Zbatimi i sistemeve të menaxhimit elektronik të dokumenteve (EDMS) në një organizatë kërkon përpjekje shtesë nga punonjësit në fazën e zbatimit dhe funksionimit, por lejon rritjen e efikasitetit të punës.

Shtrirja e punës për prezantimin e EDS-së Boss-Referent varet nga nevojat dhe tiparet dalluese personale të organizatës dhe, si rezultat, aftësia për të përdorur opsionet standarde që lejojnë:

• 1. Organizimi i një arkivi të përbashkët skedarësh, me mundësinë e ndarjes së të drejtave;
• 2. organizon punë kolektive për dokumentin dhe të dhënat e dizajnit;
• 3. të zbatojë një kërkim të shpejtë për informacionin e nevojshëm;
• 4. shpërndajnë burimet;
• 5. monitoron zbatimin e aktiviteteve të fokusuara në dokument, sipas planit;
• 6. të sigurojë sigurinë dhe ndarjen e të drejtave të aksesit në dokumente dhe të dhëna të projektimit;
• 7. merr raporte që përcaktojnë gjendjen aktuale të pasojave të punës, të dhëna statistikore;
• 8. kontrollon kryerjen e punës në dokument dhe plan.
• 9. Procesi i prezantimit të EDS tradicionalisht zhvillohet në 6 faza.

Pikat kryesore për prezantimin e rrjedhës së dokumenteve:

• 1. Mbledhja e të dhënave për proceset e biznesit që do të automatizohen, zhvillimi i dizajnit teknik (projektimi teknik), koordinimi i tij dhe miratimi nga Klienti.
• 2. Zhvillimi i EDMS, SUPD në përputhje me kërkesat e TP (personalizimi i produkteve softuerike bazë dhe zhvillimi i moduleve shtesë, integrimi me sistemet ekzistuese në kompani).
• 3. Trajnimi i administratorëve të sistemeve të menaxhimit elektronik të dokumenteve.
• 4. Blerja dhe shpërndarja e komponentëve bazë të EDMS.
• 5. Vënia në punë e EDMS dhe trajnimi i përdoruesve.
• 6. Mbështetje për zbatimin e EDMS në procesin e operimit pilot dhe industrial.

Që EDMS "Boss-Referent" të funksionojë plotësisht, organizata duhet të ketë softuerin dhe harduerin e nevojshëm.

Le të shqyrtojmë kërkesat për pajisjet e nevojshme për funksionimin e EDMS.

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve do të jetë i dizajnuar për dhjetë përdorues, që do të thotë se do t'ju nevojiten 10 PC me Windows XP ose më të lartë, me aftësi për të hyrë në internet. 1 server në të cilin do të instalohet programi. Të gjitha stacionet e punës së klientit dhe serveri duhet të jenë të lidhur me një rrjet lokal. Në mënyrë të ngjashme, vendet e punës duhet të pajisen me pajisje skanimi dhe printera.

Tabela 3 Kërkesat minimale për kompjuterët e serverëve

Tabela 4 Kërkesat minimale për stacionet e punës

VMO Tverskoye ka të gjithë softuerin dhe harduerin e nevojshëm, kështu që do t'ju duhet vetëm të blini dhjetë licenca për stacionet e punës.

Pikërisht në këtë moment, prezantimi i teknologjive të avancuara të informacionit, pavarësisht diapazonit të larmishëm dhe uljes së rregullt të tarifave, mbetet një projekt i shtrenjtë. Si rezultat, një pyetje e rëndësishme është nevoja për të vlerësuar fizibilitetin e prezantimit të projektit. Për të vlerësuar produktivitetin ekonomik, janë zhvilluar një sërë metodash që mund të ndahen në 3 kategori:

• - metodat tradicionale financiare që përfshijnë përcaktimin e treguesve të tillë si vlera aktuale neto (NPV), atraktiviteti ekonomik (EVA), kostoja totale e pronësisë (TCO) dhe të tjerë;
• - metodat cilësore të vlerësimit, kryesore prej të cilave janë kartela e balancuar e rezultateve, ekonomia e informacionit;
• - metodat e vlerësimit probabilist: çmimi i drejtë i opsioneve, ekonomia e informacionit të aplikuar, etj.

Kostoja totale e pronësisë (TCO) është një metodologji e krijuar për të përcaktuar kostot e sistemeve të informacionit, të llogaritura në të gjitha fazat e ciklit jetësor të sistemit. Modeli TCO ju lejon të reduktoni kostot dhe të përmirësoni efikasitetin e investimeve në teknologjinë e informacionit.

Në vlerësimin e efikasitetit, ne do të përdorim modelin e llogaritjes dhe analizës së TCO nga Gartner Group. Kostoja totale e pronësisë së IP përbëhet nga kosto fikse dhe të vazhdueshme.

Kostot fikse përfshijnë:

• - kostoja e blerjes fillestare të softuerit;
• - zhvillimi dhe zbatimi i projektit.

Kostot aktuale përfshijnë:

• - menaxhimi i sistemit;
• - mbeshtetje teknike
• - arsimimi;
• - ndihmë dhe cilësime shtesë;
• - Faktori Futz.

Modeli i Grupit Gartner sugjeron përqindjet e mëposhtme të rëndësishme të secilit prej zërave të shpenzimeve të mësipërm në lidhje me koston totale.

• 1) investime kapitale - 21%;
• 2) menaxhimi i sistemit - 12%;
• 3) mbështetje teknike dhe përditësime - 21%;
• 4) aktiviteti i përdoruesit - 46%.

"Menaxhimi i sistemit" këtu i referohet kostove të administrimit të serverëve dhe komponentëve të tjerë të kompleksit kompjuterik, dhe kostoja e ofrimit të punës së përdoruesit pasqyrohet në konceptin e "aktivitetit të përdoruesit". Meqenëse kjo kategori kostosh ka peshën më të madhe në koston totale, le të hedhim një vështrim më të afërt se çfarë përfshin:

• 1) ndihmë direkte dhe cilësime shtesë - 11%;
• 2) mësimi joformal - 12%;
• 3) zhvillimi i aplikacionit - 14%;
• 4) puna me të dhëna - 15%;
• 5) trajnime formale - 18%;
• 6) faktor futz-30%.

Siç vijon nga struktura e kostos së pritshme, është e mundur të llogaritet kostoja totale e pronësisë së EDS Boss-Referent për menaxhim (Tabela 5). Investimet kapitale përbëhen vetëm nga çmimi i Programit dhe paga e një profesionisti prezantues (dy prej tyre duhen për të përfunduar prezantimin në 1 muaj), për arsyet e mëposhtme, pajisjet e nevojshme të serverit, rrjetet kabllore dhe hardueri janë tashmë. prezente.

Çmimi i një licence për një vend pune është 6700 rubla, e cila është e nevojshme për 10 punëtorë. Futja e sistemit do të zbatohet nga kompania e IT-së, për arsyet e mëposhtme, kjo kompani konsiderohet si partner i përgjithshëm i shoqërisë BOSS-Referente dhe bën propozime për futjen e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve, mbështetje për zgjidhjet e krijuara dhe trajnimi i përdoruesve.

Tabela 5 Kostoja totale e pronësisë së Boss-Referent EDMS për VMO Tverskaya

Emri i artikullit të shpenzimeve	Për 1 vit, fërkojeni.	Për 2 vjet, fshij.
Kostot fikse:
1. Investimet kapitale - Kostoja e softuerit - kostoja e punës për një specialist për të zbatuar sistemin	67000 60000
Shpenzimet aktuale:
1. Menaxhimi i sistemit
2. Mbështetje teknike dhe përditësime
3. Aktiviteti i përdoruesit:
Ndihmë dhe cilësime shtesë
Arsimi
Puna me të dhëna
Zhvillimi i Aplikacionit
Faktori Futz
Gjithsej për dy vjet:

Kështu, kostoja e posedimit të sistemit për vitin e parë do të jetë 604,760,8 rubla, për të dytin - 477,760,8 rubla. Kostoja totale e pronësisë për dy vjet është 1,082,521.6 rubla.

Modeli i kostos totale të pronësisë ju lejon të shihni strukturën e kostos së prezantimit të një produkti informacioni. Tabela tregon se një pjesë e konsiderueshme e kostove bien në shpenzimet korente dhe konkretisht në faktorin Futz. Duke marrë parasysh këtë, do të jetë e nevojshme të gjenden mënyra për të ulur koston e përgjithshme të pronësisë, dhe konkretisht, është e mundur të shpenzohen më shumë para për trajnimin e personelit, si rezultat i së cilës do të zvogëlohet vlera e faktorit futz (pasi do të ketë më pak dështime operacionale për shkak të faktorit njerëzor).

Aktualisht, gjatë punës së biznesit, shfaqen shumë dokumente që do të duhet të ruhen diku, të përpunojnë informacionin që përmbahen në to, të marrin vendime në bazë të dokumenteve të fituara dhe në mënyrë të ngjashme të kenë akses të shpejtë në to, gradualisht. Prandaj, drejtpërdrejt, për një organizatë, çështjet e optimizimit të rrjedhës së dokumenteve dhe kontrollit të përpunimit të informacionit janë të një rëndësie kyçe. Progresive EDMS janë gati për të bërë të gjitha këto. Me ndihmën e zbatuar në kompaninë EDMS, humbjet do të reduktohen:

• - financiare;
• - e përkohshme.

Do të ketë një ndryshim në disa karakteristika të tjera:

• - përmirësohet cilësia e parandalimit;
• - përmirësohet kontrollueshmëria;
• - vendimmarrja më e shpejtë dhe cilësore.

Me ndihmën e sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteve "Boss-Referent" do të zgjidhen detyrat e mëposhtme:

• -regjistrimi i dokumenteve hyrëse dhe dalëse;
• -shikimi dhe redaktimi i dokumenteve;
• -ruajtje e centralizuar e sigurt e dokumenteve;
• - qasje e shpejtë në dokumente duke marrë parasysh të drejtat e përdoruesit;
• - nënshkruajnë dokumentet me nënshkrim elektronik dixhital;
• - kontrolli i versionit të dokumentit;
• -Kërkimi me tekst të plotë të dokumenteve sipas përmbajtjes së tyre;
• -punë ekipore e përdoruesve me mundësinë e koordinimit, miratimit dhe kontrollit të zbatimit të dokumenteve;
• -Rutimi i dokumenteve, i personalizueshëm për çdo lloj dokumenti veç e veç;
• - shkarkim i automatizuar i dokumenteve nga e-mail, skaner dhe faks;
• - llogaritja dhe kontrolli i kohës së punës së punonjësve;
• -qasja në ueb në bazën e informacionit.

Në standardet kombëtare, termi rrjedhje e dokumenteve nënkupton lëvizjen e kontrolluar të dokumenteve të përfunduara. Menaxhimi elektronik i dokumenteve mbulon fazat e përgatitjes së dokumenteve dhe shkëmbimit të pavarur të informacionit përmes rrjeteve kompjuterike.

Gjatë më shumë se njëqind viteve të fundit, në Federatën Ruse është formuar një metodologji e qartë për të punuar me dokumente. Zhvillimi i punës së zyrës përfshin mbajtjen e kartave të regjistrimit dhe kontrollit dhe formularëve dhe revistave të raportimit. Për të siguruar një procedurë të përgjithshme informacioni për përpunimin e dokumenteve, merret parasysh krijimi i shërbimeve speciale: departamentet e menaxhimit të çështjeve, sekretariatet e zyrave. Si rezultat, sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve përfaqësojnë jo vetëm fushën më të rëndësishme të çdo prodhimi, por edhe një përshtatje komplekse të sanksionuar për sa i përket numrit të detyrave të kryera dhe personelit të përfshirë. Dhe gjëja kryesore është që sistemi i menaxhimit të dokumenteve ka një skemë të mirë-krijuar për të punuar me dokumentacionin dhe një organizim lehtësisht të kuptueshëm.

Gjatë shqyrtimit të performancës së prezantimit të EDMS-it të Boss-Referent, u zbulua se kostoja totale e pronësisë do të jetë 1,082,521.6 rubla, kjo është një shumë mjaft e madhe, kështu që është e arsyeshme të zvogëlohet TCO. Ulja e çmimit të pronësisë së përbashkët mund të shërbejë si një ndarje më solide e të drejtave të aksesit të përdoruesve në veprime, duke rritur kostot e trajnimit të personelit dhe do të ndihmojë në uljen e vlerës së faktorit futz.

