokumendid riigiasutusse. Kuid samas on paberdokumendid oluline ja vajalik osa elust. Iga inimene on sünnist saati üle kasvanud tema isikut ja õigusi kinnitavate “paberitega”. Seetõttu jääb küsimus – kuidas dokumente kodus hoida – alati aktuaalne.
Millised dokumendid meist igaühel on?
Perekond: passid, tunnistused, testamendid.
Kinnisvara ja transport: korteri dokumendid, telefon, elekter, maja, suvila, auto.
Haridus: tunnistused, diplomid, tunnistused.
Töö: lepingud, pensionisäästud, lepingud, tööraamatud.
Ravim: poliisid, väljavõtted, uuringud, kindlustus.
Kodumasinad, tehnika, mööbel: garantiikaardid, tšekid, juhendid.
Kommunaalmaksete kviitungid
muud: teenuste osutamise lepingud, kindlustusjuhtumid.
Kui kaua dokumente säilitada?
Sööma olulised dokumendid, mida peame kogu elu hoidma ja on pabereid, mille võib paari kuu pärast ära visata kui tarbetuid.
Dokumendid tuleb kogu aeg alles hoida- abielutunnistus ja muud perekonna dokumendid, sünnitunnistus, diplomid, tunnistused, tunnistused ja tunnistused, eksamidokumendid, haiglast väljakirjutused, testamendid, notariaalselt tõestatud paberid, pensionidokumendid.
Kinnisvara, auto, eriti oluliste ja kallite ostude dokumendid; kõik dokumendid, mis on seotud tööga kuni pensionini, on need Dokumendid, mida tuleb säilitada omanikuna või seni, kuni need on ajakohased.
Tšekid ja kviitungid kõik suuremad või suuremad ostud tuleb säilitada 12 kuud. Kui mõnele kaubale kehtib garantii kauem kui üks aasta, säilitage maksetõend vastavalt garantiikaardil märgitud perioodile.
Advokaadi, arsti, õpetaja jne teenuste eest tasumise tšekid. tuleb säilitada kolm aastat. Kohtuvaidluste ja originaali esitamise vajaduse korral tehke kviitungitest koopiad ja hoidke need endaga kaasas. Ravi eest tasumist kinnitavad tšekid võivad olla kasulikud üksikisiku tulumaksu tagastuse menetlemisel.
Hoia kindlasti alles kõigi kommunaalteenustega liitumise lepingud: elekter, gaas, vesi, telefon, sisetelefon, Internet, kaabel TV jne Kõik kommunaalmaksed(kviitungid ja tünnid) tuleb säilitada minimaalselt 3 aastat, maksimaalselt 5. Pärast seda perioodi saab need utiliseerida.
Hoia meditsiinilised andmed kõik pereliikmed ligipääsetavas kohas. Kui eelistate erakliinikuid, hoidke nende kviitungeid vähemalt kaks aastat. Neid võib vaja minna erinevate menetluste ja kindlustusmaksete tegemisel. Alati tuleks kaasas kanda kaarti, mis näitab veregruppi, allergiat antibiootikumide suhtes ja kroonilisi haigusi diabeeti. Las see lebab teie rahakotis või juhiloal. Ülaltoodud andmetega kaart võib päästa teie elu, kui satute õnnetuse tagajärjel haiglasse.
Vabanege kohe sellest, mida te ei vaja
Marie Kondo sõnul on mitmeid dokumente, mis tuleks koheselt hävitada, kuna need on oma funktsiooni täitnud:
õppematerjal, mis pole kunagi kasuks tulnud pärast seminaril või koolitusel osalemist;
Kasutusjuhised kui olete pikka aega ja hästi aru saanud, kuidas see või teine tehnika töötab;
väljavõtted krediitkaardid, tšekiraamatud, palgalehed.
Mõiste "dokumendid", muide, ei hõlma sentimentaalse väärtusega paberdokumente, näiteks vanu armastuskirju või päevikuid.
Tarbetute dokumentide vältimiseks soovitab Fly Lady süsteem mõelda, kui sageli dokumente sõeluda ja sorteerida: kord päevas, nädalas või kuus.
Mu kolleeg jagab, kuidas seda põhimõtet oma elus rakendada Alyona:
«Fly Lady süsteemi õppides sain lahti tohutust kogusest ebavajalikust, ebaolulisest. Dokumentide maht on vähenenud 3 korda! Nüüd on esmaspäevad minu paberitöö päev. Kogun kokku kasutatud või nädala jooksul ilmunud dokumendid ja otsustan mõne minutiga nende saatuse - panen need kausta hoiule, jätan esialgu tööle või viskan minema. Tänu sellele harjumusele lakkasid nad kasvamast tohutuks paberipalliks.
Kuidas ladustada ja sorteerida?
Kui palju perenaisi - nii palju salvestussüsteeme. Põhimõtteliselt on igal perel 2-3 kausta dokumentide jaoks. Ühes - isiklikud dokumendid, teises - kviitungid ja garantiikaardid.
Iga kategooria jaoks saate soovitud dokumendi hõlpsaks salvestamiseks ja kiireks otsimiseks luua oma eraldi korraldaja. Ja siin on minu kolleegide ja tuttavate näited, kuidas nad oma kodus dokumente säilitavad.
