ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳ ಅನುಷ್ಠಾನದ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ. ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಅನುಷ್ಠಾನದ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳು. ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಪರಿಚಯ
ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ಸ್ (EDMS) ಅನುಷ್ಠಾನಕ್ಕೆ ಅನುಷ್ಠಾನ ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ಹಂತದಲ್ಲಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಂದ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಪ್ರಯತ್ನಗಳ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಕೆಲಸದ ದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸಲು ಅನುವು ಮಾಡಿಕೊಡುತ್ತದೆ.
ಬಾಸ್-ರೆಫರೆಂಟ್ EDS ನ ಪರಿಚಯಕ್ಕಾಗಿ ಕೆಲಸದ ವ್ಯಾಪ್ತಿಯು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಅಗತ್ಯತೆಗಳು ಮತ್ತು ವೈಯಕ್ತಿಕ ವಿಶಿಷ್ಟ ಲಕ್ಷಣಗಳನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಇದರ ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ, ಅನುಮತಿಸುವ ಪ್ರಮಾಣಿತ ಆಯ್ಕೆಗಳನ್ನು ಬಳಸುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯ:
- 1. ಹಕ್ಕುಗಳನ್ನು ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳುವ ಸಾಧ್ಯತೆಯೊಂದಿಗೆ ಸಾಮಾನ್ಯ ಫೈಲ್ ಆರ್ಕೈವ್ ಅನ್ನು ಆಯೋಜಿಸಿ;
- 2. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮತ್ತು ವಿನ್ಯಾಸ ಡೇಟಾದಲ್ಲಿ ಸಾಮೂಹಿಕ ಕೆಲಸವನ್ನು ಆಯೋಜಿಸಿ;
- 3. ಅಗತ್ಯ ಮಾಹಿತಿಗಾಗಿ ತ್ವರಿತ ಹುಡುಕಾಟವನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಿ;
- 4. ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳನ್ನು ವಿತರಿಸಿ;
- 5. ಯೋಜನೆಯ ಪ್ರಕಾರ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮೇಲೆ ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸಿದ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳ ಅನುಷ್ಠಾನವನ್ನು ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆ ಮಾಡಿ;
- 6. ದಾಖಲೆಗಳು ಮತ್ತು ವಿನ್ಯಾಸ ಡೇಟಾಗೆ ಪ್ರವೇಶ ಹಕ್ಕುಗಳ ಸುರಕ್ಷತೆ ಮತ್ತು ಪ್ರತ್ಯೇಕತೆಯನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ;
- 7. ಕೆಲಸದ ಪರಿಣಾಮಗಳ ಪ್ರಸ್ತುತ ಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ವ್ಯಾಖ್ಯಾನಿಸುವ ವರದಿಗಳನ್ನು ಪಡೆದುಕೊಳ್ಳಿ, ಅಂಕಿಅಂಶಗಳ ಡೇಟಾ;
- 8. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮತ್ತು ಯೋಜನೆಯಲ್ಲಿ ಕೆಲಸದ ಮರಣದಂಡನೆಯನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸಿ.
- 9. ಸಾಂಪ್ರದಾಯಿಕವಾಗಿ EDS ಅನ್ನು ಪರಿಚಯಿಸುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು 6 ಹಂತಗಳಲ್ಲಿ ನಡೆಯುತ್ತದೆ.
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಪರಿಚಯದ ಮುಖ್ಯ ಮೈಲಿಗಲ್ಲುಗಳು:
- 1. ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಬೇಕಾದ ವ್ಯಾಪಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಡೇಟಾ ಸಂಗ್ರಹಣೆ, ತಾಂತ್ರಿಕ ವಿನ್ಯಾಸದ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ (ತಾಂತ್ರಿಕ ವಿನ್ಯಾಸ), ಅದರ ಸಮನ್ವಯ ಮತ್ತು ಗ್ರಾಹಕರಿಂದ ಅನುಮೋದನೆ.
- 2. TP ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳಿಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ EDMS, SUPD ಅಭಿವೃದ್ಧಿ (ಮೂಲ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಉತ್ಪನ್ನಗಳ ಗ್ರಾಹಕೀಕರಣ ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಮಾಡ್ಯೂಲ್‌ಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ, ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಏಕೀಕರಣ).
- 3. ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳ ನಿರ್ವಾಹಕರ ತರಬೇತಿ.
- 4. EDMS ನ ಮೂಲ ಘಟಕಗಳ ಖರೀದಿ ಮತ್ತು ವಿತರಣೆ.
- 5. EDMS ಮತ್ತು ಬಳಕೆದಾರರ ತರಬೇತಿಯ ಕಾರ್ಯಾರಂಭ.
- 6. ಪೈಲಟ್ ಮತ್ತು ಕೈಗಾರಿಕಾ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ EDMS ಅನುಷ್ಠಾನಕ್ಕೆ ಬೆಂಬಲ.
"ಬಾಸ್-ರೆಫರೆಂಟ್" EDMS ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸಲು, ಸಂಸ್ಥೆಯು ಅಗತ್ಯ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಮತ್ತು ಹಾರ್ಡ್ವೇರ್ ಅನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು.
EDMS ನ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗೆ ಅಗತ್ಯವಾದ ಸಲಕರಣೆಗಳ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸೋಣ.
ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಹತ್ತು ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಲಾಗುವುದು, ಅಂದರೆ ನಿಮಗೆ ಇಂಟರ್ನೆಟ್ ಅನ್ನು ಪ್ರವೇಶಿಸುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯದೊಂದಿಗೆ ವಿಂಡೋಸ್ XP ಅಥವಾ ಹೆಚ್ಚಿನ 10 PC ಗಳು ಬೇಕಾಗುತ್ತವೆ. ಪ್ರೋಗ್ರಾಂ ಅನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸುವ 1 ಸರ್ವರ್. ಎಲ್ಲಾ ಕ್ಲೈಂಟ್ ವರ್ಕ್‌ಸ್ಟೇಷನ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಸರ್ವರ್ ಅನ್ನು ಸ್ಥಳೀಯ ನೆಟ್‌ವರ್ಕ್‌ಗೆ ಸಂಪರ್ಕಿಸಬೇಕು. ಅಂತೆಯೇ, ಕೆಲಸದ ಸ್ಥಳಗಳಲ್ಲಿ ಸ್ಕ್ಯಾನಿಂಗ್ ಸಾಧನಗಳು ಮತ್ತು ಪ್ರಿಂಟರ್‌ಗಳನ್ನು ಅಳವಡಿಸಬೇಕು.
ಟೇಬಲ್ 3 ಸರ್ವರ್ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್‌ಗಳಿಗೆ ಕನಿಷ್ಠ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳು
ಟೇಬಲ್ 4 ಕಾರ್ಯಸ್ಥಳಗಳಿಗೆ ಕನಿಷ್ಠ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳು
VMO Tverskoye ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಎಲ್ಲಾ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಮತ್ತು ಹಾರ್ಡ್ವೇರ್ ಅನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ನೀವು ಕಾರ್ಯಸ್ಥಳಗಳಿಗೆ ಹತ್ತು ಪರವಾನಗಿಗಳನ್ನು ಮಾತ್ರ ಖರೀದಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.
ಈ ಕ್ಷಣದಲ್ಲಿಯೇ ಸುಧಾರಿತ ಮಾಹಿತಿ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನಗಳ ಪರಿಚಯವು ವೈವಿಧ್ಯಮಯ ಶ್ರೇಣಿಯ ಹೊರತಾಗಿಯೂ ಮತ್ತು ಸುಂಕಗಳ ನಿಯಮಿತ ಕಡಿತದ ಹೊರತಾಗಿಯೂ, ದುಬಾರಿ ಯೋಜನೆಯಾಗಿ ಉಳಿದಿದೆ. ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ, ಯೋಜನೆಯನ್ನು ಪರಿಚಯಿಸುವ ಕಾರ್ಯಸಾಧ್ಯತೆಯನ್ನು ನಿರ್ಣಯಿಸುವ ಅಗತ್ಯವು ಒಂದು ಪ್ರಮುಖ ಪ್ರಶ್ನೆಯಾಗಿದೆ. ಆರ್ಥಿಕ ಉತ್ಪಾದಕತೆಯನ್ನು ನಿರ್ಣಯಿಸಲು, 3 ವರ್ಗಗಳಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸಬಹುದಾದ ಹಲವಾರು ವಿಧಾನಗಳನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ:
- - ನಿವ್ವಳ ಪ್ರಸ್ತುತ ಮೌಲ್ಯ (NPV), ಆರ್ಥಿಕ ಆಕರ್ಷಣೆ (EVA), ಮಾಲೀಕತ್ವದ ಒಟ್ಟು ವೆಚ್ಚ (TCO) ಮತ್ತು ಇತರ ಸೂಚಕಗಳನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುವ ಸಾಂಪ್ರದಾಯಿಕ ಹಣಕಾಸಿನ ವಿಧಾನಗಳು;
- - ಗುಣಾತ್ಮಕ ಮೌಲ್ಯಮಾಪನ ವಿಧಾನಗಳು, ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ಮುಖ್ಯವಾದವು ಸಮತೋಲಿತ ಅಂಕಪಟ್ಟಿ, ಮಾಹಿತಿ ಅರ್ಥಶಾಸ್ತ್ರ;
- - ಸಂಭವನೀಯ ಮೌಲ್ಯಮಾಪನ ವಿಧಾನಗಳು: ಆಯ್ಕೆಗಳ ನ್ಯಾಯೋಚಿತ ಬೆಲೆ, ಅನ್ವಯಿಕ ಮಾಹಿತಿ ಅರ್ಥಶಾಸ್ತ್ರ, ಇತ್ಯಾದಿ.