Sistemi i implementuar i menaxhimit të dokumenteve elektronike do të paguajë veten me kalimin e kohës, pavarësisht kostos së lartë të pronësisë së përgjithshme të sistemit. Falë tij, menaxhimi do të jetë në gjendje të zvogëlojë përdorimin e burimeve të ndryshme dhe të ruajë epërsinë me ndihmën e aftësive të avancuara shumëfunksionale të sistemit "Boss-Referent".

Paraqiten një listë pyetjesh, qëllimesh dhe rezultatesh të sondazheve të procesit, një algoritëm analize, një përshkrim në formën e diagrameve të kuptueshme, rekomandime për zhvillimin e kërkesave funksionale për sistemin dhe përmbajtjen e dokumenteve të projektimit.

Sondazhi i informacionit është një fazë e rëndësishme në optimizimin e institucioneve arsimore parashkollore dhe zbatimin e EDS. Në fund të fundit, cilësia e vendimeve të marra për të optimizuar proceset dhe për të zhvilluar kërkesat për funksionalitetin e EDMS varet drejtpërdrejt nga informacioni i marrë dhe cilësia e prezantimit të tij.

Në këtë drejtim, është e nevojshme t'i përmbahemi parimit kryesor të sondazhit - të merrni informacion të plotë, të besueshëm dhe të përditësuar në lidhje me proceset që planifikohen të automatizohen.

Anketa para projektit

Nga këndvështrimi i një kompanie konsulente që ofron shërbimet e saj në treg për konsulencën dhe zbatimin e EDMS, d.m.th. zbatimi i një EDMS për një analist është e jashtme projekti, anketa para projektit konsiderohet si pjesë e metodologjisë së shitjeve (si një nga fazat e "para shitjes"). Sidoqoftë, pjesa më e madhe e punës në këtë fazë kryhet nga analisti, si dhe në fazën e analizës së parashikuar nga metodologjia e zbatimit. Për këtë arsye, si pjesë e metodologjisë së zbatimit konsiderohet edhe anketa para projektit.

Kryerja e një sondazhi para projektit mund të jetë gjithashtu i dobishëm për analistët që kryejnë punë në zbatimin e EDMS si e brendshme projekti i ndërmarrjes (organizatës), d.m.th. analisti është punonjës i kompanisë ku po zbatohet EDMS.

Skema e rezultateve të anketës para projektit

Golat anketa para projektit janë:

• marrjen e informacionit të përgjithshëm për objektin e zbatimit të EDMS;
• përcaktimi i qëllimeve të zbatimit;
• identifikimi i kërkesave kryesore kryesore për EDMS dhe kufijtë e projektit;
• përcaktimi i gjendjes së përgjithshme të organizimit të rrjedhës së dokumenteve dhe punës në zyrë;
• identifikimi i përdoruesve kryesorë (nëpunës, menaxher, etj.);
• përcaktimi i nivelit të përgjithshëm të kompleksitetit të një projekti të mundshëm;
• vlerësimin e nevojave për migrimin e të dhënave dhe integrimin me softuer të tjerë;
• mbledhja e informacionit të nevojshëm për të përgatitur një Propozim Tregtar efektiv dhe fitues [nëse puna kryhet nga një kompani e jashtme për objektin e zbatimit].

Për të marrë informacionin e nevojshëm në lidhje me projektin, kryhen anketa dhe intervista të përdoruesve kryesorë (Klienti, menaxheri i projektit, drejtuesit e departamenteve, përdoruesit kryesorë).

Shembuj të pyetjeve të pyetësorit, përgjigjet e të cilave do t'ju lejojnë të merrni informacion parësor nga Klienti dhe përdoruesit e ardhshëm të EDMS, janë paraqitur në seksionin "Pyetjet për pyetësorët dhe intervistat".

Si rezultat Inspektimi para projektit kryhet:

• vlerësimi i sasisë së punës së kërkuar për zbatimin e EDMS;
• përgatitja e një raporti për anketën para projektit;
• përgatitja dhe demonstrimi i një prototipi të zgjidhjes (nëse është e nevojshme);
• përgatitja e një propozimi tregtar.

1. Qëllimet dhe objektivat e zbatimit të EDMS;
2. Kufijtë e projektit për zbatimin e EDMS;
3. Informacione të tjera të marra.

Pas kryerjes së një sondazhi para projektit, bëhet e mundur të vlerësohet sasia e punës analitike dhe teknike që do të duhet të kryhet, si dhe çfarë rezultatesh duhet të arrihen.

Si rezultat, është zhvilluar një dokument që përmban një përshkrim të kërkesave bazë për EDMS, kufijtë e projektit dhe informacione të tjera të identifikuara. Nëse sondazhi i informacionit kryhet nga një organizatë e jashtme për Klientin, përgatitet gjithashtu një zgjidhje prototip për demonstrim tek Klienti (nëse është e nevojshme) dhe një propozim tregtar.

Në këtë fazë, bazuar në informacionin parësor të marrë, Menaxheri i Projektit (PM) harton një plan bazë të punës, një strukturë hierarkike të punës (WBS) dhe një Kartë Projekti.

Në këtë fazë, mund të bëhet edhe përzgjedhja e platformës mbi të cilën do të zhvillohet EDMS.

Anketa dhe analiza e informacionit

Duke përdorur rezultatet e Anketës Para Projektit si pikënisje, Anketa e Informacionit sqaron informacionin e marrë më parë, shqyrton dhe përshkruan proceset ekzistuese të biznesit ("siç është") dhe propozon procese të ardhshme, të optimizuara të biznesit ("për të qenë"). siç duhet të jetë”), dhe përshkruan gjithashtu të gjitha modifikimet e nevojshme në sistem për të mbështetur këto procese biznesi dhe ndërfaqe EDMS.

Skema e rezultateve të anketës së informacionit

Golat sondazhi i informacionit janë:

• studimi dhe përshkrimi i saktë i proceseve të biznesit që do të automatizohen;
• përcaktimi dhe përshkrimi i modifikimeve të sistemit, ndërfaqeve, përfshirë. ndërfaqet me sistemet e jashtme dhe mjetet e transferimit të të dhënave nga programet ekzistuese që duhet të zhvillohen dhe zbatohen gjatë projektit;
• zhvillimi i specifikimeve teknike (TOR);
• zhvillimi i rekomandimeve për riinxhinierimin (optimizimin) e rrjedhës së dokumenteve dhe organizimin e rrjedhës së dokumenteve dhe punës në zyrë.

Qëllimi i kësaj faze është të identifikojë kërkesat e klientit për rezultatet e zbatimit, prandaj bashkëpunimi i ngushtë ndërmjet klientit, përdoruesve kryesorë dhe analistit është i nevojshëm gjatë gjithë fazës së anketimit dhe analizës së informacionit. Në mënyrë tipike, Anketa e Informacionit është hapi tjetër pas Anketës Para Projektit dhe përfshin një ekzaminim të detajuar të të gjitha fushave të biznesit që do të preken gjatë projektit, në vend që thjesht të identifikojë fushat kryesore funksionale dhe "aplikacionet vrasëse", si është bërë gjatë Anketës Para Projektit. .

Për të marrë informacionin e nevojshëm, anketat dhe intervistat e përdoruesve kryesorë (Klienti, menaxheri i projektit, drejtuesit e departamenteve, përdoruesit kryesorë) kryhen të ngjashme me sondazhin para projektit, por në një nivel më të detajuar.

Shembuj të pyetjeve të pyetësorit, përgjigjet e të cilave do t'ju lejojnë të merrni informacion nga Klienti dhe përdoruesit e ardhshëm të EDMS, janë paraqitur në seksionin "Pyetjet për pyetësorët dhe intervistat".

rezultatet puna pasqyrohet në dokumentin "Kërkesat Funksionale" (FR) ose Raporti, ose termat e referencës (në varësi të kompleksitetit të projektit).

Dokumenti përfundimtar duhet të përmbajë:

1. Kërkesat funksionale për EDMS;
2. Përshkrimi i ndërfaqeve EDMS;
3. Përshkrimi i proceseve të biznesit;
4. Rekomandime për riinxhinierimin (optimizimin) e rrjedhës së dokumenteve;
5. Informacione të tjera të marra gjatë anketës dhe analizës.

Si rezultat i punës së kryer për organizimin efektiv të punës së zyrës dhe rrjedhës së dokumenteve dhe vendimit të marrë për zbatimin e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve, ekipi i projektit formulon kërkesat për sistemin e automatizuar, harton një listë të proceseve që do të automatizohen, përcakton prioritetet dhe sekuenca e automatizimit të tyre.

Pas përcaktimit të qëllimeve, objektivave dhe kufijve të projektit për zbatimin e EDMS, fillon puna për zhvillimin dhe zbatimin e një sistemi të automatizuar të menaxhimit të dokumenteve elektronike.

Për të automatizuar në mënyrë efektive punën me dokumente, rekomandohet:

1. Bëni një listë të ekzistuesve llojet e dokumenteve Në organizatë
2. Bëni ekzaminimi i çdo lloji dokument (shih më poshtë)*
3. Kompozoni lista e punonjësve përgjegjës për krijimin e dokumenteve (kush krijon çfarë lloj dokumentesh)
4. Kompozoni lista e punonjësve që vizitojnë, nënshkruajnë, miratojnë dokumente (kush, çfarë lloj dokumentesh; kushtet në të cilat kërkohet vizë, nënshkrimi)
5. Bazuar në këto lista krijoni një rrugë të përgjithshme kalimi i dokumenteve me kushte për kalim - algoritmi (operogrami ose skema e rrjedhës së dokumenteve grafike)
6. Përcaktoni të nevojshmen dokumentet e kontabilitetit(raporton): kushtet për krijimin e raporteve dhe format e tyre
7. Përcaktoni se cilat lloje të dokumenteve duhet të vihen nën kontroll (përcaktoni afatet, format e njoftimit, formën e kartës së kontrollit, kushtet për heqjen nga kontrolli)
8. Në bazë të sondazheve hartojnë udhëzime për edukimin parashkollor nëse është e nevojshme
9. Krijo një listë të rasteve(duke treguar periudhat e ruajtjes dhe parimet për formimin e rasteve) nëse është e nevojshme
10. Bëni një listë që pasqyron mekanizmin e aksesit të llojeve të ndryshme të dokumenteve (në varësi të pozicionit)

Ekzaminimi i çdo lloj dokumenti:

• përshkruani teknologjinë e dokumentacionit (përpilimit): një grup detajesh, vendndodhjen e tyre, metodat e plotësimit (nëse është e nevojshme);
• përshkruani format e kartave të regjistrimit dhe kontrollit (RCC): grupi dhe rregullimi i fushave në kartë;
• tregoni kushtet për lëvizjen e dokumenteve (disponueshmëria e nënshkrimeve, vizave, çeqeve, etj.);
• tregoni një diagramë të rrjedhës së dokumentit (rrugë) ose një listë të nënshkruesve kryesorë, nënshkruesve, etj.;
• përshkruani mënyrën e regjistrimit, kodet që u caktohen llojeve të ndryshme të dokumenteve

Pyetje për pyetësorë dhe intervista

Këtu renditen pyetjet që mund të përdoren në pyetësorë ose gjatë intervistimit të përdoruesve gjatë kryerjes së një sondazhi të objektit të zbatimit të EDMS. Pyetjet janë këshilluese. Nuk ka kërkesa të qarta për kryerjen e një sondazhi, ndaj Analisti duhet të jetë kreativ në marrjen e informacionit të nevojshëm, strukturimin dhe shfaqjen e tij.

