نحوه تا کردن اسناد در خانه زباله ها را از خانه بیرون بیاندازید: سیستم ذخیره سازی اسناد مهم. نحوه ذخیره اسناد کاربردی
موقعیت های زیادی وجود دارد که در آن از بیمه نامه ها، گواهی ها، گواهی ها استفاده می کنیم. بنابراین افراد برای داشتن اوراق لازم مجبورند مدارک را در منزل نگهداری کنند. اما چگونه می توان آن را به درستی انجام داد تا چیزی از بین نرود یا خراب شود؟
چه مدارکی باید نگهداری شود؟
هر انسان مدرنمقالات زیادی برای همه مناسبت ها دارد. اما همه آنها ارزش نگهداری ندارند.
ما اسنادی را که باید در خانه داشته باشید فهرست می کنیم:
- این لیست توسط پاسپورت و سایر موارد باز می شود اسناد خانوادگی. مثلاً وصیت نامه، گواهی.
- گواهی، وکالتنامه، رسید و سایر موارد مربوط به املاک و حمل و نقل.
- نامه ها، دیپلم ها، گواهی ها، گواهی های تایید کننده در دسترس بودن آموزش.
- مقالات مرتبط فعالیت حرفه ای: دفتر کار، قراردادها، قراردادها.
- نتایج نظرسنجی، سیاست ها و کارت های پزشکی.
- کارت گارانتی، رسید لوازم خانگیو مبلمان
- اوراق مربوط به مالیات
به طور جداگانه، می توانید اسناد الکترونیکی یا فقط داده ها را در قالب دیجیتال انتخاب کنید. به عنوان یک قاعده، آنها با یکی از نکات فوق مطابقت دارند و همچنین در معرض ذخیره سازی هستند.
اوراق چه مدت باید نگهداری شوند؟
اسناد را می توان بر اساس زمان ذخیره سازی تقسیم کرد. این بستگی به دوره اعتبار هر پوسته خاص دارد.
- دائمی. چنین اوراقی باید همیشه در دسترس باشد. اینها گواهی ازدواج، گواهی تولد، مدارک تحصیلی، اطلاعات پزشکی، اطلاعات تایید شده توسط دفتر اسناد رسمی، وصیت نامه، گواهی بازنشستگی است.
- بلند مدت. اسناد مربوط به املاک، ماشین و چیزهای گران قیمت. آنها همچنین شامل مقالات حرفه ای هستند. در اینجا می توانید چک، رسید را نیز تعریف کنید. این چیزی است که برای مدت طولانی ذخیره می شود و برای مدت زمان مشخصی مرتبط باقی می ماند.
- کوتاه مدت. اطلاعات مربوط به خدمات پزشکان، وکلا، معلمان توصیه می شود به مدت سه سال نگهداری شود. قراردادها و عصاره های تاسیساتی نیز همین دوره را نشان می دهد.
- بلا استفاده. شما می توانید بلافاصله مطالب آموزشی، اطلاعاتی غیر ضروری، دستورالعمل های چیزهای کاملاً مطالعه شده، برگه های پرداخت و غیره را دور بریزید.
به طور جداگانه می توان به اسناد اختیاری اشاره کرد که با این حال برای صاحب آنها از اهمیت بالایی برخوردار است. اینها شامل خاطرات شخصی، یادداشت ها، عکس ها و سایر یادگاری ها می شود. معمولاً چنین چیزهایی نیز برای مدت طولانی ذخیره می شوند.
بنابراین، مطلوب است هر چیزی را که در حال حاضر استفاده نمی شود و نمی تواند در آینده مفید باشد دور بریزید. برای حفظ نظم، باید به طور مرتب "سطل های زباله" خود را تمیز کنید و از شر زباله های انباشته خلاص شوید، در حالی که اسناد واقعا مهم را مرتب کنید.
به عنوان یک قاعده، در اکثر خانه ها، کاغذها به روش استاندارد ذخیره می شوند.
- ابتدا، اسناد بر اساس مناطق: خانه، محل کار، پزشکی و موارد دیگر مرتب می شوند.
- سپس آنها را در پوشه های امضا شده قرار می دهند که قطعاً اجازه نمی دهد در کاغذها گیج شوید.
- مجموعه های به دست آمده در یک جعبه یا کیسه جداگانه قرار می گیرند. به هر حال، برای راحتی، پارتیشن ها اغلب در داخل "ظرف" ساخته می شوند تا از مخلوط شدن پوشه ها جلوگیری شود. در عین حال، باید مطمئن شوید که محل نگهداری برای کودکان و حیوانات غیرقابل دسترس است، اما برای استفاده مناسب است.
ایده خوبی است که اسناد شخصی که اغلب استفاده می شود را جدا نگه دارید. گذرنامه، کارت پزشکی، TIN و گواهی بازنشستگی به خوبی در کیسه های پلاستیکی بسته شده با یک نوار لغزنده قرار می گیرد. چنین بسته هایی هوابند هستند و محتویات را در نظم کامل نگه می دارند و به عنوان مثال از خیس شدن آن جلوگیری می کنند. در عین حال، اسناد مربوط به سلامت باید تا حد امکان در دسترس باشد - تا در صورت نیاز فوری، زمان را تلف نکند.
همیشه داشتن فتوکپی از اوراق مهم در خانه خوب است. انواع و اقسام موارد وجود دارد و چنین ذخیره ای می تواند در شرایط پیش بینی نشده کمک کند.
اسناد مهم را می توان در گاوصندوق قرار داد. بازار مدرن طیف وسیعی از ذخیره سازی را ارائه می دهد، به طوری که هر خریدار می تواند چیزی مناسب برای خود انتخاب کند. فقط بهتر است اسناد را در گاوصندوق و نه در پوشه های پلاستیکی نگهداری کنید - در صورت آتش سوزی، موادی که باعث می شود آنها سریعتر از کاغذ ذوب شوند.
