Praktično skladištenje dokumenata kod kuće. Porodična arhiva. Kako pohraniti dokumente, fotografije i antikvitete kod kuće. Kako organizirati lične i kućne dokumente

Uz pomoć interneta možemo riješiti mnoge probleme: zakazati pregled kod doktora, platiti kaznu, poslati dokumente vladinoj agenciji. Ali u isto vrijeme, papirni dokumenti su važan i neophodan dio života. Počevši od rođenja, svaka osoba je obrasla “papirima” koji potvrđuju njegov identitet i prava. Stoga će pitanje - kako pohraniti dokumente kod kuće, uvijek biti relevantno.

Koje dokumente ima svako od nas?

Porodica: pasoši, uvjerenja, testamenti.

Nekretnine i transport: dokumentacija za stan, telefon, struja, kuća, vikendica, auto.

Obrazovanje: sertifikati, diplome, sertifikati.

Posao: ugovori, penziona štednja, ugovori, radne knjižice.

Lijek: polise, izjave, pregledi, osiguranje.

Kućanski aparati, tehnika, namještaj: garancijski listovi, čekovi, upute.

Računi za komunalne usluge

Ostalo: ugovori o pružanju usluga, osigurani slučajevi.

Koliko dugo čuvati dokumente?

Jedi važnih dokumenata, koje trebamo čuvati cijeli život, a postoje i papiri koji se nakon par mjeseci mogu baciti kao nepotrebni.

Dokumenti koje treba čuvati u svakom trenutku- izvod iz matične knjige venčanih i druge porodične isprave, izvod iz matične knjige rođenih, diplome, svedočanstva, svedočanstva i uverenja, isprave o pregledima, otpuste iz bolnice, testamenti, overeni papiri, penzijski dokumenti.

Dokumenti za nekretnine, automobile, posebno važne i skupe kupovine; sva dokumenta koja se odnose na rad do penzije su to Dokumenti koje treba čuvati dok ste vlasnik ili dok su ažurni.

Čekovi i priznanice sve manje ili više velike kupovine moraju se čuvati 12 mjeseci. Ako su neki artikli u garanciji duže od jedne godine, čuvajte dokaz o uplati u skladu sa rokom navedenim u garantnom listu.

Čekovi za plaćanje usluga advokata, doktora, nastavnika itd. mora se čuvati tri godine. U slučaju sudskog spora i potrebe da dostavite original, napravite fotokopije računa i čuvajte ih kod sebe. Čekovi koji potvrđuju plaćanje za liječenje mogu biti korisni za obradu povrata poreza na dohodak.

Obavezno zadržite ugovori za priključenje svih komunalija: struja, plin, voda, telefon, interfon, internet, kablovska, itd. Sve komunalna plaćanja(potvrde i štapići) moraju se čuvati minimalno 3 godine, maksimalno 5. Nakon tog perioda mogu se odlagati.

Čekaj medicinska dokumentacija svi članovi porodice na pristupačnom mjestu. Ako više volite privatne klinike, čuvajte njihove račune najmanje dvije godine. Oni mogu biti potrebni tokom raznih postupaka i plaćanja osiguranja. Karticu sa naznakom krvne grupe, prisutnosti alergija na antibiotike i kroničnih bolesti dijabetes uvijek treba nositi sa sobom. Neka vam leži u novčaniku ili vozačkoj dozvoli. Kartica s gore navedenim podacima može vam spasiti život ako završite u bolnici kao posljedica nesreće.

Odmah se riješite onoga što vam nije potrebno

Prema Marie Kondo, postoji niz dokumenata koje treba odmah zbrinuti pošto su ispunili svoju funkciju:

edukativni materijal, što nikada nije dobro došlo nakon pohađanja seminara ili obuke;

Operativne instrukcije ako ste dugo i dobro razumjeli kako ova ili ona tehnika funkcionira;

izvodi iz kreditne kartice, čekovne knjižice, platnice.

Pojam "dokumenti", inače, ne uključuje papirnate dokumente sentimentalne vrijednosti, kao što su stara ljubavna pisma ili dnevnici.

Da biste izbjegli nepotrebne dokumente, Fly Lady sistem predlaže da razmislite koliko često analizirati i sortirati dokumente: jednom dnevno, sedmično ili mjesečno.

Moj kolega govori kako da implementira ovaj princip u svom životu Alyona:

“Učeći Fly Lady sistem, riješio sam se ogromne količine nepotrebnog, nebitnog. Količina dokumenata je smanjena za 3 puta! Sada je ponedjeljak moj dan za papirologiju. Sakupljam dokumente koje sam koristio ili koji su se pojavili tokom sedmice, i za nekoliko minuta odlučujem o njihovoj sudbini - stavljam ih u fasciklu za čuvanje, ostavljam ih za sada na poslu ili ih bacam. Zahvaljujući ovoj navici, prestali su da rastu u ogromnu papirnatu loptu.

Kako skladištiti i sortirati?

Koliko hostesa - toliko sistema za skladištenje. U osnovi, svaka porodica ima 2-3 foldera za dokumente. U jednoj - lična dokumenta, u drugoj - računi i garantni listovi.

