ذخیره آرشیوی اسناد. خدمات آرشیوی اسناد نگهداری آرشیوی اسناد و پرونده ها در سازمان

موارد نگهداری دائمی و طولانی مدت، از جمله اسناد مربوط به پرسنل، حداکثر تا سه سال پس از تکمیل در امور اداری به بایگانی سازمان منتقل می شود.

به منظور حصول اطمینان از کسب آرشیو در سازمان، موجودی های آرشیوی برای کلیه موارد نگهداری دائم، موقت (بیش از 10 سال) و برای پرسنلی که آزمون ارزش را گذرانده اند، تنظیم می شود. موجودی بایگانی (که از این پس به عنوان موجودی نامیده می شود) یک فهرست بایگانی است که حاوی فهرستی سیستماتیک از واحدهای ذخیره سازی صندوق آرشیوی است و برای ثبت آنها و افشای محتوای آنها طراحی شده است.

توضیحات به طور جداگانه جمع آوری شده است:

• برای موارد ذخیره سازی دائمی؛
• موارد ذخیره سازی موقت (بیش از 10 سال)؛
• موارد پرسنل؛
• · پرونده های متشکل از اسناد و مدارک مختص یک سازمان معین (قضائی قضایی، تحقیقاتی، گزارش های علمی در مورد موضوعات و غیره).

موجودی جداگانه فهرستی از موارد با شماره گذاری ناخالص (ترتیبی) مستقل است.

در سازمان، در هر واحد ساختاری، سالانه موجودی ها با هدایت روش شناختی مستقیم آرشیو سازمان تنظیم می شود. با توجه به این توضیحات اسناد به بایگانی منتقل می شود. موجودی های تهیه شده توسط بخش های ساختاری مبنای تهیه فهرست خلاصه ای از امور سازمان است که توسط آرشیو تهیه شده و پرونده ها را برای نگهداری دائمی ارائه می کند.

موجودی پرونده های تقسیمات ساختاری به صورت مقرر در سه نسخه تنظیم و یک سال پس از تکمیل پرونده ها در امور اداری به بایگانی سازمان ارائه می شود. فرم موجودی امور بخش های ساختاری در ضمیمه 12 قوانین اساسی عملیات بایگانی سازمان ها مصوب 6 فوریه 2002 مجمع عمومی آرشیو فدرال آمده است.

مقاله شرح پرونده تشریحی واحد ساختاریشامل عناصر زیر است:

• شماره سریال کیس (حجم، قسمت) با توجه به موجودی؛
• شاخص موردی (حجم ها، قطعات)؛
• عنوان پرونده (جلد، قسمت)، کاملاً مطابق با عنوان آن روی جلد پرونده است.
• تاریخ های پرونده (جلدها، قطعات)؛
• تعداد برگه های فایل (حجم، قطعات)؛
• مدت نگهداری پرونده

هنگام تنظیم موجودی از امور یک واحد سازه ای، الزامات زیر رعایت می شود:

• · عناوین پرونده ها مطابق با طرح سیستم سازی پذیرفته شده بر اساس نام پرونده ها وارد موجودی می شوند.
• هر مورد تحت یک شماره سریال مستقل وارد موجودی می شود (اگر کیس از چندین جلد یا قسمت تشکیل شده باشد، هر جلد یا قسمت با یک شماره مستقل وارد موجودی می شود).
• · ترتیب شماره گذاری موارد در موجودی - ناخالص برای چندین سال.
• روش تخصیص شماره به موجودی های بخش های ساختاری با توافق با آرشیو سازمان ایجاد می شود.
• ستون های موجودی کاملاً مطابق با اطلاعاتی که روی جلد پرونده قرار می گیرد پر می شود.
• هنگامی که موارد با همان سرفصل ها پشت سر هم وارد موجودی می شود، عنوان مورد اول به طور کامل نوشته می شود و سایر موارد همگن با عبارت "همان" نشان داده می شود، در حالی که سایر اطلاعات مربوط به موارد به طور کامل در موجودی وارد می شود (در هر برگ جدید موجودی، عنوان به طور کامل تکثیر می شود).
• · ستون موجودی "یادداشت ها" برای نشان دادن پذیرش موارد، ویژگی های وضعیت فیزیکی آنها، انتقال پرونده ها به سایر واحدهای سازه ای با اشاره به اقدام لازم، در دسترس بودن نسخه ها و غیره استفاده می شود. در پایان فهرست، پس از آخرین مقاله تشریحی، یک مدخل نهایی پر می شود که بر حسب موجودی موارد، تعداد موارد، شماره اول و آخر موارد را مشخص می کند و همچنین ویژگی های شماره گذاری موارد موجود در فهرست (وجود اعداد حروف و مفقود) را مشخص می کند.

