Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (EDMS) juurutamine organisatsioonis nõuab töötajatelt lisapingutusi juurutamise ja käitamise etapis, kuid võimaldab tõsta töö efektiivsust.

Boss-Referenti EDS-i juurutamise töö ulatus sõltub organisatsiooni vajadustest ja isiklikest eripäradest ning sellest tulenevalt võimalusest kasutada standardseid valikuid, mis võimaldavad:

• 1. Korraldage ühine failiarhiiv koos õiguste jagamise võimalusega;
• 2. korraldada kollektiivset tööd dokumendi- ja projektiandmetega;
• 3. rakendama vajaliku teabe kiiret otsingut;
• 4. jagada ressursse;
• 5. jälgib dokumendile suunatud tegevuste elluviimist vastavalt plaanile;
• 6. tagama dokumentidele ja projekteerimisandmetele juurdepääsuõiguste ohutuse ja lahususe;
• 7. saada töö tagajärgede hetkeseisu määratlevaid aruandeid, statistilisi andmeid;
• 8. kontrollib dokumendi ja plaani tööde teostamist.
• 9. EDS-i juurutamise protsess toimub traditsiooniliselt 6 etapis.

Peamised verstapostid dokumendivoo juurutamisel:

• 1. Automatiseeritavate äriprotsesside andmete kogumine, tehnilise projekti (tehnilise projekti) väljatöötamine, selle kooskõlastamine ja kooskõlastamine Kliendi poolt.
• 2. EDMS-i, SUPD arendamine vastavalt TP nõuetele (põhitarkvaratoodete kohandamine ja lisamoodulite arendamine, integreerimine ettevõttes olemasolevate süsteemidega).
• 3. Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide haldajate koolitus.
• 4. EDMS-i põhikomponentide ostmine ja tarnimine.
• 5. EDMSi kasutuselevõtt ja kasutajakoolitus.
• 6. EDMSi rakendamise toetamine katse- ja tööstusliku käitamise protsessis.

"Boss-Referent" EDMS-i täielikuks toimimiseks peab organisatsioonil olema vajalik tarkvara ja riistvara.

Vaatleme nõudeid EDMS-i tööks vajalikele seadmetele.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem on mõeldud kümnele kasutajale, mis tähendab, et teil on vaja 10 arvutit, millel on Windows XP või uuem ja millel on Interneti-juurdepääs. 1 server, kuhu programm installitakse. Kõik klienditööjaamad ja server peavad olema ühendatud kohtvõrku. Samamoodi peaksid töökohad olema varustatud skaneerimisseadmete ja printeritega.

Tabel 3 Miinimumnõuded serveriarvutitele

Tabel 4 Miinimumnõuded töökohtadele

VMO Tverskojel on kogu vajalik tarkvara ja riistvara, nii et peate ostma vaid kümme tööjaama litsentsi.

Just praegu jääb arenenud infotehnoloogia kasutuselevõtt vaatamata tariifide mitmekesisele valikule ja regulaarsele alandamisele kulukaks projektiks. Sellest tulenevalt on oluliseks küsimuseks vajadus hinnata projekti juurutamise otstarbekust. Majandusliku tootlikkuse hindamiseks on välja töötatud mitmeid meetodeid, mille saab jagada kolme kategooriasse:

• - traditsioonilised finantsmeetodid, mis hõlmavad selliste näitajate määramist nagu nüüdispuhasväärtus (NPV), majanduslik atraktiivsus (EVA), kogu omamise maksumus (TCO) ja muud;
• - kvalitatiivsed hindamismeetodid, millest peamised on tasakaalustatud tulemuskaart, infoökonoomika;
• - tõenäosuslikud hindamismeetodid: optsioonide õiglane hind, rakenduslik infoökonoomika jne.

Omandi kogukulu (TCO) on metoodika, mis on loodud infosüsteemide kulude kindlaksmääramiseks, arvutatuna süsteemi elutsükli kõikidel etappidel. TCO mudel võimaldab vähendada kulusid ja parandada infotehnoloogia investeeringute efektiivsust.

Tõhususe hindamisel kasutame Gartner Groupi TCO arvutus- ja analüüsimudelit. IP omamise kogukulu koosneb püsi- ja jooksvatest kuludest.

Püsikulud hõlmavad järgmist:

• - tarkvara esmase ostu maksumus;
• - projekti väljatöötamine ja elluviimine.

Praegused kulud hõlmavad järgmist:

• - süsteemihaldus;
• - tehniline abi
• - haridus;
• - abi ja lisaseaded;
• - Futzi faktor.

Gartner Groupi mudel soovitab iga ülaltoodud kuluartikli puhul järgmisi olulisi protsente kogukuludest.

• 1) kapitaliinvesteering - 21%;
• 2) süsteemihaldus - 12%;
• 3) tehniline tugi ja uuendused - 21%;
• 4) kasutaja aktiivsus - 46%.

"Süsteemihaldus" viitab siin serverite ja muude arvutuskompleksi komponentide halduskuludele ning kasutaja töö pakkumise kulud kajastuvad mõistes "kasutaja tegevus". Kuna sellel kulukategoorial on kogukuludes kõige suurem kaal, vaatame lähemalt, mida see hõlmab:

• 1) otseabi ja lisaseaded - 11%;
• 2) informaalne õpe - 12%;
• 3) rakenduste arendus - 14%;
• 4) andmetega töötamine - 15%;
• 5) vormikoolitus - 18%;
• 6) futzfaktor-30%.

Eeldatavast kulustruktuurist tulenevalt on võimalik välja arvutada Boss-Referenti EDS-i kogu omamise kulu haldamiseks (tabel 5). Kapitaliinvesteeringud koosnevad ainult Programmi hinnast ja tutvustusprofessionaali töötasust (neist kahte on vaja, et tutvustus 1 kuuga lõpule viia), järgmistel põhjustel on vajalik serveritehnika, kaabelvõrgud ja riistvara juba olemas kohal.

Ühe töökoha litsentsi hind on 6700 rubla, mida on vaja 10 töötaja kohta. Süsteemi juurutamist viib ellu IT-ettevõte, järgmistel põhjustel loetakse seda ettevõtet BOSS-Referent ettevõtte täispartneriks ning teeb ettepanekuid elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtuks, loodud lahenduste toetamiseks ning kasutajakoolitus.

Tabel 5 VMO Tverskaya Boss-Referent EDMS-i omamiskulud kokku

Kuluartikli nimetus	1 aasta jooksul hõõruda.	2 aastat hõõruda.
Püsikulud:
1. Kapitaliinvesteeringud - Tarkvara maksumus - spetsialisti töö maksumus süsteemi juurutamiseks	67000 60000
Jooksvad kulud:
1. Süsteemihaldus
2. Tehniline tugi ja uuendused
3. Kasutaja tegevus:
Abi ja lisaseaded
Haridus
Töö andmetega
Rakenduste arendus
Futzi tegur
Kahe aasta jooksul kokku:

Seega on süsteemi omamise maksumus esimesel aastal 604 760,8 rubla, teisel aastal 477 760,8 rubla. Omandi kogumaksumus kaheks aastaks on 1 082 521,6 rubla.

Omandi kogukulu mudel võimaldab näha infotoote tutvustamise kulustruktuuri. Tabelis on näha, et märkimisväärne osa kuludest langeb jooksvatele kuludele, täpsemalt Futzi tegurile. Seda arvesse võttes on vaja leida võimalusi üldise omamiskulu vähendamiseks ning konkreetselt on võimalik kulutada rohkem raha personali koolitusele, mille tulemusena väheneb futzfaktori väärtus (kuna inimfaktorist tingitud töötõrkeid on vähem).

Praegu ilmub äritöö käigus palju dokumente, mis tuleb kuhugi hoiule panna, neis sisalduvat infot töödelda, hangitud dokumentide põhjal otsuseid langetada ja samamoodi järk-järgult neile kiiresti juurde pääseda. Organisatsiooni jaoks on otseselt seetõttu võtmetähtsusega dokumendivoo optimeerimise ja infotöötluse kontrollimise küsimused. Progressiivne EDMS on valmis seda kõike tegema. EDMS-i ettevõttes rakendatud abiga vähendatakse kahjusid:

• - rahaline;
• - ajutine.

Muudatused toimuvad ka muudes omadustes:

• - paraneb ennetustöö kvaliteet;
• - paraneb juhitavus;
• - kiireim ja kvaliteetseim otsuste tegemine.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi “Boss-Referent” abil lahendatakse järgmised ülesanded:

• -saabunud ja väljaminevate dokumentide registreerimine;
• -dokumentide vaatamine ja toimetamine;
• -dokumentide tsentraliseeritud turvaline säilitamine;
• - kasutajaõigusi arvestades kiire juurdepääs dokumentidele;
• - allkirjastada dokumendid elektroonilise digitaalallkirjaga;
• - dokumendi versioonikontroll;
• -dokumentide täistekstiotsing nende sisu järgi;
• -kasutajate meeskonnatöö koos dokumentide täitmise koordineerimise, kinnitamise ja kontrollimise võimalusega;
• -dokumentide marsruutimine, kohandatav igat tüüpi dokumendi jaoks eraldi;
• -dokumentide automatiseeritud allalaadimine e-postist, skannerist ja faksist;
• - töötajate tööaja arvestus ja kontroll;
• -veebi juurdepääs teabebaasi.

Riigistandardites tähendab mõiste dokumendivoog valmisdokumentide kontrollitud liikumist. Elektrooniline dokumendihaldus hõlmab dokumentide koostamise etappe ja iseseisvat infovahetust arvutivõrkude kaudu.

Viimase enam kui saja aasta jooksul on Vene Föderatsioonis välja töötatud selgesõnaline dokumentidega töötamise metoodika. Bürootöö arendamine hõlmab registreerimis- ja kontrollkaartide ning aruandlusvormide ja päevikute pidamist. Dokumentide menetlemise üldise teabekorra tagamiseks arvestatakse eriteenistuste loomisega: juhtumikorralduse osakonnad, büroo sekretariaadid. Selle tulemusena ei kujuta elektroonilised dokumendihaldussüsteemid mitte ainult tootmise kõige olulisemat valdkonda, vaid ka keerukat sanktsioneeritud kohandamist nii tehtud ülesannete arvu kui ka kaasatud personali osas. Ja peaasi, et dokumendihaldussüsteemis oleks dokumentatsiooniga töötamiseks väljakujunenud skeem ja lihtsalt arusaadav korraldus.

Arvestades Boss-Referenti EDMS-i kasutuselevõtu toimivust, leiti, et kogu omamise maksumus on 1 082 521,6 rubla, see on üsna suur summa, seega on mõistlik TCO-d vähendada. Ühisomandi hinna alandamine võib olla kindlam kasutajate juurdepääsuõiguste jaotus toimingutele, mis suurendab personali koolituskulusid ja aitab vähendada futz-teguri väärtust.