ಮಾಲೀಕತ್ವದ ಒಟ್ಟು ವೆಚ್ಚ (TCO) ಎನ್ನುವುದು ಮಾಹಿತಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳ ವೆಚ್ಚವನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸಲು ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಲಾದ ಒಂದು ವಿಧಾನವಾಗಿದೆ, ಇದನ್ನು ಸಿಸ್ಟಮ್ ಜೀವನ ಚಕ್ರದ ಎಲ್ಲಾ ಹಂತಗಳಲ್ಲಿ ಲೆಕ್ಕಹಾಕಲಾಗುತ್ತದೆ. TCO ಮಾದರಿಯು ವೆಚ್ಚವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಲು ಮತ್ತು ಮಾಹಿತಿ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನ ಹೂಡಿಕೆಗಳ ದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಸುಧಾರಿಸಲು ನಿಮಗೆ ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ.
ದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ನಿರ್ಣಯಿಸುವಲ್ಲಿ, ನಾವು ಗಾರ್ಟ್ನರ್ ಗುಂಪಿನಿಂದ TCO ಲೆಕ್ಕಾಚಾರ ಮತ್ತು ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ ಮಾದರಿಯನ್ನು ಬಳಸುತ್ತೇವೆ. IP ಮಾಲೀಕತ್ವದ ಒಟ್ಟು ವೆಚ್ಚವು ಸ್ಥಿರ ಮತ್ತು ನಡೆಯುತ್ತಿರುವ ವೆಚ್ಚಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.
ಸ್ಥಿರ ವೆಚ್ಚಗಳು ಸೇರಿವೆ:
- - ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ನ ಆರಂಭಿಕ ಖರೀದಿಯ ವೆಚ್ಚ;
- - ಯೋಜನೆಯ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ ಮತ್ತು ಅನುಷ್ಠಾನ.
ಪ್ರಸ್ತುತ ವೆಚ್ಚಗಳು ಸೇರಿವೆ:
- - ಸಿಸ್ಟಮ್ ನಿರ್ವಹಣೆ;
- - ತಾಂತ್ರಿಕ ಸಹಾಯ
- - ಶಿಕ್ಷಣ;
- - ಸಹಾಯ ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಸೆಟ್ಟಿಂಗ್ಗಳು;
- - ಫಟ್ಜ್ ಫ್ಯಾಕ್ಟರ್.
ಗಾರ್ಟ್ನರ್ ಗ್ರೂಪ್ ಮಾದರಿಯು ಒಟ್ಟು ವೆಚ್ಚಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಮೇಲಿನ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ವೆಚ್ಚದ ವಸ್ತುಗಳ ಕೆಳಗಿನ ಗಮನಾರ್ಹ ಶೇಕಡಾವಾರುಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ.
- 1) ಬಂಡವಾಳ ಹೂಡಿಕೆ - 21%;
- 2) ಸಿಸ್ಟಮ್ ನಿರ್ವಹಣೆ - 12%;
- 3) ತಾಂತ್ರಿಕ ಬೆಂಬಲ ಮತ್ತು ನವೀಕರಣಗಳು - 21%;
- 4) ಬಳಕೆದಾರರ ಚಟುವಟಿಕೆ - 46%.
"ಸಿಸ್ಟಮ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್" ಇಲ್ಲಿ ಸರ್ವರ್ಗಳು ಮತ್ತು ಕಂಪ್ಯೂಟಿಂಗ್ ಸಂಕೀರ್ಣದ ಇತರ ಘಟಕಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವ ವೆಚ್ಚಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಬಳಕೆದಾರರ ಕೆಲಸವನ್ನು ಒದಗಿಸುವ ವೆಚ್ಚವು "ಬಳಕೆದಾರ ಚಟುವಟಿಕೆ" ಎಂಬ ಪರಿಕಲ್ಪನೆಯಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಫಲಿಸುತ್ತದೆ. ಈ ವರ್ಗದ ವೆಚ್ಚವು ಒಟ್ಟು ವೆಚ್ಚದಲ್ಲಿ ಅತ್ಯಂತ ಗಮನಾರ್ಹವಾದ ತೂಕವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವುದರಿಂದ, ಅದು ಏನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಹತ್ತಿರದಿಂದ ನೋಡೋಣ:
- 1) ನೇರ ನೆರವು ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಸೆಟ್ಟಿಂಗ್ಗಳು - 11%;
- 2) ಅನೌಪಚಾರಿಕ ಕಲಿಕೆ - 12%;
- 3) ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ - 14%;
- 4) ಡೇಟಾದೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ - 15%;
- 5) ಔಪಚಾರಿಕ ತರಬೇತಿ - 18%;
- 6) ಫಟ್ಜ್ ಫ್ಯಾಕ್ಟರ್-30%.
ನಿರೀಕ್ಷಿತ ವೆಚ್ಚದ ರಚನೆಯಿಂದ ಈ ಕೆಳಗಿನಂತೆ, ನಿರ್ವಹಣೆಗಾಗಿ ಬಾಸ್-ರೆಫರೆಂಟ್ EDS ನ ಮಾಲೀಕತ್ವದ ಒಟ್ಟು ವೆಚ್ಚವನ್ನು ಲೆಕ್ಕಾಚಾರ ಮಾಡಲು ಸಾಧ್ಯವಿದೆ (ಕೋಷ್ಟಕ 5). ಬಂಡವಾಳ ಹೂಡಿಕೆಗಳು ಕಾರ್ಯಕ್ರಮದ ಬೆಲೆ ಮತ್ತು ಪರಿಚಯ ವೃತ್ತಿಪರರ ಸಂಬಳವನ್ನು ಮಾತ್ರ ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತವೆ (1 ತಿಂಗಳಲ್ಲಿ ಪರಿಚಯವನ್ನು ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಲು ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ಎರಡು ಅಗತ್ಯವಿದೆ), ಈ ಕೆಳಗಿನ ಕಾರಣಗಳಿಗಾಗಿ, ಅಗತ್ಯವಾದ ಸರ್ವರ್ ಉಪಕರಣಗಳು, ಕೇಬಲ್ ನೆಟ್‌ವರ್ಕ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಹಾರ್ಡ್ವೇರ್ ಈಗಾಗಲೇ ಇವೆ ಪ್ರಸ್ತುತ.
ಒಂದು ಕೆಲಸದ ಸ್ಥಳಕ್ಕೆ ಪರವಾನಗಿಯ ಬೆಲೆ 6,700 ರೂಬಲ್ಸ್ಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ, ಇದು 10 ಕಾರ್ಮಿಕರಿಗೆ ಅಗತ್ಯವಿದೆ. ಸಿಸ್ಟಮ್ನ ಪರಿಚಯವನ್ನು ಐಟಿ ಕಂಪನಿಯು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ, ಈ ಕೆಳಗಿನ ಕಾರಣಗಳಿಗಾಗಿ, ಈ ಕಂಪನಿಯನ್ನು ಬಾಸ್-ರೆಫರೆಂಟ್ ಕಂಪನಿಯ ಸಾಮಾನ್ಯ ಪಾಲುದಾರ ಎಂದು ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಪರಿಚಯಿಸುವ ಪ್ರಸ್ತಾಪಗಳನ್ನು ಮಾಡುತ್ತದೆ, ರಚಿಸಿದ ಪರಿಹಾರಗಳಿಗೆ ಬೆಂಬಲ ಮತ್ತು ಬಳಕೆದಾರರ ತರಬೇತಿ.
ಟೇಬಲ್ 5 VMO Tverskaya ಗಾಗಿ ಬಾಸ್-ರೆಫರೆಂಟ್ EDMS ಮಾಲೀಕತ್ವದ ಒಟ್ಟು ವೆಚ್ಚ
|
ವೆಚ್ಚದ ವಸ್ತುವಿನ ಹೆಸರು |
1 ವರ್ಷ, ರಬ್. |
2 ವರ್ಷಗಳ ಕಾಲ, ರಬ್. |
|
ನಿಗದಿತ ಬೆಲೆಗಳು: |
||
|
|
|
|
ಪ್ರಸ್ತುತ ವೆಚ್ಚಗಳು: |
||
|
1. ಸಿಸ್ಟಮ್ ನಿರ್ವಹಣೆ |
||
|
2. ತಾಂತ್ರಿಕ ಬೆಂಬಲ ಮತ್ತು ನವೀಕರಣಗಳು |
||
|
3. ಬಳಕೆದಾರರ ಚಟುವಟಿಕೆ: |
||
|
ಸಹಾಯ ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಸೆಟ್ಟಿಂಗ್ಗಳು |
||
|
ಶಿಕ್ಷಣ |
||
|
ಡೇಟಾದೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವುದು |
||
|
ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ |
||
|
ಫಟ್ಜ್ ಅಂಶ |
||
|
ಎರಡು ವರ್ಷಗಳ ಒಟ್ಟು ಮೊತ್ತ: |
ಹೀಗಾಗಿ, ಮೊದಲ ವರ್ಷದ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಹೊಂದುವ ವೆಚ್ಚವು 604,760.8 ರೂಬಲ್ಸ್ಗಳಾಗಿರುತ್ತದೆ, ಎರಡನೆಯದು - 477,760.8 ರೂಬಲ್ಸ್ಗಳು. ಎರಡು ವರ್ಷಗಳ ಮಾಲೀಕತ್ವದ ಒಟ್ಟು ವೆಚ್ಚ 1,082,521.6 ರೂಬಲ್ಸ್ಗಳು.