Helista kaustadele failidega sobib suure hulga paberite hoidmiseks, iga dokumenditüübi jaoks - oma värv.
Elena:"Ühes kaustas on juhised kodumasinad, kviitung, garantiikaart, iga seadme kohta eraldi failis. Teises - kviitungid kommunaalteenused, tšekkidega laenulepingud, maksuameti “õnnekirjad” ja nende tasumine, olemas ka minu ja abikaasa töölepingud, palgatõendid, kinnisvaralepingud. Ülejäänud dokumente hoian lauasahtlis olevates kaustades.
Muide, Elena hoiab kodus alati faili, kus on peaaegu kõigi dokumentide koopiad mitmes eksemplaris, mis on väga mugav ja säästab aega juhuks, kui valguskoopiat on hädasti vaja.
Nööpidega plastikust ümbrikud- kõige populaarsem koht paberite hoidmiseks. Ja kui valite iga dokumendikategooria jaoks kausta ja allkirjastate selle, nagu sisse Aigul, säästate konkreetse paberi otsimisel palju aega.
Iga pereliikme isiklikke dokumente on mugavam hoida Pelastsed lukuga taskud. Seda teeb mu õde Regina. Kviitungid - failides. Deformeerumise vältimiseks hoidke neid korrastajas/kaustas või tehke auguga nende alusele augud ja pange rõngasköitjasse.
Plastmassist kaust, mille sees on lisatud failid. Need võivad sisaldada 10 kuni 100 faili. Nendes on mugav hoida kuude ja aastate kviitungeid. Minu kolleeg kasutab seda meetodit Natalia. Ja muid dokumente hoitakse lihtsalt kingakastis.
IN sülearvuti kott minu teine kolleeg säilitab kõik oma dokumendid Alyona. Sellel on mitu "lahtrit" ja taskut. Ühes kambris on meditsiinidokumendid, teises - dokumentide originaalid, mis on sorteeritud failidesse, kolmandas - valguskoopiad. Passid, arstiraamatud, tõendid ühes taskus. Sahvris on ka paberkott kodumasinate juhendiga.
Siin on veel mõned ideed dokumentide salvestamiseks.
Fotoalbumid ja ümbrikud on suurepärased kohad kviitungite ja kviitungite hoidmiseks.
Erinevad paberihoidikud näevad teie perearhiivis suurepärased välja! Võimalusi on palju. Valige, mis teile meeldis!
Kus hoida?
Tagamaks, et olulised dokumendid on alati ohutud ja korras, tuleb neid hoida kuivas ja puhtas kohas, nagu teevad kõik kohapeal meeskonna liikmed. Alyona hoiab garderoobis Elena - riiulil ja kirjutuslaua sahtlis.
Märgin, et magamistoas ja kontoris on parim koht dokumentide hoidmiseks, kuid sobiva riiuli või kapi valimisel mõelge sellele:
Esiteks kas teil on mugav kõik oma dokumendid kätte saada. Näpunäide: öelge oma pereliikmetele, kus asub kaust olulisemate dokumentidega, ettenägematute olukordade korral, et nad võtaksid selle esimesena;
Teiseks, veenduge, et teie dokumendid oleksid väikelastele ja lemmikloomadele kättesaamatus kohas. Näpunäide: hoidke kõike, mis on teile väärtuslik, ülemistel riiulitel või kohtades, kus neid saab lukustada.
Pärast poja arvukaid katseid meie tähtsate paberiteni jõuda panin kõik magamistoa kapi ülemisele riiulile. Hoian kolmes kaustas - iga pereliikme isiklikud dokumendid, kinnisvara ja transpordi dokumendid, kviitungid ja koopiad. Garantiikaarte, ilma kasutusjuhendita, hoian lauasahtlis failis.
Eelistan hoida vertikaalselt, kõik on käe-jala juures ja silme ees. Üks miinus - kui kaust pole jäik, võib see ja selles lebavad paberid deformeeruda. Seetõttu, kui valite sellise ladustamismeetodi, vaadake selliseid rannaaluseid lähemalt.
Üks asi: eelmise foto dokumentide omanik Regina hoiab magamistoas, raamatulaua riiulil dokumentidega korraldajat. Jällegi, see valik ei sobi neile, kellel on väikesed lapsed. Ja parem hoidke paberid otse eemal päikesekiired, sest see võib põhjustada vilkumist ja varajane vananemine paber.
Üks lahendus dokumentide hoidmiseks on paberite hoidmine kastides. Siiski võib tekkida kiusatus visata kõik dokumendid nendesse valimatult. Mugavuse huvides korraldage kõik failidesse või kinnitage virnad kirjaklambritega, nagu seda tehakse Nataša.
Ootamatud olukorrad
Olulisemaid dokumente on kõige parem hoida spetsiaalses tulekindlas karbis või seifis. Minu intervjueeritud perenaiste hulgas on kahel seif. Minu kolleegil on seif, mis ei sobi (oma suuruse tõttu) dokumentide alaliseks hoidmiseks. Kui ta aga perega kauem kui paar päeva ära on, viib ta kausta tähtsamate dokumentidega seifi. Teisel perenaisel on seevastu mahukas seif, kuid ta ei hoia seal dokumente, mida ta kõige sagedamini kasutab (isiklikud dokumendid, haiguslood jne). Selles hoitakse kinnisvara ja transpordi pabereid, tunnistusi ja diplomeid.
