Wygodne przechowywanie dokumentów w domu. Archiwum rodzinne. Jak przechowywać dokumenty, zdjęcia i antyki w domu. Jak uporządkować dokumenty osobiste i domowe

Za pomocą Internetu możemy rozwiązać wiele problemów: umówić się na wizytę u lekarza, zapłacić karę, przesłać dokumenty do instytucji rządowej. Ale jednocześnie dokumenty papierowe są ważną i niezbędną częścią życia. Począwszy od urodzenia, każdy człowiek jest obrośnięty „papierami” potwierdzającymi jego tożsamość i prawa. Dlatego pytanie - jak przechowywać dokumenty w domu, zawsze będzie aktualne.

Jakie dokumenty posiada każdy z nas?

Rodzina: paszporty, świadectwa, testamenty.

Nieruchomości i transport: dokumenty na mieszkanie, telefon, prąd, dom, domek, samochód.

Edukacja: certyfikaty, dyplomy, certyfikaty.

Stanowisko: umowy, oszczędności emerytalne, umowy, książeczki pracy.

Medycyna: polisy, wyciągi, badania, ubezpieczenia.

Sprzęt AGD, AGD, meble: karty gwarancyjne, czeki, instrukcje.

Rachunki za rachunki za media

Inny: umowy o świadczenie usług, zdarzenia ubezpieczeniowe.

Jak długo przechowywać dokumenty?

Jeść ważne dokumenty, które musimy przechowywać przez całe życie, a są też papiery, które po kilku miesiącach można wyrzucić jako niepotrzebne.

Dokumenty, które należy zawsze przechowywać- akt małżeństwa i inne dokumenty rodzinne, akt urodzenia, dyplomy, świadectwa, świadectwa i zaświadczenia, dokumenty egzaminacyjne, wypisy ze szpitala, testamenty, dokumenty notarialne, dokumenty emerytalne.

Dokumenty dotyczące nieruchomości, samochodu, szczególnie ważnych i kosztownych zakupów; wszystkie dokumenty odnoszące się do pracy aż do emerytury są takie Dokumenty należy przechowywać przez cały czas bycia właścicielem lub tak długo, jak są aktualne.

Czeki i rachunki wszystkie mniej lub bardziej duże zakupy należy przechowywać przez 12 miesięcy. Jeżeli gwarancja na niektóre pozycje trwa dłużej niż rok, należy zachować dowód zapłaty zgodnie z okresem podanym w karcie gwarancyjnej.

Czeki na zapłatę za usługi prawnika, lekarza, nauczyciela itp. należy przechowywać przez trzy lata. W przypadku sporu sądowego i konieczności dostarczenia oryginału należy wykonać kserokopie rachunków i zachować je przy sobie. Czeki potwierdzające opłacenie leczenia mogą być przydatne przy realizacji zwrotu podatku dochodowego od osób fizycznych.

Pamiętaj, aby zachować umowy na przyłączenie wszystkich mediów: prąd, gaz, woda, telefon, domofon, internet, telewizja kablowa itp. Wszystko opłaty komunalne(paragony i odcinki) należy przechowywać minimum 3 lata, maksymalnie 5 lat. Po tym okresie można je zutylizować.

Trzymać dokumentacja medyczna wszystkich członków rodziny w dostępnym miejscu. Jeśli wolisz kliniki prywatne, przechowuj ich odcinki rachunków przez co najmniej dwa lata. Mogą być potrzebne podczas różnych postępowań i płatności ubezpieczeniowych. Zawsze należy mieć przy sobie kartę wskazującą grupę krwi, obecność alergii na antybiotyki oraz choroby przewlekłe, cukrzycę. Niech leży w portfelu lub prawie jazdy. Karta z powyższymi informacjami może uratować Ci życie, jeśli w wyniku nieszczęśliwego wypadku trafisz do szpitala.

Pozbądź się tego, czego nie potrzebujesz od razu

Zdaniem Marie Kondo istnieje szereg dokumentów, które należy natychmiast wyrzucić, gdyż spełniły swoją funkcję:

materiał edukacyjny, co nigdy nie przydało się po odbyciu seminarium lub szkolenia;

Instrukcja obsługi jeśli od dawna i dobrze rozumiesz, jak działa ta lub inna technika;

wyciągi z karty kredytowe, książeczki czekowe, odcinki wypłat.

Nawiasem mówiąc, termin „dokumenty” nie obejmuje dokumentów papierowych o wartości sentymentalnej, takich jak stare listy miłosne czy pamiętniki.

Aby uniknąć niepotrzebnych dokumentów, system Fly Lady sugeruje rozważenie, jak często analizować i sortować dokumenty: raz dziennie, raz na tydzień lub na miesiąc.

Mój kolega dzieli się tym, jak wdrożyć tę zasadę w swoim życiu Aliona:

„Ucząc się systemu Fly Lady pozbyłem się ogromnej ilości tego, co niepotrzebne, nieistotne. Objętość dokumentów zmniejszyła się 3-krotnie! Teraz poniedziałki są moim dniem papierkowej roboty. Zbieram dokumenty, z których korzystałem lub które pojawiły się w ciągu tygodnia i w ciągu kilku minut decyduję o ich losie – wkładam je do teczki do przechowywania, zostawiam na jakiś czas w pracy lub wyrzucam. Dzięki temu nawykowi przestały rosnąć w ogromną papierową kulę.

Jak przechowywać i sortować?

Ile hostess - tyle systemów przechowywania. Zasadniczo każda rodzina ma 2-3 teczki na dokumenty. W jednym dokumenty osobiste, w drugim paragony i karty gwarancyjne.