Za svaku kategoriju možete napraviti svoj poseban organizator za jednostavno skladištenje i brzu pretragu željenog dokumenta. A evo i primjera mojih kolega i poznanika, kako pohranjuju dokumente u svojim domovima.

Pozovite foldere sa fajlovima pogodan za skladištenje velikog broja papira, za svaku vrstu dokumenta - svoju boju.

Elena:“U jednom folderu su uputstva za kućanskih aparata, račun, garantni list, za svaki uređaj u posebnom fajlu. U drugom - priznanice za javna komunalna preduzeća, ugovori o kreditu sa čekovima, „pisma sreće“ iz poreske uprave i njihova isplata, tu su i ugovori o radu moj i muža, potvrde o plaći, ugovori o nekretninama. Ostatak dokumenata držim u fasciklama u ladici stola.”

Inače, Elena uvijek kod kuće drži dosije sa kopijama gotovo svih dokumenata u nekoliko primjeraka, što je vrlo zgodno i štedi vrijeme u slučaju da je hitno potrebna fotokopija.

Plastične koverte sa dugmadima- najpopularnije mjesto za čuvanje papira. A ako odaberete fasciklu za svaku kategoriju dokumenata i potpišete je, kao u Aigul, možete uštedjeti mnogo vremena tražeći određeni papir.

Pogodnije je pohraniti lična dokumenta svakog člana porodice Pelastični džepovi sa patent zatvaračem. To radi moja sestra Regina. Računi - u fajlovima. Da se ne bi deformirali, spremite ih u organizator/mapu ili napravite rupe na njihovoj osnovi bušilicom i stavite ih u prstenasti povez.

Plastični folder sa priloženim fajlovima unutra. Mogu sadržavati od 10 do 100 datoteka. U njima je zgodno čuvati račune mjesecima i godinama. Moj kolega koristi ovu metodu Natalia. A ostali dokumenti se pohranjuju jednostavno u kutiju za cipele.

IN torba za laptop moj drugi kolega čuva svu svoju dokumentaciju Alyona. Ima nekoliko "pregrada" i džepova. U jednom odeljku su medicinski dokumenti, u drugom - originali dokumenata, razvrstani u kartoteke, u trećem - fotokopije. Pasoši, medicinske knjižice, potvrde u jednom od džepova. U ostavi se nalazi i papirna kesa sa uputstvima za kućne aparate.

Evo još nekoliko ideja kako pohraniti dokumente:

Foto albumi i koverte su odlična mjesta za pohranjivanje računa i priznanica.

Razni držači za papir će izgledati sjajno u vašoj porodičnoj arhivi! Postoji mnogo opcija. Odaberite šta vam se dopalo!

Gdje skladištiti?

Kako bi se osiguralo da su važni dokumenti uvijek sigurni i zdravi, moraju se čuvati na suhom i čistom mjestu, kao što to čine članovi tima Sve na mjestu. Alyonačuva u ormaru Elena - na polici iu ladici radnog stola.

Napominjem da je u spavaćoj sobi i u kancelariji - najbolje mjesto za pohranu dokumenata, ali kada birate odgovarajuću policu ili ormar, razmislite o:

Prvo da li će vam biti zgodno da dobijete sve svoje dokumente. Savjet: recite članovima svoje porodice gdje se nalazi fascikla sa najvažnijim dokumentima, u slučaju nepredviđenih situacija, da je oni prvi uzmu;

Drugo, pobrinite se da vaši dokumenti budu van domašaja male djece i kućnih ljubimaca. Savjet: Držite sve što vam je vrijedno na gornjim policama ili gdje se može zaključati.

Nakon brojnih pokušaja mog sina da dođe do naših važnih papira, sve sam stavila na gornju policu ormara u spavaćoj sobi. Čuvam u tri fascikle - lična dokumenta svakog člana porodice, dokumenta za nekretnine i prevoz, potvrde i fotokopije. Garantne kartice, bez uputstva za upotrebu, čuvam u fascikli u ladici stola.

Više volim da skladištim okomito, sve je pri ruci i na vidiku. Jedan minus - ako fascikla nije kruta, onda se ona i papiri koji leže u njoj mogu deformirati. Stoga, ako odaberete takav način skladištenja, pobliže pogledajte takve podmetače.

Jedna stvar: Regina, vlasnica dokumenata sa prethodne fotografije, drži organizator sa dokumentima u spavaćoj sobi, na polici stola za knjige. Opet, ova opcija nije prikladna za one koji imaju malu djecu. I bolje držite papire dalje od pravih sunčeve zrake, jer ovo može dovesti do treperenja i rano starenje papir.

Jedno rešenje za skladištenje dokumenata je skladištenje papira u kutijama. Međutim, može biti primamljivo ubaciti sve dokumente neselektivno u njih. Radi praktičnosti, rasporedite sve u fajlove ili popravite hrpe spajalicama, kao što to čini Natasha.

