Praktična pohrana dokumenata kod kuće. Obiteljska arhiva. Kako kod kuće pohraniti dokumente, fotografije i antikvitete. Kako organizirati osobne i kućne dokumente

Uz pomoć interneta možemo riješiti mnoge probleme: dogovoriti pregled kod liječnika, platiti kaznu, poslati dokumente državnoj agenciji. Ali u isto vrijeme, papirnati dokumenti su važan i neophodan dio života. Počevši od rođenja, svaka je osoba obrasla “papirima” koji potvrđuju njezin identitet i prava. Stoga će pitanje - kako pohraniti dokumente kod kuće, uvijek biti relevantno.

Koje dokumente ima svatko od nas?

Obitelj: putovnice, potvrde, oporuke.

Nekretnine i promet: dokumentacija za stan, telefon, struja, kuća, vikendica, auto.

Obrazovanje: svjedodžbe, diplome, svjedodžbe.

Posao: ugovori, mirovinska štednja, ugovori, radne knjižice.

Lijek: police, izvodi, pregledi, osiguranja.

Kućanski aparati, uređaji, namještaj: jamstveni listovi, čekovi, upute.

Potvrde za račune za komunalne usluge

ostalo: ugovori o pružanju usluga, osigurani slučajevi.

Koliko dugo čuvati dokumente?

Jesti važne dokumente, koje trebamo čuvati cijeli život, a ima i papira koji se nakon par mjeseci mogu baciti kao nepotrebni.

Dokumenti koje treba čuvati u svakom trenutku- vjenčani list i ostali obiteljski dokumenti, rodni list, diplome, svjedodžbe, svjedodžbe i uvjerenja, dokumenti o ispitima, otpusti iz bolnice, oporuke, javnobilježnički dokumenti, dokumenti o mirovini.

Dokumenti za nekretnine, automobile, posebno važne i skupe kupnje; svi dokumenti koji se odnose na rad do mirovine su oni Dokumenti koje treba čuvati dok ste vlasnik ili dok su ažurni.

Čekovi i potvrde sve više ili manje velike kupovine moraju se čuvati 12 mjeseci. Ako neki artikli imaju jamstvo dulje od jedne godine, čuvajte dokaz o plaćanju prema roku navedenom u jamstvenom listu.

Čekovi za plaćanje usluga odvjetnika, liječnika, učitelja itd. mora se čuvati tri godine. U slučaju sudskog spora i potrebe davanja originala, napravite fotokopije potvrda i čuvajte ih kod sebe. Čekovi koji potvrđuju plaćanje liječenja mogu biti korisni za obradu povrata poreza na dohodak.

Obavezno zadržati ugovori o priključku svih komunalnih usluga: struja, plin, voda, telefon, portafon, internet, kabelska TV itd. Sve komunalna plaćanja(računi i okrajci) moraju se čuvati najmanje 3 godine, a najviše 5. Nakon tog roka mogu se zbrinuti.

Stani medicinske dokumentacije sve članove obitelji na dostupnom mjestu. Ako više volite privatne klinike, čuvajte njihove račune najmanje dvije godine. Mogu biti potrebne tijekom raznih postupaka i plaćanja osiguranja. Kartica koja pokazuje krvnu grupu, prisutnost alergija na antibiotike i kroničnih bolesti dijabetesa uvijek treba nositi sa sobom. Neka vam leži u novčaniku ili vozačkoj dozvoli. Kartica s navedenim podacima može vam spasiti život ako završite u bolnici zbog nesreće.

Odmah se riješite onoga što vam ne treba

Prema Marie Kondo, postoji niz dokumenata koje treba odmah ukloniti jer su ispunili svoju funkciju:

obrazovni materijal, koji vam nikada nije dobro došao nakon pohađanja seminara ili obuke;

Upute za uporabu ako ste dugo i dobro razumjeli kako ova ili ona tehnika radi;

izvodi iz kreditne kartice, čekovne knjižice, isplatne liste.

Pojam "dokumenti", inače, ne uključuje papirnate dokumente sentimentalne vrijednosti, poput starih ljubavnih pisama ili dnevnika.

Kako biste izbjegli nepotrebne dokumente, sustav Fly Lady predlaže da razmislite koliko često analizirati i sortirati dokumente: jednom dnevno, tjedno ili mjesečno.

Moj kolega govori o tome kako primijeniti ovo načelo u svom životu Alyona:

“Učeći Fly Lady sustav, riješila sam se ogromne količine nepotrebnog, nebitnog. Količina dokumenata se smanjila za 3 puta! Sad je ponedjeljak moj dan za papirologiju. Skupljam dokumente koje sam koristio ili koji su se pojavili tijekom tjedna iu nekoliko minuta odlučujem o njihovoj sudbini - stavljam ih u mapu za pohranu, ostavljam u radu do daljnjega ili bacim. Zahvaljujući ovoj navici, prestali su rasti u ogromnu papirnatu loptu.

Kako skladištiti i sortirati?

Koliko hostesa - toliko sustava za pohranu. Uglavnom, svaka obitelj ima 2-3 mape za dokumente. U jednom - osobni dokumenti, u drugom - računi i jamstvene kartice.