ಮಾಲೀಕತ್ವದ ಮಾದರಿಯ ಒಟ್ಟು ವೆಚ್ಚವು ಮಾಹಿತಿ ಉತ್ಪನ್ನವನ್ನು ಪರಿಚಯಿಸುವ ವೆಚ್ಚದ ರಚನೆಯನ್ನು ನೋಡಲು ನಿಮಗೆ ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ. ವೆಚ್ಚಗಳ ಗಣನೀಯ ಭಾಗವು ಪ್ರಸ್ತುತ ವೆಚ್ಚಗಳ ಮೇಲೆ ಮತ್ತು ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ಫಟ್ಜ್ ಅಂಶದ ಮೇಲೆ ಬೀಳುತ್ತದೆ ಎಂದು ಟೇಬಲ್ ತೋರಿಸುತ್ತದೆ. ಇದನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಂಡು, ಮಾಲೀಕತ್ವದ ಒಟ್ಟಾರೆ ವೆಚ್ಚವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವ ಮಾರ್ಗಗಳನ್ನು ಕಂಡುಹಿಡಿಯುವುದು ಅಗತ್ಯವಾಗಿರುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ತರಬೇತಿಗಾಗಿ ಹೆಚ್ಚಿನ ಹಣವನ್ನು ಖರ್ಚು ಮಾಡಲು ಸಾಧ್ಯವಿದೆ, ಇದರ ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ ಫಟ್ಜ್ ಅಂಶದ ಮೌಲ್ಯವು ಕಡಿಮೆಯಾಗುತ್ತದೆ (ಇದರಿಂದ ಮಾನವ ಅಂಶದಿಂದಾಗಿ ಕಡಿಮೆ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ವೈಫಲ್ಯಗಳು ಇರುತ್ತವೆ).
ಪ್ರಸ್ತುತ, ವ್ಯವಹಾರದ ಕೆಲಸದ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಎಲ್ಲೋ ಸಂಗ್ರಹಿಸಬೇಕಾದ ಅನೇಕ ದಾಖಲೆಗಳು ಕಾಣಿಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತವೆ, ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸಬೇಕು, ಸ್ವಾಧೀನಪಡಿಸಿಕೊಂಡ ದಾಖಲೆಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ನಿರ್ಧಾರಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬೇಕು ಮತ್ತು ಅದೇ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಕ್ರಮೇಣ ಅವರಿಗೆ ತ್ವರಿತ ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ಪಡೆಯಬೇಕು. ಆದ್ದರಿಂದ ನೇರವಾಗಿ, ಸಂಸ್ಥೆಗೆ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವನ್ನು ಉತ್ತಮಗೊಳಿಸುವ ಮತ್ತು ಮಾಹಿತಿ ಸಂಸ್ಕರಣೆಯನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸುವ ಸಮಸ್ಯೆಗಳು ಪ್ರಮುಖ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿವೆ. ಪ್ರಗತಿಪರ EDMS ಇದೆಲ್ಲವನ್ನೂ ಮಾಡಲು ಸಿದ್ಧವಾಗಿದೆ. EDMS ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ ಅಳವಡಿಸಲಾದ ಸಹಾಯದಿಂದ, ನಷ್ಟಗಳು ಕಡಿಮೆಯಾಗುತ್ತವೆ:
- - ಆರ್ಥಿಕ;
- - ತಾತ್ಕಾಲಿಕ.
ಕೆಲವು ಇತರ ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳಲ್ಲಿ ಬದಲಾವಣೆ ಇರುತ್ತದೆ:
- - ತಡೆಗಟ್ಟುವಿಕೆಯ ಗುಣಮಟ್ಟ ಸುಧಾರಿಸುತ್ತದೆ;
- - ನಿಯಂತ್ರಣವು ಸುಧಾರಿಸುತ್ತದೆ;
- - ವೇಗವಾಗಿ ಮತ್ತು ಉತ್ತಮ ಗುಣಮಟ್ಟದ ನಿರ್ಧಾರ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದು.
ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ "ಬಾಸ್-ರೆಫರೆಂಟ್" ಸಹಾಯದಿಂದ ಈ ಕೆಳಗಿನ ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ:
- - ಒಳಬರುವ ಮತ್ತು ಹೊರಹೋಗುವ ದಾಖಲೆಗಳ ನೋಂದಣಿ;
- - ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ವೀಕ್ಷಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಸಂಪಾದಿಸುವುದು;
- - ದಾಖಲೆಗಳ ಕೇಂದ್ರೀಕೃತ ಸುರಕ್ಷಿತ ಸಂಗ್ರಹಣೆ;
- - ಬಳಕೆದಾರರ ಹಕ್ಕುಗಳನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಂಡು ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ತ್ವರಿತ ಪ್ರವೇಶ;
- - ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಿಜಿಟಲ್ ಸಹಿಯೊಂದಿಗೆ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಸಹಿ ಮಾಡಿ;
- - ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಆವೃತ್ತಿ ನಿಯಂತ್ರಣ;
- - ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳ ವಿಷಯದ ಮೂಲಕ ಪೂರ್ಣ-ಪಠ್ಯ ಹುಡುಕಾಟ;
- ದಾಖಲೆಗಳ ಅನುಷ್ಠಾನದ ಸಮನ್ವಯ, ಅನುಮೋದನೆ ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಣದ ಸಾಧ್ಯತೆಯೊಂದಿಗೆ ಬಳಕೆದಾರರ ತಂಡದ ಕೆಲಸ;
- -ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ರೂಟಿಂಗ್, ಯಾವುದೇ ರೀತಿಯ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗೆ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ಗ್ರಾಹಕೀಯಗೊಳಿಸಬಹುದು;
- ಇ-ಮೇಲ್, ಸ್ಕ್ಯಾನರ್ ಮತ್ತು ಫ್ಯಾಕ್ಸ್‌ನಿಂದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಡೌನ್‌ಲೋಡ್;
- - ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಕೆಲಸದ ಸಮಯದ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ನಿರ್ವಹಣೆ ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಣ;
- - ಮಾಹಿತಿ ನೆಲೆಗೆ ವೆಬ್ ಪ್ರವೇಶ.
ರಾಷ್ಟ್ರೀಯ ಮಾನದಂಡಗಳಲ್ಲಿ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವು ಎಂಬ ಪದವು ಮುಗಿದ ದಾಖಲೆಗಳ ನಿಯಂತ್ರಿತ ಚಲನೆ ಎಂದರ್ಥ. ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ತಯಾರಿಕೆಯ ಹಂತಗಳನ್ನು ಮತ್ತು ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ನೆಟ್‌ವರ್ಕ್‌ಗಳ ಮೂಲಕ ಮಾಹಿತಿಯ ಸ್ವತಂತ್ರ ವಿನಿಮಯವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ.
ಕಳೆದ ನೂರಕ್ಕೂ ಹೆಚ್ಚು ವರ್ಷಗಳಿಂದ, ರಷ್ಯಾದ ಒಕ್ಕೂಟದಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು ಸ್ಪಷ್ಟವಾದ ವಿಧಾನವನ್ನು ರಚಿಸಲಾಗಿದೆ. ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಯು ನೋಂದಣಿ ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಣ ಕಾರ್ಡ್‌ಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಫಾರ್ಮ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಜರ್ನಲ್‌ಗಳನ್ನು ವರದಿ ಮಾಡುವುದನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೆ ಸಾಮಾನ್ಯ ಮಾಹಿತಿ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನವನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು, ವಿಶೇಷ ಸೇವೆಗಳ ರಚನೆಯನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ: ಕೇಸ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಇಲಾಖೆಗಳು, ಕಚೇರಿ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಗಳು. ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಯಾವುದೇ ಉತ್ಪಾದನೆಯ ಪ್ರಮುಖ ಪ್ರದೇಶವನ್ನು ಮಾತ್ರವಲ್ಲದೆ ನಿರ್ವಹಿಸಿದ ಕಾರ್ಯಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಸಂಕೀರ್ಣವಾದ ಅನುಮೋದಿತ ರೂಪಾಂತರವನ್ನು ಪ್ರತಿನಿಧಿಸುತ್ತವೆ. ಮತ್ತು ಮುಖ್ಯ ವಿಷಯವೆಂದರೆ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ದಸ್ತಾವೇಜನ್ನು ಮತ್ತು ಸುಲಭವಾಗಿ ಅರ್ಥವಾಗುವ ಸಂಸ್ಥೆಯೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು ಸುಸ್ಥಾಪಿತ ಯೋಜನೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ.
ಬಾಸ್-ರೆಫರೆಂಟ್ EDMS ಅನ್ನು ಪರಿಚಯಿಸುವ ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆಯನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸುವಾಗ, ಮಾಲೀಕತ್ವದ ಒಟ್ಟು ವೆಚ್ಚವು 1,082,521.6 ರೂಬಲ್ಸ್ಗಳಾಗಿರುತ್ತದೆ ಎಂದು ಕಂಡುಬಂದಿದೆ, ಇದು ಸಾಕಷ್ಟು ದೊಡ್ಡ ಮೊತ್ತವಾಗಿದೆ, ಆದ್ದರಿಂದ TCO ಅನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಲು ಇದು ಸಮಂಜಸವಾಗಿದೆ. ಹಂಚಿದ ಮಾಲೀಕತ್ವದ ಬೆಲೆಯನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವುದರಿಂದ ಕ್ರಿಯೆಗಳಿಗೆ ಬಳಕೆದಾರರ ಪ್ರವೇಶ ಹಕ್ಕುಗಳ ಹೆಚ್ಚು ಘನ ವಿಭಾಗವಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ತರಬೇತಿಯ ವೆಚ್ಚವನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಫಟ್ಜ್ ಅಂಶದ ಮೌಲ್ಯವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
ಒಟ್ಟಾರೆ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಮಾಲೀಕತ್ವದ ಹೆಚ್ಚಿನ ವೆಚ್ಚದ ಹೊರತಾಗಿಯೂ ಅಳವಡಿಸಲಾದ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಕಾಲಾನಂತರದಲ್ಲಿ ಸ್ವತಃ ಪಾವತಿಸುತ್ತದೆ. ಇದಕ್ಕೆ ಧನ್ಯವಾದಗಳು, ನಿರ್ವಹಣೆಯು ವಿವಿಧ ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳ ಬಳಕೆಯನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಲು ಮತ್ತು "ಬಾಸ್-ರೆಫರೆಂಟ್" ಸಿಸ್ಟಮ್ನ ಸುಧಾರಿತ ಬಹುಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ಸಾಮರ್ಥ್ಯಗಳ ಸಹಾಯದಿಂದ ಶ್ರೇಷ್ಠತೆಯನ್ನು ಕಾಪಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ.
ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ಸಮೀಕ್ಷೆಗಳ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು, ಗುರಿಗಳು ಮತ್ತು ಫಲಿತಾಂಶಗಳ ಪಟ್ಟಿ, ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ ಅಲ್ಗಾರಿದಮ್, ಅರ್ಥವಾಗುವ ರೇಖಾಚಿತ್ರಗಳ ರೂಪದಲ್ಲಿ ವಿವರಣೆ, ಸಿಸ್ಟಮ್ಗೆ ಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸುವ ಶಿಫಾರಸುಗಳು ಮತ್ತು ವಿನ್ಯಾಸ ದಾಖಲೆಗಳ ವಿಷಯವನ್ನು ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ.
ಪ್ರಿಸ್ಕೂಲ್ ಶಿಕ್ಷಣ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಆಪ್ಟಿಮೈಸೇಶನ್ ಮತ್ತು ಇಡಿಎಸ್ ಅನುಷ್ಠಾನದಲ್ಲಿ ಮಾಹಿತಿ ಸಮೀಕ್ಷೆಯು ಪ್ರಮುಖ ಹಂತವಾಗಿದೆ. ಎಲ್ಲಾ ನಂತರ, ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಅತ್ಯುತ್ತಮವಾಗಿಸಲು ಮತ್ತು EDMS ನ ಕಾರ್ಯಚಟುವಟಿಕೆಗೆ ಅಗತ್ಯತೆಗಳನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಲು ಮಾಡಿದ ನಿರ್ಧಾರಗಳ ಗುಣಮಟ್ಟವು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಮಾಹಿತಿ ಮತ್ತು ಅದರ ಪ್ರಸ್ತುತಿಯ ಗುಣಮಟ್ಟವನ್ನು ನೇರವಾಗಿ ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ.
ಈ ನಿಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ, ಸಮೀಕ್ಷೆಯ ಮುಖ್ಯ ತತ್ವಕ್ಕೆ ಬದ್ಧವಾಗಿರುವುದು ಅವಶ್ಯಕ - ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಯೋಜಿಸಲಾದ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಸಂಪೂರ್ಣ, ವಿಶ್ವಾಸಾರ್ಹ ಮತ್ತು ನವೀಕೃತ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪಡೆಯಲು.
ಯೋಜನೆಯ ಪೂರ್ವ ಸಮೀಕ್ಷೆ
EDMS ನ ಸಲಹಾ ಮತ್ತು ಅನುಷ್ಠಾನಕ್ಕಾಗಿ ಮಾರುಕಟ್ಟೆಯಲ್ಲಿ ತನ್ನ ಸೇವೆಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸುವ ಸಲಹಾ ಕಂಪನಿಯ ದೃಷ್ಟಿಕೋನದಿಂದ, ಅಂದರೆ. ವಿಶ್ಲೇಷಕನಿಗೆ EDMS ಅನ್ನು ಅಳವಡಿಸುವುದು ಬಾಹ್ಯಯೋಜನೆ, ಪೂರ್ವ ಯೋಜನೆಯ ಸಮೀಕ್ಷೆಯನ್ನು ಮಾರಾಟ ವಿಧಾನದ ಭಾಗವಾಗಿ ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ("ಪೂರ್ವ-ಮಾರಾಟ" ಹಂತಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದಾಗಿ). ಆದಾಗ್ಯೂ, ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚಿನ ಕೆಲಸವನ್ನು ವಿಶ್ಲೇಷಕರು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತಾರೆ, ಹಾಗೆಯೇ ಅನುಷ್ಠಾನ ವಿಧಾನದಿಂದ ಒದಗಿಸಲಾದ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ ಹಂತದಲ್ಲಿ. ಈ ಕಾರಣಕ್ಕಾಗಿ, ಪೂರ್ವ ಯೋಜನಾ ಸಮೀಕ್ಷೆಯನ್ನು ಸಹ ಅನುಷ್ಠಾನ ವಿಧಾನದ ಭಾಗವಾಗಿ ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಪೂರ್ವ-ಯೋಜನಾ ಸಮೀಕ್ಷೆಯನ್ನು ನಡೆಸುವುದು EDMS ನ ಅನುಷ್ಠಾನದಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ವಿಶ್ಲೇಷಕರಿಗೆ ಸಹ ಉಪಯುಕ್ತವಾಗಿದೆ ಆಂತರಿಕಎಂಟರ್‌ಪ್ರೈಸ್ (ಸಂಸ್ಥೆ) ಯೋಜನೆ, ಅಂದರೆ. ವಿಶ್ಲೇಷಕರು EDMS ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುತ್ತಿರುವ ಕಂಪನಿಯ ಉದ್ಯೋಗಿಯಾಗಿದ್ದಾರೆ.
ಪೂರ್ವ-ಯೋಜನಾ ಸಮೀಕ್ಷೆಯ ಫಲಿತಾಂಶಗಳ ಯೋಜನೆ
ಗುರಿಗಳುಯೋಜನೆಯ ಪೂರ್ವ ಸಮೀಕ್ಷೆ ಹೀಗಿದೆ:
- EDMS ಅನುಷ್ಠಾನದ ವಸ್ತುವಿನ ಬಗ್ಗೆ ಸಾಮಾನ್ಯ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪಡೆಯುವುದು;
- ಅನುಷ್ಠಾನದ ಗುರಿಗಳನ್ನು ವ್ಯಾಖ್ಯಾನಿಸುವುದು;
- EDMS ಮತ್ತು ಯೋಜನೆಯ ಗಡಿಗಳಿಗೆ ಸಾಮಾನ್ಯ ಪ್ರಮುಖ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳ ಗುರುತಿಸುವಿಕೆ;
- ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವು ಮತ್ತು ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದ ಸಂಘಟನೆಯ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸ್ಥಿತಿಯ ನಿರ್ಣಯ;
- ಮುಖ್ಯ ಬಳಕೆದಾರರ ಗುರುತಿಸುವಿಕೆ (ಗುಮಾಸ್ತರು, ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು, ಇತ್ಯಾದಿ);
- ಸಂಭಾವ್ಯ ಯೋಜನೆಯ ಸಂಕೀರ್ಣತೆಯ ಒಟ್ಟಾರೆ ಮಟ್ಟವನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುವುದು;
- ಡೇಟಾ ವಲಸೆ ಮತ್ತು ಇತರ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಏಕೀಕರಣದ ಅಗತ್ಯಗಳನ್ನು ನಿರ್ಣಯಿಸುವುದು;
- ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಮತ್ತು ವಿಜೇತ ವಾಣಿಜ್ಯ ಪ್ರಸ್ತಾಪವನ್ನು ತಯಾರಿಸಲು ಅಗತ್ಯವಾದ ಮಾಹಿತಿಯ ಸಂಗ್ರಹಣೆ [ಅನುಷ್ಠಾನದ ವಸ್ತುವಿನ ಹೊರಗಿನ ಕಂಪನಿಯಿಂದ ಕೆಲಸವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಿದರೆ].
ಮಾದರಿ ಪ್ರಶ್ನಾವಳಿ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು, ಗ್ರಾಹಕರು ಮತ್ತು EDMS ನ ಭವಿಷ್ಯದ ಬಳಕೆದಾರರಿಂದ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪಡೆಯಲು ನಿಮಗೆ ಅನುಮತಿಸುವ ಉತ್ತರಗಳನ್ನು "ಪ್ರಶ್ನಾವಳಿಗಳು ಮತ್ತು ಸಂದರ್ಶನಗಳಿಗಾಗಿ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು" ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ.
ಪರಿಣಾಮವಾಗಿಯೋಜನೆಯ ಪೂರ್ವ ಪರಿಶೀಲನೆಯನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ:
- EDMS ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಕೆಲಸದ ಮೊತ್ತದ ಮೌಲ್ಯಮಾಪನ;
- ಪೂರ್ವ ಯೋಜನಾ ಸಮೀಕ್ಷೆಯ ವರದಿಯ ತಯಾರಿಕೆ;
- ಪರಿಹಾರದ ಮೂಲಮಾದರಿಯ ತಯಾರಿಕೆ ಮತ್ತು ಪ್ರದರ್ಶನ (ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ);
- ವಾಣಿಜ್ಯ ಪ್ರಸ್ತಾಪವನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವುದು.
- EDMS ಅನುಷ್ಠಾನದ ಗುರಿಗಳು ಮತ್ತು ಉದ್ದೇಶಗಳು;
- EDMS ಅನುಷ್ಠಾನಕ್ಕಾಗಿ ಯೋಜನೆಯ ಗಡಿಗಳು;
- ಇತರ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಲಾಗಿದೆ.
ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ, EDMS, ಯೋಜನೆಯ ಗಡಿಗಳು ಮತ್ತು ಇತರ ಗುರುತಿಸಲಾದ ಮಾಹಿತಿಗಾಗಿ ಮೂಲಭೂತ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳ ವಿವರಣೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ. ಮಾಹಿತಿ ಸಮೀಕ್ಷೆಯನ್ನು ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಹೊರಗಿನ ಸಂಸ್ಥೆಯು ನಡೆಸಿದರೆ, ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ (ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ) ಮತ್ತು ವಾಣಿಜ್ಯ ಪ್ರಸ್ತಾಪಕ್ಕೆ ಪ್ರದರ್ಶನಕ್ಕಾಗಿ ಮೂಲಮಾದರಿಯ ಪರಿಹಾರವನ್ನು ಸಹ ತಯಾರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಮಾಹಿತಿಯ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ, ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜರ್ (PM) ಮೂಲಭೂತ ಕೆಲಸದ ಯೋಜನೆ, ಕ್ರಮಾನುಗತ ಕೆಲಸದ ರಚನೆ (WBS) ಮತ್ತು ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಚಾರ್ಟರ್ ಅನ್ನು ರೂಪಿಸುತ್ತದೆ.
ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, EDMS ಅನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸುವ ವೇದಿಕೆಯ ಆಯ್ಕೆಯು ಸಹ ನಡೆಯಬಹುದು.
