Implementacija sistema elektronskog upravljanja dokumentima (EDMS) u organizaciji zahteva dodatne napore zaposlenih u fazi implementacije i rada, ali omogućava povećanje efikasnosti rada.

Obim posla za uvođenje Boss-Referent EDS zavisi od potreba i ličnih karakteristika organizacije i, kao rezultat toga, mogućnosti korišćenja standardnih opcija koje omogućavaju:

• 1. Organizovati zajedničku arhivu datoteka, sa mogućnošću deljenja prava;
• 2. organizuje kolektivni rad na dokumentu i projektnim podacima;
• 3. implementirati brzu pretragu potrebnih informacija;
• 4. distribuirati resurse;
• 5. prati realizaciju aktivnosti usmjerenih na dokument, prema planu;
• 6. obezbjeđuje sigurnost i razdvajanje prava pristupa dokumentima i projektnim podacima;
• 7. pribavlja izvještaje koji definišu trenutno stanje posljedica rada, statističke podatke;
• 8. kontroliše izvođenje radova na dokumentu i planu.
• 9. Proces uvođenja EDS-a tradicionalno se odvija u 6 faza.

Glavne prekretnice za uvođenje toka dokumenata:

• 1. Prikupljanje podataka o poslovnim procesima koji se automatizuju, izrada tehničkog projekta (tehničkog projekta), njegova koordinacija i odobrenje od strane naručioca.
• 2. Razvoj EDMS, SUPD u skladu sa zahtjevima TP (prilagođavanje osnovnih softverskih proizvoda i razvoj dodatnih modula, integracija sa postojećim sistemima u kompaniji).
• 3. Obuka administratora sistema za elektronsko upravljanje dokumentima.
• 4. Kupovina i isporuka osnovnih komponenti EDMS-a.
• 5. Puštanje u rad EDMS-a i obuka korisnika.
• 6. Podrška implementaciji EDMS-a u procesu pilotskog i industrijskog rada.

Da bi EDMS „Boss-Referent“ funkcionisao u potpunosti, organizacija mora imati neophodan softver i hardver.

Razmotrimo zahtjeve za opremu neophodnu za rad EDMS-a.

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima biće dizajniran za deset korisnika, što znači da će vam trebati 10 računara sa Windows XP ili novijim, sa mogućnošću pristupa Internetu. 1 server na kojem će se program instalirati. Sve klijentske radne stanice i server moraju biti povezani na lokalnu mrežu. Slično tome, radna mjesta treba da budu opremljena uređajima za skeniranje i štampačima.

Table 3 Minimalni zahtjevi za serverske računare

Table 4 Minimalni zahtjevi za radne stanice

VMO Tverskoye ima sav potreban softver i hardver, tako da ćete morati kupiti samo deset licenci za radne stanice.

Upravo u ovom trenutku uvođenje naprednih informacionih tehnologija, uprkos raznovrsnom asortimanu i redovnom smanjenju tarifa, ostaje skup projekat. Kao rezultat toga, važno pitanje je potreba za procjenom izvodljivosti uvođenja projekta. Za procjenu ekonomske produktivnosti razvijen je niz metoda koje se mogu podijeliti u 3 kategorije:

• - tradicionalne finansijske metode koje uključuju određivanje indikatora kao što su neto sadašnja vrijednost (NPV), ekonomska atraktivnost (EVA), ukupni trošak vlasništva (TCO) i drugi;
• - metode kvalitativnog ocjenjivanja, od kojih su glavne balansirani rezultat, informaciona ekonomija;
• - probabilističke metode vrednovanja: fer cena opcija, primenjena informaciona ekonomija, itd.

Ukupni trošak vlasništva (TCO) je metodologija dizajnirana da odredi troškove informacionih sistema, izračunate u svim fazama životnog ciklusa sistema. TCO model vam omogućava da smanjite troškove i poboljšate efikasnost ulaganja u informatičku tehnologiju.

U procjeni efikasnosti koristit ćemo TCO proračun i model analize Gartner grupe. Ukupni trošak vlasništva nad intelektualnom svojinom sastoji se od fiksnih i tekućih troškova.

Fiksni troškovi uključuju:

• - trošak početne kupovine softvera;
• - razvoj i implementacija projekta.

Trenutni troškovi uključuju:

• - upravljanje sistemom;
• - tehnička podrška
• - obrazovanje;
• - pomoć i dodatna podešavanja;
• - Futz faktor.

Model Gartner grupe sugerira sljedeće značajne procente svake od gore navedenih stavki troškova u odnosu na ukupne troškove.

• 1) kapitalna ulaganja - 21%;
• 2) upravljanje sistemom - 12%;
• 3) tehnička podrška i ažuriranja - 21%;
• 4) aktivnost korisnika - 46%.

„Upravljanje sistemom“ se ovde odnosi na troškove administriranja servera i drugih komponenti računarskog kompleksa, a trošak obezbeđivanja rada korisnika se ogleda u konceptu „aktivnosti korisnika“. Budući da ova kategorija troškova ima najznačajniju težinu u ukupnim troškovima, pogledajmo bliže šta ona uključuje:

• 1) direktna pomoć i dodatna podešavanja - 11%;
• 2) neformalno učenje - 12%;
• 3) razvoj aplikacija - 14%;
• 4) rad sa podacima - 15%;
• 5) formalna obuka - 18%;
• 6) futz faktor-30%.

Kao što slijedi iz očekivane strukture troškova, moguće je izračunati ukupan trošak posjedovanja Boss-Referent EDS za upravljanje (Tabela 5). Kapitalna ulaganja se sastoje samo od cijene Programa i plate uvodničara (potrebna su dva da bi se uvođenje završilo za 1 mjesec), iz sljedećih razloga, neophodna serverska oprema, kablovske mreže i hardver već su prisutan.

Cijena licence za jedno radno mjesto je 6.700 rubalja, što je potrebno za 10 radnika. Uvođenje sistema realizovaće IT kompanija, iz sledećih razloga, ova kompanija se smatra generalnim partnerom kompanije BOSS-Referent i daje predloge za uvođenje sistema elektronskog upravljanja dokumentima, podršku za kreirana rešenja i obuka korisnika.

Table 5 Ukupni trošak vlasništva nad šefom-referentnim EDMS-om za VMO Tverskaya

Naziv stavke troškova	Za 1 godinu, trljati.	2 godine trljati.
Fiksni troškovi:
1. Kapitalne investicije -Troškovi softvera - troškovi rada stručnjaka za implementaciju sistema	67000 60000
Tekući troškovi:
1. Upravljanje sistemom
2. Tehnička podrška i ažuriranja
3. Aktivnost korisnika:
Pomoć i dodatna podešavanja
Obrazovanje
Rad sa podacima
Razvoj aplikacija
Futz faktor
Ukupno za dvije godine:

Tako će troškovi posjedovanja sistema za prvu godinu biti 604.760,8 rubalja, za drugu - 477.760,8 rubalja. Ukupni trošak vlasništva za dvije godine iznosi 1.082.521,6 rubalja.

Model ukupnih troškova vlasništva omogućava vam da vidite strukturu troškova uvođenja informacijskog proizvoda. Tabela pokazuje da značajan dio troškova otpada na tekuće troškove, a posebno na Futz faktor. Uzimajući to u obzir, biće potrebno pronaći načine da se smanje ukupni trošak vlasništva, a konkretno, moguće je potrošiti više novca na obuku kadrova, zbog čega će se smanjiti vrijednost futz faktora (pošto bit će manje operativnih kvarova zbog ljudskog faktora).

Trenutno se u toku poslovnog rada pojavljuju mnogi dokumenti koje će trebati negdje pohraniti, obraditi informacije koje se nalaze u njima, donositi odluke na osnovu pribavljenih dokumenata i slično im, postepeno, brzo pristupiti. Neposredno stoga, za organizaciju, pitanja optimizacije toka dokumenata i kontrole obrade informacija su od ključnog značaja. Progressive EDMS su spremni za sve ovo. Uz pomoć implementirane u kompaniji EDMS gubici će se smanjiti:

• - finansijski;
• - privremeno.

Doći će do promjene u nekim drugim karakteristikama:

• - poboljšava se kvalitet prevencije;
• - poboljšava se upravljivost;
• - najbrže i najkvalitetnije donošenje odluka.

Uz pomoć elektronskog sistema za upravljanje dokumentima „Boss-Referent“ rješavat će se sljedeći zadaci:

• -registracija ulaznih i odlaznih dokumenata;
• -pregled i uređivanje dokumenata;
• -centralizovano sigurno skladištenje dokumenata;
• - brz pristup dokumentima uzimajući u obzir prava korisnika;
• - potpisuje dokumente elektronskim digitalnim potpisom;
• - kontrola verzije dokumenta;
• -pretraga dokumenata u punom tekstu po sadržaju;
• -timski rad korisnika uz mogućnost koordinacije, odobravanja i kontrole implementacije dokumenata;
• -usmjeravanje dokumenata, prilagodljivo za bilo koju vrstu dokumenta zasebno;
• -automatizirano preuzimanje dokumenata sa e-maila, skenera i faksa;
• -obračun i kontrola radnog vremena zaposlenih;
• -web pristup bazi podataka.

U nacionalnim standardima, termin tok dokumenata označava kontrolisano kretanje gotovih dokumenata. Elektronsko upravljanje dokumentima obuhvata faze pripreme dokumenta i nezavisnu razmjenu informacija preko računarskih mreža.

U proteklih više od stotinu godina u Ruskoj Federaciji je formirana eksplicitna metodologija rada s dokumentima. Razvoj kancelarijskog rada podrazumijeva održavanje registracionih i kontrolnih kartica i izvještajnih obrazaca i dnevnika. Da bi se osigurala opšta informativna procedura za obradu dokumenata, uzima se u obzir stvaranje posebnih službi: odjeljenja za upravljanje predmetima, sekretarijati ureda. Kao rezultat toga, elektronski sistemi za upravljanje dokumentima predstavljaju ne samo najvažniju oblast svake proizvodnje, već i složenu sankcionisanu adaptaciju u smislu broja obavljenih zadataka i uključenog osoblja. A glavna stvar je da sistem upravljanja dokumentima ima dobro uspostavljenu šemu za rad sa dokumentacijom i lako razumljivu organizaciju.

