تحليل تنفيذ نظم إدارة الوثائق الإلكترونية. ميزات تنفيذ إدارة الوثائق الإلكترونية. مقدمة لإدارة الوثائق الإلكترونية

يتطلب تنفيذ أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) في المؤسسة بذل جهود إضافية من الموظفين في مرحلة التنفيذ والتشغيل، ولكنه يسمح بزيادة كفاءة العمل.

يعتمد نطاق العمل لإدخال Boss-Referent EDS على الاحتياجات والسمات الشخصية المميزة للمنظمة، ونتيجة لذلك، القدرة على استخدام الخيارات القياسية التي تسمح بما يلي:

1. تنظيم أرشيف ملفات مشترك، مع إمكانية مشاركة الحقوق؛
2. تنظيم العمل الجماعي على الوثيقة وبيانات التصميم؛
3. إجراء بحث سريع عن المعلومات الضرورية.
4. توزيع الموارد؛
5. مراقبة تنفيذ الأنشطة التي تركز على الوثيقة، وفقًا للخطة؛
6. ضمان سلامة وفصل حقوق الوصول إلى المستندات وبيانات التصميم؛
7. الحصول على تقارير تحدد الوضع الحالي لنتائج العمل والبيانات الإحصائية.
8. مراقبة تنفيذ العمل على الوثيقة والخطة.
9. تتم عملية إدخال EDS تقليديًا على 6 مراحل.

المعالم الرئيسية لإدخال تدفق المستندات:

1. جمع البيانات حول العمليات التجارية المراد أتمتتها، وتطوير التصميم الفني (التصميم الفني)، وتنسيقه والموافقة عليه من قبل العميل.
2. تطوير EDMS وSUPD وفقًا لمتطلبات TP (تخصيص منتجات البرامج الأساسية وتطوير وحدات إضافية والتكامل مع الأنظمة الحالية في الشركة).
3. تدريب مديري أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
4. شراء وتسليم المكونات الأساسية لنظام EDMS.
5. تشغيل نظام EDMS وتدريب المستخدمين.
6. دعم تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) في عملية التشغيل التجريبي والصناعي.

لكي يعمل نظام EDMS "Boss-Referent" بشكل كامل، يجب أن يكون لدى المنظمة البرامج والأجهزة اللازمة.

دعونا نفكر في متطلبات المعدات اللازمة لتشغيل نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).

سيتم تصميم نظام إدارة المستندات الإلكتروني لعشرة مستخدمين، مما يعني أنك ستحتاج إلى 10 أجهزة كمبيوتر تعمل بنظام التشغيل Windows XP أو أعلى، مع إمكانية الوصول إلى الإنترنت. 1 الخادم الذي سيتم تثبيت البرنامج عليه. يجب أن تكون كافة محطات عمل العميل والخادم متصلين بشبكة محلية. وبالمثل، يجب أن تكون أماكن العمل مجهزة بأجهزة المسح الضوئي والطابعات.

طاولة 3 الحد الأدنى من المتطلبات لأجهزة الكمبيوتر الخادم

طاولة 4 الحد الأدنى من المتطلبات لمحطات العمل

يمتلك VMO Tverskoye جميع البرامج والأجهزة اللازمة، لذا ستحتاج فقط إلى شراء عشرة تراخيص لمحطات العمل.

في هذه اللحظة، يظل إدخال تكنولوجيات المعلومات المتقدمة، على الرغم من النطاق المتنوع والتخفيض المنتظم للتعريفات، مشروعًا مكلفًا. ونتيجة لذلك، فإن السؤال المهم هو الحاجة إلى تقييم جدوى تقديم المشروع. لتقييم الإنتاجية الاقتصادية، تم تطوير عدد من الأساليب التي يمكن تقسيمها إلى ثلاث فئات:

- الأساليب المالية التقليدية التي تتضمن تحديد مؤشرات مثل صافي القيمة الحالية (NPV)، والجاذبية الاقتصادية (EVA)، والتكلفة الإجمالية للملكية (TCO) وغيرها؛
- أساليب التقييم النوعي، وأهمها بطاقة الأداء المتوازن، واقتصاديات المعلومات؛
- طرق التقييم الاحتمالية: السعر العادل للخيارات، واقتصاديات المعلومات التطبيقية، وما إلى ذلك.

التكلفة الإجمالية للملكية (TCO) هي منهجية مصممة لتحديد تكاليف أنظمة المعلومات، ويتم حسابها في جميع مراحل دورة حياة النظام. يتيح لك نموذج التكلفة الإجمالية للملكية (TCO) تقليل التكاليف وتحسين كفاءة استثمارات تكنولوجيا المعلومات.

في تقييم الكفاءة، سوف نستخدم نموذج حساب وتحليل التكلفة الإجمالية للملكية (TCO) من مجموعة Gartner. تتكون التكلفة الإجمالية لملكية الملكية الفكرية من تكاليف ثابتة ومستمرة.

التكاليف الثابتة تشمل:

- تكلفة الشراء الأولي للبرنامج؛
- تطوير وتنفيذ المشروع.

تشمل التكاليف الحالية ما يلي:

- ادارة النظام؛
- دعم فني
- تعليم؛
- تعليمات وإعدادات إضافية؛
- عامل الفوتس.

يقترح نموذج مجموعة جارتنر النسب المئوية الهامة التالية لكل بند من بنود النفقات المذكورة أعلاه مقارنة بالتكلفة الإجمالية.

1) استثمار رأس المال - 21%؛
2) إدارة النظام - 12%؛
3) الدعم الفني والتحديثات - 21%؛
4) نشاط المستخدم - 46%.

تشير "إدارة النظام" هنا إلى تكاليف إدارة الخوادم والمكونات الأخرى لمجمع الحوسبة، وتنعكس تكلفة توفير عمل المستخدم في مفهوم "نشاط المستخدم". وبما أن هذه الفئة من التكاليف لها الوزن الأكبر في التكلفة الإجمالية، فلنلقي نظرة فاحصة على ما تتضمنه:

1) المساعدة المباشرة والإعدادات الإضافية - 11%؛
2) التعلم غير الرسمي - 12%؛
3) تطوير التطبيقات - 14%؛
4) العمل مع البيانات - 15%؛
5) التدريب الرسمي - 18%؛
6) عامل فوتز-30%.

على النحو التالي من هيكل التكلفة المتوقعة، من الممكن حساب التكلفة الإجمالية لملكية Boss-Referent EDS للإدارة (الجدول 5). تتكون الاستثمارات الرأسمالية فقط من سعر البرنامج وراتب محترف التقديم (يلزم اثنتين منهما لإكمال التقديم في شهر واحد)، للأسباب التالية، تم بالفعل توفير معدات الخادم وشبكات الكابلات والأجهزة اللازمة حاضر.

سعر الترخيص لمكان عمل واحد هو 6700 روبل، وهو ضروري لـ 10 عمال. سيتم تنفيذ إدخال النظام من قبل شركة تكنولوجيا المعلومات، للأسباب التالية، تعتبر هذه الشركة الشريك العام لشركة BOSS-Referent وتقدم مقترحات لإدخال نظام إدارة المستندات الإلكتروني ودعم الحلول التي تم إنشاؤها و تدريب المستخدم.

طاولة 5 التكلفة الإجمالية لملكية نظام EDMS Boss-Referent لشركة VMO Tverskaya

اسم عنصر النفقات	لمدة سنة واحدة، فرك.	لمدة عامين، فرك.
سعر ثابت:
1. الاستثمارات الرأسمالية -تكلفة البرمجيات - تكلفة عمل متخصص لتنفيذ النظام	67000 60000
النفقات الجارية:
1. إدارة النظام
2. الدعم الفني والتحديثات
3. نشاط المستخدم:
تعليمات وإعدادات إضافية
تعليم
العمل مع البيانات
تطوير التطبيقات
عامل فوتز

المجموع لمدة سنتين:

وبالتالي، فإن تكلفة امتلاك النظام للسنة الأولى ستكون 604760.8 روبل، للمرة الثانية - 477760.8 روبل. التكلفة الإجمالية للملكية لمدة عامين هي 1082521.6 روبل.

يتيح لك نموذج التكلفة الإجمالية للملكية رؤية هيكل تكلفة تقديم منتج معلوماتي. ويبين الجدول أن جزءا كبيرا من التكاليف يقع على النفقات الجارية، وتحديدا على عامل فوتز. مع أخذ ذلك في الاعتبار، سيكون من الضروري إيجاد طرق لتقليل التكلفة الإجمالية للملكية، وعلى وجه التحديد، من الممكن إنفاق المزيد من الأموال على تدريب الموظفين، ونتيجة لذلك ستنخفض قيمة عامل الفوتز (منذ سيكون هناك عدد أقل من حالات الفشل التشغيلي بسبب العامل البشري).

في الوقت الحالي، أثناء العمل التجاري، تظهر العديد من المستندات التي يجب تخزينها في مكان ما، ومعالجة المعلومات الواردة فيها، واتخاذ القرارات بناءً على المستندات المكتسبة، وكذلك الوصول السريع إليها تدريجيًا. لذلك، بالنسبة للمؤسسة، تعتبر قضايا تحسين تدفق المستندات والتحكم في معالجة المعلومات ذات أهمية أساسية. نظام EDMS التقدمي جاهز للقيام بكل هذا. بمساعدة شركة EDMS، سيتم تقليل الخسائر:

- مالي؛
- مؤقت.

سيكون هناك تغيير في بعض الخصائص الأخرى:

- تحسين نوعية الوقاية؛
- تحسين القدرة على التحكم؛
- أسرع وأعلى جودة في اتخاذ القرار.

بمساعدة نظام إدارة المستندات الإلكتروني "Boss-Referent" سيتم حل المهام التالية:

- تسجيل الوثائق الواردة والصادرة؛
- عرض وتحرير الوثائق؛
-التخزين المركزي والآمن للوثائق؛
- الوصول السريع إلى المستندات مع مراعاة حقوق المستخدم؛
- توقيع المستندات بالتوقيع الرقمي الإلكتروني؛
- التحكم في إصدار الوثيقة؛
- البحث عن النص الكامل للوثائق حسب محتواها؛
- العمل الجماعي للمستخدمين مع إمكانية التنسيق والموافقة والتحكم في تنفيذ الوثائق؛
- توجيه المستند، قابل للتخصيص لأي نوع من المستندات بشكل منفصل؛
- التنزيل الآلي للمستندات من البريد الإلكتروني والماسح الضوئي والفاكس؛
- المحاسبة ومراقبة وقت عمل الموظفين ؛
- الوصول عبر الويب إلى قاعدة المعلومات.

في المعايير الوطنية، يعني مصطلح تدفق المستندات الحركة الخاضعة للرقابة للمستندات النهائية. تغطي إدارة المستندات الإلكترونية مراحل إعداد المستندات والتبادل المستقل للمعلومات عبر شبكات الكمبيوتر.

على مدى أكثر من مائة عام الماضية، تم تشكيل منهجية واضحة للعمل مع الوثائق في الاتحاد الروسي. يتضمن تطوير العمل المكتبي الحفاظ على بطاقات التسجيل والمراقبة ونماذج التقارير والمجلات. لضمان إجراء معلومات عامة لمعالجة المستندات، يتم أخذ إنشاء خدمات خاصة في الاعتبار: أقسام إدارة الحالات، أمانات المكاتب. ونتيجة لذلك، لا تمثل أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية المجال الأكثر أهمية في أي إنتاج فحسب، بل تمثل أيضًا تكيفًا معقدًا معتمدًا من حيث عدد المهام المنجزة والموظفين المشاركين. والشيء الرئيسي هو أن نظام إدارة المستندات لديه مخطط راسخ للعمل مع الوثائق وتنظيم سهل الفهم.

