Implementacija sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS) u organizaciji zahtijeva dodatne napore zaposlenika u fazi implementacije i rada, ali omogućava povećanje učinkovitosti rada.

Opseg rada za uvođenje Boss-Referent EDS-a ovisi o potrebama i osobnim posebnostima organizacije te, kao rezultat toga, mogućnosti korištenja standardnih opcija koje omogućuju:

• 1. Organizirati zajedničku arhivu datoteka, s mogućnošću dijeljenja prava;
• 2. organizirati zajednički rad na dokumentu i projektnim podacima;
• 3. implementirati brzu pretragu potrebnih informacija;
• 4. raspodijeliti resurse;
• 5. prati provedbu aktivnosti usmjerenih na dokument, prema planu;
• 6. osigurati sigurnost i odvojenost prava pristupa dokumentima i projektnim podacima;
• 7. pribaviti izvješća koja definiraju trenutno stanje posljedica rada, statističke podatke;
• 8. kontrolirati izvršenje radova na dokumentu i planu.
• 9. Proces uvođenja EDS-a tradicionalno se odvija u 6 faza.

Glavne prekretnice za uvođenje protoka dokumenata:

• 1. Prikupljanje podataka o poslovnim procesima koji se automatiziraju, izrada tehničkog projekta (tehnički dizajn), njegova koordinacija i odobrenje od strane Naručitelja.
• 2. Razvoj EDMS, SUPD u skladu sa zahtjevima TP (prilagodba osnovnih programskih proizvoda i razvoj dodatnih modula, integracija s postojećim sustavima u poduzeću).
• 3. Osposobljavanje administratora sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.
• 4. Nabava i isporuka osnovnih komponenti EDMS-a.
• 5. Puštanje u rad EDMS i obuka korisnika.
• 6. Podrška implementaciji EDMS u procesu pilot i industrijskog rada.

Kako bi EDMS “Boss-Referent” u potpunosti funkcionirao, organizacija mora imati potreban softver i hardver.

Razmotrimo zahtjeve za opremu potrebnu za rad EDMS-a.

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima bit će namijenjen za deset korisnika, što znači da će vam trebati 10 osobnih računala s Windows XP ili novijim, s mogućnošću pristupa internetu. 1 server na koji će se program instalirati. Sve klijentske radne stanice i poslužitelj moraju biti povezani na lokalnu mrežu. Slično tome, radna mjesta trebaju biti opremljena uređajima za skeniranje i pisačima.

Stol 3 Minimalni zahtjevi za poslužiteljska računala

Stol 4 Minimalni zahtjevi za radne stanice

VMO Tverskoye ima sav potreban softver i hardver, tako da ćete morati kupiti samo deset licenci za radne stanice.

Upravo u ovom trenutku uvođenje naprednih informacijskih tehnologija, unatoč raznovrsnoj ponudi i redovnom sniženju tarifa, ostaje skup projekt. Kao rezultat toga, važno pitanje je potreba procjene izvedivosti uvođenja projekta. Za procjenu ekonomske produktivnosti razvijen je niz metoda koje se mogu podijeliti u 3 kategorije:

• - tradicionalne financijske metode koje uključuju određivanje takvih pokazatelja kao što su neto sadašnja vrijednost (NPV), ekonomska privlačnost (EVA), ukupni trošak vlasništva (TCO) i drugi;
• - metode kvalitativne procjene, od kojih su glavne uravnotežena tablica rezultata, informacijska ekonomija;
• - probabilističke metode vrednovanja: fer cijena opcija, primijenjena informacijska ekonomija itd.

Ukupni trošak vlasništva (TCO) je metodologija dizajnirana za određivanje troškova informacijskih sustava, izračunatih u svim fazama životnog ciklusa sustava. TCO model omogućuje smanjenje troškova i poboljšanje učinkovitosti ulaganja u informacijsku tehnologiju.

U procjeni učinkovitosti koristit ćemo se TCO modelom za izračun i analizu tvrtke Gartner Group. Ukupni trošak vlasništva IP-a sastoji se od fiksnih i tekućih troškova.

Fiksni troškovi uključuju:

• - trošak početne kupnje softvera;
• - razvoj i provedba projekta.

Tekući troškovi uključuju:

• - upravljanje sustavom;
• - tehnička podrška
• - obrazovanje;
• - pomoć i dodatne postavke;
• - Futz faktor.

Model Gartner Group predlaže sljedeće značajne postotke svake od gore navedenih stavki troškova u odnosu na ukupne troškove.

• 1) kapitalna ulaganja - 21%;
• 2) upravljanje sustavom - 12%;
• 3) tehnička podrška i ažuriranja - 21%;
• 4) aktivnost korisnika - 46%.

“Upravljanje sustavom” ovdje se odnosi na troškove administriranja poslužitelja i drugih komponenti računalnog kompleksa, a trošak pružanja korisničkog rada odražava se u konceptu “aktivnosti korisnika”. Budući da ova kategorija troškova ima najveću težinu u ukupnim troškovima, pogledajmo pobliže što uključuje:

• 1) izravna pomoć i dodatne postavke - 11%;
• 2) neformalno učenje - 12%;
• 3) razvoj aplikacija - 14%;
• 4) rad s podacima - 15%;
• 5) formalna izobrazba - 18%;
• 6) futz faktor-30%.

Kao što proizlazi iz očekivane strukture troškova, moguće je izračunati ukupni trošak vlasništva Boss-Referent EDS za upravljanje (tablica 5). Kapitalna ulaganja sastoje se samo od cijene Programa i plaće stručnjaka za uvođenje (potrebno ih je dvoje kako bi se uvođenje završilo u 1 mjesecu), iz sljedećih razloga, potrebna poslužiteljska oprema, kabelske mreže i hardver već su predstaviti.

Cijena licence za jedno radno mjesto je 6.700 rubalja, što je potrebno za 10 radnika. Uvođenje sustava provodit će informatička tvrtka, iz sljedećih razloga ova tvrtka se smatra generalnim partnerom tvrtke BOSS-Referent te daje prijedloge za uvođenje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima, podršku izrađenim rješenjima i obuka korisnika.

Stol 5 Ukupni trošak vlasništva Boss-Referent EDMS za VMO Tverskaya

Naziv rashodne stavke	Za 1 godinu, trljajte.	Za 2 godine, trljajte.
Fiksni troškovi:
1. Kapitalna ulaganja -Troškovi softvera - trošak rada stručnjaka za implementaciju sustava	67000 60000
Tekući troškovi:
1. Upravljanje sustavom
2. Tehnička podrška i ažuriranja
3. Aktivnost korisnika:
Pomoć i dodatne postavke
Obrazovanje
Rad s podacima
Razvoj aplikacija
Futz faktor
Ukupno za dvije godine:

Tako će trošak posjedovanja sustava za prvu godinu biti 604.760,8 rubalja, za drugu - 477.760,8 rubalja. Ukupni trošak vlasništva za dvije godine je 1.082.521,6 rubalja.

Model ukupnog troška vlasništva omogućuje uvid u strukturu troškova uvođenja informacijskog proizvoda. Iz tablice je vidljivo da znatan dio troškova otpada na tekuće rashode, točnije na Futz faktor. Uzimajući to u obzir, bit će potrebno pronaći načine za smanjenje ukupnih troškova vlasništva, a konkretno, moguće je potrošiti više novca na obuku osoblja, čime će se smanjiti vrijednost futz faktora (jer bit će manje kvarova u radu zbog ljudskog faktora).

Trenutno se u tijeku poslovanja pojavljuju brojni dokumenti koje će trebati negdje pohraniti, obraditi podatke koji se u njima nalaze, na temelju dobivenih dokumenata donositi odluke te im na sličan način postupno brzo pristupati. Izravno stoga, za organizaciju, pitanja optimizacije protoka dokumenata i kontrole obrade informacija su od ključne važnosti. Progressive EDMS su spremni za sve ovo. Pomoću implementirane u tvrtki EDMS gubici će se smanjiti:

• - financijski;
• - privremeni.

Bit će promjena u nekim drugim karakteristikama:

• - poboljšava se kvaliteta prevencije;
• - poboljšava se upravljivost;
• - najbrže i najkvalitetnije donošenje odluka.

Uz pomoć sustava za elektroničko upravljanje dokumentima “Boss-Referent” rješavat će se sljedeći zadaci:

• -evidentiranje ulaznih i izlaznih dokumenata;
• -pregled i uređivanje dokumenata;
• -centralizirano sigurno skladištenje dokumenata;
• - brz pristup dokumentima uzimajući u obzir prava korisnika;
• - potpisivati ​​dokumente elektroničkim digitalnim potpisom;
• - kontrola verzije dokumenta;
• -potpuno tekstualno pretraživanje dokumenata po sadržaju;
• -timski rad korisnika uz mogućnost koordinacije, odobravanja i kontrole izvršenja dokumenata;
• -usmjeravanje dokumenata, prilagodljivo za bilo koju vrstu dokumenta posebno;
• -automatizirano preuzimanje dokumenata s e-maila, skenera i faksa;
• - obračun i kontrolu radnog vremena radnika;
• -web pristup informacijskoj bazi.

U nacionalnim normama pojam protoka dokumenata označava kontrolirano kretanje gotovih dokumenata. Elektroničko upravljanje dokumentima obuhvaća faze pripreme dokumenata i samostalne razmjene informacija preko računalnih mreža.

Tijekom proteklih više od stotinu godina u Ruskoj Federaciji formirana je jasna metodologija rada s dokumentima. Razvoj uredskog poslovanja podrazumijeva vođenje registracijskih i kontrolnih kartica te izvještajnih obrazaca i dnevnika. Kako bi se osigurao opći informacijski postupak za obradu dokumenata, uzima se u obzir stvaranje posebnih službi: odjela za upravljanje predmetima, uredskih tajništava. Kao rezultat toga, elektronički sustavi za upravljanje dokumentima predstavljaju ne samo najvažnije područje svake proizvodnje, već i složenu sankcioniranu prilagodbu u smislu broja obavljenih zadataka i uključenog osoblja. A glavna stvar je da sustav za upravljanje dokumentima ima dobro uspostavljenu shemu za rad s dokumentacijom i lako razumljivu organizaciju.