روش های غیر ضروری برای ذخیره اسناد
آیا این خسته کننده به نظر می رسد؟ مشکلی نیست! راه‌های جالب‌تر و راحت‌تری برای نگهداری کاغذ وجود دارد.
- هیئت سازمان دهنده.گزینه های زیادی برای چنین دستگاهی وجود دارد. در ساده ترین شکل آن، پانلی است که کاغذها با دکمه به آن متصل می شوند. در نسخه های پیچیده تر، تخته ممکن است دارای کشوهای کوچک و پایه های آویزان باشد.
- صندوق عقب مینی. این دقیقاً شبیه به یک کمد معمولی است، اما بسیار کوچکتر است. ذخیره اسناد در آن بسیار راحت است. دسته بندی شدن در محفظه های مختلف، هرگز گم نمی شوند! کشوهای موجود در یک سینه کشو می توانند اندازه های مختلفی داشته باشند: کوچک - برای قطعات کوچک کاغذ، بزرگ - برای نقاشی.
- جعبه آویز. فقط یک جعبه یا سبد کوچک مانند یک صندوق پستی به دیوار وصل شده است. در چنین چیزی، واقع در راهرو، ذخیره نامه ها و رسیدهای آورده شده راحت است.
- جیب پاکت. مشابه نسخه قبلی است، اما جعبه نیست، بلکه یک پاکت است. می توانید آن را به میز، یخچال، کابینت وصل کنید. به شما امکان می دهد اسناد مورد نیاز موقت را بدون اشغال فضای ارزشمند ذخیره کنید.
- سبد کاغذی.نه، زباله نیست - ویژه، برای ذخیره سازی. روی میز یا کابینت قرار می گیرد، می تواند چندین محفظه داشته باشد. ساده، ارزان اما روش موثراسناد را ذخیره کنید
- کاغذهای پرکاربرد را می توان در پوشه نمونه کارها نگهداری کرد.دارای دسته حمل است. طوری طراحی شده است که مدارک موجود در آن چروک نباشد. معمولا برای کاغذ A4 طراحی شده است. در صورت لزوم، برای اینکه وقت خود را به دنبال پوسته های مناسب هدر ندهید، می توانید به سادگی یک پوشه نمونه کارها را بردارید و دور بزنید.
ما از فناوری های دیجیتال استفاده می کنیم
دستورالعمل داروها، لوازم خانگی و تجهیزات اداری فضای زیادی را اشغال می کند. نگهداری آنها در آن بسیار آسان تر است در قالب الکترونیکی. برای انجام این کار، باید همان اطلاعات را در اینترنت پیدا کنید و آنها را با اطلاعات موجود در یک منبع مادی مقایسه کنید تا از هویت آن مطمئن شوید. می توانید به سادگی از دستورالعمل ها عکس بگیرید و آنها را در پوشه ای در رایانه خود ذخیره کنید. فقط باید آخرین مورد را انتخاب کنید تا تصادفاً آن را حذف نکنید. بهتر است یک کپی دیگر از فایل های به دست آمده را در رسانه های خارجی مانند کارت حافظه بنویسید یا به فضای ذخیره سازی ابری ارسال کنید.
در هر صورت، می توانید بقیه اسناد را اسکن کنید. اما پس از آن باید از امنیت سیستم الکترونیکی در برابر حمله احتمالی هکرها مراقبت کنید. هیچ کس از افشای اطلاعات شخصی در اینترنت خوشش نمی آید.
به هر حال، با استفاده از کامپیوتر یا تلفن همراهبرای پیگیری تاریخ انقضای کاغذ مفید است. فقط کافی است تاریخ های لازم را در "تقویم" وارد کنید تا دستگاه الکترونیکی شما را از پایان دوره مربوط به یک پوسته خاص مطلع کند. سپس تنها برای خلاص شدن از دست کاغذهای غیر ضروری باقی می ماند.
شاید قانون اصلی برای نگهداری اسناد در خانه ساده به نظر برسد: کار دقیق و منظم با اوراق خانه تضمینی است که سند لازم در مهم ترین لحظه گم نمی شود.
همه اسناد ارزش نگهداری ندارند. اما کاغذهای زیادی وجود دارد که هر کدام از ما باید همراه خود داشته باشیم. شما باید آنها را در مکان های امن و منزوی اما نسبتاً آسان در دسترس نگهداری کنید. می توانید از اسناد کپی های الکترونیکی و معمولی تهیه کنید - آنها احتمالاً مفید خواهند بود. در هر صورت نگهداری دقیق و دسته بندی دقیق کاغذها به سالم ماندن آنها کمک می کند.
بدیهی است که هر اوراق بهاداری نیاز به نگرش بسیار دقیق و توجه دارد. از این گذشته، آسیب یا از دست دادن تصادفی آنها مملو از عواقب بسیار بدی است. دویدن طاقت فرسا در اطراف مقامات به منظور بازگرداندن شهادت ها و گواهی های گرامی می تواند نه تنها زمان زیادی را از شخص بگیرد، بلکه اعصاب زیادی را نیز از بین می برد. در این مقاله به شما خواهیم گفت که چگونه اسناد را در خانه ذخیره کنید.