Dla każdej kategorii możesz stworzyć własny, oddzielny organizer, który ułatwi przechowywanie i szybkie wyszukiwanie żądanego dokumentu. A oto przykłady moich kolegów i znajomych, jak przechowują dokumenty w swoich domach.

Foldery pierścieniowe z plikami nadaje się do przechowywania dużej liczby papierów, dla każdego rodzaju dokumentu - własny kolor.

Elena:„W jednym folderze znajdują się instrukcje do sprzęt AGD, paragon, karta gwarancyjna, dla każdego urządzenia w osobnym pliku. W drugim - rachunki za użyteczności publicznej, umowy pożyczki z czekami, „listy szczęścia” z urzędu skarbowego i ich wypłata, są też umowy o pracę moje i mojego męża, zaświadczenia o zarobkach, umowy o nieruchomości. Resztę dokumentów trzymam w teczkach w szufladzie biurka.

Nawiasem mówiąc, Elena zawsze trzyma w domu teczkę z kopiami prawie wszystkich dokumentów w kilku egzemplarzach, co jest bardzo wygodne i oszczędza czas w przypadku pilnej potrzeby kserokopii.

Koperty plastikowe z guzikami- najpopularniejsze miejsce przechowywania dokumentów. A jeśli wybierzesz folder dla każdej kategorii dokumentów i podpiszesz go, jak w Aigul, możesz zaoszczędzić dużo czasu na szukaniu konkretnego papieru.

Wygodniej jest przechowywać dokumenty osobiste każdego członka rodziny Pelastyczne kieszenie zapinane na zamek. Tak robi moja siostra Reginy. Paragony - w plikach. Aby zapobiec ich deformacji, przechowuj je w organizerze/teczce lub wykonaj dziurki w podstawie dziurkaczem i włóż je do segregatora.

Plastikowa teczka z dołączonymi plikami w środku. Mogą zawierać od 10 do 100 plików. Wygodne jest przechowywanie w nich paragonów przez miesiące i lata. Mój kolega stosuje tę metodę Natalia. Pozostałe dokumenty można po prostu przechowywać w pudełku po butach.

W torba na laptopa mój drugi kolega przechowuje wszystkie swoje dokumenty Aliona. Posiada kilka „przegródek” i kieszeni. W jednej przegródce znajdują się dokumenty medyczne, w drugiej - oryginały dokumentów posortowane w akta, w trzeciej - kserokopie. Paszporty, książeczki lekarskie, zaświadczenia w jednej z kieszeni. W spiżarni znajduje się także papierowa torba z instrukcją obsługi sprzętu AGD.

Oto kilka pomysłów na przechowywanie dokumentów:

Albumy i koperty na zdjęcia to świetne miejsca do przechowywania paragonów i paragonów.

Różne uchwyty na papier będą świetnie wyglądać w Twoim rodzinnym archiwum! Istnieje wiele opcji. Wybierz to, co Ci się podobało!

Gdzie przechowywać?

Aby mieć pewność, że ważne dokumenty są zawsze bezpieczne i nienaruszone, należy je przechowywać w suchym i czystym miejscu, tak jak robią to członkowie zespołu Everything in Place. Aliona trzyma w szafie Elena - na półce i w szufladzie biurka.

Zaznaczam, że w sypialni i w biurze – najlepsze miejsce do przechowywania dokumentów, jednak wybierając odpowiednią półkę czy szafkę, pomyśl o:

Po pierwsze czy będzie Ci wygodnie odebrać wszystkie dokumenty. Wskazówka: powiedz członkom rodziny, gdzie znajduje się teczka z najważniejszymi dokumentami, na wypadek nieprzewidzianych sytuacji, aby zabrali ją pierwsi;

Po drugie upewnij się, że Twoje dokumenty znajdują się poza zasięgiem małych dzieci i zwierząt. Wskazówka: przechowuj wszystko, co dla Ciebie cenne, na najwyższych półkach lub w miejscu, w którym można je zamknąć.

Po wielokrotnych próbach dotarcia przez syna do naszych ważnych dokumentów, położyłem wszystko na górnej półce szafy w sypialni. Trzymam w trzech teczkach – dokumenty osobiste każdego członka rodziny, dokumenty dotyczące nieruchomości i transportu, rachunki oraz kserokopie. Karty gwarancyjne, bez instrukcji obsługi, trzymam w teczce w szufladzie biurka.

Wolę przechowywać w pozycji pionowej, wszystko jest pod ręką i na widoku. Jeden minus - jeśli teczka nie jest sztywna, to zarówno ona, jak i leżące w niej papiery mogą ulec deformacji. Dlatego jeśli wybierzesz taką metodę przechowywania, przyjrzyj się bliżej takim podstawkom.

Jedno: Regina, właścicielka dokumentów z poprzedniego zdjęcia, trzyma organizer z dokumentami w sypialni, na półce stolika z książkami. Ponownie, ta opcja nie jest odpowiednia dla tych, którzy mają małe dzieci. I lepiej trzymaj papiery z daleka od prostych promienie słoneczne, ponieważ może to prowadzić do migania i wczesne starzenie się papier.

Jednym z rozwiązań przechowywania dokumentów jest przechowywanie dokumentów w pudełkach. Jednak może kusić, aby wrzucić do nich wszystkie dokumenty na oślep. Dla wygody ułóż wszystko w segregatory lub przymocuj stosy spinaczami do papieru, tak jak to ma miejsce Natasza.