Kada se razmatra izvedba uvođenja Boss-Referent EDMS-a, utvrđeno je da će ukupni trošak vlasništva biti 1.082.521,6 rubalja, što je prilično velik iznos, pa je razumno smanjiti TCO. Smanjenje cijene zajedničkog vlasništva može poslužiti kao čvršća podjela korisničkih prava pristupa radnjama, povećanje troškova obuke osoblja, te će pomoći u smanjenju vrijednosti futz faktora.

Implementirani elektronički sustav upravljanja dokumentima isplatit će se tijekom vremena, unatoč visokoj cijeni cjelokupnog vlasništva nad sustavom. Zahvaljujući njemu, menadžment će moći smanjiti korištenje različitih resursa i održati superiornost uz pomoć naprednih višenamjenskih mogućnosti sustava "Boss-Referent".

Prikazan je popis pitanja, ciljevi i rezultati istraživanja procesa, algoritam analize, opis u obliku razumljivih dijagrama, preporuke za izradu funkcionalnih zahtjeva za sustav, te sadržaj projektne dokumentacije.

Informativna anketa važna je faza u optimizaciji predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova i implementaciji EDS-a. Uostalom, kvaliteta odluka donesenih za optimizaciju procesa i razvoj zahtjeva za funkcionalnost EDMS-a izravno ovisi o primljenim informacijama i kvaliteti njihove prezentacije.

U tom smislu, potrebno je pridržavati se glavnog načela ankete - dobiti potpune, pouzdane i ažurne informacije o procesima koji se planiraju automatizirati.

Anketa prije projekta

Sa stajališta konzultantske tvrtke koja nudi svoje usluge na tržištu za savjetovanje i implementaciju EDMS-a, tj. implementacija EDMS-a za analitičara je vanjski projekta, predprojektno istraživanje se smatra dijelom metodologije prodaje (kao jedna od faza “pretprodaje”). No, najveći dio posla u ovoj fazi obavlja analitičar, kao iu fazi analize predviđenoj metodologijom provedbe. Zbog toga se predprojektno istraživanje također smatra dijelom metodologije provedbe.

Provođenje predprojektne ankete također može biti korisno za analitičare koji rade na implementaciji EDMS-a kao unutarnje projekt poduzeća (organizacije), tj. analitičar je zaposlenik tvrtke u kojoj se EDMS implementira.

Shema rezultata predprojektne ankete

Ciljevi predprojektno istraživanje su:

• dobivanje općih informacija o objektu implementacije EDMS;
• definiranje ciljeva provedbe;
• utvrđivanje općih ključnih zahtjeva za EDMS i granice projekta;
• utvrđivanje općeg stanja organizacije tijeka dokumenata i uredskog poslovanja;
• identifikacija glavnih korisnika (službenici, menadžeri, itd.);
• određivanje ukupne razine složenosti potencijalnog projekta;
• procjena potreba za migracijom podataka i integracijom s drugim softverom;
• prikupljanje informacija potrebnih za pripremu učinkovite i pobjedničke komercijalne ponude [ako posao obavlja tvrtka izvan objekta implementacije].

Kako bi se dobile potrebne informacije o projektu, provode se ankete i intervjui glavnih korisnika (Kupac, voditelj projekta, voditelji odjela, glavni korisnici).

Uzorci pitanja iz upitnika, čiji će vam odgovori omogućiti dobivanje primarnih informacija od kupca i budućih korisnika EDMS-a, prikazani su u odjeljku „Pitanja za upitnike i intervjue”.

Kao rezultat Predprojektni pregled se provodi:

• procjena količine posla potrebnog za implementaciju EDMS-a;
• izrada elaborata o predprojektnom izvidu;
• priprema i demonstracija prototipa rješenja (ako je potrebno);
• priprema komercijalne ponude.

1. Ciljevi i zadaci implementacije EDMS-a;
2. Granice projekta implementacije EDMS-a;
3. Ostale informacije primljene.

Nakon provođenja predprojektne ankete, postaje moguće procijeniti količinu analitičkog i tehničkog rada koji će biti potrebno provesti, kao i rezultate koje treba postići.

Kao rezultat, razvija se dokument koji sadrži opis osnovnih zahtjeva za EDMS, granice projekta i druge identificirane informacije. Ako informativno istraživanje provodi organizacija izvan Kupca, također se priprema prototip rješenja za demonstraciju Kupcu (ako je potrebno) i komercijalni prijedlog.

U ovoj fazi, na temelju dobivenih primarnih informacija, voditelj projekta (PM) izrađuje osnovni plan rada, hijerarhijsku strukturu rada (WBS) i povelju projekta.

U ovoj fazi može se dogoditi i odabir platforme na kojoj će se razvijati EDMS.

Istraživanje i analiza informacija

Koristeći rezultate Predprojektne ankete kao polazište, Informacijska anketa pojašnjava prethodno dobivene informacije, ispituje i opisuje postojeće poslovne procese („kakvi jesu“), te predlaže buduće, optimizirane poslovne procese („biti“).“ kao što bi trebalo biti”), a također opisuje sve potrebne izmjene u sustavu za podršku ovim poslovnim procesima i EDMS sučeljima.

Shema rezultata informativne ankete

Ciljevi informativno istraživanje su:

• proučavanje i precizan opis poslovnih procesa koji se automatiziraju;
• definicija i opis modifikacija sustava, sučelja, uklj. sučelja s vanjskim sustavima i sredstva za prijenos podataka iz postojećih programa koji se moraju razviti i implementirati tijekom projekta;
• izrada tehničkih specifikacija (TOR);
• izrada preporuka za reinženjering (optimizaciju) tijekova dokumenata i organizacije tijeka dokumenata i uredskog poslovanja.

Svrha ove faze je identificirati kupčeve zahtjeve za rezultate implementacije, stoga je tijesna suradnja između kupca, glavnih korisnika i analitičara neophodna tijekom cijele faze informativnog istraživanja i analize. Obično je informativna anketa sljedeći korak nakon predprojektne ankete i uključuje detaljno ispitivanje svih područja poslovanja koja će biti pogođena tijekom projekta, umjesto jednostavnog identificiranja glavnih funkcionalnih područja i "ubojitih aplikacija", kao radi se tijekom predprojektne ankete. .

U svrhu dobivanja potrebnih informacija provode se ankete i intervjui glavnih korisnika (Kupac, voditelj projekta, voditelji odjela, glavni korisnici) slično predprojektnoj anketi, ali na detaljnijoj razini.

Uzorci pitanja iz Upitnika, čiji će vam odgovori omogućiti dobivanje informacija od Korisnika i budućih korisnika EDMS-a, prikazani su u odjeljku „Pitanja za Upitnike i intervjue”.

rezultate rad se odražava u dokumentu "Funkcionalni zahtjevi" (FR) ili Izvješće, ili projektni zadatak (ovisno o složenosti projekta).

Završni dokument mora sadržavati:

1. Funkcionalni zahtjevi za EDMS;
2. Opis EDMS sučelja;
3. Opis poslovnih procesa;
4. Preporuke za reinženjering (optimizaciju) protoka dokumenata;
5. Ostali podaci dobiveni tijekom istraživanja i analize.

Kao rezultat obavljenog rada na organiziranju učinkovitog uredskog rada i protoka dokumenata te odluke o implementaciji sustava elektroničkog upravljanja dokumentima, projektni tim formulira zahtjeve za automatizirani sustav, sastavlja popis procesa koji će se automatizirati, određuje prioritete i redoslijed njihove automatizacije.

Nakon utvrđivanja ciljeva, zadataka i granica projekta implementacije EDMS-a, započinje rad na razvoju i implementaciji automatiziranog sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.

Za učinkovitu automatizaciju rada s dokumentima preporučuje se:

1. Napravite popis postojećih vrste dokumenata U organizaciji
2. Čini ispitivanje svake vrste dokument (vidi dolje)*
3. Sastaviti popis odgovornih zaposlenika za izradu dokumenata (tko izrađuje koje vrste dokumenata)
4. Sastaviti popis zaposlenika pregledavanje, potpisivanje, odobravanje dokumenti (tko, koje vrste dokumenata; uvjeti pod kojima je potrebna viza, potpis)
5. Na temelju ovih popisa stvoriti opću rutu prolaz dokumenata s uvjetima za prolaz - algoritam (Operogram ili Graphic Document Flow Scheme)
6. Odredite potrebne knjigovodstvene isprave(izvješća): uvjeti za izradu izvješća i njihovi obrasci
7. Utvrditi koje vrste dokumenata je potrebno staviti pod kontrolu (odrediti rokove, oblike obavijesti, obrazac kontrolnog kartona, uvjete za povlačenje iz kontrole)
8. Na temelju anketa izraditi upute za predškolske odgojne ustanove ako je potrebno
9. Napravite popis slučajeva(s naznakom razdoblja skladištenja i načela za formiranje predmeta) ako je potrebno
10. Napravite popis koji odražava mehanizam za pristup različitim vrstama dokumenata (ovisno o poziciji)

Ispitivanje svake vrste dokumenta:

• opisati tehnologiju dokumentacije (sastavljanja): skup detalja, njihov položaj, metode popunjavanja (ako je potrebno);
• opisati oblike registracijsko-kontrolnih kartica (RCC): skup i raspored polja u kartici;
• pokazati uvjete za kretanje dokumenata (dostupnost potpisa, viza, čekova itd.);
• pokazati dijagram tijeka dokumenta (rutu) ili popis glavnih indosanata, potpisnika itd.;
• opisati način registracije, šifre koje se dodjeljuju raznim vrstama dokumenata

Pitanja za upitnike i intervjue

Ovdje su navedena pitanja koja se mogu koristiti u upitnicima ili prilikom intervjuiranja korisnika prilikom provođenja ankete o objektu implementacije EDMS-a. Pitanja su savjetodavna. Ne postoje jasni zahtjevi za provođenje ankete, stoga analitičar mora biti kreativan u dobivanju potrebnih informacija, njihovom strukturiranju i prikazivanju.