ಮಾಹಿತಿ ಸಮೀಕ್ಷೆ ಮತ್ತು ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ
ಪೂರ್ವ ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಸಮೀಕ್ಷೆಯ ಫಲಿತಾಂಶಗಳನ್ನು ಆರಂಭಿಕ ಹಂತವಾಗಿ ಬಳಸಿಕೊಂಡು, ಮಾಹಿತಿ ಸಮೀಕ್ಷೆಯು ಹಿಂದೆ ಪಡೆದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟಪಡಿಸುತ್ತದೆ, ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ("ಇರುವಂತೆ") ಪರಿಶೀಲಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ವಿವರಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಭವಿಷ್ಯದ, ಆಪ್ಟಿಮೈಸ್ಡ್ ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ("ಇರಲು") ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸುತ್ತದೆ. ಅದು ಇರಬೇಕು”), ಮತ್ತು ಈ ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು ಮತ್ತು EDMS ಇಂಟರ್ಫೇಸ್‌ಗಳನ್ನು ಬೆಂಬಲಿಸಲು ಸಿಸ್ಟಮ್ನಲ್ಲಿ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಎಲ್ಲಾ ಮಾರ್ಪಾಡುಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸುತ್ತದೆ.
ಮಾಹಿತಿ ಸಮೀಕ್ಷೆಯ ಫಲಿತಾಂಶಗಳ ಯೋಜನೆ
ಗುರಿಗಳುಮಾಹಿತಿ ಸಮೀಕ್ಷೆ ಹೀಗಿದೆ:
- ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸಬೇಕಾದ ವ್ಯಾಪಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಅಧ್ಯಯನ ಮತ್ತು ನಿಖರವಾದ ವಿವರಣೆ;
- ಸಿಸ್ಟಮ್ ಮಾರ್ಪಾಡುಗಳ ವ್ಯಾಖ್ಯಾನ ಮತ್ತು ವಿವರಣೆ, ಇಂಟರ್ಫೇಸ್, incl. ಬಾಹ್ಯ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಇಂಟರ್ಫೇಸ್ಗಳು ಮತ್ತು ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ಪ್ರೋಗ್ರಾಂಗಳಿಂದ ಡೇಟಾವನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸುವ ವಿಧಾನಗಳು ಯೋಜನೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಬೇಕು;
- ತಾಂತ್ರಿಕ ವಿಶೇಷಣಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ (TOR);
- ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವುಗಳ ಪುನರ್ನಿರ್ಮಾಣ (ಆಪ್ಟಿಮೈಸೇಶನ್) ಮತ್ತು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವು ಮತ್ತು ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದ ಸಂಘಟನೆಗಾಗಿ ಶಿಫಾರಸುಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ.
ಅಗತ್ಯ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪಡೆಯಲು, ಮುಖ್ಯ ಬಳಕೆದಾರರ ಸಮೀಕ್ಷೆಗಳು ಮತ್ತು ಸಂದರ್ಶನಗಳನ್ನು (ಗ್ರಾಹಕರು, ಯೋಜನಾ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು, ವಿಭಾಗಗಳ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರು, ಮುಖ್ಯ ಬಳಕೆದಾರರು) ಪೂರ್ವ-ಯೋಜನಾ ಸಮೀಕ್ಷೆಯಂತೆಯೇ ನಡೆಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಹೆಚ್ಚು ವಿವರವಾದ ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ.
ಮಾದರಿ ಪ್ರಶ್ನಾವಳಿ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು, ಗ್ರಾಹಕರು ಮತ್ತು ಭವಿಷ್ಯದ EDMS ಬಳಕೆದಾರರಿಂದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪಡೆಯಲು ನಿಮಗೆ ಅನುಮತಿಸುವ ಉತ್ತರಗಳನ್ನು "ಪ್ರಶ್ನಾವಳಿಗಳು ಮತ್ತು ಸಂದರ್ಶನಗಳಿಗಾಗಿ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು" ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಫಲಿತಾಂಶಗಳು"ಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ಅಗತ್ಯತೆಗಳು" (ಎಫ್ಆರ್) ಅಥವಾ ವರದಿ ಅಥವಾ ತಾಂತ್ರಿಕ ವಿಶೇಷಣಗಳು (ಯೋಜನೆಯ ಸಂಕೀರ್ಣತೆಯನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿ) ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನಲ್ಲಿ ಕೆಲಸವು ಪ್ರತಿಫಲಿಸುತ್ತದೆ.
ಅಂತಿಮ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು:
- EDMS ಗಾಗಿ ಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳು;
- EDMS ಇಂಟರ್ಫೇಸ್ಗಳ ವಿವರಣೆ;
- ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ವಿವರಣೆ;
- ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಮರುಇಂಜಿನಿಯರಿಂಗ್ (ಆಪ್ಟಿಮೈಸೇಶನ್) ಗೆ ಶಿಫಾರಸುಗಳು;
- ಸಮೀಕ್ಷೆ ಮತ್ತು ವಿಶ್ಲೇಷಣೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಪಡೆದ ಇತರ ಮಾಹಿತಿ.
EDMS ನ ಅನುಷ್ಠಾನಕ್ಕಾಗಿ ಯೋಜನೆಯ ಗುರಿಗಳು, ಉದ್ದೇಶಗಳು ಮತ್ತು ಗಡಿಗಳನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸಿದ ನಂತರ, ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ನ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ ಮತ್ತು ಅನುಷ್ಠಾನದ ಮೇಲೆ ಕೆಲಸ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ.
ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸವನ್ನು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸಲು, ಇದನ್ನು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡಲಾಗಿದೆ:
- ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಮಾಡಿ ದಾಖಲೆಗಳ ವಿಧಗಳುಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ
- ಮಾಡು ಪ್ರತಿ ಪ್ರಕಾರದ ಪರೀಕ್ಷೆಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ (ಕೆಳಗೆ ನೋಡಿ)*
- ರಚಿಸಿ ಜವಾಬ್ದಾರಿಯುತ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಪಟ್ಟಿದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲು (ಯಾರು ಯಾವ ರೀತಿಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸುತ್ತಾರೆ)
- ರಚಿಸಿ ಭೇಟಿ ನೀಡುವ, ಸಹಿ ಮಾಡುವ, ಅನುಮೋದಿಸುವ ನೌಕರರ ಪಟ್ಟಿದಾಖಲೆಗಳು (ಯಾರು, ಯಾವ ರೀತಿಯ ದಾಖಲೆಗಳು; ವೀಸಾ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಷರತ್ತುಗಳು, ಸಹಿ)
- ಈ ಪಟ್ಟಿಗಳನ್ನು ಆಧರಿಸಿ ಸಾಮಾನ್ಯ ಮಾರ್ಗವನ್ನು ರಚಿಸಿಅಂಗೀಕಾರದ ಷರತ್ತುಗಳೊಂದಿಗೆ ದಾಖಲೆಗಳ ಅಂಗೀಕಾರ - ಅಲ್ಗಾರಿದಮ್ (ಒಪೆರೋಗ್ರಾಮ್ ಅಥವಾ ಗ್ರಾಫಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಫ್ಲೋ ಸ್ಕೀಮ್)
- ಅಗತ್ಯವನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸಿ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ದಾಖಲೆಗಳು(ವರದಿಗಳು): ವರದಿಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಗಳು ಮತ್ತು ಅವುಗಳ ರೂಪಗಳು
- ಯಾವ ರೀತಿಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಣದಲ್ಲಿ ಇಡಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸಿ (ಗಡುವನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸಿ, ಅಧಿಸೂಚನೆಯ ರೂಪಗಳು, ನಿಯಂತ್ರಣ ಕಾರ್ಡ್‌ನ ರೂಪ, ನಿಯಂತ್ರಣದಿಂದ ತೆಗೆದುಹಾಕುವ ಷರತ್ತುಗಳು)
- ಸಮೀಕ್ಷೆಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಪ್ರಿಸ್ಕೂಲ್ ಶಿಕ್ಷಣ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸಿಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ
- ಪ್ರಕರಣಗಳ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ರಚಿಸಿ(ಸಂಗ್ರಹಣೆಯ ಅವಧಿಗಳು ಮತ್ತು ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ರೂಪಿಸುವ ತತ್ವಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸುವುದು) ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ
- ವಿವಿಧ ರೀತಿಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಪ್ರವೇಶಿಸುವ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನವನ್ನು ಪ್ರತಿಬಿಂಬಿಸುವ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಮಾಡಿ (ಸ್ಥಾನವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿ)
ಪ್ರತಿಯೊಂದು ರೀತಿಯ ದಾಖಲೆಗಳ ಪರಿಶೀಲನೆ:
- ದಸ್ತಾವೇಜನ್ನು (ಸಂಕಲನ) ತಂತ್ರಜ್ಞಾನವನ್ನು ವಿವರಿಸಿ: ವಿವರಗಳ ಒಂದು ಸೆಟ್, ಅವುಗಳ ಸ್ಥಳ, ಭರ್ತಿ ಮಾಡುವ ವಿಧಾನಗಳು (ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ);
- ನೋಂದಣಿ ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಣ ಕಾರ್ಡ್‌ಗಳ (RCC) ರೂಪಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸಿ: ಕಾರ್ಡ್‌ನಲ್ಲಿನ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳ ಸೆಟ್ ಮತ್ತು ವ್ಯವಸ್ಥೆ;
- ದಾಖಲೆಗಳ ಚಲನೆಗೆ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಗಳನ್ನು ತೋರಿಸಿ (ಸಹಿ, ವೀಸಾಗಳು, ಚೆಕ್, ಇತ್ಯಾದಿಗಳ ಲಭ್ಯತೆ);
- ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ರೇಖಾಚಿತ್ರ (ಮಾರ್ಗ) ಅಥವಾ ಮುಖ್ಯ ಅನುಮೋದಕರು, ಸಹಿ ಮಾಡುವವರು, ಇತ್ಯಾದಿಗಳ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ತೋರಿಸಿ;
- ನೋಂದಣಿ ವಿಧಾನವನ್ನು ವಿವರಿಸಿ, ವಿವಿಧ ರೀತಿಯ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ನಿಯೋಜಿಸಲಾದ ಕೋಡ್ಗಳು
ಪ್ರಶ್ನಾವಳಿಗಳು ಮತ್ತು ಸಂದರ್ಶನಗಳಿಗಾಗಿ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು
EDMS ಅನುಷ್ಠಾನದ ವಸ್ತುವಿನ ಸಮೀಕ್ಷೆಯನ್ನು ನಡೆಸುವಾಗ ಪ್ರಶ್ನಾವಳಿಗಳಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಬಳಕೆದಾರರನ್ನು ಸಂದರ್ಶಿಸುವಾಗ ಬಳಸಬಹುದಾದ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಇಲ್ಲಿ ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಲಾಗಿದೆ. ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು ಸಲಹೆಯಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಸಮೀಕ್ಷೆಯನ್ನು ನಡೆಸಲು ಯಾವುದೇ ಸ್ಪಷ್ಟ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳಿಲ್ಲ, ಆದ್ದರಿಂದ ವಿಶ್ಲೇಷಕರು ಅಗತ್ಯ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪಡೆದುಕೊಳ್ಳುವಲ್ಲಿ, ಅದನ್ನು ರಚಿಸುವಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ಪ್ರದರ್ಶಿಸುವಲ್ಲಿ ಸೃಜನಶೀಲರಾಗಿರಬೇಕು.