Arvatakse, et kõige turvalisem koht oluliste dokumentide, perearhiivide ja väärisesemete hoidmiseks on seif või hoiuruum, eriti kui üürite korterit või elate hostelis. Aga ma ei usu, et paljud seda teevad. Muidugi võite teha vanamoodsalt koopiaid ja anda need oma lähedastele hoiule. Kui aga eelistate ajaga kaasas käia, siis on parem valida pilvesalvestused nagu Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, YandexDisk, Cloud @mail.ru. Loomulikult räägime skannitud koopiatest. Lisaks sobib see meetod ideaalselt kviitungite säilitamiseks alates pangakviitungist kuni poekviitungi, mis kipuvad aja jooksul tuhmuma.
Loodan, et pakutud võimalused dokumentide säilitamiseks on teile kasulikud. Jagage kommentaarides, kuidas te meie rühmades dokumente kodus säilitate
Tõhus puhastamine hõlmab ainult kahte olulist sammu:
vabaneda mittevajalikust ja määrata, kuhu vajalikku hoiustada.
Marie Kondo
Teeme kohe kindlaks, kellele artikkel on adresseeritud. See on mõeldud eelkõige neile, kellel on kogunenud palju erinevaid pabereid, kviitungeid, brošüüre ja muud sarnast. Igat masti muusikud, poeedid, ajakirjanikud ja disainerid loevad ja ei nurise, vaadates erinevate paberite mägesid. Kes veel küsib endalt küsimusi: kuidas dokumente säilitada? kus dokumente hoida? Teen ettepaneku nendega (mägedega) lõplikult tegeleda. Artikkel sellest, kuidas asju korda seada, kuidas dokumente kuhu hoida ja üldiselt millegi süstematiseerimisest.
1. osa
Kui keegi ei tea, siis ei juhtu siin elus midagi niisama. Isegi kui see on juhuslik üllatus. Ühe pealtnäha kõleda asjaoluga, nii väikese episoodiga, kaasneb mõnikord saatuslike sündmuste ahel. Nii juhtus ka minuga. Niisiis.
Ma kaotasin oma diplomi kõrgharidus. Ma ei mäleta, millal, kus ja mis asjaoludel teda viimati nägin. Mitu aastat ei uhku ma sellega kuskil, töötan ühes kohas, mind ei valita kuhugi. Sellest on väljavõte, on koopiad, on notari kinnitatud koopia. Diplomit pole. Kuu aega tagasi vaatasin spetsiaalselt kõik oma paberid üle – ma ei leidnud seda. Aga pane asjad paika (nagu mulle siis tundus). Teisel päeval, kui mulle jõudis kohale, et olen selle igaveseks kaotanud, olin väga ärritunud. Ärev, nagu oleks midagi väga olulist tegemata unustanud. Ja seda mõjuval põhjusel, nagu selgus. Seejärel järgnes sündmusteahel, mis sai selle oopuse kirjutamise põhjuseks.
Retriit nr 1. Ebaloogiline.
Kuna tegelen tekstide kirjutamisega ja külastan mõnikord vabakutseliste vahetusi, kus nägin artiklit "Soovitused dokumentide säilitamiseks". Midagi turgatas pähe. Ma arvan, et see on just see, mida ma vajan. Kuna olen selle suurepärase noorte (ja mitte nii) koduperenaiste saidi teabetoetaja, otsustasin, et artikkel dokumentide õigest säilitamisest pole siin üleliigne.
Artikli kuulutus oli standardne: see tõotas olla informatiivne ja huvitav, intrigeeris pädeva teksti olemasolu, mis on jagatud loogilisteks lõikudeks. Mina, kui oludest soojendatud ostja, ostsin selle. Artikkel oli odav. Kes asjaga kursis pole, siis artikli täisteksti on võimalik lugeda alles peale selle eest tasumist, mida ma minutiga ka tegin.
Tekst ise üllatas mind alguses. Otsene kirjaoskamatus eksisteeris koos täieliku jamaga. Ausalt öeldes pole ma selline inimene, kes elab illusioonide vangistuses, tean inimestest palju ja töö värbamisvaldkonnas päästis mind roosadest prillidest. Kuid isegi mina ei teadnud, et siin on inimestel võimalik selliseid asju “müüa”. Põhimõtteliselt oleks võimalik kogu tekst siia paigutada, uskuge mind, see on seda väärt. Kuid ma ei kuritarvita ja palun vaid mõne fraasiga. "Tihti peavad inimesed dokumendi leidmisel õigeid pabereid otsima pikka aega." Vaielda ei saa, kui proovid leida, siis pead vaatama. "Vaja läheb ka väikseid ümbrikukujulisi kaustu ja paar augulööki." Krutyak. Kui see oleks lihtsalt "augulööjad", siis otsustasin, et see on lihtsalt kirjaviga, aga paar! "Lisaks veelgi lihtsam – lihtsalt võtke augurauad ja torgake ümbrikud läbi." “Lisaks saab tänu ümbrike kujule lihtsalt vajalikud paberid välja tõmmata. Pole vaja pulka rõngast välja tõmmata. Kommentaarid puuduvad. Ja kokkuvõtteks: "See on hea võimalus hoida dokumente sugulaste juures." Nõuanne on kahtlane, ma ei tea, kui paljud inimesed on valmis seda ära kasutama.