Za svaku kategoriju možete napraviti svoj zasebni rokovnik za jednostavno spremanje i brzo traženje željenog dokumenta. A evo i primjera mojih kolega i poznanika, kako oni pohranjuju dokumente u svojim domovima.

Prsten mape s datotekama pogodan za spremanje velikog broja papira, za svaku vrstu dokumenta - svoju boju.

Elena:“U jednoj fascikli nalaze se upute za Kućanski aparati, račun, jamstveni list, za svaki uređaj u zasebnoj datoteci. U drugom - potvrde za komunalne usluge, ugovore o kreditu s čekovima, “pisma sreće” porezne i njihovu isplatu, tu su i moji i suprugovi ugovori o radu, potvrde o plaćama, ugovori o prometu nekretnina. Ostatak svojih dokumenata držim u mapama u ladici stola.”

Inače, Elena uvijek kod kuće drži dosje s kopijama gotovo svih dokumenata u nekoliko primjeraka, što je vrlo zgodno i štedi vrijeme u slučaju da je fotokopija hitno potrebna.

Plastične kuverte s gumbima- najpopularnije mjesto za skladištenje papira. A ako odaberete mapu za svaku kategoriju dokumenata i potpišete je, kao u Aigul, možete uštedjeti mnogo vremena tražeći određeni papir.

Pogodnije je pohraniti osobne dokumente svakog člana obitelji Pelastični džepovi sa zatvaračem. To radi moja sestra Regina. Primici - u spisima. Kako se ne bi deformirali, spremite ih u rokovnik/mapu ili probušite rupe na dnu i stavite ih u registrator s prstenom.

Plastična mapa s priloženim datotekama unutra. Mogu sadržavati od 10 do 100 datoteka. U njima je zgodno pohraniti račune za mjesece i godine. Moj kolega koristi ovu metodu Natalija. A ostali dokumenti jednostavno se spremaju u kutiju za cipele.

U torba za laptop moj drugi kolega čuva sve svoje dokumente Alyona. Ima nekoliko "pregrada" i džepova. U jednom odjeljku su medicinski dokumenti, u drugom - originali dokumenata, razvrstani u datoteke, u trećem - fotokopije. Putovnice, zdravstvene knjižice, potvrde u jednom od džepova. U smočnici je i papirnata vrećica s uputama za kućanske aparate.

Evo još nekoliko ideja o tome kako pohraniti dokumente:

Foto albumi i omotnice odlična su mjesta za pohranjivanje računa i računa.

Razni držači za papir odlično će izgledati u vašoj obiteljskoj arhivi! Postoji mnogo opcija. Odaberite što vam se sviđa!

Gdje pohraniti?

Kako bi važni dokumenti uvijek bili sigurni i zdravi, moraju se čuvati na suhom i čistom mjestu, kao što to rade članovi tima Everything in Place. Alyonačuva u ormaru Elena - na polici i u ladici stola.

Napominjem da je u spavaćoj sobi iu uredu - najbolje mjesto za pohranu dokumenata, ali pri odabiru odgovarajuće police ili ormara, razmislite o:

Prvo da li će vam biti zgodno da dobijete sve svoje dokumente. Savjet: recite ukućanima gdje se nalazi mapa s najvažnijim dokumentima, u slučaju nepredviđenih situacija, da je oni prvi uzmu;

Drugo, provjerite jesu li vaši dokumenti izvan dohvata male djece i kućnih ljubimaca. Savjet: Sve što vam je vrijedno držite na gornjim policama ili tamo gdje se može zaključati.

Nakon brojnih pokušaja mog sina da dođe do naših važnih papira, sve sam pospremila na gornju policu ormara u spavaćoj sobi. U tri fascikla čuvam - osobne dokumente svakog člana obitelji, dokumente za nekretnine i transport, potvrde i fotokopije. Jamstvene listove, bez uputa za uporabu, čuvam u fasciklu u ladici stola.

Više volim skladištiti okomito, sve mi je pri ruci i na vidiku. Jedan minus - ako mapa nije kruta, tada se ona i papiri koji leže u njoj mogu deformirati. Stoga, ako odaberete takav način skladištenja, bolje pogledajte takve podmetače.

Jedna stvar: Regina, vlasnica dokumenata s prethodne fotografije, drži rokovnik s dokumentima u spavaćoj sobi, na polici stolića za knjige. Opet, ova opcija nije prikladna za one koji imaju malu djecu. I bolje držite papire dalje od ravnih sunčeve zrake, jer to može dovesti do treptanja i rano starenje papir.

Jedno od rješenja za pohranjivanje dokumenata je pohranjivanje papira u kutije. Međutim, može biti primamljivo baciti sve dokumente bez razlike u njih. Radi praktičnosti, posložite sve u datoteke ili popravite hrpe sa spajalicama, kao što to čini Natasha.