Neočekivane situacije

Najvažnije dokumente najbolje je čuvati u posebnoj vatrostalnoj kutiji ili u sefu. Među hostesama koje sam intervjuisao, dvije imaju sef. Jedan moj kolega ima sef koji nije pogodan za trajno čuvanje dokumenata (zbog veličine). Ali kada su ona i njena porodica odsutni duže od nekoliko dana, ona premješta fasciklu s najvažnijim dokumentima u sef. Druga domaćica, naprotiv, ima prostran sef, ali tamo ne čuva dokumente koje najčešće koristi (osobne dokumente, medicinske kartone itd.). U njoj se čuvaju papiri za nekretnine i transport, sertifikati i diplome.

Smatra se da je najsigurnije mjesto za čuvanje važnih dokumenata, porodične arhive i dragocjenosti sef ili ostava, posebno ako iznajmljujete stan ili živite u hostelu. Ali mislim da mnogi ljudi to ne rade. Naravno, možete napraviti fotokopije na starinski način i dati ih najbližim rođacima na čuvanje. Ali ako više volite da idete u korak s vremenom, onda je bolje odabrati cloud skladišta kao što su Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, YandexDisk, Cloud @mail.ru. Naravno, riječ je o skeniranim kopijama. Osim toga, ova metoda je idealna za pohranjivanje računa, od bankovnih računa do računa iz trgovine, koji imaju tendenciju da izblijede s vremenom.

Nadam se da će vam predložene opcije za čuvanje dokumenata biti korisne. Podijelite u komentarima kako pohranjujete dokumente kod kuće u našim grupama

Učinkovito čišćenje uključuje samo dva bitna koraka:

riješite se nepotrebnog i odredite gdje ćete pohraniti ono što je potrebno.

Marie Kondo

Odmah odredimo kome je članak naslovljen. Prvenstveno je za one koji su nakupili puno raznih papira, računa, brošura i druge slične robe. Muzičari, pjesnici, novinari i dizajneri svih vrsta, čitajte i ne gunđajte, gledajući u planine raznih novina. Ko još sebi postavlja pitanja: kako pohraniti dokumente? gdje pohraniti dokumente? Predlažem da se s njima (planinama) pozabavimo jednom za svagda. Članak o tome kako dovesti stvari u red, kako pohraniti dokumente gdje i općenito o sistematizaciji bilo čega.

Dio 1

Ako neko ne zna, onda se ništa u ovom životu ne dešava tek tako. Čak i ako je to slučajno iznenađenje. Jedna naizgled otrcana okolnost, tako mala epizoda, ponekad povlači lanac sudbonosnih događaja. To se i meni desilo. Dakle.

Izgubio sam diplomu više obrazovanje. Ne sećam se kada, gde i pod kojim okolnostima sam ga poslednji put video. Dugi niz godina se nigde ne hvalim time, radim na jednom mestu, nigde me ne biraju. Postoji izvod iz njega, postoje fotokopije, postoji kopija ovjerena kod notara. Nema diplome. Prije mjesec dana sam posebno pregledao sve svoje papire - nisam ih našao. Ali dovedite stvari u red (kako mi se tada činilo). Pre neki dan, kada mi je sinulo da sam ga zauvek izgubila, bila sam jako uznemirena. Uznemiren, kao da je nešto veoma važno zaboravio da uradi. I to s dobrim razlogom, kako se ispostavilo. Zatim je uslijedio niz događaja koji su postali povod za pisanje ovog opusa.

Povlačenje br. 1. Nelogično.

Pošto se bavim copywritingom i ponekad posjećujem freelance berze, gdje sam vidio članak pod nazivom "Preporuke za čuvanje dokumenata". Nešto mi je palo u glavu. Evo, mislim, upravo ono što mi treba. S obzirom da sam informativni pobornik ove divne stranice za mlade (i ne baš) domaćice, odlučila sam da članak o tome kako pravilno čuvati dokumente ovdje neće biti suvišan.

Najava članka bila je standardna: obećavala je da će biti informativna i zanimljiva, intrigirala je prisustvom kompetentnog teksta, podijeljenog u logične pasuse. Ja sam, kao kupac zagrejan okolnostima, kupio. Članak je bio jeftin. Za one koji nisu upoznati, cijeli tekst članka mogu pročitati tek nakon što ga plate, što sam i učinio za minut.

Sam tekst me je na prvu iznenadio. Čista nepismenost je koegzistirala s potpunom glupošću. Iskreno govoreći, nisam osoba koja živi u zatočeništvu iluzija, znam dosta o ljudima i rad na polju zapošljavanja me je spasio od ružičastih naočara. Ali ni ja nisam znao da na ovom mjestu ljudi mogu “prodati” takve stvari. U principu, ovdje bi bilo moguće smjestiti cijeli tekst, vjerujte, isplati se. Ali, neću da zloupotrebljavam i molim sa samo nekoliko fraza. “Često, kada pokušavaju pronaći dokument, ljudi moraju dugo tražiti prave papire.” Ne možete se raspravljati, kada pokušavate pronaći, morate tražiti. "Male fascikle u obliku koverte i nekoliko bušilica također će biti potrebni." Krutyak. Da su to samo "probijači rupa", odlučio sam da je to samo greška u kucanju, ali nekoliko! “Dalje, još lakše - samo uzmite bušilice i probušite koverte.” “Osim toga, zahvaljujući obliku koverti, lako možete izvući potrebne papire. Neće biti potrebe da izvlačite štap iz ringa.” Bez komentara. I u zaključku: “Dobra je opcija da dokumente držite kod rodbine.” Savjet je sumnjiv, ne znam koliko je ljudi spremno da ga iskoristi.