Nieoczekiwane sytuacje

Najważniejsze dokumenty najlepiej przechowywać w specjalnej ognioodpornej skrzynce lub w sejfie. Wśród hostess, z którymi rozmawiałam, dwie mają sejf. Mój kolega ma sejf, który nie nadaje się do stałego przechowywania dokumentów (ze względu na jego rozmiar). Kiedy jednak nie ma jej z rodziną na dłużej niż kilka dni, teczkę z najważniejszymi dokumentami przenosi do sejfu. Druga gospodyni natomiast ma pojemny sejf, ale nie przechowuje w nim dokumentów, z których najczęściej korzysta (dokumenty osobiste, dokumentacja medyczna itp.). Przechowuje dokumenty związane z nieruchomościami i transportem, certyfikaty i dyplomy.

Uważa się, że najbezpieczniejszym miejscem do przechowywania ważnych dokumentów, archiwów rodzinnych i kosztowności jest sejf lub depozyt, zwłaszcza jeśli wynajmujesz mieszkanie lub mieszkasz w hostelu. Ale nie sądzę, że wiele osób tak robi. Oczywiście możesz wykonać kserokopie w staromodny sposób i przekazać je najbliższym na przechowanie. Ale jeśli wolisz iść z duchem czasu, lepiej wybrać magazyny w chmurze, takie jak Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, YandexDisk, Cloud @mail.ru. Mówimy oczywiście o zeskanowanych kopiach. Ponadto metoda ta idealnie nadaje się do przechowywania paragonów, od rachunków bankowych po paragony sklepowe, które z czasem blakną.

Mam nadzieję, że proponowane możliwości przechowywania dokumentów będą dla Państwa przydatne. Podzielcie się w komentarzach, w naszych grupach, jak przechowujecie dokumenty w domu

Skuteczne czyszczenie obejmuje tylko dwa zasadnicze etapy:

pozbądź się niepotrzebnych i ustal, gdzie przechowywać niezbędne.

Marii Kondo

Ustalmy od razu, do kogo artykuł jest adresowany. Jest to przede wszystkim dla tych, którzy zgromadzili wiele różnych dokumentów, paragonów, broszur i innych podobnych towarów. Muzycy, poeci, dziennikarze i projektanci wszelkiej maści, czytają i nie narzekają, patrząc na góry różnych gazet. Kto jeszcze zadaje sobie pytania: jak przechowywać dokumenty? gdzie przechowywać dokumenty? Proponuję rozprawić się z nimi (górami) raz na zawsze. Artykuł o tym jak zrobić porządek, gdzie przechowywać dokumenty i ogólnie o systematyzowaniu czegokolwiek.

Część 1

Jeśli ktoś nie wie, to nic w tym życiu nie dzieje się tak po prostu. Nawet jeśli jest to przypadkowa niespodzianka. Jedna pozornie błaha okoliczność, taki mały epizod, czasami pociąga za sobą łańcuch fatalnych wydarzeń. To samo przydarzyło się mnie. Więc.

Zgubiłem dyplom wyższa edukacja. Nie pamiętam kiedy, gdzie i w jakich okolicznościach widziałem go po raz ostatni. Od wielu lat nigdzie się tym nie chwalę, pracuję w jednym miejscu, nigdzie nie jestem wybierany. Jest wyciąg, są kserokopie, jest kopia poświadczona notarialnie. Nie ma dyplomu. Miesiąc temu szczegółowo przejrzałem wszystkie moje dokumenty - nie znalazłem ich. Ale uporządkuj wszystko (tak mi się wtedy wydawało). Kiedy pewnego dnia dotarło do mnie, że straciłem to na zawsze, bardzo się zdenerwowałem. Niespokojny, jakby zapomniał o czymś bardzo ważnym. I nie bez powodu, jak się okazało. Potem nastąpił splot wydarzeń, który stał się powodem napisania tego dzieła.

Odwrót nr 1. Nielogiczne.

Ponieważ zajmuję się copywritingiem i czasami odwiedzam giełdy freelancerów, gdzie widziałem artykuł zatytułowany „Zalecenia dotyczące przechowywania dokumentów”. Coś mi przyszło do głowy. Myślę, że tutaj jest właśnie to, czego potrzebuję. Ponieważ jestem zwolennikiem informacji tej wspaniałej strony dla młodych (i nie tylko) gospodyń domowych, zdecydowałem, że artykuł o tym, jak prawidłowo przechowywać dokumenty, nie będzie tutaj zbędny.

Zapowiedź artykułu była standardowa: zapowiadała się pouczająco i interesująco, intrygowała obecnością kompetentnego tekstu, podzielonego na logiczne akapity. Ja, jako kupujący ogrzany okolicznościami, kupiłem go. Artykuł był tani. Dla niewtajemniczonych możliwość przeczytania pełnego tekstu artykułu dopiero po opłaceniu go, co zrobiłem w ciągu minuty.

Już sam tekst na początku mnie zaskoczył. Zupełny analfabetyzm współistniał z kompletną bzdurą. Szczerze mówiąc nie jestem osobą żyjącą w niewoli złudzeń, wiem dużo o ludziach i praca w branży rekrutacyjnej uchroniła mnie od różowych okularów. Ale nawet ja nie wiedziałam, że w tym miejscu można „sprzedać” takie rzeczy. W zasadzie dałoby się tu zamieścić cały tekst, uwierzcie, warto. Ale nie będę nadużywał i proszę tylko o kilka zwrotów. „Często, próbując znaleźć dokument, ludzie muszą długo szukać odpowiednich dokumentów”. Nie można się kłócić, próbując znaleźć, trzeba szukać. „Będą także potrzebne małe teczki w kształcie koperty i kilka dziurkaczy”. Krutyak. Gdyby to były tylko „dziurkacze”, zdecydowałem, że to tylko literówka, ale kilka! „Co więcej, jeszcze łatwiej – po prostu weź dziurkacze i przekłuj koperty.” „Dodatkowo dzięki kształtowi kopert z łatwością można wyciągnąć potrzebne papiery. Nie będzie potrzeby wyciągania kija z ringu.” Bez komentarza. I podsumowując: „Dobrym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentów u bliskich”. Rada jest wątpliwa, nie wiem, ile osób jest gotowych z niej skorzystać.