انتخاب مکان مناسب
هنگام جستجوی مکان بهینه برای مخفی شدن کاغذها، قبل از هر چیز باید با اصل ایمنی هدایت شوید. مهم است که مراقب باشید اسناد آسیب نبینند و از چشم افراد غریبه چه کارمند و چه سارق پنهان باشند. اگر بچه‌های کوچکی در خانه باشند، ممکن است کاغذهایی که در کشوی پایینی میز قرار می‌گیرند توسط فیجت‌های جوان رنگ شده یا پاره شوند. بنابراین در این حالت باید غیرقابل دسترس ترین مکان برای کش انتخاب شود. قفسه گاوصندوق، نیم طبقه یا بالا قفسه کتابکاملا مناسب است
مناسب است که بگوییم دسکتاپ امن ترین مکان برای ذخیره اسناد نخواهد بود. قهوه ای که به طور تصادفی ریخته شده یا جریان غیرمنتظره ای جریان دارد، به احتمال زیاد منجر به آسیب به اوراق بهادار می شود. علاوه بر این، اسنادی که در یک مکان آشکار قرار دارد، یک یافته عالی برای یک سارق است که ظاهر شده است. تنها استثناء جعبه هایی با کلید یا با انتهای مخفی هستند. با این حال، اگر بخواهید محتوای آنها را استخراج کنید، کار دشواری نیز نخواهد بود. به همین دلیل است که صاحب آپارتمان باید به طور کامل به این سؤال فکر کند که اسناد را در کجا ذخیره کند.
با این حال، هنگام ترتیب دادن یک "پناه" مناسب برای کاغذها، نباید خیلی پیچیده باشید. پس از همه، مکان انتخاب شده باید نه تنها امن باشد، بلکه برای مالک نیز قابل دسترسی باشد. موافق باشید که شرایط متفاوت است و گاهی ممکن است در غیرمنتظره ترین لحظه به اسناد ارزشمندی نیاز باشد. در صورت وقوع آتش سوزی، زلزله یا هر شرایط اضطراری دیگر، به معنای واقعی کلمه هر ثانیه اهمیت دارد. جستجو برای مصالحه بین امنیت و در دسترس بودن، اگرچه بسیار دشوار است، اما کاملاً قابل حل است. در اینجا، اقلام داخلی کاربردی مدرن مجهز به کش های مخصوص به کمک افراد بسیار محتاط می آید. دسته آنها شامل قفسه هایی با کشو، گاوصندوق های کتاب، سوکت های ماکت و سایر وسایل پیچیده است (عکس).
راه های ذخیره اسناد
ناگفته نماند که اوراق باید مرتب باشد. در غیر این صورت، جستجوی یک سند خاص زمان گرانبهای زیادی را از شخص می گیرد. بسیاری از ما هر ماه با انبوهی از همان نوع برگه‌ها مواجه می‌شویم و سعی می‌کنیم از میان صورت‌حساب‌های طولانی‌پرداخت شده، رسید جدیدی پیدا کنیم. یک رویکرد دقیق برای توزیع مقالات به مقابله با این مشکل کمک می کند. به عنوان مثال، بیایید بیشترین را در نظر بگیریم ایده های خوبو روش های نگهداری اسناد
در پوشه ها
بهترین راه حل خرید یک محصول روی حلقه است که تعداد قابل توجهی از فایل ها را با کاغذها متناسب می کند (عکس). اکثر این پوشه ها دارای فرمت A4 هستند که برای نگهداری گواهینامه ها، گواهی ها، قراردادها، اسناد ملکی و غیره مناسب است. با چسباندن یادداشت بر روی پوشه ها با کتیبه های "کار"، "خانواده"، "مسکن"، "بانک"، می توانید کار خود را برای یافتن کاغذ مورد نیاز تا حد زیادی تسهیل کنید. همچنین مفید خواهد بود که در اولین فایل فهرست کاملی از اسنادی که صفحات محل آنها را نشان می دهد قرار دهید. توصیه می‌شود قبل از قرار دادن برگه‌های A4 روی برگه‌هایی با فرمت A4 چسبانده شود، در این صورت فقط گوشه بالا سمت چپ باید ثابت شود تا به اسناد آسیبی نرسد.
یک جایگزین مناسب برای یک پوشه حجیم یک کیف مخصوص با محفظه های زیاد است که می توان آن را در هر فروشگاه لوازم التحریر خریداری کرد. چنین دستگاه هایی در طرح های متنوعی از کلاسیک سخت گرفته تا زنانه ظریف ارائه می شوند. انتخاب موردی که دوست دارید کار سختی نخواهد بود. تنها عیب پوشه کیف در عدم امکان ورق زدن و مشاهده آزادانه اسناد است. بنابراین، برای اطمینان از راحتی خود، صاحب "سپرده اوراق بهادار" باید از کتیبه ها و یادداشت های مناسب مراقبت کند. مثال گویاقرار دادن اسناد در داخل پوشه کیف در ویدیو ارائه شده است:
در آلبوم های عکس
ممکن است تعجب آور به نظر برسد، اما چنین لوازم جانبی با صفحات مغناطیسی می توانند عملکردهای دیگری را علاوه بر ذخیره تصاویر یادبود انجام دهند. به عنوان مثال، می توانید رسیدهای پرداخت را در آنها قرار دهید که برای رفع آنها مجبور نیستید به چسب متوسل شوید. علاوه بر این، هر برگه دارای مکانی برای کتیبه ها و یادداشت ها است که بسیار راحت است.
در پاکت
"جیب های" کاغذی برای نگهداری رسیدهای قدیمی، چک ها و سایر اوراقی که زمان ارسال آنها به بایگانی فرا رسیده است، مناسب تر است. چنین اسنادی به ندرت به کار می آیند، اما بسیاری هنوز خطر دور انداختن آنها را ندارند. با گذاشتن علامت مناسب روی پاکت، می توانید با خیال راحت آن را در گوشه دورتر یک کشو یا قفسه قرار دهید.