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸುವ ಅಗತ್ಯವಿದೆ:
1. ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಅನುಷ್ಠಾನಗೊಳಿಸುವ ದೀರ್ಘಾವಧಿಯ ಮತ್ತು ಅಲ್ಪಾವಧಿಯ ಗುರಿಗಳು ಯಾವುವು?
2. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನುಷ್ಠಾನ ಯೋಜನೆಯ ಯಶಸ್ಸಿಗೆ ಮುಖ್ಯ ಮಾನದಂಡಗಳು ಯಾವುವು?
3. ಯಾವ ಸಮಯದ ಚೌಕಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ಅಪೇಕ್ಷಣೀಯವಾಗಿದೆ? ಈ ಗಡುವುಗಳಿಗೆ ಕಾರಣಗಳೇನು?
4. ಯೋಜನೆಯ ಮುಖ್ಯ ಪ್ರಾರಂಭಿಕ ಯಾರು: ಯಾವ ಇಲಾಖೆ ಅಥವಾ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ (ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು) ಹಿತಾಸಕ್ತಿಗಳಲ್ಲಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ಯೋಜಿಸಲಾಗಿದೆ?
5. EDMS ನ ಮುಖ್ಯ ಗ್ರಾಹಕರು (ಯಾವ ವಿಭಾಗಗಳು) ಮತ್ತು EDMS ನ ಮುಖ್ಯ ಭಾಗವಹಿಸುವವರು ಯಾರು?
6. ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವಾಗ, ನೀವು ಕಛೇರಿ ಕೆಲಸ ಮತ್ತು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿಗಾಗಿ ಕಾಗದರಹಿತ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನಕ್ಕೆ ಪೂರ್ಣ ಅಥವಾ ಭಾಗಶಃ ಪರಿವರ್ತನೆಯನ್ನು ಯೋಜಿಸುತ್ತಿದ್ದೀರಾ? ನೀವು ಅದನ್ನು ಹೇಗೆ ನೋಡುತ್ತೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ವಿವರಿಸಿ.
7. ಕ್ರಿಪ್ಟೋಗ್ರಾಫಿಕ್ ಮಾಹಿತಿ ರಕ್ಷಣೆ ಮತ್ತು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಿಜಿಟಲ್ ಸಿಗ್ನೇಚರ್ ಸಿಸ್ಟಮ್‌ಗಳನ್ನು (CIPF ಮತ್ತು EDS) ಬಳಸಲು ಯೋಜನೆಗಳಿವೆಯೇ? ಹೌದು ಎಂದಾದರೆ, ದಯವಿಟ್ಟು ಆದ್ಯತೆಯ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳ ಹೆಸರು ಅಥವಾ ಪ್ರಕಾರವನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ.
8. ಸಂಸ್ಕರಣೆ, ಯಾವ ರೀತಿಯ ದಾಖಲೆಗಳು, ಸ್ವರೂಪಗಳು ಮತ್ತು ಪ್ರಕಾರಗಳನ್ನು ಸಿಸ್ಟಮ್ನಿಂದ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸಲು ಯೋಜಿಸಲಾಗಿದೆ?
8.1 ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಯೊಂದರ ಮುಖ್ಯ ನಿಯತಾಂಕಗಳನ್ನು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ವಿವರಿಸಿ, ವ್ಯತ್ಯಾಸಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ.
8.2 ನಿಮ್ಮ ಆದ್ಯತೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಸಿ
9. ಒಂದೇ ಬಾರಿಗೆ ಎಷ್ಟು ಕಾರ್ಯಸ್ಥಳಗಳನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಲು ಯೋಜಿಸಲಾಗಿದೆ?
10. ಎಷ್ಟು ಕೆಲಸದ ಸ್ಥಳಗಳನ್ನು ಅಂತಿಮವಾಗಿ ಸಿಸ್ಟಮ್ಗೆ ಸಂಪರ್ಕಿಸಲು ಯೋಜಿಸಲಾಗಿದೆ (ಒಟ್ಟು)?
11. ಯಾವ ಇಲಾಖೆಗಳಲ್ಲಿ EDMS ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ಯೋಜಿಸಲಾಗಿದೆ?
12. ಇಲಾಖೆಗಳ ಮುಖ್ಯ ಕಾರ್ಯಕಾರಿ ಜವಾಬ್ದಾರಿಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸಿ - EDMS ನ ಮುಖ್ಯ ಭಾಗವಹಿಸುವವರು.
ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ವಿಷಯಗಳು:
13. ಗ್ರಾಹಕರ ಪರವಾಗಿ ಯೋಜನೆಯನ್ನು ಮುನ್ನಡೆಸುವ ತಾಂತ್ರಿಕ ತಜ್ಞರು ಇದ್ದಾರೆಯೇ?
14. ಪ್ರಿಸ್ಕೂಲ್ ಶಿಕ್ಷಣ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ಗ್ರಾಹಕರ ಪರವಾಗಿ ಯೋಜನೆಯನ್ನು ಮುನ್ನಡೆಸುವ ತಜ್ಞರು ಇದ್ದಾರೆಯೇ?
ಪ್ರಿಸ್ಕೂಲ್ ಶಿಕ್ಷಣದ ಬಗ್ಗೆ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು:
15. ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸವನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸುವ ಅನುಮೋದಿತ ನಿಬಂಧನೆಗಳು, ಸೂಚನೆಗಳು, ನಿಯಮಗಳು ಅಥವಾ ಇತರ ಪ್ರಮಾಣಿತ ದಾಖಲೆಗಳು (ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸ ಮತ್ತು ದಾಖಲೆಯ ಹರಿವಿನ ನಿಯಮಗಳ ವಿವರಣೆಗಳು) ಇವೆಯೇ?
15.1. ಅವು ಎಷ್ಟು ಪ್ರಬುದ್ಧ ಮತ್ತು ಪ್ರಸ್ತುತವಾಗಿವೆ?
15.2 ಅವುಗಳನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಲು ಯಾವುದೇ ಯೋಜನೆಗಳಿವೆಯೇ?
15.3. ಅಂತಹ ದಾಖಲೆಗಳು ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿದ್ದರೆ, ದಯವಿಟ್ಟು ಅವುಗಳನ್ನು ವಿಶ್ಲೇಷಣೆಗಾಗಿ ಒದಗಿಸಿ.
16. ಅಂತಹ ನಿಯಮಗಳು (ನಿಯಮಾವಳಿಗಳು, ಸೂಚನೆಗಳು, ವಿಧಾನಗಳು) ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಅಥವಾ ಅವು ಸಂಬಂಧಿತವಾಗಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಸಮೀಕ್ಷೆ, ವಿವರಣೆ ಮತ್ತು ಆಪ್ಟಿಮೈಸೇಶನ್ ಅನ್ನು ನಡೆಸುವುದು ಅಗತ್ಯವೇ?
16.1 ಅಂತಹ ಕ್ರಿಯೆಗಳ ಅಗತ್ಯತೆ ಮತ್ತು ಸಮಯೋಚಿತತೆಯ ಬಗ್ಗೆ ತಿಳುವಳಿಕೆ ಇದೆಯೇ?
16.2 ಅಥವಾ "ಇರುವಂತೆ" ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸುವ ಯೋಜನೆಗಳಿವೆಯೇ?
16.3. ಸಮೀಕ್ಷೆ ಮತ್ತು ಆಪ್ಟಿಮೈಸೇಶನ್ ನಡೆಸಿದರೆ, ಸಮೀಕ್ಷೆಯ ಪ್ರದೇಶಗಳು, ಗುರಿಗಳು ಮತ್ತು ಆಪ್ಟಿಮೈಸೇಶನ್ ಮಾನದಂಡಗಳನ್ನು ವ್ಯಾಖ್ಯಾನಿಸಿ.
17. ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹೇಗೆ ಕೈಗೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ?
17.1. ಕೇಂದ್ರೀಕೃತ;
17.2. ವಿಕೇಂದ್ರೀಕೃತ;
17.3. ಮಿಶ್ರಿತ.
18. ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು ಯಾವ ಇಲಾಖೆ ಅಥವಾ ಉದ್ಯೋಗಿ ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿರುತ್ತಾರೆ?
19. ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ ಯಾರು ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸವನ್ನು ಆಯೋಜಿಸುತ್ತಾರೆ (ಯಾವ ಇಲಾಖೆ)?
