Wdrożenie systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EDMS) w organizacji wymaga dodatkowego wysiłku ze strony pracowników na etapie wdrożenia i eksploatacji, ale pozwala na zwiększenie efektywności pracy.

Zakres prac nad wdrożeniem Boss-Referent EDS zależy od potrzeb i cech charakterystycznych osobowości organizacji, a co za tym idzie, możliwości wykorzystania standardowych opcji, które pozwalają na:

• 1. Zorganizuj wspólne archiwum plików z możliwością dzielenia się prawami;
• 2. organizować zbiorową pracę nad dokumentem i danymi projektowymi;
• 3. wdrożyć szybkie wyszukiwanie niezbędnych informacji;
• 4. dystrybuować zasoby;
• 5. monitorować realizację działań skupionych na dokumencie, zgodnie z planem;
• 6. zapewnić bezpieczeństwo i separację praw dostępu do dokumentów i danych projektowych;
• 7. uzyskać raporty określające aktualny stan efektów pracy, dane statystyczne;
• 8. kontrolować wykonanie prac nad dokumentem i planem.
• 9. Proces wprowadzania EDS tradycyjnie przebiega w 6 etapach.

Główne kamienie milowe we wprowadzeniu obiegu dokumentów:

• 1. Gromadzenie danych o procesach biznesowych podlegających automatyzacji, opracowaniu projektu technicznego (projektu technicznego), jego koordynacji i zatwierdzeniu przez Klienta.
• 2. Rozwój EDMS, SUPD zgodnie z wymaganiami TP (dostosowanie podstawowych produktów oprogramowania i rozwój dodatkowych modułów, integracja z istniejącymi systemami w firmie).
• 3. Szkolenie administratorów systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją.
• 4. Zakup i dostawa podstawowych komponentów EDMS.
• 5. Uruchomienie EDMS i szkolenie użytkowników.
• 6. Wsparcie wdrażania EDMS w procesie eksploatacji pilotażowej i przemysłowej.

Aby EDMS „Boss-Referent” mógł w pełni funkcjonować, organizacja musi posiadać niezbędne oprogramowanie i sprzęt.

Rozważmy wymagania dotyczące sprzętu niezbędnego do działania EDMS.

System elektronicznego zarządzania dokumentacją będzie przeznaczony dla dziesięciu użytkowników, co oznacza, że ​​potrzebne będzie 10 komputerów PC z systemem Windows XP lub wyższym, z możliwością dostępu do Internetu. 1 serwer, na którym zostanie zainstalowany program. Wszystkie klienckie stacje robocze i serwer muszą być podłączone do sieci lokalnej. Podobnie miejsca pracy powinny być wyposażone w urządzenia skanujące i drukarki.

Tabela 3 Minimalne wymagania dla komputerów serwerowych

Tabela 4 Minimalne wymagania dla stacji roboczych

VMO Tverskoye ma całe niezbędne oprogramowanie i sprzęt, więc wystarczy kupić tylko dziesięć licencji na stacje robocze.

To właśnie w tym momencie wprowadzenie zaawansowanych technologii informatycznych, pomimo zróżnicowanego asortymentu i systematycznego obniżania stawek, pozostaje przedsięwzięciem kosztownym. W rezultacie istotnym pytaniem jest konieczność oceny możliwości wprowadzenia projektu. Aby ocenić produktywność ekonomiczną, opracowano szereg metod, które można podzielić na 3 kategorie:

• - tradycyjne metody finansowe polegające na wyznaczaniu takich wskaźników jak wartość bieżąca netto (NPV), atrakcyjność ekonomiczna (EVA), całkowity koszt posiadania (TCO) i inne;
• - jakościowe metody oceny, z których głównymi są zrównoważona karta wyników, ekonomia informacji;
• - probabilistyczne metody wyceny: godziwa cena opcji, stosowana ekonomia informacji itp.

Całkowity koszt posiadania (TCO) to metodologia mająca na celu określenie kosztów systemów informatycznych, obliczanych na wszystkich etapach cyklu życia systemu. Model TCO pozwala na redukcję kosztów i poprawę efektywności inwestycji informatycznych.

Do oceny efektywności wykorzystamy model kalkulacji i analizy TCO firmy Gartner Group. Całkowity koszt posiadania własności intelektualnej składa się z kosztów stałych i bieżących.

Koszty stałe obejmują:

• - koszt pierwszego zakupu oprogramowania;
• - opracowanie i wdrożenie projektu.

Koszty bieżące obejmują:

• - zarządzanie systemem;
• - pomoc techniczna
• - Edukacja;
• - pomoc i dodatkowe ustawienia;
• - Czynnik Futza.

Model Grupy Gartner sugeruje następujące znaczące wartości procentowe każdej z powyższych pozycji wydatków w stosunku do kosztów całkowitych.

• 1) inwestycje kapitałowe – 21%;
• 2) zarządzanie systemem – 12%;
• 3) wsparcie techniczne i aktualizacje – 21%;
• 4) aktywność użytkowników – 46%.

„Zarządzanie systemem” odnosi się tutaj do kosztów administrowania serwerami i innymi komponentami kompleksu obliczeniowego, a koszt zapewnienia pracy użytkownika znajduje odzwierciedlenie w pojęciu „aktywności użytkownika”. Ponieważ ta kategoria kosztów ma największą wagę w całkowitym koszcie, przyjrzyjmy się bliżej, co obejmuje:

• 1) pomoc bezpośrednia i ustawienia dodatkowe – 11%;
• 2) kształcenie nieformalne – 12%;
• 3) rozwój aplikacji – 14%;
• 4) praca z danymi – 15%;
• 5) szkolenie formalne – 18%;
• 6) współczynnik futza – 30%.

Jak wynika z oczekiwanej struktury kosztów, możliwe jest obliczenie całkowitego kosztu posiadania Boss-Referent EDS dla kadry zarządzającej (Tabela 5). Inwestycje kapitałowe składają się wyłącznie z ceny Programu i wynagrodzenia specjalisty wprowadzającego (potrzebne są dwa, aby zakończyć wprowadzenie w ciągu 1 miesiąca), z następujących powodów niezbędny sprzęt serwerowy, sieci kablowe i sprzęt są już obecny.

Cena licencji na jedno miejsce pracy wynosi 6700 rubli, co jest potrzebne dla 10 pracowników. Wprowadzenie systemu będzie realizowane przez firmę informatyczną, z następujących powodów firma ta jest uważana za komplementariusza firmy BOSS-Referent i zgłasza propozycje wprowadzenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, wsparcia dla tworzonych rozwiązań i trening użytkownika.

Tabela 5 Całkowity koszt posiadania EDMS-Referent dla VMO Tverskaya

Nazwa pozycji wydatku	Przez 1 rok pocierać.	Przez 2 lata pocierać.
Koszty stałe:
1. Inwestycje kapitałowe -Koszt oprogramowania - koszt pracy specjalisty przy wdrożeniu systemu	67000 60000
Bieżące wydatki:
1. Zarządzanie systemem
2. Wsparcie techniczne i aktualizacje
3. Aktywność użytkownika:
Pomoc i dodatkowe ustawienia
Edukacja
Praca z danymi
Rozwój aplikacji
Czynnik Futza
Razem za dwa lata:

Zatem koszt posiadania systemu w pierwszym roku wyniesie 604 760,8 rubli, w drugim - 477 760,8 rubli. Całkowity koszt posiadania przez dwa lata wynosi 1 082 521,6 rubli.

Model całkowitego kosztu posiadania pozwala zobaczyć strukturę kosztów wprowadzenia produktu informacyjnego. Z tabeli wynika, że ​​znaczna część kosztów przypada na wydatki bieżące, a konkretnie na czynnik Futz. Biorąc to pod uwagę, konieczne będzie znalezienie sposobów na obniżenie całkowitego kosztu posiadania, a konkretnie możliwe jest wydanie większych środków na szkolenia personelu, w efekcie czego zmniejszy się wartość współczynnika futz (ponieważ będzie mniej awarii operacyjnych spowodowanych czynnikiem ludzkim).

Obecnie w toku prowadzenia działalności gospodarczej pojawia się wiele dokumentów, które trzeba będzie gdzieś przechowywać, przetwarzać zawarte w nich informacje, podejmować decyzje na podstawie zdobytych dokumentów i tym samym stopniowo zyskiwać do nich szybki dostęp. Bezpośrednio zatem dla organizacji kluczowe znaczenie mają kwestie optymalizacji przepływu dokumentów i kontroli przetwarzania informacji. Progresywne EDMS są gotowe zrobić to wszystko. Dzięki pomocy wdrożonej w firmie EDMS straty zostaną zmniejszone:

• - finansowe;
• - tymczasowy.

Nastąpi zmiana w niektórych innych cechach:

• - poprawia się jakość profilaktyki;
• - poprawia się sterowność;
• - najszybsze i najwyższej jakości podejmowanie decyzji.

Za pomocą elektronicznego systemu zarządzania dokumentami „Boss-Referent” zostaną rozwiązane następujące zadania:

• -rejestracja dokumentów przychodzących i wychodzących;
• -przeglądanie i edycja dokumentów;
• -scentralizowane bezpieczne przechowywanie dokumentów;
• - szybki dostęp do dokumentów z uwzględnieniem uprawnień użytkownika;
• - podpisywać dokumenty elektronicznym podpisem cyfrowym;
• - kontrola wersji dokumentu;
• -pełnotekstowe wyszukiwanie dokumentów według ich zawartości;
• -praca zespołowa użytkowników z możliwością koordynacji, zatwierdzania i kontroli wykonania dokumentów;
• -trasowanie dokumentów, konfigurowalne dla każdego rodzaju dokumentu oddzielnie;
• -automatyczne pobieranie dokumentów z poczty elektronicznej, skanera i faksu;
• - rozliczanie i kontrola czasu pracy pracowników;
• -dostęp internetowy do bazy informacji.

W normach krajowych termin obieg dokumentów oznacza kontrolowany przepływ gotowych dokumentów. Elektroniczne zarządzanie dokumentami obejmuje etapy przygotowania dokumentu i samodzielnej wymiany informacji poprzez sieci komputerowe.

W ciągu ostatnich ponad stu lat w Federacji Rosyjskiej ukształtowała się wyraźna metodologia pracy z dokumentami. Rozwój pracy biurowej polega na prowadzeniu kart ewidencyjnych i kontrolnych oraz formularzy i dzienników sprawozdawczych. Aby zapewnić ogólną procedurę informacyjną przy przetwarzaniu dokumentów, brane jest pod uwagę utworzenie służb specjalnych: działów zarządzania sprawami, sekretariatów biur. W rezultacie elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją stanowią nie tylko najważniejszy obszar każdej produkcji, ale także kompleksowe, usankcjonowane dostosowanie pod względem ilości wykonywanych zadań i zaangażowanego personelu. Najważniejsze jest to, że system zarządzania dokumentami ma ugruntowany schemat pracy z dokumentacją i łatwo zrozumiałą organizację.