در جعبه ها
آنها تقریباً هر چیزی را می توانند ذخیره کنند و اسناد به هیچ وجه مستثنی نیستند. با این حال، ذخیره سازی تصادفی کاغذها در داخل ظرف مقوایی منجر به مشکلات مرتبط با جستجوی بعدی آنها می شود. بنابراین، قبل از قرار دادن اسناد در یک جعبه، مفید است که بسته به هدف، آنها را در پوشه های جداگانه یا چند فرمی توزیع کنید. در مورد گذرنامه ها، مدارک تحصیلی و سایر اوراق غیر استاندارد در جلدهای سخت، بهتر است یک پاکت ضخیم جداگانه برای آنها داشته باشید. به هر حال، امروزه لوازم جانبی بسیار مناسبی وجود دارد که به شکل یک کابینت فایل با جداکننده ساخته شده است (عکس). برخی از آنها را می توان قفل کرد و به عنوان گاوصندوق استفاده کرد.
- اسناد باید دور از آب و نور خورشید نگهداری شوند تا از آسیب یا محو شدن جلوگیری شود.
- داشتن یک پوشه با فتوکپی از تمام اوراق مهم، و انتقال آن به اقوام جداگانه یا قرار دادن آن در سلول بانک مفید است. بیشتر راه حل مدرنداده ها به فلش کارت مخصوص خریداری شده منتقل می شود. این به فرد کمک می کند تا به سرعت نسخه های اصلی از دست رفته در اثر شرایط اضطراری (آتش سوزی، سیل، سرقت و غیره) را بازیابی کند.
- شما نباید کارت سرپایی را در خانه نگه دارید، زیرا این نقض قوانین فدراسیون روسیه است. به عنوان یک سند قانونی باید در دفتر ثبت نگهداری شود نه در دست بیمار.
- از آنجایی که رسیدهای کاغذی مستعد کم رنگ شدن هستند، توصیه می شود هنگام خریدهای بزرگ از آنها فتوکپی تهیه کنید.
- ارزش این را دارد که مرتب سازی اوراق را درست از صندوق پست شروع کنید. بدون نیاز به ذخیره بروشورهای بی فایده، آگهی های طبقه بندی شده رایگان روزنامه ها و کارت های ویزیت در خانه - بهتر است فورا آنها را به سطل بفرستید. در غیاب وقت آزاد، کاغذهای مفید را باید در بالای جعبه یا پوشه حاوی اسناد قرار دهید و به خود قول دهید که چند دقیقه در طول روز برای مرتب کردن آنها اختصاص دهید. پس از دریافت دعوت نامه برای یک رویداد یا اعلان بسته از طریق پست، توصیه می شود یادداشت یادآوری مناسبی را در دفترچه یادداشت کنید.
- برای ساده سازی اسناد، لازم است حداقل سالی یک بار آنها را بازبینی کنید. در عین حال، هر کاغذ باید فقط یک بار ارزیابی شود، یا آن را برای نگهداری بگذارید یا فورا دور بریزید.
بنابراین، پاسخ به این سوال که چگونه اسناد را در خانه ذخیره کنیم، به سلیقه و ترجیحات شخص بستگی دارد. اگر برخی از افراد به جعبه های مقوایی معمولی محدود می شوند، برخی دیگر گاوصندوق های گران قیمت می خرند یا حتی مخفیگاه های پیچیده را در آپارتمان تجهیز می کنند. به هر حال، اوراق مهم باید در مکانی در دسترس و مناسب برای صاحب قرار داشته باشند. همچنین حفظ نظم در اسناد را فراموش نکنید. توزیع منطقیمقالات بسته به هدف آنها و ممیزی های منظم به جلوگیری از مشکلات مرتبط با جستجوی طولانی اطلاعات لازم کمک می کند.
سلام من خوانندگان عزیزو مهمانان وبلاگ! امروز می خواهم به شما بگویم که چگونه اسناد خانه خود را تمیز کنید و ذخیره سازی راحت آنها را سازماندهی کنید. این اتفاق می افتد که شما فوراً به کمک نیاز دارید، به خانه می آیید و نمی دانید برای یافتن گواهی یا سند دیگری در کوهی از کاغذ به کجا مراجعه کنید. و برای اینکه چنین مواردی هرگز برای شما اتفاق نیفتد ، بیایید تجزیه و تحلیل کنیم طرح گام به گام، که در نهایت نظم را در آرشیو منزلتان به شما ارائه می کند.
همه اسناد خانه باید همیشه مرتب باشند، حتی به این دلیل که می توانید کاغذ مورد نیاز خود را در هر زمان پیدا کنید، اول از همه ایمنی است. اوراق بهادار باید دور از چشمان کنجکاو نگهداری شوند و آسیب یا از دست دادن آنها به شما نوید دویدن را می دهد سازمان های دولتیو مقامات بهبودی ممکن است زمان طولانی و نامشخصی طول بکشد، اما شما بیشتر از پول برای جریمه اعصاب خود را خرج خواهید کرد.
موارد بسیار خطرناکی نیز وجود دارد، به عنوان مثال، آتش سوزی، سیل و سایر موارد اضطراری، زمانی که نیاز فوری به خروج از خانه باشد. در چنین شرایطی معمولاً افراد قبل از هر چیز از تمام دارایی ها اسناد و پول می گیرند. خوب، اگر آنها زمین بخورند، کسی می داند کجا، پس شما به طور کلی می توانید بدون آنها بمانید. پس بیایید نگاهی دقیق تر به این موضوع بیندازیم.
نگهداری اسناد در منزل
اول از همه، شما باید وضعیت را ارزیابی کنید - دفتر خانه شما چقدر نادیده گرفته شده است. زنان خانه‌داری هستند که به معنای واقعی کلمه هر تکه کاغذ، رسید غذا و گواهی را ذخیره می‌کنند. اما هر سند محدودیت های خاص خود را دارد - از 2 هفته تا بی نهایت.