عند النظر في أداء إدخال Boss-Referent EDMS، وجد أن التكلفة الإجمالية للملكية ستكون 1،082،521.6 روبل، وهذا مبلغ كبير جدًا، لذلك من المعقول تقليل التكلفة الإجمالية للملكية. يمكن أن يكون تخفيض سعر الملكية المشتركة بمثابة تقسيم أكثر صلابة لحقوق وصول المستخدم إلى الإجراءات، مما يزيد من تكاليف تدريب الموظفين، وسيساعد في تقليل قيمة عامل الفوتز.

وسيغطي نظام إدارة المستندات الإلكتروني المطبق تكاليفه بمرور الوقت، على الرغم من التكلفة العالية لملكية النظام بشكل عام. بفضل ذلك، ستتمكن الإدارة من تقليل استخدام الموارد المختلفة والحفاظ على التفوق بمساعدة القدرات المتقدمة متعددة الوظائف لنظام "Boss-Referent".

يتم تقديم قائمة بالأسئلة وأهداف ونتائج مسوحات العمليات، وخوارزمية التحليل، ووصف في شكل رسوم بيانية مفهومة، وتوصيات لتطوير المتطلبات الوظيفية للنظام، ومحتوى وثائق التصميم.

وفي هذا الصدد، من الضروري الالتزام بالمبدأ الرئيسي للمسح - للحصول على معلومات كاملة وموثوقة وحديثة حول العمليات التي من المقرر أن تتم أتمتتها.

مسح ما قبل المشروع

من وجهة نظر شركة استشارية تقدم خدماتها في السوق للاستشارات وتنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، أي. تنفيذ EDMS للمحلل هو خارجيالمشروع، يعتبر مسح ما قبل المشروع جزءا من منهجية المبيعات (كأحد مراحل "ما قبل البيع"). ومع ذلك، فإن معظم العمل في هذه المرحلة يتم تنفيذه من قبل المحلل، وكذلك في مرحلة التحليل التي تنص عليها منهجية التنفيذ. ولهذا السبب، يعتبر المسح السابق للمشروع أيضًا جزءًا من منهجية التنفيذ.

يمكن أن يكون إجراء مسح ما قبل المشروع مفيدًا أيضًا للمحللين الذين يقومون بالعمل على تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). داخليمشروع المؤسسة (المنظمة) ، أي. المحلل هو موظف في الشركة التي يتم فيها تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).

مخطط نتائج المسح قبل المشروع

الأهدافمسح ما قبل المشروع هو:

الحصول على معلومات عامة حول هدف تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
تحديد أهداف التنفيذ؛
تحديد المتطلبات الأساسية العامة لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) وحدود المشروع؛
تحديد الحالة العامة لتنظيم تدفق المستندات والعمل المكتبي؛
تحديد المستخدمين الرئيسيين (الكتّاب، المديرون، إلخ)؛
تحديد المستوى العام لتعقيد المشروع المحتمل؛
وتقييم احتياجات ترحيل البيانات والتكامل مع البرامج الأخرى؛
جمع المعلومات اللازمة لإعداد عرض تجاري فعال وفائز [إذا تم تنفيذ العمل من قبل شركة خارج نطاق التنفيذ].

من أجل الحصول على المعلومات اللازمة عن المشروع، يتم إجراء الدراسات الاستقصائية والمقابلات مع المستخدمين الرئيسيين (العميل، مدير المشروع، رؤساء الأقسام، المستخدمين الرئيسيين).

يتم عرض نماذج أسئلة الاستبيان، التي ستتيح لك الإجابات عليها الحصول على معلومات أولية من العميل والمستخدمين المستقبليين لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية، في قسم "أسئلة الاستبيانات والمقابلات".

نتيجة ليتم إجراء التفتيش قبل المشروع:

تقييم حجم العمل المطلوب لتنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
إعداد تقرير عن المسح قبل المشروع؛
إعداد وعرض نموذج أولي للحل (إذا لزم الأمر)؛
إعداد العرض التجاري.

أهداف وغايات تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
حدود مشروع تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
معلومات أخرى وردت.

بعد إجراء مسح ما قبل المشروع، يصبح من الممكن تقدير حجم العمل التحليلي والفني الذي سيتعين القيام به، وكذلك النتائج التي ينبغي تحقيقها.

ونتيجة لذلك، يتم تطوير وثيقة تحتوي على وصف للمتطلبات الأساسية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية، وحدود المشروع وغيرها من المعلومات المحددة. إذا تم إجراء مسح المعلومات بواسطة مؤسسة خارجية بالنسبة للعميل، فسيتم أيضًا إعداد حل نموذجي للعرض على العميل (إذا لزم الأمر) وعرض تجاري.

في هذه المرحلة، واستنادًا إلى المعلومات الأولية التي تم تلقيها، يقوم مدير المشروع (PM) بوضع خطة عمل أساسية وهيكل عمل هرمي (WBS) وميثاق المشروع.

في هذه المرحلة، قد يتم أيضًا اختيار المنصة التي سيتم تطوير نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) عليها.

مسح وتحليل المعلومات

باستخدام نتائج مسح ما قبل المشروع كنقطة انطلاق، يوضح مسح المعلومات المعلومات التي تم الحصول عليها مسبقًا، ويفحص ويصف العمليات التجارية الحالية ("كما هي")، ويقترح عمليات الأعمال المستقبلية المحسنة ("أن تكون"). كما ينبغي")، ويصف أيضًا جميع التعديلات اللازمة في النظام لدعم عمليات الأعمال وواجهات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).

مخطط نتائج مسح المعلومات

الأهدافمسح المعلومات هي:

دراسة ووصف دقيق للعمليات التجارية المراد أتمتتها؛
تعريف ووصف تعديلات النظام والواجهات بما في ذلك. واجهات مع الأنظمة الخارجية ووسائل نقل البيانات من البرامج الحالية التي يجب تطويرها وتنفيذها خلال المشروع؛
تطوير المواصفات الفنية (TOR)؛
وضع توصيات لإعادة هندسة (تحسين) تدفقات المستندات وتنظيم تدفق المستندات والعمل المكتبي.

الغرض من هذه المرحلة هو تحديد متطلبات العميل لنتائج التنفيذ، وبالتالي فإن التعاون الوثيق بين العميل والمستخدمين الرئيسيين والمحلل ضروري طوال مرحلة مسح المعلومات وتحليلها. عادةً ما يكون مسح المعلومات هو الخطوة التالية بعد مسح ما قبل المشروع، ويتضمن فحصًا تفصيليًا لجميع مجالات العمل التي ستتأثر أثناء المشروع، بدلاً من مجرد تحديد المجالات الوظيفية الرئيسية و"التطبيقات القاتلة"، كما ويتم ذلك خلال المسح قبل المشروع.

ومن أجل الحصول على المعلومات اللازمة، يتم إجراء الدراسات الاستقصائية والمقابلات مع المستخدمين الرئيسيين (العميل، مدير المشروع، رؤساء الأقسام، المستخدمين الرئيسيين) على غرار المسح السابق للمشروع، ولكن على مستوى أكثر تفصيلاً.

يتم عرض نماذج أسئلة الاستبيان، التي ستتيح لك الإجابات عليها الحصول على معلومات من العميل ومستخدمي EDMS المستقبليين، في قسم "أسئلة الاستبيانات والمقابلات".

نتائجينعكس العمل في وثيقة "المتطلبات الوظيفية" (بالفرنسية) أو التقرير أو الاختصاصات (حسب مدى تعقيد المشروع).

يجب أن تحتوي الوثيقة النهائية على:

المتطلبات الوظيفية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية؛
وصف واجهات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
وصف العمليات التجارية؛
توصيات لإعادة هندسة (تحسين) تدفق المستندات؛
معلومات أخرى تم الحصول عليها خلال المسح والتحليل.

نتيجة للعمل المنجز لتنظيم العمل المكتبي الفعال وتدفق المستندات والقرار المتخذ لتنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكتروني، يقوم فريق المشروع بصياغة متطلبات النظام الآلي، ووضع قائمة بالعمليات التي سيتم تشغيلها آليًا، وتحديد الأولويات وتسلسل أتمتتها.

بعد تحديد أهداف وغايات وحدود مشروع تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، يبدأ العمل على تطوير وتنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكتروني الآلي.

من أجل أتمتة العمل مع المستندات بشكل فعال، يوصى بما يلي:

قم بعمل قائمة بالموجودة أنواع الوثائقفي المنظمة
يفعل فحص كل نوعالوثيقة (انظر أدناه)*
مؤلف موسيقى قائمة الموظفين المسؤولينلإنشاء المستندات (من يقوم بإنشاء أنواع المستندات)
مؤلف موسيقى قائمة الموظفين الذين قاموا بالزيارة والتوقيع والموافقةالوثائق (من، ما هي أنواع الوثائق، الشروط التي بموجبها تكون التأشيرة مطلوبة، التوقيع)
وبناء على هذه القوائم إنشاء طريق عاممرور المستندات مع شروط المرور - الخوارزمية (مخطط التشغيل أو مخطط تدفق المستندات الرسومية)
تحديد اللازمة المستندات المحاسبية(التقارير): شروط إنشاء التقارير ونماذجها
تحديد أنواع المستندات التي يجب وضعها تحت المراقبة (تحديد المواعيد النهائية، نماذج الإخطار، نموذج بطاقة المراقبة، شروط الإزالة من المراقبة)
بناء على المسوحات وضع تعليمات للمؤسسات التعليمية ما قبل المدرسةاذا كان ضروري
إنشاء قائمة الحالات(مع بيان فترات التخزين وأسس تشكيل الحالات) إذا لزم الأمر
إنشاء قائمة تعكس آلية الوصول إلى مختلف أنواع المستندات (حسب المنصب)

فحص كل نوع من المستندات:

وصف تقنية التوثيق (التجميع): مجموعة من التفاصيل وموقعها وطرق ملؤها (إذا لزم الأمر)؛
وصف نماذج بطاقات التسجيل والتحكم (RCC): مجموعة الحقول وترتيبها في البطاقة؛
إظهار شروط حركة المستندات (توافر التوقيعات، والتأشيرات، والشيكات، وما إلى ذلك)؛
إظهار مخطط تدفق المستندات (المسار) أو قائمة بالمصدقين الرئيسيين والموقعين وما إلى ذلك؛
وصف طريقة التسجيل والرموز المخصصة لأنواع مختلفة من المستندات

أسئلة للاستبيانات والمقابلات

تم إدراج هنا الأسئلة التي يمكن استخدامها في الاستبيانات أو عند إجراء مقابلات مع المستخدمين عند إجراء مسح لهدف تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). الأسئلة هي استشارية. لا توجد متطلبات واضحة لإجراء المسح، لذلك يجب على المحلل أن يبدع في الحصول على المعلومات اللازمة وهيكلتها وعرضها.