Rozważając wydajność wprowadzenia EDMS Boss-Referent, stwierdzono, że całkowity koszt posiadania wyniesie 1 082 521,6 rubli, jest to dość duża kwota, więc rozsądne jest zmniejszenie całkowitego kosztu posiadania. Obniżenie ceny współwłasności może służyć solidniejszemu podziale praw użytkowników do działań, podwyższeniu kosztów szkolenia personelu i pomoże zmniejszyć wartość współczynnika futz.

Wdrożony system elektronicznego zarządzania dokumentacją zwróci się z czasem, pomimo wysokich całkowitych kosztów posiadania systemu. Dzięki niemu kadra kierownicza będzie mogła ograniczyć wykorzystanie różnorodnych zasobów i utrzymać przewagę, korzystając z zaawansowanych wielofunkcyjnych możliwości systemu „Boss-Referent”.

Przedstawiono listę pytań, cele i wyniki badań procesów, algorytm analizy, opis w postaci zrozumiałych diagramów, zalecenia dotyczące opracowania wymagań funkcjonalnych dla systemu oraz treść dokumentów projektowych.

Ankieta informacyjna jest ważnym etapem optymalizacji placówek oświaty przedszkolnej i wdrażania EDS. W końcu jakość decyzji podejmowanych w celu optymalizacji procesów i opracowania wymagań dotyczących funkcjonalności EDMS zależy bezpośrednio od otrzymanych informacji i jakości ich prezentacji.

W tym zakresie konieczne jest przestrzeganie głównej zasady badania – uzyskania pełnej, rzetelnej i aktualnej informacji o procesach, które mają zostać zautomatyzowane.

Ankieta przedprojektowa

Z punktu widzenia firmy konsultingowej oferującej swoje usługi na rynku doradztwa i wdrażania EDMS, tj. wdrożenie EDMS dla analityka jest zewnętrzny projektu, ankieta przedprojektowa jest traktowana jako część metodologii sprzedaży (jako jedna z faz „przedsprzedażowych”). Jednak większość pracy na tym etapie wykonuje analityk, podobnie jak na etapie analizy przewidzianym przez metodykę wdrożenia. Z tego powodu ankieta przedprojektowa jest również brana pod uwagę jako część metodologii wdrażania.

Przeprowadzenie ankiety przedprojektowej może być przydatne także dla analityków realizujących prace nad wdrożeniem EDMS as wewnętrzny projekt przedsiębiorstwa (organizacji), tj. analityk jest pracownikiem firmy, w której wdrażany jest EDMS.

Schemat wyników ankiety przedprojektowej

Cele ankieta przedprojektowa to:

• uzyskanie ogólnych informacji o przedmiocie wdrożenia EDMS;
• zdefiniowanie celów wdrożeniowych;
• identyfikacja ogólnych kluczowych wymagań dla EDMS i granic projektu;
• określenie ogólnego stanu organizacji obiegu dokumentów i pracy biurowej;
• identyfikacja głównych użytkowników (urzędnicy, menedżerowie itp.);
• określenie ogólnego poziomu złożoności potencjalnego projektu;
• ocena potrzeb w zakresie migracji danych i integracji z innym oprogramowaniem;
• zebranie informacji niezbędnych do przygotowania skutecznej i zwycięskiej Oferty Handlowej [jeżeli prace prowadzi firma zewnętrzna w stosunku do przedmiotu realizacji].

W celu uzyskania niezbędnych informacji o projekcie przeprowadzane są ankiety i wywiady z głównymi użytkownikami (Klient, kierownik projektu, szefowie działów, główni użytkownicy).

Przykładowe pytania Kwestionariusza, na które odpowiedzi pozwolą Państwu uzyskać podstawowe informacje od Klienta i przyszłych użytkowników EDMS, zostały przedstawione w dziale „Pytania do Kwestionariuszy i Wywiadów”.

W rezultacie Kontrola przedprojektowa przeprowadzana jest:

• ocena ilości pracy wymaganej do wdrożenia EDMS;
• przygotowanie raportu z ankiety przedprojektowej;
• przygotowanie i demonstracja prototypu rozwiązania (w razie potrzeby);
• przygotowanie oferty handlowej.

1. Cele i zadania wdrażania EDMS;
2. Granice projektu wdrożenia EDMS;
3. Otrzymano inne informacje.

Po przeprowadzeniu ankiety przedprojektowej możliwe staje się oszacowanie ilości prac analitycznych i technicznych, które trzeba będzie wykonać, a także jakie rezultaty należy osiągnąć.

W rezultacie powstaje dokument zawierający opis podstawowych wymagań dla EDMS, granice projektu i inne zidentyfikowane informacje. Jeżeli badanie informacyjne przeprowadza organizacja zewnętrzna w stosunku do Klienta, przygotowywany jest także prototyp rozwiązania do demonstracji Klientowi (jeśli zajdzie taka potrzeba) oraz propozycja handlowa.

Na tym etapie na podstawie otrzymanych podstawowych informacji Kierownik Projektu (PM) opracowuje podstawowy plan pracy, hierarchiczną strukturę pracy (WBS) oraz Kartę Projektu.

Na tym etapie może nastąpić również wybór platformy, na której będzie rozwijany EDMS.

Badanie i analiza informacji

Wykorzystując wyniki Ankiety Przedprojektowej jako punkt wyjścia, Ankieta Informacyjna wyjaśnia wcześniej uzyskane informacje, bada i opisuje istniejące procesy biznesowe („takie, jakie są”) oraz proponuje przyszłe, zoptymalizowane procesy biznesowe („które mają być”). tak jak powinno być”), a także opisuje wszystkie niezbędne modyfikacje w systemie do obsługi tych procesów biznesowych i interfejsów EDMS.

Schemat wyników badania informacyjnego

Cele ankieta informacyjna to:

• badanie i precyzyjny opis procesów biznesowych, które mają zostać zautomatyzowane;
• definicja i opis modyfikacji systemu, interfejsów, m.in. interfejsy z systemami zewnętrznymi i środki przesyłania danych z istniejących programów, które należy opracować i wdrożyć w trakcie projektu;
• opracowywanie specyfikacji technicznych (TOR);
• opracowywanie rekomendacji dotyczących reengineeringu (optymalizacji) obiegu dokumentów oraz organizacji obiegu dokumentów i pracy biurowej.

Celem tego etapu jest identyfikacja wymagań Klienta co do wyników wdrożenia, dlatego konieczna jest ścisła współpraca pomiędzy Klientem, głównymi użytkownikami i Analitykiem przez całą fazę zbierania i analizy informacji. Zazwyczaj ankieta informacyjna jest kolejnym krokiem po ankiecie przedprojektowej i obejmuje szczegółowe zbadanie wszystkich obszarów firmy, na które projekt będzie miał wpływ, a nie tylko identyfikację głównych obszarów funkcjonalnych i „zabójczych zastosowań”, jak odbywa się podczas ankiety przedprojektowej.

W celu uzyskania niezbędnych informacji ankiety i wywiady z głównymi użytkownikami (Klientem, kierownikiem projektu, szefami działów, głównymi użytkownikami) przeprowadzane są podobnie jak ankieta przedprojektowa, ale na bardziej szczegółowym poziomie.

Przykładowe pytania Kwestionariusza, na które odpowiedzi pozwolą Państwu uzyskać informacje od Klienta i przyszłych użytkowników EDMS, zostały przedstawione w dziale „Pytania do Kwestionariuszy i Wywiadów”.

wyniki praca znajduje odzwierciedlenie w dokumencie „Wymagania funkcjonalne” (FR) lub Raporcie lub specyfikacjach technicznych (w zależności od złożoności projektu).

Dokument końcowy musi zawierać:

1. Wymagania funkcjonalne dla EDMS;
2. Opis interfejsów EDMS;
3. Opis procesów biznesowych;
4. Zalecenia dotyczące reengineeringu (optymalizacji) obiegu dokumentów;
5. Inne informacje uzyskane w trakcie badania i analizy.

W wyniku przeprowadzonych prac mających na celu organizację efektywnej pracy biurowej i obiegu dokumentów oraz podjętej decyzji o wdrożeniu elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, zespół projektowy formułuje wymagania dla zautomatyzowanego systemu, sporządza listę procesów do automatyzacji, określa priorytety i kolejność ich automatyzacji.

Po określeniu celów, zadań i granic projektu wdrożenia EDMS rozpoczynają się prace nad opracowaniem i wdrożeniem zautomatyzowanego systemu elektronicznego zarządzania dokumentami.

W celu skutecznej automatyzacji pracy z dokumentami zaleca się:

1. Zrób listę istniejących rodzaje dokumentów W organizacji
2. Do badanie każdego typu dokument (patrz poniżej)*
3. Komponować lista odpowiedzialnych pracowników do tworzenia dokumentów (kto tworzy jakie rodzaje dokumentów)
4. Komponować lista pracowników wizytujących, podpisujących, zatwierdzających dokumenty (kto, jakie rodzaje dokumentów; warunki, w jakich wymagana jest wiza, podpis)
5. Na podstawie tych list utwórz ogólną trasę przechodzenie dokumentów z warunkami przejścia - algorytm (operogram lub graficzny schemat obiegu dokumentów)
6. Określ niezbędne Dokumenty księgowe(raporty): warunki tworzenia raportów i ich formularze
7. Ustal, jakie rodzaje dokumentów należy poddać kontroli (określ terminy, formy zawiadomienia, wzór karty kontrolnej, warunki wycofania spod kontroli)
8. Na podstawie ankiet sporządzać instrukcje dla przedszkolnych placówek oświatowych Jeśli to konieczne
9. Utwórz listę przypadków(ze wskazaniem terminów przechowywania i zasad formowania skrzynek) w razie potrzeby
10. Zrób listę odzwierciedlającą mechanizm dostępu do różnych typów dokumentów (w zależności od stanowiska)

Badanie każdego rodzaju dokumentu:

• opisać technologię dokumentacji (kompilacji): zestaw szczegółów, ich lokalizację, sposoby wypełniania (jeśli to konieczne);
• opisać formy kart rejestracyjnych i kontrolnych (RCC): zestaw i układ pól w karcie;
• pokazać warunki przepływu dokumentów (dostępność podpisów, wiz, czeków itp.);
• pokazać schemat obiegu dokumentów (trasę) lub listę głównych indosantów, sygnatariuszy itp.;
• opisują sposób rejestracji, kody przypisane do różnych typów dokumentów

Pytania do ankiet i wywiadów

Wymienione są tutaj pytania, które można wykorzystać w ankietach lub podczas wywiadów z użytkownikami podczas przeprowadzania ankiety na temat obiektu wdrożenia EDMS. Pytania mają charakter doradczy. Nie ma jednoznacznych wymagań dotyczących przeprowadzenia ankiety, dlatego Analityk musi wykazać się kreatywnością w pozyskiwaniu niezbędnych informacji, ich strukturowaniu i prezentowaniu.