Prilikom razmatranja performansi uvođenja Boss-Referent EDMS-a, utvrđeno je da će ukupni trošak vlasništva biti 1.082.521,6 rubalja, što je prilično velik iznos, pa je razumno smanjiti TCO. Smanjenje cijene zajedničkog vlasništva može poslužiti kao čvršća podjela prava korisnika na pristup radnjama, povećanje troškova obuke osoblja, a pomoći će i smanjenju vrijednosti futz faktora.

Implementirani sistem elektronskog upravljanja dokumentima će se vremenom isplatiti, uprkos visokim troškovima cjelokupnog posjedovanja sistema. Zahvaljujući tome, menadžment će moći da smanji upotrebu različitih resursa i zadrži superiornost uz pomoć naprednih multifunkcionalnih mogućnosti sistema „Boss-Referent“.

Prikazana je lista pitanja, ciljeva i rezultata istraživanja procesa, algoritam analize, opis u obliku razumljivih dijagrama, preporuke za razvoj funkcionalnih zahtjeva za sistem, te sadržaj projektne dokumentacije.

Informativna anketa je važna faza u optimizaciji predškolskih obrazovnih ustanova i implementaciji EDS-a. Uostalom, kvalitet odluka donesenih za optimizaciju procesa i razvoj zahtjeva za funkcionalnost EDMS-a direktno ovisi o primljenim informacijama i kvaliteti njihove prezentacije.

S tim u vezi, potrebno je pridržavati se glavnog principa ankete – dobiti potpune, pouzdane i ažurne informacije o procesima koji se planiraju automatizirati.

Anketa prije projekta

Sa stanovišta konsultantske kuće koja nudi svoje usluge na tržištu konsaltinga i implementacije EDMS, tj. implementacija EDMS-a za analitičara je vanjski projekta, anketa prije projekta se smatra dijelom metodologije prodaje (kao jedna od faza „pretprodaje“). Međutim, najveći dio posla u ovoj fazi obavlja analitičar, kao iu fazi analize koja je predviđena metodologijom implementacije. Iz tog razloga, anketa prije projekta se također smatra dijelom metodologije implementacije.

Provođenje pretprojektne ankete može biti korisno i za analitičare koji rade na implementaciji EDMS-a kao interni projekat preduzeća (organizacije), tj. analitičar je zaposlenik kompanije u kojoj se implementira EDMS.

Šema rezultata pretprojektne ankete

Ciljevi ankete prije projekta su:

• dobijanje opštih informacija o objektu implementacije EDMS;
• definisanje ciljeva implementacije;
• identifikaciju općih ključnih zahtjeva za EDMS i granice projekta;
• utvrđivanje opšteg stanja organizacije toka dokumenata i kancelarijskog rada;
• identifikacija glavnih korisnika (činovnici, menadžeri, itd.);
• utvrđivanje ukupnog nivoa složenosti potencijalnog projekta;
• procjenu potreba za migracijom podataka i integracijom sa drugim softverom;
• prikupljanje informacija neophodnih za pripremu efektivnog i dobitnog komercijalnog predloga [ako posao obavlja kompanija van objekta implementacije].

Kako bi se dobile potrebne informacije o projektu, provode se ankete i intervjui glavnih korisnika (Kupac, menadžer projekta, šefovi odjeljenja, glavni korisnici).

Uzorci pitanja upitnika, čiji će vam odgovori omogućiti da dobijete primarne informacije od Kupca i budućih korisnika EDMS-a, predstavljeni su u odjeljku „Pitanja za upitnike i intervjue“.

Kao rezultat Predprojektna inspekcija se vrši:

• procjena količine posla potrebnog za implementaciju EDMS-a;
• izrada izvještaja o pretprojektnoj anketi;
• priprema i demonstracija prototipa rješenja (ako je potrebno);
• priprema komercijalne ponude.

1. Ciljevi i zadaci implementacije EDMS-a;
2. Granice projekta za implementaciju EDMS-a;
3. Ostale primljene informacije.

Nakon sprovođenja pretprojektne ankete, postaje moguće procijeniti količinu analitičkog i tehničkog posla koji će biti potrebno obaviti, kao i rezultate koje treba postići.

Kao rezultat, razvija se dokument koji sadrži opis osnovnih zahtjeva za EDMS, granice projekta i druge identificirane informacije. Ako informativnu anketu provodi organizacija vanjska za Kupca, priprema se i prototip rješenja za demonstraciju Kupcu (ako je potrebno) i komercijalni prijedlog.

U ovoj fazi, na osnovu primljenih primarnih informacija, menadžer projekta (PM) izrađuje osnovni plan rada, hijerarhijsku strukturu rada (WBS) i povelju projekta.

U ovoj fazi može se izvršiti i odabir platforme na kojoj će se razvijati EDMS.

Informaciono istraživanje i analiza

Koristeći rezultate pretprojektne ankete kao polaznu tačku, Informativna anketa pojašnjava prethodno dobijene informacije, ispituje i opisuje postojeće poslovne procese („kao što je“) i predlaže buduće, optimizovane poslovne procese („biti“). kako bi trebalo da bude”), a takođe opisuje sve potrebne modifikacije u sistemu za podršku ovih poslovnih procesa i EDMS interfejsa.

Šema rezultata informativne ankete

Ciljevi informativna anketa su:

• proučavanje i precizan opis poslovnih procesa koji se automatizuju;
• definicija i opis modifikacija sistema, interfejsa, uklj. interfejsi sa eksternim sistemima i sredstvima za prenos podataka iz postojećih programa koji se moraju razviti i implementirati tokom projekta;
• razvoj tehničkih specifikacija (TOR);
• razvoj preporuka za reinženjering (optimizaciju) tokova dokumenata i organizaciju toka dokumenata i kancelarijskog rada.

Svrha ove faze je da se identifikuju zahtjevi Kupca za rezultate implementacije, stoga je neophodna bliska saradnja između Kupca, glavnih korisnika i analitičara tokom cijele faze istraživanja i analize informacija. Obično je Informacijska anketa sljedeći korak nakon ankete prije projekta i uključuje detaljno ispitivanje svih oblasti poslovanja na koje će projekat uticati, umjesto da se jednostavno identifikuju glavna funkcionalna područja i „ubojite aplikacije“, kao što je se radi tokom pretprojektne ankete.

U cilju dobijanja potrebnih informacija, ankete i intervjui glavnih korisnika (Kupac, menadžer projekta, šefovi odeljenja, glavni korisnici) provode se slično kao i pretprojektno istraživanje, ali na detaljnijem nivou.

Uzorci pitanja upitnika, čiji će vam odgovori omogućiti da dobijete informacije od Kupca i budućih korisnika EDMS-a, predstavljeni su u odjeljku „Pitanja za upitnike i intervjue“.

rezultate rad se ogleda u dokumentu "Funkcionalni zahtjevi" (FR) ili izvještaju, odnosno projektnom zadatku (u zavisnosti od složenosti projekta).

Završni dokument mora sadržavati:

1. Funkcionalni zahtjevi za EDMS;
2. Opis EDMS sučelja;
3. Opis poslovnih procesa;
4. Preporuke za reinženjering (optimizaciju) toka dokumenata;
5. Ostale informacije dobijene tokom ankete i analize.

Kao rezultat obavljenog posla na organizovanju efikasnog kancelarijskog rada i toka dokumenata i donete odluke o implementaciji elektronskog sistema upravljanja dokumentima, projektni tim formuliše zahteve za automatizovani sistem, sačinjava listu procesa koji se automatizuju, utvrđuje prioritete i redoslijed njihove automatizacije.

Nakon utvrđivanja ciljeva, zadataka i granica projekta za implementaciju EDMS-a, počinje rad na razvoju i implementaciji automatizovanog sistema za elektronsko upravljanje dokumentima.

Da bi se efikasno automatizovao rad sa dokumentima, preporučuje se:

1. Napravite listu postojećih vrste dokumenata U organizaciji
2. Uradi ispitivanje svake vrste dokument (vidi dolje)*
3. Compose spisak odgovornih zaposlenih za kreiranje dokumenata (ko kreira koje vrste dokumenata)
4. Compose spisak zaposlenih koji obilaze, potpisuju, odobravaju dokumenta (ko, koje vrste dokumenata; uslovi pod kojima je potrebna viza, potpis)
5. Na osnovu ovih lista kreirajte opštu rutu prolaz dokumenata sa uslovima za prolaz - algoritam (Operogram ili grafička šema toka dokumenata)
6. Odredite potrebno računovodstvene isprave(izvještaji): uslovi za izradu izvještaja i njihove forme
7. Odrediti koje vrste dokumenata treba staviti pod kontrolu (odrediti rokove, oblike obavještenja, obrazac kontrolne kartice, uslove za skidanje sa kontrole)
8. Na osnovu anketa izraditi uputstva za predškolske obrazovne ustanove ako je potrebno
9. Napravite listu slučajeva(sa naznakom perioda skladištenja i principa za formiranje sanduka) ako je potrebno
10. Napravite listu koja odražava mehanizam za pristup različitim vrstama dokumenata (u zavisnosti od pozicije)

Pregled svake vrste dokumenta:

• opisati tehnologiju dokumentacije (kompilacije): skup detalja, njihovu lokaciju, metode popunjavanja (ako je potrebno);
• opisati oblike registracionih i kontrolnih kartica (RCC): skup i raspored polja u kartici;
• pokazati uslove za kretanje dokumenata (dostupnost potpisa, viza, čekova, itd.);
• pokazati dijagram toka dokumenta (putu) ili listu glavnih indosanata, potpisnika, itd.;
• opisati način registracije, šifre koje se dodjeljuju različitim vrstama dokumenata

Pitanja za upitnike i intervjue

Ovdje su navedena pitanja koja se mogu koristiti u upitnicima ili prilikom anketiranja korisnika prilikom provođenja ankete o objektu implementacije EDMS-a. Pitanja su savjetodavna. Ne postoje jasni zahtjevi za sprovođenje ankete, tako da analitičar mora biti kreativan u pribavljanju potrebnih informacija, njihovom strukturiranju i prikazivanju.