Rakendatud elektrooniline dokumendihaldussüsteem tasub end aja jooksul ära, vaatamata süsteemi üldise omamise kõrgetele kuludele. Tänu sellele saab juhtkond Boss-Referent süsteemi täiustatud multifunktsionaalsete võimaluste abil vähendada erinevate ressursside kasutamist ja säilitada paremust.

Esitatakse küsimuste loetelu, protsessiuuringute eesmärgid ja tulemused, analüüsialgoritm, kirjeldus arusaadavate diagrammide kujul, soovitused süsteemi funktsionaalsete nõuete väljatöötamiseks ning projekteerimisdokumentide sisu.

Infoküsitlus on oluline etapp koolieelsete lasteasutuste optimeerimisel ja EDS-i rakendamisel. Lõppude lõpuks sõltub protsesside optimeerimiseks ja EDMS-i funktsionaalsuse nõuete väljatöötamiseks tehtud otsuste kvaliteet otseselt saadud teabest ja selle esitamise kvaliteedist.

Sellega seoses tuleb kinni pidada küsitluse peamisest põhimõttest – saada täielikku, usaldusväärset ja ajakohast teavet automatiseerida plaanitavate protsesside kohta.

Projektieelne küsitlus

EDMS-i nõustamise ja juurutamise turul oma teenuseid pakkuva konsultatsioonifirma seisukohalt, s.o. EDMSi rakendamine analüütiku jaoks on välised projekti, projektieelset küsitlust käsitletakse müügimetoodika osana (ühe “eelmüügi” faasina). Suurema osa tööst selles etapis teeb aga analüütik, aga ka rakendusmetoodikaga ette nähtud analüüsietapis. Seetõttu käsitletakse projektieelset küsitlust ka elluviimise metoodika osana.

Projektieelse küsitluse läbiviimine võib olla kasulik ka analüütikutele, kes tegelevad EDMS-i juurutamisega. sisemine ettevõtte (organisatsiooni) projekt, s.o. analüütik on selle ettevõtte töötaja, kus EDMS-i rakendatakse.

Projektieelse küsitluse tulemuste skeem

Eesmärgid Projektieelne uuring on:

• üldteabe saamine EDMS-i juurutamise objekti kohta;
• rakendamise eesmärkide määratlemine;
• EDMSi ja projekti piiride üldiste põhinõuete kindlaksmääramine;
• dokumendivoo ja kontoritöö korralduse üldise seisu kindlaksmääramine;
• peamiste kasutajate (ametnikud, juhid jne) tuvastamine;
• potentsiaalse projekti üldise keerukuse taseme määramine;
• andmete migratsiooni ja muu tarkvaraga integreerimise vajaduste hindamine;
• tulemusliku ja võitnud Äripakkumise koostamiseks vajaliku teabe kogumine [kui töid teeb teostusobjektiväline ettevõte].

Projekti kohta vajaliku info saamiseks viiakse läbi põhikasutajate (Klient, projektijuht, osakonnajuhatajad, põhikasutajad) küsitlusi ja intervjuusid.

Küsimustiku näidisküsimused, mille vastused võimaldavad teil saada esmast teavet nii Kliendilt kui ka tulevastelt EDMS-i kasutajatelt, on toodud jaotises „Küsimused ja intervjuud“.

Tulemusena Projektieelne kontroll viiakse läbi:

• EDMS-i rakendamiseks vajaliku töömahu hindamine;
• projektieelse uuringu aruande koostamine;
• lahendusprototüübi koostamine ja demonstreerimine (vajadusel);
• äripakkumise koostamine.

1. EDMSi rakendamise eesmärgid ja eesmärgid;
2. EDMS-i rakendamise projekti piirid;
3. Muu teave saadud.

Pärast projektieelse küsitluse läbiviimist on võimalik hinnata analüütilise ja tehnilise töö mahtu, mida on vaja teha, ning milliseid tulemusi tuleks saavutada.

Selle tulemusena töötatakse välja dokument, mis sisaldab EDMS-i põhinõuete kirjeldust, projekti piire ja muud tuvastatud teavet. Kui infoküsitlust viib läbi Kliendiväline organisatsioon, koostatakse ka kliendile demonstreerimiseks (vajadusel) prototüüplahendus ja äriline ettepanek.

Selles etapis koostab projektijuht (PM) saadud esmase teabe põhjal põhitööplaani, hierarhilise tööstruktuuri (WBS) ja projekti harta.

Selles etapis võib toimuda ka platvormi valik, millel EDMSi arendatakse.

Infoküsitlus ja -analüüs

Lähtudes projektieelse uuringu tulemustest, selgitab teabeküsitlus eelnevalt saadud teavet, uurib ja kirjeldab olemasolevaid äriprotsesse ("nagu on") ning pakub välja tulevasi optimeeritud äriprotsesse ("olema"). nagu see peaks olema”) ning kirjeldab ka kõiki vajalikke muudatusi süsteemis nende äriprotsesside ja EDMS-i liideste toetamiseks.

Infoküsitluse tulemuste skeem

Eesmärgid teabeküsitlus on:

• automatiseeritavate äriprotsesside uurimine ja täpne kirjeldamine;
• süsteemi modifikatsioonide, liideste, sh. liidesed välissüsteemidega ja vahendid andmete edastamiseks olemasolevatest programmidest, mis tuleb projekti käigus välja töötada ja juurutada;
• tehniliste kirjelduste (TOR) väljatöötamine;
• soovituste väljatöötamine dokumendivoogude ümberkorraldamiseks (optimeerimiseks) ning dokumendivoo ja kontoritöö korraldamiseks.

Selle etapi eesmärk on välja selgitada Kliendi nõuded juurutustulemustele, mistõttu on vajalik tihe koostöö Kliendi, põhikasutajate ja Analüütiku vahel kogu infoküsitluse ja -analüüsi faasi vältel. Tavaliselt on teabeuuring järgmine samm pärast projektieelset uuringut ja see hõlmab üksikasjalikku uurimist kõigist ettevõtte valdkondadest, mida projekti käigus mõjutab, selle asemel, et tuvastada lihtsalt peamised funktsionaalsed valdkonnad ja "tapjarakendused". tehakse projektieelse küsitluse käigus.

Vajaliku info saamiseks viiakse sarnaselt projektieelsele küsitlusele, kuid detailsemal tasemel läbi põhikasutajate (Klient, projektijuht, osakonnajuhatajad, põhikasutajad) küsitlused ja intervjuud.

Küsimustiku näidisküsimused, mille vastused võimaldavad teil saada teavet Kliendilt ja tulevastelt EDMS-i kasutajatelt, on toodud jaotises „Küsimused ja intervjuud“.

tulemused tööd kajastatakse dokumendis "Funktsionaalsed nõuded" (FR) või aruanne või lähteülesanne (olenevalt projekti keerukusest).

Lõppdokument peab sisaldama:

1. Funktsionaalsed nõuded EDMS-ile;
2. EDMS-i liideste kirjeldus;
3. Äriprotsesside kirjeldus;
4. Soovitused dokumendivoo ümberkorraldamiseks (optimeerimiseks);
5. Muu küsitluse ja analüüsi käigus saadud teave.

Tulemusliku kontoritöö ja dokumendivoo korraldamiseks tehtud töö ning elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamise otsuse tulemusena sõnastab projektimeeskond nõuded automatiseeritud süsteemile, koostab automatiseeritavate protsesside nimekirja, määrab nende automatiseerimise prioriteedid ja järjestus.

Pärast EDMS-i juurutamise projekti eesmärkide, eesmärkide ja piiride kindlaksmääramist algab töö automatiseeritud elektroonilise dokumendihaldussüsteemi arendamise ja rakendamisega.

Dokumentidega töötamise tõhusaks automatiseerimiseks on soovitatav:

1. Tehke nimekiri olemasolevatest dokumentide tüübid Organisatsioonis
2. Tee iga tüübi uurimine dokument (vt allpool)*
3. Koosta vastutavate töötajate nimekiri dokumentide loomiseks (kes mis tüüpi dokumente loob)
4. Koosta töötajate nimekiri, kes külastavad, allkirjastavad, kinnitavad dokumendid (kes, mis tüüpi dokumendid; tingimused, mille korral viisa nõutakse, allkiri)
5. Nende nimekirjade põhjal luua üldine marsruut dokumentide läbimine läbipääsutingimustega – algoritm (operogramm või graafilise dokumendi voo skeem)
6. Määrake vajalik raamatupidamisdokumendid(aruanded): aruannete koostamise tingimused ja nende vormid
7. Määrata kindlaks, mis tüüpi dokumente tuleb kontrollida (määrata tähtajad, teatamise vormid, kontrollkaardi vorm, kontrolli alt eemaldamise tingimused)
8. Küsitluste põhjal koostama alushariduse juhendi kui vajalik
9. Loo juhtumite loend(vajadusel näidates ära säilitusajad ja juhtumite moodustamise põhimõtted).
10. Koostage loend, mis kajastab erinevat tüüpi dokumentidele juurdepääsu mehhanismi (olenevalt positsioonist)

Igat tüüpi dokumendi uurimine:

• kirjeldada dokumentatsiooni (koostamise) tehnoloogiat: detailide kogum, nende asukoht, täitmise viisid (vajadusel);
• kirjeldada registreerimis- ja kontrollkaartide (RCC) vorme: kaardi väljade komplekti ja paigutust;
• näidata dokumentide liikumise tingimusi (allkirjade, viisade, tšekkide jms olemasolu);
• näidata dokumendi vooskeemi (marsruuti) või peamiste kinnitajate, allkirjastajate jms nimekirja;
• kirjeldada registreerimismeetodit, koode, mis on määratud erinevat tüüpi dokumentidele

Küsimused ankeetide ja intervjuude jaoks

Siin on loetletud küsimused, mida saab kasutada ankeetides või kasutajate küsitlemisel EDMS-i juurutamise objekti uuringu läbiviimisel. Küsimused on soovituslikud. Küsitluse läbiviimisel puuduvad selged nõuded, seega peab Analüütik olema loominguline vajaliku info hankimisel, struktureerimisel ja kuvamisel.

