Kako savijati dokumente kod kuće. Bacati smeće iz kuće: Sistem za skladištenje važnih dokumenata. Kako pohraniti komunalne dokumente

Mnogo je situacija u kojima koristimo polise osiguranja, potvrde, potvrde. Stoga, kako bi imali potrebne papire pri ruci, ljudi su primorani da dokumente čuvaju kod kuće. Ali kako to učiniti ispravno da se ništa ne izgubi ili pokvari?

Koje dokumente treba čuvati?

Bilo koji savremeni čovek ima dosta papira za sve prilike. Ali nisu svi vrijedni čuvanja.

Navodimo dokumente koje morate imati kod kuće:

Listu otvaraju pasoši i drugi porodične dokumente. Na primjer, oporuke, potvrde.
Potvrde, punomoći, potvrde i ostalo vezano za nekretnine i transport.
Pisma, diplome, potvrde, potvrde koje potvrđuju dostupnost obrazovanja.
Povezani radovi profesionalna aktivnost: radne knjižice, ugovori, ugovori.
Rezultati ankete, medicinske politike i kartice.
Garantni listovi, računi kućanskih aparata i namještaj.
Porezni papiri.

Zasebno, možete odabrati elektronske dokumente ili samo podatke u digitalnom formatu. U pravilu odgovaraju jednoj od gore navedenih tačaka i također su podložni skladištenju.

Koliko dugo treba čuvati papire?

Dokumenti se mogu podijeliti po vremenu skladištenja. Zavisi od roka valjanosti svake pojedine kore.

Trajno. Takvi papiri uvijek trebaju biti pri ruci. To su vjenčani listovi, rodni listovi, diplome koje potvrđuju obrazovanje, medicinski podaci, podaci ovjereni kod notara, testamenti, potvrde o penziji.
Dugoročno. Dokumenti za nekretnine, auto i skupe stvari. Uključuju i stručne radove. Ovdje također možete definirati čekove, priznanice. To je nešto što se dugo čuva i ostaje relevantno u određenom vremenskom periodu.
Kratkoročno. Informacije o uslugama ljekara, advokata, nastavnika preporučuje se čuvati tri godine. Ugovori o komunalnim uslugama i izvodi predlažu isti period.
Beskorisno. Možete odmah baciti nepotrebne edukativne, informativne materijale, upute za temeljito proučene stvari, platne listove i tako dalje.

Zasebno se mogu izdvojiti neobavezni dokumenti, koji su, međutim, od velike važnosti za njihovog vlasnika. To uključuje lične dnevnike, bilješke, fotografije i druge uspomene. Obično se takve stvari također dugo čuvaju.

Stoga je poželjno baciti sve što se trenutno ne koristi i ne može biti od koristi u budućnosti. Da biste održali red, potrebno je redovno čistiti svoje "kante" i rješavati se nagomilanog smeća, dok razvrstavate zaista važne dokumente.

U pravilu se u većini kuća papiri čuvaju na standardan način.

Prvo, dokumenti su razvrstani po oblastima: dom, posao, medicinska i drugo.
Zatim se stavljaju u potpisane fascikle, što vam sigurno neće dozvoliti da se zabune u papirima.
Dobiveni setovi se stavljaju u posebnu kutiju ili vrećicu. Usput, radi praktičnosti, particije se često prave unutar "kontejnera" kako bi se spriječilo miješanje mapa. U isto vrijeme, morate osigurati da mjesto za pohranu bude nedostupno djeci i životinjama, ali da se nalazi prikladno za upotrebu.

Dobra je ideja da često korišćene lične dokumente držite odvojeno. Pasoš, medicinska knjižica, TIN i penziono uvjerenje dobro će stati u plastične vrećice zatvorene klizačem. Takva pakovanja su hermetička i održavaju sadržaj u savršenom redu, sprječavajući ga, na primjer, da se smoči. Istovremeno, dokumenti koji se odnose na zdravlje treba da budu što dostupniji – kako se ne bi gubilo vrijeme ako su hitno potrebni.

Uvijek je dobro imati fotokopije važnih papira kod kuće. Postoje razni slučajevi, a takva rezerva može pomoći u nepredviđenoj situaciji.

Važna dokumenta se mogu staviti u sef. Moderno tržište nudi veliki izbor skladišta, tako da svaki kupac može izabrati nešto za sebe. Jedino je dokumente bolje čuvati u sefu, a ne u plastičnim fasciklama - u slučaju požara materijal koji ih čini topi se brže od papira.