Kupio sam tako smiješan članak za peni, ali dobio sam dvadeset dolara vrijedne radosti, ni manje ni više.

Retreat #2. Logično.

Dakle, pošto bi objavljivanje članka u ovom obliku predstavljalo vrhunac nepoštovanja prema vama, dragi čitaoci, odlučio sam da sam pogledam temu i napišem članak. Bez odlaganja, istog dana sam otvorio Google pretraživač i ukucao frazu "Kako pohraniti dokumente". Bila sam preplavljena obiljem svih vrsta savjeta, videa i fotografija. Pošto sam proveo oko dva sata na recenziji, želim da vam kažem sledeće: internet je užasna stvar, svi kradu jedni od drugih ne samo teme i fotografije, skoro svuda postoji solidno jeftino prepisivanje. I to je užasno. Inače, tekst koji sam kupio, iako u adekvatnijoj verziji, upoznao sam na još tri sajta. Ne znam ko je koga udario.

Manje-više zanimljivi sajtovi i blogovi na ovu temu počeli su mnogo dalje od prvih redova u Google-u. Znaj (!). Neki su mi se čak i svideli. Na primjer, ovaj http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Odmah se vidi da se radi o bistroj, poštenoj i kreativnoj osobi. Moje ime je Masha. No, većina članaka na temu skladištenja papira, kako mi se činilo, uglavnom je motivacijske prirode. Ali i ovo je dobro.

Retreat #3. Lični.

Ako su u blizini dvije radnje, jedna sa modernom, lijepom odjećom i sa velikim sniženjima, a druga dopisnica, prvo ću otići u drugu. Jer obožavam prodavnica kancelarijskog materijala s. Duša od papira. Ovo je da bude jasno gdje imam toliko materijala za pisanje kod kuće. Ali, uprkos tome, moji papiri, uključujući i dokumente, iako su uvijek ležali na jednom mjestu i činilo se da su čak i razvrstani, ponekad nije bilo lako pronaći ono što vam treba brzo. Sudbina je odlučila da mi da lekciju i sada, za samo dva dana, uradio sam ono što sam odavno trebao.

Osim toga, ponekad pišem članke za lokalne novine, tako da gradska štamparija odavno ima svoju osobu, odatle imam gomilu nasjeckanih mala velicina samoljepila (u kanti su u pakovanjima) koje koristim svuda. Ne znam kako ljudi žive bez njih.

Na osnovu navedenog, odlučio sam da napišem ovo prilično monumentalno djelo. Ovo nije samo recenzija. Ovdje sam pokušao ne samo da generaliziram sve, već i da unesem dosta svog ličnog iskustva, pa, i pogoršao ga emotivnim umetcima. Nadam se da će članak odjeknuti onima koji zbog obilja papira „ne vide belo svetlo“, ne znaju odakle da krenu i kuda da pobegnu, kao i onima koji žele da pronađu neki dokument ili samo komadić papira sa vrednim informacijama u dubini svog stolovi, ormari i kutije. Naravno, za sve dole napisano, autorska prava se ne oslanjaju, ali, vjerujte, ovo nećete nigdje naći. Zato samo napred.

Glavne faze na putu do narudžbe

Nikada nećete dovesti u red svoju kuću

ako počistiš.

Marie Kondo

Procijenite razmjere katastrofe

Prvo morate pronaći površinu na koju će stati svi papiri. Definitivno će vam trebati sto, a možda i ne jedan ili tabure, prikladna je i sofa, ili je bolje da sednete na pod. I razmislite o tome koliko dugo može potrajati za raščlanjivanje. Ako shvatite da ne možete savladati analizu u jednom trenutku, bolje je da ponovo zakažete događaj. A najvažniji uslov je da se niko ne meša.

Papiri svih pruga - na hrpu!

Na pripremljeni mostobran smjesta rasporedite sve što ste planirali. Na primjer, ako je sve u redu sa fotografijama ili receptima, neka leže dalje, ne dirajte ih. Zašto raditi dodatni posao!

Retreat #3 Emocionalni.

O devojke, sretno. Pa niko o tome ne piše bolje od mene. Zašto? Oni pametni neće gubiti vrijeme opisujući kako pohranjuju papire (mislite na know-how), a ostali jednostavno nemaju dovoljno papira da ponude nešto razumno. Ukratko, čitajte dalje.

Da budem iskren, da ga nisam pročitao nedelju dana ranije i da nisam pogledao (i kakvo ime!), ne bih započeo tako veliki događaj. I svakako, ne bi bilo razloga za ovaj članak. Pristup poslu, principi i metode koje je Marie predložila u svom bestseleru naišli su na živ odjek u mojoj duši. Iako priznajem, nikad nisam bila opsjednuta čišćenjem, a sada ne razumijem perfekcioniste raznih kalibara koji rasipaju mladu energiju na takve dosadne stvari. Ali, poštujem i volim red.