Ostsin ühe sendi eest sellise naljaka artikli, kuid sain kahekümne dollari väärtuses rõõmu, mitte vähem.
Retriit nr 2. Loogiline.
Seega, kuna sellisel kujul artikli postitamine oleks teie suhtes lugupidamatuse tipp, kallid lugejad, otsustasin teemat ise uurida ja artikli kirjutada. Viivitamata avasin samal päeval Google'i otsingumootori ja sisestasin fraasi "Kuidas dokumente säilitada". Olin üle ujutatud igasuguste nõuannete, videote ja fotode küllusega. Olles kulutanud ülevaatele umbes kaks tundi, tahan teile öelda järgmist: Internet on kohutav asi, kõik varastavad üksteiselt mitte ainult teemasid ja fotosid, peaaegu kõikjal on soliidne odav ümberkirjutamine. Ja see on kohutav. Muide, teksti, mille ostsin, kuigi sobivamas versioonis, kohtasin veel kolmel saidil. Ma ei tea, kes keda lõi.
Rohkem või vähem huvitavad selleteemalised saidid ja ajaveebid said alguse Google'i esinumbritest palju kaugemal. Tean, et see(!). Mõned isegi meeldisid. Näiteks see http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Kohe on näha, et ta tegeleb särava, ausa ja loova inimesega. Minu nimi on Masha. Kuid enamik paberihoiu teemalisi artikleid, nagu mulle tundus, on enamasti motiveeriva iseloomuga. Aga see on ka hea.
Retriit nr 3. Isiklik.
Kui läheduses on kaks poodi, üks moodsate, ilusate riietega ja suurte allahindlustega ning teises kirjatarbed, siis lähen kõigepealt teise. Sest ma jumaldan kontoritarvete pood, bürootarvete pood s. Paberist hing. Seda selleks, et teha selgeks, kus mul kodus nii palju kirjatarbeid on. Kuid vaatamata sellele lebasid mu paberid, sealhulgas dokumendid, kuigi need alati ühes kohas ja tundusid olevat isegi sorteeritud, ei olnud mõnikord lihtne vajalikku kiiresti leida. Saatus otsustas mulle õppetunni anda ja nüüd, kõigest kahe päevaga, tegin seda, mida oleksin pidanud juba ammu tegema.
Lisaks kirjutan vahel artikleid kohalikesse ajalehtedesse, nii et linnatrükikojal on ammu oma inimene, sealt on mul hunnik hakitud väike suurus isekleepuvad ained (need on pakkides prügikastis), mida kasutan igal pool. Ma ei tea, kuidas inimesed ilma nendeta elavad.
Eelneva põhjal otsustasin kirjutada selle üsna monumentaalse teose. See pole lihtsalt ülevaade. Püüdsin siin mitte ainult kõike üldistada, vaid ka tuua palju oma isiklikku kogemust, noh, ja süvendasin seda emotsionaalsete vahetükkidega. Loodan, et artikkel kõlab nii neile, kes paberite rohkuse tõttu "valget valgust ei näe", ei tea, kust alustada ja kuhu joosta, kui ka neile, kes soovivad leida mõnda dokumenti või lihtsalt tükki paber väärtusliku teabega nende sügavuses lauad, kapid ja karbid. Loomulikult ei sõltu autoriõigused kõigele allpool kirjutatule, kuid uskuge mind, te ei leia seda kuskilt. Nii et jätkake.
Peamised etapid teel tellimisele
Sa ei saa kunagi oma maja korda
kui koristad.
Marie Kondo
Hinnake katastroofi ulatust
Kõigepealt tuleb leida pind, kuhu kõik paberid ära mahuksid. Kindlasti läheb vaja lauda või ehk mitte ühte või tabureteid, sobib ka diivan või on parem istuda põrandal. Ja mõelge ka sellele, kui kaua võib sõelumine aega võtta. Kui mõistate, et te ei saa analüüsiga korraga hakkama, on parem sündmus ajastada. Ja kõige olulisem tingimus on, et keegi ei segaks.
Kõigi triipude paberid - hunnikus!
Paigutage ettevalmistatud sillapeale korraga kõik, mida olete kavandanud. Näiteks kui fotode või retseptidega on kõik korras, laske neil kaugemal lebada, ärge puudutage. Milleks teha lisatööd!
Retriit nr 3 Emotsionaalne.
Oh tüdrukud, teil on õnne. Noh, keegi ei kirjuta sellest paremini kui mina. Miks? Targemad ei raiska oma aega paberite säilitamise kirjeldamisele (mõelge oskusteabele) ja ülejäänutel pole lihtsalt nii palju pabereid, et midagi mõistlikku pakkuda. Ühesõnaga, loe edasi.
Ausalt öeldes, kui ma poleks seda nädal varem lugenud ja poleks vaadanud (ja mis nimi!), poleks ma nii mastaapset üritust alustanud. Ja kindlasti poleks selle artikli jaoks põhjust. Marie oma bestselleris välja pakutud lähenemine ärile, põhimõtted ja meetodid leidsid mu hinges elavat vastukaja. Kuigi tunnistan, ei ole ma kunagi koristamisega kimpus olnud ja nüüd ei saa ma aru erineva kaliibriga perfektsionistidest, kes raiskavad noort energiat nii igavate asjade peale. Kuid ma austan ja armastan korda.