Netrivijalni načini skladištenja dokumenata

Da li ovo zvuči dosadno? Nema problema! Postoje zanimljiviji, praktičniji načini za čuvanje papira.

- Organizatorska tabla. Postoji mnogo opcija za takav uređaj. U svom najjednostavnijem obliku, to je tabla za koju su papiri pričvršćeni dugmadima. U složenijim verzijama, ploča može imati male ladice i viseće nosače.

- Mini komoda. Potpuno je ista kao obična komoda, ali mnogo manja. Vrlo je zgodno pohranjivati dokumente u njega. S obzirom da su razvrstani u različite pregrade, nikada se neće izgubiti! Ladice u komodi mogu biti različitih veličina: male - za male komade papira, velike - za crteže.

- Viseća kutija. Samo mala kutija ili korpa pričvršćena za zid kao poštansko sanduče. U takvoj stvari, koja se nalazi u hodniku, zgodno je pohraniti donijeta pisma i potvrde.

- Džep za kovertu. Slično prethodnoj verziji, ali nije kutija, već koverta. Možete ga pričvrstiti na sto, frižider, ormarić. Omogućava vam da pohranite privremeno potrebne dokumente bez zauzimanja dragocjenog prostora.

- Korpa za papir. Ne, nije smeće - specijalno, za skladištenje. Postavlja se na sto ili u ormarić, može imati više pregrada. Jednostavno, jeftino ali efikasan metodčuvati dokumente.

- Često korišteni radovi mogu se čuvati u portfolio fascikli. Ima ručku za nošenje. Dizajniran je tako da dokumenti u njemu nisu zgužvani. Obično dizajniran za A4 papir. Ako je potrebno, kako ne biste gubili vrijeme na traženje pravih kora, možete jednostavno uzeti portfolio folder i trčkarati okolo.

Koristimo digitalne tehnologije

Uputstva za lijekove, aparate i kancelarijsku opremu zauzimaju puno prostora. Mnogo ih je lakše pohraniti u elektronskom formatu. Da biste to učinili, morate pronaći iste informacije na Internetu i uporediti ih s onima dostupnim na materijalnom izvoru kako biste se uvjerili u identitet. Možete jednostavno uslikati uputstva i sačuvati ih u fascikli na računaru. Vi samo trebate odabrati posljednji da ga slučajno ne izbrišete. Bolje je zapisati drugu kopiju rezultirajućih datoteka na vanjski medij, poput memorijske kartice, ili je poslati u pohranu u oblaku.

Za svaki slučaj možete skenirati ostatak dokumenata. Ali tada biste trebali voditi računa o sigurnosti elektronskog sistema od mogućeg hakerskog napada. Niko ne voli curenje ličnih podataka na Internetu.

Inače, korišćenjem kompjutera ili mobilni telefon zgodno za praćenje datuma isteka papira. Dovoljno je samo upisati potrebne datume u "kalendar" kako bi vas elektronski uređaj obavijestio o završetku perioda važnosti određene kore. Zatim ostaje samo da se riješite nepotrebnog papira.

Možda glavno pravilo za čuvanje dokumenata kod kuće zvuči jednostavno: pažljiv i redovan rad s kućnim papirima garancija je da se potreban dokument neće izgubiti u najvažnijem trenutku.

Nisu svi dokumenti vrijedni čuvanja. Ali ima mnogo papira koje svako od nas treba da ima sa sobom. Morate ih držati na sigurnim i osamljenim, ali prilično lako dostupnim mjestima. Možete napraviti elektronske i redovne kopije dokumenata - vjerovatno će vam dobro doći. U svakom slučaju, pažljivo pohranjivanje i pažljivo sortiranje papira pomoći će im da ostanu netaknuti.

Očigledno je da svaka hartija od vrijednosti zahtijeva izuzetno pažljiv i pažljiv odnos. Uostalom, njihovo slučajno oštećenje ili gubitak prepun je daleko od ružičastih posljedica. Iscrpljujuće trčanje po vlastima kako bi se obnovila njegovana svjedočanstva i potvrde ne samo da može oduzeti puno vremena osobi, već i prilično istrošiti živce. U ovom članku ćemo vam reći kako pohraniti dokumente kod kuće.

Odabir pravog mjesta

Kada tražite optimalno skrovište za papire, prije svega morate se voditi principom sigurnosti. Važno je voditi računa da dokumenti ne budu oštećeni i skriveni od očiju stranaca, bilo da se radi o zaposlenima ili lopovima. Ako u kući ima male djece, papiri stavljeni u donju ladicu stola mogu biti ofarbani ili pocijepani od strane mladih vrpoljaca. Stoga bi u ovom slučaju trebalo odabrati najnepristupačnije mjesto za keš memoriju. Sef, mezanin ili gornja polica polica za knjige prilicno dobro stoji.