Duhet të automatizojë procesin e menaxhimit të dokumenteve:
1. Cilat janë synimet afatgjata dhe afatshkurtra të zbatimit të sistemit?
2. Cilat janë kriteret kryesore për suksesin e një projekti të zbatimit të sistemit të menaxhimit të dokumenteve?
3. Në çfarë afati kohor është e dëshirueshme të implementohet sistemi? Cilat janë arsyet e këtyre afateve?
4. Kush është iniciatori kryesor i projektit: në interes të cilit departament apo menaxher (menaxher) është planifikuar të zbatohet sistemi?
5. Cilët janë klientët kryesorë të EDMS (cilat divizione) dhe pjesëmarrësit kryesorë të EDMS?
6. Gjatë zbatimit të sistemit, a po planifikoni një kalim të plotë ose të pjesshëm në teknologjinë pa letra për punën në zyrë dhe rrjedhën e dokumenteve? Përshkruani se si e shihni atë.
7. A ka plane për të përdorur mbrojtjen e informacionit kriptografik dhe sistemet e nënshkrimit elektronik dixhital (CIPF dhe EDS)? Nëse PO, ju lutemi tregoni emrin ose llojin e sistemeve prioritare.
8. Përpunimi, çfarë lloj dokumentesh, formatesh dhe llojesh planifikohen të automatizohen nga sistemi?
8.1. Përshkruani shkurtimisht parametrat kryesorë të secilit prej tyre, tregoni dallimet.
8.2. Vendosni prioritetet tuaja
9. Sa stacione pune janë planifikuar të instalohen njëherësh?
10. Sa vende pune janë planifikuar të lidhen përfundimisht me sistemin (në total)?
11. Në cilat departamente është planifikuar të zbatohet EDMS?
12. Përshkruani përgjegjësitë kryesore funksionale të departamenteve - pjesëmarrësit kryesorë të EDMS.

Çështjet organizative:
13. A ka specialistë teknikë që do të drejtojnë projektin në emër të Klientit?
14. A ka specialistë në institucionet arsimore parashkollore që do të drejtojnë projektin në emër të Klientit?

Pyetje rreth edukimit parashkollor:
15. A ekzistojnë dispozita, udhëzime, rregullore apo dokumente të tjera normative të miratuara që rregullojnë punën me dokumente (përshkrime të rregullave të punës në zyrë dhe rrjedhës së dokumenteve)?
15.1. Sa të pjekur dhe të rëndësishëm janë ata?
15.2. A ka ndonjë plan për t'i ndryshuar ato?
15.3. Nëse ekzistojnë dokumente të tilla, ju lutemi jepini ato për analizë.
16. Nëse nuk ka rregulla të tilla (rregullore, udhëzime, metoda) ose nuk janë relevante, a është e nevojshme të kryhet një studim, përshkrim dhe optimizim i proceseve ekzistuese?
16.1. A ka një kuptim të domosdoshmërisë dhe kohëzgjatjes së veprimeve të tilla?
16.2. Apo ka plane për të automatizuar proceset "siç është"?
16.3. Nëse do të kryhet anketa dhe optimizimi, atëherë përcaktoni fushat e anketimit, qëllimet dhe kriteret e optimizimit.
17. Si realizohet shkresa?
17.1. I centralizuar;
17.2. i decentralizuar;
17.3. Të përziera.
18. Cili departament apo punonjës është përgjegjës për punën me dokumentet?
19. Kush në kompani e organizon punën me dokumente (cili departament)?
20. Cilat funksione (procese, punë) duhen automatizuar për këto lloj dokumentesh? Përshkruani ato (shkurtimisht)
21. Sa është vëllimi i përafërt i rrjedhës së dokumenteve në vit/muaj për çdo lloj dokumenti të specifikuar?
22. Rendisni llojet e dokumenteve për të cilat përdoren formularët dhe shabllonet, puna me të cilat planifikohet të automatizohet?
23. Cilat forma të kontabilitetit dhe regjistrimit përdoren për çdo lloj dokumenti? Përshkruani strukturën e tyre, rregullat e plotësimit, rregullat për gjenerimin e numrave të regjistrimit.
24. Cilat dokumente kërkojnë kontroll shtesë? Përshkruani karakteristikat e tyre dhe kërkesat e kontrollit.
25. Cilat lloje dhe lloje të raportimit duhet të zbatohen për çdo lloj dokumenti?
26. Llojet e punës së kryer për çdo lloj dokumenti. Ndryshimet që ndodhin në një dokument gjatë një procesi biznesi.
27. Përshkruani përgjegjësitë e punës për përpunimin e dokumenteve të punonjësve që janë pjesëmarrës në rrjedhën e dokumenteve.
28. Përshkruani teknologjinë ekzistuese për të punuar me dokumente në një organizatë ose departament:
28.1. procedurën e përcjelljes së përpunimit dhe regjistrimit të dokumenteve hyrëse;
28.2. procedura e menaxhmentit për të shqyrtuar dokumentet e ardhura dhe për të nxjerrë rezoluta;
28.3. struktura e rezolutës;
28.4. procedura e dorëzimit të dokumenteve për kontroll;
28.5. llojet e kontrollit;
28.6. afatet;
28.7. listën e dokumenteve, ekzekutimi i të cilave është subjekt i kontrollit;
28.8. teknologjia e kontrollit të ekzekutimit të dokumenteve;
28.9. procedura e regjistrimit të dokumenteve të pranuara për ekzekutim në njësitë strukturore;
28.10. procedura për heqjen e dokumenteve nga kontrolli;
28.11. procedurën e shqyrtimit të draft dokumenteve nga menaxhmenti, miratimin e tyre nga departamente të ndryshme dhe miratimin;
28.12. procedura e regjistrimit dhe përcjelljes së përpunimit të dokumenteve dalëse;
28.13. procedura për zhvillimin e dokumenteve të brendshme;
28.14. organizimi i ruajtjes së dokumenteve në njësitë strukturore dhe në arkivin qendror të organizatës.
29. Çfarë duhet ndryshuar gjatë punës me dokumente?
30. Cilat forma të kontabilitetit dhe regjistrimit përdoren për çdo lloj dokumenti?
30.1. Përshkruani strukturën e tyre dhe rregullat e mbushjes (nëse ka).
30.2. Rregullat për krijimin e një numri regjistrimi
31. Cilat lloje dhe lloje të raportimit duhet të zbatohen për çdo lloj dokumenti?
31.1. raportet aktuale të zyrës;
31.2. raportet përfundimtare të zyrës;
31.3. raportet e zyrës statistikore;
32. Aftësia për të vendosur dhe gjurmuar lidhjet ndërmjet dokumenteve

Pyetje rreth ruajtjes arkivore:
33. A ekziston një arkiv si njësi strukturore?
34. Kush është përgjegjës për ruajtjen e shpejtë të dokumenteve?
35. A ka udhëzime për ruajtjen e dokumenteve? Nëse keni dokumente rregullatore, ju lutemi jepini ato.
36. A zhvillohet Nomenklatura e Lëndëve (çdo vit)?
37. Cila njësi (zyrtare) është përgjegjëse për hartimin dhe miratimin e Nomenklaturës së konsoliduar të Çështjeve.
38. A bëhet ekzaminimi i vlerës së dokumenteve dhe asgjësimi i dokumenteve?
39. A ekziston një aparat referimi shkencor? Kush po e udhëheq atë? Përshkruani strukturën e tij.
40. A është zhvilluar një politikë për qasje në dokumente, veçanërisht në ato konfidenciale?
41. A ka plane për transferimin e arkivit të dokumenteve “letër” në sistem?
41.1. Ju lutemi tregoni sasinë, formatin dhe llojet e përafërta të dokumenteve.
41.2. A është i shpërndarë gjeografikisht arkivi i dokumenteve? Nëse PO, ku ndodhen vendet e ruajtjes së dokumenteve?
41.3. Specifikoni kornizën kohore të nevojshme për transferimin e informacionit në sistem.
42. Çfarë rregullash zbatohen për shlyerjen e dokumenteve në dosje, transferimin e tyre në arkiv, cilat janë standardet e ruajtjes?
43. Rregullat për të punuar me Nomenklaturën e Çështjeve të Divizionit, strukturën e saj dhe organizimin e ruajtjes së dokumenteve në njësinë, puna me të cilën është subjekt i automatizimit.

Përshkrimi i strukturës organizative:
Për të kryer një vlerësim fillestar të kërkesave, kërkohet informacion në lidhje me strukturën organizative të kompanisë. Përshkrimi i strukturës organizative duhet të jetë një diagram (në Visio, ARIS ose formate të tjera të ngjashme). Një përshkrim teksti është gjithashtu i mundur. Diagrami (ose përshkrimi i tekstit) i strukturës organizative duhet të pasqyrojë:

44. Lista e organizatave të nivelit të lartë (shoqëri administruese, lista e komplekseve, degëve, personave juridikë individualë (për shembull, zyrat e kompanisë), etj.), duke përfshirë:
44.1. emrat e organizatave;
44.2. vendndodhjen gjeografike të organizatave;
44.3. marrëdhëniet ndërmjet organizatave (hierarkia);
44.4. sferat e veprimtarisë së organizatave.
45. Strukturat organizative të organizatave të nivelit të lartë, të cilat duhet të përmbajnë:
45.1. struktura e divizioneve;
45.2. marrëdhëniet e ndërsjella ndërmjet departamenteve;
45.3. funksionet e departamenteve;
45.4. fushat e përgjegjësisë së departamenteve.

Para së gjithash, ne jemi të interesuar për informacione rreth njësive strukturore që do të përfshihen në zbatimin e sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve.

Infrastruktura IT e organizatës:
46. ​​Çfarë mbështetje teknike është në dispozicion: karakteristikat e serverit, faqet e klientëve?
47. A përdoret aktualisht sistemi(et) e informacionit për të automatizuar detyrat aktuale?
47.1. Nëse PO, çfarë veçorish përfshin?
47.2. Me çfarë jeni të pakënaqur/problemet aktuale?
47.3. A ka plane për ta zëvendësuar plotësisht apo pjesërisht?
47.4. Migrimi i të dhënave: si planifikohet të transferohet informacioni i grumbulluar:
- nuk mund të tolerohet
- mbaj me dorë,
- transferimi automatikisht.
47.5. Nëse planifikoni të transferoni automatikisht të dhënat "të vjetra" në një sistem të ri, është e nevojshme të jepni informacion në lidhje me strukturën dhe formatet e ruajtjes dhe të formuloni kërkesat për konvertimin e të dhënave.
48. A kërkohet integrimi me sisteme të tjera?
49. Cili është konfigurimi tipik i stacioneve të punës së klientit (procesori, RAM, sistemi operativ, etj.)?
50. A ka një listë të softuerit standard të instaluar në kompjuterët e zyrës? Nëse PO, ju lutemi jepni këtë listë.
51. Cilat janë karakteristikat e harduerit bazë të serverit?
52. A përdorin punonjësit e kompanisë e-mail të korporatës në punën e tyre të përditshme? Çfarë serveri dhe klienti të postës po përdorni?
53. Specifikoni versionin dhe zhvilluesin e softuerit të serverit të postës elektronike të korporatës.
54. Cila është topologjia juaj e rrjetit:
1.1. A bazohet rrjeti lokal në një domen Windows NT?
1.2. Sa stacione pune janë në rrjetin tuaj lokal?
1.3. A ka një shpërndarje territoriale të rrjetit? Nëse ka:
1.3.1. Cila është shpërndarja e stacioneve të punës ndërmjet degëve (zyrave)?
1.3.2. Sa është kapaciteti i kanaleve të komunikimit ndërmjet segmenteve të rrjetit?
55. A ekziston një server skedar i dedikuar për ruajtjen e dokumenteve? Sa është vëllimi i vlerësuar i dokumenteve të ruajtura në këtë server?
56. A ekziston një strategji për ruajtjen e informacionit të pastrukturuar (PC, serverë të dedikuar skedarësh, nënsisteme të ruajtjes, etj.)
57. Sa është vëllimi mesatar i dokumenteve të ruajtura në stacionet e punës së klientit?
58. Cilat sisteme informative të korporatës (CIS) përdoren në ndërmarrje?
59. A ka DBMS të licencuara dhe si përdoren? Tregoni zhvilluesit dhe versionet e DBMS të përdorura në ndërmarrje.
60. A përdoren shërbimet e drejtorisë për të identifikuar përdoruesit? Nëse PO, ju lutemi tregoni se cilat.
61. A ekziston një shërbim i mbështetjes teknike për përdoruesit (helpdesk)? A ka ndonjë rregullore për këtë shërbim?
62. Sa punonjës ka departamenti i teknologjisë informative (departamenti, departamenti)? Cilat janë detyrat kryesore që zgjidh kjo njësi?
63. Tregoni sistemet me të cilat duhet të integrohet sistemi i menaxhimit të dokumenteve.
64. Tregoni raportin e përafërt të punonjësve që kanë akses në dokumente vetëm për shqyrtim me numrin e punonjësve që kanë të drejtë të modifikojnë dhe kryejnë veprime të caktuara.