Nii et Marie kirjutab: "Puhastamine on eriline sündmus, mis juhtub üks kord elus." Kummaline ja mitte vähem vastuoluline väide. Jaapanlased tunduvad olevat veidi teistsugused. Kui majas elab rohkem kui kaks inimest, siis tõenäoliselt ei pea kõik sellest kinni ranged reeglid. Kuid selle nimel on vaja pingutada. Kord ja igaveseks pani ta kõik oma kohale ja siis jääb üle vaid kõik oma kohale asetada.
Raske uskuda, aga see koristamine oli minu jaoks tõeline puhkus ja kindlasti pole ma kunagi varem niimoodi koristanud. Võin võrrelda oma meeleseisundit lihavõttepühade või 31. detsembri uueks aastaks valmistumisega. Kõigil juhtudel valdab tulevase puhkuse rõõmus tunne hinge ja loote ilma väsimust tundmata. Jah, ma ei öelnud, et see kõik juhtus Scorpionsi surematu loomingu taustal. "Armastus, armastus hoiab meid elus" - ütleb Klaus Meine aastaid, mis tähendab "armastus, armastus hoiab meid elus." Parafraseerides: kord ja ainult kord hoiab meid elus.
On ilmne, et kõik väärtpaberid nõuavad äärmiselt hoolikat ja tähelepanelikku suhtumist. Lõppude lõpuks on nende juhuslik kahju või kaotus tulvil kaugeltki mitte roosilisi tagajärgi. Kurnav võimude ümber jooksmine hinnaliste tunnistuste ja tunnistuste taastamiseks ei võta inimeselt mitte ainult palju aega, vaid ka närve kulutada. Selles artiklis räägime teile, kuidas dokumente kodus hoida.
Õige koha valimine
Paberitele optimaalset peidupaika otsides tuleb eelkõige lähtuda ohutuse põhimõttest. Oluline on jälgida, et dokumendid ei saaks kahjustada ja jääksid võõraste silmade eest varjatuks, olgu tegemist siis töötajate või varastega. Kui majas on väikseid lapsi, võivad laua alumisse sahtlisse pandud paberid olla värvitud või noorte nässude poolt rebitud. Seetõttu tuleks sel juhul valida vahemälu jaoks kõige raskemini ligipääsetav koht. Seif, mezzanine või ülemine riiul raamatukapp sobis päris hästi.
On asjakohane öelda, et töölaud ei ole dokumentide hoidmiseks kõige turvalisem koht. Kogemata mahavalgunud kohv või ootamatult voolav tuuletõmbus põhjustab suure tõenäosusega väärtpaberikahjustusi. Lisaks on silmatorkavas kohas asuv dokumentatsioon suurepärane leid välja ilmunud murdvargale. Ainsad erandid on võtmega või salajase põhjaga kastid. Kui aga soovite nende sisu välja tõmmata, pole see samuti keeruline. Seetõttu peaks korteri omanik põhjalikult mõtlema selle üle, kus dokumente kodus hoida.
Paberitele sobiva "varjualuse" korraldamisel ei tasu aga liiga rafineeritud olla. Lõppude lõpuks peaks valitud koht olema mitte ainult turvaline, vaid ka omanikule juurdepääsetav. Nõus, et olukordi on erinevaid ja mõnikord võib kõige ootamatumal hetkel vaja minna väärtuslikke dokumente. Tulekahju, maavärina või mõne muu hädaolukorra korral loeb sõna otseses mõttes iga sekund. Kompromissi otsimine turvalisuse ja kättesaadavuse vahel on küll üsna keeruline, kuid üsna lahendatav. Siin tulevad eriti ettenägelikele inimestele appi kaasaegsed funktsionaalsed spetsiaalsete vahemäludega varustatud sisustusesemed. Nende kategooriasse kuuluvad sahtlitega riiulid, raamatud-seifid, koopiapesad ja muud keerulised seadmed (fotol).
Dokumentide säilitamise viisid
Ütlematagi selge, et paberid tuleb korras hoida. Vastasel juhul võtab konkreetse dokumendi otsimine inimeselt palju väärtuslikku aega. Paljud meist käivad iga kuu läbi hunnikutes sama tüüpi lehti, püüdes leida ammu makstud arvete hulgast värsket kviitungit. Üksikasjalik lähenemine paberite levitamisele aitab selle probleemiga toime tulla. Näitena võtame kõige rohkem häid ideid ja dokumentide säilitamise viisid.
Kaustades
Parim lahendus oleks osta rõngastel toode, mis mahutab muljetavaldava hulga paberitega faile (foto). Enamik neist kaustadest on A4 formaadis, mis sobib kõige paremini sertifikaatide, tõendite, lepingute, kinnisvaradokumentide jms hoidmiseks. Soovi korral tuleks hankida paar õhukest kontoritarvet, mis on mõeldud igale tegevusvaldkonnale. Kleepides kaustadele märkmeid kirjaga "töö", "perekond", "eluase", "pank", saate vajaliku paberi leidmist oluliselt hõlbustada. Samuti oleks kasulik lisada esimesse faili dokumentide täielik loetelu, mis näitab nende asukoha lehekülgi. Kviitungid ja tšekid on soovitatav enne kausta panemist kleepida A4 formaadis lehtedele, sellisel juhul tuleks dokumentide kahjustamise vältimiseks fikseerida ainult ülemine vasak nurk.