وقتی سعی کردم این موضوع را بفهمم، با اطلاعات متناقضی در مورد عصاره، گواهینامه، اظهارنامه مواجه شدم. بنابراین، با کسانی که مستقیماً اسناد را صادر می کنند، زحمت نکشید و مدت نگهداری اسناد را بررسی کنید.
اما مطمئناً اسناد آپارتمان، گواهینامه ها، TIN، پاسپورت ها باید همیشه ایمن باشند. به هر حال، گاهی اوقات روی گواهی ها و اوراق دوره ای نوشته می شود که در طی آن دارای اعتبار قانونی یا قانونی می شود.
در مورد چک های لوازم خانگی خریداری شده، همه چیز در اینجا ساده تر است. آنها فقط در طول دوره گارانتی معتبر خواهند بود. اما کارشناسان در این زمینه همچنان توصیه می کنند که همیشه آنها را ذخیره کنید، تا زمانی که آن را دور بیندازید. این در درجه اول در مورد تجهیزات بزرگ مانند تلویزیون های گران قیمت، یخچال، ماشین ابزار و غیره صدق می کند.
به توصیه یک وکیل، من شخصاً به مدت 3 سال رسیدهای پرداخت را نگه می دارم، اگرچه به نظرم خیلی زیاد است. اما کجا برویم، همه چیز در زندگی اتفاق می افتد. به طور کلی، آنچه می خواهم بگویم. مراقب یکپارچگی و امنیت اسناد خود باشید و عاقلانه به آن نزدیک شوید.
چگونه موارد را در اسناد مرتب کنیم؟
مرحله 1. تمام کاغذها را در یک توده جمع کنید.پیچیدگی کل وضعیت را ارزیابی کنید. شخصاً تمام اسناد خانه من یک جعبه متوسط را اشغال می کند. هیچ چیز اضافی وجود ندارد.
- اسناد برای یک آپارتمان
- اسناد پزشکی
- مالیات
- اعتبار
- رسید پرداخت
- چک و کارت گارانتی و غیره
شما می توانید آنها را بر اساس متعلق به اعضای خانواده (اسناد مادر، پدر، فرزندان و غیره) توزیع کنید. همچنین مانند مثال قبلی، جهت گیری عمومی.
نکته اصلی این است که شما احساس راحتی می کنید و در هر زمان می توانید کاغذ مورد نیاز خود را پیدا کنید. مرتب سازی باید با چیزهایی که دیگر مورد نیاز نیست ترکیب شود و بیرون بریزد. چیزی، اما بروشورها، بروشورها باید فوراً به سطل زباله فرستاده شوند.
اگر در این مورد شک دارید، اوراق را کنار بگذارید. در اسرع وقت از زمان ماندگاری آنها مطلع شوید. در مورد کارت ویزیت، آنها را می توان در یک سازمان دهنده خاص یا یک جعبه کوچک قرار داد.
مرحله 3. انتخاب روش ذخیره سازی.به عنوان یک قاعده، پوشه های دارای فایل اغلب برای ذخیره اسناد در خانه استفاده می شوند. آنها را می توان به طور جداگانه وارد کرد یا قبلاً با پوشش یکپارچه شده است. این روش سازماندهی اوراق بسیار راحت است. می توانید چندین مورد از این پوشه ها را خریداری کرده و هر کدام را به یکی از دسته بندی ها (مالیات، اسناد پزشکی و ...) اختصاص دهید.
پوشه های نمونه کارها بدتر از مقابله با این کار نیستند. آنها نه تنها برای ذخیره اسناد، بلکه برای بردن با خود نیز مناسب هستند.
به عنوان یک قاعده، یک مکان کوچک در چنین سازمان دهندگانی وجود دارد که در آن امکان امضا وجود دارد. سپس قطعا آن را با سایر دسته ها اشتباه نخواهید گرفت. بهتر است به هر نوع کاغذ یک رنگ اختصاص دهید. به عنوان مثال، اسناد یک خانه در یک پوشه قرمز، گواهی های پزشکی، نقشه ها و غیره به رنگ سبز، اوراق مالیاتی به رنگ آبی هستند.
یکی دیگر از راه های سازماندهی ذخیره سازی اسناد در خانه، کمدهای پرونده با پارتیشن است. کاغذها در این مورد عمدتاً می توانند در پرونده ها یا پوشه های نازک - کلاسورها باشند. در عین حال، صفحات مخصوص با برآمدگی به عنوان مرتب کننده عمل می کنند که می توانید انواع اسناد را امضا کنید. چنین دستگاه هایی ارزان نیستند. اما آنها را می توان با دست نیز ساخت. به عنوان مثال، مقوای رنگی ضخیم را به عنوان جداکننده در نظر بگیرید و یک تاقچه را ببرید. بنابراین، نه تنها ذخیره سازی اوراق خانگی خود را سازماندهی می کنید، بلکه در هزینه نیز صرفه جویی می کنید.
خوب، آخرین گزینه ای که می خواهم به شما ارائه دهم جعبه است. در اصل، می توانید همان پوشه ها و فایل ها را در آنها قرار دهید، یعنی چندین روش ذخیره سازی را با هم ترکیب کنید. اما الان در مورد چیز دیگری صحبت می کنم. به عنوان مثال، نامه ها، رسیدهای پرداخت، زمانی که واقعاً با اندازه پوشه مناسب نیستند، فرمت نه چندان استانداردی دارند، به خصوص اگر تعداد آنها زیاد باشد. سپس جعبه های کوچک ساده به کمک می آیند. آنها برای ذخیره اسناد کوچک عالی هستند.