Potrzebuje zautomatyzować proces zarządzania dokumentami:
1. Jakie są długoterminowe i krótkoterminowe cele wdrożenia systemu?
2. Jakie są główne kryteria powodzenia projektu wdrożenia systemu zarządzania dokumentami?
3. W jakim terminie pożądane jest wdrożenie systemu? Jakie są przyczyny tych terminów?
4. Kto jest głównym inicjatorem projektu: w interesie jakiego działu lub menadżera (menedżerów) planowane jest wdrożenie systemu?
5. Kim są główni klienci EDMS (jakie oddziały) i główni uczestnicy EDMS?
6. Czy wdrażając system planujecie całkowite lub częściowe przejście na technologię bez papieru w pracy biurowej i obiegu dokumentów? Opisz jak to widzisz.
7. Czy planuje się stosowanie systemów kryptograficznej ochrony informacji i elektronicznego podpisu cyfrowego (CIPF i EDS)? Jeżeli TAK proszę podać nazwę lub rodzaj systemów priorytetowych.
8. Przetwarzanie, jakie rodzaje dokumentów, formaty i rodzaje planuje automatyzować system?
8.1. Krótko opisz główne parametry każdego z nich, wskaż różnice.
8.2. Ustal swoje priorytety
9. Ile stanowisk pracy planuje się jednorazowo zainstalować?
10. Ile stanowisk pracy planuje się docelowo podłączyć do systemu (w sumie)?
11. W jakich działach planuje się wdrożenie EDMS?
12. Opisać główne obowiązki funkcjonalne działów - głównych uczestników EDMS.

Sprawy organizacyjne:
13. Czy istnieją specjaliści techniczni, którzy poprowadzą projekt w imieniu Klienta?
14. Czy w placówkach wychowania przedszkolnego są specjaliści, którzy poprowadzą projekt w imieniu Klienta?

Pytania dotyczące edukacji przedszkolnej:
15. Czy istnieją zatwierdzone przepisy, instrukcje, regulaminy lub inne dokumenty normatywne regulujące pracę z dokumentami (opisy zasad pracy biurowej i obiegu dokumentów)?
15.1. Jak dojrzałe i istotne są te osoby?
15.2. Czy są plany ich zmiany?
15.3. Jeżeli takie dokumenty istnieją, prosimy o udostępnienie ich do analizy.
16. Jeżeli takich zasad (przepisów, instrukcji, metod) nie ma lub nie mają one zastosowania, czy konieczne jest przeprowadzenie przeglądu, opisu i optymalizacji istniejących procesów?
16.1. Czy istnieje zrozumienie konieczności i aktualności takich działań?
16.2. A może istnieją plany automatyzacji procesów „tak jak jest”?
16.3. Jeżeli prowadzone będą badania i optymalizacja, należy zdefiniować obszary badań, cele i kryteria optymalizacji.
17. Jak przebiega formalności?
17.1. Scentralizowany;
17.2. Zdecentralizowany;
17.3. Mieszany.
18. Który dział lub pracownik jest odpowiedzialny za pracę z dokumentami?
19. Kto w firmie organizuje pracę z dokumentami (jaki dział)?
20. Jakie funkcje (procesy, pracę) należy zautomatyzować przy tego typu dokumentach? Opisz je (krótko)
21. Jaka jest przybliżona wielkość przepływu dokumentów w skali roku/miesiąca dla każdego określonego typu dokumentu?
22. Wymień rodzaje dokumentów, dla których stosowane są formularze i szablony, z którymi praca ma zostać zautomatyzowana?
23. Jakie formy rachunkowości i rejestracji są stosowane dla każdego rodzaju dokumentu? Opisz ich budowę, zasady wypełniania, zasady generowania numerów rejestracyjnych.
24. Jakie dokumenty wymagają dodatkowej kontroli? Opisz ich charakterystykę i wymagania kontrolne.
25. Jakie rodzaje i rodzaje raportowania należy wdrożyć dla każdego rodzaju dokumentu?
26. Rodzaje prac wykonywanych na każdym typie dokumentu. Zmiany zachodzące w dokumencie podczas procesu biznesowego.
27. Opisać obowiązki służbowe związane z przetwarzaniem dokumentów pracowników uczestniczących w obiegu dokumentów.
28. Opisz istniejącą technologię pracy z dokumentami w organizacji lub dziale:
28.1. procedura przekazywania przetwarzania i rejestracji dokumentów przychodzących;
28.2. tryb przeglądu napływających dokumentów i podejmowania uchwał przez kierownictwo;
28.3. struktura uchwały;
28.4. procedura przekazywania dokumentów do kontroli;
28,5. rodzaje kontroli;
28.6. terminy;
28,7. wykaz dokumentów, których wykonanie podlega kontroli;
28.8. technologia kontroli wykonania dokumentu;
28,9. procedura ewidencji dokumentów otrzymanych do realizacji w oddziałach strukturalnych;
28.10. procedura wyjmowania dokumentów spod kontroli;
28.11. procedura przeglądania projektów dokumentów przez kierownictwo, ich zatwierdzania przez różne działy i zatwierdzania;
28.12. procedura rejestracji i przetwarzania przesyłek dokumentów wychodzących;
28.13. procedura opracowywania dokumentów wewnętrznych;
28.14. organizacja przechowywania dokumentów w oddziałach strukturalnych oraz w archiwum centralnym organizacji.
29. Co należy zmienić w pracy z dokumentami?
30. Jakie formy rachunkowości i rejestracji są stosowane dla każdego rodzaju dokumentu?
30.1. Opisz ich budowę i zasady wypełniania (jeśli istnieją).
30.2. Zasady generowania numeru rejestracyjnego
31. Jakie rodzaje i rodzaje raportowania należy wdrożyć dla każdego rodzaju dokumentu?
31.1. bieżące raporty biura;
31.2. końcowe raporty biurowe;
31.3. raporty urzędu statystycznego;
32. Możliwość nawiązywania i śledzenia powiązań pomiędzy dokumentami

Pytania dotyczące przechowywania archiwalnego:
33. Czy istnieje archiwum jako jednostka strukturalna?
34. Kto jest odpowiedzialny za terminowe przechowywanie dokumentów?
35. Czy istnieją instrukcje przechowywania dokumentów? Jeśli posiadasz dokumenty regulacyjne, proszę je dostarczyć.
36. Czy opracowywana jest Nomenklatura Spraw (co roku)?
37. Która jednostka (urzędnik) jest odpowiedzialna za sporządzenie i zatwierdzenie skonsolidowanej nomenklatury spraw.
38. Czy przeprowadzana jest kontrola wartości dokumentów i niszczenie dokumentów?
39. Czy istnieje naukowy aparat odniesienia? Kto to prowadzi? Opisz jego budowę.
40. Czy opracowano politykę dostępu do dokumentów, zwłaszcza poufnych?
41. Czy planowane jest przeniesienie do systemu archiwum dokumentów „papierowych”?
41.1. Prosimy o podanie przybliżonej ilości, formatu i rodzaju dokumentów.
41.2. Czy archiwum dokumentów jest rozproszone geograficznie? Jeśli TAK, gdzie znajdują się miejsca przechowywania dokumentów?
41,3. Określ wymagane ramy czasowe na przesłanie informacji do systemu.
42. Jakie zasady obowiązują przy spisywaniu dokumentów do akt, przekazywaniu ich do archiwum, jakie są zasady przechowywania?
43. Zasady pracy z Wydziałową Nomenklaturą Spraw, jej struktura i organizacja przechowywania dokumentów w Wydziale, z którym praca podlega automatyzacji.

Opis struktury organizacyjnej:
Do przeprowadzenia wstępnej oceny wymagań wymagana jest informacja o strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Opis struktury organizacyjnej musi mieć formę diagramu (w formacie Visio, ARIS lub innym podobnym). Możliwy jest również opis tekstowy. Schemat (lub opis tekstowy) struktury organizacyjnej powinien odzwierciedlać:

44. Lista organizacji najwyższego szczebla (spółka zarządzająca, lista kompleksów, oddziałów, poszczególnych osób prawnych (na przykład biur firm) itp.), w tym:
44.1. nazwy organizacji;
44.2. położenie geograficzne organizacji;
44,3. relacje między organizacjami (hierarchia);
44,4. sfery działalności organizacji.
45. Struktury organizacyjne organizacji najwyższego szczebla, które powinny zawierać:
45.1. struktura oddziałów;
45.2. wzajemne powiązania między działami;
45.3. funkcje działów;
45,4. obszary odpowiedzialności działów.

Przede wszystkim interesują nas informacje o jednostkach strukturalnych, które będą zaangażowane we wdrażanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami.

Infrastruktura informatyczna organizacji:
46. ​​Jakie wsparcie techniczne jest dostępne: charakterystyka serwera, strony klientów?
47. Czy obecnie wykorzystuje się systemy informatyczne do automatyzacji bieżących zadań?
47.1. Jeśli TAK, jakie funkcje obejmuje?
47.2. Z czego jesteś niezadowolony/bieżące problemy?
47,3. Czy są plany jego całkowitej lub częściowej wymiany?
47,4. Migracja danych: jak planuje się transfer zgromadzonych informacji:
- nie można tolerować
- nosić w ręku,
- przenieś automatycznie.
47,5. Jeśli planujesz automatyczne przeniesienie „starych” danych do nowego systemu, konieczne jest podanie informacji o strukturze i formatach przechowywania oraz sformułowanie wymagań dotyczących konwersji danych.
48. Czy wymagana jest integracja z innymi systemami?
49. Jaka jest typowa konfiguracja klienckich stacji roboczych (procesor, pamięć RAM, system operacyjny itp.)?
50. Czy istnieje lista standardowego oprogramowania instalowanego na komputerach biurowych? Jeśli TAK, prosimy o podanie tej listy.
51. Czym charakteryzuje się podstawowy sprzęt serwerowy?
52. Czy pracownicy firmy korzystają na co dzień z firmowej poczty elektronicznej? Jakiego serwera pocztowego i klienta używasz?
53. Określ wersję i autora oprogramowania korporacyjnego serwera poczty e-mail.
54. Jaka jest topologia Twojej sieci:
1.1. Czy sieć lokalna jest oparta na domenie Windows NT?
1.2. Ile stacji roboczych znajduje się w Twojej sieci lokalnej?
1.3. Czy istnieje terytorialne rozmieszczenie sieci? Jeśli jest:
1.3.1. Jaki jest rozkład stanowisk pracy pomiędzy oddziałami (biurami)?
1.3.2. Jaka jest przepustowość kanałów komunikacyjnych pomiędzy segmentami sieci?
55. Czy istnieje dedykowany serwer plików przeznaczony do przechowywania dokumentów? Jaka jest szacunkowa ilość dokumentów przechowywanych na tym serwerze?
56. Czy istnieje strategia przechowywania informacji nieustrukturyzowanych (komputery PC, dedykowane serwery plików, podsystemy pamięci masowej itp.)
57. Jaka jest średnia ilość dokumentów przechowywanych na stacjach roboczych klientów?
58. Jakie systemy informacji korporacyjnej (CIS) są wykorzystywane w przedsiębiorstwie?
59. Czy istnieją licencjonowane SZBD i jak się je wykorzystuje? Wskaż twórców i wersje SZBD stosowanego w przedsiębiorstwie.
60. Czy usługi katalogowe służą do identyfikacji użytkowników? Jeśli TAK, proszę wskazać jakie.
61. Czy dostępna jest usługa wsparcia technicznego dla użytkowników (helpdesk)? Czy są jakieś regulacje dotyczące tej usługi?
62. Ilu pracowników liczy dział technologii informatycznych (dział, dział)? Jakie główne zadania rozwiązuje ta jednostka?
63. Wskaż systemy, z którymi należy zintegrować system zarządzania dokumentami.
64. Należy wskazać przybliżony stosunek pracowników mających dostęp do dokumentów wyłącznie do wglądu do liczby pracowników posiadających prawo do modyfikacji i wykonywania określonych czynności.