Potrebno je automatizirati proces upravljanja dokumentima:
1. Koji su dugoročni i kratkoročni ciljevi implementacije sistema?
2. Koji su glavni kriteriji za uspjeh projekta implementacije sistema upravljanja dokumentima?
3. U kom vremenskom roku je poželjno implementirati sistem? Koji su razlozi ovih rokova?
4. Ko je glavni inicijator projekta: u interesu kojeg odjela ili rukovodioca (menadžera) se planira implementacija sistema?
5. Ko su glavni kupci EDMS-a (koji odjeli) i glavni učesnici EDMS-a?
6. Prilikom implementacije sistema, planirate li potpuni ili djelimični prelazak na bezpapirnu tehnologiju za kancelarijski rad i protok dokumenata? Opišite kako to vidite.
7. Da li se planira korištenje kriptografske zaštite informacija i sistema elektronskog digitalnog potpisa (CIPF i EDS)? Ako DA, molimo navedite naziv ili tip sistema prioriteta.
8. Obrada, koje vrste dokumenata, formata i tipova planira da sistem automatizuje?
8.1. Ukratko opišite glavne parametre svakog od njih, navedite razlike.
8.2. Postavite svoje prioritete
9. Koliko radnih stanica se planira instalirati odjednom?
10. Koliko je radnih mjesta planirano za eventualno povezivanje na sistem (ukupno)?
11. U kojim odjeljenjima se planira implementacija EDMS-a?
12. Opišite glavne funkcionalne odgovornosti odjela – glavnih učesnika EDMS-a.

Organizaciona pitanja:
13. Postoje li tehnički stručnjaci koji će voditi projekat u ime Kupca?
14. Postoje li stručnjaci u predškolskim obrazovnim ustanovama koji će voditi projekat u ime naručioca?

Pitanja o predškolskom obrazovanju:
15. Da li postoje odobrene odredbe, uputstva, propisi ili drugi normativni dokumenti koji regulišu rad sa dokumentima (opisi pravila kancelarijskog rada i toka dokumenata)?
15.1. Koliko su zreli i relevantni?
15.2. Postoje li planovi za njihovu promjenu?
15.3. Ukoliko takvi dokumenti postoje, dostavite ih na analizu.
16. Ukoliko ovakva pravila (propisi, uputstva, metode) ne postoje ili nisu relevantna, da li je potrebno izvršiti anketu, opis i optimizaciju postojećih procesa?
16.1. Postoji li razumijevanje neophodnosti i pravovremenosti takvih radnji?
16.2. Ili postoje planovi za automatizaciju procesa „kako jesu“?
16.3. Ako će se vršiti anketa i optimizacija, definisati oblasti istraživanja, ciljeve i kriterijume optimizacije.
17. Kako se obavlja papirologija?
17.1. Centralizirano;
17.2. decentralizovano;
17.3. Miješano.
18. Koji odjel ili zaposlenik je odgovoran za rad sa dokumentima?
19. Ko u kompaniji organizuje rad sa dokumentima (koje odeljenje)?
20. Koje funkcije (procesi, rad) treba automatizirati za ove vrste dokumenata? Opišite ih (ukratko)
21. Koliki je približni obim toka dokumenata godišnje/mjesečno za svaku određenu vrstu dokumenta?
22. Navedite vrste dokumenata za koje se koriste obrasci i šabloni, rad sa kojima se planira automatizovati?
23. Koji se oblici računovodstva i registracije koriste za svaku vrstu dokumenta? Opišite njihovu strukturu, pravila popunjavanja, pravila za generisanje registarskih brojeva.
24. Koja dokumenta zahtijevaju dodatnu kontrolu? Opišite njihove karakteristike i zahtjeve kontrole.
25. Koje vrste i vrste izvještavanja treba implementirati za svaku vrstu dokumenta?
26. Vrste obavljenog posla na svakoj vrsti dokumenta. Promjene koje se dešavaju na dokumentu tokom poslovnog procesa.
27. Opišite poslove zaduženja za obradu dokumenata zaposlenih koji su učesnici u dokumentacionom toku.
28. Opišite postojeću tehnologiju za rad sa dokumentima u organizaciji ili odjelu:
28.1. postupak prosljeđivanja obrade i registracije ulaznih dokumenata;
28.2. proceduru za rukovodstvo za razmatranje pristiglih dokumenata i izdavanje rješenja;
28.3. struktura rezolucije;
28.4. postupak podnošenja dokumenata na kontrolu;
28.5. vrste kontrole;
28.6. rokovi;
28.7. spisak dokumenata čije je izvršenje podložno kontroli;
28.8. tehnologija kontrole izvršenja dokumenata;
28.9. postupak evidentiranja dokumenata primljenih na izvršenje u strukturne podjele;
28.10. postupak za skidanje dokumenata iz kontrole;
28.11. postupak za razmatranje nacrta dokumenata od strane menadžmenta, njihovo usvajanje od strane različitih odeljenja i odobravanje;
28.12. postupak registracije i prosljeđivanja obrade izlaznih dokumenata;
28.13. postupak izrade internih dokumenata;
28.14. organizacija čuvanja dokumenata u strukturnim odjeljenjima iu centralnom arhivu organizacije.
29. Šta treba promijeniti u radu sa dokumentima?
30. Koji oblici računovodstva i registracije se koriste za svaku vrstu dokumenta?
30.1. Opišite njihovu strukturu i pravila popunjavanja (ako postoje).
30.2. Pravila za generisanje registarskog broja
31. Koje vrste i vrste izvještavanja treba implementirati za svaku vrstu dokumenta?
31.1. tekući kancelarijski izvještaji;
31.2. završni uredski izvještaji;
31.3. izvještaji zavoda za statistiku;
32. Sposobnost uspostavljanja i praćenja veza između dokumenata

Pitanja o arhivskoj pohrani:
33. Da li postoji arhiv kao strukturna jedinica?
34. Ko je odgovoran za brzo skladištenje dokumenata?
35. Da li postoje uputstva za čuvanje dokumenata? Ako imate regulatorne dokumente, dostavite ih.
36. Da li se Nomenklatura predmeta izrađuje (svake godine)?
37. Koja je jedinica (službeno lice) odgovorna za izradu i odobravanje konsolidovane nomenklature predmeta.
38. Da li postoji ispitivanje vrijednosti dokumenata i uništavanje dokumenata?
39. Postoji li naučni referentni aparat? Ko ga vodi? Opišite njegovu strukturu.
40. Da li je razvijena politika pristupa dokumentima, posebno onim povjerljivim?
41. Da li se planira prebacivanje arhive “papirnih” dokumenata u sistem?
41.1. Molimo navedite približnu količinu, format i vrste dokumenata.
41.2. Da li je arhiva dokumenata geografski distribuirana? Ako DA, gdje se nalaze lokacije za skladištenje dokumenata?
41.3. Odredite potreban vremenski okvir za prijenos informacija u sistem.
42. Koja pravila važe za otpisivanje dokumenata u dosijee, njihovo prenošenje u arhivu, koji su standardi skladištenja?
43. Pravila za rad sa Nomenklaturom predmeta Odjeljenja, njenom strukturom i organizacijom čuvanja dokumentacije u Odjeljenju, rad sa kojim se automatizuje.

Opis organizacione strukture:
Da bi se izvršila početna procjena zahtjeva, potrebne su informacije o organizacionoj strukturi kompanije. Opis organizacione strukture mora biti dijagram (u Visio, ARIS ili drugom sličnom formatu). Moguć je i tekstualni opis. Dijagram (ili tekstualni opis) organizacione strukture treba da odražava:

44. Spisak organizacija najvišeg nivoa (upravljačko društvo, spisak kompleksa, filijala, pojedinačnih pravnih subjekata (npr. kancelarije kompanije), itd.), uključujući:
44.1. nazivi organizacija;
44.2. geografski položaj organizacija;
44.3. odnosi između organizacija (hijerarhija);
44.4. sfere aktivnosti organizacija.
45. Organizacione strukture organizacija najvišeg nivoa, koje treba da sadrže:
45.1. struktura odjeljenja;
45.2. međusobni odnosi između odjela;
45.3. funkcije odjela;
45.4. oblasti odgovornosti odeljenja.

Prije svega, zanimaju nas informacije o strukturnim jedinicama koje će biti uključene u implementaciju sistema elektronskog upravljanja dokumentima.

IT infrastruktura organizacije:
46. ​​Koja tehnička podrška je dostupna: karakteristike servera, klijentske stranice?
47. Da li se informacioni sistem(i) trenutno koristi za automatizaciju tekućih zadataka?
47.1. Ako DA, koje karakteristike uključuje?
47.2. Sa čime ste nezadovoljni/trenutnim problemima?
47.3. Da li se planira njegova potpuna ili djelomična zamjena?
47.4. Migracija podataka: kako se planira prenijeti akumulirane informacije:
- ne može se tolerisati
- nositi rukom,
- automatski transfer.
47.5. Ako planirate automatski prenijeti “stare” podatke u novi sistem, potrebno je dati informacije o strukturi i formatima skladištenja, te formulirati zahtjeve za konverziju podataka.
48. Da li je potrebna integracija sa drugim sistemima?
49. Koja je tipična konfiguracija klijentskih radnih stanica (procesor, RAM, operativni sistem, itd.)?
50. Da li postoji lista standardnog softvera instaliranog na kancelarijskim računarima? Ako DA, navedite ovu listu.
51. Koje su karakteristike osnovnog serverskog hardvera?
52. Da li zaposleni u kompaniji koriste korporativnu e-poštu u svom svakodnevnom radu? Koji mail server i klijent koristite?
53. Navedite verziju i programera softvera korporativnog servera e-pošte.
54. Koja je vaša mrežna topologija:
1.1. Da li je lokalna mreža zasnovana na Windows NT domeni?
1.2. Koliko radnih stanica ima na vašoj lokalnoj mreži?
1.3. Postoji li teritorijalna distribucija mreže? Ako ima:
1.3.1. Kakva je distribucija radnih stanica po filijalama (kancelarijama)?
1.3.2. Koliki je kapacitet komunikacijskih kanala između segmenata mreže?
55. Da li postoji namenski fajl server dizajniran za skladištenje dokumenata? Koja je procijenjena količina dokumenata pohranjenih na ovom serveru?
56. Postoji li strategija za pohranjivanje nestrukturiranih informacija (računari, namjenski serveri datoteka, podsistemi za skladištenje, itd.)
57. Koja je prosječna količina dokumenata pohranjenih na radnim stanicama klijenata?
58. Koji korporativni informacioni sistemi (CIS) se koriste u preduzeću?
59. Postoje li licencirani DBMS-ovi i kako se koriste? Navedite programere i verzije DBMS-a koji se koriste u preduzeću.
60. Da li se usluge imenika koriste za identifikaciju korisnika? Ako DA, navedite koje.
61. Postoji li služba tehničke podrške za korisnike (helpdesk)? Postoje li neki propisi za ovu uslugu?
62. Koliko zaposlenih ima odjel informacionih tehnologija (odjel, odjel)? Koji su glavni zadaci koje ova jedinica rješava?
63. Navedite sisteme sa kojima sistem upravljanja dokumentima treba da bude integrisan.
64. Navesti približni odnos zaposlenih koji imaju pristup dokumentima samo na pregled prema broju zaposlenih koji imaju pravo na izmjene i vršenje određenih radnji.