Kërkesat për EDMS:
65. Rendisni dhe përshkruani cilat kërkesa funksionale për sistemin e ri i konsideroni si më të rëndësishmet.
66. Përbërja e atributeve të çdo karte dokumenti:
- Emri
- Përshkrim
- Etiketa në formular (emri në formular)
- Lloji i të dhënave
- Mënyra e mbushjes (me dorë, nga një direktori, ...)
67. Kërkoni për dokumente sipas atributeve të kartave të regjistrimit Lista e detajeve të kartës së kërkimit
68. Nevoja për krijimin e historikut të punës me dokumentet, ndjekjen e ecurisë së ekzekutimit dhe procesit të miratimit, etj.
69. Filtrat e nevojshëm në sistem
70. Kërkesat për informacion që sistemi duhet të plotësojë

Analiza e efektivitetit të zbatimit të sistemeve të menaxhimit të dokumenteve elektronike (EDMS)

Efikasiteti është një nga konceptet më të zakonshme ekonomike. Efektiviteti mund të përkufizohet si mundësia për të arritur një qëllim. Analiza e mësipërme e parakushteve për zbatimin e EDMS është e pamjaftueshme për të rekomanduar zbatimin e tij. Kërkohet një analizë e efektivitetit të kostos së EDS.

Qëllimet e zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve:

automatizimi i zyrës,

automatizimi i rrjedhës së dokumenteve,

automatizimi i kontrollit mbi ekzekutimin e dokumenteve dhe urdhrave,

rritjen e disiplinës së performancës,

rregullimi i gjërave kur punoni me dokumente,

reduktimin e kohës për transaksionet e dokumenteve,

kalimi në teknologjitë pa letër.

Kështu, është e mundur të përcaktohet efektiviteti i përdorimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve (EDMS) në kuptimin e ngushtë për industritë dhe përdoruesit individualë. Në këtë rast, është e arsyeshme të merren parasysh llojet e mëposhtme të efekteve:

ekonomike - treguesit e tij marrin parasysh në terma vlerës të gjitha llojet e rezultateve dhe kostove të shkaktuara nga zbatimi i EDS. Automatizimi i punës në zyrë, automatizimi i rrjedhave të dokumenteve, automatizimi i kontrollit mbi ekzekutimin e dokumenteve dhe porosive ndihmon në reduktimin e gabimeve që ndodhin gjatë punës manuale, duke përshpejtuar procesin e rrjedhës së dokumenteve, gjë që siguron një fitim të padyshimtë në kohë dhe kursime në kostot e energjisë, kostot për kohën e makinës, etj.

financiare - llogaritja e treguesve të këtij lloji efekti bazohet në rezultatet financiare të përdorimit të EDMS, gjë që reflektohet në zvogëlimin e kohës për operacionet me dokumente, duke zvogëluar kështu kohëzgjatjen e punës me dokumente;

burimi - treguesit e tij pasqyrojnë ndikimin e përdorimit të EDMS në vëllimin e prodhimit dhe konsumit të një lloji të veçantë të burimit material (energjia elektrike, puna, etj.). Siç është përmendur tashmë, fitimi në kohë kur punoni me dokumente do të zvogëlojë konsumin e burimeve elektrike, burimeve të punës, etj.

shkencore dhe teknike - përfshin risinë, thjeshtësinë, dobinë e EDMS;

social - treguesit e tij marrin parasysh rezultatet sociale të zbatimit të EDMS, të shprehura në uljen e intensitetit të punës për përgatitjen dhe përpunimin e një njësie të dhënash në një sistem të automatizuar të menaxhimit të dokumenteve.

Le të hedhim një vështrim më të afërt në kursimet e kostos në kostot e punës për përdoruesit e EDMS.

Llogaritja e kursimeve vjetore të kushtëzuara të kostos për shpërblimin e punëtorëve të kualifikimit të j-të Cj kur intensiteti i punës i proceseve të përgatitjes dhe përpunimit të informacionit ndryshon si rezultat i futjes së EDMS përcaktohet nga formula.

Сj = Сзпj (Q1 - Q2) А2 / Фj,

ku Сзпj është fondi i pagës vjetore të punonjësit të kualifikimit të j-të të angazhuar në përgatitjen dhe përpunimin e të dhënave, rub.; T1, Q2 - intensiteti i punës së përgatitjes dhe përpunimit të një njësie të dhënash në versionet bazë dhe të reja të produktit softuer, person/orë; A2 - vëllimi vjetor i punës për përgatitjen dhe përpunimin e të dhënave në një version të ri të produktit softuer, njësi natyrore; Фj është koha vjetore e punës së një punonjësi të kualifikimit të j-të, i angazhuar në përgatitjen dhe përpunimin e të dhënave, orë.

Le të llogarisim kursimet e kostos për shpërblimin e një menaxheri që punon në sektorin publik sipas kategorisë së 11-të të orarit të unifikuar tarifor dhe që ka një pagë prej 10,000 rubla. Duke marrë parasysh faktin se menaxheri ka një bonus mujor prej 75% të pagës së tij, paga e tij mujore është 17,500 rubla. Rrjedhimisht, fondi vjetor i pagave të menaxherit është 210,000 rubla. Duke marrë parasysh se me një javë pune pesëditore, numri i ditëve të punës është 249, koha vjetore e punës së menaxherit do të jetë 1992 orë.

Intensiteti i punës së përgatitjes dhe përpunimit të dokumenteve me metodën e mëparshme të punës dhe në sistemin EDMS është përkatësisht 25 [person/orë] dhe 20 [person/orë]. Vëllimi vjetor i punës për përgatitjen dhe përpunimin e të dhënave në EDMS (në njësi natyrore) është? 80 dokumente.

Kështu, marrim kursime në kostot menaxheriale të punës:

C = 17500 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 3514 rubla,

që është 20% e fondit vjetor të pagave të një drejtuesi të kategorisë së 11-të të angazhuar në përgatitjen dhe përpunimin e dokumenteve në një sistem të automatizuar të menaxhimit të dokumenteve.

Putkina Lidiya Vladimirovna

Kandidat i Shkencave Teknike, Profesor, Departamenti i Informatikës dhe Matematikës, Fakulteti Ekonomik, Universiteti Humanitar i Sindikatave të Shën Petersburgut, Shën Petersburg, Rusi

Abstrakt: Ky artikull diskuton veçoritë e zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve. Artikulli vëren se efikasiteti i çdo organizate varet nga efikasiteti i përpunimit të dokumenteve dhe shpejtësia e shpërndarjes së informacionit midis divizioneve të strukturës organizative dhe kontraktorëve. Procesi i prezantimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve mund të ndahet në tetë faza. Një nga pikat e rëndësishme është fakti se pas përfundimit të suksesshëm të secilës prej tetë fazave të automatizimit, sistemi i implementuar duhet të rafinohet dhe përmirësohet vazhdimisht. Ky është një nga faktorët kryesorë për përdorimin e suksesshëm të menaxhimit të dokumenteve elektronike në një ndërmarrje.

Fjalët kyçe: sisteme elektronike të menaxhimit të dokumenteve, zbatim, efikasitet, ndërmarrje

Karakteristikat e zbatimit të dokumentit elektronik

Doktor i shkencave teknike, profesor Departamenti i shkencave kompjuterike dhe matematikës, Fakulteti Ekonomik i Shën Petersburgut, Universiteti i Shkencave Humane dhe Sociale në Shën Petersburg, Rusi

Abstrakt: Ky artikull diskuton veçoritë e prezantimit të sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve. Artikulli vë në dukje se efektiviteti i çdo organizate varet nga efikasiteti i përpunimit të dokumenteve, shkalla e shpërndarjes së informacionit midis njësive të strukturës organizative dhe kontraktorëve. Procesi i zbatimit të dokumentit elektronik mund të ndahet në tetë faza. Një nga pikat kryesore është fakti se pas përfundimit të suksesshëm të secilës prej tetë fazave të automatizimit, sistemi i zbatuar duhet të rafinohet dhe përmirësohet vazhdimisht. Ky është një faktor kryesor në përdorimin e suksesshëm të menaxhimit të dokumenteve elektronike në ndërmarrje.

Fjalë kyçe: sistem elektronik i menaxhimit të dokumenteve, zbatim, efikasitet, ndërmarrje

Në botën moderne, efikasiteti i çdo organizate varet nga efikasiteti i përpunimit të dokumenteve, shpejtësia e shpërndarjes së informacionit midis divizioneve të strukturës organizative dhe kontraktorëve, si dhe nga besueshmëria e të gjithë komponentit të informacionit në tërësi.

Kjo është arsyeja pse kohët e fundit, menaxherët e shumë ndërmarrjeve po ngrenë gjithnjë e më shumë çështjen e përmirësimit të sistemit të rrjedhës së dokumenteve. Kjo detyrë mund të arrihet përmes automatizimit.

Sot, qarkullimi i automatizuar i dokumenteve nuk është një risi. Disa organizata tashmë kanë zbatuar dhe po përdorin një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve (EDMS). Megjithatë, shumica e ndërmarrjeve ende e mbajnë rrjedhën e tyre të dokumenteve në formën tradicionale të letrës.

Kriteri kryesor kur zgjedh një formë të punës në zyrë është vëllimi i dokumenteve të krijuara dhe të marra nga organizata për një periudhë të caktuar kohore. Prandaj, në kompanitë ku struktura e departamentit është e degëzuar dhe e lidhur me një zinxhir dokumentesh të ndryshme, kalimi në menaxhimin elektronik të dokumenteve është një detyrë shumë e rëndësishme.

Për të krijuar një ide të saktë të këtij koncepti, le ta shohim më në detaje. Menaxhimi elektronik i dokumenteve mund të përfaqësohet si një mekanizëm i vetëm për lëvizjen e dokumenteve që krijohen duke përdorur mjete kompjuterike dhe, si rregull, nënshkruhen me një nënshkrim dixhital elektronik. Në të njëjtën kohë, dokumentet përpunohen edhe duke përdorur media elektronike.

Në një organizatë ku është zbatuar një EDMS, dokumenti shërben si një mjet bazë menaxhimi. Në organizata të tilla nuk ka thjesht urdhra, udhëzime apo vendime. Ka dokumente që përmbajnë pikërisht këto vendime, urdhra dhe udhëzime. Kështu, menaxhimi në organizatë kryhet plotësisht përmes dokumenteve. Shumica e detyrave të kryera nga punonjësit janë gjithashtu të lidhura me dokumente.

EDMS mund të përdoret në çdo organizatë: si për një ndërmarrje të vogël ashtu edhe për një kompani ose korporatë të madhe mbajtëse me një rrjet të tërë degësh. Disa kompani fillojnë duke automatizuar fazat individuale të rrjedhës së dokumenteve, pasi EDMS ka një numër avantazhesh të rëndësishme:

1) Së pari, duhet të kemi parasysh transparencën e proceseve të biznesit. Në një sistem elektronik, kontrolli mbi marrjen, ekzekutimin dhe krijimin e dokumenteve është shumë më i lehtë dhe më i shpejtë. Me këtë ndihmë, menaxhmenti mund të monitorojë proceset e biznesit të organizatës në çdo kohë.

2) Gjithashtu, me ndihmën e menaxhimit elektronik të dokumenteve, funksioni ekzekutiv përmirësohet. Sipas statistikave, një pjesë e konsiderueshme e porosive nuk kryhen nga punonjësit. EDMS lejon menaxherët të monitorojnë proceset e punës, shpejtësinë dhe cilësinë e ekzekutimit, dhe më e rëndësishmja, rezultatin e punës.