Väärt alternatiiv mahukale kaustale on spetsiaalne paljude lahtritega kohver, mida saab osta igast kirjatarvete poest. Selliseid seadmeid pakutakse väga erineva kujundusega, alates rangest klassikalisest kuni elegantse naiselikuni. Meeldiva valimine ei ole keeruline. Portfelli kausta ainsaks puuduseks on lehekülgede pööramise ja dokumentide vaba vaatamise võimatus. Seetõttu peab "väärtpaberihoidla" omanik oma mugavuse tagamiseks hoolitsema asjakohaste pealdiste ja märkmete eest. illustreeriv näide dokumentide paigutamine portfelli kausta on esitatud videos:
Fotoalbumites
Nii üllatav kui see ka ei tundu, kuid sellised magnetlehtedega tarvikud võivad peale mälestuspiltide hoidmise täita ka muid funktsioone. Neisse saab panna näiteks maksekviitungeid, mille parandamiseks ei pea liimi appi võtma. Lisaks on igal lehel koht pealdistele ja märkmetele, mis on samuti väga mugav.
Ümbrikutes
Paberist "taskud" sobivad kõige paremini vanade kviitungite, tšekkide ja muude paberite hoidmiseks, mis on aeg arhiivi saata. Sellised dokumendid tulevad kasuks üliharva, kuid paljud siiski ei riski neid ära visata. Tehes ümbrikule vastava märgi, saate selle ohutult sahtli või riiuli kaugemasse nurka asetada.
kastides
Nad võivad salvestada peaaegu kõike ja dokumendid pole sugugi erand. Kuid paberite juhuslik ladustamine pappkonteineri sees põhjustab nende hilisema otsimisega seotud probleeme. Seetõttu oleks kasulik enne dokumentide kasti panemist need olenevalt otstarbest eraldi kaustadesse või multivormidesse laiali jagada. Mis puutub passidesse, diplomitesse ja muudesse kõvas kaantes mittestandardsetesse paberitesse, siis on parem nende jaoks eraldi paks ümbrik. Muide, tänapäeval on väga mugavad tarvikud, mis on valmistatud eraldajatega failikapi kujul (foto). Mõnda neist saab lukustada ja kasutada seifina.
- Dokumente tuleb hoida veest ja päikesevalgusest eemal, et vältida kahjustusi või tuhmumist.
- Kasulik oleks omada kaust kõigi oluliste paberite koopiatega ja see siis eraldi elavatele sugulastele üle anda või pangakongi paigutada. Rohkem kaasaegne lahendus andmed edastatakse spetsiaalselt ostetud välkmälukaardile. See aitab inimesel kiiresti taastada hädaolukorra (tulekahju, üleujutus, vargus jne) tagajärjel kaotatud originaalid.
- Ambulatoorset kaarti ei tohiks kodus hoida, sest see on Vene Föderatsiooni õigusaktide rikkumine. Juriidilise dokumendina tuleks seda hoida registris, mitte patsiendi käes.
- Kuna paberkviitungid kipuvad tuhmuma, on suurte ostude sooritamisel soovitatav neist koopiad teha.
- Paberite sorteerimist tasub alustada kohe postkastist. Pole vaja kodus hoiustada mõttetuid flaiereid, tasuta kuulutusi ajalehti ja visiitkaarte – parem on need kohe ämbrisse saata. Vaba aja puudumisel tuleks kasulikud paberid panna kasti või dokumentidega kausta peale, lubades endale päeva jooksul paar minutit varuda nende sorteerimiseks. Saanud kutse üritusele või pakiteate posti teel, on soovitatav teha päevikusse vastav meeldetuletusmärge.
- Dokumentide korrastamiseks on vaja need üle vaadata vähemalt kord aastas. Samas tuleks iga paberit hinnata ainult üks kord, kas hoiule jättes või kohe ära visates.
Seega sõltub vastus küsimusele, kuidas dokumente kodus hoida, inimese maitsest ja eelistustest. Kui osad piirduvad tavaliste pappkastidega, siis teised ostavad kalleid seife või varustavad korterisse koguni kavalaid peidukohti. Nii või teisiti peaksid olulised paberid olema omanikule ligipääsetavas ja mugavas kohas. Ärge unustage ka korra säilitamist dokumentides. ratsionaalne jaotus paberid sõltuvalt nende eesmärgist ja regulaarsed auditid aitavad vältida probleeme, mis on seotud vajaliku teabe pikaajalise otsimisega.
"Lõpuks kord ja ainult kord loob vabaduse. Häired loovad orjuse"
Charles Peguy
Selle artikliga avan saidil uue jaotise - "Teeme asjad korda!"
Siia pannakse üles artiklid meid ümbritseva ruumi korraldamisest, optimeerimisest ja prügistamisest - kodus, töökontoris, elektroonilises ruumis (arvuti jne), paberites, garderoobis jne.
Julia Morgenstern väidab oma raamatus Inside-out Self-Organization, et inimesed ümbritsevad end kaosega lihtsalt seetõttu, et nad pole õppinud olema organiseeritud. Organiseeritus on lihtsalt oskus, mida saab ja tuleb õppida.