Potrebno je automatizirati proces upravljanja dokumentima:
1. Koji su dugoročni i kratkoročni ciljevi uvođenja sustava?
2. Koji su glavni kriteriji za uspjeh projekta implementacije sustava za upravljanje dokumentima?
3. U kojem roku je poželjno implementirati sustav? Koji su razlozi za te rokove?
4. Tko je glavni inicijator projekta: u interesu kojeg odjela ili rukovoditelja (menadžera) se planira implementirati sustav?
5. Tko su glavni kupci EDMS-a (koji odsjeci) i glavni sudionici EDMS-a?
6. Planirate li prilikom implementacije sustava potpuni ili djelomični prelazak na bespapirnu tehnologiju uredskog rada i protoka dokumenata? Opišite kako to vidite.
7. Planira li se korištenje sustava kriptografske zaštite informacija i elektroničkog digitalnog potpisa (CIPF i EDS)? Ako je odgovor DA, navedite naziv ili vrstu prioritetnih sustava.
8. Obrada, koje vrste dokumenata, formate i tipove planira automatizirati sustav?
8.1. Ukratko opišite glavne parametre svakog od njih, navedite razlike.
8.2. Postavite svoje prioritete
9. Koliko se radnih stanica planira instalirati odjednom?
10. Koliko se radnih mjesta planira eventualno (ukupno) spojiti na sustav?
11. U kojim odjelima se planira implementirati EDMS?
12. Opišite glavne funkcionalne odgovornosti odjela - glavnih sudionika EDMS-a.

Organizacijska pitanja:
13. Postoje li tehnički stručnjaci koji će voditi projekt u ime Naručitelja?
14. Postoje li stručnjaci u predškolskim odgojno-obrazovnim ustanovama koji će voditi projekt u ime Naručitelja?

Pitanja o predškolskom obrazovanju:
15. Postoje li odobrene odredbe, upute, pravilnici ili drugi normativni dokumenti koji reguliraju rad s dokumentima (opisi pravila uredskog rada i tijeka dokumenata)?
15.1. Koliko su zreli i relevantni?
15.2. Ima li planova za njihovu promjenu?
15.3. Ako takvi dokumenti postoje, dostavite ih na analizu.
16. Ako takvih pravila (pravilnika, uputa, metoda) nema ili nisu relevantni, je li potrebno provesti istraživanje, opis i optimizaciju postojećih procesa?
16.1. Postoji li razumijevanje nužnosti i pravovremenosti takvih akcija?
16.2. Ili postoje planovi za automatizaciju procesa "kakvi jesu"?
16.3. Ako će se provoditi istraživanje i optimizacija, definirati područja istraživanja, ciljeve i kriterije optimizacije.
17. Kako se odvija papirologija?
17.1. Centralizirano;
17.2. Decentralizirano;
17.3. Mješoviti.
18. Koji odjel ili zaposlenik je odgovoran za rad s dokumentima?
19. Tko u poduzeću organizira rad s dokumentima (koji odjel)?
20. Koje funkcije (procese, rad) treba automatizirati za ove vrste dokumenata? Opišite ih (ukratko)
21. Koliki je okvirni opseg protoka dokumenata godišnje/mjesečno za svaku navedenu vrstu dokumenta?
22. Navedite vrste dokumenata za koje se koriste obrasci i predlošci s kojima se rad planira automatizirati?
23. Koji se oblici računovodstva i registracije koriste za svaku vrstu dokumenta? Opišite njihovu strukturu, pravila popunjavanja, pravila za generiranje matičnih brojeva.
24. Koji dokumenti zahtijevaju dodatnu kontrolu? Opišite njihove karakteristike i zahtjeve kontrole.
25. Koje vrste i tipove izvješćivanja je potrebno implementirati za svaku vrstu dokumenta?
26. Vrste radova koji se obavljaju na svakoj vrsti dokumenta. Promjene koje se događaju na dokumentu tijekom poslovnog procesa.
27. Opišite poslove zaduženja za obradu dokumenata djelatnika koji su sudionici u tijeku dokumenata.
28. Opišite postojeću tehnologiju rada s dokumentima u organizaciji ili odjelu:
28.1. postupak prosljeđivanja obrade i evidentiranja ulaznih dokumenata;
28.2. postupak upravljanja pristiglim dokumentima i donošenje rješenja;
28.3. struktura rezolucije;
28.4. postupak podnošenja dokumenata na kontrolu;
28.5. vrste kontrole;
28.6. rokovi;
28.7. popis dokumenata, čije izvršenje podliježe kontroli;
28.8. tehnologija kontrole izvršenja dokumenata;
28.9. postupak evidentiranja dokumenata primljenih za izvršenje u strukturnim odjelima;
28.10. postupak skidanja dokumenata s kontrole;
28.11. postupak pregleda nacrta dokumenata od strane uprave, njihovo odobrenje od strane različitih odjela i odobrenje;
28.12. postupak prijave i obrade prosljeđivanja izlaznih dokumenata;
28.13. postupak izrade internih dokumenata;
28.14. organizacija pohrane dokumenata u strukturnim odjelima iu središnjem arhivu organizacije.
29. Što je potrebno promijeniti u radu s dokumentima?
30. Koji se oblici računovodstva i registracije koriste za svaku vrstu dokumenta?
30.1. Opišite njihovu strukturu i pravila popunjavanja (ako postoje).
30.2. Pravila za generiranje matičnog broja
31. Koje vrste i tipove izvješćivanja je potrebno implementirati za svaku vrstu dokumenta?
31.1. tekuća uredska izvješća;
31.2. završna uredska izvješća;
31.3. izvješća statističkih ureda;
32. Sposobnost uspostavljanja i praćenja veza između dokumenata

Pitanja o arhivskoj pohrani:
33. Postoji li arhiv kao ustrojstvena jedinica?
34. Tko je odgovoran za promptno čuvanje dokumenata?
35. Postoje li upute za pohranu dokumenata? Ako imate regulatorne dokumente, dostavite ih.
36. Je li izrađena Nomenklatura predmeta (svake godine)?
37. Koja je jedinica (službenik) nadležna za izradu i odobravanje objedinjene Nomenklature predmeta.
38. Postoji li ispitivanje vrijednosti isprava i uništavanje isprava?
39. Postoji li znanstveni referentni aparat? Tko ga vodi? Opišite njegovu strukturu.
40. Je li razvijena politika za pristup dokumentima, posebno onim povjerljivim?
41. Planira li se arhiva “papirnatih” dokumenata prebaciti u sustav?
41.1. Molimo navedite okvirnu količinu, format i vrste dokumenata.
41.2. Je li arhiva dokumenata geografski raspoređena? Ako DA, gdje se nalaze mjesta za pohranu dokumenata?
41.3. Navedite potreban vremenski okvir za prijenos informacija u sustav.
42. Koja pravila vrijede za otpis dokumenata u spise, prijenos u arhiv, koji su standardi čuvanja?
43. Pravila za rad s Nomenklaturom predmeta odjela, njegovom strukturom i organizacijom pohrane dokumenata u odjelu, rad s kojim je podložan automatizaciji.

Opis organizacijske strukture:
Za provođenje početne procjene zahtjeva potrebni su podaci o organizacijskoj strukturi poduzeća. Opis organizacijske strukture mora biti dijagram (u Visiu, ARIS-u ili drugom sličnom formatu). Moguć je i tekstualni opis. Dijagram (ili tekstualni opis) organizacijske strukture treba odražavati:

44. Popis organizacija najviše razine (društvo za upravljanje, popis kompleksa, podružnica, pojedinačnih pravnih osoba (na primjer, uredi tvrtke), itd.), uključujući:
44.1. imena organizacija;
44.2. geografski položaj organizacija;
44.3. odnosi između organizacija (hijerarhija);
44.4. sfere djelovanja organizacija.
45. Organizacijske strukture organizacija najviše razine koje trebaju sadržavati:
45.1. struktura odjeljenja;
45.2. međusobni odnosi između odjela;
45.3. funkcije odjela;
45.4. područja odgovornosti odjela.

Prije svega, zanimaju nas informacije o strukturnim jedinicama koje će biti uključene u implementaciju sustava elektroničkog upravljanja dokumentima.

IT infrastruktura organizacije:
46. ​​​​Koja je tehnička podrška dostupna: karakteristike poslužitelja, klijentske stranice?
47. Koriste li se informacijski sustav(i) trenutno za automatizaciju tekućih zadataka?
47.1. Ako DA, koje značajke uključuje?
47.2. Čime ste nezadovoljni/trenutni problemi?
47.3. Postoje li planovi za potpunu ili djelomičnu zamjenu?
47.4. Migracija podataka: kako se planira prenijeti prikupljene informacije:
- ne može se tolerirati
- nositi ručno,
- prijenos automatski.
47.5. Ako planirate automatski prenijeti “stare” podatke u novi sustav, potrebno je dati podatke o strukturi i formatima pohrane te formulirati zahtjeve za konverziju podataka.
48. Je li potrebna integracija s drugim sustavima?
49. Koja je tipična konfiguracija klijentskih radnih stanica (procesor, RAM, operativni sustav, itd.)?
50. Postoji li popis standardnog softvera instaliranog na uredskim računalima? Ako je odgovor DA, navedite ovaj popis.
51. Koje su karakteristike osnovnog poslužiteljskog hardvera?
52. Koriste li zaposlenici tvrtke korporativnu e-poštu u svakodnevnom radu? Koji poslužitelj pošte i klijent koristite?
53. Navedite verziju i programera korporativnog softvera poslužitelja e-pošte.
54. Koja je vaša mrežna topologija:
1.1. Je li lokalna mreža temeljena na Windows NT domeni?
1.2. Koliko je radnih stanica na vašoj lokalnoj mreži?
1.3. Postoji li teritorijalna rasprostranjenost mreže? Ako ima:
1.3.1. Kakva je raspodjela radnih stanica po poslovnicama (uredima)?
1.3.2. Koliki je kapacitet komunikacijskih kanala između segmenata mreže?
55. Postoji li namjenski poslužitelj datoteka dizajniran za pohranu dokumenata? Koja je procijenjena količina dokumenata pohranjenih na ovom poslužitelju?
56. Postoji li strategija za pohranu nestrukturiranih informacija (osobna računala, namjenski poslužitelji datoteka, podsustavi za pohranu, itd.)
57. Koja je prosječna količina dokumenata pohranjenih na klijentskim radnim stanicama?
58. Koji se korporativni informacijski sustavi (CIS) koriste u poduzeću?
59. Postoje li licencirani DBMS-ovi i kako se koriste? Navedite programere i verzije DBMS-a koji se koriste u poduzeću.
60. Koriste li se imeničke usluge za identifikaciju korisnika? Ako DA, navedite koje.
61. Postoji li služba tehničke podrške za korisnike (helpdesk)? Postoje li propisi za ovu uslugu?
62. Koliko zaposlenika ima odjel informatike (odjel, odjel)? Koji su glavni zadaci koje ova jedinica rješava?
63. Navedite sustave s kojima treba integrirati sustav za upravljanje dokumentima.
64. Navedite okvirni omjer zaposlenika koji imaju pristup dokumentima samo na uvid i broja zaposlenika koji imaju pravo mijenjati i obavljati određene radnje.