موجودی امور واحد سازه با قید سمت توسط گردآورنده امضا و به تایید رئیس واحد سازه می رسد. بنا به درخواست آرشیو سازمان می توان فهرست مطالب، فهرست اختصارات و فهرست ها را برای موجودی تهیه کرد.

(نام کسب و کار)

_____________________________________________________________

(نام واحد سازه)

تایید

نام موقعیت سر

واحد ساختاری

نام و نام خانوادگی

شرح شماره ____

این موجودی شامل موارد ______ از شماره _____ تا شماره _____ می باشد، شامل: (به اعداد و به صورت کلمه) شماره حروف: ___________________

شماره های از دست رفته: ________________________________

عنوان شغلی

کامپایلر امضای موجودی رونویسی امضا

پرونده های _________ و ________ پرونده های ثبت و کنترل را به اسناد تحویل داد.

نام موقعیت کارمند

امضای زیربخش ساختاری رونوشت امضا

مورد قبول _________ و _________ پرونده های ثبت و کنترل اسناد.

عنوان شغلی کارمند

آرشیو امضای شرکت رونوشت امضا

نمونه موجودی از موارد یک واحد سازه برای انتقال به بایگانی

بر اساس موجودی‌های امور بخش‌های ساختاری، سالانه فهرستی از فهرست خلاصه امور سازمان تنظیم می‌شود که تهیه آن با راهنمایی مستقیم موسسه بایگانی مربوطه به بایگانی سازمان محول می‌شود.

انتقال پرونده ها به بایگانی سازمان بر اساس جدول زمانی تنظیم شده توسط بایگانی سازمان و با توافق روسای واحدهای ساختاری انتقال دهنده اسناد به بایگانی و تایید رئیس سازمان انجام می شود.

کارمند بایگانی در طول دوره آماده سازی پرونده ها توسط واحد ساختاری برای انتقال به بایگانی سازمان، ابتدا صحت تشکیل، اجرا و انطباق تعداد پرونده های مندرج در فهرست پرونده ها (بخش ساختاری) را با تعداد پرونده های تشکیل شده مطابق با نام پرونده های سازمان بررسی می کند. کلیه نواقص شناسایی شده در جریان حسابرسی در تشکیل و اجرای پرونده کارکنان واحد ساختاری باید مرتفع گردد. با تشخیص عدم وجود موارد، گواهی مناسب تنظیم می شود.

هر مورد توسط مسئول بایگانی سازمان (کارمند ویژه) با حضور یکی از کارکنان واحد ساختاری پذیرفته می شود. ضمناً بر روی هر دو نسخه موجودی پرونده های واحد سازه نسبت به هر پرونده مشمول آن، تبصره ای مبنی بر وجود پرونده قید شده است. در پایان هر نسخه از موجودی، تعداد پرونده های پذیرفته شده واقعی در بایگانی، تعداد پرونده های مفقود، تاریخ پذیرش و انتقال پرونده ها و همچنین امضای مسئول بایگانی (کارمند بایگانی) و شخصی که پرونده ها را انتقال داده است به صورت اعداد و کلمات درج شده است. هنگام پذیرش موارد خاص با ارزش، تعداد برگه های موجود در کیس ها بررسی می شود.

پرونده های مرتبط در بسته ها توسط کارکنان بخش های ساختاری به بایگانی سازمان تحویل داده می شود. همراه با پرونده ها، نمایه های کارت ثبت اسناد برای اسناد به بایگانی منتقل می شود. نام هر کمد پرونده در موجودی درج شده است.