Prikladno je reći da desktop neće biti najsigurnije mjesto za pohranjivanje dokumenata. Slučajno prolivena kafa ili neočekivano promaja koji teče vrlo je vjerovatno da će dovesti do oštećenja vrijednosnih papira. Osim toga, dokumentacija koja se nalazi na vidnom mjestu odličan je nalaz za provalnika koji se pojavio. Jedini izuzetak su kutije sa ključem ili sa tajnim dnom. Međutim, ako želite izdvojiti njihov sadržaj, to također neće biti teško. Zato bi vlasnik stana trebao temeljito razmisliti o pitanju gdje pohraniti dokumente kod kuće.

Ipak, ne treba biti previše sofisticiran pri uređenju odgovarajućeg "skloništa" za papire. Uostalom, odabrano mjesto treba biti ne samo sigurno, već i dostupno vlasniku. Složite se da su situacije različite i da ponekad vrijedni dokumenti mogu biti potrebni u najneočekivanijem trenutku. U slučaju požara, zemljotresa ili bilo koje druge vanredne situacije, bukvalno svaka sekunda je bitna. Potraga za kompromisom između sigurnosti i dostupnosti je, iako prilično teška, ali sasvim rješiva. Ovdje u pomoć posebno opreznim ljudima priskaču moderni funkcionalni predmeti interijera opremljeni posebnim cache. Njihova kategorija uključuje police sa fiokama, sefove za knjige, replike utičnica i druge nezgodne uređaje (fotografija).

Načini skladištenja dokumenata

Nepotrebno je reći da se papiri moraju održavati u redu. Inače će potraga za određenim dokumentom oduzeti puno dragocjenog vremena od osobe. Mnogi od nas svakog mjeseca prolaze kroz hrpe iste vrste listova, pokušavajući pronaći novi račun među davno plaćenim računima. Detaljan pristup distribuciji radova pomaže u rješavanju ovog problema. Kao primjer, uzmimo najviše dobre ideje i načini čuvanja dokumenata.

U folderima

Najbolje rješenje bi bila kupovina proizvoda na prstenovima, koji stane u impresivan broj datoteka sa papirima (fotografija). Većina ovih fascikli ima format A4, koji je najprikladniji za čuvanje sertifikata, potvrda, ugovora, dokumenata o nekretninama itd. Ako želite, nabavite nekoliko tankih kancelarijskih materijala dizajniranih za svako polje delatnosti. Zalijepite bilješke na fascikle s natpisima „posao“, „porodica“, „stanovanje“, „banka“, uvelike možete olakšati svoj zadatak pronalaženja potrebnog papira. Takođe bi bilo korisno uključiti u prvi fajl kompletan spisak dokumenata sa naznakom stranica njihove lokacije. Potvrde i čekove preporučljivo je zalijepiti na listove formata A4 prije stavljanja u fasciklu.U tom slučaju treba fiksirati samo gornji lijevi ugao kako ne bi došlo do oštećenja dokumenata.

Dostojna alternativa obimnoj fascikli je posebna aktovka s mnogo pretinaca, koja se može kupiti u bilo kojoj prodavnici pisaćica. Takvi uređaji su predstavljeni u širokom spektru dizajna, od strogog klasičnog do elegantnog ženstvenog. Odabrati onu koja vam se sviđa neće biti teško. Jedini nedostatak fascikle za aktovku leži u nemogućnosti okretanja stranica i slobodnog pregleda dokumenata. Dakle, kako bi osigurali vlastitu pogodnost, vlasnik "sigurnosnog depozita" morat će se pobrinuti za odgovarajuće natpise i bilješke. ilustrativni primjer Postavljanje dokumenata u fasciklu aktovke predstavljeno je u videu:

U foto albumima

Koliko god se činilo iznenađujuće, takav pribor s magnetskim listovima može obavljati i druge funkcije osim pohranjivanja prigodnih slika. Na primjer, u njih možete staviti potvrde o plaćanju, za fiksiranje kojih ne morate koristiti ljepilo. Osim toga, svaki list ima mjesto za natpise i bilješke, što je također vrlo zgodno.