مرحله 4. وقت آن است که در مورد مکانی برای اوراق بهادار خود فکر کنید.اول از همه، باید برای غریبه ها و مهمانان غیر قابل دسترس باشد. یعنی از چشمان کنجکاو پنهان است. این می تواند یک نیم طبقه، یک قفسه بالایی بالای دسکتاپ، یک گاوصندوق یا کشو، ترجیحا قفل شود. برای کسانی که دارای فرزند هستند، باید در نظر داشت که آیا بچه ها نمی توانند به اوراق بهادار برسند یا خیر. به هر حال، آنها مردمی کنجکاو هستند و هر جا می توانند از دستان کوچک خود استفاده کنند.
همچنین نباید مکان های آفتابی، هرچند غیرقابل دسترس برای کودکان را انتخاب کنید. رطوبت و آفتاب می تواند باعث کمرنگ شدن و خراب شدن کاغذ شود.
و یه چیز دیگه که یادم رفت بگم پوشه ای بگیرید که در آن تمام فتوکپی های مهم ترین مدارک ذخیره می شود، به عنوان مثال، گذرنامه، بیمه نامه، گواهی بازنشستگی، اسناد یک آپارتمان و غیره. اگر نیاز فوری به کپی دارید و دستگاه فتوکپی در دسترس نیست، زمان کوتاه خواهد بود، پس این ترفند شما را نجات می دهد.
و در نهایت، با آن دسته از کاغذهایی که باعث شک در مورد ماندگاری آنها شد، معطل نکنید. به محض پرداختن به این موارد، بلافاصله آنها را در جای خود قرار دهید. پس از همه، اکنون ذخیره اسناد در خانه را سازماندهی کرده اید بالاترین سطح!
چگونه اوراق را می دزدید؟ اسرار خود را به اشتراک بگذارید نظر بدهید به زودی میبینمت!
Dاسناد در هر خانه وجود دارد، و تعداد زیادی از آنها وجود دارد. رسید، کارت گارانتی، دستورالعمل، اسناد املاک، خودرو، کارت پزشکی، پاسپورت، گواهینامه، مدارک تحصیلی .... همانطور که تمرین نشان می دهد آنها فضای بسیار زیادی را اشغال می کنند و معمولاً نه اغلب، بلکه تقریباً همیشه به طور ناگهانی و فوری مورد نیاز هستند.به همین دلیل است که باید آنها را مرتب و ساختار داد و همچنین ... تعداد آنها را می توان به حداقل رساند. در مورد آن امروز).
برای پاکسازی اسناد، باید سه مرحله زیر را به ترتیب دنبال کنید:
1 مرحله اضافی را دور بریزید
2 مرحله. بقیه را مرتب کنید.
3 مرحله. ذخیره سازی را سازماندهی کنید.
اسناد من دو کشو در کابینت اتاق نشیمن را اشغال کرده بود. اولی حاوی مدارک واقعی و دومی حاوی دستورالعمل ها و کارت های گارانتی بود. تقریباً سالی یک بار همه چیز را مرتب می کردم، مقداری از آن دور ریخته می شد، اما در هر صورت، هنوز دو جعبه توسط این مواد اشغال شده بود. امسال تصمیم گرفتم فضای ذخیره سازی را متفاوت سازماندهی کنم. اما ابتدا باید همه چیز را جدا کنید و از شر زباله های اضافی خلاص شوید.اوه، من این کلمه را دوست ندارم، اما ... این روند را بسیار بزرگ توصیف می کند). بنابراین فکر کردم، اگر گچ روی پایم نبود، آیا این رویداد را شروع می کردم؟ خیلی خوب به موقع بیرون آمد.
1 مرحله آشغال ریختن.
ما تمام اسناد را در یک یا چند توده قرار دادیم، من آن را در دو مرحله قرار دادم و در دو مرحله مرتب کردم: دستورالعمل ها و اسناد. به این ترتیب من قبلاً آنها را در جعبه ها مرتب کرده بودم.
ما دستورالعمل‌ها را از دستگاه‌هایی که به کارت‌های گارانتی منقضی شده و عمر طولانی دستور داده بودند، بیرون می‌آوریم. رسیدهایی که بیش از سه سال قدمت دارند. سایر اسناد به صورت جداگانه
2 مرحله. مرتب می کنیم.
3 مرحله. سازماندهی انبار.
لذت بخش ترین و خلاقانه ترین فرآیند.
من با دستورالعمل ها و کارت های گارانتی شروع کردم.فکر می کنم با من موافق باشید، ما به ندرت از آنها استفاده می کنیم. برخی فقط برای اولین بار، در حالی که ما بر خرید مسلط هستیم، و برخی حتی باز نمی شوند - همه چیز واضح است. چیزها خریداری می شوند، دستورالعمل ها انباشته می شوند. به طور کلی، من عاشق فناوری هستم، در نتیجه یک جعبه کاغذ باطله جمع کردم. من تصمیم گرفتم کاملاً تمام دستورالعمل ها را به شکل الکترونیکی ترجمه کنم. در نتیجه، یک توده کاغذ چشمگیر به یک پوشه کوچک الکترونیکی "دستورالعمل" در یک لپ تاپ تبدیل شد.