Zahtjevi za EDMS:
65. Navedite i opišite koje funkcionalne zahtjeve za novi sistem smatrate najvažnijim.
66. Sastav atributa svake kartice dokumenta:
- Ime
- Opis
- Oznaka na obrascu (ime na obrascu)
- Tip podataka
- Način popunjavanja (ručno, iz imenika,...)
67. Pretraga dokumenata po atributima registracionih kartica Lista detalja kartice za pretragu
68. Potreba za kreiranjem istorije rada sa dokumentima, praćenje toka izvršenja i procesa odobravanja itd.
69. Potrebni filteri u sistemu
70. Zahtjevi za informacijama koje sistem mora zadovoljiti

Analiza efikasnosti implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima (EDMS)

Efikasnost je jedan od najčešćih ekonomskih pojmova. Učinkovitost se može definirati kao vjerovatnoća postizanja cilja. Navedena analiza preduslova za implementaciju EDMS-a nije dovoljna da bi preporučila njegovu implementaciju. Potrebna je analiza isplativosti EDS-a.

Ciljevi implementacije elektronskog sistema za upravljanje dokumentima:

kancelarijska automatizacija,

automatizacija tokova dokumenata,

automatizacija kontrole izvršenja dokumenata i naloga,

povećanje discipline izvođenja,

dovođenje stvari u red pri radu sa dokumentima,

smanjenje vremena za transakcije dokumenata,

prelazak na tehnologije bez papira.

Tako je moguće utvrditi efektivnost korišćenja elektronskog sistema za upravljanje dokumentima (EDMS) u užem smislu za pojedinačne delatnosti i korisnike. U ovom slučaju, razumno je razmotriti sljedeće vrste efekata:

ekonomski - njegovi pokazatelji uzimaju u obzir u vrijednosnom smislu sve vrste rezultata i troškova uzrokovanih implementacijom EDS-a. Automatizacija kancelarijskog rada, automatizacija tokova dokumenata, automatizacija kontrole izvršenja dokumenata i naloga pomaže u smanjenju grešaka koje nastaju prilikom ručnog rada, ubrzavanju procesa toka dokumenata, što omogućava nesumnjivi dobitak u vremenu i uštedu u troškovima energije, troškovi mašinskog vremena itd.

finansijski - obračun pokazatelja ove vrste efekta zasniva se na finansijskim rezultatima korišćenja EDMS-a, što se ogleda u smanjenju vremena za rad sa dokumentima, čime se smanjuje trajanje rada sa dokumentima,

resurs - njegovi pokazatelji odražavaju uticaj upotrebe EDMS-a na obim proizvodnje i potrošnje određene vrste materijalnog resursa (električna energija, radna snaga itd.). Kao što je već spomenuto, dobitak u vremenu pri radu sa dokumentima će smanjiti potrošnju električnih resursa, radnih resursa itd.

naučno-tehnički - uključuje novinu, jednostavnost, korisnost EDMS-a;

društveni - njegovi indikatori uzimaju u obzir društvene rezultate implementacije EDMS-a, izražene u smanjenju radnog intenziteta pripreme i obrade jedinice podataka u automatizovanom sistemu upravljanja dokumentima.

Pogledajmo bliže uštede na troškovima rada za korisnike EDMS-a.

Izračunavanje uslovne godišnje uštede troškova za nadoknadu radnika j. kvalifikacije Cj kada se radni intenzitet procesa pripreme i obrade informacija menja kao rezultat uvođenja EDMS-a određen formulom

Sj = Szpj (Q1 - Q2) A2 / Fj,

gdje je Szpj godišnji fond zarada j-tog kvalifikacijskog radnika angažovanog na pripremi i obrađivanju podataka, rub.; Q1, Q2 - radni intenzitet pripreme i obrade jedinice podataka u osnovnoj i novoj verziji softverskog proizvoda, osoba/sat; A2 - godišnji obim posla na pripremi i obradi podataka u novoj verziji softverskog proizvoda, prirodne jedinice; Fj je godišnje radno vrijeme jednog zaposlenog j. kvalifikacije, angažovanog na pripremi i obradi podataka, sati.

Izračunajmo uštede za naknadu za menadžera koji radi u javnom sektoru prema 11. kategoriji jedinstvenog tarifnog rasporeda i ima platu od 10.000 rubalja. Uzimajući u obzir činjenicu da menadžer ima mjesečni bonus od 75% svoje plaće, njegova mjesečna plata iznosi 17.500 rubalja. Shodno tome, godišnji fond plata menadžera iznosi 210.000 rubalja. S obzirom na to da je sa petodnevnom radnom nedeljom broj radnih dana 249, godišnje radno vreme direktora iznosiće 1992 sata.

Intenzitet izrade i obrade dokumenata uz prethodni način rada iu EDMS sistemu je 25 [osoba/sat], odnosno 20 [osoba/sat]. Godišnji obim posla na pripremi i obradi podataka u EDMS (u fizičkim jedinicama) je? 80 dokumenata.

Tako ostvarujemo uštede u troškovima menadžerskog rada:

C = 17500 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 3514 rubalja,

što je 20% godišnjeg fonda zarada rukovodioca 11. kategorije angažovanog na pripremi i obrađivanju dokumenata u automatizovanom sistemu za upravljanje dokumentima.

Putkina Lidija Vladimirovna

Kandidat tehničkih nauka, profesor, Katedra za informatiku i matematiku, Ekonomski fakultet, Sankt Peterburg Humanitarni univerzitet sindikata Sankt Peterburg, Rusija

Sažetak: Ovaj članak razmatra karakteristike implementacije elektronskog sistema za upravljanje dokumentima. U članku se napominje da efikasnost svake organizacije ovisi o efikasnosti obrade dokumenata i brzini distribucije informacija između odjela organizacijske strukture i izvođača. Proces uvođenja elektronskog upravljanja dokumentima može se podijeliti u osam faza. Jedna od bitnih tačaka je činjenica da se nakon uspješnog završetka svake od osam faza automatizacije implementirani sistem mora stalno usavršavati i usavršavati. Ovo je jedan od glavnih faktora za uspešno korišćenje elektronskog upravljanja dokumentima u preduzeću.

Ključne reči: elektronski sistemi za upravljanje dokumentima, implementacija, efikasnost, preduzeće

Osobine implementacije elektronskog dokumenta

Doktor tehničkih nauka, profesor Katedra za računarstvo i matematiku, Ekonomski fakultet Sankt Peterburg Univerzitet humanističkih i društvenih nauka Sankt Peterburg, Rusija

Sažetak: U ovom članku se razmatraju karakteristike uvođenja sistema elektronskog upravljanja dokumentima. U članku se napominje da efikasnost svake organizacije zavisi od efikasnosti obrade dokumenata, brzine distribucije informacija između jedinica organizacione strukture i izvođača. Proces implementacije elektronskog dokumenta može se podijeliti u osam faza. Jedan od naglasaka je činjenica da se nakon uspješnog završetka svake od osam faza automatizacije implementirani sistem mora kontinuirano usavršavati i poboljšavati. Ovo je glavni faktor u uspešnoj upotrebi elektronskog upravljanja dokumentima u preduzeću.

Ključne riječi: elektronski sistem upravljanja dokumentima, implementacija, efikasnost, preduzeće

U savremenom svijetu efikasnost svake organizacije ovisi o efikasnosti obrade dokumenata, brzini distribucije informacija između odjela organizacijske strukture i izvođača, kao i od pouzdanosti cjelokupne informacijske komponente u cjelini.

Zato u posljednje vrijeme menadžeri mnogih preduzeća sve češće postavljaju pitanje poboljšanja sistema toka dokumenata. Ovaj zadatak se može postići automatizacijom.

Danas automatizovani protok dokumenata nije inovacija. Neke organizacije su već implementirale i koriste elektronski sistem upravljanja dokumentima (EDMS). Međutim, većina preduzeća i dalje održava tok dokumenata u tradicionalnom papirnom obliku.

Glavni kriterij pri odabiru oblika kancelarijskog rada je obim dokumenata koje je organizacija stvorila i primila u određenom vremenskom periodu. Stoga je u preduzećima u kojima je struktura odjela razgranana i povezana lancem različitih dokumenata prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima vrlo važan zadatak.

Da bismo stvorili tačnu ideju o ovom konceptu, pogledajmo ga detaljnije. Elektronsko upravljanje dokumentima može se predstaviti kao jedinstven mehanizam za kretanje dokumenata koji su kreirani pomoću kompjuterskih alata i po pravilu potpisani elektronskim digitalnim potpisom. Istovremeno, dokumenti se obrađuju i putem elektronskih medija.

U organizaciji u kojoj je implementiran EDMS, dokument služi kao osnovni alat za upravljanje. U takvim organizacijama ne postoje samo naređenja, uputstva ili odluke. Postoje dokumenti koji sadrže upravo te odluke, naredbe i uputstva. Dakle, upravljanje u organizaciji se u potpunosti odvija putem dokumenata. Većina poslova koje obavljaju zaposleni takođe je povezana sa dokumentima.