U kovertama

Papirni "džepovi" su najprikladniji za čuvanje starih računa, čekova i ostalih papira koje je vrijeme da pošaljete u arhivu. Takvi dokumenti su vrlo rijetko korisni, ali mnogi ipak ne riskiraju da ih bace. Ako napravite odgovarajuću oznaku na koverti, možete je bezbedno staviti u krajnji ugao fioke ili police.

u kutijama

Mogu pohraniti gotovo sve, a dokumenti nikako nisu izuzetak. Međutim, nasumično pohranjivanje papira unutar kartonskog kontejnera dovest će do problema povezanih s njihovim kasnijim pretraživanjem. Stoga, prije stavljanja dokumenata u kutiju, bilo bi korisno da ih rasporedite u zasebne mape ili multiforme, ovisno o namjeni. Što se tiče pasoša, diploma i drugih nestandardnih papira u tvrdim koricama, bolje je imati posebnu debelu kovertu za njih. Inače, danas postoji vrlo zgodan pribor napravljen u obliku ormarića za datoteke sa separatorima (fotografija). Neki od njih se mogu zaključati i koristiti kao sef.

Dokumente treba čuvati dalje od vode i sunčeve svjetlosti kako bi se spriječilo oštećenje ili blijeđenje.
Bilo bi korisno imati fasciklu sa fotokopijama svih važnih papira, a zatim je prenijeti rođacima koji žive odvojeno ili smjestiti u ćeliju banke. Više moderno rešenje podaci će se prenijeti na posebno kupljenu flash karticu. Ovo će pomoći osobi da brzo vrati originale izgubljene kao rezultat hitne situacije (požar, poplava, krađa, itd.).
Ne biste trebali držati ambulantnu karticu kod kuće, jer je to kršenje zakona Ruske Federacije. Kao pravni dokument, treba ga čuvati u registru, a ne u rukama pacijenta.
Budući da su papirni računi skloni blijeđenju, preporučuje se da ih fotokopirate prilikom velikih kupovina.
Vrijedno je početi sortirati papire odmah iz poštanskog sandučeta. Nema potrebe pohranjivati beskorisne letke, besplatne novine s malim oglasima i vizit karte kod kuće - bolje je odmah ih poslati u kantu. U nedostatku slobodnog vremena, korisne papire treba staviti na kutiju ili fasciklu s dokumentima, obećavajući sebi da ćete odvojiti nekoliko minuta tokom dana da ih sortirate. Nakon što ste primili pozivnicu za događaj ili obavijest o paketu poštom, preporučuje se da napravite odgovarajuću zabilješku podsjetnika u dnevniku.
Da bi se dokumenti pojednostavili, potrebno ih je revidirati najmanje jednom godišnje. Istovremeno, svaki papir treba ocijeniti samo jednom, ili ostaviti ga za skladištenje ili ga odmah baciti.

Dakle, odgovor na pitanje kako pohraniti dokumente kod kuće ovisi o ukusu i preferencijama osobe. Ako su neki ljudi ograničeni na obične kartonske kutije, onda drugi kupuju skupe sefove ili čak opremaju lukava skrovišta u stanu. Na ovaj ili onaj način, važni papiri trebaju biti na dostupnom i pogodnom mjestu za vlasnika. Ne zaboravite i na održavanje reda u dokumentima. racionalna distribucija papiri u zavisnosti od njihove namjene i redovne revizije pomoći će da se izbjegnu problemi povezani s dugotrajnom potragom za potrebnim informacijama.

Zdravo moj dragi čitaoci i gosti bloga! Danas bih vam želio reći kako očistiti svoje kućne dokumente i organizirati njihovo praktično skladištenje. Dešava se da vam je hitno potrebna pomoć, dođete kući i ne znate gdje da se obratite da biste pronašli potvrdu ili neki drugi dokument u brdu papira. A da vam se takvi slučajevi ne bi desili, hajde da analiziramo plan korak po korak, što će vam u konačnici osigurati red u vašoj kućnoj arhivi.

Sva kućna dokumentacija treba uvijek biti uredna, čak ni zato što papir koji vam je potreban možete pronaći u svakom trenutku, prije svega je sigurnost. Hartije od vrijednosti treba držati podalje od znatiželjnih očiju, a njihovo oštećenje ili gubitak obećava da ćete trčati okolo vladine agencije i vlasti. Oporavak može potrajati dugo i neograničeno, ali ćete potrošiti više živaca nego novca na kazne.

Postoje i vrlo opasni slučajevi, na primjer, požari, poplave i drugi hitni slučajevi, kada je hitno potrebno napustiti kuću. U takvim situacijama obično ljudi prije svega grabe dokumente i novac iz cjelokupne imovine. Pa, ako padnu ko zna gdje, onda generalno možete ostati bez njih. Pa hajde da pobliže pogledamo ovo pitanje.