3) Zvogëlohet koha e përpunimit dhe ekzekutimit të dokumenteve. Menaxhimi elektronik i dokumenteve lejon kërkimin, krijimin, përpunimin dhe shpërndarjen më të shpejtë të dokumenteve. Kjo arrihet përmes përpilimit automatik të përmbledhjeve, regjistrave dhe raporteve, gjë që ju lejon të kryeni punën në mënyrë efikase dhe të shpejtë dhe, si rezultat, të optimizoni proceset e biznesit.

4) Niveli i konfidencialitetit të informacionit rritet. Çdo punonjës ka shkallën e aksesit dhe menaxhimit të dokumenteve të kompanisë që korrespondon me autoritetin e tij. Për shembull, një punonjës mund të ketë të drejtën të lexojë një dokument, mund të ketë aftësinë për të redaktuar, për të bërë rregullimet e duhura në dokument, ose këta mund të kenë gjithashtu të drejta të plota. Çdo veprim regjistrohet në sistemin kompjuterik. Kjo do të thotë se në çdo kohë është e mundur të shihet se cili nga punonjësit ka bërë ndryshime në të dhënat dhe ka punuar me ta.

Për shumë organizata, problemi i konfidencialitetit të informacionit është shumë i mprehtë. Humbja e çdo dokumenti të rëndësishëm mund të rezultojë në miliona humbje. Në këtë drejtim, dokumentet në letër janë subjekt i një rreziku shumë më të madh, pasi ato mund të hiqen nga dosja pa asnjë problem dhe të gjitha informacionet do t'i transferohen palës së tretë. Duke zbatuar një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve në një kompani, mund të mos jetë e mundur të eliminohet rrjedhja e plotë e informacionit. Megjithatë, në këtë rast do të mund të shihet se cili nga punonjësit i ka përdorur këto dokumente dhe në cilin moment.

5) Me ndihmën e EDMS optimizohet skema e trajnimit të punonjësve të rinj, si dhe futja e proceseve të reja në kompani. Futja e rregulloreve dhe udhëzimeve të reja duke përdorur menaxhimin elektronik të dokumenteve ndodh shumë më shpejt sesa informimi i veçantë i secilit punonjës dhe njohja e tij me dokumentet në letër.

6) Niveli i kulturës së korporatës po rritet. EDMS krijon një hapësirë ​​të unifikuar informacioni në të cilën përfshihen të gjitha ose shumica e strukturave të kompanisë. Kjo, nga ana tjetër, krijon mundësinë për të përfshirë pothuajse çdo punonjës në proceset e korporatës.

7) Kur një kompani kalon në menaxhimin e dokumenteve elektronike, problemi i përshtatjes së ndryshimeve të reja në tregun ndërkombëtar të standardeve zgjidhet. Nëse lind ndonjë, një organizatë që përdor një EDMS mund të bëjë shpejt ndryshime në shabllonin e ri, duke rritur kështu nivelin e saj të konkurrencës në treg.

Megjithatë, kjo metodë e përmirësimit të funksionimit të një ndërmarrje, krahas avantazheve të saj, ka edhe disavantazhet e saj.

Së pari, siguria e dokumenteve është një problem serioz. Një virus mund të hyjë në kompjuterin tuaj dhe sistemi i ruajtjes së dokumenteve mund të mos funksionojë. Ky problem mund të zgjidhet duke krijuar një sistem rezervimi.

Një tjetër disavantazh i mundshëm i futjes së një EDS mund të jetë konservatorizmi i punonjësve që do të punësohen në sistem. Kur kaloni në menaxhimin e automatizuar të dokumenteve, nuk është gjithmonë e mundur të shmangni dhe parandaloni pakënaqësinë midis punonjësve që janë mësuar me punën manuale dhe kanë njohuri jo të plota për menaxhimin e dokumenteve elektronike.

Gjithashtu, sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve i kushton rëndësi të madhe futjes kompetente të të dhënave. Në këtë rast, faktori njerëzor është veçanërisht i rëndësishëm, pasi funksionimi i pandërprerë i sistemit në të ardhmen do të varet nga kualifikimet dhe cilësia e punës së personelit.

Në fazën e blerjes dhe zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve, menaxhimi i kompanisë duhet të përgatitet për kostot financiare. Edhe pse më pas këto kosto zakonisht kompensohen duke ulur koston e punës me dokumentacionin dhe duke optimizuar proceset e biznesit.

Shkëmbimi i dokumenteve elektronike nuk është i mundur me të gjitha palët. Arsyeja për këtë është mungesa e një hapësire të unifikuar informacioni. Si rezultat, shumë kompani detyrohen të kryejnë njëkohësisht shkëmbimin e dokumenteve në letër dhe elektronik. Fakti mbetet i qartë se dërgimi i akteve dhe kontratave në mënyrë elektronike do të thjeshtonte shumë punën midis klientit dhe klientit në çdo segment të tregut.

Një kusht i detyrueshëm për shumicën e dokumenteve, i cili u jep atyre fuqi ligjore, është një nënshkrim personal. Forca juridike e një dokumenti elektronik zakonisht konfirmohet nga një nënshkrim elektronik, i cili, sipas 63-FZ, mund të jetë i tre llojeve:

1) Nënshkrim i thjeshtë elektronik. Ky lloj nënshkrimi krijohet duke përdorur fjalëkalime, kode dhe mjete të tjera që identifikojnë autorin e dokumentit të nënshkruar. Në këtë rast nuk përdoret një nënshkrim elektronik kriptografik.

2) Nënshkrimi i pakualifikuar i forcuar. Për të krijuar këtë lloj nënshkrimi, përdoren mjete kriptografike, të cilat, nga ana tjetër, bëjnë të mundur përcaktimin e autorit të dokumentit. Një nënshkrim i pakualifikuar i zgjeruar është shpesh një analog i një dokumenti me një vulë.

3) Një nënshkrim i kualifikuar i përmirësuar mund të zëvendësojë dokumentacionin në letër në të gjitha rastet. Një përjashtim është situata kur në nivel legjislativ kërkohet vetëm një dokument në letër.

Sot, shumica e shteteve i konsiderojnë të barabarta si dokumentet në letër me nënshkrim të rregullt ashtu edhe dokumentet elektronike të nënshkruara me nënshkrim elektronik të kualifikuar.

Kalimi i një organizate nga menaxhimi i dokumenteve të letrës në atë elektronik duhet të jetë kompetent dhe i menduar mirë, pasi puna e mëtejshme e të gjithë ndërmarrjes varet nga ky hap.

Më shpesh, iniciatori i automatizimit të proceseve të rrjedhës së dokumenteve në një ndërmarrje është Drejtori i Përgjithshëm. Interesi i menaxhmentit për kalimin në rrjedhën e dokumenteve pa letra luan një rol të madh, pasi suksesi i këtij projekti varet kryesisht nga kjo.

Në mënyrë tipike, vetë automatizimi ndahet në mënyrë konvencionale në dy pjesë: vetë procesi dhe raporti, domethënë kontrolli mbi funksionimin e produktit të përfunduar.

Nëse detyra nuk është vetëm zbatimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve, por edhe transformimi i proceseve të biznesit, atëherë termat e referencës duhet të formulohen së bashku me menaxherët që janë përgjegjës për këto procese. Vetëm nëse ata rekrutohen si aleatë do të jetë e mundur të krijohet një version i suksesshëm i menaxhimit të dokumenteve elektronike.

Procesi i automatizimit mund të ndahet në disa faza kryesore:

Faza 1. Specifikimet teknike. Si fillim, menaxherët e projektit duhet të vendosin për detyrat që duhet të kryejë sistemi i ardhshëm. Objektivat e formuluara qartë do t'ju ndihmojnë të bëni zgjedhjen e duhur në fazën e dytë.

Faza 2. Përzgjedhja e një zgjidhjeje IT. Për një kompani me një rrjedhë të vogël dokumentesh, përdorimi i një baze të dhënash elektronike si Access ose Excel mund të jetë i mjaftueshëm. Kjo do të thotë, ndërmarrjet e vogla nuk duhet të angazhohen gjithmonë në ristrukturimin global të rrjedhës së dokumenteve.

Menaxherët e ndërmarrjeve të mëdha që kanë divizione rajonale që duan të automatizojnë rrjedhën e dokumenteve, përkundrazi, duhet të përgatiten për zbatim të shtrenjtë dhe të gjatë.

Faza 3. Përshkrimi i proceseve të biznesit. Para fillimit të zbatimit të menaxhimit të dokumenteve, është e nevojshme të studiohen proceset ekzistuese të biznesit të ndërmarrjes. Është në këtë fazë që roli drejtues u jepet drejtuesve të departamenteve të përfshira në automatizim. Detyra e tyre kryesore është të ndihmojnë në përshkrimin e rrugës së dokumenteve dhe krijimin e një rrjedhe hap pas hapi të proceseve të biznesit.

Faza 4. Në këtë fazë, hartohen vlerësimet, oraret kalendarike, listat e burimeve të nevojshme dhe hartohet një plan i përgjithshëm i punës. Në këtë rast, është e nevojshme të merren parasysh të gjitha të mirat dhe të këqijat ekzistuese që do të shfaqen pas automatizimit të dokumentit.

Faza 5. Zbatimi. Në këtë fazë, ndodh zbatimi i drejtpërdrejtë i menaxhimit të dokumenteve elektronike. Kohëzgjatja e fazës varet drejtpërdrejt nga kompleksiteti i strukturës së organizatës dhe proceset e biznesit që zhvillohen në të. Kontrolli dhe koordinimi i punës kryhet nga menaxheri i projektit.

Faza 6. Përfundimi. Në këtë fazë, programi testohet. Shumë shpesh, testimi zbulon boshllëqe të automatizimit. Kjo fazë është e rëndësishme sepse ka ende mundësinë për të eliminuar shpejt problemet që kanë lindur.

Faza 7. Vënia në punë e projektit. Kjo mund të jetë një nga metodat e zbatimit që përdoret në fillim të përdorimit të sistemit:

Një strategji paralele, domethënë puna kryhet sipas sistemit të vjetër, por në të njëjtën kohë përdoren teknologji të reja. Në këtë proces, dy sisteme - i vjetri dhe i ri - krahasohen vazhdimisht dhe, si rezultat, sistemi i ri përshtatet gradualisht. Megjithatë, për shkak të dyfishimit të të dhënave, kjo qasje kërkon më shumë punë dhe kohë.

Kërcim - kalimi në përdorimin e një sistemi të ri kryhet menjëherë, domethënë nuk ka asnjë proces tranzicioni. Kjo metodë është efektive, megjithatë, shumë e rrezikshme.

Nisja e një projekti pilot - kërcimi ndodh në një zonë. Kjo qasje është e besueshme.

Automatizimi sekuencial. Zbatimi fillon me pengesat dhe gradualisht zona të reja fillojnë të marrin pjesë në proces. Kur zgjidhni këtë qasje, si rregull, harxhohet shumë kohë, por fitimi është i dukshëm pothuajse menjëherë.

Në këtë fazë, pavarësisht nga strategjia e zgjedhur, mund të shfaqen vështirësi për shkak të konservatorizmit të punonjësve. Megjithatë, me qasjen e duhur, gjasat e rreziqeve mund të reduktohen ndjeshëm.

Faza 8. Monitorimi i përdorimit të sistemit. Qëllimi kryesor në këtë fazë është arritja e përdorimit gradual të programit në kapacitetin e tij të plotë. Kjo do të thotë, programi duhet të bëhet një mjet i vërtetë i menaxhimit të dokumenteve, dhe jo të mbetet një grup skedarësh.

Një pikë tjetër e rëndësishme është fakti se edhe pas përfundimit me sukses të secilës prej tetë fazave të automatizimit, sistemi i zbatuar duhet të përsoset dhe përmirësohet vazhdimisht. Ky është një nga faktorët kryesorë për përdorimin e suksesshëm të menaxhimit të dokumenteve elektronike në një ndërmarrje.

Mbështetja e mëtejshme e sistemit duhet të përfshijë:

Ruajtja e sistemit ne gjendje pune. Mund të konsistojë në ofrimin e këshillave për përdoruesit, zgjidhjen e gabimeve dhe kopjimin e të dhënave;

Bërja e rregullimeve në drejtoritë e sistemit bazuar në ndryshimet aktuale në organizatë;

Monitorimi i ndryshimeve në legjislacion;

Ndryshimi i cilësimeve në sistem për të përmbushur kërkesat e reja të punonjësve.