بایگانیسازمان یا زیرمجموعه ساختاری آن است که اسناد را به منظور استفاده از اطلاعات گذشته نگر دریافت و ذخیره می کند. آرشیو دپارتمان وظیفه نگهداری اسناد در یک سازمان بزرگ را بر عهده دارد و بایگانی یک سازمان تجاری کوچک و متوسط ​​توسط منشی یا دفتر نگهداری می شود.

برای سیستماتیک کردن اسناد قرار داده شده در بایگانی، چنین واحد ذخیره سازی آنها به عنوان یک پرونده تشکیل می شود. کیس - سند یا مجموعه ای از اسناد مربوط به یک موضوع یا حوزه فعالیت و در یک جلد جداگانه قرار می گیرد. اسناد به مواردی تبدیل می شوند، با توجه به نام پرونده ها، فهرستی سیستماتیک از نام پرونده های ثبت شده در سازمان، که دوره های نگهداری آنها را نشان می دهد.

هنگام تهیه اسناد برای ذخیره سازی بایگانی، دو عملیات دفتری انجام می شود: تشکیل پرونده و اجرای آن. تشکیل پرونده ها - تخصیص اسناد به یک پرونده خاص و سیستم سازی آنها. ثبت پرونده، تعیین شده توسط قوانین تعیین شده، آماده سازی برای ذخیره اسناد.

سازماندهی انبارهای آرشیویاسناد و مدارک و آنها استفاده موثر- یکی از وظایف اصلی خدمات پشتیبانی اسناد. ساختار آرشیو سازمان با توجه به نام پرونده ها شکل می گیرد. این سند مستقلی است که تدوین آن کاری پیچیده و چند مرحله ای است.

نامگذاری موردسالانه قبل از سال تجاری بررسی می شود. هنگام تدوین آن، ساختار نامگذاری قبلی و برنامه های عملکرد سازمان در سال آینده در نظر گرفته می شود. هر واحد ساختاری قسمت خود را آماده می کند و سپس تک تک قطعات به صورت مرکزی به یک نامگذاری مشترک کاهش می یابد. پیش نویس نامگذاری منوط به تصویب رئیس سازمان می باشد.

در طول سال اداری، اسنادی که کار عملیاتی با آن به پایان رسیده است، مطابق با نامگذاری فعلی در پرونده ها بایگانی می شود. در این صورت، ظهور اسنادی که در تهیه آن پیش بینی نشده بود امکان پذیر است. اگر این اتفاق بیفتد، پرونده ای با عنوان جدیدی باز می شود که در نامگذاری ذکر شده است. همچنین این احتمال وجود دارد که حتی یک سند برای افتتاح پرونده با عنوان ارائه شده برای کل سال ظاهر نشود. یادداشت مربوطه در مورد هر پرونده ثبت شده در نامگذاری ثبت می شود.

ذخیره آرشیوی اسناد در سازمان در چند مرحله قابل انجام است. برای مدت معینی در بایگانی واحد ساختاری نگهداری می شوند و سپس به آرشیو سازمان منتقل می شوند. پس از آن، بخشی از اسناد به ذخیره سازی دولتی منتقل می شود.

کار اداری روسیه دارای سابقه طولانی است که با ویژگی های ملی متمایز می شود. اسناد عمر طولانی دارند - از ثبت تا ذخیره سازی بایگانی و تخریب. قوانین کار با آنها در یک سازمان خاص، سیستم کار اداری را تشکیل می دهد. این مجموعه ای از اصول کلی و فناوری های خاص پردازش اسناد است. شکل گیری آنها تحت تأثیر عوامل زیادی است. مهمترین آنها سنت های کاری موجود، چه ملی و چه آنهایی که در یک سازمان خاص به وجود آمده اند، و همچنین اسناد مختلف نظارتی و روش شناختی ارگان های دولتی است.

یک سازمان، مانند یک موجود زنده، به طور مداوم با دنیای خارج در تعامل است و از فرآیندهای داخلی متعددی پشتیبانی می کند: با طرف مقابل قرارداد منعقد می کند، کالاها و خدمات را می پذیرد یا می فروشد، پرداخت های مختلف را انجام می دهد، مقررات محلی را هماهنگ و تصویب می کند.