Zahtjevi za EDMS:
65. Navedite i opišite koje funkcionalne zahtjeve za novi sustav smatrate najvažnijima.
66. Sastav atributa svake kartice dokumenta:
- Ime
- Opis
- Oznaka na obrascu (ime na obrascu)
- Tip podataka
- Način popunjavanja (ručno, iz imenika, ...)
67. Pretraživanje dokumenata po atributima registracijskih kartica Popis detalja tražilica
68. Potreba za stvaranjem povijesti rada s dokumentima, praćenje napretka izvršenja i procesa odobravanja itd.
69. Potrebni filteri u sustavu
70. Zahtjevi za informacijama koje sustav mora zadovoljiti

Analiza učinkovitosti implementacije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS)

Učinkovitost je jedan od najčešćih ekonomskih pojmova. Učinkovitost se može definirati kao vjerojatnost postizanja cilja. Gornja analiza preduvjeta za implementaciju EDMS-a nije dovoljna da bi se preporučila njegova implementacija. Potrebna je analiza isplativosti EDS-a.

Ciljevi implementacije sustava elektroničkog upravljanja dokumentima:

automatizacija ureda,

automatizacija tokova dokumenata,

automatizacija kontrole nad izvršenjem dokumenata i naloga,

povećanje izvedbene discipline,

sređivanje stvari u radu s dokumentima,

smanjenje vremena za promet dokumenata,

prelazak na bezpapirne tehnologije.

Tako je moguće utvrditi učinkovitost korištenja sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS) u užem smislu za pojedine industrije i korisnike. U ovom slučaju, razumno je razmotriti sljedeće vrste učinaka:

ekonomski - njegovi pokazatelji vrijednosno uzimaju u obzir sve vrste rezultata i troškova uzrokovanih provedbom EDS-a. Automatizacija uredskog rada, automatizacija tijeka dokumenata, automatizacija kontrole nad izvršenjem dokumenata i naloga pomaže u smanjenju grešaka koje nastaju tijekom ručnog rada, ubrzavanju procesa tijeka dokumenata, čime se postiže nedvojbeni dobitak u vremenu i ušteda u troškovima energije, troškovi strojnog vremena itd.

financijski - izračun pokazatelja ove vrste učinka temelji se na financijskim rezultatima korištenja EDMS-a koji se ogledaju u smanjenju vremena za rad s dokumentima, a samim time i na trajanje rada s dokumentima,

resurs - njegovi pokazatelji odražavaju utjecaj korištenja EDMS-a na obujam proizvodnje i potrošnje određene vrste materijalnih resursa (električna energija, rad, itd.). Kao što je već spomenuto, dobitak u vremenu pri radu s dokumentima smanjit će potrošnju električnih resursa, radnih resursa itd.

znanstveno-tehnički - uključuje novost, jednostavnost, korisnost EDMS-a;

društveni - njegovi pokazatelji uzimaju u obzir društvene rezultate implementacije EDMS-a, izražene u smanjenju intenziteta rada pripreme i obrade jedinice podataka u automatiziranom sustavu upravljanja dokumentima.

Pogledajmo pobliže uštede troškova rada za korisnike EDMS-a.

Izračun uvjetne godišnje uštede troškova za plaće radnika j. stručne spreme Cj kada se uvođenjem EDMS-a promijeni intenzitet rada procesa pripreme i obrade informacija određuje se formulom

Sj = Szpj (Q1 - Q2) A2 / Fj,

gdje je Szpj godišnji fond plaća j-tog kvalifikacijskog zaposlenika angažiranog na pripremi i obradi podataka, rub.; Q1, Q2 - intenzitet rada pripreme i obrade jedinice podataka u osnovnoj i novoj verziji programskog proizvoda, osoba/sat; A2 - godišnji obujam rada na pripremi i obradi podataka u novoj verziji programskog proizvoda, prirodne jedinice; Fj je godišnje radno vrijeme jednog djelatnika j. stručne spreme, angažiranog na pripremi i obradi podataka, sati.

Izračunajmo uštedu troškova za naknadu menadžera koji radi u javnom sektoru u 11. kategoriji jedinstvenog tarifnog rasporeda i ima plaću od 10 000 rubalja. Uzimajući u obzir činjenicu da menadžer ima mjesečni bonus od 75% svoje plaće, njegova mjesečna plaća iznosi 17.500 rubalja. Shodno tome, godišnji fond plaća menadžera iznosi 210.000 rubalja. S obzirom da je uz petodnevni radni tjedan broj radnih dana 249, godišnje radno vrijeme voditelja bit će 1992 sata.

Intenzitet rada pripreme i obrade dokumenata kod dosadašnjeg načina rada iu EDMS sustavu iznosi 25 [osoba/sat], odnosno 20 [osoba/sat]. Godišnji obujam rada na pripremi i obradi podataka u EDMS (u prirodnim jedinicama) iznosi? 80 dokumenata.

Tako dobivamo uštede u troškovima menadžerskog rada:

C = 17500 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 3514 rubalja,

što iznosi 20% godišnjeg fonda plaće voditelja 11. kategorije angažiranog na poslovima pripreme i obrade dokumenata u automatiziranom sustavu upravljanja dokumentima.

Putkina Lidija Vladimirovna

Kandidat tehničkih znanosti, profesor, Odsjek za informatiku i matematiku, Ekonomski fakultet, Sankt Peterburško humanitarno sveučilište sindikata Sankt Peterburg, Rusija

Sažetak: Ovaj članak govori o značajkama implementacije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima. U članku se napominje da učinkovitost svake organizacije ovisi o učinkovitosti obrade dokumenata i brzini distribucije informacija između odjela organizacijske strukture i izvođača. Proces uvođenja elektroničkog upravljanja dokumentima može se podijeliti u osam faza. Jedna od važnih točaka je činjenica da se nakon uspješno završene svake od osam faza automatizacije implementirani sustav mora stalno usavršavati i poboljšavati. Ovo je jedan od glavnih čimbenika za uspješnu upotrebu elektroničkog upravljanja dokumentima u poduzeću.

Ključne riječi: sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima, implementacija, učinkovitost, poduzeće

Značajke implementacije elektroničkog dokumenta

Doktor tehničkih znanosti, profesor Odsjek za računarstvo i matematiku, Ekonomski fakultet Sveučilišta za humanističke i društvene znanosti Sankt Peterburg, Rusija

Sažetak: Ovaj članak govori o značajkama uvođenja sustava elektroničkog upravljanja dokumentima. U članku se napominje da učinkovitost svake organizacije ovisi o učinkovitosti obrade dokumenata, brzini distribucije informacija između jedinica organizacijske strukture i izvođača. Proces implementacije elektroničkog dokumenta može se podijeliti u osam faza. Jedan od naglasaka je činjenica da se nakon uspješnog završetka svake od osam faza automatizacije implementirani sustav mora kontinuirano usavršavati i poboljšavati. To je glavni čimbenik uspješnog korištenja elektroničkog upravljanja dokumentima u poduzeću.

Ključne riječi: sustav upravljanja elektroničkim dokumentima, implementacija, učinkovitost, poduzeće

U suvremenom svijetu učinkovitost svake organizacije ovisi o učinkovitosti obrade dokumenata, brzini distribucije informacija između odjela organizacijske strukture i izvođača, kao io pouzdanosti cjelokupne informacijske komponente u cjelini.

Zato u posljednje vrijeme menadžeri mnogih poduzeća sve više postavljaju pitanje poboljšanja sustava protoka dokumenata. Ovaj se zadatak može postići automatizacijom.

Danas automatizirani protok dokumenata nije inovacija. Neke su organizacije već implementirale i koriste elektronički sustav upravljanja dokumentima (EDMS). Međutim, većina poduzeća još uvijek vodi svoj tijek dokumenata u tradicionalnom papirnatom obliku.

Glavni kriterij pri odabiru oblika uredskog rada je količina dokumenata koje je organizacija stvorila i primila u određenom vremenskom razdoblju. Stoga je u tvrtkama u kojima je struktura odjela razgranata i povezana lancem različitih dokumenata prelazak na elektroničko upravljanje dokumentima vrlo važan zadatak.

Da bismo stvorili točnu ideju o ovom konceptu, pogledajmo ga detaljnije. Upravljanje elektroničkim dokumentima može se predstaviti kao jedinstveni mehanizam za kretanje dokumenata koji su izrađeni pomoću računalnih alata i u pravilu potpisani elektroničkim digitalnim potpisom. Istodobno se dokumenti obrađuju i elektroničkim medijima.

U organizaciji u kojoj je implementiran EDMS, dokument služi kao osnovni alat za upravljanje. U takvim organizacijama ne postoje samo naredbe, upute ili odluke. Postoje dokumenti koji sadrže upravo te odluke, naredbe i upute. Dakle, upravljanje u organizaciji se u potpunosti odvija putem dokumenata. Većina poslova koje obavljaju zaposlenici također je povezana s dokumentima.

EDMS se može koristiti u bilo kojoj organizaciji: i za mala poduzeća i za velike holding tvrtke ili korporacije s cijelom mrežom podružnica. Neke tvrtke počinju automatizirati pojedinačne faze protoka dokumenata, budući da EDMS ima niz značajnih prednosti:

1) Prije svega treba istaknuti transparentnost poslovnih procesa. U elektroničkom sustavu kontrola zaprimanja, izvršenja i izrade dokumenata puno je lakša i brža. Uz ovu pomoć, menadžment može u svakom trenutku pratiti poslovne procese organizacije.