Kupiłem taki zabawny artykuł za grosz, ale dostałem radość wartą dwadzieścia dolarów, nie mniej.

Odwrót nr 2. Logiczny.

Ponieważ opublikowanie artykułu w tej formie byłoby dla Ciebie szczytem braku szacunku, Drodzy Czytelnicy, postanowiłem sam zgłębić temat i napisać artykuł. Bez zwłoki jeszcze tego samego dnia otworzyłem wyszukiwarkę Google i wpisałem frazę „Jak przechowywać dokumenty”. Zasypywano mnie mnóstwem wszelkiego rodzaju porad, filmów i zdjęć. Po spędzeniu około dwóch godzin na recenzji chcę wam powiedzieć, co następuje: Internet to straszna rzecz, wszyscy kradną sobie nie tylko tematy i zdjęcia, prawie wszędzie jest solidne tanie przepisanie. I to jest straszne. Swoją drogą tekst, który kupiłem, choć w bardziej adekwatnej wersji, spotkałem na trzech kolejnych portalach. Nie wiem, kto kogo uderzył.

Mniej lub bardziej interesujące strony i blogi o tej tematyce zaczynały znacznie dalej od czołowych miejsc w Google. Znać to(!). Niektóre nawet mi się podobały. Na przykład ten http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Od razu widać, że jest zaangażowany w osobę bystrą, uczciwą i kreatywną. Mam na imię Masza. Jednak większość artykułów na temat przechowywania papieru, jak mi się wydawało, ma głównie charakter motywacyjny. Ale to też jest dobre.

Odwrót nr 3. Osobisty.

Jeśli w pobliżu są dwa sklepy, jeden z modnymi, pięknymi ubraniami i dużymi rabatami, a drugi z artykułami papierniczymi, to najpierw pójdę do tego drugiego. Ponieważ uwielbiam sklep papierniczy S. Papierowa dusza. Chodzi o to, żeby było jasne, gdzie mam w domu tyle artykułów papierniczych. Ale mimo to moje papiery, w tym dokumenty, choć zawsze leżały w jednym miejscu i sprawiały wrażenie posortowanych, czasami nie było łatwo znaleźć szybko to, czego potrzebowaliśmy. Los postanowił dać mi nauczkę i teraz w ciągu zaledwie dwóch dni zrobiłem to, co powinienem był zrobić już dawno temu.

Poza tym czasami piszę artykuły do ​​gazet lokalnych, więc drukarnia miejska od dawna ma swoją osobę, stamtąd mam pęczek posiekanych mały rozmiar samoprzylepne (są w paczkach w śmietniku), których używam wszędzie. Nie wiem, jak ludzie bez nich żyją.

W oparciu o powyższe zdecydowałem się napisać to dość monumentalne dzieło. To nie jest tylko recenzja. Tutaj próbowałem nie tylko wszystko uogólnić, ale także wnieść wiele z moich osobistych doświadczeń, no cóż, i pogorszyłem je wstawkami emocjonalnymi. Mam nadzieję, że artykuł przemówi do tych, którzy „nie widzą białego światła” ze względu na natłok papierów, nie wiedzą od czego zacząć i dokąd uciekać, a także tych, którzy chcą znaleźć jakiś dokument lub po prostu kawałek papier z cennymi informacjami w głębi ich biurka, szafki i pudełka. Oczywiście na wszystko, co napisano poniżej, nie obowiązują prawa autorskie, ale uwierz mi, nigdzie tego nie znajdziesz. Więc śmiało.

Główne etapy na drodze do zamówienia

Nigdy nie doprowadzisz swojego domu do porządku

jeśli posprzątasz.

Marii Kondo

Oceń skalę katastrofy

Najpierw musisz znaleźć powierzchnię, na której zmieszczą się wszystkie papiery. Na pewno przyda Ci się stół, a może nie, albo taborety, odpowiednia jest też sofa, a może lepiej posiedzieć na podłodze. Pomyśl także o tym, ile czasu może zająć analizowanie. Jeśli zdajesz sobie sprawę, że nie jesteś w stanie opanować analizy na raz, lepiej przełożyć wydarzenie na inny termin. A najważniejszym warunkiem jest to, żeby nikt nie wtrącał się.

Papiery wszystkich pasków - w stosie!

Wszystko, co zaplanowałeś, rozłóż od razu na przygotowanym przyczółku. Na przykład, jeśli ze zdjęciami lub przepisami wszystko jest w porządku, pozwól im leżeć dalej, nie dotykaj ich. Po co wykonywać dodatkową pracę!

Odwrót nr 3 Emocjonalny.

Och, dziewczyny, macie szczęście. Cóż, nikt nie pisze o tym lepiej ode mnie. Dlaczego? Inteligentni nie będą tracić czasu na opisywanie, jak przechowują papiery (myślą, że know-how), a pozostali po prostu nie mają wystarczającej ilości papierów, aby zaoferować coś sensownego. Krótko mówiąc, czytaj dalej.

Szczerze mówiąc, gdybym nie przeczytała tego tydzień wcześniej i nie zajrzała (a co za nazwa!), nie zaczynałabym wydarzenia na tak dużą skalę. I z pewnością nie byłoby powodu dla tego artykułu. Podejście do biznesu, zasady i metody, które zaproponowała Marie w swoim bestsellerze, znalazły żywy oddźwięk w mojej duszy. Choć przyznaję, nigdy nie miałam obsesji na punkcie sprzątania, a teraz nie rozumiem perfekcjonistów różnego kalibru, którzy marnują młodą energię na takie nudne rzeczy. Ale szanuję i kocham porządek.