در همان زمان شکل گرفت بسیاری از اسناد، که بیشتر آنها دیر یا زود ارتباط فعلی خود را از دست می دهند و به بایگانی ارسال می شوند. هر سازمان به خط مشی مدیریت اسناد خود پایبند است، با این حال، پیروی از توصیه های کلی که با موفقیت در عمل اعمال می شود و توسط هنجارهای قانونی پشتیبانی می شود، به شما این امکان را می دهد تا کسب و کار بایگانی را تا حد امکان بهینه کنید و از آن اجتناب کنید. مشکلات احتمالیدر آینده.

کل مجموعه اسنادی که سازمان در جریان فعالیت های خود جمع آوری می کند و موضوع ذخیره سازی است به چند دسته تقسیم می شود:

• اسناد تاسیس- مبنای قانونی برای وجود سازمان و تعیین ویژگی های اساسی حقوقی آن است.
• اسناد اداری- ماهیت ضروری یا اطلاعاتی دارند که معمولاً از طرف مدیریت ارشد تهیه می شوند.
• اسناد پرسنلی- بر تمام روابط احتمالی که ممکن است بین کارمند و کارفرما ایجاد شود تأثیر بگذارد.
• صورت های مالی- شامل اسناد اولیه منعکس کننده خرید و فروش کالا و خدمات سازمان است.
• مستندات تخصصی- مقررات داخلی حاکم بر جنبه های اصلی فعالیت های سازمان و اطمینان از ثبات کار بخش های ساختاری آن.

در یک مفهوم گسترده تر، تمام اسنادی که یک سازمان دارد را می توان به دو دسته تقسیم کرد دو گروه: اسنادی که تکمیل شده اند و مدارکی هنوز درگیر هر فرآیند تجاری واقعی هستند. یکی از وظایف اصلی افسر مسئول نگهداری بایگانی، توزیع شایسته اسناد موجود در موارد مربوطه و الحاق به موقع آنها با اسناد تازه تنظیم شده است.

آماده سازی برای نیازهای انتقال و ذخیره سازی

برای به حداکثر رساندن ساختار اسنادی که در اختیار یک شخص حقوقی است، از یک نامگذاری تلفیقی ویژه استفاده می شود که نام همه موارد را با ذکر دوره های نگهداری آنها منعکس می کند. اسناد موجود در پرونده ها معمولاً بر اساس نوع گروه بندی می شوند و در پوشه های جداگانه توزیع می شوند.

بند 3.4. از قوانین اساسی کار بایگانی سازمان ها مصوب 1381 و با ماهیت توصیه ای، فرم نامگذاری پرونده ها در قالب جدولی که شامل فیلدهای زیر است پیشنهاد می شود:

• شاخص موردیکه شامل کد دیجیتال واحد سازه و شماره سریال کیس می باشد.
• عنوان مورد، در قالب یک تعیین مختصر و دقیق از ماهیت فرآیند مربوط به آن بدون استفاده از ساختارهای پیچیده و کلمات مقدماتی وارد شده است.
• رشته تعداد واحدهای ذخیره سازیتعداد جلدها یا قسمت های پرونده را منعکس می کند و در پایان سال تکمیل می شود.
• آخرین ستون شامل یادداشتدر مورد عملیات انجام شده بر روی موارد - استقرار، جابجایی و غیره.

پرونده هایی که مطابق با نامگذاری تلفیقی سازماندهی شده اند بسته به نوع اسنادی که آنها را تشکیل می دهد برای مدتی بایگانی می شوند. بنابراین، اسناد تشکیل دهنده در تمام مدت وجود یک شخص حقوقی حفظ می شود و در صورت انحلال آن، قابل انتقال به بایگانی دولتی یا شهرداری است.

بخشی از صورت های مالی نیز مشمول ذخیره سازی نامحدود است، در حالی که برای اسناد اولیه این دوره محدود است. 5 سال. طولانی ترین دوره بایگانی برای اسناد پرسنلی ارائه می شود - به عنوان مثال، بیانیه های مبلغ دستمزدباید نگه داشته شود 75 ساله، برای قراردادهای کار و کارت های شخصی کارکنان نیز همین مدت تعیین شده است.