2) Također, uz pomoć elektroničkog upravljanja dokumentima, poboljšava se izvršna funkcija. Prema statistici, značajan dio narudžbi ne izvršavaju zaposlenici. EDMS omogućuje menadžerima praćenje radnih procesa, brzinu i kvalitetu izvršenja, te što je najvažnije rezultat rada.

3) Skraćuje se vrijeme obrade i izvršenja dokumenata. Elektroničko upravljanje dokumentima omogućuje brže pretraživanje, izradu, obradu i distribuciju dokumenata. To se postiže automatskim sastavljanjem sažetaka, registara i izvješća, što zauzvrat omogućuje učinkovito i brzo obavljanje poslova, a time i optimizaciju poslovnih procesa.

4) Povećava se razina povjerljivosti informacija. Svaki zaposlenik ima stupanj pristupa i upravljanja dokumentima tvrtke koji odgovara njegovim ovlastima. Na primjer, zaposlenik može imati pravo čitati dokument, može imati mogućnost uređivanja, odgovarajućih prilagodbi dokumenta ili također može imati puna prava. Svaka radnja se bilježi u računalni sustav. To znači da je u svakom trenutku moguće vidjeti tko je od zaposlenika mijenjao podatke i radio s njima.

Za mnoge organizacije problem povjerljivosti informacija vrlo je akutan. Gubitak važnih dokumenata može dovesti do milijunskih gubitaka. U tom smislu, papirnati dokumenti su podložni puno većem riziku, jer se mogu bez problema izvaditi iz mape, a svi podaci će biti preneseni trećoj strani. Nakon implementacije sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u poduzeću, možda neće biti moguće potpuno eliminirati curenje informacija. No, u ovom slučaju moći će se vidjeti tko je od zaposlenika iu kojem trenutku koristio te dokumente.

5) Uz pomoć EDMS-a, optimizirana je shema za obuku novih zaposlenika, kao i uvođenje novih procesa u tvrtku. Uvođenje novih pravilnika i uputa korištenjem elektroničkog upravljanja dokumentima događa se puno brže nego da se svaki zaposlenik zasebno informira i upoznaje s papirnatim dokumentima.

6) Razina korporativne kulture raste. EDMS stvara jedinstven informacijski prostor u koji su uključene sve ili većina struktura tvrtke. To zauzvrat stvara mogućnost uključivanja gotovo svakog zaposlenika u korporativne procese.

7) Kada tvrtka prijeđe na elektroničko upravljanje dokumentima, rješava se problem prilagodbe novim promjenama na tržištu međunarodnih standarda. Ako se pojavi, organizacija koja koristi EDMS može brzo promijeniti novi predložak, čime će povećati svoju razinu konkurentnosti na tržištu.

Međutim, ovaj način poboljšanja poslovanja poduzeća, uz svoje prednosti, ima i svoje nedostatke.

Prvo, sigurnost dokumenata je ozbiljan problem. Virus može ući u vaše računalo, a sustav za spremanje dokumenata možda neće raditi. Ovaj problem se može riješiti stvaranjem rezervacijskog sustava.

Drugi mogući nedostatak uvođenja EDS-a može biti konzervativnost zaposlenika koji će biti zaposleni u sustavu. Pri prelasku na automatizirano upravljanje dokumentima nije uvijek moguće izbjeći i spriječiti nezadovoljstvo zaposlenika koji su navikli na ručni rad i nepotpuno poznaju upravljanje elektroničkim dokumentima.

Također, sustav elektroničkog upravljanja dokumentima veliku važnost pridaje kompetentnom unosu podataka. U ovom slučaju posebno je važan ljudski faktor, budući da će o osposobljenosti i kvaliteti rada osoblja ovisiti nesmetano funkcioniranje sustava u budućnosti.

U fazi nabave i implementacije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima, menadžment tvrtke mora biti spreman na financijske troškove. Iako se naknadno ti troškovi obično kompenziraju smanjenjem troškova rada s dokumentacijom i optimizacijom poslovnih procesa.

Razmjena elektroničkih dokumenata nije moguća sa svim ugovornim stranama. Razlog tome je nepostojanje jedinstvenog informacijskog prostora. Zbog toga su mnoge tvrtke prisiljene istovremeno provoditi razmjenu papirnatih i elektroničkih dokumenata. Ostaje očita činjenica da bi slanje akata i ugovora elektroničkim putem uvelike pojednostavilo rad između kupca i naručitelja u bilo kojem segmentu tržišta.

Obvezni rekvizit za većinu dokumenata, koji im daje pravnu snagu, je osobni potpis. Pravna snaga elektroničkog dokumenta obično se potvrđuje elektroničkim potpisom, koji, prema 63-FZ, može biti tri vrste:

1) Jednostavan elektronički potpis. Ova vrsta potpisa izrađuje se pomoću lozinki, kodova i drugih alata koji identificiraju autora potpisanog dokumenta. U ovom slučaju se ne koristi kriptografski elektronički potpis.

2) Ojačani nekvalificirani potpis. Za izradu ove vrste potpisa koriste se kriptografska sredstva, koja zauzvrat omogućuju određivanje autora dokumenta. Poboljšani nekvalificirani potpis često je analogan dokumentu s pečatom.

3) Pojačani kvalificirani potpis može zamijeniti papirnatu dokumentaciju u svim slučajevima. Iznimka je situacija u kojoj je na zakonodavnoj razini potreban samo dokument na papiru.

Danas većina država jednakopravnim smatra papirnate dokumente s regularnim potpisom i elektroničke dokumente potpisane kvalificiranim elektroničkim potpisom.

Prijelaz organizacije s papirnatog upravljanja dokumentima na elektronički mora biti kompetentan i dobro promišljen, jer o ovom koraku ovisi daljnji rad cijelog poduzeća.

Najčešće je inicijator automatizacije procesa protoka dokumenata u poduzeću generalni direktor. Veliku ulogu ima i interes menadžmenta za prelazak na bespapirni protok dokumenata, jer o tome uvelike ovisi uspjeh ovog projekta.

Obično se sama automatizacija konvencionalno dijeli na dva dijela: sam proces i izvješće, odnosno kontrolu nad radom gotovog proizvoda.

Ako zadatak nije samo implementacija elektroničkog upravljanja dokumentima, već i transformacija poslovnih procesa, onda se projektni zadatak mora formulirati zajedno s menadžerima koji su odgovorni za te procese. Samo ako ih se angažira kao saveznike, bit će moguće stvoriti uspješnu verziju elektroničkog upravljanja dokumentima.

Proces automatizacije može se podijeliti u nekoliko ključnih faza:

Faza 1. Tehničke specifikacije. Za početak, voditelji projekta moraju odlučiti o zadacima koje će budući sustav obavljati. Jasno formulirani ciljevi pomoći će vam da napravite pravi izbor u drugoj fazi.

Faza 2. Odabir IT rješenja. Za tvrtku s malim protokom dokumenata korištenje elektroničke baze podataka kao što je Access ili Excel može biti dovoljno. Odnosno, mala poduzeća ne moraju uvijek sudjelovati u globalnom restrukturiranju tijeka dokumenata.

Menadžeri velikih poduzeća koja imaju regionalne odjele koji žele automatizirati protok dokumenata, naprotiv, moraju biti spremni na skupu i dugotrajnu implementaciju.

Faza 3. Opis poslovnih procesa. Prije početka implementacije upravljanja dokumentima, potrebno je proučiti trenutno postojeće poslovne procese poduzeća. Upravo u ovoj fazi vodeću ulogu imaju voditelji odjela koji se bave automatizacijom. Njihova je glavna zadaća pomoći u opisivanju puta dokumenata i izraditi tijek poslovnih procesa korak po korak.

Faza 4. U ovoj fazi se izrađuju procjene, kalendarski rasporedi, popisi potrebnih resursa i razvija se opći plan rada. U ovom slučaju potrebno je uzeti u obzir sve postojeće prednosti i nedostatke koji će se pojaviti nakon automatizacije dokumenata.

Faza 5. Implementacija. U ovoj fazi dolazi do izravne implementacije upravljanja elektroničkim dokumentima. Trajanje faze izravno ovisi o složenosti strukture organizacije i poslovnih procesa koji se u njoj odvijaju. Kontrolu i koordinaciju rada provodi voditelj projekta.

Faza 6. Završetak. U ovoj fazi program se testira. Vrlo često testiranje otkriva nedostatke u automatizaciji. Ova je faza važna jer još uvijek ima priliku brzo otkloniti nastale probleme.

Faza 7. Puštanje projekta u rad. Ovo može biti jedan od načina implementacije koji se koristi na početku korištenja sustava:

Paralelna strategija, odnosno radi se po starom sustavu, ali se istovremeno koriste nove tehnologije. Pritom se neprestano uspoređuju dva sustava - stari i novi, te se kao rezultat toga postupno prilagođava novi sustav. Međutim, zbog dupliciranja podataka, ovaj pristup je najdugotrajniji i najdugotrajniji.

Skok - prijelaz na korištenje novog sustava provodi se trenutno, odnosno nema procesa prijelaza. Ova metoda je učinkovita, ali vrlo rizična.

Pokretanje pilot projekta - skok se događa u jednom području. Ovaj pristup je pouzdan.

Sekvencijalna automatizacija. Implementacija počinje s uskim grlima i postupno nova područja počinju sudjelovati u procesu. Prilikom odabira ovog pristupa u pravilu se troši puno vremena, ali isplata je vidljiva gotovo odmah.

U ovoj fazi, bez obzira na odabranu strategiju, mogu se pojaviti poteškoće zbog konzervativizma zaposlenika. Međutim, uz pravi pristup, vjerojatnost rizika može se značajno smanjiti.

Faza 8. Praćenje korištenja sustava. Glavni cilj u ovoj fazi je postići postupno korištenje programa u punom kapacitetu. Odnosno, program bi trebao postati pravi alat za upravljanje dokumentima, a ne ostati skup datoteka.

Još jedna važna točka je činjenica da se i nakon uspješnog završetka svake od osam faza automatizacije implementirani sustav mora stalno usavršavati i poboljšavati. Ovo je jedan od glavnih čimbenika za uspješnu upotrebu elektroničkog upravljanja dokumentima u poduzeću.