Dlatego Maria pisze: „Sprzątanie to wyjątkowe wydarzenie, które zdarza się raz w życiu.” Dziwne i nie mniej kontrowersyjne stwierdzenie. Wydaje się, że Japończycy są trochę inni. Jeśli w domu mieszkają więcej niż dwie osoby, prawdopodobnie nie wszyscy będą się do nich stosować surowe zasady. Ale trzeba do tego dążyć. Raz na zawsze położył wszystko na swoim miejscu, a potem pozostaje tylko położyć wszystko na swoim miejscu.

Trudno w to uwierzyć, ale to sprzątanie było dla mnie prawdziwym świętem i na pewno nigdy wcześniej tak nie sprzątałam. Mój stan ducha mogę porównać z przygotowaniami do Świąt Wielkanocnych czy Nowego Roku 31 grudnia. We wszystkich przypadkach radosne uczucie przyszłych wakacji przytłacza duszę i tworzysz bez uczucia zmęczenia. Tak, nie powiedziałem, że wszystko to wydarzyło się na tle nieśmiertelnych dzieł Skorpionów. „Miłość, miłość utrzyma nas przy życiu” – od wielu lat mówi Klaus Meine, co oznacza „miłość, miłość utrzyma nas przy życiu”. Parafrazując: porządek i tylko porządek utrzyma nas przy życiu.

Oczywiste jest, że wszelkie papiery wartościowe wymagają niezwykle ostrożnego i uważnego podejścia. W końcu ich przypadkowe uszkodzenie lub utrata jest obarczona dalekimi od różowych konsekwencjami. Wyczerpujące bieganie po władzach w celu przywrócenia cenionych zeznań i certyfikatów może zająć nie tylko dużo czasu, ale także dość nerwów. W tym artykule podpowiemy Ci, jak przechowywać dokumenty w domu.

Wybór odpowiedniego miejsca

Szukając optymalnego miejsca do ukrycia dokumentów, należy przede wszystkim kierować się zasadą bezpieczeństwa. Warto zadbać o to, aby dokumenty nie uległy zniszczeniu i nie były zasłonięte przed oczami obcych osób, zarówno pracowników, jak i złodziei. Jeśli w domu są małe dzieci, papiery umieszczone w dolnej szufladzie stołu mogą zostać zamalowane lub podarte przez małe wiercenia. Dlatego w tym przypadku należy wybrać najbardziej niedostępne miejsce na skrzynkę. Sejf, antresola lub górna półka półka na książki pasują całkiem dobrze.

Można powiedzieć, że pulpit nie będzie najbezpieczniejszym miejscem do przechowywania dokumentów. Przypadkowo rozlana kawa lub nieoczekiwanie wypływający łyk z dużym prawdopodobieństwem może spowodować uszkodzenie papierów wartościowych. Dodatkowo dokumentacja znajdująca się w widocznym miejscu jest doskonałym znaleziskiem dla włamywacza, który się pojawił. Wyjątkiem są pudełka z kluczem lub z tajnym dnem. Jeśli jednak chcesz wyodrębnić ich zawartość, również nie będzie to trudne. Dlatego właściciel mieszkania powinien dokładnie zastanowić się nad tym, gdzie w domu przechowywać dokumenty.

Nie należy jednak przesadzać z aranżacją odpowiedniego „schowka” na dokumenty. W końcu wybrane miejsce powinno być nie tylko bezpieczne, ale także dostępne dla właściciela. Zgadzam się, że sytuacje są różne i czasami cenne dokumenty mogą być potrzebne w najbardziej nieoczekiwanym momencie. W przypadku pożaru, trzęsienia ziemi czy innej sytuacji awaryjnej liczy się dosłownie każda sekunda. Poszukiwanie kompromisu pomiędzy bezpieczeństwem a dostępnością jest wprawdzie dość trudne, ale całkiem możliwe do rozwiązania. Tutaj szczególnie ostrożnym ludziom pomagają nowoczesne funkcjonalne elementy wyposażenia wnętrz, wyposażone w specjalne skrytki. Do ich kategorii zaliczają się półki z szufladami, sejfy na książki, repliki gniazd i inne podchwytliwe urządzenia (zdjęcie).

Sposoby przechowywania dokumentów

Nie trzeba dodawać, że w dokumentach należy utrzymywać porządek. W przeciwnym razie wyszukiwanie konkretnego dokumentu zajmie osobie dużo cennego czasu. Wielu z nas co miesiąc przegląda stosy tego samego rodzaju prześcieradeł, próbując znaleźć nowy paragon wśród długo opłacanych rachunków. Radzenie sobie z tym problemem pomaga szczegółowe podejście do dystrybucji gazet. Jako przykład weźmy najwięcej dobre pomysły i sposoby przechowywania dokumentów.

W folderach

Najlepszym rozwiązaniem będzie zakup produktu na kółkach, który pomieści imponującą ilość teczek z papierami (zdjęcie). Większość tych teczek jest w formacie A4, który najlepiej nadaje się do przechowywania zaświadczeń, zaświadczeń, umów, dokumentów dotyczących nieruchomości itp. Jeśli chcesz, warto zaopatrzyć się w kilka cienkich artykułów biurowych przeznaczonych do każdego obszaru działalności. Przyklejając notatki do teczek z napisami „praca”, „rodzina”, „mieszkanie”, „bank”, możesz znacznie ułatwić sobie zadanie znalezienia potrzebnego papieru. Przydatne byłoby także załączenie w pierwszym pliku pełnego wykazu dokumentów ze wskazaniem stron ich lokalizacji. Zaleca się naklejanie paragonów i czeków na kartkach formatu A4 przed umieszczeniem ich w teczce, w takim przypadku należy utrwalić jedynie lewy górny róg, aby uniknąć uszkodzenia dokumentów.