Čuvanje dokumenata u kući

Prije svega, morate procijeniti situaciju – koliko je vaša kućna kancelarija zapuštena. Postoje domaćice koje čuvaju bukvalno svaki komad papira, račune za hranu i potvrde. Ali svaki dokument ima svoj rok zastare - od 2 sedmice do beskonačnosti.

Kada sam pokušao da shvatim ovo pitanje, naišao sam na oprečne informacije u vezi izvoda, potvrda, deklaracija. Stoga, nemojte se zamarati i provjeriti period čuvanja dokumenata kod onih koji ih direktno izdaju.

Ali, naravno, dokumenti za stan, potvrde, PIB, pasoši moraju se stalno čuvati. Inače, ponekad je na potvrdama i papirima napisan period tokom kojeg će imati pravnu ili pravnu snagu.

Što se tiče čekova za kupljene kućne aparate, ovdje je sve jednostavnije. Oni će važiti samo tokom garantnog perioda. Ali stručnjaci u ovoj oblasti ipak preporučuju da ih čuvate cijelo vrijeme, dok ih ne bacite. To se prvenstveno odnosi na veliku opremu, poput skupih televizora, frižidera, alatnih mašina i tako dalje.

Po savjetu advokata, lično čuvam račune o uplati 3 godine, iako mi se čini da je to previše. Ali kuda ići, svašta se dešava u životu. Generalno, ono što želim da kažem. Vodite računa o integritetu i sigurnosti vaših dokumenata i pristupite mu mudro.

Kako dovesti stvari u red u dokumentima?

Korak 1. Skupite sve papire na hrpu. Procijenite složenost cijele situacije. Lično, svi moji kućni dokumenti zauzimaju kutiju srednje veličine. Nema ništa suvišno.

dokumenta za stan
medicinske dokumente
porez
kredit
potvrde o plaćanju
čekovi i garantni listovi i tako dalje

Možete ih distribuirati prema pripadnosti članovima porodice (dokumenti mame, tate, djece itd.). Općenito također orijentirajte, kao u prethodnom primjeru.

Najvažnije je da se osjećate ugodno i da u svakom trenutku možete pronaći papir koji vam je potreban. Razvrstavanje treba kombinovati sa i izbacivanjem onoga što više nije potrebno. Nešto, ali flajere, brošure treba odmah poslati u kantu za smeće.

Ako sumnjate u ovo, ostavite papire po strani. Saznajte njihov rok trajanja što je prije moguće. Što se tiče posjetnica, one se mogu staviti u poseban organizator ili malu kutiju.

Korak 3. Odabir načina skladištenja. Po pravilu, fascikle sa datotekama najčešće se koriste za čuvanje dokumenata u kući. Mogu se umetnuti zasebno ili već biti integrirani s poklopcem. Ovakav način organizovanja radova je veoma zgodan. Možete kupiti nekoliko ovih fascikli i svaku od njih dodijeliti jednoj od kategorija (porez, medicinska dokumentacija i tako dalje).

Fascikle portfelja nisu ništa gore od suočavanja s ovim zadatkom. Pogodni su ne samo za pohranjivanje dokumenata, već i za ponijeti sa sobom.

Po pravilu, na takvim organizatorima postoji malo mjesto gdje je moguće staviti potpis. Tada ga sigurno nećete pobrkati s drugim kategorijama. Još bolje, dodelite boju svakoj vrsti papira. Na primjer, dokumenti za kuću su u crvenoj fascikli, ljekarska uvjerenja, karte i tako dalje u zelenoj, porezni papiri u plavoj.

Drugi način organiziranja skladištenja dokumenata u kući su ormari za datoteke s pregradama. Papiri u ovom slučaju uglavnom mogu biti u fajlovima ili tankim fasciklama - registratorima. U isto vrijeme, posebne ploče s izbočinama djeluju kao sortir, gdje možete potpisivati vrste dokumenata. Takvi uređaji nisu jeftini. Ali mogu se napraviti i ručno. Na primjer, uzmite debeli karton u boji kao separatore i izrežite izbočinu. Tako ćete ne samo organizirati skladištenje kućnih papira, već ćete i uštedjeti novac.

Pa, zadnja opcija koju želim da vam ponudim su kutije. U principu, možete staviti iste fascikle i datoteke u njih, odnosno kombinovati nekoliko metoda skladištenja. Ali sada govorim o nečem drugom. Na primjer, pisma, potvrde o plaćanju imaju ne baš standardan format, kada se baš i ne uklapaju u veličinu mape, pogotovo ako ih ima veliki broj. Tada će u pomoć priskočiti jednostavne male kutije. Odlični su za čuvanje malih dokumenata.