Bibliografi:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Konstanta kohore e dyfishimit të efekteve të inovacionit // Revista Mesdhetare e Shkencave Sociale. – 2015. – Nr 6 - 36. – Fq. 307-312.

2. Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A., Minakov V. F., Minakova T. E. Verifikimi i modelit ekonomik dhe matematikor të zhvillimit inovativ të komunikimeve dhe telekomunikacionit të informacionit në Rusi // Buletini i Universitetit Federal të Kaukazit të Veriut. – 2015. – Nr.3 (48). – fq 78-84.

3. Goryacheva E. A., Minakov V. F., Barabanova M. I. Modeli i menaxhimit të likuiditetit nën kontrollin e Bankës së Rusisë në kohë reale // Ekonomi, statistikë dhe informatikë. Buletini i UMO-s. – 2013. – Nr.4. – F. 178-183.

4. Minakov V.F.. – 2015. – Nr.11 (23). - Me. 32.

5. Minakov V.F.. – 2016. – Nr.3 (27). - F. 30.

6. Minakov V.F.. – 2015. – Nr.7 (19). - F. 31.

7. Minakov V.F. Funksioni i valës së prodhimit // Revista Ndërkombëtare e Kërkimeve Shkencore =Revista Kërkimore e Studimeve Ndërkombëtare. – 2014. – Nr.10-1 (29). – fq 22-25.

8. Minakov V.F. Funksioni i prodhimit në rrjedhat e logjistikës // Revista Ndërkombëtare e Kërkimeve Shkencore = Revista Kërkimore e Studimeve Ndërkombëtare. – 2014. – Nr 11-3 (30). – fq 55-58.

9. Minakov V.F. Dallimet dhe ngjashmëritë në periodizimin e teorisë së brezave // ​​Revista Ndërkombëtare e Kërkimeve Shkencore = Revista Kërkimore e Studimeve Ndërkombëtare. – 2014. – Nr.12-2 (31). – fq 122-124.

10. Minakov V.F. Elasticiteti i çmimit të kërkesës dhe ofertës së cilësisë // Teknologjitë e informacionit në biznes. Përmbledhja e artikujve shkencorë të konferencës së 8-të shkencore ndërkombëtare. - Shën Petersburg. Shtëpia botuese "Info-da". – 2013. – F. 51-60.

11. Minakov V.F.. – 2015. – Nr.2 (14). - F. 5.

12. Minakov V. F., Lobanov O. S., Ostroumov A. A. Vendosja e infrastrukturës cloud në hapësirën rajonale të informacionit // Rishikimi shkencor. – 2014. – Nr 11. – F. 103-106.

13. Minakov V.F., Malyshenko A.V. Zbërthimi i proceseve inovative në një universitet // Shkencë. Inovacioni. teknologjitë. – 2004. – Nr 36. – F. 12–15.

14. Minakov V. F., Minakova T. E. Shoqëria e informacionit dhe problemet e shkencës kompjuterike të aplikuar // Revista ndërkombëtare e kërkimit shkencor = Revista Kërkimore e Studimeve Ndërkombëtare. – 2014. – Nr.1-1 (20). – fq 69-70.

15. Minakov V.F.. – 2016. – Nr.6 (30). - F. 37.

16. Minakov V.F.. – 2016. – Nr.4 (28). - F. 17.

17. Minakov V.F.. – 2016. – Nr.5 (29). - F. 36.

18. Minakov V.F.. – 2016. – Nr.1 ​​(25). - F. 13.

19. Minakova T. E., Minakov V. F. Kursimi i energjisë është një shumëzues i efikasitetit ekonomik // Revista Ndërkombëtare e Kërkimeve Shkencore = Revista Kërkimore e Studimeve Ndërkombëtare. – 2013. – Nr 11-2 (18). – F. 60-61.

20. Putkina L. V. Dinamika e konceptit të zhvillimit të strukturave sipërmarrëse // Revista ndërkombëtare e kërkimit shkencor. 2015. Nr 2-3 (33). Fq.79-80.

21. Putkina L.V. Veçoritë e strukturave inovative sipërmarrëse//Revista kërkimore shkencore ndërkombëtare. 2015. Nr 2-3 (33). Fq.80-82.

22. Putkina L. V. Projektimi i sistemeve inteligjente në ekonomi. Artikull i hapur arkivor nr 0321400431 30.07.2014

23. Putkina L.V. Koncepti i qasjes së procesit në menaxhim // Në botën e zbulimeve shkencore. 2015.№11.7(71). fq.2759-2765.

24. Putkina L.V. – 2016. – Nr. 05 (029) / [Burimi elektronik] – Mënyra e hyrjes. – URL:

25. Putkina L.V. – 2015. – Nr. 12 (24) / [Burimi elektronik] – Mënyra e hyrjes. – URL: http://site/24/3125/

26. Putkina L.V. – 2015. – Nr. 10 (22) / [Burimi elektronik] – Mënyra e hyrjes. – URL: http://site/22/2975/

27. Putkina L.V.. – 2016. – Nr. 07 (031) / [Burimi elektronik] – Mënyra e hyrjes. – URL:

28. Putkina L.V. Karakteristikat e përdorimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve për funksionimin efikas të një ndërmarrje moderne // Uebsajti i revistës shkencore dhe praktike elektronike. – 2016.– Nr. 01 (25) / [Burimi elektronik] – Mënyra e hyrjes. – URL:

29. Putkina L.V. – 2015. – Nr. 10 (22) / [Burimi elektronik] – Mënyra e hyrjes. – URL: http://site/22/2976/

30. Putkina L.V. – 2016. – Nr. 01 (25) / [Burimi elektronik] – Mënyra e hyrjes. – URL:

31. Putkina L.V. – 2016. – Nr. 03 (027) / [Burimi elektronik] – Mënyra e hyrjes. – URL: http://site/27/3343/

32. Putkina L.V. – 2016. – Nr. 05 (029) / [Burimi elektronik] – Mënyra e hyrjes. – URL:

33. Putkina L.V. – 2015. – Nr. 12 (24) / [Burimi elektronik] – Mënyra e hyrjes. – URL: http://site/24/3070/

34. Putkina L.V. – 2016. – Nr. 02 (026) / [Burimi elektronik] – Mënyra e hyrjes. – URL: http://site/26/3226/

35. Shiyanova A. A., Galstyan A. Sh., Minakov V. F., Minakova T. E. Modelimi matematikor i tendencave makroekonomike në zhvillimin e biznesit të sigurimeve // ​​Problemet moderne të shkencës dhe arsimit. – 2014. – Nr. 4. – F. 436.

Në përputhje me praktikat e zhvilluara globale dhe vendase për zbatimin e sistemeve të informacionit (IS), në këtë artikull do të shqyrtojmë procesin e zbatimit të një EDMS, i cili përfshin disa faza të punës. Rezultati i zbatimit të EDMS është funksionimi industrial i Sistemit në të gjithë ndërmarrjen.

Efikasiteti i rrjedhës së dokumentit nuk shoqërohet gjithmonë me uljen e tij. Rritja e efikasitetit të rrjedhës së dokumenteve dhe komoditetit për menaxherët duhet të konsiderohet në lidhje me rritjen e cilësisë së përmbajtjes së informacionit. Qëllimi i optimizimit (projektimit) të rrjedhës së dokumentit është ta sjellë atë në përputhje me nevojat e menaxhmentit, duke ulur njëkohësisht kostot e mirëmbajtjes së tij. Procedura e zgjeruar për optimizimin (dizajnimin) e rrjedhës së dokumenteve përfshin pesë hapat e mëposhtëm.

Optimizimi i rrjedhës së dokumentit përfshin dy fusha kryesore:

• 1. Rritja e cilësisë së përmbajtjes së informacionit (lidhja me qendrat e përgjegjësisë; grupi dhe përmbajtja optimale e treguesve; cilësia e lartë e normave dhe standardeve; disponueshmëria e informacionit për devijimet).
• 2. Rritja e efikasitetit të rrjedhës së dokumenteve dhe komoditetit për menaxherët (eliminimi i dyfishimit të informacionit, optimizimi i rrugëve të trafikut; kombinimi i kontabilitetit parësor për kontabilitetin dhe menaxhimin operacional, etj.; sjellja e emrave të dokumenteve në përputhje me përmbajtjen).

Rritja e efikasitetit të rrjedhës së dokumenteve dhe komoditetit për menaxherët duhet të konsiderohet në lidhje me drejtimin e parë, d.m.th. efikasiteti i rrjedhës së dokumentit nuk shoqërohet gjithmonë me reduktimin e tij. Humbja e disa informacioneve mund të çojë në një efekt negativ në përgjithësi për ndërmarrjen.

Le të shqyrtojmë opsionin e reduktimit të rrjedhës së dokumentit duke ruajtur kapacitetin e tij të informacionit. Pra, qëllimi i optimizimit (projektimit) të rrjedhës së dokumentit është ta sjellë atë në përputhje me nevojat e menaxhmentit duke ulur njëkohësisht kostot e mirëmbajtjes së tij.

Procedura e zgjeruar për optimizimin (projektimin) e rrjedhës së dokumenteve përfshin hapat e mëposhtëm:

• Hapi 1. Anketa para projektit ose përshkrimi i ndërmarrjes.
• Hapi 2. Përshkrimi i detajuar i rrjedhës ekzistuese të dokumenteve.
• Hapi 3. Analiza e përmbajtjes cilësore të informacionit.
• Hapi 4. Optimizimi i rrjedhës së dokumenteve.
• Hapi 5. Krijimi i standardeve (udhëzimeve).

Anketa dhe analiza e informacionit

Detyrat e hapit të parë - përshkrimi i ndërmarrjes - janë të përcaktojnë nevojat e menaxhmentit dhe të identifikojnë ndikimin e faktorëve. Nevojat e menaxhmentit identifikohen bazuar në një studim të funksioneve të përfshira në përshkrimet e punës dhe një përshkrim të grupeve të vendimeve të menaxhimit të marra në nivele të ndryshme të menaxhimit. Raportimi ekzistues në proces mund të përdoret për analiza kritike. Ne rekomandojmë që puna të kryhet paralelisht me analizën e përmbajtjes cilësore të informacionit.

Kur ndërtoni një rrjedhë dokumenti, si dhe kur krijoni struktura organizative për kontabilitetin e menaxhimit, puna fillon me studimin e ndikimit të faktorëve të tillë si: veçoritë e teknologjisë, përbërja e produktit, organizimi i prodhimit dhe menaxhimi i ndërmarrjes dhe ndarjeve strukturore të saj, proceset e biznesit, rrjedhat materiale. Organizimi i rrjedhës së dokumenteve varet kryesisht nga prania e qendrave të përgjegjësisë në strukturat e menaxhimit organizativ; zhvillimi i mekanizmit të sipërmarrjes brenda ndërmarrjes; disponueshmëria e menaxhimit të devijimit; kompetenca e menaxhimit dhe përdorimi i metodave progresive të vendimmarrjes; disponueshmëria e kompjuterëve personalë, rrjeteve të informacionit, etj.

Gjatë punës para projektit, veçanërisht, nevojiten detaje më të mëdha për sa i përket përshkrimit të qendrave për krijimin (transformimin, përdorimin) e informacionit dhe marrëdhëniet e tyre të personalizuara (pikat e kontabilitetit); përshkrimi i dokumenteve dhe flukseve ekzistuese të dokumenteve.

Zhvillimi i sistemeve të menaxhimit të dokumenteve për qëllime të menaxhimit dhe psikologjisë së menaxhimit, natyrisht, duke marrë parasysh veçoritë teknologjike dhe organizative të ndërmarrjes, duhet të fillojë pa iu referuar një produkti specifik softuerësh. Së pari ju duhet të krijoni një ideologji, dhe vetëm atëherë të kërkoni një produkt softuerësh për të.