Tako Mari piše: “Čišćenje je poseban događaj koji se dešava jednom u životu.”Čudna i ništa manje kontroverzna izjava. Čini se da su Japanci malo drugačiji. Ako u kući živi više od dvije osobe, vjerovatno je da se neće svi pridržavati stroga pravila. Ali tome je potrebno težiti. Jednom zauvek je sve stavio na svoje mesto, a onda ostaje samo da sve stavi na svoje mesto.

Teško je povjerovati, ali ovo čišćenje je za mene bio pravi praznik, a sigurno, nikad prije nisam čistila ovako. Svoje stanje uma mogu uporediti sa pripremom za Uskrs ili Novu godinu 31. decembra. U svakom slučaju, radosni osjećaj budućeg praznika obuzima dušu i stvarate bez osjećaja umora. Da, nisam rekao da se sve ovo dogodilo u pozadini besmrtnih kreacija Škorpiona. "Ljubav, ljubav će nas održati u životu" - kaže Klaus Meine dugi niz godina, što znači "ljubav, ljubav će nas održati u životu". Da parafraziram: red, i samo red, će nas održati u životu.

Očigledno je da svaka hartija od vrijednosti zahtijeva izuzetno pažljiv i pažljiv odnos. Uostalom, njihovo slučajno oštećenje ili gubitak prepun je daleko od ružičastih posljedica. Iscrpljujuće trčanje po vlastima kako bi se obnovila njegovana svjedočanstva i potvrde ne samo da može oduzeti puno vremena osobi, već i prilično istrošiti živce. U ovom članku ćemo vam reći kako pohraniti dokumente kod kuće.

Odabir pravog mjesta

Kada tražite optimalno skrovište za papire, prije svega morate se voditi principom sigurnosti. Važno je voditi računa da dokumenti ne budu oštećeni i skriveni od očiju stranaca, bilo da se radi o zaposlenima ili lopovima. Ako u kući ima male djece, papiri stavljeni u donju ladicu stola mogu biti ofarbani ili pocijepani od strane mladih vrpoljaca. Stoga bi u ovom slučaju trebalo odabrati najnepristupačnije mjesto za keš memoriju. Sef, mezanin ili gornja polica polica za knjige prilicno dobro stoji.

Prikladno je reći da desktop neće biti najsigurnije mjesto za pohranjivanje dokumenata. Slučajno prolivena kafa ili neočekivano promaja koji teče vrlo je vjerovatno da će dovesti do oštećenja vrijednosnih papira. Osim toga, dokumentacija koja se nalazi na vidnom mjestu odličan je nalaz za provalnika koji se pojavio. Jedini izuzetak su kutije sa ključem ili sa tajnim dnom. Međutim, ako želite izdvojiti njihov sadržaj, to također neće biti teško. Zato bi vlasnik stana trebao temeljito razmisliti o pitanju gdje pohraniti dokumente kod kuće.

Ipak, ne treba biti previše sofisticiran pri uređenju odgovarajućeg "skloništa" za papire. Uostalom, odabrano mjesto treba biti ne samo sigurno, već i dostupno vlasniku. Složite se da su situacije različite i da ponekad vrijedni dokumenti mogu biti potrebni u najneočekivanijem trenutku. U slučaju požara, zemljotresa ili bilo koje druge vanredne situacije, bukvalno svaka sekunda je bitna. Potraga za kompromisom između sigurnosti i dostupnosti je, iako prilično teška, ali sasvim rješiva. Ovdje u pomoć posebno opreznim ljudima priskaču moderni funkcionalni predmeti interijera opremljeni posebnim cache. Njihova kategorija uključuje police sa fiokama, sefove za knjige, replike utičnica i druge nezgodne uređaje (fotografija).

Načini skladištenja dokumenata

Nepotrebno je reći da se papiri moraju održavati u redu. Inače će potraga za određenim dokumentom oduzeti puno dragocjenog vremena od osobe. Mnogi od nas svakog mjeseca prolaze kroz hrpe iste vrste listova, pokušavajući pronaći novi račun među davno plaćenim računima. Detaljan pristup distribuciji radova pomaže u rješavanju ovog problema. Kao primjer, uzmimo najviše dobre ideje i načini čuvanja dokumenata.

U folderima

Najbolje rješenje bi bila kupovina proizvoda na prstenovima, koji stane u impresivan broj datoteka sa papirima (fotografija). Većina ovih fascikli ima format A4, koji je najprikladniji za čuvanje sertifikata, potvrda, ugovora, dokumenata o nekretninama itd. Ako želite, nabavite nekoliko tankih kancelarijskih materijala dizajniranih za svako polje delatnosti. Zalijepite bilješke na fascikle s natpisima „posao“, „porodica“, „stanovanje“, „banka“, uvelike možete olakšati svoj zadatak pronalaženja potrebnog papira. Takođe bi bilo korisno uključiti u prvi fajl kompletan spisak dokumenata sa naznakom stranica njihove lokacije. Potvrde i čekove preporučljivo je zalijepiti na listove formata A4 prije stavljanja u fasciklu.U tom slučaju treba fiksirati samo gornji lijevi ugao kako ne bi došlo do oštećenja dokumenata.