Neočekivane situacije

Najvažnije dokumente najbolje je pohraniti u posebnu vatrostalnu kutiju ili u sef. Među hostesama koje sam intervjuirao dvije imaju sef. Moj kolega ima sef koji nije pogodan za trajno čuvanje dokumenata (zbog svoje veličine). Ali kad ona i njezina obitelj nisu prisutni dulje od nekoliko dana, mapu s najvažnijim dokumentima premjesti u sef. Druga domaćica, naprotiv, ima prostrani sef, ali tamo ne pohranjuje dokumente koje najčešće koristi (osobne dokumente, medicinsku dokumentaciju itd.). Čuva papire za nekretnine i transport, svjedodžbe i diplome.

Vjeruje se da je najsigurnije mjesto za čuvanje važnih dokumenata, obiteljske arhive i dragocjenosti sef ili spremište, pogotovo ako iznajmljujete stan ili živite u hostelu. Ali mislim da to ne radi mnogo ljudi. Naravno, možete napraviti fotokopije na starinski način i dati ih najbližoj rodbini na čuvanje. Ali ako više volite ići u korak s vremenom, onda je bolje odabrati pohranu u oblaku kao što su Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, YandexDisk, Cloud @mail.ru. Naravno, govorimo o skeniranim kopijama. Osim toga, ova je metoda idealna za pohranu potvrda, od bankovnih potvrda do potvrda iz trgovine, koje s vremenom izblijede.

Nadam se da će vam predložene opcije za pohranu dokumenata biti korisne. Podijelite u komentarima kako pohranjujete dokumente kod kuće u našim grupama

Učinkovito čišćenje uključuje samo dva bitna koraka:

riješite se nepotrebnog i odredite gdje ćete pohraniti potrebno.

Marie Kondo

Odmah odredimo kome je članak upućen. Prvenstveno je za one koji imaju gomilu raznih papira, potvrda, brošura i druge slične robe. Glazbenici, pjesnici, novinari i dizajneri svih boja, čitajte i ne gunđajte, gledajući planine raznih novina. Tko si još postavlja pitanja: kako pohraniti dokumente? gdje pohraniti dokumente? Predlažem da se s njima (planinama) pozabavimo jednom zauvijek. Članak o tome kako stvari dovesti u red, kako gdje pohraniti dokumente i općenito o sistematizaciji bilo čega.

1. dio

Ako netko ne zna, onda se ništa u ovom životu ne događa tek tako. Čak i ako je slučajno iznenađenje. Jedna naizgled otrcana okolnost, tako mala epizoda, ponekad povlači za sobom lanac sudbonosnih događaja. To se i meni dogodilo. Tako.

Izgubio sam diplomu više obrazovanje. Ne sjećam se kada, gdje i pod kojim okolnostima sam ga vidio posljednji put. Dugi niz godina, nigdje se ne hvalim time, radim na jednom mjestu, nigdje me ne biraju. Postoji izvadak iz njega, postoje fotokopije, postoji kopija ovjerena kod javnog bilježnika. Nema diplome. Prije mjesec dana sam posebno pregledao sve svoje radove - nisam ga našao. Ali dovedite stvari u red (kako mi se tada činilo). Neki dan, kad mi je sinulo da sam ga zauvijek izgubio, bio sam jako uzrujan. Tjeskoban, kao da je nešto vrlo važno zaboravio učiniti. I to s dobrim razlogom, pokazalo se. Zatim je uslijedio niz događaja koji su postali povod za pisanje ovog opusa.

Povlačenje br. 1. Nelogično.

Budući da se bavim copywritingom i ponekad posjećujem freelance burze, gdje sam vidio članak pod nazivom "Preporuke za pohranjivanje dokumenata". Nešto mi je sinulo u glavi. Evo, mislim, upravo ono što mi treba. Budući da sam informativni podupiratelj ove divne stranice za mlade (i ne baš) domaćice, odlučio sam da članak o tome kako pravilno pohraniti dokumente ovdje neće biti suvišan.

Najava članka bila je standardna: obećavala je informativnost i zanimljivost, zaintrigirala je prisustvom kompetentnog teksta, podijeljenog na logične paragrafe. Ja sam ga kao kupac zagrijan okolnostima kupio. Članak je bio jeftin. Za one koji nisu upućeni, cijeli tekst članka moguće je pročitati tek nakon uplate, što sam ja i učinio za minutu.

Sam tekst me na prvu iznenadio. Čista nepismenost koegzistirala je s potpunom besmislicom. Iskreno govoreći, nisam osoba koja živi u zatočeništvu iluzija, znam puno o ljudima i rad na polju zapošljavanja spasio me od ružičastih naočala. Ali ni ja nisam znao da na ovom mjestu ljudi mogu “prodati” takve stvari. U principu, bilo bi moguće smjestiti cijeli tekst ovdje, vjerujte, isplati se. Ali, neću vrijeđati i ugađati samo s par fraza. "Često, kada pokušavaju pronaći dokument, ljudi moraju dugo tražiti prave papire." Ne možete raspravljati, kada pokušavate pronaći, morate tražiti. "Također će biti potrebne male mape u obliku omotnice i nekoliko bušilica." Krutyak. Ako su to samo "bušilice rupa", zaključio sam da je samo tipfeler, ali nekoliko! “Nadalje, još lakše - samo uzmite bušilice i probušite omotnice.” “Osim toga, zahvaljujući obliku kuverti, možete jednostavno izvući potrebne papire. Neće biti potrebe izvlačiti palicu iz ringa.” Bez komentara. I na kraju: "Dobra je opcija čuvati dokumente kod rodbine." Savjet je dvojben, ne znam koliko ljudi ga je spremno iskoristiti.