يحتاج إلى أتمتة عملية إدارة الوثائق:
1. ما هي الأهداف طويلة المدى وقصيرة المدى لتطبيق النظام؟
2. ما هي المعايير الأساسية لنجاح مشروع تطبيق نظام إدارة الوثائق؟
3. في أي إطار زمني يكون من المرغوب تنفيذ النظام؟ ما هي أسباب هذه المواعيد النهائية؟
4. من هو البادئ الرئيسي للمشروع: لمصلحة أي قسم أو مدير (المديرين) من المخطط تنفيذ النظام؟
5. من هم العملاء الرئيسيون لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (ما هي الأقسام) والمشاركين الرئيسيين في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية؟
6. عند تنفيذ النظام، هل تخطط للانتقال الكامل أو الجزئي إلى التكنولوجيا اللاورقية للعمل المكتبي وتدفق المستندات؟ صف كيف تراه.
7. هل هناك خطط لاستخدام أنظمة حماية المعلومات المشفرة والتوقيع الرقمي الإلكتروني (CIPF وEDS)؟ إذا كانت الإجابة بنعم، يرجى الإشارة إلى اسم أو نوع أنظمة الأولوية.
8. المعالجة، ما هي أنواع المستندات والتنسيقات والأنواع المقرر أن يتم تشغيلها آليًا بواسطة النظام؟
8.1. صف بإيجاز المعلمات الرئيسية لكل منها، مع الإشارة إلى الاختلافات.
8.2. حدد أولوياتك
9. ما هو عدد محطات العمل المقرر تركيبها في وقت واحد؟
10. ما هو عدد أماكن العمل المخطط ربطها بالنظام في نهاية المطاف (إجمالياً)؟
11. في أي الأقسام سيتم التخطيط لتطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية؟
12. وصف المسؤوليات الوظيفية الرئيسية للإدارات - المشاركين الرئيسيين في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.

الأمور التنظيمية:
13. هل هناك متخصصون فنيون سيقودون المشروع نيابة عن العميل؟
14. هل هناك متخصصون في المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة سيقودون المشروع نيابة عن العميل؟

أسئلة حول التعليم ما قبل المدرسة:
15. هل هناك أحكام أو تعليمات أو لوائح معتمدة أو وثائق معيارية أخرى تنظم العمل بالمستندات (وصف قواعد العمل المكتبي وتدفق المستندات)؟
15.1. ما مدى نضجها وملاءمتها؟
15.2. هل هناك أي خطط لتغييرها؟
15.3. إذا كانت هذه الوثائق موجودة، يرجى تقديمها للتحليل.
16. إذا لم تكن هناك مثل هذه القواعد (اللوائح والتعليمات والأساليب) أو أنها ليست ذات صلة، فهل من الضروري إجراء مسح ووصف وتحسين العمليات الحالية؟
16.1. هل هناك فهم لضرورة وتوقيت مثل هذه الإجراءات؟
16.2. أم أن هناك خططًا لأتمتة العمليات "كما هي"؟
16.3. إذا كان سيتم إجراء المسح والتحسين، فحدد مجالات المسح والأهداف ومعايير التحسين.
17. كيف يتم تنفيذ الأعمال الورقية؟
17.1. مركزية
17.2. اللامركزية
17.3. مختلط.
18. ما هو القسم أو الموظف المسؤول عن التعامل مع المستندات؟
19. من في الشركة ينظم العمل بالمستندات (أي قسم)؟
20. ما هي الوظائف (العمليات، العمل) التي تحتاج إلى التشغيل الآلي لهذه الأنواع من المستندات؟ اوصفهم (بإيجاز)
21. ما هو الحجم التقريبي لتدفق المستندات سنويًا/شهريًا لكل نوع محدد من المستندات؟
22. اذكر أنواع المستندات التي تُستخدم فيها النماذج والقوالب، والتي من المقرر أن يتم تشغيل العمل بها آليًا؟
23. ما هي أشكال المحاسبة والتسجيل المستخدمة لكل نوع من المستندات؟ صف هيكلها وقواعد التعبئة وقواعد إنشاء أرقام التسجيل.
24. ما هي المستندات التي تتطلب رقابة إضافية؟ وصف خصائصها ومتطلبات التحكم.
25. ما هي أنواع وأنواع التقارير التي يجب تنفيذها لكل نوع من أنواع المستندات؟
26. أنواع العمل المنجز على كل نوع من المستندات. التغييرات التي تحدث للمستند أثناء عملية الأعمال.
27. وصف مسؤوليات الوظيفة لمعالجة مستندات الموظفين المشاركين في تدفق المستندات.
28. وصف التكنولوجيا الحالية للعمل مع المستندات في منظمة أو قسم:
28.1. إجراءات إعادة توجيه وتسجيل المستندات الواردة؛
28.2. الإجراء الذي تتبعه الإدارة لمراجعة المستندات الواردة وإصدار القرارات؛
28.3. هيكل القرار؛
28.4. إجراءات تقديم المستندات للمراقبة ؛
28.5. أنواع السيطرة؛
28.6. المواعيد النهائية؛
28.7. قائمة الوثائق التي يخضع تنفيذها للرقابة؛
28.8. تكنولوجيا التحكم في تنفيذ الوثائق؛
28.9. إجراءات تسجيل المستندات المستلمة للتنفيذ في الأقسام الهيكلية؛
28.10. إجراءات إزالة الوثائق من السيطرة؛
28.11. إجراءات مراجعة مسودات الوثائق من قبل الإدارة والموافقة عليها من قبل الإدارات المختلفة والموافقة عليها؛
28.12. إجراءات التسجيل وإعادة توجيه معالجة المستندات الصادرة؛
28.13. إجراءات تطوير الوثائق الداخلية؛
28.14. تنظيم تخزين المستندات في الأقسام الهيكلية وفي الأرشيف المركزي للمنظمة.
29. ما الذي يجب تغييره في العمل مع المستندات؟
30. ما هي أشكال المحاسبة والتسجيل المستخدمة لكل نوع من المستندات؟
30.1. وصف هيكلها وقواعد التعبئة (إن وجدت).
30.2. قواعد إنشاء رقم التسجيل
31. ما هي أنواع وأنواع التقارير التي يجب تنفيذها لكل نوع من المستندات؟
31.1. تقارير المكتب الحالية؛
31.2. التقارير المكتبية النهائية؛
31.3. تقارير المكتب الإحصائي؛
32. القدرة على إنشاء وتتبع الاتصالات بين الوثائق

أسئلة حول التخزين الأرشيفي:
33. هل هناك أرشيف كوحدة هيكلية؟
34. من المسؤول عن التخزين الفوري للوثائق؟
35. هل هناك تعليمات لحفظ المستندات؟ إذا كان لديك وثائق تنظيمية، يرجى تقديمها.
36. هل يتم تطوير مسميات القضايا (كل عام)؟
37. ما هي الوحدة (الرسمية) المسؤولة عن إعداد واعتماد التسمية الموحدة للقضايا.
38. هل هناك فحص لقيمة المستندات وإتلاف المستندات؟
39. هل يوجد جهاز مرجعي علمي؟ من يقودها؟ وصف هيكلها.
40. هل تم وضع سياسة للوصول إلى الوثائق، وخاصة السرية منها؟
41. هل هناك خطط لنقل أرشيف المستندات "الورقية" إلى النظام؟
41.1. يرجى الإشارة إلى الكمية التقريبية للمستندات وشكلها وأنواعها.
41.2. هل أرشيف الوثائق موزع جغرافيًا؟ إذا كانت الإجابة بنعم، أين تقع مواقع تخزين المستندات؟
41.3. تحديد الإطار الزمني المطلوب لنقل المعلومات إلى النظام.
42. ما هي القواعد المطبقة على شطب المستندات إلى ملفات ونقلها إلى الأرشيف، ما هي معايير التخزين؟
43. قواعد العمل مع تسميات القضايا الخاصة بالقسم وهيكلها وتنظيم تخزين المستندات في القسم والتي يخضع العمل بها للأتمتة.

وصف الهيكل التنظيمي:
لإجراء تقييم أولي للمتطلبات، هناك حاجة إلى معلومات حول الهيكل التنظيمي للشركة. يجب أن يكون وصف الهيكل التنظيمي عبارة عن رسم تخطيطي (بتنسيق Visio أو ARIS أو أي تنسيق آخر مشابه). وصف النص ممكن أيضا. يجب أن يعكس الرسم التخطيطي (أو الوصف النصي) للهيكل التنظيمي ما يلي:

44. قائمة المنظمات ذات المستوى الأعلى (شركة الإدارة، قائمة المجمعات والفروع والكيانات القانونية الفردية (على سبيل المثال، مكاتب الشركة)، وما إلى ذلك)، بما في ذلك:
44.1. أسماء المنظمات؛
44.2. الموقع الجغرافي للمنظمات؛
44.3. العلاقات بين المنظمات (التسلسل الهرمي)؛
44.4. مجالات نشاط المنظمات.
45. الهياكل التنظيمية للمنظمات ذات المستوى الأعلى والتي يجب أن تحتوي على:
45.1. هيكل الأقسام
45.2. العلاقات المتبادلة بين الإدارات.
45.3. وظائف الإدارات.
45.4. مجالات مسؤولية الإدارات.

في البداية، نحن مهتمون بالمعلومات حول الوحدات الهيكلية التي ستشارك في تنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكترونية.

البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في المنظمة:
46. ما هو الدعم الفني المتوفر: خصائص الخادم، مواقع العملاء؟
47. هل يتم استخدام نظام (أنظمة) المعلومات حاليًا لأتمتة المهام الحالية؟
47.1. إذا كانت الإجابة بنعم، ما هي الميزات التي تتضمنها؟
47.2. ما الذي أنت غير راضٍ عنه/المشاكل الحالية؟
47.3. هل هناك خطط لاستبداله كليًا أو جزئيًا؟
47.4. ترحيل البيانات: كيف يتم التخطيط لنقل المعلومات المتراكمة:
- لا يمكن التسامح معه
- حمل باليد،
- النقل تلقائيا.
47.5. إذا كنت تخطط لنقل البيانات "القديمة" تلقائيًا إلى نظام جديد، فمن الضروري توفير معلومات حول البنية وتنسيقات التخزين، وصياغة متطلبات تحويل البيانات.
48. هل التكامل مع الأنظمة الأخرى مطلوب؟
49. ما هو التكوين النموذجي لمحطات عمل العميل (المعالج، ذاكرة الوصول العشوائي، نظام التشغيل، وما إلى ذلك)؟
50. هل توجد قائمة بالبرامج القياسية المثبتة على أجهزة الكمبيوتر المكتبية؟ إذا كانت الإجابة بنعم، يرجى تقديم هذه القائمة.
51. ما هي خصائص أجهزة الخادم الأساسية؟
52. هل يستخدم موظفو الشركة البريد الإلكتروني الخاص بالشركة في عملهم اليومي؟ ما هو خادم البريد والعميل الذي تستخدمه؟
53. تحديد الإصدار والمطور لبرنامج خادم البريد الإلكتروني الخاص بالشركة.
54. ما هي طوبولوجيا شبكتك:
1.1. هل تعتمد الشبكة المحلية على مجال Windows NT؟
1.2. كم عدد محطات العمل الموجودة على شبكتك المحلية؟
1.3. هل هناك توزيع إقليمي للشبكة؟ إذا كان هناك:
1.3.1. ما هو توزيع محطات العمل بين الفروع (المكاتب)؟
1.3.2. ما هي سعة قنوات الاتصال بين قطاعات الشبكة؟
55. هل يوجد خادم ملفات مخصص لتخزين المستندات؟ ما هو الحجم المقدر للمستندات المخزنة على هذا الخادم؟
56. هل توجد استراتيجية لتخزين المعلومات غير المنظمة (أجهزة الكمبيوتر، وخوادم الملفات المخصصة، وأنظمة التخزين الفرعية، وما إلى ذلك)؟
57. ما هو متوسط حجم المستندات المخزنة على محطات عمل العميل؟
58. ما هي أنظمة المعلومات المؤسسية (CIS) المستخدمة في المؤسسة؟
59. هل توجد أنظمة إدارة قواعد بيانات مرخصة وكيف يتم استخدامها؟ قم بالإشارة إلى مطوري وإصدارات نظام إدارة قواعد البيانات المستخدمة في المؤسسة.
60. هل يتم استخدام خدمات الدليل للتعرف على المستخدمين؟ إذا كانت الإجابة بنعم، يرجى الإشارة إلى أي منها.
61. هل توجد خدمة دعم فني للمستخدمين (مكتب المساعدة)؟ هل هناك أي ضوابط لهذه الخدمة؟
62. كم عدد الموظفين في قسم تكنولوجيا المعلومات (قسم، قسم)؟ ما هي المهام الرئيسية التي تحلها هذه الوحدة؟
63. الإشارة إلى الأنظمة التي ينبغي أن يتكامل معها نظام إدارة الوثائق.
64. وضح النسبة التقريبية للموظفين الذين لديهم حق الوصول إلى المستندات للمراجعة فقط إلى عدد الموظفين الذين لديهم الحق في تعديل وتنفيذ إجراءات معينة.