Dostojna alternativa obimnoj fascikli je posebna aktovka s mnogo pretinaca, koja se može kupiti u bilo kojoj prodavnici pisaćica. Takvi uređaji su predstavljeni u širokom spektru dizajna, od strogog klasičnog do elegantnog ženstvenog. Odabrati onu koja vam se sviđa neće biti teško. Jedini nedostatak fascikle za aktovku leži u nemogućnosti okretanja stranica i slobodnog pregleda dokumenata. Dakle, kako bi osigurali vlastitu pogodnost, vlasnik "sigurnosnog depozita" morat će se pobrinuti za odgovarajuće natpise i bilješke. ilustrativni primjer Postavljanje dokumenata u fasciklu aktovke predstavljeno je u videu:

U foto albumima

Koliko god se činilo iznenađujuće, takav pribor s magnetskim listovima može obavljati i druge funkcije osim pohranjivanja prigodnih slika. Na primjer, u njih možete staviti potvrde o plaćanju, za fiksiranje kojih ne morate koristiti ljepilo. Osim toga, svaki list ima mjesto za natpise i bilješke, što je također vrlo zgodno.

U kovertama

Papirni "džepovi" su najprikladniji za čuvanje starih računa, čekova i ostalih papira koje je vrijeme da pošaljete u arhivu. Takvi dokumenti su vrlo rijetko korisni, ali mnogi ipak ne riskiraju da ih bace. Ako napravite odgovarajuću oznaku na koverti, možete je bezbedno staviti u krajnji ugao fioke ili police.

u kutijama

Mogu pohraniti gotovo sve, a dokumenti nikako nisu izuzetak. Međutim, nasumično pohranjivanje papira unutar kartonskog kontejnera dovest će do problema povezanih s njihovim kasnijim pretraživanjem. Stoga, prije stavljanja dokumenata u kutiju, bilo bi korisno da ih rasporedite u zasebne mape ili multiforme, ovisno o namjeni. Što se tiče pasoša, diploma i drugih nestandardnih papira u tvrdim koricama, bolje je imati posebnu debelu kovertu za njih. Inače, danas postoji vrlo zgodan pribor napravljen u obliku ormarića za datoteke sa separatorima (fotografija). Neki od njih se mogu zaključati i koristiti kao sef.

• Dokumente treba čuvati dalje od vode i sunčeve svjetlosti kako bi se spriječilo oštećenje ili blijeđenje.
• Bilo bi korisno imati fasciklu sa fotokopijama svih važnih papira, a zatim je prenijeti rođacima koji žive odvojeno ili smjestiti u ćeliju banke. Više moderno rešenje podaci će se prenijeti na posebno kupljenu flash karticu. Ovo će pomoći osobi da brzo vrati originale izgubljene kao rezultat hitne situacije (požar, poplava, krađa, itd.).
• Ne biste trebali držati ambulantnu karticu kod kuće, jer je to kršenje zakona Ruske Federacije. Kao pravni dokument, treba ga čuvati u registru, a ne u rukama pacijenta.
• Budući da su papirni računi skloni blijeđenju, preporučuje se da ih fotokopirate prilikom velikih kupovina.
• Vrijedno je početi sortirati papire odmah iz poštanskog sandučeta. Nema potrebe pohranjivati ​​beskorisne letke, besplatne novine s malim oglasima i vizit karte kod kuće - bolje je odmah ih poslati u kantu. U nedostatku slobodnog vremena, korisne papire treba staviti na kutiju ili fasciklu s dokumentima, obećavajući sebi da ćete odvojiti nekoliko minuta tokom dana da ih sortirate. Nakon što ste primili pozivnicu za događaj ili obavijest o paketu poštom, preporučuje se da napravite odgovarajuću zabilješku podsjetnika u dnevniku.
• Da bi se dokumenti pojednostavili, potrebno ih je revidirati najmanje jednom godišnje. Istovremeno, svaki papir treba ocijeniti samo jednom, ili ostaviti ga za skladištenje ili ga odmah baciti.

Dakle, odgovor na pitanje kako pohraniti dokumente kod kuće ovisi o ukusu i preferencijama osobe. Ako su neki ljudi ograničeni na obične kartonske kutije, onda drugi kupuju skupe sefove ili čak opremaju lukava skrovišta u stanu. Na ovaj ili onaj način, važni papiri trebaju biti na dostupnom i pogodnom mjestu za vlasnika. Ne zaboravite i na održavanje reda u dokumentima. racionalna distribucija papiri u zavisnosti od njihove namjene i redovne revizije pomoći će da se izbjegnu problemi povezani s dugotrajnom potragom za potrebnim informacijama.

„Na kraju, red, i samo red, stvara slobodu. Nered stvara ropstvo"
Charles Peguy

Ovim člankom otvaram novu sekciju na sajtu - "Hajde da dovedemo stvari u red!"
Ovdje ćemo objavljivati ​​članke o uređenju, optimizaciji i zasipanju prostora oko nas - kod kuće, radnog ureda, elektronskog prostora (računar i sl.), papira, garderobe itd.

Julia Morgenstern, u svojoj knjizi Inside-out Self-Organization, tvrdi da se ljudi okružuju haosom jednostavno zato što nisu naučili biti organizirani. Biti organizovan je jednostavno vještina koja se može i treba naučiti.