Wymagania dla EDMS:
65. Wymień i opisz, jakie wymagania funkcjonalne dla nowego systemu uważasz za najważniejsze.
66. Skład atrybutów każdej karty dokumentu:
- Nazwa
- Opis
- Etykieta na formularzu (imię i nazwisko na formularzu)
- Typ danych
- Sposób napełniania (ręcznie, z katalogu, ...)
67. Wyszukiwanie dokumentów według atrybutów kart rejestracyjnych. Lista szczegółów kart wyszukiwania
68. Konieczność tworzenia historii pracy z dokumentami, śledzenia postępu realizacji i procesu zatwierdzania itp.
69. Niezbędne filtry w systemie
70. Żądania informacji, które system musi zaspokoić

Analiza efektywności wdrożenia systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EDMS)

Efektywność jest jednym z najpowszechniejszych pojęć ekonomicznych. Skuteczność można zdefiniować jako prawdopodobieństwo osiągnięcia celu. Powyższa analiza przesłanek wdrożenia EDMS jest niewystarczająca, aby rekomendować jego wdrożenie. Wymagana jest analiza opłacalności EDS.

Cele wdrożenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami:

automatyki biurowej,

automatyzacja obiegu dokumentów,

automatyzacja kontroli nad realizacją dokumentów i zleceń,

zwiększenie dyscypliny wykonawczej,

dbanie o porządek podczas pracy z dokumentami,

skrócenie czasu transakcji dokumentowych,

przejście na technologie elektroniczne.

Dzięki temu możliwe jest określenie efektywności stosowania systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EDMS) w wąskim rozumieniu dla poszczególnych branż i użytkowników. W takim przypadku uzasadnione jest rozważenie następujących rodzajów efektów:

ekonomiczny – jego wskaźniki uwzględniają w ujęciu wartościowym wszelkiego rodzaju rezultaty i koszty spowodowane wdrożeniem EDS. Automatyzacja pracy biurowej, automatyzacja obiegu dokumentów, automatyzacja kontroli nad realizacją dokumentów i zleceń pozwala ograniczyć błędy powstające podczas pracy fizycznej, przyspieszając proces obiegu dokumentów, co zapewnia niewątpliwą oszczędność czasu i oszczędności w kosztach energii, koszty czasu maszynowego itp.

finansowe – kalkulacja wskaźników tego typu efektu opiera się na finansowych wynikach stosowania EDMS, co przekłada się na skrócenie czasu operacji na dokumentach, a tym samym skrócenie czasu pracy z dokumentami,

zasób - jego wskaźniki odzwierciedlają wpływ zastosowania EDMS na wielkość produkcji i zużycia określonego rodzaju zasobu materialnego (prąd, siła robocza itp.). Jak już wspomniano, oszczędność czasu podczas pracy z dokumentami zmniejszy zużycie zasobów elektrycznych, zasobów pracy itp.

naukowo-techniczny - obejmuje nowość, prostotę, użyteczność EDMS;

społeczne – jego wskaźniki uwzględniają społeczne skutki wdrożenia EDMS, wyrażające się zmniejszeniem pracochłonności przygotowania i przetwarzania jednostki danych w zautomatyzowanym systemie zarządzania dokumentami.

Przyjrzyjmy się bliżej oszczędnościom w kosztach pracy dla użytkowników EDMS.

Obliczanie warunkowych rocznych oszczędności kosztów wynagrodzeń pracowników j-tej kwalifikacji Cj, gdy pracochłonność procesów przygotowania i przetwarzania informacji zmienia się w wyniku wprowadzenia EDMS określa się ze wzoru

Сj = Сзпj (Q1 - Q2) А2 / Фj,

gdzie Сзпj jest rocznym funduszem wynagrodzeń j-tego pracownika kwalifikacyjnego zaangażowanego w przygotowanie i przetwarzanie danych, rub.; Q1, Q2 - pracochłonność przygotowania i przetwarzania jednostki danych w wersji podstawowej i nowej oprogramowania, osobo/godzina; A2 - roczny wolumen pracy związany z przygotowaniem i przetwarzaniem danych w nowej wersji oprogramowania, jednostki naturalne; Фj to roczny czas pracy jednego pracownika j-tej kwalifikacji, zajmującego się przygotowaniem i przetwarzaniem danych, w godzinach.

Obliczmy oszczędności w zakresie wynagrodzenia menedżera pracującego w sektorze publicznym w 11. kategorii ujednoliconej taryfy i posiadającego pensję w wysokości 10 000 rubli. Biorąc pod uwagę fakt, że menedżer otrzymuje miesięczną premię w wysokości 75% swojego wynagrodzenia, jego miesięczna pensja wynosi 17 500 rubli. W związku z tym roczny fundusz wynagrodzeń menedżera wynosi 210 000 rubli. Biorąc pod uwagę, że przy pięciodniowym tygodniu pracy liczba dni roboczych wynosi 249, roczny czas pracy menedżera wyniesie 1992 godziny.

Pracochłonność przygotowania i przetwarzania dokumentów dotychczasowym sposobem pracy oraz w systemie EDMS wynosi odpowiednio 25 [os./godz.] i 20 [os./godz.]. Roczny wolumen pracy związany z przygotowaniem i przetwarzaniem danych w EDMS (w jednostkach fizycznych) wynosi? 80 dokumentów.

W ten sposób uzyskujemy oszczędności w kosztach pracy menedżerskiej:

C = 17500 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 3514 rubli,

co stanowi 20% rocznego funduszu wynagrodzeń menedżera 11 kategorii zajmującego się przygotowaniem i przetwarzaniem dokumentów w zautomatyzowanym systemie zarządzania dokumentami.

Putkina Lidia Władimirowna

Kandydat nauk technicznych, profesor, Wydział Informatyki i Matematyki, Wydział Ekonomii, Uniwersytet Humanitarny Związków Zawodowych w Petersburgu, Rosja

Streszczenie: W artykule omówiono możliwości wdrożenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją. W artykule zauważono, że efektywność każdej organizacji zależy od efektywności przetwarzania dokumentów i szybkości dystrybucji informacji pomiędzy działami struktury organizacyjnej i kontrahentami. Proces wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentami można podzielić na osiem etapów. Jednym z ważnych punktów jest fakt, że po pomyślnym ukończeniu każdego z ośmiu etapów automatyzacji wdrożony system musi być stale udoskonalany i udoskonalany. Jest to jeden z głównych czynników powodzenia stosowania elektronicznego zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie.

Słowa kluczowe: systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją, wdrożenie, efektywność, przedsiębiorstwa

Cechy realizacji dokumentu elektronicznego

Doktor nauk technicznych, profesor Katedra Informatyki i Matematyki, Wydział Ekonomii Uniwersytet Humanistyczno-Społeczny w Sankt Petersburgu, Rosja

Streszczenie: W artykule omówiono cechy wprowadzenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją. W artykule zauważono, że efektywność każdej organizacji zależy od efektywności przetwarzania dokumentów, szybkości dystrybucji informacji pomiędzy jednostkami struktury organizacyjnej i kontrahentami. Proces wdrożenia dokumentu elektronicznego można podzielić na osiem etapów. Jedną z najważniejszych cech jest fakt, że po pomyślnym ukończeniu każdego z ośmiu etapów automatyzacji wdrożony system musi być stale udoskonalany i udoskonalany. Jest to główny czynnik udanego wykorzystania elektronicznego zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie.

Słowa kluczowe: system elektronicznego zarządzania dokumentacją, wdrożenie, efektywność, przedsiębiorstwo

We współczesnym świecie efektywność każdej organizacji zależy od efektywności przetwarzania dokumentów, szybkości dystrybucji informacji pomiędzy działami struktury organizacyjnej i kontrahentami, a także od wiarygodności całego komponentu informacyjnego jako całości.

Dlatego też w ostatnim czasie menedżerowie wielu przedsiębiorstw coraz częściej podnoszą kwestię usprawnienia systemu obiegu dokumentów. Zadanie to można zrealizować poprzez automatyzację.

Zautomatyzowany obieg dokumentów nie jest dziś innowacją. Niektóre organizacje wdrożyły już i korzystają z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami (EDMS). Jednak większość przedsiębiorstw nadal utrzymuje obieg dokumentów w tradycyjnej formie papierowej.

Głównym kryterium wyboru formy pracy biurowej jest ilość dokumentów tworzonych i otrzymywanych przez organizację w określonym czasie. Dlatego w firmach, w których struktura działów jest rozgałęziona i połączona łańcuchem różnych dokumentów, przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentami jest bardzo ważnym zadaniem.

Aby mieć dokładny obraz tej koncepcji, przyjrzyjmy się jej bardziej szczegółowo. Elektroniczne zarządzanie dokumentami można przedstawić jako pojedynczy mechanizm przepływu dokumentów tworzonych za pomocą narzędzi komputerowych i z reguły podpisywanych elektronicznym podpisem cyfrowym. Jednocześnie dokumenty przetwarzane są także z wykorzystaniem mediów elektronicznych.

W organizacji, w której wdrożono EDMS, dokument stanowi podstawowe narzędzie zarządzania. W takich organizacjach nie ma prostych rozkazów, instrukcji czy decyzji. Istnieją dokumenty, które zawierają właśnie te decyzje, rozkazy i instrukcje. Zatem zarządzanie w organizacji odbywa się całkowicie poprzez dokumenty. Większość zadań wykonywanych przez pracowników jest również powiązana z dokumentami.