Kupio sam tako smiješan članak za peni, ali sam dobio radost u vrijednosti od dvadeset dolara, ništa manje.

Povlačenje #2. Logično.

Dakle, budući da bi objavljivanje članka u ovom obliku bilo vrhunac nepoštovanja za vas, dragi čitatelji, odlučio sam sam istražiti temu i napisati članak. Bez odugovlačenja, isti sam dan otvorio Google tražilicu i upisao izraz "Kako pohraniti dokumente". Bila sam zasuta obiljem svakakvih savjeta, videa i fotografija. Nakon što sam potrošio oko dva sata na recenziju, želim vam reći sljedeće: Internet je užasna stvar, svi kradu jedni drugima ne samo teme i fotografije, gotovo svugdje postoji solidan jeftini prepis. I to je strašno. Inače, tekst koji sam kupio, doduše u adekvatnijoj verziji, sreo sam na još tri sajta. Ne znam tko je koga udario.

Više-manje zanimljive stranice i blogovi na tu temu počeli su mnogo dalje od prvih redova u Googleu. To znam(!). Neki su mi se čak i svidjeli. Na primjer, ovaj http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Odmah je vidljivo da se bavi svijetlom, poštenom i kreativnom osobom. Moje ime je Masha. No, većina članaka na temu skladištenja papira, kako mi se čini, uglavnom je motivacijske prirode. Ali i ovo je dobro.

Povlačenje #3. Osobno.

Ako su u blizini dvije trgovine, jedna s modernom, lijepom odjećom i velikim popustima, a druga s papirnicom, prvo ću otići u drugu. Jer obožavam papirnica s. Duša od papira. Ovo je da bude jasno odakle imam toliko papira kod kuće. Ali, unatoč tome, moji papiri, uključujući i dokumente, iako su uvijek ležali na jednom mjestu i činilo se da su čak posloženi, ponekad nije bilo lako brzo pronaći ono što vam treba. Sudbina je odlučila da mi da lekciju i sada sam u samo dva dana uradio ono što sam davno trebao.

Osim toga, ponekad pišem članke za lokalne novine, tako da gradska tiskara odavno ima svoju osobu, odatle imam hrpu nasjeckanih male veličine samoljepljive (imaju ih u smeću u pakiranjima), koje koristim posvuda. Ne znam kako ljudi žive bez njih.

Na temelju svega navedenog odlučio sam napisati ovo prilično monumentalno djelo. Ovo nije samo recenzija. Ovdje sam pokušao ne samo generalizirati sve, nego i unijeti dosta svog osobnog iskustva, dobro, i otežati ga emotivnim umetcima. Nadam se da će članak imati odjeka kod onih koji od gomile papira “ne vide bijelog svjetla”, ne znaju odakle krenuti i kamo bježati, kao i onih koji žele pronaći neki dokument ili samo komadić papir s vrijednim informacijama u dubini svojih radni stolovi, ormari i kutije. Naravno, za sve dolje napisano ne važe autorska prava, ali, vjerujte mi, ovo nećete naći nigdje. Samo naprijed.

Glavne faze na putu do narudžbe

Nikada nećete dovesti svoju kuću u red

ako počistiš.

Marie Kondo

Procijenite razmjere katastrofe

Prvo morate pronaći površinu na koju će stati svi papiri. Svakako će vam trebati stol, ili možda ne ili tabure, prikladan je i kauč ili je možda bolje sjediti na podu. Također razmislite koliko dugo može trajati raščlanjivanje. Ako shvatite da ne možete svladati analizu u jednom trenutku, bolje je odgoditi događaj. I najvažniji uvjet je da se nitko ne miješa.

Papiri svih pruga - na hrpu!

Sve što ste planirali smjesta položite na pripremljeni mostobran. Na primjer, ako je sve u redu s fotografijama ili receptima, pustite ih da leže dalje, ne dirajte ih. Zašto raditi dodatni posao!

Povlačenje #3 Emocionalno.

Oh djevojke, sretnice. Pa nitko o tome ne piše bolje od mene. Zašto? Pametni neće gubiti vrijeme opisujući kako čuvaju papire (misli se na know-how), a ostali jednostavno nemaju dovoljno papira da ponude nešto pametno. Ukratko, čitajte dalje.

Da budem iskren, da ga nisam pročitao tjedan dana ranije i da nisam pogledao (i to kakvo ime!), Ne bih pokrenuo tako veliki događaj. I sigurno, ne bi bilo razloga za ovaj članak. Pristup poslu, principi i metode koje je Marie predložila u svom bestseleru naišli su na živahan odjek u mojoj duši. Iako, priznajem, nikad nisam bila opsjednuta čišćenjem i sad ne razumijem perfekcioniste raznih kalibara koji troše mladu energiju na ovako dosadne stvari. Ali, poštujem i volim red.