Algoritam za naručivanje kućnih dokumenata

1. Popis svih papira.
U ovoj fazi sakupite sve dokumente dostupne u kući na jednom mjestu i razvrstajte ih u dvije grupe:
-smeće - pošaljite u kantu za smeće (nebitne informacije, istekli su rokovi, nemaju vrijednost itd.)
-važno i neophodno - treba zadržati.
2. Sortiranje po kategorijama.
Dokumenti koje smo ostavili na čuvanje razvrstani su u kategorije:
-finansijska dokumenta (računi za komunalije, kreditna dokumenta, porezi)
- imovina (pokretna i nepokretna: dokumenti za stanovanje, zemljište, automobil i sl.)
-lična dokumenta ili dokumenti članova porodice (pasoši, potvrde o osiguranju, diplome, nagrade, zdravstvene isprave itd.)
-uputstva, pasoši, računi i garancije za kupljenu robu
-dokumente o oblastima aktivnosti (hobiji, održavanje domaćinstvo, obuka, razvoj, itd.)
U slučaju velikog obima dokumenata u jednoj od predloženih kategorija, moguće je izdvojiti posebne potkategorije. Na primjer, ako porodica ima puno medicinskih ili obrazovnih dokumenata, bolje je organizirati posebnu kategoriju "Medicina", "Obrazovanje", "Portfolio" itd.
Tako sam u svojoj verziji izdvojio dokumente koji čine portfolio članova moje porodice (nagrade, sertifikati, itd.) u posebne kategorije skladištenja
3. Kupovina kancelarijskog materijala i izrada sistema za skladištenje dokumenata.
Nakon sortiranja dokumenata postaje jasan volumen koji treba pohraniti. Postavlja se pitanje: "Kako najbolje organizirati skladištenje dokumenata?"
Sistem za skladištenje mora da ispunjava uslove:
-prihvati potrebnu količinu dokumenata;
-Lako se postavlja i vadi neophodan dokument iz sistema.

“Glavno pravilo: vaš sistem za skladištenje treba da bude jednostavna biblioteka, a ne podsetnici na akcije, projekte, prioritete” David Allen

Slijedeći ovo pravilo, podsjetnici na plaćanje računa ili obradu određenih dokumenata trebali bi biti ugrađeni u vaše dnevnike, a ne u sistem arhiviranja dokumenata.

Do danas je asortiman kancelarijskog materijala za skladištenje dokumenata veoma širok. Za sebe sam se odlučio na fascikle za skladištenje sa dva prstena i fascikle za koverte, koje olakšavaju stavljanje dokumenta i vađenje iz fascikle.

4. Organizirajte dokumente u kategorije.
Obradio sam dokumente u svakoj kategoriji: odvojeni dokumenti su raspoređeni u foldere, koji su kombinovani u fasciklu pomoću disk jedinice sa nazivom određene kategorije.
Na svakom folderu sam napisao šta se tačno nalazi u njemu. Dodala je rokove i druge podsjetnike u svoj dnevnik.

5. Prevod dokumenata u elektronski oblik.
Danas je sve relevantnije pohranjivanje informacija u elektronskom formatu. Ovo smanjuje vrijeme za pristup informacijama (nema potrebe za preturanjem po fasciklama), omogućava pristup informacijama koje nisu vezane za određenu lokaciju za skladištenje dokumenata.
U završnoj fazi organiziranja dokumenata, postavite sebi pitanje: koje dokumente mogu pohraniti elektronski bez ugrožavanja dostupnosti ovih informacija?
Za sebe sam odlučio da finansijske dokumente za online plaćanja od sada zadržim samo u elektronskom obliku.

Preveo sam sve vrste radova o hobijima i aktivnostima u bilješke u Evernoteu (Evernote). Na primjer, baštenski papiri zauzimali su pristojnu količinu prostora i čuvali su se u fascikli. Bile su to i rukom pisane beleške i štampani dokumenti, slike itd. Sva ova masa je još jednom revidirana za svoju vrijednost i izdata u bilješkama, objedinjena u jednu bilježnicu u Evernoteu (Evernote). Sada su mi ove informacije dostupne ne samo kod kuće, već i na bilo kojem drugom mjestu, što je povećalo moju sposobnost korištenja informacija.

Od recepti Ranije sam se riješio papirologije, pisao o tome. Sada se sve više recepata postavlja i u Evernote (Evernote). Korisni materijali o zdravom načinu života i ličnom razvoju takođe prevedeno u elektronski oblik.

Skenirao lična dokumenta u svrhu promptne obrade usluga i stavio ih na eksterni medij (removable disk).

Stepen prelaska na skladištenje informacija u elektronskom obliku, svako mora da odluči za sebe, u zavisnosti od svojih preferencija i mogućnosti. Iz vlastitog iskustva mogu reći da je korištenje digitaliziranih dokumenata također vještina koja se može obučiti i da donosi mnoge dodatne pogodnosti u naše živote. Ali ovo je posebna tema za diskusiju...

Bit će mi drago ako moje iskustvo postane i TVOJA ODLUKAživotni zadaci!