Daljnja podrška sustava mora uključivati:

Održavanje sustava u ispravnom stanju. Može se sastojati od pružanja savjeta korisnicima, rješavanja grešaka i sigurnosnog kopiranja podataka;

Izrada prilagodbi imenika sustava na temelju trenutnih promjena u organizaciji;

Praćenje izmjena zakonodavstva;

Promjena postavki u sustavu kako bi se zadovoljili zahtjevi novih zaposlenika.

Bibliografija:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Vremenska konstanta udvostručenja učinaka inovacije // Mediterranean Journal of Social Sciences. – 2015. – br. 6 - 36. – Str. 307-312 (prikaz, ostalo).

2. Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A., Minakov V. F., Minakova T. E. Provjera ekonomskog i matematičkog modela inovativnog razvoja komunikacija i informacijskih telekomunikacija u Rusiji // Bilten Sjevernokavkaskog saveznog sveučilišta. – 2015. – Broj 3 (48). – str. 78-84.

3. Goryacheva E. A., Minakov V. F., Barabanova M. I. Model upravljanja likvidnošću pod kontrolom Banke Rusije u stvarnom vremenu // Ekonomija, statistika i informatika. Bilten UMO. – 2013. – Broj 4. – Str. 178-183.

4. Minakov V.F.. – 2015. – Broj 11 (23). - Sa. 32.

5. Minakov V.F.. – 2016. – Broj 3 (27). – Str. 30.

6. Minakov V.F.. – 2015. – Broj 7 (19). – Str. 31.

7. Minakov V.F. Valna funkcija proizvodnje // International Scientific Research Journal =Research Journal of International Studies. – 2014. – Broj 10-1 (29). – str. 22-25.

8. Minakov V. F. Proizvodna funkcija u logističkim tokovima // Međunarodni znanstveni časopis = Research Journal of International Studies. – 2014. – Broj 11-3 (30). – str. 55-58.

9. Minakov V. F. Razlike i sličnosti u periodizaciji teorije generacija // Međunarodni znanstveni časopis = Research Journal of International Studies. – 2014. – Broj 12-2 (31). – str 122-124.

10. Minakov V.F. Cjenovna elastičnost potražnje i ponude kvalitete // Informacijske tehnologije u poslovanju. Zbornik znanstvenih članaka 8. međunarodnog znanstvenog skupa. - Sankt Peterburg. Izdavačka kuća "Info-da". – 2013. – Str. 51-60.

11. Minakov V.F.. – 2015. – Broj 2 (14). – str. 5.

12. Minakov V. F., Lobanov O. S., Ostroumov A. A. Ugradnja infrastrukture oblaka u regionalnom informacijskom prostoru // Znanstveni pregled. – 2014. – Broj 11. – Str. 103-106.

13. Minakov V.F., Malyshenko A.V. Dekompozicija inovativnih procesa na sveučilištu // Science. Inovacija. Tehnologije. – 2004. – br. 36. – str. 12–15.

14. Minakov V. F., Minakova T. E. Informacijsko društvo i problemi primijenjene računalne znanosti // Međunarodni znanstvenoistraživački časopis = Research Journal of International Studies. – 2014. – Broj 1-1 (20). – str. 69-70.

15. Minakov V.F.. – 2016. – Broj 6 (30). – Str. 37.

16. Minakov V.F.. – 2016. – Broj 4 (28). – Str. 17.

17. Minakov V.F.. – 2016. – Broj 5 (29). – Str. 36.

18. Minakov V.F.. – 2016. – Broj 1 (25). – Str. 13.

19. Minakova T. E., Minakov V. F. Ušteda energije je multiplikator ekonomske učinkovitosti // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2013. – Broj 11-2 (18). – Str. 60-61.

20. Putkina L. V. Dinamika koncepta razvoja poduzetničkih struktura // Međunarodni znanstvenoistraživački časopis. 2015. br. 2-3 (33). Str.79-80.

21. Putkina L.V. Značajke inovativnih poduzetničkih struktura//Međunarodni znanstveno-istraživački časopis. 2015. br. 2-3 (33). Str.80-82.

22. Putkina L. V. Projektiranje inteligentnih sustava u ekonomiji. Otvorite arhivski članak br. 0321400431 30.07.2014.

23. Putkina L.V. Koncept procesnog pristupa u menadžmentu // U svijetu znanstvenih otkrića. 2015. №11.7(71). str.2759-2765.

24. Putkina L.V. – 2016. – Br. 05 (029) / [Elektronička građa] – Način pristupa. – URL:

25. Putkina L.V. – 2015. – Br. 12 (24) / [Elektronički izvor] – Način pristupa. – URL: http://site/24/3125/

26. Putkina L.V. – 2015. – Br. 10 (22) / [Elektronički izvor] – Način pristupa. – URL: http://site/22/2975/

27. Putkina L.V.. – 2016. – Br. 07 (031) / [Elektronička građa] – Način pristupa. – URL:

28. Putkina L.V. Značajke korištenja elektroničkog upravljanja dokumentima za učinkovito poslovanje modernog poduzeća // Web stranica elektroničkog znanstvenog i praktičnog časopisa. – 2016.– Br. 01 (25) / [Elektronička građa] – Način pristupa. – URL:

29. Putkina L.V. – 2015. – Br. 10 (22) / [Elektronički izvor] – Način pristupa. – URL: http://site/22/2976/

30. Putkina L.V. – 2016. – Br. 01 (25) / [Elektronička građa] – Način pristupa. – URL:

31. Putkina L.V. – 2016. – Br. 03 (027) / [Elektronička građa] – Način pristupa. – URL: http://site/27/3343/

32. Putkina L.V. – 2016. – Br. 05 (029) / [Elektronička građa] – Način pristupa. – URL:

33. Putkina L.V. – 2015. – Br. 12 (24) / [Elektronički izvor] – Način pristupa. – URL: http://site/24/3070/

34. Putkina L.V. – 2016. – Br. 02 (026) / [Elektronička građa] – Način pristupa. – URL: http://site/26/3226/

35. Shiyanova A. A., Galstyan A. Sh., Minakov V. F., Minakova T. E. Matematičko modeliranje makroekonomskih trendova u razvoju poslovanja osiguranja // Moderni problemi znanosti i obrazovanja. – 2014. – br. 4. – str. 436.

U skladu s razvijenom svjetskom i domaćom praksom implementacije informacijskih sustava (IS), u ovom članku ćemo razmotriti proces implementacije EDMS-a koji uključuje nekoliko faza rada. Rezultat implementacije EDMS-a je industrijski rad Sustava u cijelom poduzeću.

Učinkovitost protoka dokumenata nije uvijek povezana s njegovim smanjenjem. Povećanje učinkovitosti protoka dokumenata i pogodnosti za menadžere treba razmatrati zajedno s povećanjem kvalitete informacijskog sadržaja. Cilj optimizacije (dizajniranja) tijeka dokumenata je uskladiti ga s potrebama upravljanja uz istovremeno smanjenje troškova njegova održavanja. Prošireni postupak optimizacije (dizajniranja) toka dokumenata uključuje sljedećih pet koraka.

Optimizacija protoka dokumenata uključuje dva glavna područja:

• 1. Povećanje kvalitete informacijskog sadržaja (povezivanje s centrima odgovornosti; optimalan skup i sadržaj indikatora; visoka kvaliteta normi i standarda; dostupnost informacija o odstupanjima).
• 2. Povećanje učinkovitosti protoka dokumenata i pogodnosti za menadžere (eliminacija dupliranja informacija, optimizacija prometnih pravaca; objedinjavanje primarnog računovodstva za računovodstvo i operativno upravljanje itd.; dovođenje naziva dokumenata u skladu sa sadržajem).

Povećanje učinkovitosti protoka dokumenata i pogodnosti za menadžere treba razmotriti u kombinaciji s prvim smjerom, tj. učinkovitost protoka dokumenata nije uvijek povezana s njegovim smanjenjem. Gubitak nekih informacija može dovesti do negativnog učinka za cjelokupno poduzeće.

Razmotrimo mogućnost smanjenja protoka dokumenata uz zadržavanje njegovog informacijskog kapaciteta. Dakle, cilj optimizacije (dizajniranja) protoka dokumenata je uskladiti ga s potrebama upravljanja uz istovremeno smanjenje troškova njegovog održavanja.

Prošireni postupak optimizacije (dizajna) protoka dokumenata uključuje sljedeće korake:

• Korak 1. Pregled prije projekta ili opis poduzeća.
• Korak 2. Detaljan opis postojećeg tijeka dokumenata.
• Korak 3. Analiza kvalitativnog sadržaja informacija.
• Korak 4. Optimizacija protoka dokumenata.
• Korak 5. Izrada standarda (uputa).

Istraživanje i analiza informacija

Zadaci prvog koraka - opisa poduzeća - su utvrditi potrebe menadžmenta i identificirati utjecaj faktora. Potrebe menadžmenta utvrđuju se na temelju proučavanja funkcija sadržanih u opisu poslova i opisa skupina odluka menadžmenta donesenih na različitim razinama menadžmenta. Postojeća izvješća u procesu mogu se koristiti za kritičku analizu. Preporučamo da se rad provodi paralelno s analizom kvalitativnog sadržaja informacija.

Prilikom izgradnje tijeka dokumenata, kao i pri stvaranju organizacijskih struktura za upravljačko računovodstvo, rad počinje proučavanjem utjecaja čimbenika kao što su: značajke tehnologije, sastav proizvoda, organizacija proizvodnje i upravljanja poduzećem i njegovim strukturnim odjelima, poslovni procesi, tokovi materijala. Organizacija protoka dokumenata uvelike ovisi o prisutnosti centara odgovornosti u organizacijskim upravljačkim strukturama; razvoj mehanizma poduzetništva unutar poduzeća; dostupnost upravljanja odstupanjima; sposobnost upravljanja i njegova uporaba progresivnih metoda odlučivanja; dostupnost osobnih računala, informacijskih mreža itd.

Tijekom predprojektnog rada posebno je potrebno više detalja u smislu opisa centara za stvaranje (transformaciju, korištenje) informacija i njihovih personaliziranih odnosa (obračunske točke); opis dokumenata i postojećih tokova dokumenata.