Kodudokumentide tellimise algoritm
1. Kõikide paberite inventuur.
Selles etapis koguge kõik majas saadaolevad dokumendid ühte kohta ja sorteerige kahte rühma:
-prügi - saatke see prügikasti (ebaoluline teave, aegumiskuupäevad on aegunud, väärtusetud jne)
-tähtis ja vajalik - tuleks alles hoida.
2. Sorteerimine kategooriate järgi.
Ladustamiseks jäetud dokumendid on sorteeritud kategooriatesse:
-finantsdokumendid (kommunaalmaksed, laenudokumendid, maksud)
-vara (kinnis- ja vallasasi: eluaseme, maa, auto jne dokumendid)
- isiklikud või pereliikmete dokumendid (passid, kindlustustunnistused, diplomid, autasud, tervisedokumendid jne)
-ostetud kaupade juhendid, passid, kviitungid ja garantiid
-dokumendid tegevusalade kohta (hobid, korrashoid majapidamine, koolitus, areng jne)
Kui ühes pakutud kategoorias on palju dokumente, on võimalik välja tuua eraldi alamkategooriad. Näiteks kui perel on palju meditsiinilisi või haridusdokumente, on parem korraldada eraldi kategooria “Meditsiin”, “Haridus”, “Portfell” jne.
Seega tõin oma versioonis välja dokumendid, mis moodustavad minu pereliikmete portfelli (auhinnad, tunnistused jne) eraldi hoiukategooriatesse
3. Kirjatarvete ost ja dokumentide hoiusüsteemi loomine.
Pärast dokumentide sorteerimist selgub salvestatav maht. Tekib küsimus: "Kuidas kõige paremini korraldada dokumentide säilitamist?"
Ladustamissüsteem peab vastama järgmistele nõuetele:
-mahutada vajaliku mahuga dokumente;
- Lihtne paigutada ja süsteemist vajalikku dokumenti välja võtta.
"Peamine reegel: teie salvestussüsteem peaks olema lihtne raamatukogu, mitte tegevuste, projektide, prioriteetide meeldetuletused." David Allen
Seda reeglit järgides tuleks arvete tasumise või teatud dokumentide töötlemise meeldetuletused lisada teie päevikusse, mitte dokumentide esitamise süsteemi.
Praeguseks on dokumentide hoidmiseks mõeldud kirjatarvete valik väga lai. Enda jaoks leppisin kahe rõngaga hoiukaustade ja ümbrikukaustadega, mille abil on lihtne dokumenti panna ja kaustast välja võtta.
4. Korraldage dokumendid kategooriatesse.
Töötlesin dokumente igas kategoorias: eraldi dokumendid paigutati kaustadesse, mis ühendati kaustaks kindla kategooria nimega draivi abil.
Kirjutasin igale kaustale, mis seal täpselt on. Ta lisas oma päevikusse tähtpäevad ja muud meeldetuletused.
5. Dokumentide tõlkimine elektroonilisele kujule.
Tänapäeval muutub üha aktuaalsemaks teabe salvestamine elektroonilisel kujul. See vähendab teabele juurdepääsu aega (pole vaja kaustades tuhnida), võimaldab juurdepääsu teabele, mis ei ole seotud konkreetse dokumendi salvestuskohaga.
Dokumentide korrastamise viimases etapis esitage endale küsimus: milliseid dokumente saan elektrooniliselt säilitada, ilma et see kahjustaks selle teabe kättesaadavust?
Enda jaoks otsustasin hoida rahalisi dokumente veebimaksete jaoks edaspidi ainult elektroonilisel kujul.
Tõlkisin Evernote'is (Evernote'is) märkmeteks kõikvõimalikke hobide ja tegevuste teemalisi pabereid. Näiteks aianduspaberid võtsid korraliku ruumi ja neid hoiti kaustas. Need olid nii käsitsi kirjutatud märkmed kui ka trükitud dokumendid, pildid jne. Kogu see mass vaadati veel kord üle ja anti välja rahatähtedena, mis ühendati Evernote'i (Evernote) märkmikusse. Nüüd on see teave mulle kättesaadav mitte ainult kodus, vaid ka igas teises kohas, mis on suurendanud minu teabekasutusvõimet.
Alates retseptid Sain varem paberimajandusest lahti, kirjutasin sellest sisse. Nüüd pannakse järjest rohkem retsepte ka Evernote'i (Evernote). Kasulikud materjalid tervislike eluviiside ja isikliku arengu kohta ka elektroonilisel kujul.
Skaneeris isiklikud dokumendid teenuste kiireks töötlemiseks ja paigutas need välisele andmekandjale (irdkettale).
Teabe elektroonilisele salvestamisele ülemineku astme peab igaüks ise otsustama, olenevalt oma eelistustest ja võimalustest. Omast kogemusest võin öelda, et ka digiteeritud dokumentide kasutamine on treenitav oskus ja toob meie ellu palju lisakasu. Aga see on eraldi teema aruteluks...
Mul on hea meel, kui minu kogemus muutub ja SINU OTSUS eluülesanded!
Paljud psühholoogid väidavad, et kõik töökohustused sõltuvad otseselt teie töökoha korrast. Kas selline väide on õige, jääb igaühe enda otsustada, kuid keegi ei vaidle vastu sellele, et töölaua ilu ja funktsionaalsus teeb juba iga ettevõtte edukaks. Seega, kuhu iganes oma tööpiirkond(see tähendab, millist tuba majas), pöörake alati tähelepanu ka kõige pisematele detailidele.