من به شما می گویم چگونه. این شبکه تقریباً تمام دستورالعمل ها را دارد، فقط باید نام تجهیزات (ساخت و مدل) را در موتور جستجو پر کنید و فایل را دانلود کنید. pdf یا فایل متنی ساده برای یکی دو مورد، دستورالعمل ها دانلود نشد و من آنها را اسکن کردم. من همچنین یک پوشه متنی ایجاد کردم که اطلاعات مهم را در آن ذخیره کردم مواد تکمیل کننده(مثلاً چه چیزی و کجا کاشی(مدل، مجموعه)، پارچه روی مبل، مقالات پوشش های کف، سازنده و رنگ رنگ). این امکان خداحافظی را فراهم کرد مقدار زیادتکه های کاغذ. بله، این کار زمان بر بود، اما در نهایت جستجوی آنچه نیاز دارید بسیار سریعتر و راحت تر شد. نیازی نیست در انبوهی از کاغذها زیر و رو کنید، نیازی ندارید آنها را به نحوی مرتب کنید، مرتباً آنها را مرتب کنید و زباله بپاشید، فضایی را اشغال نمی کنند، و همچنین بزرگ کردن چاپ کوچک روی رایانه شخصی راحت است. علاوه بر یک بار صرف شده (و سپس فقط به این دلیل که آن را همانطور که قبلاً خریدم انجام ندادم)، هیچ گونه مضراتی در چنین ذخیره سازی دستورالعمل ها پیدا نکردم. تنها کاری که من انجام می‌دهم کپی کردن اسناد و عکس‌ها در رسانه‌های خارجی است، هرگز نمی‌دانید لپ‌تاپ خسته می‌شود و از کار کردن خودداری می‌کند.
اگر ذخیره سازی در فرم الکترونیکی برای شما ناخوشایند است، می توانید یک پوشه ایجاد کنید و تمام دستورالعمل ها را به گروه ها تقسیم کنید. مرتب سازی می تواند بر اساس هدف باشد (الکترونیک، لوازم خانگی، بهداشتی، متفرقه) یا بر اساس مکان (آشپزخانه، حمام، اتاق). ارزش ایجاد یک پوشه جداگانه برای هر دستگاه را ندارد، چنین فضای ذخیره سازی تفاوت زیادی با یک شمع نخواهد داشت و به ندرت مجبور به استفاده از آن هستید.
اسناد دیگرآنها قبلاً در گروه ها طبقه بندی شده اند و حجم آنها مشخص است. در اینجا، بر اساس حجم، باید به فکر ذخیره سازی باشید. ذخیره سازی راحت!
بهتر است اسناد را به صورت عمودی ذخیره کنید، یک پشته بیشتر نیست گزینه مناسب. با ذخیره سازی عمودی، برای رسیدن به حافظه اصلی، نیازی به برداشتن چیزی ندارید.
من قبلاً یک جعبه برای اسناد دارم - حتی هنگام سفارش مبلمان ، ابعاد جعبه ها را طوری تنظیم کردم که فرمت A4 مناسب باشد. من یک مرتب کننده خریدم (بدون آن امکان پذیر بود)، پاکت های لوازم التحریر با زیپ و یک دکمه. او اسناد را در پوشه ها مرتب کرد، آنها را امضا کرد و در یک جعبه گذاشت. مواردی که کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرند (اسناد عنوان، رسیدهای قدیمی اما هنوز نگهداری می‌شوند) اغلب نزدیک‌تر استفاده می‌شوند.
!
اگر پوشه ها در معرض دید هستند، پس ارزش آن را دارد که پول خرج کنید و چیزی زیبا انتخاب کنید تا فضای داخلی را خراب نکنید.
!
تعداد زیادی پوشه، به نظر من، خیلی راحت نیست، بنابراین اسناد باید به صورت کاملاً حجیم گروه بندی شوند، و پاکت های کوچکتر را می توان در پوشه های بزرگتر قرار داد تا اسناد درون آن ساختاربندی شود. هیچ کس هر روز به اسناد خانه نگاه نمی کند، به این معنی که بیش از حد غیرت داشته باشید و برای هر کاغذ یک پوشه جداگانه بسازید، برچسب زدن به آن بی معنی است. شاید زیبا و جالب باشد، اما من به بهای مصلحت بحث می کنم))).
پوشه ها به این صورت هستند:
- اسناد املاک و مستغلات برای هر شی به طور جداگانه.
- مدارک خودرو؛
- پوشه شخصی برای هر یک از اعضای خانواده؛
- پوشه پزشکی برای کودک؛
- یک پوشه آپارتمان (اسناد برق، کنتور آب، توافق نامه با یک مبادله تلفن ...)؛
- پرداخت های قدیمی (بایگانی برای سه سال)؛
- پرداخت های جاری "پرداخت های 2018" (من یک پاکت میانی اضافی با علامت "پرداخت" در یک پاکت بزرگ قرار دادم).
فکر می‌کنم پوشه با قبوض آب و برق نیز در آینده نزدیک لغو می‌شود، اما من هنوز آن را ریسک نکرده‌ام، باید ببینیم که همه اینها چگونه کار می‌کند. همانطور که من شرایط را درک می کنم، با پرداخت های آنلاین، سابقه آنها برای 3-5 سال ذخیره می شود. یعنی در صورت هرگونه سوء تفاهم با خدمات عمومی می توانید مجدداً درخواست صدور رسید و چک مربوطه را در سابقه پرداخت پیدا کنید. از امسال چاپ چک را متوقف کرده ام، فقط روی رسید "پرداخت" یادداشت می کنم، تاریخ پرداخت را می گذارم (تا اگر چیزی سریع بتوانم چک را پیدا کنم) و در پاکت مناسب ارسال می کنم.
اگر جعبه "مبلمان" خاصی برای ذخیره پوشه ها مانند من وجود ندارد، پس هر جعبه، سبد، ظرف مناسبی که بتواند پاکت های A4 را در خود جای دهد این کار را انجام می دهد.می توانید از جعبه معمولی نیز استفاده کنید. سایز درست، فقط آن را با کاغذ دیواری یا فیلم خود چسب بچسبانید. اینجا محدودیتی برای تخیل وجود ندارد.