مقررات و مسئولیت

در سطح فدرال اصول کلیسازمان های بایگانی توسط قانون شماره 125-FZ مورخ 22 اکتبر 2004 تنظیم می شوند که مقررات خاصی برای کلیه شرکت هایی که جریان اسناد ثابت دارند اجباری است.

قانون علاوه بر ضوابط قانونی در مورد نگهداری بایگانی، مسئولیت را نیز پیش بینی کرده است مقاماتو سازمان ها برای تخلفات انجام شده در این زمینه. در این مورد، مجازات تجاوز نمی کند 500 روبلبا این حال، عدم وجود کامل یا جزئی اسناد اجباری برای ذخیره سازی می تواند منجر به مجازات بسیار جدی تری شود - تا 300000 روبل.

مقررات جداگانه ای در مورد بایگانی اسناد حسابداری در دستور وزارت دارایی اتحاد جماهیر شوروی که در سال 1983 تصویب شده است ذکر شده است و هنوز ارتباط خود را از دست نداده است. فهرست جامعی از اسنادی که در سراسر وجود سازمان تهیه شده است، همراه با شرایط نگهداری آنها، در دستور وزارت فرهنگ روسیه مورخ 25 اوت 2010 شماره 558 ارائه شده است. مجموعه قوانین مربوط به کار بایگانی سازمان ها که قبلاً در بالا ذکر شد حاوی لیستی دقیق از توصیه های مربوط به تمام جنبه های چنین فعالیت هایی است.

دسترسی به اسناد و مهلت ارسال آنها

پرونده های تشکیل شده معمولاً حداکثر تا 3 سال از تاریخ تکمیل فرآیندهای تجاری منعکس شده در آنها به بایگانی منتقل می شوند. نحوه نگهداری و صدور اسناد طبق آیین نامه داخلی مصوب بر اساس ملزومات قانونیو توصیه ها

برای استفاده داخلی، مدت زمان کار با اسناد آرشیوی محدود است 30 روز، اما بنا به درخواست افسر مسئول، با رعایت ایمنی موارد، زمان تعیین شده به مدت یک ماه دیگر قابل تمدید می باشد.

دستورالعمل های گام به گام برای بایگانی و بایگانی

روش پردازش و انتقال کیس برای ذخیره سازی را می توان به دو دسته تقسیم کرد چند مرحله اصلی:

لازم به ذکر است که اسناد با مدت نگهداری معمولاً مشمول بایگانی می شوند. حداقل 10 سال. بقیه اسناد را می توان مستقیماً در بخش ها ذخیره کرد و به محض انقضای مدت مقرر در قانون، برای تخریب منتقل شد.

تجهیز آرشیو و بررسی مناسب بودن محل

روش تنظیم مکان های ذخیره اسناد به طور مفصل در قوانین اساسی توضیح داده شده است. اصل اصلیهنگام تجهیز بایگانی در سازمان - استفاده از ساختمان یا محل جداگانه برای نیازهای آن.

در عین حال، بهره برداری از سازه هایی که در وضعیت بسیار فرسوده و همچنین مرطوب و گرم نشده هستند، مجاز نیست. این محدودیت همچنین برای اماکن واقع در همان ساختمان‌های دارای خدمات اعمال می‌شود. پذیراییو ذخایر محصولات غذاییو همچنین آنهایی که در نزدیکی انبارهای مواد قابل اشتعال یا تهاجمی قرار دارند.

ترتیب داخلی ذخیره سازی آرشیو باید به گونه ای انجام شود که حداکثر ایمنی اسناد موجود در آن را تضمین کند. برای این کار لازم است رعایت شود لیست شرایط:

• اتاق بایگانی باید از سیل محافظت شود، استانداردهای ایمنی آتش نشانی داشته باشد، دارای یک سیستم تهویه سازنده باشد.
• تمام سیم کشی ها و پریزهای برق باید تا حد امکان عایق بندی شوند.
• دکوراسیون اتاق باید با مواد غیر قابل احتراق و غیر تهاجمی ساخته شود.
• اجرای لوله های آب و فاضلاب از طریق انبار مجاز نیست.

تصمیم نهایی در مورد مناسب بودن محل برای نیازهای بایگانی توسط تعدادی از خدمات تخصصی بر اساس بررسی انجام می شود. این را در نظر می گیرد ایمنی آتشمحل، وضعیت بهداشتی آن و غیره بر اساس نتایج هر معاینه، الف عمل کنید، منعکس کننده نتایج اجرای آن است.