EDMS można zastosować w każdej organizacji: zarówno w małym przedsiębiorstwie, jak i w ogromnym holdingu czy korporacji z całą siecią oddziałów. Niektóre firmy zaczynają od automatyzacji poszczególnych etapów obiegu dokumentów, ponieważ EDMS ma szereg istotnych zalet:

1) Po pierwsze należy zwrócić uwagę na przejrzystość procesów biznesowych. W systemie elektronicznym kontrola nad przyjmowaniem, realizacją i tworzeniem dokumentów jest znacznie łatwiejsza i szybsza. Dzięki tej pomocy kierownictwo może w dowolnym momencie monitorować procesy biznesowe organizacji.

2) Ponadto za pomocą elektronicznego zarządzania dokumentami poprawia się funkcja wykonawcza. Według statystyk znaczna część zamówień nie jest realizowana przez pracowników. EDMS pozwala menedżerom monitorować procesy pracy, szybkość i jakość wykonania, a co najważniejsze, wynik pracy.

3) Skróceniu ulega czas przetwarzania i realizacji dokumentów. Elektroniczne zarządzanie dokumentami pozwala na szybsze wyszukiwanie, tworzenie, przetwarzanie i dystrybucję dokumentów. Osiąga się to poprzez automatyczne tworzenie zestawień, rejestrów i raportów, co pozwala na sprawną i szybką realizację pracy, a w efekcie optymalizację procesów biznesowych.

4) Zwiększa się poziom poufności informacji. Każdy pracownik ma taki stopień dostępu i zarządzania dokumentami firmowymi, jaki odpowiada jego kompetencjom. Pracownik może na przykład mieć prawo do zapoznania się z dokumentem, możliwość jego edycji, wprowadzenia odpowiednich zmian w dokumencie lub może mieć także pełnię praw. Każda akcja jest rejestrowana w systemie komputerowym. Oznacza to, że w każdej chwili można zobaczyć, który z pracowników dokonał zmian w danych i pracował z nimi.

Dla wielu organizacji problem poufności informacji jest bardzo dotkliwy. Utrata ważnych dokumentów może skutkować wielomilionowymi stratami. Pod tym względem dokumenty papierowe są obarczone znacznie większym ryzykiem, ponieważ można je bez problemu usunąć z teczki, a wszystkie informacje zostaną przekazane osobie trzeciej. Po wdrożeniu w firmie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami całkowite wyeliminowanie wycieku informacji może nie być możliwe. Jednak w tym przypadku będzie można zobaczyć, który z pracowników korzystał z tych dokumentów i w jakim momencie.

5) Przy pomocy EDMS optymalizowany jest schemat szkolenia nowych pracowników, a także wprowadzania nowych procesów w firmie. Wprowadzenie nowych regulaminów i instrukcji wykorzystujących elektroniczne zarządzanie dokumentami następuje znacznie szybciej niż osobne informowanie każdego pracownika i zapoznawanie go z dokumentami papierowymi.

6) Rośnie poziom kultury korporacyjnej. EDMS tworzy jednolitą przestrzeń informacyjną, w którą zaangażowane są wszystkie lub większość struktur firmy. To z kolei stwarza możliwość zaangażowania niemal każdego pracownika w procesy korporacyjne.

7) Kiedy firma przechodzi na elektroniczne zarządzanie dokumentacją, rozwiązuje się problem dostosowania do nowych zmian na międzynarodowym rynku norm. Jeśli tak się stanie, organizacja korzystająca z EDMS może szybko wprowadzić zmiany w nowym szablonie, zwiększając tym samym swój poziom konkurencyjności na rynku.

Jednak ten sposób usprawnienia działania przedsiębiorstwa, oprócz swoich zalet, ma także swoje wady.

Po pierwsze, poważnym problemem jest bezpieczeństwo dokumentów. Wirus może dostać się do Twojego komputera, a system zapisywania dokumentów może nie działać. Problem ten można rozwiązać tworząc system rezerwacji.

Kolejną możliwą wadą wprowadzenia EDS może być konserwatyzm pracowników, którzy będą zatrudnieni w systemie. Przechodząc na automatyczne zarządzanie dokumentami, nie zawsze można uniknąć i zapobiec niezadowoleniu wśród pracowników, którzy są przyzwyczajeni do pracy ręcznej i mają niepełną wiedzę na temat elektronicznego zarządzania dokumentami.

Również elektroniczny system zarządzania dokumentami przywiązuje dużą wagę do prawidłowego wprowadzania danych. W tym przypadku czynnik ludzki jest szczególnie ważny, ponieważ nieprzerwane funkcjonowanie systemu w przyszłości będzie zależeć od kwalifikacji i jakości pracy personelu.

Na etapie zakupu i wdrożenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami zarząd firmy musi być przygotowany na koszty finansowe. Chociaż później koszty te są zwykle rekompensowane poprzez zmniejszenie kosztów pracy z dokumentacją i optymalizację procesów biznesowych.

Wymiana dokumentów elektronicznych nie jest możliwa u wszystkich kontrahentów. Powodem tego jest brak jednolitej przestrzeni informacyjnej. W rezultacie wiele firm jest zmuszonych do jednoczesnego prowadzenia wymiany dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Faktem pozostaje, że przesyłanie aktów i umów drogą elektroniczną znacznie ułatwiłoby pracę pomiędzy klientem a klientem w każdym segmencie rynku.

Obowiązkowym wymogiem w przypadku większości dokumentów, który nadaje im moc prawną, jest podpis własnoręczny. Moc prawną dokumentu elektronicznego potwierdza się zwykle podpisem elektronicznym, który według 63-FZ może być trzech rodzajów:

1) Prosty podpis elektroniczny. Ten rodzaj podpisu tworzony jest za pomocą haseł, kodów i innych narzędzi identyfikujących autora podpisanego dokumentu. W tym przypadku nie stosuje się kryptograficznego podpisu elektronicznego.

2) Wzmocniony podpis niekwalifikowany. Do stworzenia tego typu podpisu wykorzystuje się środki kryptograficzne, które z kolei umożliwiają ustalenie autora dokumentu. Ulepszony podpis niekwalifikowany jest często odpowiednikiem dokumentu z pieczęcią.

3) Ulepszony podpis kwalifikowany może w każdym przypadku zastąpić dokumentację papierową. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy na poziomie legislacyjnym wymagany jest wyłącznie dokument w formie papierowej.

Obecnie większość państw uważa za równorzędne zarówno dokumenty papierowe opatrzone zwykłym podpisem, jak i dokumenty elektroniczne podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Przejście organizacji z zarządzania dokumentami papierowymi na elektroniczne musi być kompetentne i przemyślane, ponieważ od tego kroku zależy dalsza praca całego przedsiębiorstwa.

Najczęściej inicjatorem automatyzacji procesów obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie jest Dyrektor Generalny. Zainteresowanie kierownictwa przejściem na elektroniczny obieg dokumentów odgrywa dużą rolę, ponieważ od tego w dużej mierze zależy powodzenie tego projektu.

Zazwyczaj samą automatyzację umownie dzieli się na dwie części: sam proces oraz raport, czyli kontrolę nad działaniem gotowego produktu.

Jeśli zadaniem jest nie tylko wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentami, ale także transformacja procesów biznesowych, to zakres zadań musi zostać sformułowany wspólnie z menadżerami odpowiedzialnymi za te procesy. Tylko jeśli zostaną zrekrutowani jako sojusznicy, możliwe będzie stworzenie udanej wersji elektronicznego zarządzania dokumentami.

Proces automatyzacji można podzielić na kilka kluczowych etapów:

Etap 1. Specyfikacje techniczne. Na początek kierownicy projektów muszą zdecydować, jakie zadania ma wykonywać przyszły system. Jasno sformułowane cele pomogą Ci dokonać właściwego wyboru już na drugim etapie.

Etap 2. Wybór rozwiązania informatycznego. W przypadku firmy z małym obiegiem dokumentów, wystarczające może okazać się skorzystanie z elektronicznej bazy danych typu Access lub Excel. Oznacza to, że małe przedsiębiorstwa nie zawsze muszą angażować się w globalną restrukturyzację przepływu dokumentów.

Wręcz przeciwnie, menedżerowie dużych przedsiębiorstw posiadających oddziały regionalne, które chcą zautomatyzować obieg dokumentów, muszą być przygotowani na kosztowne i długotrwałe wdrożenie.

Etap 3. Opis procesów biznesowych. Przed przystąpieniem do wdrażania zarządzania dokumentami należy przestudiować aktualnie istniejące procesy biznesowe przedsiębiorstwa. To właśnie na tym etapie wiodącą rolę powierzono kierownikom działów zajmujących się automatyzacją. Ich głównym zadaniem jest pomoc w opisaniu ścieżki dokumentów i stworzeniu krok po kroku przepływu procesów biznesowych.

Etap 4. Na tym etapie sporządzane są kosztorysy, harmonogramy kalendarza, wykazy niezbędnych zasobów i opracowywany jest ogólny plan pracy. W takim przypadku należy wziąć pod uwagę wszystkie istniejące zalety i wady, które pojawią się po automatyzacji dokumentów.

Etap 5. Wdrożenie. Na tym etapie następuje bezpośrednie wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentami. Czas trwania etapu zależy bezpośrednio od złożoności struktury organizacji i procesów biznesowych, które w niej zachodzą. Kontrolę i koordynację prac sprawuje kierownik projektu.

Etap 6. Zakończenie. Na tym etapie program jest testowany. Bardzo często testowanie ujawnia luki w automatyzacji. Ten etap jest ważny, ponieważ nadal ma możliwość szybkiego wyeliminowania problemów, które się pojawiły.

Etap 7. Oddanie projektu do użytku. Może to być jedna z metod realizacji, którą stosuje się na początku użytkowania systemu:

Strategia równoległa, czyli prace prowadzone są według starego systemu, ale jednocześnie wykorzystywane są nowe technologie. W tym procesie stale porównywane są dwa systemy – stary i nowy, w wyniku czego nowy system jest stopniowo dostosowywany. Jednak ze względu na duplikację danych podejście to jest najbardziej praco- i czasochłonne.

Skok – przejście na korzystanie z nowego systemu odbywa się błyskawicznie, czyli nie ma procesu przejścia. Metoda ta jest skuteczna, jednak bardzo ryzykowna.

Uruchomienie projektu pilotażowego – skok następuje w jednym obszarze. To podejście jest niezawodne.

Automatyzacja sekwencyjna. Wdrażanie rozpoczyna się od wąskich gardeł i stopniowo w procesie zaczynają brać udział nowe obszary. Wybierając to podejście, z reguły poświęca się dużo czasu, ale efekt jest widoczny niemal natychmiast.

Na tym etapie, niezależnie od obranej strategii, mogą pojawić się trudności wynikające z konserwatyzmu pracowników. Jednak przy właściwym podejściu prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka można znacznie zmniejszyć.

Etap 8. Monitorowanie użytkowania systemu. Głównym celem na tym etapie jest stopniowe wykorzystanie pełnych możliwości programu. Oznacza to, że program powinien stać się prawdziwym narzędziem do zarządzania dokumentami, a nie pozostać zbiorem plików.