Tako Marie piše: “Čišćenje je poseban događaj koji se događa jednom u životu.”Čudna i ne manje kontroverzna izjava. Čini se da su Japanci malo drugačiji. Ako u kući živi više od dvoje ljudi, vjerojatno se neće svi pridržavati stroga pravila. Ali tome je potrebno težiti. Jednom zauvijek sve je postavio na svoje mjesto, a onda ostaje samo da sve postavi na svoje mjesto.

Teško je za povjerovati, ali ovo čišćenje je za mene bio pravi praznik, a sigurno nikada prije nisam ovako pospremao. Svoje duševno stanje mogu usporediti s pripremama za Uskrs ili za Novu godinu 31. prosinca. U svakom slučaju, radosni osjećaj budućeg odmora preplavljuje dušu i stvarate bez osjećaja umora. Da, nisam rekao da se sve to dogodilo u pozadini besmrtnih kreacija Scorpionsa. "Ljubav, ljubav će nas održati na životu" - kaže Klaus Meine dugi niz godina, što znači "ljubav, ljubav će nas održati na životu." Da parafraziramo: red i samo red će nas održati na životu.

Očito je da bilo koji vrijednosni papiri zahtijevaju izuzetno pažljiv i pažljiv stav. Uostalom, njihova slučajna šteta ili gubitak prepuna je daleko od ružičastih posljedica. Iscrpljujuće trčanje po vlastima kako bi se vratila njegovana svjedočanstva i potvrde ne samo da može oduzeti puno vremena od osobe, već i prilično istrošiti živce. U ovom članku ćemo vam reći kako pohraniti dokumente kod kuće.

Odabir pravog mjesta

Kada tražite optimalno mjesto za skrivanje papira, morate se prije svega voditi načelom sigurnosti. Važno je voditi računa da se dokumenti ne oštete i da budu skriveni od očiju nepoznatih osoba, bilo da se radi o zaposlenicima ili lopovima. Ako u kući ima male djece, papiri koji se nalaze u donjoj ladici stola mogu biti oslikani ili potrgani od strane mladih vrpoljaca. Stoga, u ovom slučaju, za predmemoriju treba odabrati najnepristupačnije mjesto. Sef, polukat ili gornja polica polica za knjige sasvim dobro pristaje.

Prikladno je reći da radna površina neće biti najsigurnije mjesto za pohranu dokumenata. Slučajno prolivena kava ili neočekivani propuh vjerojatno će dovesti do oštećenja vrijednosnih papira. Osim toga, dokumentacija koja se nalazi na vidljivom mjestu odličan je pronalazak za provalnika koji se pojavio. Jedina iznimka su kutije s ključem ili s tajnim dnom. Međutim, ako želite izdvojiti njihov sadržaj, to također neće biti teško. Zato bi vlasnik stana trebao temeljito razmisliti o tome gdje pohraniti dokumente kod kuće.

No, ne treba biti previše sofisticiran pri uređenju prikladnog "skloništa" za papire. Uostalom, odabrano mjesto bi trebalo biti ne samo sigurno, već i dostupno vlasniku. Složite se da su situacije različite i ponekad vrijedni dokumenti mogu biti potrebni u najneočekivanijem trenutku. U slučaju požara, potresa ili bilo koje druge opasnosti, doslovno je svaka sekunda važna. Potraga za kompromisom između sigurnosti i dostupnosti je, iako prilično teška, ali sasvim rješiva. Ovdje posebno razboritim ljudima pomažu moderni funkcionalni predmeti interijera opremljeni posebnim spremnicima. Njihova kategorija uključuje police s ladicama, sefove za knjige, replike utičnica i druge lukave uređaje (foto).

Načini pohranjivanja dokumenata

Nepotrebno je reći da se papiri moraju držati u redu. Inače će potraga za određenim dokumentom oduzeti osobi puno dragocjenog vremena. Mnogi od nas svaki mjesec pregledavaju hrpe iste vrste listova, pokušavajući pronaći svježi račun među davno plaćenim računima. Detaljan pristup distribuciji radova pomaže u rješavanju ovog problema. Kao primjer, uzmimo najviše dobre ideje i načine pohranjivanja dokumenata.

U mapama

Najbolje rješenje bilo bi kupiti proizvod na prstenima, koji stane u impresivan broj datoteka s papirima (fotografija). Većina ovih mapa je formata A4, koji je najprikladniji za pohranu svjedodžbi, potvrda, ugovora, dokumenata o nekretninama i sl. Po želji nabavite nekoliko tankih uredskih potrepština namijenjenih svakom području djelatnosti. Lijepljenjem bilješki na mape s natpisima "posao", "obitelj", "stanovanje", "banka", možete uvelike olakšati svoj zadatak pronalaženja potrebnog papira. Također bi bilo korisno uključiti u prvi spis potpuni popis dokumenata s naznakom stranica na kojima se nalaze. Preporuča se lijepljenje računa i čekova na listove formata A4 prije stavljanja u mapu.U tom slučaju samo gornji lijevi kut treba biti fiksiran kako bi se izbjeglo oštećenje dokumenata.