ویژگی های استفاده از اسناد و سازماندهی کار

مبنای کار بایگانی، آیین نامه یا دستورالعملی است که مدیریت نگهداری بایگانی سازمان را تأیید می کند. بر اساس چنین سندی، کارمندی منصوب می شود که به عنوان بایگانی عمل می کند و مسئولیت ایمنی و کامل بودن اوراقی که به او سپرده شده است را بر عهده دارد.

یک آرشیو در یک سازمان می تواند به عنوان یک واحد ساختاری مستقل یا به عنوان بخشی از یک سرویس اداری وجود داشته باشد. صرف نظر از وابستگی رسمی، هدف اصلی از عملکرد آن تشکیل، حسابداری و اطمینان از یکپارچگی داده های آرشیوی سازمان است.

این از طریق فعالیت سیستماتیک بایگانی در حفظ نامگذاری پرونده ها، دریافت حجم های با فرمت صحیح، نظام مند کردن آنها و غیره به دست می آید. ضمناً از جمله وظایف پرسنل بایگانی می توان به ارائه به موقع و کامل مدارک درخواستی و همچنین مشارکت در روند انهدام اسناد با مدت نگهداری منقضی شده اشاره کرد.

روش کنترل

علاوه بر مقررات داخلی، کار بایگانی توسط قوانین قانونی تنظیم می شود که از جمله اقداماتی برای کنترل کار بایگانی در سازمان است.

بنابراین، طبق قانون شماره 125-FZ، کنترل بر رعایت روش ذخیره اسناد توسط ارگان های ویژه در سطح فدرال و سطح موضوعات فدراسیون روسیه انجام می شود. در تمرین عملکرد داده شدهمعمولا توسط اداره مالیات انجام می شود و صندوق بازنشستگیبه عنوان کاربران خارجی اولیه اسناد سازمان. همان قانون مسئولیت تا مسئولیت کیفری را برای نقض قوانین بایگانی پیش بینی می کند.

مروری بر برنامه خودکارسازی گردش کار اداری در سازمان در زیر ارائه شده است.

ثبت رسانه های الکترونیکی

در دنیای فراگیر فناوری های پیشرفته، حامل اطلاعات "کلاسیک" - کاغذ و مشتقات آن - به آرامی اما مطمئنا جای خود را به رسانه های الکترونیکی می دهد. در این رابطه، کارمند بایگانی دیر یا زود این سوال را خواهد داشت: چگونه می توان چنین اسنادی را برای ذخیره سازی پذیرفت؟پاسخ به آن ساده است: به همان شکلی که در ابتدا طراحی شده بودند.

به عنوان مثال، اگر فاکتورهای یک تامین کننده خارجی به شکل یک سند الکترونیکی تأیید شده با امضای دیجیتال دریافت شود، باید در حافظه رایانه ذخیره شود - هیچ چیزی نیاز به چاپ و تأیید اضافی ندارد. چنین اسنادی با در نظر گرفتن دوره ذخیره سازی تعیین شده، به طور کلی در نام موارد ذکر شده است.

کار بایگانی در سازمان - فرآیند پیچیده و چند مرحله ایکه مستلزم برنامه ریزی دقیق و رعایت الزامات و توصیه های متعدد از سوی شرکت کنندگان آن است. با این وجود، یک سیستم ذخیره سازی اسناد خوش ساخت نه تنها گواه کار هماهنگ و سازنده بخش هاست، بلکه پتانسیل سازمان را به عنوان یک واحد اقتصادی موثر نیز نشان می دهد.

دستورالعمل های دقیق برای انتقال اسناد به بایگانی در ویدیو ارائه شده است.

ذخیره سازی اسناد آرشیوی- تدارک قرار دادن منطقیو امنیت اسناد [GOST R 51141 98] موضوعات کار اداری و بایگانی تعمیم شرایط تضمین ایمنی اسناد ...