Kolejnym ważnym punktem jest fakt, że nawet po pomyślnym ukończeniu każdego z ośmiu etapów automatyzacji wdrożony system musi być stale udoskonalany i udoskonalany. Jest to jeden z głównych czynników powodzenia stosowania elektronicznego zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie.

Dalsze wsparcie systemu musi obejmować:

Utrzymanie systemu w należytym stanie technicznym. Może polegać na udzielaniu porad użytkownikom, rozwiązywaniu problemów i tworzeniu kopii zapasowych danych;

Dokonywanie dostosowań do katalogów systemowych w oparciu o bieżące zmiany w organizacji;

Monitorowanie zmian w prawie;

Zmiana ustawień w systemie pod kątem nowych wymagań pracowników.

Bibliografia:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Stała czasowa podwojenia efektów innowacji // Mediterranean Journal of Social Sciences. – 2015. – nr 6 - 36. – s. 307-312.

2. Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A., Minakov V. F., Minakova T. E. Weryfikacja ekonomicznego i matematycznego modelu innowacyjnego rozwoju komunikacji i telekomunikacji informacyjnej w Rosji // Biuletyn Federalnego Uniwersytetu Północnego Kaukazu. – 2015 r. – nr 3 (48). – s. 78-84.

3. Goryacheva E. A., Minakov V. F., Barabanova M. I. Model zarządzania płynnością pod kontrolą Banku Rosji w czasie rzeczywistym // Ekonomia, statystyka i informatyka. Biuletyn UMO. – 2013. – nr 4. – s. 178-183.

4. Minakov V.F.. – 2015. – nr 11 (23). - Z. 32.

5. Minakov V.F.. – 2016. – nr 3 (27). – s. 30.

6. Minakov V.F.. – 2015. – nr 7 (19). – s. 31.

7. Minakov V.F. Funkcja fali produkcyjnej // International Scientific Research Journal =Research Journal of International Studies. – 2014 r. – nr 10-1 (29). – s. 22-25.

8. Minakov V.F. Funkcja produkcji w przepływach logistycznych // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014 r. – nr 11-3 (30). – s. 55-58.

9. Minakov V.F. Różnice i podobieństwa w periodyzacji teorii pokoleń // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014 r. – nr 12-2 (31). – s. 122-124.

10. Minakov V.F. Elastyczność cenowa popytu i podaży jakości // Technologie informacyjne w biznesie. Zbiór artykułów naukowych VIII międzynarodowej konferencji naukowej. - Sankt Petersburg. Wydawnictwo „Info-da”. – 2013. – s. 51-60.

11. Minakov V.F.. – 2015. – nr 2 (14). – s. 5.

12. Minakov V. F., Lobanov O. S., Ostroumov A. A. Wdrożenie infrastruktury chmurowej w regionalnej przestrzeni informacyjnej // Przegląd naukowy. – 2014 r. – nr 11. – s. 103-106.

13. Minakov V.F., Malyshenko A.V. Dekompozycja procesów innowacyjnych na uniwersytecie // Nauka. Innowacja. Technologie. – 2004. – nr 36. – s. 12–15.

14. Minakov V. F., Minakova T. E. Społeczeństwo informacyjne i problemy informatyki stosowanej // Międzynarodowe czasopismo naukowe = Research Journal of International Studies. – 2014 r. – nr 1-1 (20). – s. 69-70.

15. Minakov V.F.. – 2016. – nr 6 (30). – s. 37.

16. Minakov V.F.. – 2016. – nr 4 (28). – s. 17.

17. Minakov V.F.. – 2016. – nr 5 (29). – s. 36.

18. Minakov V.F.. – 2016. – nr 1 (25). – s. 13.

19. Minakova T. E., Minakov V. F. Oszczędność energii to mnożnik efektywności ekonomicznej // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2013 r. – nr 11-2 (18). – s. 60-61.

20. Putkina L. V. Dynamika koncepcji rozwoju struktur przedsiębiorczych // Międzynarodowe czasopismo naukowo-badawcze. 2015. Nr 2-3 (33). Str. 79-80.

21. Putkina L.V. Cechy innowacyjnych struktur przedsiębiorczości//Międzynarodowe czasopismo naukowo-badawcze. 2015. Nr 2-3 (33). Str. 80-82.

22. Putkina L. V. Projektowanie systemów inteligentnych w ekonomii. Otwórz archiwum artykułu nr 0321400431 30.07.2014

23. Putkina L.V. Koncepcja podejścia procesowego w zarządzaniu // W świecie odkryć naukowych. 2015.№11.7(71). s. 2759–2765.

24. Putkina L.V. – 2016. – Nie. 05 (029) / [Zasoby elektroniczne] – Tryb dostępu. – Adres URL:

25. Putkina L.V. – 2015. – Nie. 12 (24) / [Zasoby elektroniczne] – Tryb dostępu. – Adres URL: http://site/24/3125/

26. Putkina L.V. – 2015. – Nie. 10 (22) / [Zasoby elektroniczne] – Tryb dostępu. – Adres URL: http://site/22/2975/

27. Putkina L.V.. – 2016. – Nie. 07 (031) / [Zasoby elektroniczne] – Tryb dostępu. – Adres URL:

28. Putkina L.V. Cechy wykorzystania elektronicznego zarządzania dokumentacją dla sprawnego funkcjonowania nowoczesnego przedsiębiorstwa // Elektroniczny serwis czasopisma naukowo-praktycznego. – 2016. – Nie. 01 (25) / [Zasoby elektroniczne] – Tryb dostępu. – Adres URL:

29. Putkina L.V. – 2015. – Nie. 10 (22) / [Zasoby elektroniczne] – Tryb dostępu. – Adres URL: http://site/22/2976/

30. Putkina L.V. – 2016. – Nie. 01 (25) / [Zasoby elektroniczne] – Tryb dostępu. – Adres URL:

31. Putkina L.V. – 2016. – Nie. 03 (027) / [Zasoby elektroniczne] – Tryb dostępu. – Adres URL: http://site/27/3343/

32. Putkina L.V. – 2016. – Nie. 05 (029) / [Zasoby elektroniczne] – Tryb dostępu. – Adres URL:

33. Putkina L.V. – 2015. – Nie. 12 (24) / [Zasoby elektroniczne] – Tryb dostępu. – Adres URL: http://site/24/3070/

34. Putkina L.V. – 2016. – Nie. 02 (026) / [Zasoby elektroniczne] – Tryb dostępu. – Adres URL: http://site/26/3226/

35. Shiyanova A. A., Galstyan A. Sh., Minakov V. F., Minakova T. E. Matematyczne modelowanie trendów makroekonomicznych w rozwoju branży ubezpieczeniowej // Współczesne problemy nauki i edukacji. – 2014. – Nr 4. – s. 436.

Zgodnie z wypracowanymi światowymi i krajowymi praktykami wdrażania systemów informatycznych (IS), w tym artykule rozważymy proces wdrażania EDMS, który obejmuje kilka etapów pracy. Efektem wdrożenia EDMS jest przemysłowe działanie Systemu w całym przedsiębiorstwie.

Sprawność obiegu dokumentów nie zawsze wiąże się z jego zmniejszeniem. Zwiększenie efektywności obiegu dokumentów i wygody dla menedżerów należy rozpatrywać w połączeniu z podnoszeniem jakości treści informacyjnych. Celem optymalizacji (projektowania) przepływu dokumentów jest dostosowanie ich do potrzeb zarządczych przy jednoczesnym obniżeniu kosztów ich utrzymania. Rozszerzona procedura optymalizacji (projektowania) przepływu dokumentów obejmuje pięć kolejnych kroków.

Optymalizacja przepływu dokumentów obejmuje dwa główne obszary:

• 1. Podnoszenie jakości treści informacji (powiązanie z ośrodkami odpowiedzialności; optymalny zestaw i treść wskaźników; wysoka jakość norm i standardów; dostępność informacji o odstępstwach).
• 2. Zwiększenie efektywności obiegu dokumentów i wygody dla menedżerów (eliminacja powielania informacji, optymalizacja szlaków komunikacyjnych, połączenie podstawowej księgowości z zarządzaniem księgowym i operacyjnym itp., dostosowanie nazw dokumentów do treści).

Zwiększenie efektywności obiegu dokumentów i wygody dla menedżerów należy rozpatrywać w powiązaniu z pierwszym kierunkiem, tj. efektywność obiegu dokumentów nie zawsze wiąże się z jego zmniejszeniem. Utrata niektórych informacji może mieć ogólnie negatywne skutki dla przedsiębiorstwa.

Rozważmy możliwość ograniczenia przepływu dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu ich pojemności informacyjnej. Zatem celem optymalizacji (projektowania) przepływu dokumentów jest dostosowanie ich do potrzeb zarządczych przy jednoczesnym obniżeniu kosztów ich utrzymania.

Rozszerzona procedura optymalizacji (projektowania) obiegu dokumentów obejmuje następujące kroki:

• Krok 1. Ankieta przedprojektowa lub opis przedsięwzięcia.
• Krok 2. Szczegółowy opis istniejącego obiegu dokumentów.
• Krok 3. Analiza jakościowej treści informacji.
• Krok 4. Optymalizacja przepływu dokumentów.
• Krok 5. Stworzenie standardów (instrukcji).

Badanie i analiza informacji

Zadania pierwszego kroku – opisu przedsiębiorstwa – polegają na określeniu potrzeb zarządzania i identyfikacji wpływu czynników. Identyfikacja potrzeb zarządczych odbywa się na podstawie badania funkcji zawartych w opisach stanowisk pracy oraz opisach grup decyzji zarządczych podejmowanych na różnych poziomach zarządzania. Do krytycznej analizy można wykorzystać istniejące raporty w trakcie procesu. Zalecamy prowadzenie prac równolegle z analizą treści jakościowej informacji.

Budując obieg dokumentów, a także tworząc struktury organizacyjne rachunkowości zarządczej, prace rozpoczynają się od zbadania wpływu takich czynników, jak: cechy technologiczne, skład produktu, organizacja produkcji i zarządzanie przedsiębiorstwem oraz jego podziałami strukturalnymi, procesy biznesowe, przepływy materiałów. Organizacja obiegu dokumentów w dużej mierze zależy od obecności ośrodków odpowiedzialności w strukturach zarządzania organizacją; rozwój mechanizmu przedsiębiorczości wewnątrzfirmowej; dostępność zarządzania odchyleniami; kompetencje zarządcze i wykorzystanie postępowych metod podejmowania decyzji; dostępność komputerów osobistych, sieci informatycznych itp.

Szczególnie podczas prac przedprojektowych potrzebne jest większe uszczegółowienie w zakresie opisu ośrodków tworzenia (przekształcania, wykorzystywania) informacji i ich spersonalizowanych relacji (punktów rozliczeniowych); opis dokumentów i istniejących obiegów dokumentów.