EDMS se može koristiti u bilo kojoj organizaciji: kako za malo preduzeće, tako i za ogromnu holding kompaniju ili korporaciju sa cijelom mrežom filijala. Neke kompanije počinju automatizacijom pojedinačnih faza toka dokumenata, budući da EDMS ima niz značajnih prednosti:

1) Prvo, treba napomenuti transparentnost poslovnih procesa. U elektronskom sistemu mnogo je lakša i brža kontrola prijema, izvršenja i kreiranja dokumenata. Uz ovu pomoć, menadžment može pratiti poslovne procese organizacije u bilo kojem trenutku.

2) Takođe, uz pomoć elektronskog upravljanja dokumentima unapređena je izvršna funkcija. Prema statistikama, značajan dio naloga ne izvršavaju zaposleni. EDMS omogućava rukovodiocima da prate procese rada, brzinu i kvalitet izvođenja, i što je najvažnije, rezultat rada.

3) Smanjuje se vrijeme za obradu i izvršenje dokumenata. Elektronsko upravljanje dokumentima omogućava bržu pretragu, kreiranje, obradu i distribuciju dokumenata. To se postiže automatskim sastavljanjem sažetaka, registara i izvještaja, što vam zauzvrat omogućava da posao obavljate efikasno i brzo, a kao rezultat toga, optimizirate poslovne procese.

4) Povećava se stepen povjerljivosti informacija. Svaki zaposleni ima stepen pristupa i upravljanja dokumentima kompanije koji odgovara njegovim ovlaštenjima. Na primjer, zaposleni može imati pravo čitanja dokumenta, može imati mogućnost uređivanja, unošenja odgovarajućih prilagodbi u dokument, ili oni također mogu imati puna prava. Svaka radnja se evidentira u kompjuterskom sistemu. To znači da je u svakom trenutku moguće vidjeti ko je od zaposlenih izvršio promjene u podacima i radio s njima.

Za mnoge organizacije, problem povjerljivosti informacija je vrlo akutan. Gubitak bilo kojeg važnog dokumenta može rezultirati milionskim gubicima. U tom smislu, papirna dokumenta su podložna mnogo većem riziku, jer se bez problema mogu ukloniti iz fascikle, a sve informacije će biti prenete trećem licu. Nakon implementacije elektronskog sistema upravljanja dokumentima u kompaniji, možda neće biti moguće eliminisati potpuno curenje informacija. Međutim, u ovom slučaju će se moći vidjeti ko je od zaposlenih koristio ove dokumente iu kojem trenutku.

5) Uz pomoć EDMS-a optimizuje se šema za obuku novih zaposlenih, kao i uvođenje novih procesa u kompaniji. Uvođenje novih propisa i uputstava korištenjem elektronskog upravljanja dokumentima odvija se mnogo brže nego da se svaki zaposleni posebno informiše i upozna sa papirnom dokumentacijom.

6) Nivo korporativne kulture raste. EDMS stvara jedinstven informacijski prostor u koji su uključene sve ili većina struktura kompanije. Ovo, zauzvrat, stvara priliku da se gotovo svaki zaposlenik uključi u korporativne procese.

7) Kada kompanija pređe na elektronsko upravljanje dokumentima, rješava se problem prilagođavanja novim promjenama na tržištu međunarodnih standarda. Ako do njih dođe, organizacija koja koristi EDMS može brzo napraviti promjene u novom predlošku, čime se povećava nivo konkurentnosti na tržištu.

Međutim, ovaj način unapređenja poslovanja preduzeća, uz svoje prednosti, ima i svoje nedostatke.

Prije svega, sigurnost dokumenata je ozbiljan problem. Virus može ući u vaš računar, a sistem za čuvanje dokumenata možda neće raditi. Ovaj problem se može riješiti kreiranjem rezervacijskog sistema.

Drugi mogući nedostatak uvođenja EDS-a može biti konzervativizam zaposlenih koji će biti zaposleni u sistemu. Prelaskom na automatizovano upravljanje dokumentima nije uvek moguće izbeći i sprečiti nezadovoljstvo zaposlenih koji su navikli na ručni rad i imaju nepotpuno znanje o elektronskom upravljanju dokumentima.

Takođe, sistem elektronskog upravljanja dokumentima veliku važnost pridaje kompetentnom unosu podataka. U ovom slučaju, ljudski faktor je posebno važan, jer će nesmetano funkcionisanje sistema u budućnosti zavisiti od kvalifikacija i kvaliteta rada osoblja.

U fazi nabavke i implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima, menadžment kompanije mora biti spreman za finansijske troškove. Iako se naknadno ovi troškovi obično nadoknađuju smanjenjem troškova rada sa dokumentacijom i optimizacijom poslovnih procesa.

Razmjena elektronskih dokumenata nije moguća sa svim ugovornim stranama. Razlog tome je nedostatak jedinstvenog informacionog prostora. Kao rezultat toga, mnoge kompanije su prisiljene istovremeno obavljati razmjenu i papirnih i elektronskih dokumenata. Ostaje očigledna činjenica da bi slanje akata i ugovora elektronskim putem uvelike pojednostavilo rad između kupca i klijenta u bilo kom segmentu tržišta.

Obavezni uslov za većinu dokumenata, koji im daje pravnu snagu, je lični potpis. Pravna snaga elektronskog dokumenta obično se potvrđuje elektronskim potpisom, koji, prema 63-FZ, može biti tri vrste:

1) Jednostavan elektronski potpis. Ova vrsta potpisa kreira se pomoću lozinki, kodova i drugih alata koji identifikuju autora potpisanog dokumenta. U ovom slučaju se ne koristi kriptografski elektronski potpis.

2) Ojačani nekvalifikovani potpis. Za kreiranje ove vrste potpisa koriste se kriptografska sredstva, što zauzvrat omogućava određivanje autora dokumenta. Poboljšani nekvalifikovani potpis često je analog dokumenta sa pečatom.

3) Unaprijeđeni kvalifikovani potpis može zamijeniti papirnu dokumentaciju u svim slučajevima. Izuzetak je situacija kada je na zakonodavnom nivou potreban samo dokument na papiru.

Danas većina država smatra da su papirna dokumenta sa redovnim potpisom i elektronska dokumenta potpisana kvalifikovanim elektronskim potpisom jednaka.

Prelazak organizacije sa papirnog na elektronsko upravljanje dokumentima mora biti kompetentan i promišljen, jer od ovog koraka zavisi dalji rad celog preduzeća.

Najčešće je inicijator automatizacije procesa toka dokumenata u preduzeću generalni direktor. Interes menadžmenta za prelazak na bezpapirni dokumentotok igra veliku ulogu, jer od toga umnogome zavisi uspjeh ovog projekta.

Obično se sama automatizacija konvencionalno dijeli na dva dijela: sam proces i izvještaj, odnosno kontrolu nad radom gotovog proizvoda.

Ako zadatak nije samo implementacija elektronskog upravljanja dokumentima, već i transformacija poslovnih procesa, onda se projektni zadatak mora formulisati zajedno sa menadžerima koji su odgovorni za te procese. Samo ako budu regrutovani kao saveznici, biće moguće stvoriti uspješnu verziju elektronskog upravljanja dokumentima.

Proces automatizacije može se podijeliti u nekoliko ključnih faza:

Faza 1. Tehničke specifikacije. Za početak, projekt menadžeri moraju odlučiti o zadacima koje bi budući sistem trebao obavljati. Jasno formulirani ciljevi pomoći će vam da napravite pravi izbor u drugoj fazi.

Faza 2. Odabir IT rješenja. Za kompaniju sa malim protokom dokumenata, korišćenje elektronske baze podataka kao što je Access ili Excel može biti dovoljno. Odnosno, mala preduzeća ne moraju uvijek da se uključe u globalno restrukturiranje toka dokumenata.

Menadžeri velikih preduzeća koja imaju regionalna odjeljenja koja žele automatizirati tok dokumenata, naprotiv, moraju biti spremni na skupu i dugotrajnu implementaciju.

Faza 3. Opis poslovnih procesa. Prije početka implementacije upravljanja dokumentima, potrebno je proučiti trenutno postojeće poslovne procese preduzeća. Upravo u ovoj fazi vodeću ulogu imaju šefovi odjela koji se bave automatizacijom. Njihov glavni zadatak je da pomognu u opisivanju putanje dokumenata i kreiraju korak po korak tok poslovnih procesa.

Faza 4. U ovoj fazi se izrađuju procjene, kalendarski rasporedi, liste potrebnih resursa i izrađuje se opšti plan rada. U ovom slučaju potrebno je uzeti u obzir sve postojeće prednosti i nedostatke koji će se pojaviti nakon automatizacije dokumenata.

Faza 5. Implementacija. U ovoj fazi dolazi do direktne implementacije elektronskog upravljanja dokumentima. Trajanje faze direktno zavisi od složenosti strukture organizacije i poslovnih procesa koji se u njoj odvijaju. Kontrolu i koordinaciju rada vrši rukovodilac projekta.

Faza 6. Završetak. U ovoj fazi se program testira. Vrlo često testiranje otkriva nedostatke u automatizaciji. Ova faza je važna jer još uvijek ima mogućnost brzog otklanjanja nastalih problema.

Faza 7. Puštanje projekta u funkciju. Ovo može biti jedna od metoda implementacije koja se koristi na početku korištenja sistema:

Paralelna strategija, odnosno rad se odvija po starom sistemu, ali se istovremeno koriste nove tehnologije. Pri tome se dva sistema – stari i novi – stalno upoređuju i, kao rezultat, novi sistem se postepeno prilagođava. Međutim, zbog dupliciranja podataka, ovaj pristup je najzahtjevniji i dugotrajniji.

Skok - prijelaz na korištenje novog sistema se vrši trenutno, odnosno nema procesa tranzicije. Ova metoda je efikasna, ali vrlo rizična.

Pokretanje pilot projekta - skok se dešava u jednom području. Ovaj pristup je pouzdan.

Sekvencijalna automatizacija. Implementacija počinje sa uskim grlima i postepeno nova područja počinju da učestvuju u procesu. Prilikom odabira ovog pristupa, u pravilu se troši mnogo vremena, ali isplativost je vidljiva gotovo odmah.

U ovoj fazi, bez obzira na odabranu strategiju, mogu nastati poteškoće zbog konzervativnosti zaposlenih. Međutim, uz pravi pristup, vjerovatnoća rizika može se značajno smanjiti.