Përpara fillimit të procesit të zbatimit të një EDMS në një ndërmarrje, ne rekomandojmë kryerjen e një sondazhi të shprehur (anketë para projektit) në mënyrë që:

• marrjen e informacionit të përgjithshëm për objektin e zbatimit të EDMS;
• përcaktimi i qëllimeve të zbatimit;
• përcaktimin e kërkesave kryesore kryesore për EDMS dhe kufijtë e projektit;
• përcaktimi i gjendjes së përgjithshme të organizimit të rrjedhës së dokumenteve dhe punës në zyrë;
• identifikimi i pjesëmarrësve kryesorë të projektit (formimi i një grupi pune);
• përcaktimi i nivelit të përgjithshëm të kompleksitetit të një projekti të mundshëm;
• vlerësimin e nevojave për migrimin e të dhënave dhe integrimin me softuer të tjerë;
• mbledhja e informacionit të nevojshëm për të përgatitur një Propozim Tregtar efektiv dhe fitues nëse anketa dhe zbatimi do të kryhen nga një kompani e palës së tretë.

Në këtë fazë, zgjidhet platforma mbi të cilën do të zhvillohet EDMS.

Në këtë fazë, bazuar në informacionin parësor të marrë, caktohet një Menaxher Projekti (PM), i cili harton një plan bazë të punës, një strukturë hierarkike të punës (WBS) dhe një Kartë Projekti.

Gjatë anketës së informacionit, proceset ekzistuese të biznesit shqyrtohen dhe përshkruhen (“siç është”). Si rezultat i analizës së të dhënave të mbledhura, propozohen procese të optimizuara të biznesit ("të jetë" - "siç duhet të jetë") dhe formulohen kërkesat funksionale për EDMS.

Objektivat e sondazhit të informacionit janë:

• studimi dhe përshkrimi i saktë i proceseve të biznesit që do të automatizohen;
• zhvillimi i rekomandimeve për optimizimin e rrjedhës së dokumenteve dhe organizimin e rrjedhës së dokumenteve dhe punës në zyrë;
• përcaktimi dhe përshkrimi i modifikimeve të sistemit, ndërfaqeve, përfshirë. ndërfaqet me sistemet e jashtme dhe mjetet e transferimit të të dhënave nga programet ekzistuese që duhet të zhvillohen dhe zbatohen gjatë projektit;
• zhvillimi i specifikimeve teknike (TOR).

Për të marrë informacionin e nevojshëm, kryhen pyetësorë dhe intervista midis përdoruesve kryesorë (drejtuesve të departamenteve të interesuara dhe punonjësve që do të duhet të punojnë drejtpërdrejt në EDMS-në e re). Gjatë punës rekomandohet:

• Bëni një listë të llojeve ekzistuese të dokumenteve në organizatë dhe bëni një studim të secilit lloj dokumenti:

përshkruani teknologjinë e dokumentacionit (një grup detajesh, nëse është e nevojshme, vendndodhjen e tyre, sekuencën dhe veçoritë e projektimit); të tregojë kushtet për lëvizjen e dokumenteve (prezencën e nënshkrimeve, vizave, çeqeve, etj.), Diagramin e rrjedhës së dokumenteve (rrugën) ose listën e nënshkruesve kryesorë, nënshkruesve, etj.; përshkruani mënyrën e regjistrimit (formatin e numrave të regjistrimit);

• Bëni një listë të punonjësve përgjegjës për krijimin e dokumenteve (kush/cili departament krijon çfarë lloj dokumentesh).
• Bëni një listë të punonjësve që miratojnë, nënshkruajnë, miratojnë dokumente (kush miraton/nënshkruan çfarë lloj dokumentesh; kushtet në të cilat kërkohet viza/nënshkrimi).
• Bëni një listë të regjistruesve të dokumenteve
• Përcaktoni se cilat lloje të dokumenteve duhet të vihen nën kontroll (identifikimi i kontrollorëve, kushtet për vënien nën kontroll, kushtet për heqjen e kontrollit dhe informacione të tjera të nevojshme).
• Bëni një listë të personave të tjerë përgjegjës për procesin e përpunimit.
• Bazuar në informacionin e listuar më sipër, krijoni një algoritëm për lëvizjen e dokumentit (operogram). Shih shembullin 1.
• Përcaktoni dokumentet e nevojshme të raportimit (kushtet për krijimin e raporteve dhe format e tyre).
• Bazuar në sondazhin, hartoni udhëzime për institucionet arsimore parashkollore (nëse është e nevojshme).
• Hartoni një nomenklaturë të lëndëve që tregon periudhat e ruajtjes dhe parimet për formimin e lëndëve (nëse është e nevojshme).
• Bëni një listë të dokumenteve që tregojnë kushtet për sigurimin e aksesit në to (për shembull, në varësi të pozicionit).

Bazuar në informacionin e listuar më sipër, zhvillohen kërkesat funksionale për EDMS ose termat e referencës për zhvillimin e tij (TOR). Në veçanti, Analisti duhet të hartojë kërkesat për formatin dhe përbërjen e kartave të regjistrimit dhe kontrollit (caktimi dhe rregullimi i fushave në kartë, metodat e plotësimit të EDMS, etj.), Rrugët për lëvizjen e dokumenteve dhe kërkesat e tjera të nevojshme për ngritjen dhe zhvillimin e EDMS.

Bazuar në praktikën e projektimit të sistemeve të menaxhimit të dokumenteve, ne mund të propozojmë sekuencën e mëposhtme të punës:

• 1. Ndërtimi i skemave të pikave të kontabilitetit të prodhimit kryesor, prodhimit ndihmës, shërbimeve funksionale.
• 2. Ndërtimi i diagrameve të marrëdhënieve të tyre.
• 3. Mbledhja e formularëve të plotësuar të dokumenteve dhe raporteve sipas pikave të kontabilitetit.
• 4. Sistematizimi i tyre në albume.
• 5. Përshkrimi i afateve të dorëzimit, drejtimi i lëvizjes së dokumenteve dhe formularëve të raportimit (në çfarë afati kohor, kujt dhe nga kush i transferohet dokumenti).
• 6. Ndërtimi i diagrameve tematike dhe përmbledhëse të rrjedhës së dokumenteve.
• 7. Kryerja e analizave logjike dhe të nevojshme të dokumenteve.
• 8. Analiza e rrugës së dokumenteve në procesin e krijimit, koordinimit dhe miratimit të tyre.
• 9. Zhvillimi i propozimeve për të bërë ndryshime në skemën ekzistuese të dokumenteve dhe raportimi në lidhje me propozimet për ndryshimin e parametrave të tjerë të kontabilitetit të menaxhimit (kontabiliteti për devijimet, qendrat e përgjegjësisë, etj.).
• 10. Zhvillimi i propozimeve për eliminimin e dyfishimit të informacionit.
• 11. Zhvillimi i propozimeve për unifikimin e dokumenteve.
• 12. Zhvillimi i propozimeve për riorganizimin e lëvizjes së dokumenteve dhe raportimit.
• 13. Zhvillimi i një projekti për një skemë të optimizuar të rrjedhës së dokumenteve të konsoliduar dhe të raportimit të brendshëm.
• 14. Zhvillimi dhe zbatimi i standardeve për rrjedhën e dokumenteve dhe gjenerimi i raportimit të brendshëm.

Kur kryeni veprimet e mësipërme, duhet të merrni parasysh disa këshilla.

Pikat e kontabilitetit. Së pari, ju identifikoni subjektet e marrëdhënies gjatë shkëmbimit të informacionit. Ato mund të quhen qendra të origjinës, konsumit dhe transmetimit të informacionit, ose pika kontabiliteti. Pra, pikat e kontabilitetit janë të fiksuara, ndërlidhjet e ndarjeve u përshkruan në fazën e mëparshme, tani mund të ndërtoni diagrame të ndërlidhjeve të pikave të kontabilitetit duke kombinuar dhe plotësuar këtë material.

Këto skema do t'ju ndihmojnë jo vetëm të ndërprisni lidhjet e parëndësishme në hapat e parë të projektit pa i vendosur ato në formë dokumentare, por edhe të kurseni kohë dhe para. Ato janë të domosdoshme kur testohen propozimet e optimizimit për të parë nëse çdo gjë merret parasysh.

Albumet dhe përshkrimet e dokumenteve. Një hap i rëndësishëm është krijimi i albumeve të dokumenteve ekzistuese në kohën e projektit dhe përshkrimi i tyre; Kjo është puna që kërkon më shumë kohë, jointeresante dhe pa falënderim.

Kur kryeni punë për të optimizuar rrjedhën e dokumenteve, përdorni këshillat e marra si rezultat i analizimit të praktikës së gabimeve: vendosni kufizime në kohën e duhur - "të mos përqafoni pafundësinë"; zbuloni nëse dokumenti është hartuar nga i njëjti punonjës që e nënshkruan atë, ose nëse ka interpretues të vërtetë të padukshëm; në situatat kur menaxheri i punishtes nënshkruan një faturë për transferimin e një produkti gjysëm të gatshëm në punishten tjetër, vendosni sa herë do të përshkruani lëvizjen e dokumentit: një herë nga punishtja në punishte, ose gjurmoni të gjithë shtegun. Në këtë rast, duhet të ketë një parim identik të të dhënave për të gjitha divizionet e organizatës.

Gjatë kryerjes së punës, duhet të plotësohet një kusht i detyrueshëm: përshkrimi i dokumenteve duhet të paraqitet në një formë uniforme për të gjitha divizionet e organizatës.

Skemat e rrjedhës së dokumenteve lokale dhe të përgjithshme. Pas përshkrimit të dokumenteve, mund të vazhdoni me ndërtimin e diagrameve. Ata kontribuojnë në përgjigjen, për shembull, në pyetjen - sa e vështirë është rruga e një dokumenti të zakonshëm në katër kopje, në kontrast me vetë operacionin e prodhimit. Analiza e modelit të rrjedhës së dokumentit ju bën të mendoni për realizueshmërinë e rrugëve përfundimtare. Për shembull, pse na duhen dokumente parësore për zhvendosjen e brendshme në departamentin e planifikimit?

Shembulli 1. Ne propozojmë që informacioni i marrë si rezultat i sondazhit të zyrtarizohet në formën e një operogrami (shih Figurën 1) ose në formën e një algoritmi (shih Figurën 2). Si shembull, ne sugjerojmë marrjen parasysh të ciklit jetësor të porosive për aktivitetet kryesore. Teknologjia për të punuar me këtë lloj dokumenti është më e unifikuar dhe mund të përdoret në ndërmarrje të ndryshme.

Figura 1. Operagrami i ciklit jetësor të një porosie për aktivitetin kryesor

Figura 2. Algoritmi për përpunimin e porosive për aktivitetet bazë

Artikulli “Anketa e informacionit si pjesë e zbatimit të EDMS”, botuar në revistën “Puna në zyrë dhe rrjedha e dokumenteve në ndërmarrje” nr. 2, 2007, rendit pyetjet që mund të përdoren në pyetësorë ose gjatë intervistimit të përdoruesve. Pyetjet janë këshilluese.

Nuk ka kërkesa të qarta për kryerjen e një sondazhi, prandaj, në secilin rast specifik, duke përdorur zgjidhje të gatshme, duhet të keni një qasje krijuese për marrjen e informacionit të nevojshëm, strukturimin dhe shfaqjen e tij.

Sondazhi i informacionit është një fazë e rëndësishme në optimizimin e institucioneve arsimore parashkollore dhe zbatimin e EDS. Në fund të fundit, cilësia e vendimeve të marra për të optimizuar proceset dhe për të zhvilluar kërkesat për funksionalitetin e EDMS varet drejtpërdrejt nga informacioni i marrë dhe cilësia e prezantimit të tij. Në këtë drejtim, është e nevojshme t'i përmbahemi parimit kryesor të sondazhit - të merrni informacion të plotë, të besueshëm dhe të përditësuar në lidhje me proceset që planifikohen të automatizohen.

Analiza tematike dhe optimizimi i rrjedhës së dokumenteve

Rrëmuja e rrjedhës së dokumenteve dhe irracionaliteti i saj mund të shihet duke analizuar temat. Le të analizojmë, për shembull, hyrjet dhe daljet e rrjedhës së materialit në një departament (lëvizja e produkteve gjysëm të gatshme, produkteve të gatshme). Mund të rezultojë se fakti solemn i lëvizjes së një kontejneri me lëndë të parë të përpunuar nga punëtori në punëtori do të shoqërohet me një fishekzjarre të hyrjeve në dokumentet parësore, revista, përmbledhje dhe raporte. Dyfishim i rëndësishëm ndodh gjithashtu kur transferohen produkte gjysëm të gatshme brenda të njëjtit punishte.