Erinevate pisiasjade hoidmiseks võite kasutada mitmesuguseid asju, mida saate kas poest osta või ise teha. Siin on mõned näited sellistest detailidest – dokumendikarbid, paberi- ja postkaartide hoidjad ja alused, kleebisplaadid, kirjatarvete purgid ja tassid ning palju muud.
Seisu märkmikutele
Korraldus töökohal
Kodukontori üksikasjad
Postkaardi alus
Väikeste asjade hoidmine
Karbid paberite ja dokumentide jaoks
Panipaik nõelnaistele
Paberihoidik
Dokumentatsioon
Statistikud on kindlaks teinud, et kulutame aastas umbes 140 tundi õige dokumendi otsimisele. Seetõttu pidage meeles peamist - kõik dokumendid tuleb hoida kaustades! Näiteks failid koos kuuajalise dokumentatsiooniga saab panna perforeeritud kaustadesse. Kuid juba kord kvartalis olevaid kaustu on lihtne salvestada segregaatoritesse või, nagu neid ka nimetatakse, arhiivikaustadesse. Aastas on neid ainult neli. Valige oma maitse järgi suurused ja värvid (A4/50, A4/75, A5/50, A5/75 jne) Sellised kaustad võtavad palju ruumi ja neid on kõige parem hoida kuskil ülemistel riiulitel laua kohal. Igapäevaselt kasutatavate dokumentide osas on parem hoida neid enda lähedal. Siin tulevad sisse paberisalved. Need on vertikaalsed ja horisontaalsed, plastikust, puidust ja metallist. Vähem ruumi hõivata loomulikult vertikaalselt.
Paberite ja pliiatsite hoidmine
Dokumendid karbis
Kus dokumente hoida
Dokumentatsiooni ideed
kontori pisiasi
Ka sellised pisiasjad nagu pliiatsid, markerid, kirjaklambrid, klammerdajad, kleebised jne toovad endas segadust ja ebamugavust. Pidage meeles, kui palju aega kulub õiget värvi pliiatsi või kirjutusmasina leidmiseks. See aitab spetsiaalseid mahuteid kirjaklambrite jaoks ja pastakaid. Soodne võimalus oleks spinneri korraldaja, mis kogub kokku kõik väikesed esemed. Küll aga saab läbi lüüa originaalsemad ja teha mitu “kirstu” kirjaklambrite, klambrite, kleeplindi ja muu jaoks. väikesed osad. Kirjutamistarvikud lao aga tassidesse, mida saad ise valmistada või kirjatarvete kauplustest osta.
Kontor töölaual
Pliiatsitopsid
Kirjatarbed
Purgid pliiatsite ja pastakate jaoks
Märkmed, kleebised, kalendrid
Samuti on laual alati hunnik väikseid märkmeid, telefoninumbritega paberitükke, kuulutusi, kalendreid jms. Kiire ja lihtne viis sellisest “prügist” vabanemiseks on osta spetsiaalne meeldetuletustahvel. See võib olla magnetmarker ja võib-olla ka kork. Esimene on muidugi tulusam variant (mitte hinna, vaid mugavuse poolest), saate mitte ainult vajaliku teabe riputada, vaid ka kiiresti telefoninumbri, aadressi või teha mõne visandid. Peal korktahvel kõik samad numbrimärkmed, visiitkaardid ja kleebised on lihtsalt torkitud.
Telli töölaual
Ja muidugi töölaud. Olenevalt piirkonnast, kus teie töökoht asub, ja peate valima laua. See võib olla ruudukujuline, lihtne ristkülikukujuline või nurgeline. Peaasi, et sellel on palju sektsioone ja riiuleid. Ideaalseks variandiks võib pidada nelja sahtli ja kahe miniseifiga lauda. Kui kastide maht võimaldab tsoneerida, siis jätkake! Jagage need lahtriteks arvete, arvete ja muude vajalike paberitükkide jaoks. Suurepärane võimalus oleks topeltpõhi sahtel. Sinna saab ära peita igasugused ülisalajased dokumendid ja materjalid ning isegi maksuamet ei kaeva neid kunagi välja.
Ärge unustage erinevaid konkse, mis on mõnikord kottide ja pakendite jaoks nii vajalikud. Kui kontorimööbli tootjad sellist pisiasja ette ei näinud, on neid lihtne ise täita mis tahes teile sobivas kohas.
Prügikast
Väga vajalik ese loominguline töö see on prügikast. Seda saab paigaldada nii töölaua lähedal asuvasse igasse nurka kui ka otse lauale. Seal on spetsiaalsed väikesed ämbrid, mille maht ei ületa kahte liitrit. Prügikast võib olla ümmarguse, kandilise või isegi kolmnurkse kujuga. Ja lõpetuseks veel näiteid lao ja korra edukast korraldamisest töökohal kodus.
Korraldus töökohal
Uuring
Töökoht akna lähedal
Kompaktne kodukontor
Kodukontor akna ääres
minikontor kodus
Kodukontori ideed
Tüdruku kodukontor
Kas meeldis artikkel? Jaga sotsiaalvõrgustikes!