Dostojna alternativa voluminoznoj mapi je posebna aktovka s mnogo odjeljaka, koja se može kupiti u bilo kojoj trgovini tiskanice. Takvi uređaji predstavljeni su u širokoj paleti dizajna, od strogih klasičnih do elegantnih ženstvenih. Odabrati onu koja vam se sviđa neće biti teško. Jedini nedostatak mape za aktovke je nemogućnost okretanja stranica i slobodnog pregledavanja dokumenata. Stoga, kako bi osigurao vlastitu udobnost, vlasnik "sigurnosnog spremišta" morat će se pobrinuti za odgovarajuće natpise i bilješke. ilustrativan primjer smještaj dokumenata unutar mape aktovke prikazan je u videu:

U foto albumima

Koliko god se činilo iznenađujuće, ali takvi dodaci s magnetskim listovima mogu obavljati i druge funkcije osim pohranjivanja prigodnih slika. Na primjer, u njih možete staviti potvrde o plaćanju, za čije popravljanje ne morate koristiti ljepilo. Osim toga, svaki list ima mjesto za natpise i bilješke, što je također vrlo zgodno.

U kuvertama

Papirnati "džepovi" najprikladniji su za spremanje starih računa, čekova i ostalih papira koje je vrijeme poslati u arhivu. Takvi su dokumenti vrlo rijetko korisni, ali mnogi ih ipak ne riskiraju baciti. Napravite odgovarajuću oznaku na omotnici, možete je sigurno staviti u krajnji kut ladice ili police.

u kutijama

U njih se može pohraniti gotovo sve, a ni dokumenti nisu iznimka. Međutim, nasumično skladištenje papira unutar kartonskog spremnika dovest će do problema povezanih s njihovim naknadnim pretraživanjem. Stoga bi bilo korisno dokumente prije stavljanja u kutiju rasporediti u posebne mape ili multiforme, ovisno o namjeni. Što se tiče putovnica, diploma i drugih nestandardnih papira u tvrdim koricama, za njih je bolje imati zasebnu debelu omotnicu. Usput, danas postoje vrlo prikladni dodaci izrađeni u obliku ormara za datoteke s separatorima (fotografija). Neki od njih se mogu zaključati i koristiti kao sef.

Dokumente treba čuvati dalje od vode i sunčeve svjetlosti kako bi se spriječilo oštećenje ili blijeđenje.
Bilo bi korisno imati mapu s fotokopijama svih važnih dokumenata, a zatim je prenijeti rođacima koji žive odvojeno ili staviti u ćeliju banke. Više moderno rješenje podaci će se prenijeti na posebno kupljenu flash karticu. To će pomoći osobi da brzo vrati izvornike izgubljene kao rezultat hitnog slučaja (požar, poplava, krađa itd.).
Ne biste trebali držati ambulantnu karticu kod kuće, jer je to kršenje zakonodavstva Ruske Federacije. Kao pravni dokument, treba ga čuvati u registru, a ne u rukama pacijenta.
Budući da su papirnati računi skloni blijeđenju, preporučuje se da ih fotokopirate prilikom velikih kupnji.
Vrijedno je početi sortirati papire odmah iz poštanskog sandučića. Nema potrebe da kod kuće pohranjujete beskorisne letke, novine s besplatnim malim oglasima i posjetnice - bolje ih je odmah poslati u kantu. U nedostatku slobodnog vremena, korisne papire treba staviti na vrh kutije ili mape s dokumentima, obećavajući sebi da ćete odvojiti nekoliko minuta tijekom dana za njihovo sortiranje. Nakon što ste poštom primili poziv na događaj ili obavijest o paketu, preporuča se napraviti odgovarajuću bilješku podsjetnika u dnevniku.
Za racionalizaciju dokumenata potrebno ih je revidirati barem jednom godišnje. Pritom svaki rad treba procijeniti samo jednom, ostaviti ga na čuvanje ili odmah baciti.

Dakle, odgovor na pitanje kako pohraniti dokumente kod kuće ovisi o ukusu i preferencijama osobe. Ako su neki ljudi ograničeni na obične kartonske kutije, drugi kupuju skupe sefove ili čak opremaju lukava skrovišta u stanu. Na ovaj ili onaj način, važni papiri trebali bi biti na pristupačnom i prikladnom mjestu za vlasnika. Ne zaboravite i na održavanje reda u dokumentima. racionalna raspodjela papira ovisno o njihovoj namjeni i redovitim revizijama pomoći će u izbjegavanju problema povezanih s dugotrajnom potragom za potrebnim informacijama.

“Na kraju, red, i samo red, stvara slobodu. Nered stvara ropstvo"
Charles Peguy

Ovim člankom otvaram novi odjeljak na stranici - "Dovedimo red!"
Ovdje ćemo objavljivati članke o uređenju, optimizaciji i zatrpavanju prostora oko nas - doma, radnog ureda, elektroničkog prostora (računalo i sl.), papira, garderobe itd.

Julia Morgenstern, u svojoj knjizi Inside-out Self-Organization, tvrdi da se ljudi okružuju kaosom jednostavno zato što nisu naučili biti organizirani. Biti organiziran jednostavno je vještina koja se može i treba naučiti.