متطلبات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية:
65. قم بإدراج ووصف المتطلبات الوظيفية للنظام الجديد التي تعتبرها الأكثر أهمية.
66. تكوين سمات كل بطاقة وثيقة:
- اسم
- وصف
- التسمية على النموذج (الاسم في النموذج)
- نوع البيانات
- طريقة التعبئة (يدويا، من دليل، ...)
67. البحث عن المستندات حسب سمات بطاقات التسجيل قائمة تفاصيل بطاقة البحث
68. الحاجة إلى إنشاء تاريخ للعمل مع المستندات، وتتبع التقدم المحرز في التنفيذ وعملية الموافقة، وما إلى ذلك.
69. المرشحات اللازمة في النظام
70. طلبات المعلومات التي يجب على النظام تلبيتها

تحليل فعالية تنفيذ أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)

الكفاءة هي واحدة من المفاهيم الاقتصادية الأكثر شيوعا. يمكن تعريف الفعالية بأنها احتمالية تحقيق الهدف. التحليل المذكور أعلاه للمتطلبات الأساسية لتنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية غير كافٍ للتوصية بتنفيذه. مطلوب تحليل فعالية تكلفة EDS.

أهداف تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكتروني:

أتمتة المكاتب,

أتمتة تدفقات المستندات،

أتمتة التحكم في تنفيذ المستندات والأوامر،

زيادة الانضباط في الأداء،

ترتيب الأمور عند العمل مع المستندات،

تقليل الوقت اللازم لمعاملات المستندات،

الانتقال إلى التقنيات اللاورقية.

وبالتالي، من الممكن تحديد مدى فعالية استخدام نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) بالمعنى الضيق للصناعات الفردية والمستخدمين. في هذه الحالة، من المعقول النظر في الأنواع التالية من التأثيرات:

اقتصادية - تأخذ مؤشراتها في الاعتبار من حيث القيمة جميع أنواع النتائج والتكاليف الناجمة عن تنفيذ EDS. أتمتة العمل المكتبي، وأتمتة تدفقات المستندات، وأتمتة التحكم في تنفيذ المستندات والأوامر تساعد على تقليل الأخطاء التي تحدث أثناء العمل اليدوي، وتسريع عملية تدفق المستندات، مما يوفر مكسبًا لا شك فيه في الوقت وتوفير في تكاليف الطاقة، تكاليف وقت الآلة، وما إلى ذلك.

مالي - يعتمد حساب مؤشرات هذا النوع من التأثير على النتائج المالية لاستخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، وهو ما ينعكس في تقليل وقت العمليات مع المستندات، وبالتالي تقليل مدة العمل مع المستندات،

المورد - تعكس مؤشراته تأثير استخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) على حجم إنتاج واستهلاك نوع معين من الموارد المادية (الكهرباء، العمالة، إلخ). كما ذكرنا سابقًا، فإن كسب الوقت عند العمل مع المستندات سيقلل من استهلاك الموارد الكهربائية وموارد العمل وما إلى ذلك.

العلمية والتقنية - تشمل الجدة والبساطة وفائدة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛

اجتماعي - تأخذ مؤشراته في الاعتبار النتائج الاجتماعية لتنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، والتي يتم التعبير عنها في تقليل كثافة اليد العاملة في إعداد ومعالجة وحدة البيانات في نظام إدارة المستندات الآلي.

دعونا نلقي نظرة فاحصة على وفورات التكاليف في تكاليف العمالة لمستخدمي EDMS.

حساب وفورات التكلفة السنوية المشروطة لأجور العمال من مؤهل jth Cj عندما يتم تحديد كثافة اليد العاملة في عمليات إعداد ومعالجة المعلومات نتيجة لإدخال EDMS بواسطة الصيغة

Сj = Сзпj (Q1 - Q2) А2 / Фj،

حيث Сзпj هو صندوق الأجر السنوي للموظف المؤهل j-th المشارك في إعداد البيانات ومعالجتها، فرك؛ Q1، Q2 - كثافة اليد العاملة لإعداد ومعالجة وحدة البيانات في الإصدارات الأساسية والجديدة من منتج البرنامج، شخص / ساعة؛ A2 - الحجم السنوي للعمل على إعداد ومعالجة البيانات في إصدار جديد من منتج البرنامج، الوحدات الطبيعية؛ Фj هو وقت العمل السنوي لموظف واحد من مؤهل J، يشارك في إعداد ومعالجة البيانات، ساعات.

دعونا نحسب وفورات التكلفة لأجور المدير الذي يعمل في القطاع العام وفقًا للفئة الحادية عشرة من جدول التعريفة الموحد ويبلغ راتبه 10000 روبل. مع الأخذ في الاعتبار أن المدير لديه مكافأة شهرية قدرها 75٪ من راتبه، فإن راتبه الشهري هو 17500 روبل. وبالتالي، فإن صندوق الراتب السنوي للمدير هو 210،000 روبل. مع الأخذ في الاعتبار أنه مع أسبوع عمل مكون من خمسة أيام، يكون عدد أيام العمل 249، فإن وقت العمل السنوي للمدير سيكون 1992 ساعة.

تبلغ كثافة اليد العاملة لإعداد ومعالجة المستندات بطريقة العمل السابقة وفي نظام EDMS 25 [شخص / ساعة] و 20 [شخص / ساعة] على التوالي. الحجم السنوي للعمل على إعداد ومعالجة البيانات في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (بالوحدات المادية) هو؟ 80 وثيقة.

وبالتالي، نحصل على وفورات في تكاليف العمالة الإدارية:

ج = 17500 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 3514 روبل،

وهو 20٪ من صندوق الراتب السنوي لمدير الفئة الحادية عشرة الذي يعمل في إعداد ومعالجة المستندات في نظام إدارة المستندات الآلي.

بوتكينا ليديا فلاديميروفنا

مرشح للعلوم التقنية، أستاذ، قسم المعلوماتية والرياضيات، كلية الاقتصاد، جامعة سانت بطرسبرغ الإنسانية لنقابات العمال، سانت بطرسبرغ، روسيا

الملخص: يناقش هذا المقال مميزات تطبيق نظام إدارة المستندات الإلكتروني. يشير المقال إلى أن كفاءة أي منظمة تعتمد على كفاءة معالجة المستندات وسرعة توزيع المعلومات بين أقسام الهيكل التنظيمي والمقاولين. يمكن تقسيم عملية إدخال إدارة المستندات الإلكترونية إلى ثماني مراحل. إحدى النقاط المهمة هي حقيقة أنه بعد إكمال كل مرحلة من مراحل الأتمتة الثمانية بنجاح، يجب تحسين النظام المطبق وتحسينه باستمرار. يعد هذا أحد العوامل الرئيسية للاستخدام الناجح لإدارة المستندات الإلكترونية في المؤسسة.

الكلمات المفتاحية: نظم إدارة الوثائق الإلكترونية، التنفيذ، الكفاءة، المؤسسة

ميزات تنفيذ الوثيقة الإلكترونية

دكتوراه في العلوم التقنية، أستاذ قسم علوم الكمبيوتر والرياضيات، كلية الاقتصاد، جامعة سانت بطرسبرغ للعلوم الإنسانية والاجتماعية سانت بطرسبرغ، روسيا

الملخص: يناقش هذا المقال مميزات إدخال نظام إدارة الوثائق الإلكتروني. يشير المقال إلى أن فعالية أي منظمة تعتمد على كفاءة معالجة المستندات، ومعدل توزيع المعلومات بين وحدات الهيكل التنظيمي والمقاولين. يمكن تقسيم عملية تنفيذ الوثيقة الإلكترونية إلى ثماني مراحل. أحد النقاط البارزة هو أنه بعد الانتهاء بنجاح من كل مرحلة من مراحل الأتمتة الثماني، يجب تحسين النظام المطبق وتحسينه باستمرار. وهذا عامل رئيسي في الاستخدام الناجح لإدارة المستندات الإلكترونية في المؤسسة.

الكلمات المفتاحية: نظام إدارة الوثائق الإلكتروني، التنفيذ، الكفاءة، المؤسسة

في العالم الحديث، تعتمد كفاءة أي منظمة على كفاءة معالجة المستندات، وسرعة توزيع المعلومات بين أقسام الهيكل التنظيمي والمقاولين، وكذلك على موثوقية مكون المعلومات بأكمله ككل.

ولهذا السبب، يثير مديرو العديد من المؤسسات مؤخرًا مسألة تحسين نظام تدفق المستندات بشكل متزايد. ويمكن تحقيق هذه المهمة من خلال الأتمتة.

اليوم، لا يعد التدفق الآلي للمستندات ابتكارًا. قامت بعض المنظمات بالفعل بتطبيق نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) واستخدامه. ومع ذلك، لا تزال معظم الشركات تحافظ على تدفق المستندات الخاصة بها في شكل ورقي تقليدي.

المعيار الرئيسي عند اختيار شكل من أشكال العمل المكتبي هو حجم المستندات التي تم إنشاؤها واستلامها من قبل المنظمة خلال فترة زمنية معينة. لذلك، في الشركات التي يكون فيها هيكل الإدارة متفرعًا ومتصلًا بسلسلة من المستندات المختلفة، يعد الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية مهمة مهمة للغاية.

لتكوين فكرة دقيقة عن هذا المفهوم، دعونا ننظر إليه بمزيد من التفصيل. يمكن تمثيل إدارة المستندات الإلكترونية كآلية واحدة لحركة المستندات التي يتم إنشاؤها باستخدام أدوات الكمبيوتر، وكقاعدة عامة، يتم توقيعها بتوقيع رقمي إلكتروني. وفي الوقت نفسه، تتم معالجة المستندات أيضًا باستخدام الوسائط الإلكترونية.

في المؤسسة التي يتم فيها تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، تكون الوثيقة بمثابة أداة إدارية أساسية. في مثل هذه المنظمات لا توجد مجرد أوامر أو تعليمات أو قرارات. هناك وثائق تحتوي على هذه القرارات والأوامر والتعليمات ذاتها. وبالتالي فإن الإدارة في المنظمة تتم بالكامل من خلال الوثائق. ترتبط معظم المهام التي يؤديها الموظفون أيضًا بالمستندات.

يمكن استخدام EDMS في أي مؤسسة: سواء بالنسبة لمؤسسة صغيرة أو لشركة قابضة ضخمة أو مؤسسة لها شبكة كاملة من الفروع. تبدأ بعض الشركات بأتمتة المراحل الفردية لتدفق المستندات، نظرًا لأن نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) يتمتع بعدد من المزايا المهمة:

1) أولاً، يجب أن نلاحظ شفافية العمليات التجارية. في النظام الإلكتروني، يكون التحكم في استلام وتنفيذ وإنشاء المستندات أسهل وأسرع بكثير. ومن خلال هذه المساعدة، يمكن للإدارة مراقبة العمليات التجارية للمؤسسة في أي وقت.

2) أيضًا، بمساعدة إدارة المستندات الإلكترونية، تم تحسين الوظيفة التنفيذية. وفقا للإحصاءات، لا يتم تنفيذ نسبة كبيرة من الطلبات من قبل الموظفين. يتيح نظام EDMS للمديرين مراقبة عمليات العمل وسرعة التنفيذ وجودته، والأهم من ذلك، نتيجة العمل.