Faza 8. Praćenje upotrebe sistema. Glavni cilj u ovoj fazi je postizanje postepenog korištenja programa u punom kapacitetu. To jest, program bi trebao postati pravi alat za upravljanje dokumentima, a ne ostati skup datoteka.

Još jedna važna stvar je činjenica da se i nakon uspješnog završetka svake od osam faza automatizacije implementirani sistem mora stalno usavršavati i usavršavati. Ovo je jedan od glavnih faktora za uspešno korišćenje elektronskog upravljanja dokumentima u preduzeću.

Dalja podrška sistema mora uključivati:

Održavanje sistema u ispravnom stanju. Može se sastojati od pružanja savjeta korisnicima, rješavanja grešaka i pravljenja rezervnih kopija podataka;

Prilagođavanje sistemskih direktorija na osnovu trenutnih promjena u organizaciji;

Praćenje promjena u zakonodavstvu;

Promjena postavki u sistemu kako bi se zadovoljili zahtjevi novih zaposlenika.

Bibliografija:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Vremenska konstanta udvostručavanja učinaka inovacije // Mediterranean Journal of Social Sciences. – 2015. – br. 6 – 36. – Str. 307-312.

2. Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A., Minakov V. F., Minakova T. E. Verifikacija ekonomskog i matematičkog modela inovativnog razvoja komunikacija i informacijskih telekomunikacija u Rusiji // Bilten Federalnog univerziteta Sjevernog Kavkaza. – 2015. – br. 3 (48). – str. 78-84.

3. Goryacheva E. A., Minakov V. F., Barabanova M. I. Model upravljanja likvidnošću pod kontrolom Banke Rusije u realnom vremenu // Ekonomija, statistika i informatika. UMO Bulletin. – 2013. – br. 4. – Str. 178-183.

4. Minakov V.F.. – 2015. – br. 11 (23). - Sa. 32.

5. Minakov V.F.. – 2016. – br. 3 (27). – str. 30.

6. Minakov V.F.. – 2015. – br. 7 (19). – str. 31.

7. Minakov V.F. Proizvodna valna funkcija // International Scientific Research Journal =Research Journal of International Studies. – 2014. – br. 10-1 (29). – str. 22-25.

8. Minakov V.F. Proizvodna funkcija u logističkim tokovima // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – br. 11-3 (30). – str. 55-58.

9. Minakov V.F. Razlike i sličnosti u periodizaciji teorije generacija // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – br. 12-2 (31). – str. 122-124.

10. Minakov V.F. Cjenovna elastičnost potražnje i ponude kvaliteta // Informacijske tehnologije u poslovanju. Zbornik naučnih članaka 8. međunarodnog naučnog skupa. - Sankt Peterburg. Izdavačka kuća "Info-da". – 2013. – Str. 51-60.

11. Minakov V.F.. – 2015. – br. 2 (14). – str. 5.

12. Minakov V. F., Lobanov O. S., Ostroumov A. A. Postavljanje infrastrukture oblaka u regionalni informacijski prostor // Znanstveni pregled. – 2014. – br. 11. – str. 103-106.

13. Minakov V.F., Malyshenko A.V. Dekompozicija inovativnih procesa na sveučilištu // Nauka. Inovacija. Tehnologije. – 2004. – br. 36. – str. 12–15.

14. Minakov V. F., Minakova T. E. Informacijsko društvo i problemi primijenjene računarske znanosti // Međunarodni znanstveno-istraživački časopis = Research Journal of International Studies. – 2014. – br. 1-1 (20). – str. 69-70.

15. Minakov V.F.. – 2016. – br. 6 (30). – str. 37.

16. Minakov V.F.. – 2016. – br. 4 (28). – str. 17.

17. Minakov V.F.. – 2016. – br. 5 (29). – str. 36.

18. Minakov V.F.. – 2016. – br. 1 (25). – str. 13.

19. Minakova T. E., Minakov V. F. Ušteda energije je multiplikator ekonomske efikasnosti // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2013. – br. 11-2 (18). – str. 60-61.

20. Putkina L. V. Dinamika koncepta razvoja poduzetničkih struktura // Međunarodni znanstveno-istraživački časopis. 2015. br. 2-3 (33). P.79-80.

21. Putkina L.V. Karakteristike inovativnih preduzetničkih struktura // Međunarodni naučno-istraživački časopis. 2015. br. 2-3 (33). P.80-82.

22. Putkina L.V. Dizajn inteligentnih sistema u ekonomiji. Otvorena arhiva članak br. 0321400431 30.07.2014.

23. Putkina L.V. Koncept procesnog pristupa u menadžmentu // U svijetu naučnih otkrića. 2015.№11.7(71). str.2759-2765.

24. Putkina L.V. – 2016. – Br. 05 (029) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL:

25. Putkina L.V. – 2015. – Br. 12 (24) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL: http://site/24/3125/

26. Putkina L.V. – 2015. – Br. 10 (22) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL: http://site/22/2975/

27. Putkina L.V.. – 2016. – Br. 07 (031) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL:

28. Putkina L.V. Značajke korištenja elektroničkog upravljanja dokumentima za učinkovito poslovanje suvremenog poduzeća // Web stranica elektroničkog znanstvenog i praktičnog časopisa. – 2016.– Br. 01 (25) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL:

29. Putkina L.V. – 2015. – Br. 10 (22) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL: http://site/22/2976/

30. Putkina L.V. – 2016. – Br. 01 (25) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL:

31. Putkina L.V. – 2016. – Br. 03 (027) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL: http://site/27/3343/

32. Putkina L.V. – 2016. – Br. 05 (029) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL:

33. Putkina L.V. – 2015. – Br. 12 (24) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL: http://site/24/3070/

34. Putkina L.V. – 2016. – Br. 02 (026) / [Elektronski izvor] – Način pristupa. – URL: http://site/26/3226/

35. Shiyanova A. A., Galstyan A. Sh., Minakov V. F., Minakova T. E. Matematičko modeliranje makroekonomskih trendova u razvoju poslovanja osiguranja // Moderni problemi nauke i obrazovanja. – 2014. – br. 4. – Str. 436.

U skladu sa razvijenom svjetskom i domaćom praksom implementacije informacionih sistema (IS), u ovom članku ćemo razmotriti proces implementacije EDMS-a koji uključuje nekoliko faza rada. Rezultat implementacije EDMS-a je industrijski rad Sistema u cijelom preduzeću.

Efikasnost toka dokumenata nije uvijek povezana s njegovim smanjenjem. Povećanje efikasnosti toka dokumenata i pogodnosti za menadžere treba razmotriti zajedno sa povećanjem kvaliteta sadržaja informacija. Cilj optimizacije (dizajniranja) toka dokumenata je da se isti uskladi sa potrebama menadžmenta uz istovremeno smanjenje troškova njegovog održavanja. Prošireni postupak optimizacije (dizajniranja) toka dokumenata uključuje sljedećih pet koraka.

Optimizacija toka dokumenata uključuje dva glavna područja:

• 1. Povećanje kvaliteta informativnog sadržaja (povezivanje sa centrima odgovornosti; optimalan skup i sadržaj indikatora; visok kvalitet normi i standarda; dostupnost informacija o odstupanjima).
• 2. Povećanje efikasnosti toka dokumenata i pogodnosti za rukovodioce (eliminisanje dupliranja informacija, optimizacija saobraćajnih pravaca; kombinovanje primarnog računovodstva za računovodstveno i operativno upravljanje itd.; dovođenje naziva dokumenata u skladu sa sadržajem).

Povećanje efikasnosti toka dokumenata i pogodnosti za menadžere treba razmotriti u sprezi sa prvim pravcem, tj. efikasnost toka dokumenata nije uvijek povezana s njegovim smanjenjem. Gubitak nekih informacija može dovesti do ukupnog negativnog efekta za preduzeće.

Razmotrimo opciju smanjenja protoka dokumenata uz zadržavanje njegovog informacionog kapaciteta. Dakle, cilj optimizacije (dizajniranja) toka dokumenata je da se isti uskladi sa potrebama menadžmenta uz istovremeno smanjenje troškova njegovog održavanja.

Prošireni postupak za optimizaciju (dizajn) toka dokumenata uključuje sljedeće korake:

• Korak 1. Predprojektno istraživanje ili opis preduzeća.
• Korak 2. Detaljan opis postojećeg toka dokumenata.
• Korak 3. Analiza kvalitativnog sadržaja informacija.
• Korak 4. Optimizacija toka dokumenata.
• Korak 5. Izrada standarda (uputstava).

Informaciono istraživanje i analiza

Zadaci prvog koraka – opisa preduzeća – su utvrđivanje potreba menadžmenta i utvrđivanje uticaja faktora. Potrebe menadžmenta se identifikuju na osnovu proučavanja funkcija sadržanih u opisima poslova i opisima grupa upravljačkih odluka koje se donose na različitim nivoima upravljanja. Postojeće izvještavanje u procesu može se koristiti za kritičku analizu. Preporučujemo da se rad obavlja paralelno sa analizom kvalitativnog sadržaja informacija.

Prilikom izgradnje toka dokumenata, kao i prilikom kreiranja organizacijskih struktura za upravljačko računovodstvo, rad počinje proučavanjem uticaja faktora kao što su: karakteristike tehnologije, sastav proizvoda, organizacija proizvodnje i upravljanja preduzećem i njegovim strukturnim podjelama, poslovni procesi, materijalni tokovi. Organizacija toka dokumenata u velikoj meri zavisi od prisustva centara odgovornosti u organizacionim upravljačkim strukturama; razvoj mehanizma unutarkompanijskog preduzetništva; dostupnost upravljanja devijacijama; kompetencije upravljanja i njegovo korištenje progresivnih metoda donošenja odluka; dostupnost personalnih računara, informacionih mreža itd.

Tokom predprojektnog rada, potrebno je posebno više detalja u pogledu opisivanja centara za kreiranje (transformisanje, korišćenje) informacija i njihovih personalizovanih odnosa (obračunske tačke); opis dokumenata i postojećih tokova dokumenata.