Godną alternatywą dla obszernej teczki jest specjalna teczka z wieloma przegródkami, którą można kupić w każdym sklepie papierniczym. Takie urządzenia prezentowane są w szerokiej gamie wzorów, od surowej klasyki po elegancką kobiecość. Wybór tego, który Ci się podoba, nie będzie trudny. Jedyną wadą teczki jest brak możliwości przewracania stron i swobodnego przeglądania dokumentów. Dlatego też, aby zapewnić sobie wygodę, właściciel „depozytu zabezpieczeń” będzie musiał zadbać o odpowiednie napisy i notatki. obrazowy przykład Umieszczenie dokumentów w teczce prezentuje film:

W albumach fotograficznych

Choć może się to wydawać zaskakujące, ale takie akcesoria z arkuszami magnetycznymi mogą spełniać inne funkcje oprócz przechowywania pamiątkowych zdjęć. Możesz na przykład umieścić w nich rachunki za płatności, których naprawa nie wymaga użycia kleju. Dodatkowo na każdej kartce znajduje się miejsce na napisy i notatki, co jest również bardzo wygodne.

W kopertach

Papierowe „kieszenie” najlepiej nadają się do przechowywania starych paragonów, czeków i innych dokumentów, które czas wysłać do archiwum. Takie dokumenty przydają się niezwykle rzadko, ale wielu nadal nie ryzykuje ich wyrzucenia. Wykonując odpowiednie oznaczenie na kopercie, możesz bezpiecznie umieścić ją w odległym rogu szuflady lub półki.

w pudełkach

Można w nich przechowywać niemal wszystko, a dokumenty nie są tutaj wyjątkiem. Jednak losowe przechowywanie papierów w kartonowym pojemniku będzie powodować problemy związane z ich późniejszym wyszukiwaniem. Dlatego przed umieszczeniem dokumentów w skrzynce warto je rozłożyć w osobnych folderach lub w multiformach, w zależności od przeznaczenia. Jeśli chodzi o paszporty, dyplomy i inne niestandardowe dokumenty w twardych oprawach, lepiej mieć do nich osobną, grubą kopertę. Nawiasem mówiąc, dziś są bardzo wygodne akcesoria wykonane w postaci szafki na dokumenty z przekładkami (zdjęcie). Część z nich można zamknąć na klucz i wykorzystać jako sejf.

• Dokumenty należy przechowywać z dala od wody i światła słonecznego, aby zapobiec uszkodzeniu lub blaknięciu.
• Przydałoby się mieć teczkę z kserokopią wszystkich ważnych dokumentów, a potem przekazać ją bliskim mieszkającym osobno lub umieścić w komórce bankowej. Więcej nowoczesne rozwiązanie dane zostaną przeniesione na specjalnie zakupioną kartę flash. Pomoże to w szybkim przywróceniu oryginałów utraconych w wyniku sytuacji awaryjnej (pożar, powódź, kradzież itp.).
• Nie należy trzymać karty ambulatoryjnej w domu, ponieważ stanowi to naruszenie ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej. Jako dokument prawny powinien być przechowywany w urzędzie, a nie w rękach pacjenta.
• Ponieważ paragony papierowe są podatne na blaknięcie, zaleca się wykonanie ich kserokopii podczas dokonywania dużych zakupów.
• Sortowanie dokumentów warto zacząć już od skrzynki pocztowej. Nie musisz już przechowywać w domu bezużytecznych ulotek, darmowych gazetek ogłoszeniowych i wizytówek – lepiej je od razu wyrzucić do wiadra. W przypadku braku wolnego czasu przydatne papiery warto położyć na pudełku lub teczce z dokumentami, obiecując sobie, że w ciągu dnia poświęcisz kilka minut na ich uporządkowanie. Po otrzymaniu zaproszenia na wydarzenie lub powiadomienia o przesyłce drogą pocztową zaleca się sporządzenie stosownej notki przypomnienia w dzienniczku.
• Aby usprawnić dokumenty, konieczna jest ich weryfikacja przynajmniej raz w roku. Jednocześnie każdą pracę należy ocenić tylko raz, zostawiając ją do przechowania lub od razu wyrzucając.

Zatem odpowiedź na pytanie, jak przechowywać dokumenty w domu, zależy od gustów i preferencji danej osoby. Jeśli niektórzy ograniczają się do zwykłych kartonów, inni kupują drogie sejfy lub nawet wyposażają w trudne kryjówki w mieszkaniu. Tak czy inaczej ważne dokumenty powinny znajdować się w dostępnym i wygodnym dla właściciela miejscu. Nie zapomnij także o utrzymaniu porządku w dokumentach. racjonalna dystrybucja prace w zależności od ich przeznaczenia, a regularne audyty pozwolą uniknąć problemów związanych z długotrwałym poszukiwaniem niezbędnych informacji.

„Ostatecznie porządek i tylko porządek tworzy wolność. Nieporządek tworzy niewolnictwo”
Charlesa Peguy’a

Tym artykułem otwieram nową sekcję na stronie - „Uporządkujmy wszystko!”
Będą tu zamieszczane artykuły dotyczące organizacji, optymalizacji i zaśmiecania przestrzeni wokół nas - w domu, biurze pracy, przestrzeni elektronicznej (komputer itp.), papierach, szafie itp.