ذخیره سازی- ذخیره سازی 3.17 فرآیند تکنولوژیکیکه شامل تعیین حجم یا جرم کاهش یافته نفت و فرآورده های نفتی برای عملیات حسابداری بعدی است. منبع…

ذخیره سازی اسناد آرشیوی- 3.10 ذخیره سازی اسناد آرشیوی: اطمینان از قرار دادن منطقی و حفظ اسناد (GOST R 51141). منبع… فرهنگ لغت - کتاب مرجع شرایط اسناد هنجاری و فنی

ذخیره سازی اسناد آرشیوی- طبق GOST R 51141-98 "کار اداری و بایگانی. اصطلاحات و تعاریف» – حصول اطمینان از قرارگیری منطقی و ایمنی اسناد… کار اداری و بایگانی در اصطلاحات و تعاریف

GOST R 51141-98: کار اداری و بایگانی. اصطلاحات و تعاریف- اصطلاحات GOST R 51141 98: کار اداری و بایگانی. اصطلاحات و تعاریف سند اصلی: 21 نویسنده سند: فردی یا وجود، موجودیت، که سند را ایجاد کرد تعاریف اصطلاحات از اسناد مختلف: نویسنده سند 77 آرشیو ... ... فرهنگ لغت - کتاب مرجع شرایط اسناد هنجاری و فنی

109 ذخیره سازی اسناد بایگانی دپارتمان: ذخیره سازی اسناد بایگانی در بایگانی های ادارات که توسط سازمان های دولتی و شهرداری در دوره ایجاد شده توسط اسناد نظارتی انجام شده است منبع: GOST R 51141 ... فرهنگ لغت - کتاب مرجع شرایط اسناد هنجاری و فنی

پذیرش انتخابی اسناد برای ذخیره سازی دائمی- 97 پذیرش انتخابی اسناد برای نگهداری دائم: پذیرش برای نگهداری دائم انواع خاصی از اسناد سازمان ها یا کلیه اسناد ارزشمند تعدادی از سازمان ها از بین همگن منبع: GOST R 51141 98: کار اداری و بایگانی ... فرهنگ لغت - کتاب مرجع شرایط اسناد هنجاری و فنی

ذخیره سازی دولتی اسناد آرشیوی- 108 ذخیره سازی دولتی اسناد آرشیوی: نگهداری دائمی اسناد بایگانی توسط بایگانی ها، بخش نسخه های خطی کتابخانه ها و موزه ها منبع: GOST R 51141 98: کار اداری و بایگانی. اصطلاحات و تعاریف… … فرهنگ لغت - کتاب مرجع شرایط اسناد هنجاری و فنی

ذخیره اسناد و مدارک- 110 انبار اسناد: نگهداری در آرشیو، موزه، کتابخانه اسناد آرشیوی صندوق آرشیوی. فدراسیون روسیهبا شرایطی که طبق توافق بین صاحب اسناد و آرشیو، موزه، کتابخانه مربوطه تعیین می شود. فرهنگ لغت - کتاب مرجع شرایط اسناد هنجاری و فنی

نگهداری دائمی اسناد- 111 نگهداری دائم اسناد: نگهداری نامحدود اسناد در موسسه بایگانی. موزه دولتی، کتابخانه منبع: GOST R 51141 98: کار اداری و بایگانی. اصطلاحات و تعاریف سند اصلی ... فرهنگ لغت - کتاب مرجع شرایط اسناد هنجاری و فنی

ذخیره دپارتمان اسناد آرشیوی- نگهداری اسناد بایگانی در بایگانی ادارات که توسط سازمان های دولتی و شهرداری در مدت تعیین شده توسط اسناد نظارتی انجام می شود. [GOST R 51141 98] موضوعات کار اداری و بایگانی ... ... کتابچه راهنمای مترجم فنی

کتاب ها

• آخرین شاعر آنا آخماتووا در دهه 1960. در 2 جلد، تایمنچیک رومن. این نسخه دو جلدی بخشی از مجموعه "منظره ای از کوه اسکوپوس" است که کار دانشمندان اسرائیلی مرتبط با دانشگاه عبری اورشلیم را ارائه می دهد. زبانهای مختلفو پوشش ...
• آخرین شاعر آنا آخماتووا در دهه 1960 (تعداد جلد: 2)، تایمنچیک رومن داوودویچ. کتاب محقق معتبر زندگی نامه و کار آنا آخماتووا کمک جدی به مطالعه میراث آخماتووا و در کل تاریخ ادبیات روسیه در قرن بیستم شده است. شاعرانه…