Razvoj sistema za upravljanje dokumentima za potrebe upravljanja i psihologije upravljanja, naravno, uzimajući u obzir tehnološke i organizacione karakteristike preduzeća, treba započeti bez pozivanja na konkretan softverski proizvod. Prvo morate stvoriti ideologiju, a tek onda tražiti softverski proizvod za nju.

Prije nego započnete proces implementacije EDMS-a u preduzeću, preporučujemo sprovođenje ekspresne ankete (pretprojektne ankete) kako biste:

• dobijanje opštih informacija o objektu implementacije EDMS;
• definisanje ciljeva implementacije;
• utvrđivanje općih ključnih zahtjeva za EDMS i granice projekta;
• utvrđivanje opšteg stanja organizacije toka dokumenata i kancelarijskog rada;
• identifikovanje glavnih učesnika u projektu (formiranje radne grupe);
• utvrđivanje ukupnog nivoa složenosti potencijalnog projekta;
• procjenu potreba za migracijom podataka i integracijom sa drugim softverom;
• prikupljanje informacija potrebnih za pripremu efektivne i dobitne komercijalne ponude ako će anketu i implementaciju izvršiti kompanija treće strane.

U ovoj fazi se bira platforma na kojoj će se EDMS razvijati.

U ovoj fazi, na osnovu dobijenih primarnih informacija, imenuje se menadžer projekta (PM) koji izrađuje osnovni plan rada, hijerarhijsku radnu strukturu (WBS) i povelju projekta.

Tokom informativnog istraživanja, postojeći poslovni procesi se ispituju i opisuju („kao što jesu“). Kao rezultat analize prikupljenih podataka, predlažu se optimizirani poslovni procesi (“biti” – “kako treba”) i formulisani funkcionalni zahtjevi za EDMS.

Ciljevi informativnog istraživanja su:

• proučavanje i precizan opis poslovnih procesa koji se automatizuju;
• izrada preporuka za optimizaciju tokova dokumenata i organizaciju toka dokumenata i kancelarijskog rada;
• definicija i opis modifikacija sistema, interfejsa, uklj. interfejsi sa eksternim sistemima i sredstvima za prenos podataka iz postojećih programa koji se moraju razviti i implementirati tokom projekta;
• razvoj tehničkih specifikacija (TOR).

Kako bi se dobile potrebne informacije, provode se upitnici i intervjui među glavnim korisnicima (šefovima zainteresiranih odjela i zaposlenicima koji će direktno morati da rade u novom EDMS-u). Tokom rada preporučuje se:

• Napravite listu postojećih vrsta dokumenata u organizaciji i izvršite pregled svake vrste dokumenata:

opisati tehnologiju dokumentacije (skup detalja, ako je potrebno, njihovu lokaciju, redoslijed i karakteristike dizajna); prikazati uslove za kretanje dokumenata (prisustvo potpisa, viza, čekova i sl.), dijagram toka dokumenata (ruta) ili spisak glavnih indosanata, potpisnika i sl.; opisati način registracije (format registarskih brojeva);

• Napravite listu zaposlenih odgovornih za izradu dokumenata (ko/koji odjel kreira koje vrste dokumenata).
• Napravite spisak zaposlenih koji overavaju, potpisuju, odobravaju dokumenta (ko koje vrste dokumenata overava/potpisuje; uslovi pod kojima je potrebna viza/potpis).
• Napravite listu registratora dokumenata
• Odrediti koje vrste dokumenata treba staviti pod kontrolu (identifikovati kontrolore, uslove za stavljanje pod kontrolu, uslove za skidanje kontrole i druge potrebne informacije).
• Napravite listu drugih ljudi odgovornih za proces obrade.
• Na osnovu gore navedenih informacija kreirajte algoritam za kretanje dokumenta (operogram). Vidi primjer 1.
• Odrediti potrebne izvještajne dokumente (uslove za izradu izvještaja i njihove forme).
• Na osnovu ankete izraditi Uputstvo za predškolske obrazovne ustanove (po potrebi).
• Napraviti nomenklaturu predmeta sa naznakom perioda skladištenja i principa za formiranje predmeta (ako je potrebno).
• Napravite listu dokumenata u kojima se navode uslovi za omogućavanje pristupa njima (na primjer, ovisno o poziciji).

Na osnovu gore navedenih informacija razvijaju se funkcionalni zahtjevi za EDMS ili projektni zadaci za njegov razvoj (TOR). Konkretno, analitičar mora izraditi zahtjeve za format i sastav registracionih i kontrolnih kartica (set i raspored polja u kartici, način popunjavanja EDMS-a, itd.), rute za kretanje dokumenata i druge potrebne zahtjeve za postavljanje i razvoj EDMS-a.

Na osnovu prakse projektovanja sistema za upravljanje dokumentima možemo predložiti sledeći redosled rada:

• 1. Izrada šema obračunskih mjesta glavne proizvodnje, pomoćne proizvodnje, funkcionalnih usluga.
• 2. Konstrukcija dijagrama njihovih odnosa.
• 3. Prikupljanje popunjenih obrazaca dokumenata i izvještaja po obračunskim mjestima.
• 4. Njihova sistematizacija u albume.
• 5. Opis rokova za predaju, pravac kretanja dokumenata i obrazaca za prijavu (u kom roku, kome i od koga se dokument prenosi).
• 6. Izrada tematskih i zbirnih dijagrama toka dokumenata.
• 7. Izvođenje logičke i potrebne analize dokumenata.
• 8. Analiza putanje dokumenata u procesu njihovog kreiranja, koordinacije i odobravanja.
• 9. Izrada prijedloga za izmjene postojeće šeme dokumenata i izvještavanja u vezi sa prijedlozima za promjenu ostalih upravljačkih računovodstvenih parametara (obračun odstupanja, centri odgovornosti i sl.).
• 10. Izrada prijedloga za otklanjanje dupliranja informacija.
• 11. Izrada prijedloga za objedinjavanje dokumenata.
• 12. Izrada prijedloga za racionalizaciju kretanja dokumenata i izvještavanja.
• 13. Izrada projekta za optimizirani konsolidovani tok dokumenata i šeme internog izvještavanja.
• 14. Razvoj i implementacija standarda za tok dokumenata i generisanje internog izvještavanja.

Kada izvodite gore navedene radnje, trebali biste uzeti u obzir neke savjete.

Računovodstveni bodovi. Prvo, identifikujete subjekte odnosa tokom razmjene informacija. Oni se mogu nazvati centrima porekla, potrošnje i prenosa informacija, odnosno obračunskim tačkama. Dakle, obračunske točke su fiksne, međusobni odnosi podjela su opisani u prethodnoj fazi, sada možete, kombinirajući i dopunjavajući ovaj materijal, graditi dijagrame međuodnosa obračunskih točaka.

Ove šeme pomoći će vam ne samo da prekinete nevažne veze u prvim koracima projekta bez stavljanja u dokumentarni oblik, već će i uštedjeti vrijeme i novac. Nezamjenjivi su prilikom testiranja prijedloga optimizacije da se vidi da li je sve uzeto u obzir.

Albumi i opisi dokumenata. Važan korak je kreiranje albuma dokumenata koji postoje u vrijeme projekta i njihov opis; Ovo je najzahvalniji, najzanimljiviji i najzahvalniji posao.

Prilikom obavljanja poslova na optimizaciji toka dokumenata, koristite savjete dobijene kao rezultat analize prakse grešaka: pravovremeno postavite ograničenja – „da ne prigrlite neizmjernost“; saznati da li dokument sastavlja isti zaposlenik koji ga potpisuje ili postoje stvarni nevidljivi izvođači; u situacijama kada voditelj radionice potpisuje račun za prijenos poluproizvoda u sljedeću radionicu, odlučite koliko puta ćete opisati kretanje dokumenta: jednom od radionice do radionice ili trasirati cijeli put. U ovom slučaju mora postojati identičan princip evidencije za sve odjele organizacije.

Prilikom obavljanja posla mora biti ispunjen obavezan uslov: opis dokumenata mora biti predstavljen u jedinstvenom obliku za sve odjele organizacije.

Lokalne i opšte šeme toka dokumenata. Nakon što opišete dokumente, možete nastaviti sa konstruisanjem dijagrama. Oni doprinose odgovoru, na primjer, na pitanje - koliko je težak put običnog dokumenta u četiri primjerka, za razliku od same proizvodnje. Analiza obrasca toka dokumenata navodi vas na razmišljanje o izvodljivosti konačnih ruta. Na primjer, zašto su nam potrebni primarni dokumenti o internom preseljenju u odjelu za planiranje?

Primjer 1. Predlažemo formaliziranje informacija dobivenih kao rezultat ankete u obliku operograma (vidi sliku 1) ili u obliku algoritma (vidi sliku 2). Kao primjer, predlažemo razmatranje životnog ciklusa naloga za osnovne aktivnosti. Tehnologija rada sa ovom vrstom dokumenta je najjedinstvenija i može se koristiti u različitim preduzećima.

Slika 1. Operagram životnog ciklusa naloga za glavnu aktivnost

Slika 2. Algoritam za obradu naloga za osnovne aktivnosti

U članku „Informaciona anketa kao dio implementacije EDMS-a“, objavljenom u časopisu „Kancelarija i tok dokumenata u preduzeću“ br. 2, 2007, navedena su pitanja koja se mogu koristiti u upitnicima ili prilikom intervjuisanja korisnika. Pitanja su savjetodavna.

Ne postoje jasni zahtjevi za provođenje ankete, stoga u svakom konkretnom slučaju, koristeći gotova rješenja, morate kreativno pristupiti dobivanju potrebnih informacija, njihovom strukturiranju i prikazivanju.

Informativna anketa je važna faza u optimizaciji predškolskih obrazovnih ustanova i implementaciji EDS-a. Uostalom, kvalitet odluka donesenih za optimizaciju procesa i razvoj zahtjeva za funkcionalnost EDMS-a direktno ovisi o primljenim informacijama i kvaliteti njihove prezentacije. S tim u vezi, potrebno je pridržavati se glavnog principa ankete – dobiti potpune, pouzdane i ažurne informacije o procesima koji se planiraju automatizirati.