Vajab dokumendihaldusprotsessi automatiseerida:
1. Millised on süsteemi rakendamise pikaajalised ja lühiajalised eesmärgid?
2. Millised on dokumendihaldussüsteemi juurutamise projekti edukuse peamised kriteeriumid?
3. Millise aja jooksul on soovitav süsteem kasutusele võtta? Mis on nende tähtaegade põhjused?
4. Kes on projekti peamine algataja: millise osakonna või juhi (juhtide) huvides on kavas süsteem kasutusele võtta?
5. Kes on EDMS-i peamised kliendid (millised divisjonid) ja EDMS-i peamised osalejad?
6. Kas plaanite süsteemi juurutamisel kontoritöö ja dokumendivoo jaoks täielikku või osalist üleminekut paberivabale tehnoloogiale? Kirjeldage, kuidas te seda näete.
7. Kas on plaanis kasutada krüptograafilise teabe kaitse ja elektroonilise digitaalallkirja süsteeme (CIPF ja EDS)? Kui JAH, siis märkige prioriteetsete süsteemide nimi või tüüp.
8. Töötlemine, milliseid dokumente, vorminguid ja tüüpe plaanib süsteem automatiseerida?
8.1. Kirjeldage lühidalt igaühe peamisi parameetreid, märkige erinevused.
8.2. Määrake oma prioriteedid
9. Mitu töökohta on plaanis korraga paigaldada?
10. Mitu töökohta on plaanis lõpuks süsteemiga ühendada (kokku)?
11. Millistes osakondades on kavas EDMS-i rakendada?
12. Kirjeldage osakondade peamisi funktsionaalseid kohustusi - EDMSi peamisi osalejaid.

Organisatsioonilised asjad:
13. Kas kliendi nimel projekti juhivad tehnilised spetsialistid?
14. Kas koolieelsetes lasteasutustes on spetsialiste, kes Tellija nimel projekti juhivad?

Küsimused alushariduse kohta:
15. Kas dokumentidega töötamist reguleerivad kinnitatud sätted, juhised, eeskirjad või muud normdokumendid (kantseleitöö reeglite ja dokumendivoo kirjeldused)?
15.1. Kui küpsed ja asjakohased nad on?
15.2. Kas neid on plaanis muuta?
15.3. Kui sellised dokumendid on olemas, esitage need analüüsimiseks.
16. Kui sellised reeglid (eeskirjad, juhised, meetodid) puuduvad või need ei ole asjakohased, kas on vaja läbi viia olemasolevate protsesside uuring, kirjeldamine ja optimeerimine?
16.1. Kas selliste toimingute vajalikkusest ja õigeaegsusest mõistetakse?
16.2. Või on plaanis protsessid automatiseerida "nagu on"?
16.3. Kui uuring ja optimeerimine viiakse läbi, siis määratlege uuringu valdkonnad, eesmärgid ja optimeerimise kriteeriumid.
17. Kuidas toimub paberimajandus?
17.1. Tsentraliseeritud;
17.2. Detsentraliseeritud;
17.3. Segatud.
18. Milline osakond või töötaja vastutab dokumentidega töötamise eest?
19. Kes ettevõttes korraldab tööd dokumentidega (milline osakond)?
20. Milliseid funktsioone (protsesse, tööd) tuleb seda tüüpi dokumentide puhul automatiseerida? Kirjeldage neid (lühidalt)
21. Kui suur on ligikaudne dokumendivoo maht aastas/kuus iga määratud dokumendiliigi puhul?
22. Loetlege dokumentide liigid, mille jaoks kasutatakse blankette ja malle, millega töö on plaanis automatiseerida?
23. Milliseid arvestuse ja registreerimise vorme kasutatakse iga dokumendiliigi puhul? Kirjeldage nende ülesehitust, täitmise reegleid, registreerimisnumbrite genereerimise reegleid.
24. Millised dokumendid nõuavad täiendavat kontrolli? Kirjeldage nende omadusi ja juhtimisnõudeid.
25. Milliseid aruandlusliike ja -tüüpe tuleb iga dokumendiliigi puhul rakendada?
26. Iga dokumendiliigi kallal tehtud tööde liigid. Äriprotsessi käigus dokumendis toimuvad muudatused.
27. Kirjeldage dokumendivoos osalejate töötajate töökohustusi dokumentide menetlemisel.
28. Kirjeldage organisatsioonis või osakonnas olemasolevat tehnoloogiat dokumentidega töötamiseks:
28.1. sissetulevate dokumentide töötlemise ja registreerimise edastamise kord;
28.2. juhtkonna sissetulevate dokumentide läbivaatamise ja otsuste tegemise kord;
28.3. resolutsiooni struktuur;
28.4. dokumentide kontrollimiseks esitamise kord;
28.5. kontrolli tüübid;
28.6. tähtajad;
28.7. dokumentide loetelu, mille täitmist kontrollitakse;
28.8. dokumentide täitmise kontrolli tehnoloogia;
28.9. struktuuriüksustes täitmiseks saadud dokumentide arvelevõtmise kord;
28.10. dokumentide kontrolli alt eemaldamise kord;
28.11. dokumentide eelnõude läbivaatamise kord juhtkonna poolt, nende kooskõlastamine erinevates osakondades ja kooskõlastamine;
28.12. väljaminevate dokumentide registreerimise ja edastamise menetlemise kord;
28.13. sisedokumentide väljatöötamise kord;
28.14. dokumentide hoidmise korraldamine struktuuriüksustes ja organisatsiooni keskarhiivis.
29. Mida on vaja dokumentidega töötamisel muuta?
30. Milliseid arvestuse ja registreerimise vorme kasutatakse iga dokumendiliigi puhul?
30.1. Kirjeldage nende struktuuri ja täitmise reegleid (kui on).
30.2. Registreerimisnumbri genereerimise reeglid
31. Milliseid aruandlusliike ja -tüüpe tuleb iga dokumendiliigi puhul rakendada?
31.1. jooksvad kontoriaruanded;
31.2. kontori lõpparuanded;
31.3. statistikaameti aruanded;
32. Oskus luua ja jälgida dokumentide vahelisi seoseid

Küsimused arhiivisalvestuse kohta:
33. Kas struktuuriüksusena on olemas arhiiv?
34. Kes vastutab dokumentide kiire säilitamise eest?
35. Kas dokumentide hoidmiseks on juhised? Kui teil on reguleerivad dokumendid, esitage need.
36. Kas juhtumite nomenklatuuri töötatakse välja (igal aastal)?
37. Milline üksus (ametnik) vastutab kohtuasjade koondnomenklatuuri koostamise ja kinnitamise eest.
38. Kas toimub dokumentide väärtuse ekspertiis ja dokumentide hävitamine?
39. Kas on olemas teaduslik võrdlusaparaat? Kes seda juhib? Kirjeldage selle struktuuri.
40. Kas dokumentidele, eriti konfidentsiaalsetele, on välja töötatud juurdepääsupoliitika?
41. Kas "paber"dokumentide arhiivi on kavas süsteemi üle kanda?
41.1. Palume märkida dokumentide ligikaudne kogus, vorm ja liigid.
41.2. Kas dokumendiarhiiv on geograafiliselt jaotatud? Kui JAH, siis kus asuvad dokumentide hoiukohad?
41.3. Määrake teabe süsteemi edastamiseks vajalik ajavahemik.
42. Millised reeglid kehtivad dokumentide failidesse kandmisel, arhiivi edastamisel, millised on säilitusnormid?
43. Jaoskonna kohtuasjade nomenklatuuriga töötamise reeglid, selle struktuur ja dokumentide säilitamise korraldus jaoskonnas, millega töötamine kuulub automatiseerimisele.

Organisatsiooni struktuuri kirjeldus:
Nõuete esmase hindamise läbiviimiseks on vaja teavet ettevõtte organisatsioonilise struktuuri kohta. Organisatsioonistruktuuri kirjeldus peab olema skeem (Visio, ARIS või muus sarnases formaadis). Võimalik on ka tekstiline kirjeldus. Organisatsioonistruktuuri diagramm (või tekstikirjeldus) peaks kajastama:

44. Tipptasemel organisatsioonide loetelu (fondivalitseja, komplekside, filiaalide, üksikute juriidiliste isikute loetelu (näiteks ettevõtte kontorid) jne), sealhulgas:
44.1. organisatsioonide nimed;
44.2. organisatsioonide geograafiline asukoht;
44.3. organisatsioonidevahelised suhted (hierarhia);
44.4. organisatsioonide tegevusvaldkonnad.
45. Tipptasemel organisatsioonide organisatsioonilised struktuurid, mis peaksid sisaldama:
45.1. osakondade struktuur;
45.2. osakondade omavahelised suhted;
45.3. osakondade funktsioonid;
45.4. osakondade vastutusvaldkonnad.

Eelkõige huvitab meid informatsioon elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamisse kaasatud struktuuriüksuste kohta.

Organisatsiooni IT-infrastruktuur:
46. ​​Milline tehniline tugi on saadaval: serveri omadused, kliendi saidid?
47. Kas infosüsteemi(d) kasutatakse praegu jooksvate ülesannete automatiseerimiseks?
47.1. Kui JAH, siis milliseid funktsioone see sisaldab?
47.2. Millega sa rahul ei ole/praegused probleemid?
47.3. Kas see on plaanis täielikult või osaliselt välja vahetada?
47.4. Andmete migratsioon: kuidas plaanitakse kogutud teavet edastada:
- ei saa taluda
- kanda käes,
- automaatselt üle kanda.
47.5. Kui plaanite "vanu" andmeid automaatselt uude süsteemi üle kanda, on vaja esitada teave struktuuri ja salvestusvormingute kohta ning sõnastada nõuded andmete teisendamiseks.
48. Kas integreerimine teiste süsteemidega on vajalik?
49. Milline on tüüpiline klienditööjaamade konfiguratsioon (protsessor, RAM, operatsioonisüsteem jne)?
50. Kas kontoriarvutitesse on installitud standardtarkvara loend? Kui JAH, siis esitage see nimekiri.
51. Millised on põhiserveri riistvara omadused?
52. Kas ettevõtte töötajad kasutavad oma igapäevatöös ettevõtte e-posti? Millist meiliserverit ja -klienti kasutate?
53. Määrake ettevõtte meiliserveri tarkvara versioon ja arendaja.
54. Mis on teie võrgu topoloogia?
1.1. Kas kohtvõrk põhineb Windows NT domeenil?
1.2. Mitu tööjaama on teie kohalikus võrgus?
1.3. Kas võrgul on territoriaalne jaotus? Kui seal on:
1.3.1. Milline on tööjaamade jaotus filiaalide (büroode) vahel?
1.3.2. Kui suur on võrgusegmentide vaheliste sidekanalite läbilaskevõime?
55. Kas dokumentide salvestamiseks on olemas spetsiaalne failiserver? Kui suur on hinnanguliselt selles serveris salvestatud dokumentide maht?
56. Kas on olemas struktureerimata teabe salvestamise strateegia (arvutid, spetsiaalsed failiserverid, salvestamise alamsüsteemid jne)?
57. Kui suur on keskmine dokumentide maht kliendi tööjaamades?
58. Milliseid ettevõtte infosüsteeme (CIS) ettevõttes kasutatakse?
59. Kas on litsentsitud DBMS-e ja kuidas neid kasutatakse? Märkige ettevõttes kasutatava DBMS-i arendajad ja versioonid.
60. Kas kataloogiteenuseid kasutatakse kasutajate tuvastamiseks? Kui JAH, siis märkige, millised.
61. Kas kasutajatele on olemas tehnilise toe teenus (helpdesk)? Kas selle teenuse kohta on mingeid eeskirju?
62. Mitu töötajat on infotehnoloogia osakonnas (osakond, osakond)? Millised on peamised ülesanded, mida see üksus lahendab?
63. Märkige süsteemid, millega dokumendihaldussüsteem tuleks integreerida.
64. Märkige töötajate, kellel on juurdepääs ainult läbivaatamiseks mõeldud dokumentidele, ligikaudne suhe töötajate arvu, kellel on õigus teatud toiminguid muuta ja teha.