3) يتم تقليل الوقت اللازم لمعالجة وتنفيذ المستندات. تتيح إدارة المستندات الإلكترونية إمكانية البحث عن المستندات وإنشائها ومعالجتها وتوزيعها بشكل أسرع. يتم تحقيق ذلك من خلال التجميع التلقائي للملخصات والسجلات والتقارير، والذي بدوره يسمح لك بأداء العمل بكفاءة وسرعة، ونتيجة لذلك، تحسين العمليات التجارية.

4) يزداد مستوى سرية المعلومات. يتمتع كل موظف بدرجة الوصول إلى مستندات الشركة وإدارتها التي تتوافق مع سلطته. على سبيل المثال، قد يكون للموظف الحق في قراءة مستند، أو قد يكون لديه القدرة على التحرير، أو إجراء التعديلات المناسبة على المستند، أو قد يكون له أيضًا الحقوق الكاملة. يتم تسجيل كل إجراء في نظام الكمبيوتر. وهذا يعني أنه من الممكن في أي وقت معرفة أي من الموظفين قام بإجراء تغييرات على البيانات وعمل معهم.

بالنسبة للعديد من المنظمات، تعتبر مشكلة سرية المعلومات حادة للغاية. يمكن أن يؤدي فقدان أي مستندات مهمة إلى خسائر بالملايين. وفي هذا الصدد، تخضع المستندات الورقية لمخاطر أكبر بكثير، حيث يمكن إزالتها من المجلد دون أي مشاكل، وسيتم نقل جميع المعلومات إلى الطرف الثالث. بعد تطبيق نظام إدارة المستندات الإلكترونية في الشركة، قد لا يكون من الممكن القضاء على تسرب المعلومات الكامل. ومع ذلك، في هذه الحالة سيكون من الممكن معرفة أي من الموظفين استخدم هذه المستندات وفي أي لحظة.

5) بمساعدة EDMS، تم تحسين مخطط تدريب الموظفين الجدد، وكذلك إدخال عمليات جديدة في الشركة. يحدث إدخال لوائح وتعليمات جديدة باستخدام إدارة المستندات الإلكترونية بشكل أسرع بكثير من إبلاغ كل موظف بشكل منفصل وتعريفه بالمستندات الورقية.

6) مستوى الثقافة المؤسسية آخذ في الازدياد. يقوم نظام EDMS بإنشاء مساحة معلومات موحدة تشارك فيها جميع أو معظم هياكل الشركة. وهذا بدوره يخلق الفرصة لإشراك كل موظف تقريبًا في عمليات الشركة.

7) عندما تتحول الشركة إلى إدارة المستندات الإلكترونية، يتم حل مشكلة التكيف مع التغييرات الجديدة في سوق المعايير الدولية. في حالة ظهور أي شيء، يمكن للمؤسسة التي تستخدم نظام إدارة الوثائق الإلكترونية إجراء تغييرات بسرعة على القالب الجديد، وبالتالي زيادة مستوى قدرتها التنافسية في السوق.

ومع ذلك، فإن هذه الطريقة لتحسين عمل المؤسسة، إلى جانب مزاياها، لها أيضا عيوبها.

أولاً، يمثل أمن المستندات مشكلة خطيرة. قد يدخل فيروس إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك، وقد لا يعمل نظام حفظ المستندات. يمكن حل هذه المشكلة عن طريق إنشاء نظام الحجز.

قد يكون العيب الآخر المحتمل لإدخال نظام EDS هو المحافظة على الموظفين الذين سيتم توظيفهم في النظام. عند التبديل إلى إدارة المستندات الآلية، ليس من الممكن دائمًا تجنب ومنع عدم الرضا بين الموظفين الذين اعتادوا على العمل اليدوي ولديهم معرفة غير كاملة بإدارة المستندات الإلكترونية.

كما أن نظام إدارة المستندات الإلكترونية يولي أهمية كبيرة لإدخال البيانات بكفاءة. في هذه الحالة، يكون العامل البشري مهمًا بشكل خاص، لأن الأداء المتواصل للنظام في المستقبل سيعتمد على مؤهلات وجودة عمل الموظفين.

في مرحلة شراء وتنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكتروني، يجب أن تكون إدارة الشركة مستعدة للتكاليف المالية. على الرغم من أنه يتم تعويض هذه التكاليف لاحقًا عن طريق تقليل تكلفة العمل مع الوثائق وتحسين العمليات التجارية.

تبادل المستندات الإلكترونية غير ممكن مع جميع الأطراف المقابلة. والسبب في ذلك هو عدم وجود مساحة معلومات موحدة. ونتيجة لذلك، تضطر العديد من الشركات إلى إجراء تبادل المستندات الورقية والإلكترونية في وقت واحد. تظل الحقيقة واضحة أن إرسال التصرفات والعقود إلكترونيًا من شأنه أن يبسط العمل بين العميل والعميل إلى حد كبير في أي قطاع من قطاعات السوق.

الشرط الإلزامي لمعظم الوثائق، والذي يمنحها القوة القانونية، هو التوقيع الشخصي. عادة ما يتم تأكيد القوة القانونية للمستند الإلكتروني من خلال التوقيع الإلكتروني، والذي، وفقًا لـ 63-FZ، يمكن أن يكون من ثلاثة أنواع:

1) التوقيع الإلكتروني البسيط. يتم إنشاء هذا النوع من التوقيع باستخدام كلمات المرور والرموز والأدوات الأخرى التي تحدد هوية مؤلف المستند الموقع. ولا يتم استخدام التوقيع الإلكتروني المشفر في هذه الحالة.

2) تعزيز التوقيع غير المشروط. لإنشاء هذا النوع من التوقيع، يتم استخدام وسائل التشفير، والتي بدورها تجعل من الممكن تحديد مؤلف المستند. غالبًا ما يكون التوقيع المحسن غير المؤهل مشابهًا لمستند به ختم.

3) يمكن للتوقيع المؤهل المعزز أن يحل محل الوثائق الورقية في جميع الحالات. الاستثناء هو الحالة التي يكون فيها على المستوى التشريعي مطلوبًا فقط وثيقة على الورق.

اليوم، تعتبر معظم الولايات أن المستندات الورقية ذات التوقيع العادي والمستندات الإلكترونية الموقعة بتوقيع إلكتروني مؤهل متساوية.

يجب أن يكون انتقال المنظمة من إدارة المستندات الورقية إلى الإدارة الإلكترونية مختصًا ومدروسًا جيدًا، حيث أن العمل الإضافي للمؤسسة بأكملها يعتمد على هذه الخطوة.

في أغلب الأحيان، يكون البادئ في أتمتة عمليات تدفق المستندات في المؤسسة هو المدير العام. يلعب اهتمام الإدارة بالانتقال إلى تدفق المستندات غير الورقية دورا كبيرا، لأن نجاح هذا المشروع يعتمد إلى حد كبير على هذا.

عادة، يتم تقسيم الأتمتة نفسها تقليديا إلى جزأين: العملية نفسها والتقرير، أي التحكم في تشغيل المنتج النهائي.

إذا كانت المهمة لا تقتصر على تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية فحسب، بل أيضًا على تحويل العمليات التجارية، فيجب صياغة الاختصاصات مع المديرين المسؤولين عن هذه العمليات. ولن يكون من الممكن إنشاء نسخة ناجحة من إدارة المستندات الإلكترونية إلا إذا تم تجنيدهم كحلفاء.

يمكن تقسيم عملية الأتمتة إلى عدة مراحل رئيسية:

المرحلة 1. المواصفات الفنية. في البداية، يجب على مديري المشاريع أن يقرروا المهام التي يجب أن يؤديها النظام المستقبلي. ستساعدك الأهداف المصاغة بوضوح على اتخاذ القرار الصحيح في المرحلة الثانية.

المرحلة 2. اختيار حل تكنولوجيا المعلومات. بالنسبة لشركة ذات تدفق مستندات صغير، قد يكون استخدام قاعدة بيانات إلكترونية مثل Access أو Excel كافيًا. وهذا يعني أن المؤسسات الصغيرة لا يتعين عليها دائمًا المشاركة في إعادة الهيكلة العالمية لتدفق المستندات.

على العكس من ذلك، يجب أن يكون مديرو المؤسسات الكبيرة التي لديها أقسام إقليمية ترغب في أتمتة تدفق المستندات، مستعدين للتنفيذ المكلف والطويل.

المرحلة 3. وصف العمليات التجارية. قبل البدء في تنفيذ إدارة المستندات، من الضروري دراسة العمليات التجارية الحالية للمؤسسة. في هذه المرحلة يتم إعطاء الدور القيادي لرؤساء الأقسام المشاركة في الأتمتة. وتتمثل مهمتهم الرئيسية في المساعدة في وصف مسار المستندات وإنشاء تدفق خطوة بخطوة للعمليات التجارية.

المرحلة 4. في هذه المرحلة، يتم وضع التقديرات والجداول الزمنية وقوائم الموارد الضرورية، ويتم وضع خطة العمل العامة. في هذه الحالة، من الضروري مراعاة جميع الإيجابيات والسلبيات الحالية التي ستظهر بعد أتمتة المستندات.

المرحلة 5. التنفيذ. في هذه المرحلة، يتم التنفيذ المباشر لإدارة المستندات الإلكترونية. تعتمد مدة المرحلة بشكل مباشر على مدى تعقيد هيكل المنظمة والعمليات التجارية التي تجري فيها. يتم التحكم وتنسيق العمل من قبل مدير المشروع.

المرحلة 6. الانتهاء. في هذه المرحلة يتم اختبار البرنامج. في كثير من الأحيان، يكشف الاختبار عن فجوات في الأتمتة. هذه المرحلة مهمة لأنها لا تزال لديها الفرصة للتخلص بسرعة من المشاكل التي نشأت.

المرحلة 7. وضع المشروع موضع التنفيذ. وقد تكون هذه إحدى طرق التنفيذ التي يتم استخدامها في بداية استخدام النظام:

الإستراتيجية الموازية، أي أن العمل يتم وفق النظام القديم، ولكن في نفس الوقت يتم استخدام تقنيات جديدة. في هذه العملية، تتم مقارنة نظامين - القديم والجديد - باستمرار، ونتيجة لذلك، يتم تكييف النظام الجديد تدريجيًا. ومع ذلك، ونظرًا لتكرار البيانات، فإن هذا النهج هو الأكثر استهلاكًا للعمالة والوقت.

قفزة - يتم الانتقال إلى استخدام نظام جديد على الفور، أي أنه لا توجد عملية انتقالية. هذه الطريقة فعالة، ولكنها محفوفة بالمخاطر للغاية.

إطلاق مشروع تجريبي - القفز يحدث في منطقة واحدة. هذا النهج موثوق.

الأتمتة التسلسلية. يبدأ التنفيذ بالاختناقات وتبدأ مناطق جديدة تدريجياً في المشاركة في العملية. عند اختيار هذا النهج، كقاعدة عامة، يتم إنفاق الكثير من الوقت، ولكن المردود مرئي على الفور تقريبا.

في هذه المرحلة، بغض النظر عن الاستراتيجية المختارة، قد تنشأ صعوبات بسبب المحافظة على الموظفين. ومع ذلك، مع النهج الصحيح، يمكن تقليل احتمالية المخاطر بشكل كبير.

المرحلة 8. مراقبة استخدام النظام. الهدف الرئيسي في هذه المرحلة هو تحقيق الاستخدام التدريجي للبرنامج بكامل طاقته. وهذا هو، يجب أن يصبح البرنامج أداة حقيقية لإدارة المستندات، ولا يبقى مجموعة من الملفات.