Korak 4. Vrijeme je da razmislite o mjestu za svoje vrijednosne papire. Prije svega, trebao bi biti nedostupan strancima i gostima. Odnosno, skriven od znatiželjnih očiju. To može biti mezanin, gornja polica iznad radne površine, sef ili crtač, po mogućnosti zaključavanje. Za one koji imaju djecu, vrijedi razmisliti i o tome da li djeca neće moći doći do vrijednosnih papira. Na kraju krajeva, oni su znatiželjan narod i svuda mogu da koriste svoje male ruke.

Takođe ne treba birati sunčana mesta, iako nedostupna deci. Vlaga i sunce mogu uzrokovati da papir izblijedi i propadne.

I još nešto što sam zaboravio da napomenem. Nabavite fasciklu u kojoj će biti pohranjene sve fotokopije najvažnijih dokumenata, na primjer, pasoš, polisa osiguranja, potvrda o penziji, dokumenti za stan i tako dalje. Ako su vam hitno potrebne kopije, a nemate fotokopir aparata, vremena će biti malo, onda će vas ovaj trik spasiti.

I na kraju, ne odugovlačite sa tom gomilom papira koji su vam izazvali nedoumice oko roka trajanja. Čim se pozabavite ovim stvarima, odmah ih postavite na njihova mjesta. Na kraju krajeva, sada imate organizovano skladištenje dokumenata kod kuće najviši nivo!

Kako kradete papire? Podijelite svoje tajne! Ostavite komentare! Vidimo se uskoro!

DDokumenti su u svakoj kući, a ima ih puno. Računi, garantni listovi, uputstva, dokumenti za nekretnine, auta, medicinske kartice, pasoši, sertifikati, diplome.... Kao što pokazuje praksa zauzimaju dosta prostora i obično se ne traže često, ali gotovo uvijek iznenada i hitno. Zato ih treba poredati i strukturirati, a također ... njihov broj se može svesti na minimum. o tome danas).

Da biste očistili dokumente, morate slijediti sljedeća tri koraka u nizu:

1 korak. Izbacite višak

2 korak. Poređaj ostalo.

3 korak. Organizujte skladištenje.

Moji dokumenti su zauzimali dvije fioke u ormaru u dnevnoj sobi. Prvi je sadržavao stvarne dokumente, a drugi uputstva i garantne kartice. Otprilike jednom godišnje sam sve to sredio, nešto se bacilo, ali u svakom slučaju, dvije kutije su i dalje bile zauzete ovim stvarima. Ove godine sam odlučio drugačije organizirati skladištenje. Ali prvo morate sve rastaviti i riješiti se suvišnog, smeća.Oh, ne sviđa mi se ova riječ, ali ... tako opširno karakterizira proces). Pa sam pomislio, da nije bilo gipsa na mojoj nozi, da li bih započeo ovaj događaj? Ispalo je prilično dobro na vrijeme.

1 korak. Otpatke.

Svu dokumentaciju smo složili na hrpu ili nekoliko, ja sam je rasporedio u dvije i razvrstao u dvije faze: uputstva i dokumenti. Tako sam ih već posložio u kutije.

Izbacujemo instrukcije sa onih uređaja koji su naložili da žive dugo, istekli garantni listovi. Računi stari više od tri godine. Ostali dokumenti pojedinačno.

2 korak. Mi sortiramo.

3 korak. Organizacija skladištenja.

Najugodniji i kreativniji proces.

Počeo sam sa uputstvima i garantnim karticama. Mislim da ćete se složiti sa mnom, rijetko ih koristimo. Neki tek prvi put, dok savladamo kupovinu, a neki ni ne otvaraju - sve je očigledno. Stvari se kupuju, uputstva se gomilaju. Općenito, ja sam zaljubljenik u tehnologiju, kao rezultat toga, skupio sam cijelu kutiju starog papira. Odlučio sam da prevedem apsolutno sva uputstva u elektronski oblik. Kao rezultat toga, impresivna gomila papira pretvorena je u mali elektronski folder "uputstava" u laptopu.