Nõuded EDMS-ile:
65. Loetle ja kirjelda, milliseid funktsionaalseid nõudeid uuele süsteemile pead kõige olulisemaks.
66. Iga dokumendikaardi atribuutide koosseis:
- Nimi
- Kirjeldus
- Silt vormil (nimi vormil)
- Andmetüüp
- Täitmisviis (käsitsi, kataloogist, ...)
67. Dokumentide otsimine registreerimiskaartide atribuutide järgi Otsingukaardi andmete loend
68. Vajadus luua dokumentidega töötamise ajalugu, täitmise edenemise ja kinnitamisprotsessi jälgimine jne.
69. Vajalikud filtrid süsteemis
70. Teabenõuded, mille süsteem peab rahuldama

Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (EDMS) rakendamise tõhususe analüüs

Tõhusus on üks levinumaid majandusmõisteid. Tõhusust võib defineerida kui eesmärgi saavutamise tõenäosust. Ülaltoodud EDMS-i rakendamise eelduste analüüs ei ole piisav selle rakendamise soovitamiseks. Vajalik on EDS-i kuluefektiivsuse analüüs.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamise eesmärgid:

kontoriautomaatika,

dokumendivoogude automatiseerimine,

dokumentide ja korralduste täitmise kontrolli automatiseerimine,

sooritusdistsipliini suurendamine,

dokumentidega töötamisel asjade korda seadmine,

dokumenditehingute aja lühendamine,

üleminek paberivabale tehnoloogiale.

Seega on võimalik määrata kitsas tähenduses elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (EDMS) kasutamise efektiivsus üksikutele tööstusharudele ja kasutajatele. Sel juhul on mõistlik kaaluda järgmist tüüpi mõjusid:

majanduslik – selle näitajad võtavad väärtuseliselt arvesse kõiki EDS-i rakendamisega kaasnevaid tulemusi ja kulusid. Kontoritöö automatiseerimine, dokumendivoogude automatiseerimine, dokumentide ja tellimuste täitmise kontrolli automatiseerimine aitab vähendada käsitsitöö käigus tekkivaid vigu, kiirendades dokumendivoo protsessi, mis annab kahtlemata ajavõitu ja energiakulude kokkuhoiu, masinaaja kulu jne.

rahaline - seda tüüpi mõju näitajate arvutamine põhineb EDMS-i kasutamise finantstulemustel, mis kajastub dokumentidega töötamise aja vähenemises, vähendades seeläbi dokumentidega töötamise kestust,

ressurss - selle näitajad peegeldavad EDMS-i kasutamise mõju teatud tüüpi materiaalse ressursi (elekter, tööjõud jne) tootmismahule ja tarbimisele. Nagu juba mainitud, vähendab ajavõit dokumentidega töötamisel elektriressursside, tööjõuressursside jms tarbimist.

teaduslik ja tehniline – sisaldab EDMS-i uudsust, lihtsust, kasulikkust;

sotsiaalne - selle näitajad võtavad arvesse EDMS-i rakendamise sotsiaalseid tulemusi, mis väljenduvad andmeühiku koostamise ja töötlemise töömahukuse vähendamises automatiseeritud dokumendihaldussüsteemis.

Vaatame lähemalt EDMS-i kasutajate tööjõukulude kokkuhoidu.

J-nda kvalifikatsiooniga töötajate töötasustamise tingimusliku aastase kulude kokkuhoiu arvutamine Cj, kui EDMS-i kasutuselevõtu tulemusena muutub teabe ettevalmistamise ja töötlemise protsesside töömahukus, määratakse valemiga

Сj = Сзпj (Q1 - Q2) А2 / Фj,

kus Сзпj on andmete koostamise ja töötlemisega tegeleva j-nda kvalifikatsiooniga töötaja aastane palgafond, rub.; Q1, Q2 - andmeüksuse koostamise ja töötlemise töömahukus tarkvaratoote põhi- ja uues versioonis, inimene/tund; A2 - aastane töömaht andmete ettevalmistamisel ja töötlemisel tarkvaratoote uues versioonis, loomulikud ühikud; Фj on ühe j-nda kvalifikatsiooniga, andmete koostamise ja töötlemisega tegeleva töötaja aastane tööaeg, tunnid.

Arvutame ühtse tariifigraafiku 11. kategooria järgi avalikus sektoris töötava ja 10 000 rubla palgaga juhi töötasu kokkuhoiu. Võttes arvesse asjaolu, et juhil on igakuine lisatasu 75% palgast, on tema kuupalk 17 500 rubla. Järelikult on juhi aastane palgafond 210 000 rubla. Arvestades, et viiepäevase töönädala puhul on tööpäevade arv 249, siis juhi aastane tööaeg on 1992 tundi.

Dokumentide koostamise ja töötlemise töömahukus senise töömeetodiga ja EDMS süsteemis on vastavalt 25 [in/tund] ja 20 [in/tund]. Aastane töömaht andmete ettevalmistamisel ja töötlemisel EDMS-is (füüsilistes ühikutes) on? 80 dokumenti.

Seega saame kokkuhoidu juhtkonna tööjõukuludelt:

C = 17500 · (25–20) · 80 / 1992 = 3514 rubla,

mis on 20% automatiseeritud dokumendihaldussüsteemis dokumentide koostamise ja töötlemisega tegeleva 11. kategooria juhi aasta palgafondist.

Putkina Lidija Vladimirovna

tehnikateaduste kandidaat, Peterburi Ametiühingute Humanitaarülikooli majandusteaduskonna informaatika ja matemaatika osakonna professor Peterburi, Venemaa

Kokkuvõte: Selles artiklis käsitletakse elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamise funktsioone. Artiklis märgitakse, et iga organisatsiooni tõhusus sõltub dokumentide töötlemise tõhususest ja teabe levitamise kiirusest organisatsiooni struktuuri osakondade ja töövõtjate vahel. Elektroonilise dokumendihalduse juurutamise protsessi saab jagada kaheksaks etapiks. Üheks oluliseks punktiks on asjaolu, et pärast iga kaheksa automatiseerimisetapi edukat läbimist tuleb juurutatud süsteemi pidevalt viimistleda ja täiustada. See on üks peamisi tegureid elektroonilise dokumendihalduse edukaks kasutamiseks ettevõttes.

Märksõnad: elektroonilised dokumendihaldussüsteemid, juurutamine, efektiivsus, ettevõtlikkus

Elektroonilise dokumendi rakendamise tunnused

tehnikateaduste doktor, professor arvutiteaduse ja matemaatika osakond, majandusteaduskond Peterburi humanitaar- ja sotsiaalteaduste ülikool Peterburi, Venemaa

Kokkuvõte: Selles artiklis käsitletakse elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamise funktsioone. Artiklis märgitakse, et iga organisatsiooni efektiivsus sõltub dokumentide töötlemise tõhususest, teabe levitamise kiirusest organisatsiooni struktuuri üksuste ja töövõtjate vahel. Elektroonilise dokumendi juurutamise protsessi saab jagada kaheksaks etapiks. Üks tipphetki on tõsiasi, et pärast iga kaheksa automatiseerimisetapi edukat läbimist tuleb juurutatud süsteemi pidevalt täiustada ja täiustada. See on oluline tegur elektroonilise dokumendihalduse edukaks kasutamiseks ettevõttes.

Märksõnad: elektrooniline dokumendihaldussüsteem, juurutamine, efektiivsus, ettevõtlikkus

Kaasaegses maailmas sõltub iga organisatsiooni tõhusus dokumentide töötlemise tõhususest, teabe levitamise kiirusest organisatsiooni struktuuri osakondade ja töövõtjate vahel, aga ka kogu teabekomponendi usaldusväärsusest tervikuna.

Seetõttu tõstatavad paljude ettevõtete juhid viimasel ajal üha enam küsimust dokumendivoo süsteemi täiustamise kohta. Seda ülesannet saab saavutada automatiseerimise abil.

Tänapäeval ei ole automatiseeritud dokumendivoog uuendus. Mõned organisatsioonid on juba kasutusele võtnud ja kasutavad elektroonilist dokumendihaldussüsteemi (EDMS). Enamik ettevõtteid säilitab siiski oma dokumendivoo traditsioonilisel paberkujul.

Bürootöö vormi valimisel on peamiseks kriteeriumiks organisatsioonis teatud aja jooksul loodud ja saadud dokumentide maht. Seetõttu on ettevõtetes, kus osakondade struktuur on hargnenud ja ühendatud erinevate dokumentide ahelaga, üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele väga oluline ülesanne.

Sellest kontseptsioonist täpse ettekujutuse saamiseks vaatame seda üksikasjalikumalt. Elektroonilist dokumendihaldust saab kujutada ühtse mehhanismina dokumentide liikumiseks, mis on loodud arvutitööriistade abil ja reeglina allkirjastatud elektroonilise digitaalallkirjaga. Samal ajal töödeldakse dokumente ka elektroonilise meedia abil.

Organisatsioonis, kus EDMS on juurutatud, toimib dokument põhilise haldustööriistana. Sellistes organisatsioonides pole lihtsalt korraldusi, juhiseid ega otsuseid. On dokumendid, mis sisaldavad just neid otsuseid, korraldusi ja juhiseid. Seega toimub juhtimine organisatsioonis täielikult dokumentide kaudu. Ka enamik töötajate ülesandeid on seotud dokumentidega.

EDMS-i saab kasutada igas organisatsioonis: nii väikeses ettevõttes kui ka suures valdusettevõttes või ettevõttes, millel on terve filiaalide võrk. Mõned ettevõtted alustavad dokumendivoo üksikute etappide automatiseerimisega, kuna EDMS-il on mitmeid olulisi eeliseid:

1) Esiteks peaksime märkima äriprotsesside läbipaistvust. Elektroonilises süsteemis on kontroll dokumentide vastuvõtmise, vormistamise ja loomise üle palju lihtsam ja kiirem. Selle abiga saab juhtkond igal ajal jälgida organisatsiooni äriprotsesse.