20. ಈ ರೀತಿಯ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ ಯಾವ ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು (ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು, ಕೆಲಸ) ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸಬೇಕು? ಅವುಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸಿ (ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ)
21. ಪ್ರತಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಪ್ರಕಾರದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗೆ ವರ್ಷಕ್ಕೆ/ತಿಂಗಳಿಗೆ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಅಂದಾಜು ಪರಿಮಾಣ ಎಷ್ಟು?
22. ಯಾವ ಫಾರ್ಮ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಟೆಂಪ್ಲೇಟ್‌ಗಳನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಅದರೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸವನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸಲು ಯೋಜಿಸಲಾದ ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರಕಾರಗಳನ್ನು ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಿ?
23. ಪ್ರತಿ ಪ್ರಕಾರದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗೆ ಯಾವ ರೀತಿಯ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ನಿರ್ವಹಣೆ ಮತ್ತು ನೋಂದಣಿಯನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ? ಅವುಗಳ ರಚನೆ, ಭರ್ತಿ ಮಾಡುವ ನಿಯಮಗಳು, ನೋಂದಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನು ಉತ್ಪಾದಿಸುವ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸಿ.
24. ಯಾವ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ನಿಯಂತ್ರಣದ ಅಗತ್ಯವಿದೆ? ಅವುಗಳ ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳು ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಣದ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸಿ.
25. ಪ್ರತಿ ಪ್ರಕಾರದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗೆ ಯಾವ ಪ್ರಕಾರಗಳು ಮತ್ತು ವರದಿ ಮಾಡುವಿಕೆಯನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಬೇಕು?
26. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ರೀತಿಯ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನಲ್ಲಿ ನಿರ್ವಹಿಸಲಾದ ಕೆಲಸದ ಪ್ರಕಾರಗಳು. ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗೆ ಸಂಭವಿಸುವ ಬದಲಾವಣೆಗಳು.
27. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನಲ್ಲಿ ಭಾಗವಹಿಸುವ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸಲು ಕೆಲಸದ ಜವಾಬ್ದಾರಿಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸಿ.
28. ಸಂಸ್ಥೆ ಅಥವಾ ಇಲಾಖೆಯಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನವನ್ನು ವಿವರಿಸಿ:
28.1. ಒಳಬರುವ ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ಮತ್ತು ನೋಂದಣಿ ಫಾರ್ವರ್ಡ್ ಮಾಡುವ ವಿಧಾನ;
28.2 ಒಳಬರುವ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ಮತ್ತು ನಿರ್ಣಯಗಳನ್ನು ನೀಡುವ ನಿರ್ವಹಣೆಗೆ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನ;
28.3. ನಿರ್ಣಯದ ರಚನೆ;
28.4 ನಿಯಂತ್ರಣಕ್ಕಾಗಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸುವ ವಿಧಾನ;
28.5 ನಿಯಂತ್ರಣದ ವಿಧಗಳು;
28.6. ಗಡುವುಗಳು;
28.7. ದಾಖಲೆಗಳ ಪಟ್ಟಿ, ಅದರ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವಿಕೆಯು ನಿಯಂತ್ರಣಕ್ಕೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುತ್ತದೆ;
28.8. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಎಕ್ಸಿಕ್ಯೂಶನ್ ಕಂಟ್ರೋಲ್ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನ;
28.9. ರಚನಾತ್ಮಕ ವಿಭಾಗಗಳಲ್ಲಿ ಮರಣದಂಡನೆಗಾಗಿ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರೆಕಾರ್ಡಿಂಗ್ ಮಾಡುವ ವಿಧಾನ;
28.10. ನಿಯಂತ್ರಣದಿಂದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕುವ ವಿಧಾನ;
28.11. ನಿರ್ವಹಣೆಯಿಂದ ಕರಡು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುವ ವಿಧಾನ, ವಿವಿಧ ಇಲಾಖೆಗಳು ಮತ್ತು ಅನುಮೋದನೆಯಿಂದ ಅವರ ಅನುಮೋದನೆ;
28.12. ಹೊರಹೋಗುವ ದಾಖಲೆಗಳ ನೋಂದಣಿ ಮತ್ತು ಫಾರ್ವರ್ಡ್ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಾಗಿ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನ;
28.13. ಆಂತರಿಕ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸುವ ವಿಧಾನ;
28.14. ರಚನಾತ್ಮಕ ವಿಭಾಗಗಳಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಕೇಂದ್ರ ಆರ್ಕೈವ್ನಲ್ಲಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಸಂಗ್ರಹಣೆಯ ಸಂಘಟನೆ.
29. ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವಾಗ ಏನು ಬದಲಾಯಿಸಬೇಕಾಗಿದೆ?
30. ಪ್ರತಿ ಪ್ರಕಾರದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗೆ ಯಾವ ರೀತಿಯ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ನಿರ್ವಹಣೆ ಮತ್ತು ನೋಂದಣಿಯನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ?
30.1 ಅವುಗಳ ರಚನೆ ಮತ್ತು ಭರ್ತಿ ಮಾಡುವ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸಿ (ಯಾವುದಾದರೂ ಇದ್ದರೆ).
30.2. ನೋಂದಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ರಚಿಸುವ ನಿಯಮಗಳು
31. ಪ್ರತಿ ಪ್ರಕಾರದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗೆ ಯಾವ ಪ್ರಕಾರಗಳು ಮತ್ತು ವರದಿ ಮಾಡುವಿಕೆಯನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಬೇಕು?
31.1. ಪ್ರಸ್ತುತ ಕಚೇರಿ ವರದಿಗಳು;
31.2. ಅಂತಿಮ ಕಚೇರಿ ವರದಿಗಳು;
31.3. ಸಂಖ್ಯಾಶಾಸ್ತ್ರೀಯ ಕಚೇರಿ ವರದಿಗಳು;
32. ದಾಖಲೆಗಳ ನಡುವೆ ಸಂಪರ್ಕಗಳನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸುವ ಮತ್ತು ಟ್ರ್ಯಾಕ್ ಮಾಡುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯ
ಆರ್ಕೈವಲ್ ಸಂಗ್ರಹಣೆಯ ಕುರಿತು ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು:
33. ರಚನಾತ್ಮಕ ಘಟಕವಾಗಿ ಆರ್ಕೈವ್ ಇದೆಯೇ?
34. ದಾಖಲೆಗಳ ತ್ವರಿತ ಸಂಗ್ರಹಣೆಗೆ ಯಾರು ಜವಾಬ್ದಾರರು?
35. ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಲು ಸೂಚನೆಗಳಿವೆಯೇ? ನೀವು ನಿಯಂತ್ರಕ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ, ದಯವಿಟ್ಟು ಅವುಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸಿ.
36. ಪ್ರಕರಣಗಳ ನಾಮಕರಣವನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಲಾಗಿದೆಯೇ (ಪ್ರತಿ ವರ್ಷ)?
37. ಪ್ರಕರಣಗಳ ಏಕೀಕೃತ ನಾಮಕರಣವನ್ನು ರೂಪಿಸಲು ಮತ್ತು ಅನುಮೋದಿಸಲು ಯಾವ ಘಟಕ (ಅಧಿಕೃತ) ಕಾರಣವಾಗಿದೆ.
38. ದಾಖಲೆಗಳ ಮೌಲ್ಯದ ಪರೀಕ್ಷೆ ಮತ್ತು ದಾಖಲೆಗಳ ನಾಶವನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಲಾಗಿದೆಯೇ?
39. ವೈಜ್ಞಾನಿಕ ಉಲ್ಲೇಖ ಉಪಕರಣವಿದೆಯೇ? ಅದನ್ನು ಮುನ್ನಡೆಸುವವರು ಯಾರು? ಅದರ ರಚನೆಯನ್ನು ವಿವರಿಸಿ.
40. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳಿಗೆ, ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಗೌಪ್ಯವಾದವುಗಳಿಗೆ ಪ್ರವೇಶಕ್ಕಾಗಿ ನೀತಿಯನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಲಾಗಿದೆಯೇ?
41. "ಪೇಪರ್" ದಾಖಲೆಗಳ ಆರ್ಕೈವ್ ಅನ್ನು ಸಿಸ್ಟಮ್ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲು ಯೋಜನೆಗಳಿವೆಯೇ?
41.1. ದಯವಿಟ್ಟು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳ ಅಂದಾಜು ಪ್ರಮಾಣ, ಸ್ವರೂಪ ಮತ್ತು ಪ್ರಕಾರಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ.
41.2. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಆರ್ಕೈವ್ ಅನ್ನು ಭೌಗೋಳಿಕವಾಗಿ ವಿತರಿಸಲಾಗಿದೆಯೇ? ಹೌದು ಎಂದಾದರೆ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಶೇಖರಣಾ ಸ್ಥಳಗಳು ಎಲ್ಲಿವೆ?
41.3. ಸಿಸ್ಟಮ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸಲು ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಸಮಯದ ಚೌಕಟ್ಟನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸಿ.
42. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳನ್ನು ಫೈಲ್‌ಗಳಾಗಿ ಬರೆಯಲು, ಅವುಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲು ಯಾವ ನಿಯಮಗಳು ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತವೆ, ಶೇಖರಣಾ ಮಾನದಂಡಗಳು ಯಾವುವು?
43. ವಿಭಾಗದ ಪ್ರಕರಣಗಳ ನಾಮಕರಣದೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ನಿಯಮಗಳು, ಅದರ ರಚನೆ ಮತ್ತು ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಸಂಗ್ರಹಣೆಯ ಸಂಘಟನೆ, ಯಾಂತ್ರೀಕರಣಕ್ಕೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುವ ಕೆಲಸ.