Algoritam za naručivanje kućnih dokumenata

1. Popis svih papira.
U ovoj fazi prikupite sve dokumente dostupne u kući na jednom mjestu i razvrstajte ih u dvije skupine:
-smeće - poslati u kantu za smeće (nebitne informacije, istekli su rokovi valjanosti, bez vrijednosti i sl.)
-važno i potrebno - treba se zadržati.
2. Razvrstavanje po kategorijama.
Dokumenti koje smo ostavili na pohranu razvrstani su u kategorije:
-financijska dokumentacija (računi za režije, dokumentacija o kreditu, porezi)
-imovine (pokretne i nepokretne: dokumenti za stan, zemljište, auto itd.)
-osobne isprave ili isprave članova obitelji (putovnice, potvrde o osiguranju, diplome, priznanja, zdravstvene isprave i dr.)
-upute, putovnice, čekovi i jamstva za kupljenu robu
-dokumenti o područjima djelovanja (hobiji, održavanje domaćinstvo, obuka, razvoj itd.)
U slučaju veće količine dokumenata u jednoj od predloženih kategorija, moguće je izdvojiti zasebne podkategorije. Na primjer, ako obitelj ima puno medicinskih ili obrazovnih dokumenata, bolje je organizirati zasebnu kategoriju "Medicina", "Obrazovanje", "Portfelj" itd.
Tako sam u svojoj verziji izdvojio dokumente koji čine portfelj članova moje obitelji (nagrade, certifikati itd.) u zasebne kategorije pohrane
3. Kupnja tiskanice i izrada sustava za pohranu dokumenata.
Nakon razvrstavanja dokumenata postaje jasan volumen koji treba pohraniti. Postavlja se pitanje: "Kako najbolje organizirati pohranu dokumenata?"
Sustav skladištenja mora ispunjavati zahtjeve:
-sadržati potrebnu količinu dokumenata;
-Jednostavno postavljanje i vađenje potrebnog dokumenta iz sustava.

“Glavno pravilo: vaš sustav za pohranu trebao bi biti jednostavna biblioteka, a ne podsjetnici na akcije, projekte, prioritete” David Allen

Slijedeći ovo pravilo, podsjetnike za plaćanje računa ili obradu određenih dokumenata trebate ugraditi u svoje dnevnike, a ne u arhivu dokumenata.

Do danas je asortiman pribora za pohranu dokumenata vrlo opsežan. Za sebe sam se odlučila za mape za pohranu s dva prstena i mape za kuverte koje olakšavaju stavljanje i vađenje dokumenta iz mape.

4. Organizirajte dokumente u kategorije.
Obrađivao sam dokumente u svakoj kategoriji: zasebne dokumente slagao sam u mape, koje je pogon s nazivom pojedine kategorije spajao u mapu.
Na svakoj mapi napisao sam što je točno u njoj pohranjeno. Dodala je rokove i druge podsjetnike u svoj dnevnik.

5. Prijevod dokumenata u elektronički oblik.
Danas postaje sve relevantnije pohranjivati informacije u elektroničkom obliku. Time se skraćuje vrijeme pristupa informacijama (nema potrebe za preturanjem po mapama), omogućuje pristup informacijama koje nisu vezane uz određeno mjesto pohrane dokumenata.
U završnoj fazi organiziranja dokumenata postavite si pitanje: koje dokumente mogu elektronički pohraniti bez ugrožavanja dostupnosti tih informacija?
Za sebe sam odlučio da ću financijske dokumente za online plaćanja od sada čuvati samo u elektroničkom obliku.

Preveo sam sve vrste radova o hobijima i aktivnostima u bilješke u Evernoteu (Evernote). Na primjer, vrtlarski papiri zauzimali su pristojnu količinu prostora i čuvali su se u mapi. To su bile i rukom pisane bilješke i tiskani dokumenti, slike itd. Sva je ta masa još jednom revidirana zbog svoje vrijednosti i izdana u bilješkama, objedinjena u jednu bilježnicu u Evernoteu (Evernote). Sada su mi te informacije dostupne ne samo kod kuće, već i na bilo kojem drugom mjestu, što je povećalo moju sposobnost korištenja informacija.

Iz Recepti Prije sam se riješio papirologije, pisao o tome u. Sada se sve više recepata također stavlja u Evernote (Evernote). Korisni materijali o zdravom načinu života i osobnom razvoju također prevedeno u elektronički oblik.

Skenirali osobne dokumente u svrhu promptne obrade usluga te ih smjestili na vanjski medij (izmjenjivi disk).

Stupanj prijelaza na pohranjivanje informacija u elektroničkom obliku svatko mora odlučiti za sebe, ovisno o svojim preferencijama i mogućnostima. Iz vlastitog iskustva mogu reći da je korištenje digitaliziranih dokumenata također vještina koja se može trenirati i donosi mnoge dodatne dobrobiti našim životima. Ali ovo je posebna tema za raspravu ...

Bit će mi drago ako moje iskustvo postane i TVOJA ODLUKAživotne zadatke!