2) Samuti täiustatakse elektroonilise dokumendihalduse abil täitevfunktsiooni. Statistika järgi jääb märkimisväärne osa tellimustest töötajate täitmata. EDMS võimaldab juhtidel jälgida tööprotsesse, täitmise kiirust ja kvaliteeti ning mis kõige tähtsam – töö tulemust.

3) Väheneb dokumentide menetlemise ja vormistamise aeg. Elektrooniline dokumendihaldus võimaldab dokumente kiiremini otsida, luua, töödelda ja levitada. See saavutatakse kokkuvõtete, registrite ja aruannete automaatse koostamisega, mis omakorda võimaldab töid teha efektiivselt ja kiiresti ning selle tulemusena optimeerida äriprotsesse.

4) Info konfidentsiaalsuse tase tõuseb. Igal töötajal on ettevõtte dokumentidele juurdepääsu ja nende haldamise tase, mis vastab tema volitustele. Näiteks võib töötajal olla õigus dokumenti lugeda, tal võib olla võimalus dokumenti redigeerida, teha vastavaid muudatusi või neil võivad olla ka täielikud õigused. Iga toiming logitakse arvutisüsteemi. See tähendab, et igal ajal on võimalik näha, kes töötajatest andmetes muudatusi tegi ja nendega töötas.

Paljude organisatsioonide jaoks on teabe konfidentsiaalsuse probleem väga terav. Mis tahes oluliste dokumentide kaotamine võib kaasa tuua miljoneid kahjusid. Sellega seoses on paberdokumendid palju suuremas ohus, kuna neid saab probleemideta kaustast eemaldada ja kogu teave edastatakse kolmandale osapoolele. Olles ettevõttes kasutusele võtnud elektroonilise dokumendihaldussüsteemi, ei pruugi olla võimalik täielikku infoleket likvideerida. Sel juhul on aga võimalik näha, kes töötajatest ja mis hetkel neid dokumente kasutas.

5) EDMS-i abil optimeeritakse nii uute töötajate koolitamise skeemi kui ka uute protsesside juurutamist ettevõttes. Uute regulatsioonide ja juhiste kasutuselevõtt elektroonilist dokumendihaldust kasutades toimub palju kiiremini, kui iga töötaja eraldi teavitamine ja paberdokumentidega tutvumine.

6) Ettevõttekultuuri tase tõuseb. EDMS loob ühtse inforuumi, kuhu on kaasatud kõik või enamus ettevõtte struktuuridest. See omakorda loob võimaluse kaasata pea iga töötaja ettevõtte protsessidesse.

7) Ettevõtte üleminekul elektroonilisele dokumendihaldusele laheneb uute muudatuste kohandamise probleem rahvusvahelisel standarditurul. Kui midagi tekib, saab EDMS-i kasutav organisatsioon kiiresti uues mallis muudatusi teha, suurendades seeläbi oma konkurentsivõime taset turul.

Kuid sellel ettevõtte toimimise parandamise meetodil koos selle eelistega on ka oma puudused.

Esiteks on tõsine probleem dokumentide turvalisus. Arvutisse võib sattuda viirus ja dokumentide salvestamise süsteem ei pruugi töötada. Selle probleemi saab lahendada broneerimissüsteemi loomisega.

Teine võimalik EDS-i juurutamise puudus võib olla süsteemi tööle võetavate töötajate konservatiivsus. Automatiseeritud dokumendihaldusele üleminekul ei ole alati võimalik vältida ja ära hoida rahulolematust töötajate seas, kes on harjunud käsitsitööga ja omavad puudulikke teadmisi elektroonilisest dokumendihaldusest.

Samuti peab elektrooniline dokumendihaldussüsteem väga oluliseks pädevat andmesisestust. Sel juhul on inimfaktor eriti oluline, kuna süsteemi häireteta toimimine tulevikus sõltub personali kvalifikatsioonist ja töökvaliteedist.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi ostmise ja juurutamise etapis peab ettevõtte juhtkond olema valmis finantskuludeks. Kuigi hiljem kompenseeritakse need kulud tavaliselt dokumentatsiooniga töötamise ja äriprotsesside optimeerimise kulude vähendamisega.

Elektrooniliste dokumentide vahetamine ei ole kõigi osapooltega võimalik. Selle põhjuseks on ühtse inforuumi puudumine. Seetõttu on paljud ettevõtted sunnitud üheaegselt läbi viima nii paberkandjal kui ka elektroonilist dokumendivahetust. On selge, et aktide ja lepingute elektrooniline saatmine lihtsustaks oluliselt tööd kliendi ja kliendi vahel mis tahes turusegmendis.

Enamiku dokumentide kohustuslik rekvisiit, mis annab neile juriidilise jõu, on isiklik allkiri. Elektroonilise dokumendi õigusjõudu kinnitab tavaliselt elektrooniline allkiri, mis vastavalt 63-FZ-le võib olla kolme tüüpi:

1) Lihtne elektrooniline allkiri. Seda tüüpi allkirjade loomiseks kasutatakse paroole, koode ja muid vahendeid, mis tuvastavad allkirjastatud dokumendi autori. Krüptograafilist elektroonilist allkirja sel juhul ei kasutata.

2) Tugevdatud märkusteta allkiri. Seda tüüpi allkirja loomiseks kasutatakse krüptograafilisi vahendeid, mis omakorda võimaldavad kindlaks teha dokumendi autori. Täiustatud märkusteta allkiri on sageli pitsatiga dokumendi analoog.

3) Täiustatud kvalifitseeritud allkiri võib igal juhul asendada paberdokumentatsiooni. Erandiks on olukord, kus seadusandlikul tasandil nõutakse ainult paberkandjal dokumenti.

Tänapäeval peab enamik osariike võrdseks nii tavalise allkirjaga paberdokumente kui ka kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektroonilisi dokumente.

Organisatsiooni üleminek paberdokumendihalduselt elektroonilisele peab olema pädev ja läbimõeldud, kuna sellest sammust sõltub kogu ettevõtte edasine töö.

Enamasti on dokumendivoo protsesside automatiseerimise algatajaks ettevõttes peadirektor. Suurt rolli mängib juhtkonna huvi paberivabale dokumendivoogudele ülemineku vastu, kuna sellest sõltub suuresti selle projekti edu.

Tavaliselt jaguneb automatiseerimine ise kaheks osaks: protsess ise ja aruanne, st kontroll valmistoote töö üle.

Kui ülesandeks pole mitte ainult elektroonilise dokumendihalduse juurutamine, vaid ka äriprotsesside ümberkujundamine, siis tuleb lähteülesanne sõnastada koos juhtidega, kes nende protsesside eest vastutavad. Ainult siis, kui nad värvatakse liitlasteks, on võimalik luua edukas elektroonilise dokumendihalduse versioon.

Automatiseerimisprotsessi võib jagada mitmeks peamiseks etapiks:

1. etapp. Tehnilised näitajad. Alustuseks peavad projektijuhid otsustama, milliseid ülesandeid tulevane süsteem täitma peaks. Selgelt sõnastatud eesmärgid aitavad teil teha õige valiku teises etapis.

2. etapp. IT-lahenduse valimine. Väikese dokumendivooga ettevõtte jaoks võib piisata elektroonilise andmebaasi, nagu Access või Excel, kasutamisest. See tähendab, et väikeettevõtted ei pea alati tegelema dokumendivoo globaalse ümberkorraldamisega.

Suurettevõtete juhid, kellel on piirkondlikud allüksused, kes soovivad automatiseerida dokumendivoogu, peavad olema valmis kulukaks ja pikaks rakendamiseks.

3. etapp. Äriprotsesside kirjeldus. Enne dokumendihalduse juurutama asumist on vaja uurida ettevõtte hetkel olemasolevaid äriprotsesse. Just selles etapis on juhtiv roll automatiseerimisega seotud osakonnajuhatajatel. Nende põhiülesanne on aidata kirjeldada dokumentide teed ja luua samm-sammult äriprotsesside voog.

4. etapp. Selles etapis koostatakse kalkulatsioonid, kalenderplaanid, vajalike ressursside nimekirjad ja töötatakse välja üldine tööplaan. Sel juhul on vaja arvesse võtta kõiki olemasolevaid plusse ja miinuseid, mis ilmnevad pärast dokumentide automatiseerimist.

5. etapp. Rakendamine. Selles etapis toimub elektroonilise dokumendihalduse otsene rakendamine. Etapi kestus sõltub otseselt organisatsiooni struktuuri ja selles toimuvate äriprotsesside keerukusest. Töö kontrolli ja koordineerimist teostab projektijuht.

Etapp 6. Lõpetamine. Selles etapis testitakse programmi. Väga sageli paljastab testimine automatiseerimise lünki. See etapp on oluline, kuna sellel on veel võimalus tekkinud probleeme kiiresti kõrvaldada.

7. etapp. Projekti kasutuselevõtt. See võib olla üks rakendusmeetoditest, mida kasutatakse süsteemi kasutamise alguses:

Paralleelstrateegia ehk töötatakse vana süsteemi järgi, kuid samas kasutatakse uusi tehnoloogiaid. Selle käigus võrreldakse pidevalt kahte süsteemi – vana ja uut – ning selle tulemusena kohandatakse uut süsteemi järk-järgult. Andmete dubleerimise tõttu on see lähenemine aga kõige töö- ja aeganõudvam.

Hüpe - üleminek uuele süsteemile toimub koheselt, see tähendab, et üleminekuprotsessi ei toimu. See meetod on tõhus, kuid väga riskantne.

Pilootprojekti käivitamine – hüpe toimub ühes piirkonnas. See lähenemisviis on usaldusväärne.

Järjestikune automatiseerimine. Rakendamine algab kitsaskohtadest ja järk-järgult hakkavad protsessis osalema uued valdkonnad. Selle lähenemisviisi valimisel kulub reeglina palju aega, kuid tasuvus on nähtav peaaegu kohe.

Selles etapis võib sõltumata valitud strateegiast tekkida raskusi töötajate konservatiivsuse tõttu. Õige lähenemise korral saab aga riskide tõenäosust oluliselt vähendada.

8. etapp. Süsteemi kasutamise jälgimine. Peamine eesmärk selles etapis on saavutada programmi järkjärguline täisvõimsuse kasutamine. See tähendab, et programmist peaks saama tõeline dokumendihaldustööriist, mitte jääma failide komplektiks.

Teine oluline punkt on asjaolu, et isegi pärast iga kaheksa automatiseerimisetapi edukat läbimist tuleb juurutatud süsteemi pidevalt täiustada ja täiustada. See on üks peamisi tegureid elektroonilise dokumendihalduse edukaks kasutamiseks ettevõttes.