Razvoj sustava za upravljanje dokumentima za potrebe upravljanja i psihologije upravljanja, naravno, uzimajući u obzir tehnološke i organizacijske značajke poduzeća, trebao bi započeti bez pozivanja na određeni softverski proizvod. Najprije treba stvoriti ideologiju, a tek onda tražiti programski proizvod za nju.

Prije početka procesa implementacije EDMS-a u poduzeću, preporučujemo provođenje ekspresne ankete (pretprojektna anketa) kako bi se:

• dobivanje općih informacija o objektu implementacije EDMS;
• definiranje ciljeva provedbe;
• određivanje općih ključnih zahtjeva za EDMS i granice projekta;
• utvrđivanje općeg stanja organizacije tijeka dokumenata i uredskog poslovanja;
• utvrđivanje glavnih sudionika projekta (formiranje radne skupine);
• određivanje ukupne razine složenosti potencijalnog projekta;
• procjena potreba za migracijom podataka i integracijom s drugim softverom;
• prikupljanje informacija potrebnih za pripremu učinkovite i pobjedničke komercijalne ponude ako će istraživanje i implementaciju provoditi tvrtka treće strane.

U ovoj fazi odabire se platforma na kojoj će se razvijati EDMS.

U ovoj fazi, na temelju dobivenih primarnih informacija, imenuje se voditelj projekta (PM) koji izrađuje osnovni plan rada, hijerarhijsku strukturu rada (WBS) i povelju projekta.

Tijekom informativnog istraživanja ispituju se i opisuju postojeći poslovni procesi („kakvi jesu“). Kao rezultat analize prikupljenih podataka predlažu se optimizirani poslovni procesi (“to be” - “kako bi trebalo biti”) te se formuliraju funkcionalni zahtjevi za EDMS.

Ciljevi informativne ankete su:

• proučavanje i precizan opis poslovnih procesa koji se automatiziraju;
• izrada preporuka za optimizaciju tijeka dokumenata i organizaciju tijeka dokumenata i uredskog rada;
• definicija i opis modifikacija sustava, sučelja, uklj. sučelja s vanjskim sustavima i sredstva za prijenos podataka iz postojećih programa koji se moraju razviti i implementirati tijekom projekta;
• izrada tehničkih specifikacija (TOR).

Kako bi se dobile potrebne informacije, provode se upitnici i intervjui među glavnim korisnicima (voditeljima zainteresiranih odjela i djelatnicima koji će izravno morati raditi u novom EDMS-u). Tijekom rada preporučuje se:

• Napravite popis postojećih vrsta dokumenata u organizaciji i provedite anketu o svakoj vrsti dokumenta:

opisati tehnologiju dokumentacije (skup detalja, ako je potrebno, njihov položaj, slijed i značajke dizajna); prikazati uvjete za kretanje dokumenata (prisutnost potpisa, viza, čekova itd.), dijagram tijeka dokumenata (put) ili popis glavnih indosanta, potpisnika itd.; opisati način registracije (format registarskih brojeva);

• Napravite popis zaposlenika odgovornih za izradu dokumenata (tko/koji odjel izrađuje koje vrste dokumenata).
• Napravite popis zaposlenika koji potvrđuju, potpisuju, odobravaju dokumente (tko ovjerava/potpisuje koje vrste dokumenata; uvjeti pod kojima je potrebna viza/potpis).
• Napravite popis registara dokumenata
• Utvrditi koje vrste dokumenata je potrebno staviti pod kontrolu (identificirati kontrolore, uvjete za stavljanje pod kontrolu, uvjete za skidanje kontrole i druge potrebne informacije).
• Napravite popis drugih osoba odgovornih za proces obrade.
• Na temelju gore navedenih informacija izraditi algoritam za kretanje dokumenta (operogram). Pogledajte Primjer 1.
• Utvrditi potrebne izvještajne dokumente (uvjete za izradu izvještaja i njihove obrasce).
• Na temelju ankete izraditi Upute za predškolske odgojne ustanove (po potrebi).
• Sastavite Nomenklaturu predmeta s naznakom razdoblja skladištenja i načela za formiranje predmeta (ako je potrebno).
• Napravite popis dokumenata s naznakom uvjeta za pružanje pristupa njima (na primjer, ovisno o poziciji).

Na temelju gore navedenih informacija razvijaju se funkcionalni zahtjevi za EDMS ili projektni zadatak za njegov razvoj (TOR). Konkretno, analitičar mora izraditi zahtjeve za format i sastav registracijskih i kontrolnih kartica (skup i raspored polja u kartici, metode popunjavanja EDMS-a, itd.), rute za kretanje dokumenata i druge potrebne zahtjeve za postavljanje i razvoj EDMS-a.

Na temelju prakse projektiranja sustava za upravljanje dokumentima možemo predložiti sljedeći redoslijed rada:

• 1. Izrada shema obračunskih točaka glavne proizvodnje, pomoćne proizvodnje, funkcionalnih usluga.
• 2. Izgradnja dijagrama njihovih odnosa.
• 3. Zbirka popunjenih obrazaca dokumenata i izvješća po obračunskim mjestima.
• 4. Njihova sistematizacija u albume.
• 5. Opis rokova za dostavu, smjer kretanja dokumenata i obrazaca za izvješćivanje (u kojem roku, kome i od koga se dokument prenosi).
• 6. Izrada tematskih i sažetih dijagrama tijeka dokumenata.
• 7. Provođenje logičke i potrebne analize dokumenata.
• 8. Analiza putanje dokumenata u procesu njihove izrade, koordinacije i odobravanja.
• 9. Izrada prijedloga izmjena postojeće sheme dokumenata i izvješćivanja u svezi s prijedlozima izmjena ostalih parametara upravljačkog računovodstva (računovodstvo odstupanja, centri odgovornosti i dr.).
• 10. Izrada prijedloga za uklanjanje dupliciranja informacija.
• 11. Izrada prijedloga za unificiranje dokumenata.
• 12. Izrada prijedloga za racionalizaciju kretanja dokumenata i izvješćivanja.
• 13. Izrada projekta optimiziranog konsolidiranog tijeka dokumenata i sheme internog izvještavanja.
• 14. Razvoj i implementacija standarda za protok dokumenata i generiranje internog izvještavanja.

Prilikom izvođenja gore navedenih radnji trebali biste uzeti u obzir neke savjete.

Računovodstvene točke. Prvo, tijekom razmjene informacija identificirate subjekte odnosa. Mogu se nazvati centrima nastanka, potrošnje i prijenosa informacija ili obračunskim točkama. Dakle, obračunske točke su fiksne, međusobni odnosi odjeljaka opisani su u prethodnoj fazi, sada možete, kombiniranjem i dopunom ovog materijala, izgraditi dijagrame međusobnih odnosa obračunskih točaka.

Ove sheme pomoći će vam ne samo da prekinete nevažne veze u prvim koracima projekta bez njihovog stavljanja u dokumentarni oblik, već i uštedjeti vrijeme i novac. Nezamjenjivi su pri testiranju prijedloga optimizacije da se vidi je li sve uzeto u obzir.

Albumi i opisi dokumenata. Važan korak je izrada albuma dokumenata koji postoje u vrijeme projekta i njihov opis; Ovo je najdugotrajniji, nezanimljiv i nezahvalan posao.

Prilikom izvođenja radova na optimizaciji protoka dokumenata, koristite savjete dobivene kao rezultat analize prakse pogrešaka: pravovremeno postavite ograničenja - "ne prigrliti neizmjernost"; saznajte je li dokument sastavio isti zaposlenik koji ga potpisuje ili postoje stvarni nevidljivi izvođači; u situacijama kada voditelj radionice potpisuje fakturu za prijenos poluproizvoda u sljedeću radionicu, odlučite koliko puta ćete opisati kretanje dokumenta: jednom od radionice do radionice ili pratiti cijeli put. U tom slučaju mora postojati identično načelo evidencije za sve odjele organizacije.

Prilikom izvođenja radova mora se ispuniti obvezni uvjet: opis dokumenata mora biti predstavljen u jedinstvenom obliku za sve odjele organizacije.

Lokalne i opće sheme tijeka dokumenata. Nakon opisa dokumenata, možete nastaviti s izradom dijagrama. Oni pridonose odgovoru, primjerice, na pitanje - koliko je težak put običnog dokumenta u četiri primjerka, za razliku od same proizvodnje. Analiza obrasca toka dokumenata navodi vas na razmišljanje o izvedivosti konačnih ruta. Na primjer, zašto su nam potrebni primarni dokumenti o internom preseljenju u planskoj službi?

Primjer 1. Predlažemo formalizirati informacije dobivene kao rezultat ankete u obliku operograma (vidi sliku 1) ili u obliku algoritma (vidi sliku 2). Kao primjer, predlažemo razmatranje životnog ciklusa naloga za osnovne aktivnosti. Tehnologija rada s ovom vrstom dokumenta je najjedinstvenija i može se koristiti u različitim poduzećima.

Slika 1. Operagram životnog ciklusa naloga za glavnu djelatnost

Slika 2. Algoritam za obradu naloga za osnovne djelatnosti

U članku “Informatorska anketa u sklopu implementacije EDMS-a”, objavljenom u časopisu “Uredski poslovi i dokumentotok u poduzeću” broj 2, 2007., navedena su pitanja koja se mogu koristiti u upitnicima ili prilikom anketiranja korisnika. Pitanja su savjetodavna.

Ne postoje jasni zahtjevi za provođenje ankete, stoga u svakom konkretnom slučaju, koristeći gotova rješenja, morate kreativno pristupiti dobivanju potrebnih informacija, njihovom strukturiranju i prikazivanju.

Informativna anketa važna je faza u optimizaciji predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova i implementaciji EDS-a. Uostalom, kvaliteta odluka donesenih za optimizaciju procesa i razvoj zahtjeva za funkcionalnost EDMS-a izravno ovisi o primljenim informacijama i kvaliteti njihove prezentacije. U tom smislu, potrebno je pridržavati se glavnog načela ankete - dobiti potpune, pouzdane i ažurne informacije o procesima koji se planiraju automatizirati.