Mnogi psiholozi tvrde da svi poslovi na poslu izravno ovise o redu na vašem radnom mjestu. Na svakome je da odluči je li takva izjava točna, ali nitko neće raspravljati s činjenicom da ljepota i funkcionalnost stolnog računala već čine svaki posao uspješnim. Stoga, gdje god gradite svoju radno područje(misli se na koju prostoriju u kući), uvijek obratite pažnju i na najsitnije detalje.

Za spremanje raznih sitnica možete koristiti razne stvari koje možete kupiti u trgovinama ili napraviti sami. Evo nekoliko primjera takvih detalja - kutije za dokumente, držači i stalci za papire i razglednice, ploče s naljepnicama, staklenke i čaše za papirnati materijal i još mnogo toga.

Stalak za notes

Red na radnom mjestu

Detalji kućnog ureda

Stalak za razglednice

Skladištenje malih stvari

Kutije za papire i dokumente

Spremište za ruke

Držač papira

Dokumentacija

Statističari su utvrdili da godišnje provedemo oko 140 sati tražeći pravi dokument. Stoga zapamtite glavnu stvar - svi dokumenti moraju biti pohranjeni u mapama! Na primjer, datoteke s dokumentacijom za mjesec dana mogu se staviti u perforirane mape. Ali već tromjesečne mape lako je pohraniti u segregatore ili, kako se još nazivaju, arhivske mape. Ima ih samo četiri godišnje. Veličine i boje birajte po svom ukusu (A4/50, A4/75, A5/50, A5/75 itd.) Takve mape zauzimaju puno prostora i najbolje ih je pospremiti negdje na gornje police iznad stola. Što se tiče dokumenata koje ćete svakodnevno koristiti, bolje ih je držati blizu sebe. Ovdje dolaze ladice za papir. Oni su okomiti i vodoravni, plastični, drveni i metalni. Manje prostora zauzimaju, naravno, vertikalu.

Čuvanje papira i olovaka

Dokumenti u kutiji

Gdje pohraniti dokumente

Ideje za dokumentaciju

uredska sitnica

Takve sitnice kao što su olovke, markeri, spajalice, spajalice, naljepnice itd. također nose nered i neugodnosti. Sjetite se koliko je vremena potrebno da se pronađe olovka prave boje ili marker za pisanje. To će pomoći posebnim spremnicima za spajalice i čaše za olovke. Korisna opcija bila bi organizator spinner, koji prikuplja sve male predmete. Međutim, možete pobijediti originalnije i napraviti nekoliko "škrinja" za spajalice, spajalice, ljepljivu traku i drugo. male dijelove. Ali rasporedite pribor za pisanje u čaše, koje možete sami izraditi ili kupiti u papirnici.

Ured na radnoj površini

Čaše za olovke

Dopisnice

Staklenke za olovke i pera

Bilješke, naljepnice, kalendari

Također na stolu uvijek postoji hrpa malih bilješki, papirića s telefonskim brojevima, reklama, kalendara i tako dalje. Brz i jednostavan način da se riješite takvog "smeća" je kupnja posebne ploče s podsjetnicima. To može biti magnetski marker, a možda i pluto. Prva je, naravno, isplativija opcija (ne u smislu cijene, već u smislu praktičnosti), na nju možete ne samo objesiti potrebne informacije, već i brzo zapisati telefonski broj, adresu ili napraviti neki skice. Na ploča od pluta sve iste numeričke bilješke, posjetnice i naljepnice jednostavno se ubodu.

Naručite na radnoj površini

I naravno, desktop. Ovisno o prostoru u kojem se nalazi vaše radno mjesto i trebate odabrati stol. Može biti kvadratna, jednostavna pravokutna ili kutna. Glavna stvar je da ima puno odjeljaka i polica. Idealna opcija može se smatrati stolom s četiri ladice i dva mini sefa. Ako volumen kutija dopušta zoniranje, samo naprijed! Razdvojite ih u ćelije za fakture, fakture i druge potrebne komade papira. Izvrsna opcija bila bi duplo dno ladica. Tu se mogu sakriti svi strogo povjerljivi dokumenti i materijali, a čak ih porezna uprava nikada neće iskopati.

Ne zaboravite na različite kuke, koje su ponekad toliko potrebne za torbe i pakete. Ako proizvođači uredskog namještaja nisu osigurali takvu sitnicu, onda ih je lako napuniti sami na bilo kojem mjestu koje vam odgovara.

Kanta za smeće

Jako potreban predmet za kreativni rad to je kanta za smeće. Može se instalirati u bilo kojem kutu u blizini radne površine i izravno na sam stol. Postoje posebne male kante koje imaju volumen ne više od dvije litre. Kanta za smeće može biti okruglog, četvrtastog ili čak trokutastog oblika. I na kraju, više primjera uspješne organizacije skladištenja i reda na radnom mjestu kod kuće.

Red na radnom mjestu

Studija

Radno mjesto blizu prozora

Kompaktan kućni ured

Kućni ured kraj prozora

mini ured kod kuće

Ideje za kućni ured

Djevojčin kućni ured

Svidio vam se članak? Podijelite na društvenim mrežama!