Süsteemi täiendav tugi peab hõlmama järgmist:

Süsteemi töökorras hoidmine. See võib hõlmata kasutajatele nõu andmist, vigade tõrkeotsingut ja andmete varundamist;

Süsteemikataloogides muudatuste tegemine organisatsiooni praeguste muudatuste põhjal;

Seadusemuudatuste jälgimine;

Seadete muutmine süsteemis vastavalt töötajate uutele nõuetele.

Bibliograafia:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Innovatsioonimõjude kahekordistumise ajakonstant // Mediterranean Journal of Social Sciences. – 2015. – nr 6 - 36. – Lk. 307-312.

2. Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A., Minakov V. F., Minakova T. E. Venemaa side- ja infotelekommunikatsiooni uuendusliku arengu majandusliku ja matemaatilise mudeli kontrollimine // Põhja-Kaukaasia föderaalülikooli bülletään. – 2015. – nr 3 (48). – lk 78-84.

3. Gorjatševa E. A., Minakov V. F., Barabanova M. I. Venemaa Panga kontrolli all oleva likviidsuse juhtimise mudel reaalajas // Majandus, statistika ja informaatika. UMO bülletään. – 2013. – nr 4. – Lk 178-183.

4. Minakov V.F.. – 2015. – nr 11 (23). - Koos. 32.

5. Minakov V.F.. – 2016. – nr 3 (27). – lk 30.

6. Minakov V.F.. – 2015. – nr 7 (19). – lk 31.

7. Minakov V.F. Tootmislaine funktsioon // International Scientific Research Journal =Research Journal of International Studies. – 2014. – nr 10-1 (29). – lk 22-25.

8. Minakov V.F. Tootmisfunktsioon logistikavoogudes // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – nr 11-3 (30). – lk 55-58.

9. Minakov V.F. Erinevused ja sarnasused põlvkondade teooria periodiseerimisel // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – nr 12-2 (31). – lk 122-124.

10. Minakov V.F. Nõudluse ja kvaliteedi pakkumise hinnaelastsus // Infotehnoloogiad ettevõtluses. 8. rahvusvahelise teaduskonverentsi teadusartiklite kogumik. - Peterburi. Kirjastus "Info-da". – 2013. – Lk 51-60.

11. Minakov V.F.. – 2015. – nr 2 (14). – lk 5.

12. Minakov V. F., Lobanov O. S., Ostroumov A. A. Pilvetaristu juurutamine piirkondlikus teaberuumis // Teaduslik ülevaade. – 2014. – nr 11. – Lk 103-106.

13. Minakov V.F., Malõšenko A.V. Uuenduslike protsesside lagunemine ülikoolis // Teadus. Innovatsioon. Tehnoloogiad. – 2004. – nr 36. – Lk 12–15.

14. Minakov V. F., Minakova T. E. Infoühiskond ja rakendusliku arvutiteaduse probleemid // Rahvusvaheline teadusuuringute ajakiri = Research Journal of International Studies. – 2014. – nr 1-1 (20). – lk 69-70.

15. Minakov V.F.. – 2016. – nr 6 (30). – lk 37.

16. Minakov V.F.. – 2016. – nr 4 (28). – lk 17.

17. Minakov V.F.. – 2016. – nr 5 (29). – lk 36.

18. Minakov V.F.. – 2016. – nr 1 (25). – lk 13.

19. Minakova T. E., Minakov V. F. Energiasääst on majandusliku efektiivsuse kordaja // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2013. – nr 11-2 (18). – Lk 60-61.

20. Putkina L. V. Ettevõtlusstruktuuride arendamise kontseptsiooni dünaamika // Rahvusvaheline teadusajakiri. 2015. nr 2-3 (33). Lk.79-80.

21. Putkina L.V. Uuenduslike ettevõtlusstruktuuride tunnused//Rahvusvaheline teadusajakiri. 2015. nr 2-3 (33). Lk.80-82.

22. Putkina L. V. Intelligentsete süsteemide projekteerimine majandusteaduses. Ava arhiivi artikkel nr 0321400431 30.07.2014

23. Putkina L.V. Protsessi lähenemisviisi kontseptsioon juhtimises // Teadusavastuste maailmas. 2015.№11.7(71). lk.2759-2765.

24. Putkina L.V. – 2016. – Ei. 05 (029) / [Elektrooniline ressurss] – juurdepääsurežiim. – URL:

25. Putkina L.V. – 2015. – Ei. 12 (24) / [Elektrooniline ressurss] – juurdepääsurežiim. – URL: http://site/24/3125/

26. Putkina L.V. – 2015. – Ei. 10 (22) / [Elektrooniline ressurss] – juurdepääsurežiim. – URL: http://site/22/2975/

27. Putkina L.V.. – 2016. – Ei. 07 (031) / [Elektrooniline ressurss] – juurdepääsurežiim. – URL:

28. Putkina L.V. Elektroonilise dokumendihalduse kasutamise omadused kaasaegse ettevõtte tõhusaks toimimiseks // Elektroonilise teadusliku ja praktilise ajakirja veebisait. – 2016.– Ei. 01 (25) / [Elektrooniline ressurss] – juurdepääsurežiim. – URL:

29. Putkina L.V. – 2015. – Ei. 10 (22) / [Elektrooniline ressurss] – juurdepääsurežiim. – URL: http://site/22/2976/

30. Putkina L.V. – 2016. – Ei. 01 (25) / [Elektrooniline ressurss] – juurdepääsurežiim. – URL:

31. Putkina L.V. – 2016. – Ei. 03 (027) / [Elektrooniline ressurss] – juurdepääsurežiim. – URL: http://site/27/3343/

32. Putkina L.V. – 2016. – Ei. 05 (029) / [Elektrooniline ressurss] – juurdepääsurežiim. – URL:

33. Putkina L.V. – 2015. – Ei. 12 (24) / [Elektrooniline ressurss] – juurdepääsurežiim. – URL: http://site/24/3070/

34. Putkina L.V. – 2016. – Ei. 02 (026) / [Elektrooniline ressurss] – juurdepääsurežiim. – URL: http://site/26/3226/

35. Shiyanova A. A., Galstyan A. Sh., Minakov V. F., Minakova T. E. Makromajanduslike suundumuste matemaatiline modelleerimine kindlustusäri arengus // Teaduse ja hariduse kaasaegsed probleemid. – 2014. – nr 4. – Lk 436.

Vastavalt infosüsteemide (IS) juurutamise väljatöötatud ülemaailmsetele ja kodumaistele tavadele käsitleme selles artiklis EDMS-i juurutamise protsessi, mis hõlmab mitut tööetappi. EDMS-i juurutamise tulemuseks on süsteemi tööstuslik toimimine kogu ettevõtte ulatuses.

Dokumendivoo tõhusus ei ole alati seotud selle vähendamisega. Dokumendivoo efektiivsuse ja juhtide mugavuse suurendamist tuleks kaaluda koos infosisu kvaliteedi tõstmisega. Dokumendivoo optimeerimise (disainimise) eesmärk on viia see kooskõlla juhtimisvajadustega, vähendades samal ajal selle hoolduskulusid. Dokumendivoo optimeerimise (kujundamise) laiendatud protseduur sisaldab järgmist viit sammu.

Dokumendivoo optimeerimine hõlmab kahte peamist valdkonda:

• 1. Infosisu kvaliteedi tõstmine (linkimine vastutuskeskustega; indikaatorite optimaalne komplekt ja sisu; normide ja standardite kõrge kvaliteet; hälvete kohta info kättesaadavus).
• 2. Dokumendivoo efektiivsuse ja juhtide mugavuse tõstmine (info dubleerimise kaotamine, liiklustrasside optimeerimine; raamatupidamise esmase arvestuse ja operatiivjuhtimise ühendamine jne; dokumentide nimetuste sisuga vastavusse viimine).

Dokumendivoo efektiivsuse ja juhtide mugavuse tõstmist tuleks käsitleda koos esimese suunaga, s.o. dokumendivoo tõhusust ei seostata alati selle vähendamisega. Teatud teabe kadumine võib ettevõttele üldiselt negatiivselt mõjuda.

Mõelgem võimalusele vähendada dokumendivoogu, säilitades samal ajal selle teabemahu. Seega on dokumendivoo optimeerimise (disainimise) eesmärk viia see kooskõlla haldusvajadustega, vähendades samal ajal selle hoolduskulusid.

Dokumendivoo optimeerimise (disaini) laiendatud protseduur sisaldab järgmisi samme:

• 1. samm. Projektieelne uuring või ettevõtte kirjeldus.
• Etapp 2. Olemasoleva dokumendivoo üksikasjalik kirjeldus.
• 3. samm. Info kvalitatiivse sisu analüüs.
• Samm 4. Dokumendivoo optimeerimine.
• Etapp 5. Standardite loomine (juhised).

Infoküsitlus ja -analüüs

Esimese sammu – ettevõtte kirjeldamise – ülesanneteks on välja selgitada juhtkonna vajadused ja tuvastada tegurite mõju. Juhtimisvajadused selgitatakse välja ametijuhendites sisalduvate funktsioonide uuringu ja erinevatel juhtimistasanditel tehtud juhtimisotsuste gruppide kirjelduse põhjal. Kriitilise analüüsi jaoks saab kasutada olemasolevat protsessisisest aruandlust. Soovitame tööd teha paralleelselt info kvalitatiivse sisu analüüsiga.

Dokumendivoo ülesehitamisel, aga ka juhtimisarvestuse organisatsiooniliste struktuuride loomisel algab töö selliste tegurite mõju uurimisega nagu: tehnoloogia omadused, toote koostis, ettevõtte ja selle struktuuriüksuste tootmise ja juhtimise korraldus, äriprotsessid, materjalivood. Dokumendivoo korraldus sõltub suuresti vastutuskeskuste olemasolust organisatsiooni juhtimisstruktuurides; ettevõttesisese ettevõtluse mehhanismi arendamine; kõrvalekallete juhtimise kättesaadavus; juhtimispädevus ja selle progressiivsete otsustusmeetodite kasutamine; personaalarvutite, infovõrkude jms kättesaadavus.

Eelkõige on projektieelse töö käigus vaja täpsemalt kirjeldada info loomise (muundamise, kasutamise) keskusi ja nende isikustatud suhteid (arvestuspunkte); dokumentide ja olemasolevate dokumendivoogude kirjeldus.

Dokumendihaldussüsteemide väljatöötamine juhtimiseesmärkidel ja juhtimispsühholoogia, võttes arvesse ettevõtte tehnoloogilisi ja organisatsioonilisi iseärasusi, peaks loomulikult algama ilma viiteta konkreetsele tarkvaratootele. Kõigepealt tuleb luua ideoloogia ja alles siis otsida sellele tarkvaratoode.