Për të marrë një vendim për zvogëlimin e të dhënave, rekomandohet të kryhet një analizë e nevojshme në formë tabelare ose grafike. Ai tregon zyrtarisht dyfishimin e treguesve në dokumente. Analiza e skemave lokale, e plotësuar me sqarimin e qëllimit specifik të një dokumenti, përmbledhjeje ose regjistrimi në regjistrin kontabël (vendim menaxherial, etj.) do të ndihmojë në identifikimin e dyfishimit të dokumenteve ose detajeve në thelb. Si rezultat, merret një vendim për reduktimin ose transformimin e dokumenteve, duke marrë parasysh pajisjet teknike të punishteve dhe aftësitë e sistemit të automatizuar të kontrollit. Mund të jepen gjithashtu rekomandime për bashkimin e regjistrave:

Fizibiliteti dhe logjika e kryerjes së të gjitha llojeve të punës vlerësohen nga pikëpamja se si ato kontribuojnë në optimizimin e mbështetjes së informacionit të vendimeve të menaxhimit, efikasitetin dhe saktësinë e zbatimit të tyre.

Zhvillimi dhe konfigurimi i EDMS

Në këtë fazë janë duke u zbatuar kërkesat e përshkruara në specifikimet teknike: ngritja e EDMS, modifikimi i tij ose zhvillimi i funksioneve të reja të Sistemit në platformën e zgjedhur.

Qëllimet e zbatimit fizik të EDMS janë:

• zhvillimi i strukturës së bazës së të dhënave EDMS;
• zhvillimi i formave të ekranit;
• zhvillimi i mekanizmave: miratimi, regjistrimi, ekzekutimi etj.
• zhvillimi i dokumentacionit teknik për Sistemin.

• Disponueshmëria e funksioneve të nevojshme në sistem (procedurat për miratimin, regjistrimin, ekzekutimin, kontrollin e ekzekutimit, sigurimin e aksesit, etj.);
• Disponueshmëria e kartave të nevojshme të dokumenteve;
• Kompleksiteti dhe kostoja e përditësimit të Sistemit;
• Numri maksimal i përdoruesve të njëkohshëm, në të cilin sistemi funksionon në mënyrë të qëndrueshme dhe shpejtësia e përpunimit të kërkesave është e kënaqshme;
• Numri maksimal i përdoruesve të lidhur në sistem;
• Kostoja e licencave (për server, 1 stacion pune);
• Kompleksiteti dhe kostoja e administrimit të Sistemit, mbështetje teknike;
• Mundësia, kompleksiteti dhe kostoja e përditësimit të versioneve;
• Aftësia për të punuar me përdorues të largët (nëse është e nevojshme);
• Kostoja dhe cilësia e shërbimeve të konsulencës;
• Besueshmëria e Furnizuesit (shkalla e popullaritetit në treg, numri i projekteve të përfunduara me sukses, etj.).

Gjatë kësaj faze, kërkesat e përshkruara në fazën e anketës së informacionit zbatohen drejtpërdrejt.

Pjesa më e madhe e punës së zhvillimit kryhet jashtë vendit, prandaj, ndërveprimi i vazhdueshëm dhe efektiv midis Zhvilluesve dhe Klientit është një faktor kyç për përfundimin me sukses të zhvillimit dhe pranimit të sistemit nga Klienti.

Procesi i testimit është kritik për të siguruar cilësinë e zhvillimit. Planifikimi dhe përgatitja e testit duhet të fillojë sa më shpejt që të jetë e mundur. Përdoruesit përfundimtarë duhet të përfshihen sa më shumë që të jetë e mundur në përgatitjen e kritereve të testimit. Është e rëndësishme që testimi të kryhet nga Klienti.

Operacioni pilot

Qëllimi i zbatimit të Sistemit është fakti që përdoruesit të fillojnë të punojnë në EDMS (Sistemi duhet të plotësojë nevojat dhe kërkesat e përdoruesve) dhe një sistem funksional të qëndrueshëm (pa dështime dhe gabime).

Gjatë procesit të zbatimit kryhet puna e mëposhtme:

instalimi dhe konfigurimi i softuerit;

• trajnimi i stafit dhe administratorëve të EDMS;
• zhvillimi i dokumentacionit EDMS për përdoruesit (Ndihmë);
• eliminimi i gabimeve në sistem;
• finalizimi i EDMS bazuar në komentet dhe sugjerimet e përdoruesve;
• zhvillimi i dokumentacionit rregullator: udhëzime për institucionet arsimore parashkollore, rregullore për punën me lloje të ndryshme të dokumenteve;
• organizimi i mbështetjes teknike për përdoruesit (konsultimi i përdoruesve për çështjet e punës në sistem).

Kjo fazë është më e vështira për të gjithë pjesëmarrësit e projektit (përdoruesit, zhvilluesit, zbatuesit). Në këtë fazë, produkti softuer përshtatet, testohet dhe testohet në kushte reale funksionimi. Gjëja më e vështirë është të kapërceni barrierën psikologjike të përdoruesve kur filloni të punoni në një mjedis të ri për ta, sepse përdoruesit janë të detyruar të ndryshojnë mënyrat e tyre të zakonshme dhe të vendosura të punës. Në këtë drejtim, në këtë fazë është e rëndësishme ofrimi i trajnimeve dhe konsultimeve për përdoruesit. Kjo do t'i ndihmojë ata të përshtaten me kushtet e reja të punës.

Operacioni industrial

Funksionimi industrial i një EDMS është përdorimi i një EDMS operativ të qëndrueshëm që plotëson plotësisht kërkesat e përdoruesve në procesin e kryerjes së detyrave të punonjësve të organizatës.

Puna e kryer gjatë funksionimit të EDMS:

• Konsultimi dhe trajnimi i përdoruesve për punën në EDMS;
• Administrimi i drejtorive (struktura organizative, përdoruesit, rrugët e miratimit, listat e postimeve, etj.);
• Administrimi i serverëve dhe softuerit;
• Kryerja e kopjimit (backup)

Në këtë fazë, ju mund të filloni procesin e zhvillimit të EDMS: shtimi i funksioneve të reja, zgjerimi i kufijve të projektit të zbatimit (shtimi i kategorive/llojeve të reja të dokumenteve, zgjerimi i numrit të përdoruesve/divizioneve/ndërmarrjeve të ndërmarrjes, shtimi i ri. funksione).

Për të zvogëluar kohën për zbatimin dhe zbatimin e EDMS, puna e fazave të listuara mund të zbatohet paralelisht, në varësi të nivelit të kompleksitetit të detyrave të automatizimit, softuerit të përdorur etj.

Gjatë gjithë ciklit jetësor të projektit të zbatimit EDMS, duhet të kryhet puna e menaxhimit të projektit. Për shembull, rekomandohet përdorimi i standardit amerikan ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK Guide).

Menaxhimi i projektit

Një projekt është një sipërmarrje e përkohshme për të krijuar produkte ose shërbime unike. Menaxhimi i projektit është një fushë e veçantë e menaxhimit e krijuar posaçërisht për menaxhimin e aktiviteteve të përkohshme me rezultate unike.

Standardet më të famshme/të përdorura gjerësisht të menaxhimit të projektit janë:

• PMBOK (Standardi Amerikan: www.pmi.ru);
• Prince2 (standard anglisht: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (standard evropian: www.ipma.org);
• P2M (standard japonez: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Personazhet kryesore:

• Menaxheri i projektit (udhëheqësi) është personi përgjegjës për menaxhimin e projektit.
• Sponsori i projektit është një person që siguron burime financiare për projektin dhe ofron mbështetje administrative dhe organizative për projektin.
• Konsumatori (konsumatori) i projektit është personi që do të përdorë rezultatet e projektit.
• Palët e interesuara të projektit janë individë që janë të përfshirë në mënyrë aktive në projekt dhe/ose interesat e të cilëve mund të preken nga zbatimi i projektit (të cilët ndikojnë dhe preken nga rezultatet e projektit).

Shembull i ciklit jetësor të projektit:

Karta e Projektitështë dokumenti i parë zyrtar i projektit. Konfirmon zyrtarisht ekzistencën e projektit. I jep RP autoritetin për të angazhuar burimet organizative për operacionet e projektit. RP përcaktohet dhe përshkruhet sa më shpejt që të jetë e mundur. RP duhet të caktohet gjithmonë përpara fillimit të planifikimit dhe mundësisht gjatë zhvillimit të Kartës së Projektit.

Karta e projektit i nënshtrohet detajeve gjatë fazës së planifikimit të projektit.

Karta e projektit mund të përfshijë:

• Përshkrimi i nevojave të biznesit për inicimin e projektit;
• Qëllimi ose baza e projektit;
• Përshkrimi i nevojave dhe pritshmërive, si dhe shkalla e ndikimit të palëve të interesuara;
• Plani përmbledhës i pikave kyçe të projektit (Milestones);
• Përshkrimi i organizatave funksionale;
• Përshkrimi i supozimeve dhe kufizimeve organizative;
• Buxheti total i projektit.

Përshkrimi i fushëveprimit të projektit– ky është informacion në lidhje me qëllimet dhe objektivat e projektit të marra nga Klienti në fazën e fillimit (anketimi i informacionit). Ai mund të përmbajë tregues të përgjithshëm dhe i nënshtrohet sqarimeve dhe zhvillimit të mëtejshëm nga menaxheri i projektit në fazën e planifikimit dhe zhvillimit. Kjo është deklarata e projektit (çfarë duhet bërë).

Procesi i zhvillimit të një deklarate për qëllimin e projektit përshkruan dhe dokumenton karakteristikat dhe kufijtë e projektit dhe produkteve dhe shërbimeve të lidhura me të, si dhe metodat e pranimit dhe menaxhimin e fushës së veprimit.

Përbërësit kryesorë të dokumentit:

• Qëllimet e projektit;
• Përshkrimi i produktit të projektit
• Rezultatet e projektit
• Supozimet dhe kufizimet në projekt, kufijtë e projektit;
• Plani historik i projektit.

Plani i menaxhimit të projektitështë një dokument i miratuar zyrtarisht për të udhëhequr ekzekutimin e një projekti. Është një dokument që përmban dhe integron rezultatet e planifikimit në të gjitha fushat e projektit (koha, kostot, burimet, rreziqet, cilësia, etj.)

Plani i menaxhimit të projektit mund të përbëhet nga një ose më shumë plane shtesë, si p.sh.

• plani i menaxhimit të fushëveprimit të projektit;
• Plani kalendar;
• Plani i menaxhimit të kostos;
• Plani i Menaxhimit të Cilësisë;
• plani i burimeve njerëzore;
• Plani i Menaxhimit të Ndërveprimit;
• plani i menaxhimit të rrezikut;
• plani i menaxhimit të furnizimit;
• Plani i Përmirësimit të Procesit

Është e pamundur të krijohet një plan i detajuar për të gjithë projektin menjëherë.

Plani bazëështë një dokument i miratuar zyrtarisht kundrejt të cilit matet performanca e projektit dhe që do të përdoret për të menaxhuar dhe kontrolluar performancën e projektit. Përdoret për të monitoruar devijimin e progresit të projektit.

Plani i Punësështë një dokument ose grup dokumentesh që ndryshon ndërsa projekti përparon dhe informacione shtesë bëhen të disponueshme. Plani i punës, si rregull, gjithmonë ndryshon nga ai themelor. Plani i punës ndryshohet nga RP.

Ekzekutimi i projektit– procesi kryesor i zbatimit të projektit (përfshihet një pjesë e konsiderueshme e burimeve).

Përgjegjësitë kryesore të RP përfshijnë:

• Integrimi dhe koordinimi i aktiviteteve për zbatimin e planit të projektit;
• Krahasimi dhe analiza e vazhdueshme e devijimeve të ekzekutimit aktual të projektit në krahasim me bazën e projektit;
• Nëse është e nevojshme, filloni kërkesat për ndryshim;
• Parashikimet e kostove të projektit dhe koha.