Tematska analiza i optimizacija protoka dokumenata

Neurednost tijeka dokumenata i njegova neracionalnost vidljiva je analizom tema. Analizirajmo, na primjer, ulaze i izlaze toka materijala u odjelu (kretanje poluproizvoda, gotovih proizvoda). Može se pokazati da će svečana činjenica premještanja kontejnera s prerađenim sirovinama iz radionice u radionicu biti popraćena vatrometom upisa u primarne dokumente, dnevnike, sažetke i izvješća. Do značajnog dupliciranja dolazi i kod prijenosa poluproizvoda unutar iste radionice.

Za donošenje odluke o smanjenju evidencije preporuča se provesti potrebnu analizu u tabelarnom ili grafičkom obliku. Formalno pokazuje dupliciranje pokazatelja u dokumentima. Analiza lokalnih shema, dopunjena pojašnjenjem posebne namjene dokumenta, sažetka ili unosa u računovodstveni registar (odluka uprave, itd.) pomoći će identificirati dupliciranje dokumenata ili pojedinosti u biti. Kao rezultat toga, donosi se odluka o smanjenju ili transformaciji dokumenata, uzimajući u obzir tehničku opremljenost radionica i mogućnosti automatiziranog sustava upravljanja. Također se mogu dati preporuke za spajanje dnevnika:

Ocjenjuje se izvedivost i logika izvođenja svih vrsta poslova sa stajališta koliko doprinose optimizaciji informacijske podrške upravljačkim odlukama, učinkovitosti i točnosti njihove provedbe.

Razvoj i konfiguracija EDMS-a

U ovoj fazi se provode zahtjevi opisani u tehničkim specifikacijama: postavljanje EDMS-a, njegova izmjena ili razvoj novih funkcija Sustava na odabranoj platformi.

Ciljevi fizičke implementacije EDMS-a su:

• razvoj strukture EDMS baze podataka;
• razvoj ekranskih formi;
• razvoj mehanizama: odobrenje, registracija, izvršenje itd.
• izrada tehničke dokumentacije za Sustav.

• Dostupnost potrebnih funkcija u sustavu (postupci za odobravanje, registraciju, izvršenje, kontrolu izvršenja, osiguranje pristupa itd.);
• Dostupnost potrebnih kartica dokumenata;
• Složenost i trošak ažuriranja Sustava;
• Maksimalni broj istodobnih korisnika, pri kojem sustav radi stabilno i brzina obrade zahtjeva je zadovoljavajuća;
• Maksimalan broj korisnika spojenih na Sustav;
• Trošak licenci (po poslužitelju, 1 radnoj stanici);
• Složenost i trošak Administracije sustava, tehničke podrške;
• Mogućnost, složenost i cijena ažuriranja verzija;
• Sposobnost rada s udaljenim korisnicima (ako je potrebno);
• Cijena i kvaliteta konzultantskih usluga;
• Pouzdanost Dobavljača (stupanj popularnosti na tržištu, broj uspješno izvedenih projekata itd.).

Tijekom ove faze izravno se provode zahtjevi opisani u fazi informativnog istraživanja.

Većina razvojnih radova obavlja se izvan lokacije, stoga je stalna i učinkovita interakcija između programera i kupca ključni čimbenik za uspješan završetak razvoja i prihvaćanje sustava od strane kupca.

Proces testiranja ključan je za osiguranje kvalitete razvoja. Planiranje i priprema testa treba započeti što je ranije moguće. Krajnji korisnici trebaju biti što je moguće više uključeni u pripremu kriterija za ispitivanje. Od ključne je važnosti da testiranje provodi kupac.

Pilot rad

Svrha implementacije Sustava je početak rada korisnika u EDMS (Sustav mora zadovoljiti potrebe i zahtjeve korisnika) i stabilan rad Sustava (bez kvarova i grešaka).

Tijekom procesa implementacije obavljaju se sljedeći radovi:

instalacija i konfiguracija softvera;

• obuka osoblja i administratora EDMS-a;
• izrada EDMS dokumentacije za korisnike (Pomoć);
• uklanjanje grešaka u sustavu;
• finalizacija EDMS-a na temelju komentara i prijedloga korisnika;
• razvoj regulatorne dokumentacije: upute za predškolske obrazovne ustanove, propisi za rad s različitim vrstama dokumenata;
• organizacija tehničke podrške korisnicima (savjetovanje korisnika o pitanjima rada u sustavu).

Ova faza je najteža za sve sudionike projekta (korisnike, programere, implementatore). U ovoj fazi programski proizvod se prilagođava, testira i testira u stvarnim radnim uvjetima. Najteže je prevladati psihološku barijeru korisnika pri početku rada u za njih novom okruženju, jer korisnici su prisiljeni promijeniti svoj uobičajeni i ustaljeni način rada. S tim u vezi, u ovoj fazi važno je osigurati obuku i konzultacije korisnicima. To će im pomoći da se prilagode novim uvjetima rada.

Industrijski rad

Industrijski rad EDMS-a je uporaba stabilnog operativnog EDMS-a koji u potpunosti zadovoljava zahtjeve korisnika u procesu obavljanja dužnosti zaposlenika organizacije.

Radovi obavljeni tijekom rada EDMS-a:

• Savjetovanje i obuka korisnika za rad u EDMS-u;
• Administracija imenika (organizacijska struktura, korisnici, putovi odobravanja, mailing liste, itd.);
• Administracija poslužitelja i softvera;
• Izvođenje sigurnosne kopije (backup)

U ovoj fazi možete pokrenuti proces razvoja EDMS-a: dodavanje novih funkcija, proširenje granica implementacijskog projekta (dodavanje novih kategorija/vrsta dokumenata, proširenje broja korisnika/odjeljaka/poduzeća gospodarstva, dodavanje novih funkcije).

Kako bi se smanjilo vrijeme implementacije i implementacije EDMS-a, rad navedenih faza može se provoditi paralelno, ovisno o razini složenosti zadataka automatizacije, korištenom softveru itd.

Tijekom cijelog životnog ciklusa projekta implementacije EDMS-a mora se provoditi rad na upravljanju projektom. Na primjer, preporučuje se korištenje američkog standarda ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK Guide).

Upravljanje projektima

Projekt je privremeni pothvat za stvaranje jedinstvenih proizvoda ili usluga. Upravljanje projektima je zasebno područje upravljanja dizajnirano posebno za upravljanje privremenim aktivnostima s jedinstvenim rezultatima.

Najpoznatiji/najšire korišteni standardi upravljanja projektima su:

• PMBOK (američki standard: www.pmi.ru);
• Prince2 (engleski standard: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (Europski standard: www.ipma.org);
• P2M (japanski standard: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Glavni likovi:

• Voditelj projekta (voditelj) je osoba odgovorna za upravljanje projektom.
• Nositelj projekta je osoba koja osigurava financijska sredstva za projekt te pruža administrativnu i organizacijsku podršku projektu.
• Kupac (potrošač) projekta je osoba koja će koristiti rezultate projekta.
• Dionici projekta su pojedinci koji su aktivno uključeni u projekt i/ili na čije interese može utjecati provedba projekta (koji utječu i na koje utječu rezultati projekta).

Primjer životnog ciklusa projekta:

Povelja projekta je prvi službeni dokument projekta. Formalno potvrđuje postojanje projekta. Daje RP-u ovlast da angažira organizacijske resurse za projektne aktivnosti. RP se određuje i propisuje što je ranije moguće. RP treba uvijek dodijeliti prije početka planiranja, a po mogućnosti tijekom izrade Povelje projekta.

Projektna povelja podliježe detaljima tijekom faze planiranja projekta.

Projektna povelja može uključivati:

• Opis poslovnih potreba za pokretanje projekta;
• Svrha ili osnova projekta;
• Opis potreba i očekivanja, kao i stupanj utjecaja dionika;
• Sažeti plan ključnih prekretnica projekta (Milestones);
• Opis funkcionalnih organizacija;
• Opis organizacijskih pretpostavki i ograničenja;
• Ukupni proračun projekta.

Opis opsega projekta– ovo su informacije o ciljevima i ciljevima projekta primljene od Kupca u početnoj fazi (informativna anketa). Može sadržavati opće pokazatelje, a podložan je daljnjem pojašnjavanju i razvoju od strane voditelja projekta u fazi planiranja i razvoja. Ovo je izjava o projektu (što treba učiniti).

Proces razvoja izjave o opsegu projekta opisuje i dokumentira karakteristike i granice projekta i njegovih povezanih proizvoda i usluga, kao i metode prihvaćanja i upravljanje opsegom.

Glavne komponente dokumenta:

• Ciljevi projekta;
• Opis proizvoda projekta
• Rezultati projekta
• Pretpostavke i ograničenja u projektu, granice projekta;
• Plan prekretnica projekta.

Plan upravljanja projektom je službeno odobreni dokument za usmjeravanje izvedbe projekta. To je dokument koji sadrži i integrira rezultate planiranja u svim područjima projekta (vrijeme, troškovi, resursi, rizici, kvaliteta itd.)

Plan upravljanja projektom može se sastojati od jednog ili više dodatnih planova, kao što su:

• Plan upravljanja opsegom projekta;
• Kalendarski plan;
• Plan upravljanja troškovima;
• Plan upravljanja kvalitetom;
• HR plan;
• Plan upravljanja interakcijom;
• Plan upravljanja rizicima;
• Plan upravljanja opskrbom;
• Plan poboljšanja procesa

Nemoguće je izraditi detaljan plan za cijeli projekt odjednom.

Osnovni plan je formalno odobren dokument prema kojem se mjeri izvedba projekta i koji će se koristiti za upravljanje i kontrolu izvedbe projekta. Koristi se za praćenje odstupanja u napretku projekta.

Plan rada je dokument ili skup dokumenata koji se mijenja kako projekt napreduje i dodatne informacije postaju dostupne. Plan rada se u pravilu uvijek razlikuje od osnovnog. Plan rada mijenja se RP.

Izvedba projekta– glavni proces provedbe projekta (uključen je značajan dio resursa).

Glavne odgovornosti RP-a uključuju:

• Integracija i koordinacija aktivnosti za provedbu plana projekta;
• Konstantna usporedba i analiza odstupanja trenutne izvedbe projekta u odnosu na početnu vrijednost projekta;
• Ako je potrebno, pokrenuti zahtjeve za promjenama;
• Predviđanja troškova i vremena projekta.