در طول زندگی، هر یک از ما تعداد زیادی اسناد - اسناد شخصی، اسناد خانگی، اسناد خانوادگی - جمع آوری می کنیم. بسیاری از آنها را باید ذخیره و با دقت محافظت کنیم، زیرا هر از گاهی برای تهیه مقالات جدید در موارد مختلف به آنها نیاز است. بازیابی اسناد شخصی و خانوادگی دشوار، طولانی و دشوار است، بنابراین هر خانواده سیستم خود را برای سازماندهی اسناد شخصی ارائه می دهد. چگونه ذخیره سازی اسناد را در خانه سازماندهی کنیم؟
چه اسناد خانه را باید نگه داریم؟
اول از همه، منطقی است که همه اسناد را دریافت کنید و یک سیستم دسته بندی برای خود ایجاد کنید، که توسط آن می توانید همه اسناد را مرتب کنید.
مثلا:
- اسناد شخصی: گذرنامه، گواهی بازنشستگی، TIN (شماره مالیات دهندگان، گواهی تولد، دیپلم، گواهی و سایر مدارک شناسایی)
- اسناد خانواده: سند ازدواج، شناسنامه.
- اسناد کاری: دفترچه کار، رزومه، قرارداد کار.
- مدارک پزشکی: بیمه نامه پزشکی اجباری، بیمه نامه پزشکی داوطلبانه، بازنشستگی، گواهی.
- اسناد برای املاک و مستغلات: اسناد برای یک آپارتمان، سند فروش، قرارداد اجاره.
شما می توانید انتخاب کنید که بر اساس اعضای خانواده مرتب شوند: مادر، پدر و فرزند، یا هر روش دیگری. بنابراین، شما چندین توده تشکیل می دهید. اکنون اسناد موجود در دسته‌ها را می‌توان بر اساس میزان نیاز آنها در زندگی روزمره یا تاریخ انقضای نسخه آنها مرتب کرد. مثلا، گواهی عدم محکومیت، که در بسیاری از مکان های کاری مورد نیاز است، فقط برای یک سال اعتبار دارد. مهم است که از تمام اسناد کلیدی کپی داشته باشید که می توانید آنها را در یک پوشه جداگانه نگهداری کنید. حتی بهتر است کپی مدارک اصلی در خارج از خانه (مثلاً نزد والدین) قرار گیرد. در صورتی که برای نسخه اصلی اتفاقی بیفتد، داشتن کپی، بازیابی اسناد را بسیار تسهیل می کند.
اسناد را دور نگه دارید نور خورشیدو منابع رطوبتی که به مرور زمان دچار مشکل نشوند
چگونه اسناد شخصی و خانگی را سازماندهی کنیم؟
می تواند کمک کند: پوشه ها، پوشه ها، پاکت ها و فایل های پلاستیکی یا کاغذی، جعبه ها و سایر لوازم جانبی. اما هر یک از آنها در نوع خود ناخوشایند است.
برای جلوگیری از سردرگمی و جستجوهای غیرضروری، پیشنهاد می‌کنیم اسناد را در خانه نگه دارید. برای ایجاد چنین سازمان‌دهنده‌ای، از سردرگمی و سردرگمی در اسناد خانه، جستجوهای بی‌پایان و سؤالات خانواده‌ها الهام گرفتیم. برای ایجاد پوشه Family Matters، تعداد اسناد یک خانواده سه نفره را محاسبه کردیم، سپس مدت زیادی طول کشید تا طراحی کنیم و یک پوشه زیپ دار ایجاد کردیم که در آن جایی برای هر کاغذ رسمی وجود دارد.
از این گذشته ، برای همه اتفاق می افتد که شما سندی را در دست می گیرید ، می فهمید که باید در دسترس باشد ، زیرا به زودی به آن نیاز خواهد شد و یک مکان قابل اعتماد برای آن پیدا می کنید ، که قطعاً به یاد خواهید آورد. زمان می گذرد، سند مورد نیاز بود و شما با تشنج شروع به یادآوری می کنید که چه نوع مکان قابل اعتمادی را پیدا کرده اید تا سند در بال ها منتظر بماند.
پوشه نگهداری اسناد خانه "موارد خانوادگی" چیست؟
- مواد - طبیعی یا چرم مصنوعیبه انتخاب شما؛
- گزینه های مختلف رنگ؛
- ابعاد پوشه: 34 x 26 x 4 cm;
- مجموعه پوشه شامل فایل های پلاستیکی ضخیم است که به صورت ویژه برای ما ساخته شده است (18 درج برای اسناد با فرمت های مختلف).
- روی قاب پوشه با داخلجیب های مخصوصی برای اسناد کوچک و همچنین برای کارت ها، کارت های ویزیت، سیم کارت ها و کارت های USB (که می توانید اسناد اسکن شده را روی آنها ذخیره کنید) ساخته شده است.
مزیت های سازمان دهنده امور خانواده چیست؟
- فرمت مناسب - بر خلاف جعبه، چنین پوشه ای به راحتی در کشو یا سینه کشو قرار می گیرد.
- با زیپ بسته می شود؛
- قاب پوشه قوی محافظت اضافی برای بایگانی خانه ایجاد می کند.
- هر سند دارای جیب خاص خود است، بنابراین سند مناسب به راحتی پیدا می شود.
- این کیت شامل درج های پلاستیکی بادوام در قالب های مختلف مطابق با اسناد اولیه موجود می باشد. درج ها به سفارش ساخته می شوند و بر خلاف فایل های معمولی، اندازه آنها به شما امکان می دهد اسناد چند لایه را در خود جای دهید.
- علاوه بر درج ها، جیب های مخصوص در اندازه های مختلف در داخل پوشه برای ذخیره مهم ترین اسناد ساخته شده است.