Reći ću ti kako. Mreža ima skoro sve upute, samo trebate u pretraživač upisati naziv opreme (marku i model) i preuzeti datoteku pdf ili običan tekstualni fajl. Zbog nekoliko stvari, upute se nisu mogle preuzeti i skenirao sam ih. Napravio sam i tekstualni folder u koji sam čuvao važne informacije završni materijali(npr. šta i gdje pločica(model, kolekcija), tkanina na sofi, artikli podne obloge, proizvođač i boja boje). Ovo je omogućilo da se oprostimo veliki iznos komade papira. Da, ovaj posao je potrajao, ali je na kraju postalo mnogo brže i praktičnije tražiti ono što vam je potrebno. Ne morate da preturate po gomili papira, ne morate ih nekako organizirati, redovno sortirati i razmetati, ne zauzimaju prostor, a zgodno je i uvećati sitni tisak na PC-u. Pored jednokratnog utrošenog vremena (i to samo zato što to nisam uradio kako sam ranije kupio), nisam našao nikakve nedostatke takvog skladištenja uputstava. Jedino što dodatno radim je kopiranje dokumenata i fotografija na eksterne medije, nikad se ne zna da se laptop umori i odbija da radi.
Ako vam pohranjivanje u elektronskom obliku nije zgodno, onda možete kreirati mapu i razbiti sve upute u grupe. Sortiranje može biti prema namjeni (elektronika, Aparati, zdravlje, ostalo) ili po lokaciji (kuhinja, kupatilo, sobe). Ne isplati se praviti zasebnu mapu za svaki uređaj, takva pohrana se neće mnogo razlikovati od gomile, a rijetko ćete je morati koristiti.

Ostali dokumenti. Već su razvrstani u grupe i njihov obim je jasan. Ovdje, na osnovu volumena, morate razmišljati o skladištenju. Zgodno skladištenje!

Dokumente je bolje skladištiti okomito, stog nije najviše pogodna opcija. Sa vertikalnim skladištenjem, ne morate ništa da vadite da biste došli do osnovnog.

Već imam kutiju za dokumente - čak i prilikom naručivanja namještaja sam napravio dimenzije kutija da odgovaraju formatu A4. Kupio sam sortir (moglo je i bez njega), koverte za papir sa patentnim zatvaračima i dugmetom. Složila je dokumente u fascikle, potpisala ih i stavila u kutiju. One koje se manje koriste (vlasnički dokumenti, stare ali još uvijek čuvane potvrde) u dubini, često se koriste bliže.
! Ako su fascikle na vidnom mjestu, onda je vrijedno potrošiti novac i odabrati nešto lijepo kako ne biste pokvarili unutrašnjost.

! Veliki broj fascikli, po mom mišljenju, nije baš zgodno, pa dokumenti moraju biti grupisani prilično obimno, a manje koverte se mogu staviti u veće fascikle kako bi se dokumenti strukturirali unutra. Kućnu dokumentaciju niko ne gleda svaki dan, što znači da ste preterano revnosni i da za svaku papirologiju pravite poseban folder, nema smisla etiketirati. Možda je to lijepo i zanimljivo, ali tvrdio bih na račun svrsishodnosti))).

Fascikle su ovako:

dokumenti za nekretninu za svaki objekat posebno;
Auto dokumenti;
lični folder za svakog člana porodice;
medicinska fascikla za dijete;
fasciklu stana (dokumentacija o elektrici, vodomjerima, ugovor sa telefonskom centralom...);
stare uplate (arhiva za tri godine);
tekuće uplate „isplate 2018“ (u veliku kovertu stavio sam dodatnu srednju kovertu sa oznakom „plaćeno“).

Fascikla sa računima za komunalije, mislim, takođe će biti ukinuta u bliskoj budućnosti, ali nisam još rizikovao, treba da vidimo kako će sve to funkcionisati. Koliko ja razumijem situaciju, kod online plaćanja njihova historija se čuva 3-5 godina. Odnosno, u slučaju bilo kakvih nesporazuma sa komunalnim preduzećima, možete ponovo zatražiti izdavanje priznanice i pronaći odgovarajući ček u istoriji plaćanja. Od ove godine sam prestao da štampam čekove, samo zabilježim na priznanici “plaćeno”, stavim datum plaćanja (da, ako išta, brzo pronađem ček) i pošaljem u odgovarajuću kovertu.

Ako ne postoji posebna kutija za "nameštaj" za skladištenje fascikli, kao što je moja, onda bilo koja odgovarajuća kutija, korpa, kontejner u koji stane A4 koverte će biti dovoljan. Možete koristiti i običnu kutiju. prave veličine, samo ga zalijepite tapetom ili samoljepljivom folijom. Ovdje nema ograničenja za maštu.

Svako od nas tokom života akumulira ogromnu količinu dokumenata - ličnih dokumenata, kućnih dokumenata, porodičnih dokumenata. Većinu njih moramo čuvati i pažljivo čuvati, jer su s vremena na vrijeme potrebni za izradu novih papira u raznim instancama. Obnavljanje ličnih i porodičnih dokumenata je teško, dugo i teško, tako da svaka porodica dolazi do svog sistema za sređivanje ličnih dokumenata. Kako organizirati čuvanje dokumenata kod kuće?