Enne EDMS-i juurutamise protsessi alustamist ettevõttes soovitame läbi viia ekspressuuringu (projektieelne uuring), et:

• üldteabe saamine EDMS-i juurutamise objekti kohta;
• rakendamise eesmärkide määratlemine;
• EDMSi ja projekti piiride üldiste põhinõuete määramine;
• dokumendivoo ja kontoritöö korralduse üldise seisu määramine;
• peamiste projektiosaliste väljaselgitamine (töörühma moodustamine);
• potentsiaalse projekti üldise keerukuse taseme määramine;
• andmete migratsiooni ja muu tarkvaraga integreerimise vajaduste hindamine;
• teabe kogumine, mis on vajalik tõhusa ja võitnud kaubandusliku pakkumise koostamiseks, kui uuringu ja rakendamise viib läbi kolmas osapool.

Selles etapis valitakse platvorm, millel EDMS-i arendatakse.

Selles etapis määratakse saadud esmase teabe põhjal ametisse projektijuht (PM), kes koostab põhitööplaani, hierarhilise tööstruktuuri (WBS) ja projekti harta.

Infoküsitluse käigus uuritakse ja kirjeldatakse olemasolevaid äriprotsesse (“nagu on”). Kogutud andmete analüüsi tulemusena pakutakse välja optimeeritud äriprotsessid ("olla" - "nagu peab") ning sõnastatakse EDMS-ile funktsionaalsed nõuded.

Infoküsitluse eesmärgid on:

• automatiseeritavate äriprotsesside uurimine ja täpne kirjeldamine;
• soovituste väljatöötamine dokumendivoogude optimeerimiseks ning dokumendivoo ja kontoritöö korraldamiseks;
• süsteemi modifikatsioonide, liideste, sh. liidesed välissüsteemidega ja vahendid andmete edastamiseks olemasolevatest programmidest, mis tuleb projekti käigus välja töötada ja juurutada;
• tehniliste kirjelduste (TOR) väljatöötamine.

Vajaliku teabe saamiseks viiakse läbi küsimustikud ja intervjuud peamiste kasutajate (huvitatud osakondade juhid ja töötajad, kes peavad otseselt uues EDMS-is töötama) seas. Töö käigus on soovitatav:

• Tehke nimekiri organisatsioonis olemasolevatest dokumenditüüpidest ja viige läbi iga dokumenditüübi uuring:

kirjeldada dokumenteerimistehnoloogiat (detailide kogum, vajadusel nende asukoht, järjestus ja kujunduslikud tunnused); näidata dokumentide liikumise tingimusi (allkirjade, viisade, tšekkide jne olemasolu), dokumendi vooskeemi (marsruuti) või peamiste viseerijate, allkirjastajate jms nimekirja; kirjeldada registreerimisviisi (registreerimisnumbrite vorming);

• Koostage dokumentide loomise eest vastutavate töötajate nimekiri (kes/milline osakond mis tüüpi dokumente koostab).
• Koostage nimekiri töötajatest, kes viseerivad, allkirjastavad, kinnitavad dokumente (kes mis tüüpi dokumente viseerib/allkirjastab; viisa/allkirja nõudmise tingimused).
• Koostage dokumentide registripidajate nimekiri
• Tehke kindlaks, millist tüüpi dokumente on vaja kontrollida (selgitage vastutavad töötlejad, kontrolli alla võtmise tingimused, kontrolli eemaldamise tingimused ja muu vajalik teave).
• Koostage teiste töötlemisprotsessi eest vastutavate inimeste nimekiri.
• Koostage ülaltoodud teabe põhjal dokumendi liikumise algoritm (operogramm). Vaata näidet 1.
• Määrata kindlaks vajalikud aruandlusdokumendid (aruannete koostamise tingimused ja nende vormid).
• Küsitluse põhjal koostada Juhend koolieelsetele haridusasutustele (vajadusel).
• Koostada juhtumite nomenklatuur, kus on märgitud säilitusajad ja juhtumite moodustamise põhimõtted (vajadusel).
• Koostage dokumentidest nimekiri, näidates ära neile juurdepääsu võimaldamise tingimused (näiteks olenevalt ametikohast).

Ülalloetletud teabe põhjal töötatakse välja EDMS-i funktsionaalsed nõuded või selle arendamise lähteülesanne (TOR). Eelkõige peab Analüütik koostama nõuded registreerimis- ja kontrollkaartide vormingule ja koostisele (kaardil väljade komplekt ja paigutus, EDMS-i täitmise viisid jne), dokumentide liikumise marsruutidele ja muudele vajalikele nõuetele. EDMSi seadistamiseks ja arendamiseks.

Tuginedes dokumendihaldussüsteemide kujundamise praktikale, saame välja pakkuda järgmise tööjärjestuse:

• 1. Põhitootmise, abitootmise, funktsionaalsete teenuste arvestuspunktide skeemide koostamine.
• 2. Nende seoste diagrammide koostamine.
• 3. Täidetud dokumentide ja aruannete vormide kogumine arvestuspunktide kaupa.
• 4. Nende süstematiseerimine albumiteks.
• 5. Dokumentide esitamise tähtaegade, liikumissuuna ja aruandlusvormide kirjeldus (mis aja jooksul, kellele ja kellele dokument üle antakse).
• 6. Temaatiliste ja kokkuvõtlike dokumentide vooskeemide koostamine.
• 7. Dokumentide loogilise ja vajaliku analüüsi läbiviimine.
• 8. Dokumentide teekonna analüüs nende loomise, kooskõlastamise ja kinnitamise protsessis.
• 9. Ettepanekute väljatöötamine olemasolevas dokumentide ja aruandluse skeemi muudatuste tegemiseks seoses muude juhtimisarvestuse parameetrite muutmise ettepanekutega (hälbete arvestus, vastutuskeskused jms).
• 10. Ettepanekute väljatöötamine teabe dubleerimise välistamiseks.
• 11. Ettepanekute väljatöötamine dokumentide ühtlustamiseks.
• 12. Ettepanekute väljatöötamine dokumentide liikumise ja aruandluse tõhustamiseks.
• 13. Optimeeritud koonddokumendivoo ja sisemise aruandlusskeemi projekti väljatöötamine.
• 14. Dokumentide liikumise ja sisearuandluse genereerimise standardite väljatöötamine ja rakendamine.

Ülaltoodud toimingute tegemisel peaksite arvestama mõningate näpunäidetega.

Arvestuspunktid. Esiteks tuvastate teabevahetuse käigus suhte subjektid. Neid võib nimetada teabe päritolu-, tarbimise ja edastamise keskusteks või arvestuspunktideks. Niisiis, arvestuspunktid on fikseeritud, jaotuste omavahelisi seoseid kirjeldati eelmises etapis, nüüd saate seda materjali kombineerides ja täiendades koostada arvestuspunktide omavaheliste seoste diagramme.

Need skeemid aitavad teil mitte ainult katkestada ebaolulisi ühendusi projekti esimestel etappidel ilma neid dokumentaalsesse vormi viimata, vaid ka säästa aega ja raha. Need on asendamatud optimeerimisettepanekute testimisel, et näha, kas kõike on arvesse võetud.

Albumid ja dokumentide kirjeldused. Oluline samm on projekti ajal olemasolevate dokumentide albumite loomine ja nende kirjeldamine; See on kõige aeganõudvam, ebahuvitavam ja tänamatum töö.

Dokumendivoo optimeerimise tööde tegemisel kasutage vigade praktika analüüsimise tulemusena saadud nõuandeid: seadke õigeaegselt piirangud - "mitte omaks võtta mõõtmatust"; uurige, kas dokumendi on koostanud sama töötaja, kes sellele alla kirjutab või on tõelisi nähtamatuid tegijaid; olukordades, kus töökoja juhataja allkirjastab arve pooltoote järgmisse töökotta üleviimise kohta, otsusta, mitu korda kirjeldad dokumendi liikumist: üks kord töökojast töökotta või jälgi kogu tee. Sel juhul peab kõigi organisatsiooni osakondade jaoks kehtima identne arvestuspõhimõte.

Tööde tegemisel peab olema täidetud kohustuslik tingimus: dokumentide kirjeldus tuleb esitada ühtsel kujul organisatsiooni kõigi osakondade jaoks.

Kohalikud ja üldised dokumendivoo skeemid. Pärast dokumentide kirjeldamist võite jätkata diagrammide koostamist. Need aitavad vastata näiteks küsimusele - kui keeruline on tavalise dokumendi tee neljas eksemplaris erinevalt tootmistoimingust endast. Dokumendivoo mustri analüüs paneb mõtlema lõplike marsruutide teostatavuse üle. Näiteks miks vajame planeerimisosakonnas sisemise kolimise esmaseid dokumente?

Näide 1. Teeme ettepaneku vormistada küsitluse tulemusena saadud info operogrammi kujul (vt joonis 1) või algoritmi kujul (vt joonis 2). Näitena soovitame kaaluda põhitegevuste tellimuste elutsüklit. Seda tüüpi dokumentidega töötamise tehnoloogia on kõige ühtsem ja seda saab kasutada erinevates ettevõtetes.

Joonis 1. Põhitegevuse tellimuse elutsükli operagramm

Joonis 2. Põhitegevuste tellimuste töötlemise algoritm

Ajakirjas “Kontoritöö ja dokumendivoog ettevõttes” nr 2, 2007 ilmunud artiklis “Teabeküsitlus EDMSi juurutamise osana” on ära toodud küsimused, mida saab kasutada ankeetides või kasutajate küsitlemisel. Küsimused on soovituslikud.

Küsitluse läbiviimiseks puuduvad selged nõuded, seetõttu tuleb igal konkreetsel juhul valmislahendusi kasutades läheneda loovalt vajaliku info hankimisele, struktureerimisele ja kuvamisele.

Infoküsitlus on oluline etapp koolieelsete lasteasutuste optimeerimisel ja EDS-i rakendamisel. Lõppude lõpuks sõltub protsesside optimeerimiseks ja EDMS-i funktsionaalsuse nõuete väljatöötamiseks tehtud otsuste kvaliteet otseselt saadud teabest ja selle esitamise kvaliteedist. Sellega seoses tuleb kinni pidada küsitluse peamisest põhimõttest – saada täielikku, usaldusväärset ja ajakohast teavet automatiseerida plaanitavate protsesside kohta.

Dokumendivoo temaatiline analüüs ja optimeerimine

Teemasid analüüsides on näha dokumendivoo segadust ja selle irratsionaalsust. Analüüsime näiteks osakonnas toimuva materjalivoo sisendeid ja väljundeid (pooltoodete, valmistoodete liikumine). Võib selguda, et töödeldud toorainega konteineri töökojast töökotta teisaldamise piduliku tõsiasjaga kaasneb esmaste dokumentide, ajakirjade, kokkuvõtete ja aruannete kannete ilutulestik. Märkimisväärne dubleerimine tekib ka pooltoodete teisaldamisel sama töökoja piires.