Tematska analiza i optimizacija toka dokumenata

Nered toka dokumenata i njegova iracionalnost može se uočiti analizom tema. Analizirajmo, na primjer, ulaze i izlaze toka materijala u odjeljenju (kretanje poluproizvoda, gotovih proizvoda). Može se ispostaviti da će svečana činjenica premeštanja kontejnera sa prerađenim sirovinama iz radionice u radionicu biti praćena vatrometom unosa u primarne dokumente, časopise, sažetke i izveštaje. Do značajnog dupliranja dolazi i kod prenosa poluproizvoda unutar iste radionice.

Za donošenje odluke o smanjenju evidencije, preporučljivo je izvršiti potrebnu analizu u tabelarnom ili grafičkom obliku. To formalno pokazuje dupliranje indikatora u dokumentima. Analiza lokalnih šema, dopunjena pojašnjenjem specifične svrhe dokumenta, sažetka ili unosa u računovodstveni registar (upravna odluka, itd.) pomoći će da se u suštini identifikuje dupliranje dokumenata ili detalja. Kao rezultat toga, donosi se odluka o smanjenju ili transformaciji dokumenata, uzimajući u obzir tehničku opremljenost radionica i mogućnosti automatizovanog sistema upravljanja. Mogu se dati i preporuke za spajanje dnevnika:

Izvodljivost i logika izvođenja svih vrsta poslova ocjenjuju se sa stanovišta koliko oni doprinose optimizaciji informacione podrške upravljačkih odluka, efikasnosti i tačnosti njihove implementacije.

Razvoj i konfiguracija EDMS-a

U ovoj fazi implementiraju se zahtjevi opisani u tehničkim specifikacijama: postavljanje EDMS-a, njegova modifikacija ili razvoj novih funkcija Sistema na odabranoj platformi.

Ciljevi fizičke implementacije EDMS-a su:

• razvoj strukture EDMS baze podataka;
• razvoj ekranskih formi;
• razvoj mehanizama: odobrenje, registracija, izvršenje itd.
• izrada tehničke dokumentacije za Sistem.

• Dostupnost potrebnih funkcija u sistemu (procedure odobravanja, registracije, izvršenja, kontrola izvršenja, omogućavanje pristupa i sl.);
• Dostupnost potrebnih kartica dokumenata;
• Složenost i troškovi ažuriranja sistema;
• Maksimalan broj istovremenih korisnika, pri kojem sistem radi stabilno i brzina obrade zahtjeva je zadovoljavajuća;
• Maksimalan broj korisnika povezanih na Sistem;
• Cijena licenci (po serveru, 1 radna stanica);
• Složenost i troškovi administracije sistema, tehničke podrške;
• Mogućnost, složenost i cijena ažuriranja verzija;
• Mogućnost rada sa udaljenim korisnicima (po potrebi);
• Cijena i kvalitet konsultantskih usluga;
• Pouzdanost dobavljača (stepen popularnosti na tržištu, broj uspešno realizovanih projekata itd.).

Tokom ove faze, zahtjevi opisani u fazi informacionog istraživanja se direktno implementiraju.

Većina razvojnih radova se obavlja van lokacije, stoga je stalna i efikasna interakcija između Programera i Kupca ključni faktor za uspješan završetak razvoja i prihvatanje sistema od strane Kupca.

Proces testiranja je ključan za osiguranje kvaliteta razvoja. Planiranje i priprema testa treba započeti što je prije moguće. Krajnji korisnici treba da budu što je više moguće uključeni u pripremu kriterijuma za testiranje. Od ključne je važnosti da kupac izvrši testiranje.

Pilot operacija

Svrha implementacije Sistema je činjenica da korisnici počnu sa radom u EDMS-u (Sistem mora da zadovolji potrebe i zahtjeve korisnika) i stabilnom radu Sistema (bez kvarova i grešaka).

Tokom procesa implementacije obavljaju se sljedeći radovi:

Instalacija i konfiguracija softvera;

• obuka EDMS osoblja i administratora;
• izrada EDMS dokumentacije za korisnike (Help);
• otklanjanje grešaka u sistemu;
• finalizacija EDMS-a na osnovu komentara i sugestija korisnika;
• izrada regulatorne dokumentacije: uputstva za predškolske obrazovne ustanove, pravilnik za rad sa raznim vrstama dokumenata;
• organizacija tehničke podrške korisnicima (konsultacije korisnika o pitanjima rada u sistemu).

Ova faza je najteža za sve učesnike projekta (korisnike, programere, implementatore). U ovoj fazi softverski proizvod se prilagođava, testira i testira u realnim uslovima rada. Najteže je savladati psihološku barijeru korisnika kada počnu da rade u novom za njih okruženju, jer korisnici su primorani da mijenjaju svoje uobičajene i ustaljene načine rada. U tom smislu, u ovoj fazi je važno obezbijediti obuku i konsultacije korisnicima. To će im pomoći da se prilagode novim uslovima rada.

Industrijski rad

Industrijski rad EDMS-a je korištenje EDMS-a koji stabilno radi koji u potpunosti zadovoljava zahtjeve korisnika u procesu obavljanja poslova zaposlenih u organizaciji.

Radovi koji se obavljaju tokom rada EDMS-a:

• Savjetovanje i obuka korisnika o radu u EDMS-u;
• Administracija direktorija (organizacijska struktura, korisnici, putevi odobrenja, mailing liste, itd.);
• Administracija servera i softvera;
• Izrada sigurnosne kopije (back-up)

U ovoj fazi možete pokrenuti proces razvoja EDMS-a: dodavanje novih funkcija, proširenje granica projekta implementacije (dodavanje novih kategorija/vrsta dokumenata, proširenje broja korisnika/odjela/preduzeća holdinga, dodavanje novih funkcije).

Kako bi se smanjilo vrijeme implementacije i implementacije EDMS-a, rad navedenih faza se može provoditi paralelno, ovisno o stepenu složenosti zadataka automatizacije, korištenom softveru itd.

Tokom čitavog životnog ciklusa projekta implementacije EDMS-a, mora se obavljati posao upravljanja projektom. Na primjer, preporučuje se korištenje američkog standarda ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK vodič).

Upravljanje projektima

Projekat je privremeni poduhvat za stvaranje jedinstvenih proizvoda ili usluga. Upravljanje projektima je posebna oblast upravljanja dizajnirana posebno za upravljanje privremenim aktivnostima sa jedinstvenim rezultatima.

Najpoznatiji/naširoko korišćeni standardi upravljanja projektima su:

• PMBOK (američki standard: www.pmi.ru);
• Prince2 (engleski standard: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (evropski standard: www.ipma.org);
• P2M (japanski standard: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Glavni likovi:

• Menadžer projekta (vođa) je osoba odgovorna za upravljanje projektom.
• Sponzor projekta je osoba koja obezbjeđuje finansijska sredstva za projekat i pruža administrativnu i organizacionu podršku projektu.
• Kupac (potrošač) projekta je osoba koja će koristiti rezultate projekta.
• Zainteresovane strane projekta su pojedinci koji su aktivno uključeni u projekat i/ili na čije interese može uticati implementacija projekta (koji utiču i na njih utiču rezultati projekta).

Primjer životnog ciklusa projekta:

Povelja projekta je prvi zvanični dokument projekta. Formalno potvrđuje postojanje projekta. Daje RP ovlasti da angažira organizacione resurse za projektne aktivnosti. RP se određuje i propisuje što je prije moguće. RP uvijek treba dodijeliti prije početka planiranja i po mogućnosti tokom izrade Povelje projekta.

Povelja projekta podliježe detaljima tokom faze planiranja projekta.

Povelja projekta može uključivati:

• Opis poslovnih potreba za pokretanje projekta;
• Svrha ili osnova projekta;
• Opis potreba i očekivanja, kao i stepen uticaja zainteresovanih strana;
• Sažeti plan ključnih projektnih prekretnica (Milestones);
• Opis funkcionalnih organizacija;
• Opis organizacionih pretpostavki i ograničenja;
• Ukupni budžet projekta.

Opis djelokruga projekta– ovo je informacija o ciljevima i zadacima projekta primljena od Kupca u fazi pokretanja (informativna anketa). Može sadržavati opće pokazatelje i podliježe daljem pojašnjenju i razvoju od strane menadžera projekta u fazi planiranja i razvoja. Ovo je izjava o projektu (šta treba uraditi).

Proces razvoja izjave o obimu projekta opisuje i dokumentuje karakteristike i granice projekta i povezanih proizvoda i usluga, kao i metode prihvatanja i upravljanje opsegom.

Glavne komponente dokumenta:

• Ciljevi projekta;
• Opis proizvoda projekta
• Rezultati projekta
• Pretpostavke i ograničenja u projektu, granice projekta;
• Plan prekretnice projekta.

Plan upravljanja projektom je službeno odobren dokument koji vodi izvođenje projekta. To je dokument koji sadrži i integriše rezultate planiranja u svim oblastima projekta (vrijeme, troškovi, resursi, rizici, kvalitet, itd.)

Plan upravljanja projektom može se sastojati od jednog ili više dodatnih planova, kao što su:

• Plan upravljanja obimom projekta;
• Kalendarski plan;
• Plan upravljanja troškovima;
• Plan upravljanja kvalitetom;
• HR plan;
• Plan upravljanja interakcijom;
• Plan upravljanja rizikom;
• Plan upravljanja opskrbom;
• Plan poboljšanja procesa

Nemoguće je napraviti detaljan plan za cijeli projekat odjednom.

Osnovni plan je formalno odobren dokument prema kojem se mjeri učinak projekta i koji će se koristiti za upravljanje i kontrolu uspješnosti projekta. Koristi se za praćenje odstupanja od napretka projekta.

Plan rada je dokument ili skup dokumenata koji se mijenja kako projekat napreduje i dodatne informacije postaju dostupne. Plan rada se, po pravilu, uvek razlikuje od osnovnog. Plan rada mijenja RP.

Izvođenje projekta– glavni proces implementacije projekta (uključen je značajan dio resursa).

Glavne odgovornosti RP-a uključuju:

• Integracija i koordinacija aktivnosti za implementaciju plana projekta;
• Konstantno poređenje i analiza odstupanja tekućeg izvođenja projekta u odnosu na osnovnu liniju projekta;
• Ako je potrebno, pokrenite zahtjeve za izmjenom;
• Predviđanje troškova projekta i vremena.