Julia Morgenstern w swojej książce Inside-out Self-Organization argumentuje, że ludzie otaczają się chaosem po prostu dlatego, że nie nauczyli się organizować. Organizacja to po prostu umiejętność, której można i należy się nauczyć.

Algorytm zamawiania dokumentów domowych

1. Spis wszystkich dokumentów.
Na tym etapie zbierz w jednym miejscu wszystkie dokumenty dostępne w domu i podziel je na dwie grupy:
-śmieci - wyślij je do kosza (nieistotne informacje, minęła data ważności, nie mają żadnej wartości itp.)
-ważne i konieczne - należy zachować.
2. Sortowanie według kategorii.
Dokumenty, które zostawiliśmy do przechowywania, podzielone są na kategorie:
-dokumenty finansowe (rachunki za media, dokumenty kredytowe, podatki)
-nieruchomości (ruchome i nieruchome: dokumenty mieszkaniowe, gruntowe, samochodowe itp.)
-dokumenty osobiste lub dokumenty członków rodziny (paszporty, książeczki ubezpieczeniowe, dyplomy, nagrody, dokumenty zdrowotne itp.)
-instrukcje, paszporty, czeki i gwarancje na zakupiony towar
-dokumenty dotyczące obszarów działalności (hobby, utrzymanie gospodarstwo domowe, szkolenia, rozwój itp.)
W przypadku dużej liczby dokumentów w jednej z proponowanych kategorii istnieje możliwość wyodrębnienia odrębnych podkategorii. Na przykład, jeśli rodzina ma wiele dokumentów medycznych lub edukacyjnych, lepiej zorganizować osobną kategorię „Medycyna”, „Edukacja”, „Portfolio” itp.
Dlatego w mojej wersji wyodrębniłam dokumenty składające się na portfolio członków mojej rodziny (nagrody, certyfikaty itp.) w osobne kategorie przechowywania
3. Zakup artykułów papierniczych i stworzenie systemu przechowywania dokumentów.
Po posortowaniu dokumentów staje się jasne, jaką objętość należy przechowywać. Powstaje pytanie: „Jak najlepiej zorganizować przechowywanie dokumentów?”
System przechowywania musi spełniać wymagania:
- pomieścić wymaganą ilość dokumentów;
-Łatwe umieszczanie i wyjmowanie niezbędnych dokumentów z systemu.

„Główna zasada: Twój system przechowywania powinien być prostą biblioteką, a nie przypomnieniem o działaniach, projektach i priorytetach” David Allen

Kierując się tą zasadą, przypomnienia o opłaceniu rachunków lub załatwieniu określonych dokumentów powinny być wbudowane w kalendarze, a nie w system przechowywania dokumentów.

Obecnie oferta artykułów piśmiennych do przechowywania dokumentów jest bardzo obszerna. Dla siebie zdecydowałam się na teczki do przechowywania z dwoma pierścieniami oraz teczki kopertowe, które ułatwiają wkładanie i wyjmowanie dokumentu z teczki.

4. Organizuj dokumenty według kategorii.
Przetwarzałem dokumenty w każdej kategorii: osobne dokumenty układałem w foldery, które łączono w folder za pomocą napędu z nazwą danej kategorii.
Na każdym folderze napisałem, co dokładnie jest w nim przechowywane. Dodała terminy i inne przypomnienia do swojego pamiętnika.

5. Tłumaczenie dokumentów na formę elektroniczną.
Obecnie coraz ważniejsze staje się przechowywanie informacji w różnych formatach w formacie elektronicznym. Skraca to czas dostępu do informacji (nie trzeba szperać w folderach), umożliwia dostęp do informacji niezwiązanych z konkretnym miejscem przechowywania dokumentów.
Na końcowym etapie porządkowania dokumentów zadaj sobie pytanie: jakie dokumenty mogę przechowywać w formie elektronicznej, nie ograniczając przy tym dostępności tych informacji?
Dla siebie zdecydowałem się na przechowywanie dokumentów finansowych do płatności online od teraz wyłącznie w formie elektronicznej.

Przetłumaczyłem wszelkiego rodzaju artykuły na temat hobby i zajęć na notatki w Evernote (Evernote). Na przykład papiery ogrodnicze zajmowały przyzwoitą ilość miejsca i trzymano je w teczce. Były to zarówno notatki pisane odręcznie, jak i dokumenty drukowane, zdjęcia itp. Cała ta masa została ponownie zweryfikowana pod kątem wartości i wystawiona w banknotach, zebranych w jednym zeszycie w Evernote (Evernote). Teraz te informacje są dla mnie dostępne nie tylko w domu, ale także w każdym innym miejscu, co zwiększyło moje możliwości wykorzystania informacji.

Z przepisy Papierkową robotę pozbyłem się już wcześniej, pisałem o tym w. Teraz coraz więcej przepisów umieszcza się także w Evernote (Evernote). Przydatne materiały o zdrowym stylu życia i rozwoju osobistym, przetłumaczonym także na formę elektroniczną.

Zeskanowane dokumenty osobowe w celu szybkiej realizacji usług i umieszczone na nośniku zewnętrznym (dysku wymiennym).

O stopniu przejścia na przechowywanie informacji w formie elektronicznej każdy musi zdecydować sam, w zależności od swoich preferencji i możliwości. Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że posługiwanie się zdigitalizowanymi dokumentami to także umiejętność, którą można wytrenować i która wnosi w nasze życie wiele dodatkowych korzyści. Ale to już osobny temat do dyskusji...

Będę zadowolony, jeśli moje doświadczenie stanie się i PAŃSTWA DECYZJA zadania życiowe!