نقطة أخرى مهمة هي حقيقة أنه حتى بعد إكمال كل مرحلة من مراحل الأتمتة الثمانية بنجاح، يجب تحسين النظام المطبق وتحسينه باستمرار. يعد هذا أحد العوامل الرئيسية للاستخدام الناجح لإدارة المستندات الإلكترونية في المؤسسة.

يجب أن يشمل الدعم الإضافي للنظام ما يلي:

الحفاظ على النظام في حالة عمل. وقد يتكون من تقديم النصائح للمستخدمين، واستكشاف الأخطاء وإصلاحها، والنسخ الاحتياطي للبيانات؛

إجراء تعديلات على أدلة النظام بناءً على التغييرات الحالية في المنظمة؛

رصد التغييرات في التشريعات؛

تغيير الإعدادات في النظام لتلبية متطلبات الموظفين الجدد.

فهرس:

1. Minakov V. F.، Minakova T. E.، Galstyan A. Sh.، Shiyanova A. A. الثابت الزمني لمضاعفة تأثيرات الابتكار // مجلة البحر الأبيض المتوسط للعلوم الاجتماعية. – 2015. – العدد 6 – 36. – ص. 307-312.

2. Galstyan A. Sh.، Shiyanova A. A.، Minakov V. F.، Minakova T. E. التحقق من النموذج الاقتصادي والرياضي للتطوير المبتكر للاتصالات واتصالات المعلومات في روسيا // نشرة جامعة شمال القوقاز الفيدرالية. – 2015. – رقم 3 (48). – ص 78-84.

3. Goryacheva E. A.، Minakov V. F.، Barabanova M. I. نموذج إدارة السيولة تحت سيطرة بنك روسيا في الوقت الحقيقي // الاقتصاد والإحصاءات والمعلوماتية. نشرة UMO. – 2013. – العدد 4. – ص178-183.

4. ميناكوف ف.ف.. – 2015. – رقم 11 (23). - مع. 32.

5. ميناكوف ف.ف.. – 2016. – رقم 3 (27). – ص 30.

6. ميناكوف ف.ف.. – 2015. – رقم 7 (19). – ص31.

7. ميناكوف ف.ف. دالة موجة الإنتاج // مجلة البحوث العلمية الدولية = المجلة البحثية للدراسات الدولية. – 2014. – رقم 10-1 (29). – ص 22-25.

8. ميناكوف ف. وظيفة الإنتاج في التدفقات اللوجستية // مجلة البحوث العلمية الدولية = المجلة البحثية للدراسات الدولية. – 2014. – رقم 11-3 (30). – ص 55-58.

9. ميناكوف ف.ف. الاختلافات والتشابهات في فترة نظرية الأجيال // مجلة البحث العلمي الدولية = المجلة البحثية للدراسات الدولية. – 2014. – رقم 12-2 (31). – ص 122-124.

10. Minakov V. F. المرونة السعرية للطلب والعرض للجودة // تكنولوجيات المعلومات في الأعمال التجارية. مجموعة المقالات العلمية للمؤتمر العلمي الدولي الثامن. - سان بطرسبورج. دار النشر "معلومات دا". – 2013. – ص51-60.

11. ميناكوف ف.ف.. – 2015. – رقم 2 (14). – ص 5.

12. Minakov V. F.، Lobanov O. S.، Ostroumov A. A. نشر البنية التحتية السحابية في مساحة المعلومات الإقليمية // المراجعة العلمية. – 2014. – العدد 11. – ص103-106.

13. Minakov V.F.، Malyshenko A.V. تحليل العمليات المبتكرة في الجامعة // العلوم. ابتكار. التقنيات. – 2004. – العدد 36. – ص12 – 15.

14. Minakov V. F., Minakova T. E. مجتمع المعلومات ومشاكل علوم الكمبيوتر التطبيقية // مجلة البحوث العلمية الدولية = المجلة البحثية للدراسات الدولية. – 2014. – رقم 1-1 (20). – ص 69-70.

15. ميناكوف ف.ف.. – 2016. – رقم 6 (30). – ص37.

16. ميناكوف ف.ف.. – 2016. – رقم 4 (28). – ص 17.

17. ميناكوف ف.ف.. – 2016. – رقم 5 (29). – ص 36.

18. ميناكوف ف.ف.. – 2016. – رقم 1 (25). – ص 13.

19. Minakova T. E., Minakov V. F. توفير الطاقة هو مضاعف للكفاءة الاقتصادية // المجلة الدولية للبحوث العلمية = المجلة البحثية للدراسات الدولية. – 2013. – رقم 11-2 (18). – ص60-61.

20. Putkina L. V. ديناميات مفهوم تطوير هياكل ريادة الأعمال // مجلة البحث العلمي الدولية. 2015. رقم 2-3 (33). ص79-80.

21. Putkina L.V. ميزات هياكل ريادة الأعمال المبتكرة//مجلة البحث العلمي الدولية. 2015. رقم 2-3 (33). ص80-82.

22. Putkina L. V. تصميم الأنظمة الذكية في الاقتصاد. فتح أرشيف المقال رقم 0321400431 30/07/2014

23. بوتكينا إل. مفهوم المنهج العملي في الإدارة // في عالم الاكتشافات العلمية. 2015.№11.7(71). ص 2759-2765.

24. بوتكينا إل في - 2016. - لا. 05 (029) / [المصدر الإلكتروني] – وضع الوصول. – عنوان URL:

25. بوتكينا إل في - 2015. - لا. 12 (24) / [المصدر الإلكتروني] – وضع الوصول. – الرابط : http://site/24/3125/

26. بوتكينا إل في - 2015. - لا. 10 (22) / [المصدر الإلكتروني] – وضع الوصول. – الرابط : http://site/22/2975/

27. بوتكينا إل في.. - 2016. - لا. 07 (031) / [المصدر الإلكتروني] – وضع الوصول. – عنوان URL:

28. بوتكينا إل. ميزات استخدام إدارة المستندات الإلكترونية للتشغيل الفعال لمؤسسة حديثة // موقع المجلة الإلكترونية العلمية والعملية. – 2016.- لا. 01 (25) / [المصدر الإلكتروني] - وضع الوصول. – عنوان URL:

29. بوتكينا إل في - 2015. - لا. 10 (22) / [المصدر الإلكتروني] – وضع الوصول. – الرابط : http://site/22/2976/

30. بوتكينا إل في - 2016. - لا. 01 (25) / [المصدر الإلكتروني] - وضع الوصول. – عنوان URL:

31. بوتكينا إل في - 2016. - لا. 03 (027) / [المصدر الإلكتروني] – وضع الوصول. – الرابط : http://site/27/3343/

32. بوتكينا إل في - 2016. - لا. 05 (029) / [المصدر الإلكتروني] – وضع الوصول. – عنوان URL:

33. بوتكينا إل في - 2015. - لا. 12 (24) / [المصدر الإلكتروني] – وضع الوصول. – الرابط : http://site/24/3070/

34. بوتكينا إل في - 2016. - لا. 02 (026) / [المصدر الإلكتروني] – وضع الوصول. – الرابط : http://site/26/3226/

35. Shiyanova A. A.، Galstyan A. Sh.، Minakov V. F.، Minakova T. E. النمذجة الرياضية لاتجاهات الاقتصاد الكلي في تطوير أعمال التأمين // المشاكل الحديثة للعلوم والتعليم. – 2014. – العدد 4. – ص436.

وفقًا للممارسات العالمية والمحلية المتقدمة لتنفيذ أنظمة المعلومات (IS)، سننظر في هذه المقالة في عملية تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، والتي تتضمن عدة مراحل من العمل. نتيجة تنفيذ نظام EDMS هي التشغيل الصناعي للنظام في جميع أنحاء المؤسسة بأكملها.

لا ترتبط كفاءة تدفق المستندات دائمًا بتقليلها. ينبغي النظر في زيادة كفاءة تدفق المستندات والراحة للمديرين بالتزامن مع زيادة جودة محتوى المعلومات. الهدف من تحسين (تصميم) تدفق المستندات هو جعلها متوافقة مع احتياجات الإدارة مع تقليل تكاليف صيانتها في نفس الوقت. يتضمن الإجراء الموسع لتحسين (تصميم) تدفق المستندات الخطوات الخمس التالية.

يتضمن تحسين تدفق المستندات مجالين رئيسيين:

1. زيادة جودة محتوى المعلومات (الارتباط بمراكز المسؤولية؛ المجموعة والمحتوى الأمثل للمؤشرات؛ الجودة العالية للقواعد والمعايير؛ توافر المعلومات حول الانحرافات).
2. زيادة كفاءة تدفق المستندات والراحة للمديرين (القضاء على ازدواجية المعلومات، وتحسين طرق المرور؛ والجمع بين المحاسبة الأولية للمحاسبة والإدارة التشغيلية، وما إلى ذلك؛ وجعل أسماء المستندات متوافقة مع المحتوى).

ينبغي النظر في زيادة كفاءة تدفق المستندات والراحة للمديرين بالتزامن مع الاتجاه الأول، أي. لا ترتبط كفاءة تدفق المستندات دائمًا بتقليلها. يمكن أن يؤدي فقدان بعض المعلومات إلى تأثير سلبي بشكل عام على المؤسسة.

دعونا نفكر في خيار تقليل تدفق المستندات مع الحفاظ على سعة المعلومات الخاصة بها. لذا، فإن الهدف من تحسين (تصميم) تدفق المستندات هو جعلها متوافقة مع احتياجات الإدارة مع تقليل تكاليف صيانتها في نفس الوقت.

يتضمن الإجراء الموسع لتحسين (تصميم) تدفق المستندات الخطوات التالية:

الخطوة 1. مسح ما قبل المشروع أو وصف المشروع.
الخطوة 2. وصف تفصيلي لتدفق المستند الحالي.
الخطوة 3. تحليل المحتوى النوعي للمعلومات.
الخطوة 4. تحسين تدفق المستندات.
الخطوة 5. إنشاء المعايير (التعليمات).

مسح وتحليل المعلومات

تتمثل مهام الخطوة الأولى - وصف المؤسسة - في تحديد احتياجات الإدارة وتحديد تأثير العوامل. يتم تحديد احتياجات الإدارة بناءً على دراسة الوظائف الواردة في التوصيف الوظيفي وتوصيف مجموعات القرارات الإدارية المتخذة على مستويات الإدارة المختلفة. يمكن استخدام التقارير الجارية الحالية للتحليل النقدي. نوصي بأن يتم تنفيذ العمل بالتوازي مع تحليل المحتوى النوعي للمعلومات.

عند إنشاء تدفق المستندات، وكذلك عند إنشاء الهياكل التنظيمية للمحاسبة الإدارية، يبدأ العمل بدراسة تأثير عوامل مثل: ميزات التكنولوجيا، وتكوين المنتج، وتنظيم الإنتاج وإدارة المؤسسة وأقسامها الهيكلية، والعمليات التجارية، تدفقات المواد. يعتمد تنظيم تدفق المستندات إلى حد كبير على وجود مراكز المسؤولية في هياكل الإدارة التنظيمية؛ تطوير آلية ريادة الأعمال داخل الشركة؛ توافر إدارة الانحراف. الكفاءة الإدارية واستخدامها لأساليب صنع القرار التقدمية ؛ توافر أجهزة الكمبيوتر الشخصية وشبكات المعلومات وما إلى ذلك.

أثناء العمل قبل المشروع، على وجه الخصوص، هناك حاجة إلى مزيد من التفاصيل من حيث وصف مراكز إنشاء (تحويل، استخدام) المعلومات وعلاقاتها الشخصية (نقاط المحاسبة)؛ وصف المستندات وتدفقات المستندات الموجودة.