KOJE KUĆNE DOKUMENTE TREBA DRŽATI?

Prije svega, ima smisla nabaviti sve dokumente i za sebe smisliti sistem kategorija po kojima možete sortirati sve dokumente.

Na primjer:

lična dokumenta: pasoš, penzijska potvrda, PIB (pojedinačni broj poreskog obveznika, izvod iz matične knjige rođenih, diplome, uvjerenja i drugi identifikacioni dokumenti)
porodična dokumenta: venčani list, rodni list.
radna dokumentacija: radna knjižica, biografija, ugovor o radu.
medicinska dokumentacija: polisa obaveznog zdravstvenog osiguranja, polisa dobrovoljnog zdravstvenog osiguranja, penzija, potvrde.
dokumenti za nekretnine: dokumenti za stan, kupoprodajni list, ugovor o zakupu.

Možete odabrati sortiranje po članovima porodice: mama, tata i dijete, ili na bilo koji drugi način. Tako ćete formirati nekoliko gomila. Sada se dokumenti koji su već unutar kategorija mogu razvrstati po stepenu njihove potrebe u svakodnevnom životu ili po datumu isteka njihovog recepta. Na primjer, uvjerenje o neosuđivanosti, koje se traži na mnogim mjestima rada, važi samo godinu dana. Važno je da imate kopije svih ključnih dokumenata koje možete čuvati u posebnom folderu. Još je bolje da se kopije glavnih dokumenata nalaze izvan kuće (na primjer, kod roditelja). Posjedovanje kopija uvelike će olakšati restauraciju dokumenata ako se nešto dogodi s originalima.

Držite dokumente dalje od sunčeva svetlost i izvori vlage tako da ne trpe tokom vremena

KAKO ORGANIZOVATI LIČNE I KUĆNE DOKUMENTE?

Može pomoći: fascikle, fascikle, plastične ili papirne koverte i datoteke, kutije i drugi pribor. Ali svaki od njih je nezgodan na svoj način.

Nudimo čuvanje dokumenata kod kuće kako bi se izbjegle zabune i nepotrebna pretraživanja.Za kreiranje ovakvog organizatora inspirisala nas je zbrka i zbrka u kućnim dokumentima, beskrajne pretrage i pitanja domaćinstava. Da bismo kreirali fasciklu Family Matters, izračunali smo broj dokumenata u tročlanoj porodici, a zatim smo dugo dizajnirali i napravili fasciklu sa patent zatvaračem u kojoj ima mesta za svaki službeni papir.

Uostalom, svima se dogodi da uzmete dokument u ruke, shvatite da bi trebao biti pri ruci, jer će vam uskoro trebati i nađete pouzdano mjesto za njega, koje ćete sigurno zapamtiti. Vrijeme prolazi, dokument je bio potreban i počinjete se grčevito prisjećati kakvo ste pouzdano mjesto smislili da je dokument čekao u krilima.

ŠTA JE FASPA ZA ČUVANJE KUĆNE DOKUMENTACIJE "PORODIČNI PREDMETI"?

materijal - prirodni ili Umjetna koža po vašem izboru;
različite opcije boja;
dimenzije fascikle: 34 x 26 x 4 cm;
u kompletu fascikle su debele plastične turpije po narudžbi specijalno za nas (18 umetaka za dokumente različitih formata);
na okviru fascikle sa unutra napravljeni su posebni džepovi za male dokumente, kao i za kartice, vizit karte, sim kartice i usb kartice (na koje možete pohraniti skenirane dokumente).

KOJE SU PREDNOSTI ORGANIZATORA KUĆA ZA PORODIČNA PITANJA?

pogodan format - za razliku od kutije, takva fascikla će lako stati u ladicu ili komodu;
zatvara se patentnim zatvaračem;

jak okvir foldera stvara dodatnu zaštitu za kućnu arhivu;
svaki dokument ima svoj džep, tako da je pravi dokument lako pronaći;
Komplet uključuje izdržljive plastične umetke u različitim formatima u skladu s dostupnim osnovnim dokumentima. Umetci se izrađuju po narudžbi i za razliku od običnih datoteka, njihova veličina omogućava smještaj laminiranih dokumenata;
pored umetaka, sa unutrašnje strane fascikle napravljeni su posebni džepovi različitih veličina za odlaganje najvažnijih dokumenata;