Rozwój systemów zarządzania dokumentami do celów zarządzania i psychologii zarządzania, oczywiście biorąc pod uwagę cechy technologiczne i organizacyjne przedsiębiorstwa, należy rozpocząć bez odniesienia do konkretnego oprogramowania. Najpierw trzeba stworzyć ideologię, a dopiero potem szukać dla niej oprogramowania.

Przed rozpoczęciem procesu wdrażania EDMS w przedsiębiorstwie rekomendujemy przeprowadzenie ekspresowej ankiety (ankiety przedprojektowej) w celu:

• uzyskanie ogólnych informacji o przedmiocie wdrożenia EDMS;
• zdefiniowanie celów wdrożeniowych;
• określenie ogólnych kluczowych wymagań dla EDMS i granic projektu;
• określanie ogólnego stanu organizacji obiegu dokumentów i pracy biurowej;
• identyfikacja głównych uczestników projektu (stworzenie grupy roboczej);
• określenie ogólnego poziomu złożoności potencjalnego projektu;
• ocena potrzeb w zakresie migracji danych i integracji z innym oprogramowaniem;
• zebranie informacji niezbędnych do przygotowania skutecznej i zwycięskiej Oferty Handlowej, jeżeli ankieta i realizacja będą realizowane przez firmę zewnętrzną.

Na tym etapie wybierana jest platforma, na której będzie rozwijany EDMS.

Na tym etapie na podstawie uzyskanych informacji wstępnych wyznaczany jest Kierownik Projektu (PM), który opracowuje podstawowy plan pracy, hierarchiczną strukturę pracy (WBS) oraz Kartę Projektu.

Podczas badania informacyjnego badane i opisywane są istniejące procesy biznesowe („takie, jakie są”). W wyniku analizy zebranych danych proponowane są zoptymalizowane procesy biznesowe („być” – „jak powinno być”) oraz formułowane wymagania funkcjonalne dla EDMS.

Celem badania informacyjnego jest:

• badanie i precyzyjny opis procesów biznesowych, które mają zostać zautomatyzowane;
• opracowywanie rekomendacji dotyczących optymalizacji obiegu dokumentów i organizacji obiegu dokumentów oraz pracy biurowej;
• definicja i opis modyfikacji systemu, interfejsów, m.in. interfejsy z systemami zewnętrznymi i środki przesyłania danych z istniejących programów, które należy opracować i wdrożyć w trakcie projektu;
• opracowywanie specyfikacji technicznych (TOR).

W celu uzyskania niezbędnych informacji przeprowadzane są ankiety i wywiady wśród głównych użytkowników (szefów zainteresowanych działów oraz pracowników, którzy bezpośrednio będą musieli pracować w nowym EDMS). Podczas pracy zaleca się:

• Zrób listę istniejących typów dokumentów w organizacji i przeprowadź ankietę dotyczącą każdego rodzaju dokumentu:

opisać technologię dokumentacji (zestaw szczegółów, jeśli to konieczne, ich lokalizację, kolejność i cechy konstrukcyjne); pokazać warunki przepływu dokumentów (obecność podpisów, wiz, czeków itp.), schemat obiegu dokumentów (trasa) lub listę głównych indosantów, sygnatariuszy itp.; opisać sposób rejestracji (format numerów rejestracyjnych);

• Zrób listę pracowników odpowiedzialnych za tworzenie dokumentów (kto/który dział tworzy jakie rodzaje dokumentów).
• Zrób listę pracowników, którzy zatwierdzają, podpisują, zatwierdzają dokumenty (kto zatwierdza/podpisuje jakie rodzaje dokumentów; warunki, w jakich wymagana jest wiza/podpis).
• Zrób listę rejestratorów dokumentów
• Określ, jakie rodzaje dokumentów należy poddać kontroli (określ administratorów, warunki poddania kontroli, warunki usunięcia kontroli i inne niezbędne informacje).
• Zrób listę innych osób odpowiedzialnych za proces przetwarzania.
• Na podstawie powyższych informacji utwórz algorytm przemieszczania dokumentów (operogram). Zobacz przykład 1.
• Określ niezbędne dokumenty sprawozdawcze (warunki tworzenia raportów i ich formularze).
• Na podstawie ankiety opracuj Instrukcję dla placówek wychowania przedszkolnego (w razie potrzeby).
• Sporządzić Nomenklaturę skrzynek wskazującą okresy przechowywania i zasady formowania skrzynek (jeśli to konieczne).
• Zrób listę dokumentów wskazując warunki zapewnienia dostępu do nich (na przykład w zależności od stanowiska).

Na podstawie powyższych informacji opracowywane są wymagania funkcjonalne dla EDMS lub założenia jego rozwoju (TOR). Analityk musi w szczególności opracować wymagania dotyczące formatu i składu kart rejestracyjnych i kontrolnych (zestaw i układ pól na karcie, sposób wypełniania EDMS itp.), tras przepływu dokumentów i inne niezbędne wymagania za utworzenie i rozwój EDMS.

Bazując na praktyce projektowania systemów zarządzania dokumentacją możemy zaproponować następującą kolejność prac:

• 1. Budowa schematów punktów rozliczeniowych produkcji głównej, produkcji pomocniczej, usług funkcjonalnych.
• 2. Budowa diagramów ich relacji.
• 3. Gromadzenie wypełnionych formularzy dokumentów i raportów przez punkty księgowe.
• 4. Ich usystematyzowanie w albumy.
• 5. Opis terminów składania, kierunku przepływu dokumentów i formularzy sprawozdawczych (w jakim terminie, komu i od kogo dokument jest przekazywany).
• 6. Budowa schematów tematycznych i zbiorczych obiegu dokumentów.
• 7. Przeprowadzanie logicznej i niezbędnej analizy dokumentów.
• 8. Analiza ścieżki dokumentów w procesie ich tworzenia, koordynacji i zatwierdzania.
• 9. Opracowywanie propozycji zmian w dotychczasowym schemacie dokumentów i raportowania w związku z propozycjami zmiany pozostałych parametrów rachunkowości zarządczej (uwzględnianie odchyleń, ośrodków odpowiedzialności itp.).
• 10. Opracowanie propozycji eliminacji powielania informacji.
• 11. Opracowywanie propozycji ujednolicenia dokumentów.
• 12. Opracowanie propozycji usprawnienia przepływu dokumentów i raportowania.
• 13. Opracowanie projektu zoptymalizowanego skonsolidowanego obiegu dokumentów i schematu raportowania wewnętrznego.
• 14. Opracowanie i wdrożenie standardów obiegu dokumentów i generowania raportowania wewnętrznego.

Wykonując powyższe operacje, warto wziąć pod uwagę kilka wskazówek.

Punkty księgowe. Po pierwsze, podczas wymiany informacji identyfikujesz podmioty relacji. Można je nazwać ośrodkami pochodzenia, konsumpcji i przekazywania informacji lub punktami rozliczeniowymi. Zatem punkty rozliczeniowe są ustalone, wzajemne powiązania podziałów opisano na poprzednim etapie, teraz można, łącząc i uzupełniając ten materiał, budować diagramy wzajemnych powiązań punktów rozliczeniowych.

Schematy te pomogą Ci nie tylko odciąć nieistotne połączenia w pierwszych etapach projektu bez umieszczania ich w formie dokumentalnej, ale także zaoszczędzą czas i pieniądze. Są niezastąpione podczas testowania propozycji optymalizacji, aby sprawdzić, czy wszystko zostało wzięte pod uwagę.

Albumy i opisy dokumentów. Ważnym krokiem jest utworzenie albumów dokumentów istniejących w momencie realizacji projektu oraz ich opis; To najbardziej czasochłonna, nieciekawa i niewdzięczna praca.

Prowadząc prace mające na celu optymalizację przepływu dokumentów, korzystaj z rad uzyskanych w wyniku analizy praktyki błędów: ustalaj ograniczenia w odpowiednim czasie – „aby nie ogarnąć ogromu”; dowiedz się, czy dokument sporządza ten sam pracownik, który go podpisuje, czy też istnieją prawdziwi niewidzialni wykonawcy; w sytuacji, gdy kierownik warsztatu podpisuje fakturę za przekazanie półproduktu do kolejnego warsztatu, zdecyduj, ile razy będziesz opisywał przepływ dokumentu: raz z warsztatu do warsztatu, czy też prześledź całą ścieżkę. W takim przypadku musi obowiązywać identyczna zasada ewidencji dla wszystkich działów organizacji.

Podczas wykonywania pracy należy spełnić obowiązkowy warunek: opis dokumentów musi być przedstawiony w jednolitej formie dla wszystkich działów organizacji.

Lokalne i ogólne schematy obiegu dokumentów. Po opisaniu dokumentów można przystąpić do konstruowania diagramów. Przyczyniają się one m.in. do odpowiedzi na pytanie – jak trudna jest droga zwykłego dokumentu w czterech egzemplarzach w porównaniu z samą operacją produkcyjną. Analiza schematu przepływu dokumentów skłania do zastanowienia się nad wykonalnością ostatecznych tras. Na przykład, dlaczego potrzebujemy podstawowych dokumentów dotyczących przeprowadzki wewnętrznej w dziale planowania?

Przykład 1. Proponujemy sformalizowanie informacji uzyskanych w wyniku badania w formie operogramu (patrz rysunek 1) lub w postaci algorytmu (patrz rysunek 2). Jako przykład sugerujemy rozważenie cyklu życia zamówień na podstawową działalność. Technologia pracy z tego typu dokumentami jest najbardziej ujednolicona i może być stosowana w różnych przedsiębiorstwach.

Rysunek 1. Operagram cyklu życia zamówienia dla głównej działalności

Rysunek 2. Algorytm przetwarzania zamówień na działalność podstawową

W artykule „Ankieta informacyjna w ramach wdrożenia EDMS”, opublikowanym w czasopiśmie „Praca biurowa i obieg dokumentów w przedsiębiorstwie” nr 2, 2007, przedstawiono pytania, które można wykorzystać w ankietach lub podczas wywiadów z użytkownikami. Pytania mają charakter doradczy.

Nie ma jednoznacznych wymagań dotyczących przeprowadzenia ankiety, dlatego w każdym konkretnym przypadku, korzystając z gotowych rozwiązań, należy w kreatywny sposób podejść do pozyskania niezbędnych informacji, ich ustrukturyzowania i wyeksponowania.

Ankieta informacyjna jest ważnym etapem optymalizacji placówek oświaty przedszkolnej i wdrażania EDS. W końcu jakość decyzji podejmowanych w celu optymalizacji procesów i opracowania wymagań dotyczących funkcjonalności EDMS zależy bezpośrednio od otrzymanych informacji i jakości ich prezentacji. W tym zakresie konieczne jest przestrzeganie głównej zasady badania – uzyskania pełnej, rzetelnej i aktualnej informacji o procesach, które mają zostać zautomatyzowane.