إن تطوير أنظمة إدارة المستندات لأغراض الإدارة وعلم نفس الإدارة، بالطبع، مع مراعاة السمات التكنولوجية والتنظيمية للمؤسسة، يجب أن يبدأ دون الرجوع إلى منتج برمجي محدد. تحتاج أولاً إلى إنشاء أيديولوجية، وبعد ذلك فقط ابحث عن منتج برمجي لها.

قبل البدء بعملية تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) في المؤسسة، نوصي بإجراء مسح سريع (مسح ما قبل المشروع) من أجل:

الحصول على معلومات عامة حول هدف تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
تحديد أهداف التنفيذ؛
تحديد المتطلبات الأساسية العامة لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) وحدود المشروع؛
تحديد الحالة العامة لتنظيم تدفق المستندات والعمل المكتبي؛
تحديد المشاركين الرئيسيين في المشروع (تشكيل مجموعة عمل)؛
تحديد المستوى العام لتعقيد المشروع المحتمل؛
وتقييم احتياجات ترحيل البيانات والتكامل مع البرامج الأخرى؛
جمع المعلومات اللازمة لإعداد عرض تجاري فعال وفائز إذا تم إجراء المسح والتنفيذ من قبل شركة خارجية.

في هذه المرحلة، يتم اختيار المنصة التي سيتم تطوير نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) عليها.

في هذه المرحلة، واستنادًا إلى المعلومات الأولية التي تم الحصول عليها، يتم تعيين مدير المشروع (PM)، الذي يضع خطة العمل الأساسية، وهيكل العمل الهرمي (WBS)، وميثاق المشروع.

أثناء مسح المعلومات، يتم فحص العمليات التجارية الحالية ووصفها ("كما هي"). نتيجة لتحليل البيانات التي تم جمعها، يتم اقتراح العمليات التجارية المحسنة ("ليكون" - "كما ينبغي أن يكون")، ويتم صياغة المتطلبات الوظيفية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية.

أهداف مسح المعلومات هي:

دراسة ووصف دقيق للعمليات التجارية المراد أتمتتها؛
وضع توصيات لتحسين تدفق المستندات وتنظيم تدفق المستندات والعمل المكتبي؛
تعريف ووصف تعديلات النظام والواجهات بما في ذلك. واجهات مع الأنظمة الخارجية ووسائل نقل البيانات من البرامج الحالية التي يجب تطويرها وتنفيذها خلال المشروع؛
تطوير المواصفات الفنية (TOR).

من أجل الحصول على المعلومات اللازمة، يتم إجراء الاستبيانات والمقابلات بين المستخدمين الرئيسيين (رؤساء الأقسام المهتمين والموظفين الذين سيتعين عليهم العمل مباشرة في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية الجديد). أثناء العمل يوصى بما يلي:

قم بعمل قائمة بأنواع المستندات الموجودة في المنظمة وقم بإجراء مسح لكل نوع من المستندات:

وصف تقنية التوثيق (مجموعة من التفاصيل، إذا لزم الأمر، موقعها وتسلسلها وميزات التصميم)؛ إظهار شروط حركة المستندات (وجود التوقيعات، والتأشيرات، والشيكات، وما إلى ذلك)، أو مخطط تدفق المستندات (الطريق) أو قائمة المصدقين الرئيسيين، والموقعين، وما إلى ذلك؛ وصف طريقة التسجيل (تنسيق أرقام التسجيل)؛

قم بإعداد قائمة بالموظفين المسؤولين عن إنشاء المستندات (من/أي قسم يقوم بإنشاء أنواع المستندات).
قم بإعداد قائمة بالموظفين الذين يصادقون على المستندات ويوقعونها ويوافقون عليها (من يصادق/يوقع على أنواع المستندات؛ والشروط التي بموجبها تتطلب التأشيرة/التوقيع).
قم بعمل قائمة بمسجلي المستندات
تحديد أنواع المستندات التي يجب وضعها تحت السيطرة (تحديد وحدات التحكم، وشروط وضعها تحت السيطرة، وشروط إزالة السيطرة وغيرها من المعلومات الضرورية).
قم بإعداد قائمة بالأشخاص الآخرين المسؤولين عن عملية المعالجة.
بناءً على المعلومات المذكورة أعلاه، قم بإنشاء خوارزمية لحركة المستندات (operogram). انظر المثال 1.
تحديد وثائق التقارير اللازمة (شروط إنشاء التقارير ونماذجها).
بناءً على الاستطلاع، قم بإعداد تعليمات للمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة (إذا لزم الأمر).
قم بإعداد تسميات الحالات مع الإشارة إلى فترات التخزين وقواعد تكوين الحالات (إذا لزم الأمر).
قم بعمل قائمة بالمستندات مع الإشارة إلى شروط توفير الوصول إليها (على سبيل المثال، اعتمادًا على المنصب).

بناءً على المعلومات المذكورة أعلاه، تم تطوير المتطلبات الوظيفية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) أو الشروط المرجعية لتطويره (TOR). على وجه الخصوص، يجب على المحلل وضع متطلبات تنسيق وتكوين بطاقات التسجيل والتحكم (تعيين وترتيب الحقول في البطاقة، وطرق ملء نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، وما إلى ذلك)، وطرق حركة المستندات والمتطلبات الأخرى الضرورية لإعداد وتطوير نظام EDMS.

استنادا إلى ممارسة تصميم أنظمة إدارة الوثائق، يمكننا اقتراح تسلسل العمل التالي:

1. بناء مخططات النقاط المحاسبية للإنتاج الرئيسي والإنتاج المساعد والخدمات الوظيفية.
2. بناء الرسوم البيانية لعلاقاتهم.
3. جمع نماذج المستندات والتقارير المستكملة حسب النقاط المحاسبية.
4. تنظيمهم في الألبومات.
5. وصف المواعيد النهائية للتقديم، واتجاه حركة المستندات ونماذج التقارير (في أي إطار زمني، ومن وإلى من يتم نقل الوثيقة).
6. بناء مخططات تدفق الوثيقة الموضوعية والموجزة.
7. إجراء التحليل المنطقي والمطلوب للوثائق.
8. تحليل مسار الوثائق في عملية إنشائها وتنسيقها والموافقة عليها.
9. تطوير مقترحات لإجراء تغييرات على المخطط الحالي للوثائق وإعداد التقارير فيما يتعلق بمقترحات تغيير معايير المحاسبة الإدارية الأخرى (محاسبة الانحرافات ومراكز المسؤولية وما إلى ذلك).
10. وضع المقترحات للقضاء على ازدواجية المعلومات.
11. وضع المقترحات لتوحيد الوثائق.
12. وضع مقترحات لتبسيط حركة الوثائق والتقارير.
13. تطوير مشروع لتحسين تدفق المستندات الموحدة ونظام إعداد التقارير الداخلية.
14. تطوير وتنفيذ معايير تدفق المستندات وإنشاء التقارير الداخلية.

عند تنفيذ العمليات المذكورة أعلاه، يجب عليك مراعاة بعض النصائح.

نقاط المحاسبة أولاً، تقوم بتحديد مواضيع العلاقة أثناء تبادل المعلومات. يمكن أن يطلق عليها مراكز المنشأ واستهلاك ونقل المعلومات أو نقاط المحاسبة. لذلك، تم إصلاح النقاط المحاسبية، وتم وصف العلاقات المتبادلة بين الأقسام في المرحلة السابقة، والآن يمكنك، من خلال الجمع بين هذه المواد واستكمالها، إنشاء مخططات للعلاقات المتبادلة بين النقاط المحاسبية.

ستساعدك هذه المخططات ليس فقط على قطع الاتصالات غير المهمة في الخطوات الأولى للمشروع دون وضعها في شكل وثائقي، ولكنها ستوفر أيضًا الوقت والمال. ولا غنى عنها عند اختبار مقترحات التحسين لمعرفة ما إذا تم أخذ كل شيء في الاعتبار.

ألبومات وأوصاف الوثائق. إحدى الخطوات المهمة هي إنشاء ألبومات المستندات الموجودة في وقت المشروع ووصفها؛ هذه هي الوظيفة الأكثر استهلاكا للوقت، وغير مثيرة للاهتمام وغير ممتنة.

عند تنفيذ العمل لتحسين تدفق المستندات، استخدم النصيحة المستلمة نتيجة لتحليل ممارسة الأخطاء: وضع القيود في الوقت المناسب - "عدم احتضان الضخامة"؛ معرفة ما إذا كان المستند قد تم إعداده بواسطة نفس الموظف الذي وقع عليه، أو ما إذا كان هناك فنانون حقيقيون غير مرئيين؛ في المواقف التي يوقع فيها مدير ورشة العمل فاتورة لنقل منتج شبه نهائي إلى ورشة العمل التالية، حدد عدد المرات التي ستصف فيها حركة المستند: مرة واحدة من ورشة عمل إلى ورشة عمل، أو تتبع المسار بأكمله. وفي هذه الحالة، يجب أن يكون هناك مبدأ مماثل للسجلات لجميع أقسام المنظمة.

عند القيام بالعمل، يجب استيفاء شرط إلزامي: يجب تقديم وصف المستندات بشكل موحد لجميع أقسام المنظمة.

مخططات تدفق المستندات المحلية والعامة. بعد وصف المستندات، يمكنك البدء في إنشاء المخططات. إنهم يساهمون في الإجابة، على سبيل المثال، على السؤال - ما مدى صعوبة مسار المستند العادي في أربع نسخ، على عكس عملية الإنتاج نفسها. إن تحليل نمط تدفق المستندات يجعلك تفكر في جدوى المسارات النهائية. على سبيل المثال، لماذا نحتاج إلى المستندات الأولية المتعلقة بالانتقال الداخلي في قسم التخطيط؟

مثال 1. نقترح إضفاء الطابع الرسمي على المعلومات التي تم الحصول عليها نتيجة للمسح في شكل برنامج تشغيل (انظر الشكل 1) أو في شكل خوارزمية (انظر الشكل 2). على سبيل المثال، نقترح النظر في دورة حياة أوامر الأنشطة الأساسية. تقنية العمل مع هذا النوع من المستندات هي الأكثر توحيدًا ويمكن استخدامها في العديد من المؤسسات.

الشكل 1. مخطط دورة حياة أمر النشاط الرئيسي

الشكل 2. خوارزمية معالجة أوامر الأنشطة الأساسية

يسرد مقال "مسح المعلومات كجزء من تطبيق EDMS" المنشور في مجلة "العمل المكتبي وتدفق المستندات في المؤسسة" العدد 2 لعام 2007، الأسئلة التي يمكن استخدامها في الاستبيانات أو عند إجراء مقابلات مع المستخدمين. الأسئلة هي استشارية.

لا توجد متطلبات واضحة لإجراء المسح، لذلك، في كل حالة محددة، باستخدام الحلول الجاهزة، تحتاج إلى اتخاذ نهج إبداعي للحصول على المعلومات اللازمة، وتنظيمها وعرضها.

يعد مسح المعلومات مرحلة مهمة في تحسين المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة وتنفيذ EDS. بعد كل شيء، تعتمد جودة القرارات المتخذة لتحسين العمليات وتطوير متطلبات وظيفة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) بشكل مباشر على المعلومات الواردة وجودة عرضها. وفي هذا الصدد، من الضروري الالتزام بالمبدأ الرئيسي للمسح - للحصول على معلومات كاملة وموثوقة وحديثة حول العمليات التي من المقرر أن تتم أتمتتها.

التحليل المواضيعي وتحسين تدفق المستندات

يمكن ملاحظة فوضى تدفق المستندات وعدم عقلانيتها من خلال تحليل الموضوعات. دعونا نحلل، على سبيل المثال، مدخلات ومخرجات تدفق المواد في القسم (حركة المنتجات شبه المصنعة، المنتجات النهائية). قد يتبين أن الحقيقة الجليلة المتمثلة في نقل حاوية تحتوي على مواد خام معالجة من ورشة إلى أخرى ستكون مصحوبة بألعاب نارية من الإدخالات في المستندات الأولية والمجلات والملخصات والتقارير. تحدث أيضًا ازدواجية كبيرة عند نقل المنتجات شبه المصنعة داخل نفس ورشة العمل.