قانون فدرال شماره 125-FZ مورخ 22 اکتبر 2004 "درباره بایگانی در فدراسیون روسیه" سازمان ها موظفند از ایمنی اسناد بایگانی، از جمله اسناد مربوط به پرسنل، در دوره های ذخیره سازی آنها اطمینان حاصل کنند. قوانین فدرال، سایر اقدامات قانونی نظارتی فدراسیون روسیه و همچنین لیست اسناد مندرج در قسمت 3 ماده 6 و قسمت های 1 و 1.1 ماده 23 این قانون فدرال.

این لیست اسناد عبارتند از:

1) فهرست اسناد بایگانی استاندارد که دوره های نگهداری آنها و دستورالعمل های استفاده از این لیست ها را نشان می دهد که توسط سازمان فدرال مجاز تأیید شده است. قدرت اجراییدر زمینه آرشیو و کارهای اداری (در حال حاضر - Rosarkhiv، قبل از آن - وزارت فرهنگ روسیه):

- فهرستی از اسناد بایگانی معمولی مدیریتی که در جریان فعالیت‌های ارگان‌های دولتی، دولت‌های محلی و سازمان‌ها با ذکر شرایط نگهداری آن‌ها به تصویب رسیده است. به دستور آرشیو فدرال 20 دسامبر 2019 N 236 (تا 18 فوریه 2020 - فهرستی که به دستور وزارت فرهنگ روسیه در 25 اوت 2010 N 558 تأیید شده است).

- فهرست اسناد آرشیوی نمونه تولید شده در فعالیت های علمی، فنی و تولیدی سازمان ها با ذکر دوره های نگهداری، تایید شده. دستور وزارت فرهنگ روسیه مورخ 31 ژوئیه 2007 N 1182.

همچنین دستورالعمل استفاده از فهرست اسناد بایگانی معمولی مدیریتی را که در جریان فعالیت‌های ارگان‌های دولتی، دولت‌های محلی و سازمان‌ها تولید می‌شود، با نشان‌دهنده دوره‌های نگهداری آنها، تأیید شده ببینید. دستور آرشیو فدرال 20 دسامبر 2019 N 237.

علاوه بر این، برای تعیین عمر مفید اسناد مدیریتی برای دهه 80 - نیمه اول دهه 90 قرن بیستم، و همچنین اسناد خاص (صنعت)، فهرست اسناد استاندارد تأیید شده است. آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی 1988/08/15.

2) فهرست اسناد تأیید شده توسط مقامات ایالتی فدرال، سایر ارگان های ایالتی فدراسیون روسیه، که در جریان فعالیت های آنها و همچنین در جریان فعالیت های سازمان های تابعه آنها تشکیل شده است و دوره های ذخیره آنها را نشان می دهد. این فهرست اسناد با توافق با آرشیو فدرال تایید شده است.

3) لیستی از اسناد تولید شده در جریان فعالیت مؤسسات اعتباری، نشان دهنده دوره های ذخیره آنها و دستورالعمل های استفاده از آن، تأیید شده توسط دستگاه اجرایی مجاز فدرال در زمینه بایگانی و نگهداری سوابق همراه با بانک روسیه.

برای شرکت های سهامی شرایط نگهداری اسناد و مدارک آنها به موجب آیین نامه نحوه و شرایط نگهداری اسناد شرکت های سهامی مصوب تعیین می شود. فرمان کمیسیون فدرال اوراق بهادار روسیه مورخ 16.07.2003 N 03-33/ps.

که در اطلاعات پس زمینهشرایط نگهداری رایج ترین اسناد سازمان ها که توسط فهرست اسناد آرشیوی معمولی مدیریتی ایجاد شده است، تأیید شده است. به دستور بایگانی فدرال 20 دسامبر 2019 N 236، و همچنین دوره های ذخیره سازی اسنادی که در لیست های فوق گنجانده نشده اند و توسط قوانین فدرال، سایر اقدامات قانونی نظارتی فدراسیون روسیه تعیین شده اند.