Analiza tematyczna i optymalizacja obiegu dokumentów

Bałagan przepływu dokumentów i jego irracjonalność można dostrzec analizując tematykę. Przeanalizujmy na przykład wejścia i wyjścia przepływu materiałów w dziale (przepływ półproduktów, wyrobów gotowych). Może się okazać, że uroczystemu przeniesieniu kontenera z przetworzonymi surowcami z warsztatu do warsztatu będzie towarzyszył fajerwerk wpisów w dokumentach pierwotnych, dziennikach, podsumowaniach i raportach. Do znacznego powielania dochodzi także przy przenoszeniu półproduktów w ramach tego samego warsztatu.

Aby podjąć decyzję o ograniczeniu zapisów, zaleca się przeprowadzenie niezbędnej analizy w formie tabelarycznej lub graficznej. Formalnie pokazuje powielanie wskaźników w dokumentach. Analiza schematów lokalnych, uzupełniona wyjaśnieniem konkretnego celu dokumentu, podsumowaniem lub wpisem do księgi rachunkowej (decyzja kierownicza itp.), pomoże zidentyfikować duplikacje dokumentów lub szczegółów w istocie. W rezultacie podejmowana jest decyzja o redukcji lub przekształceniu dokumentów, biorąc pod uwagę wyposażenie techniczne warsztatów i możliwości zautomatyzowanego systemu kontroli. Można również podać zalecenia dotyczące łączenia logów:

Wykonalność i logika prowadzenia wszelkiego rodzaju prac oceniana jest z punktu widzenia tego, w jaki sposób przyczyniają się one do optymalizacji wsparcia informacyjnego decyzji zarządczych, efektywności i dokładności ich realizacji.

Rozwój i konfiguracja EDMS

Na tym etapie realizowane są wymagania opisane w specyfikacjach technicznych: konfiguracja EDMS, jego modyfikacja lub rozwój nowych funkcji Systemu na wybranej platformie.

Cele fizycznego wdrożenia EDMS to:

• rozwój struktury bazy danych EDMS;
• rozwój form ekranowych;
• rozwój mechanizmów: zatwierdzanie, rejestracja, egzekucja itp.
• opracowanie dokumentacji technicznej Systemu.

• Dostępność niezbędnych funkcji w systemie (procedury zatwierdzania, rejestracji, realizacji, kontroli realizacji, zapewniania dostępu itp.);
• Dostępność niezbędnych kart dokumentów;
• Złożoność i koszt aktualizacji Systemu;
• Maksymalna liczba jednoczesnych użytkowników, przy której system działa stabilnie, a prędkość przetwarzania żądań jest zadowalająca;
• Maksymalna liczba użytkowników podłączonych do Systemu;
• Koszt licencji (na serwer, 1 stację roboczą);
• Złożoność i koszt administracji Systemem, wsparcia technicznego;
• Możliwość, złożoność i koszt aktualizacji wersji;
• Możliwość pracy z użytkownikami zdalnymi (w razie potrzeby);
• Koszt i jakość usług doradczych;
• Niezawodność Dostawcy (stopień popularności na rynku, liczba pomyślnie zrealizowanych projektów itp.).

Na tym etapie bezpośrednio wdrażane są wymagania opisane na etapie ankiety informacyjnej.

Większość prac programistycznych wykonywana jest poza siedzibą firmy, dlatego stała i efektywna interakcja pomiędzy Deweloperami a Klientem jest kluczowym czynnikiem pomyślnego zakończenia prac rozwojowych i akceptacji systemu przez Klienta.

Proces testowania ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia jakości rozwoju. Planowanie i przygotowanie testów należy rozpocząć jak najwcześniej. Użytkownicy końcowi powinni być w jak największym stopniu zaangażowani w przygotowanie kryteriów testowych. Bardzo ważne jest, aby testy przeprowadził Klient.

Działanie pilotażowe

Celem wdrożenia Systemu jest to, aby użytkownicy rozpoczęli pracę w EDMS (System musi zaspokajać potrzeby i żądania użytkowników) oraz aby System działał stabilnie (bez awarii i błędów).

W procesie wdrożenia wykonywane są następujące prace:

instalacja i konfiguracja oprogramowania;

• szkolenie personelu i administratorów EDMS;
• opracowywanie dokumentacji EDMS dla użytkowników (Pomoc);
• eliminacja błędów w systemie;
• finalizacja EDMS w oparciu o uwagi i sugestie użytkowników;
• opracowywanie dokumentacji regulacyjnej: instrukcje dla przedszkolnych placówek oświatowych, regulaminy pracy z różnymi typami dokumentów;
• organizacja wsparcia technicznego dla użytkowników (doradzanie użytkownikom w kwestiach związanych z pracą w systemie).

Ten etap jest najtrudniejszy dla wszystkich uczestników projektu (użytkowników, programistów, realizatorów). Na tym etapie oprogramowanie jest dostosowywane, testowane i testowane w rzeczywistych warunkach pracy. Najtrudniej jest pokonać barierę psychologiczną użytkowników, gdy zaczynają pracować w nowym dla nich środowisku, bo użytkownicy są zmuszeni zmienić swoje zwykłe i ustalone sposoby pracy. W związku z tym na tym etapie ważne jest zapewnienie użytkownikom szkoleń i konsultacji. Pomoże im to zaadaptować się do nowych warunków pracy.

Operacja przemysłowa

Przemysłowe działanie EDMS polega na zastosowaniu stabilnie działającego EDMS, który w pełni spełnia wymagania użytkowników w procesie wykonywania obowiązków pracowników organizacji.

Prace wykonywane podczas eksploatacji EDMS:

• Doradztwo i szkolenie użytkowników w zakresie pracy w EDMS;
• Administracja katalogami (struktura organizacyjna, użytkownicy, ścieżki akceptacji, listy mailingowe itp.);
• Administracja serwerami i oprogramowaniem;
• Wykonywanie kopii zapasowej (backup)

Na tym etapie można rozpocząć proces rozwoju EDMS: dodanie nowych funkcji, poszerzenie granic projektu wdrożeniowego (dodanie nowych kategorii/rodzajów dokumentów, zwiększenie liczby użytkowników/oddziałów/przedsiębiorstw holdingu, dodanie nowych Funkcje).

Aby skrócić czas wdrożenia i wdrożenia EDMS, prace wymienionych etapów można realizować równolegle, w zależności od poziomu złożoności zadań automatyzacji, użytego oprogramowania itp.

Przez cały cykl życia projektu wdrożenia EDMS należy przeprowadzić prace związane z zarządzaniem projektem. Przykładowo zaleca się stosowanie amerykańskiej normy ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK Guide).

Zarządzanie projektami

Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie mające na celu stworzenie unikalnych produktów lub usług. Zarządzanie projektami to odrębny obszar zarządzania zaprojektowany specjalnie do zarządzania tymczasowymi działaniami z unikalnymi wynikami.

Najbardziej znane/powszechnie stosowane standardy zarządzania projektami to:

• PMBOK (standard amerykański: www.pmi.ru);
• Prince2 (standard angielski: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (norma europejska: www.ipma.org);
• P2M (norma japońska: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Główne postacie:

• Kierownik projektu (lider) to osoba odpowiedzialna za zarządzanie projektem.
• Sponsor projektu to osoba, która zapewnia środki finansowe na realizację projektu oraz zapewnia wsparcie administracyjne i organizacyjne projektu.
• Klient (konsument) projektu to osoba, która będzie korzystała z rezultatów projektu.
• Interesariusze projektu to osoby aktywnie zaangażowane w projekt i/lub na których interesy może mieć wpływ realizacja projektu (które wpływają na rezultaty projektu i na które wpływają).

Przykład cyklu życia projektu:

Karta Projektu jest pierwszym oficjalnym dokumentem projektu. Formalnie potwierdza istnienie projektu. Daje osobie odpowiedzialnej uprawnienia do angażowania zasobów organizacyjnych w działania związane z projektem. RP jest ustalane i przepisywane tak wcześnie, jak to możliwe. RP należy zawsze przypisać przed rozpoczęciem planowania, a najlepiej podczas opracowywania Karty Projektu.

Karta projektu jest szczegółowo ustalana na etapie planowania projektu.

Karta projektu może obejmować:

• Opis potrzeb biznesowych związanych z rozpoczęciem projektu;
• Cel lub podstawa projektu;
• Opis potrzeb i oczekiwań oraz stopnia wpływu interesariuszy;
• Podsumowanie planu kluczowych kamieni milowych projektu (kamienie milowe);
• Opis organizacji funkcjonalnych;
• Opis założeń i ograniczeń organizacyjnych;
• Całkowity budżet projektu.

Opis zakresu projektu– jest to informacja o celach i założeniach projektu otrzymana od Klienta na etapie inicjacji (ankieta informacyjna). Może zawierać ogólne wskaźniki i podlega dalszemu wyjaśnieniu i opracowaniu przez kierownika projektu na etapie planowania i rozwoju. To jest opis projektu (co należy zrobić).

Proces opracowywania deklaracji zakresu projektu opisuje i dokumentuje cechy i granice projektu oraz powiązanych z nim produktów i usług, a także metody akceptacji i zarządzania zakresem.

Główne elementy dokumentu:

• Cele projektu;
• Opis produktu projektu
• Wyniki projektu
• Założenia i ograniczenia projektu, granice projektu;
• Plan kamieni milowych projektu.

Plan zarządzania projektem jest oficjalnie zatwierdzonym dokumentem regulującym realizację projektu. Jest to dokument, który zawiera i integruje wyniki planowania we wszystkich obszarach projektu (czas, koszty, zasoby, ryzyko, jakość itp.)

Plan zarządzania projektem może składać się z jednego lub większej liczby planów dodatkowych, takich jak:

• Plan zarządzania zakresem projektu;
• Plan kalendarza;
• Plan zarządzania kosztami;
• Plan Zarządzania Jakością;
• plan kadrowy;
• Plan zarządzania interakcjami;
• Ryzykowny plan zarządzania;
• Plan zarządzania dostawami;
• Plan udoskonalenia procesu

Nie da się od razu stworzyć szczegółowego planu całego projektu.

Podstawowy plan to formalnie zatwierdzony dokument, według którego mierzona jest wydajność projektu i który będzie stosowany do zarządzania i kontroli realizacji projektu. Służy do monitorowania odchyleń w postępie projektu.

Plan pracy to dokument lub zestaw dokumentów, który zmienia się w miarę postępu projektu i udostępniania dodatkowych informacji. Plan pracy z reguły zawsze różni się od podstawowego. Plan pracy zostaje zmieniony przez RP.

Realizacja projektu– główny proces realizacji projektu (zaangażowana jest znaczna część zasobów).

Do głównych obowiązków RP należy:

• Integracja i koordynacja działań mających na celu realizację planu projektu;
• Stałe porównywanie i analiza odchyleń aktualnej realizacji projektu w stosunku do założeń projektu;
• Jeśli to konieczne, inicjuj prośby o zmiany;
• Prognozy kosztów i harmonogramu projektu.