Kirjete vähendamise otsuse tegemiseks on soovitatav läbi viia vajalik analüüs tabelina või graafiliselt. See näitab formaalselt näitajate dubleerimist dokumentides. Kohalike skeemide analüüs, millele lisandub dokumendi, kokkuvõtte või raamatupidamisregistri kande (juhtimisotsus vms) konkreetse eesmärgi selgitamine, aitab tuvastada sisuliselt dokumentide või detailide dubleerimist. Sellest tulenevalt tehakse otsus dokumentide vähendamise või ümberkujundamise kohta, arvestades töökodade tehnilist varustust ja automatiseeritud juhtimissüsteemi võimalusi. Soovitusi logide liitmiseks võib anda ka:

Igat liiki tööde teostamise otstarbekust ja loogikat hinnatakse sellest vaatenurgast, kuidas need aitavad optimeerida juhtimisotsuste infotuge, nende teostamise efektiivsust ja täpsust.

EDMS-i arendamine ja konfigureerimine

Praeguses etapis viiakse ellu tehnilistes kirjeldustes kirjeldatud nõudeid: EDMS-i seadistamine, muutmine või Süsteemi uute funktsioonide väljatöötamine valitud platvormil.

EDMS-i füüsilise rakendamise eesmärgid on:

• EDMS andmebaasi struktuuri arendamine;
• ekraanivormide arendamine;
• mehhanismide väljatöötamine: kinnitamine, registreerimine, täitmine jne.
• Süsteemi tehnilise dokumentatsiooni väljatöötamine.

• Vajalike funktsioonide olemasolu süsteemis (kinnitamise, registreerimise, täitmise, täitmise kontrollimise, juurdepääsu võimaldamise jm protseduurid);
• Vajalike dokumendikaartide olemasolu;
• Süsteemi uuendamise keerukus ja maksumus;
• Maksimaalne samaaegsete kasutajate arv, mille juures süsteem töötab stabiilselt ja päringu töötlemise kiirus on rahuldav;
• Süsteemiga ühendatud kasutajate maksimaalne arv;
• Litsentside maksumus (serveri kohta, 1 tööjaam);
• Süsteemihalduse keerukus ja maksumus, tehniline tugi;
• Versioonide värskendamise võimalus, keerukus ja maksumus;
• Võimalus töötada kaugkasutajatega (vajadusel);
• Konsultatsiooniteenuste maksumus ja kvaliteet;
• Tarnija usaldusväärsus (populaarsuse aste turul, edukalt lõpetatud projektide arv jne).

Selles etapis rakendatakse vahetult teabeküsitluse etapis kirjeldatud nõudeid.

Suurem osa arendustöid tehakse väljaspool objekti, seetõttu on pidev ja tõhus suhtlemine Arendajate ja Kliendi vahel võtmeteguriks arenduse edukaks lõpuleviimiseks ja süsteemi aktsepteerimiseks Kliendi poolt.

Testimisprotsess on arenduse kvaliteedi tagamiseks ülioluline. Testi planeerimine ja ettevalmistamine peaks algama võimalikult varakult. Lõppkasutajad peaksid olema võimalikult kaasatud katsekriteeriumide koostamisse. Oluline on, et testimise viiks läbi klient.

Pilootoperatsioon

Süsteemi juurutamise eesmärk on, et kasutajad alustaksid tööd EDMS-is (süsteem peab vastama kasutajate vajadustele ja soovidele) ning stabiilselt töötavas Süsteemis (ilma rikete ja vigadeta).

Rakendusprotsessi käigus tehakse järgmised tööd:

tarkvara installeerimine ja konfigureerimine;

• EDMS-i töötajate ja administraatorite koolitus;
• EDMS-i dokumentatsiooni arendamine kasutajatele (Help);
• vigade kõrvaldamine süsteemis;
• EDMS-i viimistlemine kasutajate kommentaaride ja soovituste põhjal;
• regulatiivse dokumentatsiooni väljatöötamine: juhendid koolieelsetele haridusasutustele, eeskirjad erinevat tüüpi dokumentidega töötamiseks;
• kasutajate tehnilise toe korraldamine (kasutajate nõustamine süsteemis töötamise küsimustes).

See etapp on kõigile projektis osalejatele (kasutajad, arendajad, rakendajad) kõige raskem. Selles etapis kohandatakse, testitakse ja testitakse tarkvaratoodet tegelikes töötingimustes. Kõige keerulisem on ületada kasutajate psühholoogiline barjäär nende jaoks uude keskkonda tööle asumisel, sest kasutajad on sunnitud muutma oma tavalisi ja väljakujunenud tööviise. Sellega seoses on praeguses etapis oluline pakkuda kasutajatele koolitust ja nõustamist. See aitab neil kohaneda uute töötingimustega.

Tööstuslik käitamine

EDMS-i tööstuslik kasutamine on stabiilselt töötava EDMS-i kasutamine, mis vastab täielikult kasutajate nõuetele organisatsiooni töötajate tööülesannete täitmisel.

EDMS-i töötamise ajal tehtud tööd:

• Kasutajate nõustamine ja koolitamine EDMS-is töötamise kohta;
• Kataloogide haldamine (organisatsiooni struktuur, kasutajad, kinnituste marsruudid, meililistid jne);
• Serverite ja tarkvara haldus;
• Varundamine (varundamine)

Selles etapis saate algatada EDMS-i arendusprotsessi: uute funktsioonide lisamine, rakendusprojekti piiride laiendamine (uute kategooriate/dokumentide liikide lisamine, osaluse kasutajate/üksuste/ettevõtete arvu laiendamine, uute lisamine). funktsioonid).

EDMS-i juurutamise ja juurutamise aja vähendamiseks saab loetletud etappide tööd realiseerida paralleelselt, olenevalt automatiseerimisülesannete keerukusastmest, kasutatavast tarkvarast jne.

Kogu EDMS-i juurutamisprojekti elutsükli jooksul tuleb teha projektijuhtimistööd. Näiteks on soovitatav kasutada Ameerika standardit ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK Guide).

Projekti juht

Projekt on ajutine ettevõtmine ainulaadsete toodete või teenuste loomiseks. Projektijuhtimine on eraldi juhtimisvaldkond, mis on loodud spetsiaalselt ainulaadsete tulemustega ajutiste tegevuste juhtimiseks.

Kõige kuulsamad/laialdasemalt kasutatavad projektijuhtimise standardid on:

• PMBOK (Ameerika standard: www.pmi.ru);
• Prince2 (inglise standard: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (Euroopa standard: www.ipma.org);
• P2M (Jaapani standard: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Peategelased:

• Projektijuht (juht) on projektijuhtimise eest vastutav isik.
• Projekti sponsor on isik, kes annab projektile rahalisi vahendeid ning pakub projektile haldus- ja organisatsioonilist tuge.
• Projekti tellija (tarbija) on isik, kes hakkab projekti tulemusi kasutama.
• Projekti sidusrühmad on isikud, kes osalevad aktiivselt projektis ja/või kelle huve võib projekti elluviimine mõjutada (kes mõjutavad ja on mõjutatud projekti tulemustest).

Näide projekti elutsüklist:

Projekti harta on projekti esimene ametlik dokument. Kinnitab ametlikult projekti olemasolu. Annab RP-le volitused organisatsiooniliste ressursside eraldamiseks projektitoiminguteks. RP määratakse ja määratakse võimalikult varakult. RP tuleks alati määrata enne planeerimise algust ja eelistatavalt projektiharta väljatöötamise ajal.

Projekti hartat täpsustatakse projekti planeerimise etapis.

Projekti põhikiri võib sisaldada:

• Ärivajaduste kirjeldus projekti algatamiseks;
• projekti eesmärk või alus;
• Vajaduste ja ootuste kirjeldus, samuti sidusrühmade mõju määr;
• Projekti peamiste verstapostide kokkuvõtlik plaan (Milestones);
• Funktsionaalsete organisatsioonide kirjeldus;
• Organisatsiooniliste eelduste ja piirangute kirjeldus;
• Projekti kogueelarve.

Projekti ulatuse kirjeldus– see on algatamisetapis Tellijalt saadud info projekti eesmärkide ja eesmärkide kohta (infoküsitlus). See võib sisaldada üldisi näitajaid ning projektijuht täpsustab ja arendab seda planeerimise ja arendamise etapis. See on projekti avaldus (mida tuleb teha).

Projekti ulatuse avalduse väljatöötamise protsess kirjeldab ja dokumenteerib projekti ja sellega seotud toodete ja teenuste omadusi ja piire, samuti aktsepteerimismeetodeid ja ulatuse haldust.

Dokumendi põhikomponendid:

• Projekti eesmärgid;
• Projekti tootekirjeldus
• Projekti tulemused
• Eeldused ja piirangud projektis, projekti piirid;
• Projekti verstaposti plaan.

Projektijuhtimise plaan on ametlikult kinnitatud dokument, mis juhib projekti elluviimist. See on dokument, mis sisaldab ja integreerib planeerimistulemused projekti kõigis valdkondades (aeg, kulud, ressursid, riskid, kvaliteet jne).

Projektijuhtimisplaan võib koosneda ühest või mitmest täiendavast plaanist, näiteks:

• Projekti ulatuse juhtimisplaan;
• kalendriplaan;
• Kulude juhtimise plaan;
• Kvaliteedijuhtimise plaan;
• personalikava;
• Koostoimete halduskava;
• Riskijuhtimise plaan;
• Tarnekorralduskava;
• Protsessi täiustamise plaan

Kogu projekti detailplaneeringut korraga koostada on võimatu.

Põhiplaan on ametlikult kinnitatud dokument, mille alusel projekti tulemuslikkust mõõdetakse ning mida kasutatakse projekti tulemuslikkuse juhtimiseks ja kontrollimiseks. Kasutatakse projekti edenemise kõrvalekalde jälgimiseks.

Tööplaan on dokument või dokumentide kogum, mis muutub projekti edenedes ja lisateabe ilmnemisel. Tööplaan erineb reeglina alati põhiplaanist. Tööplaani muudab RP.

Projekti teostamine– projekti elluviimise põhiprotsess (kaasatud on oluline osa ressurssidest).

RP põhiülesannete hulka kuuluvad:

• Projektiplaani elluviimise tegevuste integreerimine ja koordineerimine;
• Projekti jooksva täitmise kõrvalekallete pidev võrdlemine ja analüüs võrreldes projekti lähteseisuga;
• Vajadusel algatada muutmistaotlused;
• Projekti kulude ja ajastuse prognoosid.