Mnogi psiholozi tvrde da svi poslovi u poslu direktno zavise od reda na vašem radnom mjestu. Na svakom je da odluči da li je takva tvrdnja tačna, ali niko se neće sporiti s činjenicom da ljepota i funkcionalnost desktopa već čini bilo koji posao uspješnim. Stoga, gdje god izgradite svoje radni prostor(znači koja prostorija u kući), uvijek obratite pažnju i na najsitnije detalje.

Za pohranjivanje raznih sitnica možete koristiti razne stvari koje možete kupiti u trgovinama ili napraviti sami. Evo nekoliko primjera takvih detalja - kutije za dokumente, držači i stalci za papire i razglednice, naljepnice, tegle i čaše za kancelarijski materijal i još mnogo toga.

Stalak za notes

Red na radnom mestu

Detalji kućne kancelarije

Stalak za razglednice

Skladištenje malih stvari

Kutije za papire i dokumente

Skladište za ručnice

Držač papira

Dokumentacija

Statističari su utvrdili da potrošimo oko 140 sati godišnje u potrazi za pravim dokumentom. Stoga zapamtite glavnu stvar - svi dokumenti moraju biti pohranjeni u mapama! Na primjer, datoteke sa dokumentacijom za mjesec dana mogu se staviti u perforirane foldere. Ali već tromjesečne mape je lako pohraniti u segregatore ili, kako ih još zovu, arhivske mape. Godišnje ih ima samo četiri. Veličine i boje birajte po svom ukusu (A4/50, A4/75, A5/50, A5/75 itd.) Takve fascikle zauzimaju dosta prostora i najbolje ih je odložiti negdje na gornjim policama iznad stola. Što se tiče dokumenata koje ćete koristiti svaki dan, bolje je da ih držite blizu sebe. Ovdje dolaze ladice za papir. Oni su vertikalni i horizontalni, plastični, drveni i metalni. Manje prostora zauzimaju, naravno, okomito.

Čuvanje papira i olovaka

Dokumenti u kutiji

Gdje pohraniti dokumente

Ideje za dokumentaciju

kancelarijska sitnica

Takve sitnice kao što su olovke, markeri, spajalice, heftalice, naljepnice itd. također nose nered i neugodnost. Zapamtite koliko je vremena potrebno da pronađete olovku prave boje ili marker za pisanje. To će pomoći posebnim posudama za spajalice i čaše za olovke. Povoljna opcija bi bio organizator spinnera, koji prikuplja sve male predmete. Međutim, možete pobijediti originalnije i napraviti nekoliko "kovčica" za spajalice, spajalice, ljepljivu traku i drugo. sitni dijelovi. Ali pribor za pisanje rasporedite u čaše, koje možete sami napraviti ili kupiti u prodavnicama pisaćih materijala.

Office na desktopu

Čaše za olovke

Dopisnica

Tegle za olovke i olovke

Bilješke, naljepnice, kalendari

Također na stolu uvijek postoji gomila malih bilješki, papirića sa brojevima telefona, reklama, kalendara i tako dalje. Brz i lak način da se riješite takvog "smeća" je kupovina posebne ploče za podsjetnike. Može biti magnetni marker, a možda i pluta. Prva je, naravno, isplativija opcija (ne u smislu cijene, već u smislu pogodnosti), ne samo da možete objesiti potrebne informacije na nju, već i brzo zapisati broj telefona, adresu ili napraviti neke skice. On pluta ploča sve iste numeričke bilješke, vizit karte i naljepnice se jednostavno bodu.

Naručite na desktopu

I naravno, desktop. U zavisnosti od oblasti u kojoj se nalazi vaše radno mesto i potrebno je da izaberete sto. Može biti kvadratna, jednostavna pravokutna ili kutna. Glavna stvar je da ima puno odjeljaka i polica. Idealnom opcijom može se smatrati sto sa četiri ladice i dva mini sefa. Ako količina kutija dozvoljava zoniranje, samo naprijed! Razbijte ih u ćelije za fakture, fakture i druge potrebne komade papira. Odlična opcija bi bila dvostruko dno crtač. Tamo se mogu sakriti bilo kakvi strogo povjerljivi dokumenti i materijali, a ni poreznici ih nikada neće iskopati.

Ne zaboravite na različite kuke, koje su ponekad toliko potrebne za torbe i pakete. Ako takvu sitnicu nisu predvidjeli proizvođači uredskog namještaja, onda ih je lako popuniti sami na bilo kojem mjestu koje vam odgovara.

Kanta za otpatke

Veoma neophodna stvar za kreativni rad to je kanta za smece. Može se instalirati kako u bilo kojem kutu u blizini radne površine, tako i direktno na samom stolu. Postoje posebne male kante koje imaju zapreminu ne više od dva litra. Kanta za smeće može biti okruglog, kvadratnog ili čak trokutastog oblika. I na kraju, još primjera uspješne organizacije skladištenja i reda na radnom mjestu kod kuće.

Red na radnom mestu

Studija

Workplace blizu prozora

Kompaktna kućna kancelarija

Kućna kancelarija pored prozora

mini ured kod kuće

Ideje za kućnu kancelariju

Kućna kancelarija djevojke

Svidio vam se članak? Podijelite na društvenim mrežama!