لاتخاذ قرار بشأن تقليل السجلات، يوصى بإجراء التحليل المطلوب في شكل جدول أو رسوم بيانية. ويظهر رسميا ازدواجية المؤشرات في الوثائق. سيساعد تحليل المخططات المحلية، المكمل بتوضيح الغرض المحدد للوثيقة أو الملخص أو الإدخال في السجل المحاسبي (قرار إداري، وما إلى ذلك) في تحديد ازدواجية المستندات أو التفاصيل في جوهرها. ونتيجة لذلك، يتم اتخاذ القرار بتقليل أو تحويل المستندات، مع مراعاة المعدات الفنية للورش وإمكانيات نظام التحكم الآلي. يمكن أيضًا تقديم توصيات لدمج السجلات:

يتم تقييم جدوى ومنطق تنفيذ جميع أنواع العمل من وجهة نظر كيفية مساهمتها في تحسين دعم المعلومات لقرارات الإدارة وكفاءة ودقة تنفيذها.

تطوير وتكوين EDMS

في هذه المرحلة، يتم تنفيذ المتطلبات الموضحة في المواصفات الفنية: إعداد نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، أو تعديله، أو تطوير وظائف جديدة للنظام على المنصة المختارة.

أهداف التنفيذ المادي لنظام EDMS هي:

تطوير هيكل قاعدة بيانات EDMS؛
تطوير أشكال الشاشة؛
تطوير الآليات: الموافقة، التسجيل، التنفيذ، إلخ.
تطوير الوثائق الفنية للنظام.

توافر الوظائف الضرورية في النظام (إجراءات الموافقة، والتسجيل، والتنفيذ، ومراقبة التنفيذ، وتوفير الوصول، وما إلى ذلك)؛
توافر بطاقات المستندات اللازمة؛
التعقيد وتكلفة تحديث النظام؛
الحد الأقصى لعدد المستخدمين المتزامنين، حيث يعمل النظام بشكل مستقر وتكون سرعة معالجة الطلب مرضية؛
الحد الأقصى لعدد المستخدمين المتصلين بالنظام؛
تكلفة التراخيص (لكل خادم، ومحطة عمل واحدة)؛
تعقيد وتكلفة إدارة النظام والدعم الفني؛
إمكانية وتعقيد وتكلفة تحديث الإصدارات؛
القدرة على العمل مع المستخدمين عن بعد (إذا لزم الأمر)؛
تكلفة ونوعية الخدمات الاستشارية؛
موثوقية المورد (درجة الشعبية في السوق، عدد المشاريع المنجزة بنجاح، وما إلى ذلك).

خلال هذه المرحلة، يتم تنفيذ المتطلبات الموضحة في مرحلة مسح المعلومات بشكل مباشر.

يتم تنفيذ معظم أعمال التطوير خارج الموقع، وبالتالي فإن التفاعل المستمر والفعال بين المطورين والعميل يعد عاملاً رئيسيًا لنجاح إكمال التطوير وقبول العميل للنظام.

تعتبر عملية الاختبار أمرًا بالغ الأهمية لضمان جودة التطوير. يجب أن يبدأ التخطيط للاختبار والتحضير له في أقرب وقت ممكن. يجب أن يشارك المستخدمون النهائيون قدر الإمكان في إعداد معايير الاختبار. ومن الأهمية بمكان أن يتم إجراء الاختبار من قبل العميل.

عملية تجريبية

الغرض من تنفيذ النظام هو أن يبدأ المستخدمون العمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (يجب أن يلبي النظام احتياجات وطلبات المستخدمين) ونظام عمل مستقر (بدون أعطال وأخطاء).

أثناء عملية التنفيذ يتم تنفيذ الأعمال التالية:

تثبيت البرامج وتكوينها؛

تدريب موظفي وإداريي نظام إدارة الوثائق الإلكترونية؛
تطوير وثائق EDMS للمستخدمين (مساعدة)؛
القضاء على الأخطاء في النظام؛
وضع اللمسات الأخيرة على نظام إدارة الوثائق الإلكترونية بناءً على تعليقات واقتراحات المستخدمين؛
تطوير الوثائق التنظيمية: تعليمات للمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، ولوائح العمل مع أنواع مختلفة من الوثائق؛
تنظيم الدعم الفني للمستخدمين (استشارة المستخدمين حول قضايا العمل في النظام).

هذه المرحلة هي الأصعب بالنسبة لجميع المشاركين في المشروع (المستخدمين، المطورين، المنفذين). في هذه المرحلة، يتم تكييف منتج البرنامج واختباره واختباره في ظل ظروف التشغيل الحقيقية. أصعب شيء هو التغلب على الحاجز النفسي للمستخدمين عند البدء في العمل في بيئة جديدة لهم، لأن يضطر المستخدمون إلى تغيير طرق عملهم المعتادة والراسخة. وفي هذا الصدد، من المهم في هذه المرحلة توفير التدريب والمشورة للمستخدمين. وهذا سوف يساعدهم على التكيف مع ظروف العمل الجديدة.

العملية الصناعية

التشغيل الصناعي لنظام EDMS هو استخدام نظام EDMS تشغيلي مستقر يلبي تمامًا متطلبات المستخدمين في عملية أداء واجبات موظفي المنظمة.

الأعمال المنجزة أثناء تشغيل نظام EDMS:

استشارة وتدريب المستخدمين على العمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
إدارة الدلائل (الهيكل التنظيمي، المستخدمين، طرق الموافقة، القوائم البريدية، وما إلى ذلك)؛
إدارة الخادم والبرمجيات؛
إجراء النسخ الاحتياطي (النسخ الاحتياطي)

في هذه المرحلة، يمكنك البدء في عملية تطوير نظام إدارة الوثائق الإلكترونية: إضافة وظائف جديدة، وتوسيع حدود مشروع التنفيذ (إضافة فئات/أنواع جديدة من المستندات، وتوسيع عدد المستخدمين/الأقسام/المؤسسات التابعة للملكية، وإضافة فئات/أنواع جديدة من المستندات، وزيادة عدد المستخدمين/الأقسام/المؤسسات التابعة للملكية، وإضافة المهام).

من أجل تقليل الوقت اللازم لتنفيذ وتنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، يمكن تنفيذ عمل المراحل المذكورة بالتوازي، اعتمادًا على مستوى تعقيد مهام الأتمتة والبرامج المستخدمة وما إلى ذلك.

طوال دورة حياة مشروع تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، يجب تنفيذ أعمال إدارة المشروع. على سبيل المثال، يوصى باستخدام المعيار الأمريكي ANSI/PMI 99-001-2004 (دليل PMBOK).

ادارة مشروع

المشروع هو مشروع مؤقت لإنشاء منتجات أو خدمات فريدة من نوعها. إدارة المشاريع هي منطقة إدارة منفصلة مصممة خصيصًا لإدارة الأنشطة المؤقتة ذات النتائج الفريدة.

أشهر معايير إدارة المشاريع وأكثرها استخداماً هي:

PMBOK (المعيار الأمريكي: www.pmi.ru)؛
Prince2 (معيار اللغة الإنجليزية: www.ogc.gov.uk/prince2)؛
IPMA (المعيار الأوروبي: www.ipma.org)؛
P2M (المعيار الياباني: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

الشخصيات الاساسية:

مدير المشروع (القائد) هو الشخص المسؤول عن إدارة المشروع.
راعي المشروع هو الشخص الذي يوفر الموارد المالية للمشروع ويقدم الدعم الإداري والتنظيمي للمشروع.
العميل (المستهلك) للمشروع هو الشخص الذي سيستخدم نتائج المشروع.
أصحاب المصلحة في المشروع هم الأفراد الذين يشاركون بنشاط في المشروع و/أو الذين قد تتأثر مصالحهم بتنفيذ المشروع (الذين يؤثرون ويتأثرون بنتائج المشروع).

مثال لدورة حياة المشروع:

ميثاق المشروعهي الوثيقة الرسمية الأولى للمشروع. يؤكد رسميا وجود المشروع. يمنح البرنامج العادي السلطة لتخصيص الموارد التنظيمية لأنشطة المشروع. يتم تحديد RP ووصفه في أقرب وقت ممكن. يجب دائمًا تعيين خطة إعادة التأهيل قبل بدء التخطيط ويفضل أن يكون ذلك أثناء تطوير ميثاق المشروع.

يخضع ميثاق المشروع للتفاصيل خلال مرحلة تخطيط المشروع.

قد يتضمن ميثاق المشروع ما يلي:

وصف احتياجات العمل لبدء المشروع؛
الغرض أو أساس المشروع؛
وصف الاحتياجات والتوقعات، فضلا عن درجة تأثير أصحاب المصلحة؛
خطة موجزة لمعالم المشروع الرئيسية (المعالم)؛
وصف المنظمات الوظيفية؛
وصف الافتراضات والقيود التنظيمية؛
إجمالي ميزانية المشروع.

وصف نطاق المشروع– هذه معلومات حول أهداف وغايات المشروع الواردة من العميل في مرحلة البدء (مسح المعلومات). وقد تحتوي على مؤشرات عامة، وتخضع لمزيد من التوضيح والتطوير من قبل مدير المشروع في مرحلة التخطيط والتطوير. هذا هو بيان المشروع (ما يجب القيام به).

تصف عملية تطوير بيان نطاق المشروع وتوثق خصائص وحدود المشروع والمنتجات والخدمات المرتبطة به، بالإضافة إلى طرق القبول وإدارة النطاق.

المكونات الرئيسية للوثيقة:

أهداف المشروع؛
وصف منتج المشروع
نتائج المشروع
الافتراضات والقيود في المشروع، وحدود المشروع؛
خطة معالم المشروع.

خطة إدارة المشروعهي وثيقة معتمدة رسميًا لتوجيه تنفيذ المشروع. هي وثيقة تحتوي على نتائج التخطيط وتدمجها في جميع مجالات المشروع (الوقت، التكاليف، الموارد، المخاطر، الجودة، إلخ)

قد تتكون خطة إدارة المشروع من خطة إضافية واحدة أو أكثر، مثل:

خطة إدارة نطاق المشروع؛
خطة التقويم؛
خطة إدارة التكاليف؛
خطة إدارة الجودة؛
خطة الموارد البشرية؛
خطة إدارة التفاعل؛
خطة إدارة الخطر؛
خطة إدارة الإمدادات؛
خطة تحسين العملية

من المستحيل إنشاء خطة مفصلة للمشروع بأكمله مرة واحدة.

الخطة الأساسيةهي وثيقة معتمدة رسميًا يتم على أساسها قياس أداء المشروع وسيتم استخدامها لإدارة ومراقبة أداء المشروع. يستخدم لمراقبة انحراف تقدم المشروع.

خطة عملهي وثيقة أو مجموعة من المستندات التي تتغير مع تقدم المشروع وتوفر معلومات إضافية. عادة ما تختلف خطة العمل دائما عن الخطة الأساسية. تم تغيير خطة العمل بواسطة RP.

تنفيذ المشروع– العملية الرئيسية لتنفيذ المشروع (يتضمن جزء كبير من الموارد).

تشمل المسؤوليات الرئيسية لـ RP ما يلي:

تكامل وتنسيق الأنشطة لتنفيذ خطة المشروع؛
المقارنة والتحليل المستمر لانحرافات تنفيذ المشروع الحالي مقارنة بخط الأساس للمشروع؛
إذا لزم الأمر، ابدأ طلبات التغيير؛
توقعات تكاليف المشروع وتوقيته.