Wielu psychologów twierdzi, że wszelkie przedsięwzięcia w pracy zależą bezpośrednio od porządku w miejscu pracy. Decyzja o tym, czy takie stwierdzenie jest prawidłowe, należy do każdego, ale nikt nie będzie kwestionował faktu, że piękno i funkcjonalność komputera stacjonarnego już gwarantuje sukces każdego biznesu. Dlatego gdziekolwiek zbudujesz swój Obszar roboczy(czyli w którym pomieszczeniu w domu) zawsze zwracaj uwagę na nawet najdrobniejsze szczegóły.

Do przechowywania różnych drobiazgów możesz użyć różnych rzeczy, które możesz kupić w sklepach lub zrobić sam. Oto kilka przykładów takich detali - pudełka na dokumenty, uchwyty i stojaki na papiery i pocztówki, tablice naklejek, słoiki i kubki na artykuły papiernicze i wiele innych.

Stojak na notesy

Porządek w miejscu pracy

Szczegóły biura domowego

Stojak na pocztówki

Przechowywanie drobiazgów

Pudełka na dokumenty i dokumenty

Przechowywanie dla szwaczek

Uchwyt na papier

Dokumentacja

Statystycy ustalili, że na poszukiwaniu odpowiedniego dokumentu spędzamy około 140 godzin rocznie. Dlatego pamiętaj o najważniejszej rzeczy - wszelkie dokumenty muszą być przechowywane w folderach! Do teczek perforowanych można włożyć np. akta z dokumentacją na miesiąc. Ale już teczki kwartalne łatwo jest przechowywać w segregatorach, czyli jak się je też nazywa, teczkach archiwalnych. Rocznie jest ich tylko cztery. Wybierz rozmiary i kolory według własnego gustu (A4/50, A4/75, A5/50, A5/75, itp.). Te teczki zajmują dużo miejsca i najlepiej przechowywać je gdzieś na górnych półkach nad stołem. Jeśli chodzi o dokumenty, z których będziesz korzystać na co dzień, lepiej mieć je przy sobie. Tutaj z pomocą przychodzą tace papierowe. Są pionowe i poziome, plastikowe, drewniane i metalowe. Mniej miejsca zajmują oczywiście pion.

Przechowywanie dokumentów i ołówków

Dokumenty w pudełku

Gdzie przechowywać dokumenty

Pomysły na dokumentację

biurowy drobiazg

Takie drobiazgi jak długopisy, markery, spinacze, zszywacze, naklejki itp. również niosą ze sobą bałagan i niedogodności. Pamiętaj, ile czasu zajmuje znalezienie długopisu odpowiedniego koloru lub zakreślacza do pisania. Pomoże to w specjalnych pojemnikach na spinacze i kubki na długopisy. Korzystną opcją będzie organizer typu spinner, który pomieści wszystkie drobne przedmioty. Możesz jednak pokonać bardziej oryginalne i zrobić kilka „skrzyń” na spinacze, zszywki, taśmę klejącą i inne. małe części. Ale przybory do pisania rozłóż w kubkach, które możesz zrobić sam lub kupić w sklepach papierniczych.

Biuro na pulpicie

Kubki ołówkowe

Materiały piśmienne

Słoiki na ołówki i długopisy

Notatki, naklejki, kalendarze

Również na stole zawsze znajduje się mnóstwo małych notatek, kartek z numerami telefonów, reklam, kalendarzy i tak dalej. Szybkim i łatwym sposobem na pozbycie się takich „śmieci” jest zakup specjalnej tablicy przypominającej. Może to być marker magnetyczny, a może korek. Ta pierwsza jest oczywiście opcją bardziej opłacalną (nie pod względem ceny, ale wygody), można na niej nie tylko zawiesić niezbędne informacje, ale także szybko zapisać numer telefonu, adres, czy też zrobić jakieś szkice. NA Tablica korkowa wszystkie te same notatki numeryczne, wizytówki i naklejki są po prostu nakłuwane.

Zamów na pulpicie

I oczywiście pulpit. W zależności od obszaru, w którym znajduje się Twoje miejsce pracy i musisz wybrać stół. Może być kwadratowy, prosty prostokątny lub kątowy. Najważniejsze, że ma dużo przegródek i półek. Idealną opcję można uznać za stół z czterema szufladami i dwoma mini sejfami. Jeśli objętość pudełek pozwala na podział na strefy, śmiało! Podziel je na komórki na faktury, faktury i inne niezbędne kawałki papieru. Doskonałą opcją byłoby podwójne dno szuflada. Można tam ukryć wszelkie ściśle tajne dokumenty i materiały, których nawet fiskus nie wydobędzie.

Nie zapomnij o różnych haczykach, które czasami są tak niezbędne do toreb i paczek. Jeśli producenci mebli biurowych nie przewidzieli takiego drobiazgu, łatwo jest wypełnić je samodzielnie w dowolnym dogodnym dla Ciebie miejscu.

Kosz na śmieci

Bardzo potrzebny przedmiot kreatywna praca to kosz na śmieci. Można go zainstalować zarówno w dowolnym rogu w pobliżu biurka, jak i bezpośrednio na samym stole. Istnieją specjalne małe wiadra o pojemności nie większej niż dwa litry. Kosz na śmieci może mieć kształt okrągły, kwadratowy, a nawet trójkątny. I na koniec kolejne przykłady udanej organizacji przechowywania i porządku w miejscu pracy w domu.

Porządek w miejscu pracy

Badanie

Miejsce pracy blisko okna

Kompaktowe biuro domowe

Biuro domowe przy oknie

mini biuro w domu

Pomysły na domowe biuro

Domowe biuro dziewczyny

Podobał Ci się artykuł? Udostępnij w sieciach społecznościowych!