ಸಂಸ್ಥೆಯ ರಚನೆಯ ವಿವರಣೆ:
ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳ ಆರಂಭಿಕ ಮೌಲ್ಯಮಾಪನವನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಲು, ಕಂಪನಿಯ ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ರಚನೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿಯ ಅಗತ್ಯವಿದೆ. ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ರಚನೆಯ ವಿವರಣೆಯು ರೇಖಾಚಿತ್ರವಾಗಿರಬೇಕು (Visio, ARIS ಅಥವಾ ಇತರ ರೀತಿಯ ಸ್ವರೂಪದಲ್ಲಿ). ಪಠ್ಯ ವಿವರಣೆ ಕೂಡ ಸಾಧ್ಯ. ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ರಚನೆಯ ರೇಖಾಚಿತ್ರ (ಅಥವಾ ಪಠ್ಯ ವಿವರಣೆ) ಪ್ರತಿಬಿಂಬಿಸಬೇಕು:
44. ಉನ್ನತ ಮಟ್ಟದ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಪಟ್ಟಿ (ನಿರ್ವಹಣಾ ಕಂಪನಿ, ಸಂಕೀರ್ಣಗಳ ಪಟ್ಟಿ, ಶಾಖೆಗಳು, ವೈಯಕ್ತಿಕ ಕಾನೂನು ಘಟಕಗಳು (ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಕಂಪನಿ ಕಛೇರಿಗಳು), ಇತ್ಯಾದಿ), ಸೇರಿದಂತೆ:
44.1. ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಹೆಸರುಗಳು;
44.2. ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಭೌಗೋಳಿಕ ಸ್ಥಳ;
44.3. ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ನಡುವಿನ ಸಂಬಂಧಗಳು (ಕ್ರಮಾನುಗತ);
44.4. ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಚಟುವಟಿಕೆಯ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳು.
45. ಉನ್ನತ ಮಟ್ಟದ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ರಚನೆಗಳು, ಇವುಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು:
45.1. ವಿಭಾಗಗಳ ರಚನೆ;
45.2. ಇಲಾಖೆಗಳ ನಡುವಿನ ಪರಸ್ಪರ ಸಂಬಂಧಗಳು;
45.3. ಇಲಾಖೆಗಳ ಕಾರ್ಯಗಳು;
45.4. ಇಲಾಖೆಗಳ ಜವಾಬ್ದಾರಿಯ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳು.
ಮೊದಲನೆಯದಾಗಿ, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ನ ಅನುಷ್ಠಾನದಲ್ಲಿ ತೊಡಗಿರುವ ರಚನಾತ್ಮಕ ಘಟಕಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿಯಲ್ಲಿ ನಾವು ಆಸಕ್ತಿ ಹೊಂದಿದ್ದೇವೆ.
ಸಂಸ್ಥೆಯ ಐಟಿ ಮೂಲಸೌಕರ್ಯ:
46. ಯಾವ ತಾಂತ್ರಿಕ ಬೆಂಬಲ ಲಭ್ಯವಿದೆ: ಸರ್ವರ್ ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳು, ಕ್ಲೈಂಟ್ ಸೈಟ್‌ಗಳು?
47. ಪ್ರಸ್ತುತ ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸಲು ಮಾಹಿತಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆ(ಗಳು) ಪ್ರಸ್ತುತ ಬಳಸಲಾಗಿದೆಯೇ?
47.1. ಹೌದು ಎಂದಾದರೆ, ಅದು ಯಾವ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ?
47.2. ನೀವು ಏನು ಅತೃಪ್ತಿ ಹೊಂದಿದ್ದೀರಿ/ಪ್ರಸ್ತುತ ಸಮಸ್ಯೆಗಳು?
47.3. ಅದನ್ನು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಅಥವಾ ಭಾಗಶಃ ಬದಲಾಯಿಸುವ ಯೋಜನೆಗಳಿವೆಯೇ?
47.4. ಡೇಟಾ ವಲಸೆ: ಸಂಗ್ರಹವಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸಲು ಹೇಗೆ ಯೋಜಿಸಲಾಗಿದೆ:
- ಸಹಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ
- ಕೈಯಿಂದ ಒಯ್ಯಿರಿ,
- ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ವರ್ಗಾಯಿಸಿ.
47.5. ನೀವು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ "ಹಳೆಯ" ಡೇಟಾವನ್ನು ಹೊಸ ಸಿಸ್ಟಮ್ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲು ಯೋಜಿಸಿದರೆ, ರಚನೆ ಮತ್ತು ಶೇಖರಣಾ ಸ್ವರೂಪಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒದಗಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಡೇಟಾ ಪರಿವರ್ತನೆಗೆ ಅಗತ್ಯತೆಗಳನ್ನು ರೂಪಿಸುವುದು ಅವಶ್ಯಕ.
48. ಇತರ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಏಕೀಕರಣ ಅಗತ್ಯವಿದೆಯೇ?
49. ಕ್ಲೈಂಟ್ ವರ್ಕ್‌ಸ್ಟೇಷನ್‌ಗಳ ವಿಶಿಷ್ಟ ಸಂರಚನೆ ಏನು (ಪ್ರೊಸೆಸರ್, RAM, ಆಪರೇಟಿಂಗ್ ಸಿಸ್ಟಮ್, ಇತ್ಯಾದಿ)?
50. ಕಚೇರಿ PC ಗಳಲ್ಲಿ ಸ್ಥಾಪಿಸಲಾದ ಪ್ರಮಾಣಿತ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಪಟ್ಟಿ ಇದೆಯೇ? ಹೌದು ಎಂದಾದರೆ, ದಯವಿಟ್ಟು ಈ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಒದಗಿಸಿ.
51. ಮೂಲ ಸರ್ವರ್ ಯಂತ್ರಾಂಶದ ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳು ಯಾವುವು?
52. ಕಂಪನಿಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ತಮ್ಮ ದೈನಂದಿನ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ಇ-ಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಾರೆಯೇ? ನೀವು ಯಾವ ಮೇಲ್ ಸರ್ವರ್ ಮತ್ತು ಕ್ಲೈಂಟ್ ಅನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಿರುವಿರಿ?
53. ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ಇಮೇಲ್ ಸರ್ವರ್ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ನ ಆವೃತ್ತಿ ಮತ್ತು ಡೆವಲಪರ್ ಅನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸಿ.
54. ನಿಮ್ಮ ನೆಟ್ವರ್ಕ್ ಟೋಪೋಲಜಿ ಏನು:
1.1. ಸ್ಥಳೀಯ ನೆಟ್ವರ್ಕ್ ವಿಂಡೋಸ್ NT ಡೊಮೇನ್ ಅನ್ನು ಆಧರಿಸಿದೆಯೇ?
1.2. ನಿಮ್ಮ ಸ್ಥಳೀಯ ನೆಟ್‌ವರ್ಕ್‌ನಲ್ಲಿ ಎಷ್ಟು ಕಾರ್ಯಕ್ಷೇತ್ರಗಳಿವೆ?
1.3. ನೆಟ್ವರ್ಕ್ನ ಪ್ರಾದೇಶಿಕ ವಿತರಣೆ ಇದೆಯೇ? ಇದ್ದರೆ:
1.3.1. ಶಾಖೆಗಳ (ಕಚೇರಿಗಳು) ನಡುವೆ ಕಾರ್ಯಸ್ಥಳಗಳ ವಿತರಣೆ ಏನು?
1.3.2. ನೆಟ್ವರ್ಕ್ ವಿಭಾಗಗಳ ನಡುವಿನ ಸಂವಹನ ಚಾನಲ್ಗಳ ಸಾಮರ್ಥ್ಯ ಏನು?
55. ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಲು ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಲಾದ ಮೀಸಲಾದ ಫೈಲ್ ಸರ್ವರ್ ಇದೆಯೇ? ಈ ಸರ್ವರ್‌ನಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹವಾಗಿರುವ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳ ಅಂದಾಜು ಪರಿಮಾಣ ಎಷ್ಟು?
56. ರಚನಾತ್ಮಕವಲ್ಲದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಲು ಒಂದು ತಂತ್ರವಿದೆಯೇ (PC ಗಳು, ಮೀಸಲಾದ ಫೈಲ್ ಸರ್ವರ್ಗಳು, ಶೇಖರಣಾ ಉಪವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ)
57. ಕ್ಲೈಂಟ್ ವರ್ಕ್‌ಸ್ಟೇಷನ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾದ ದಾಖಲೆಗಳ ಸರಾಸರಿ ಪರಿಮಾಣ ಎಷ್ಟು?
58. ಎಂಟರ್ಪ್ರೈಸ್ನಲ್ಲಿ ಯಾವ ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ಮಾಹಿತಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು (ಸಿಐಎಸ್) ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ?
59. ಪರವಾನಗಿ ಪಡೆದ DBMS ಗಳಿವೆಯೇ ಮತ್ತು ಅವುಗಳನ್ನು ಹೇಗೆ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ? ಎಂಟರ್ಪ್ರೈಸ್ನಲ್ಲಿ ಬಳಸಲಾದ DBMS ನ ಡೆವಲಪರ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಆವೃತ್ತಿಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ.
60. ಬಳಕೆದಾರರನ್ನು ಗುರುತಿಸಲು ಡೈರೆಕ್ಟರಿ ಸೇವೆಗಳನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆಯೇ? ಹೌದು ಎಂದಾದರೆ, ದಯವಿಟ್ಟು ಯಾವುದನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ.
61. ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ (helpdesk) ತಾಂತ್ರಿಕ ಬೆಂಬಲ ಸೇವೆ ಇದೆಯೇ? ಈ ಸೇವೆಗೆ ಯಾವುದೇ ನಿಯಮಗಳಿವೆಯೇ?
62. ಮಾಹಿತಿ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನ ಇಲಾಖೆ (ಇಲಾಖೆ, ಇಲಾಖೆ) ಎಷ್ಟು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ? ಈ ಘಟಕವು ಪರಿಹರಿಸುವ ಮುಖ್ಯ ಕಾರ್ಯಗಳು ಯಾವುವು?
63. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಸಂಯೋಜಿಸಬೇಕಾದ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ.
64. ಕೆಲವು ಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಮಾರ್ಪಡಿಸುವ ಮತ್ತು ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಹಕ್ಕನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಗೆ ಮಾತ್ರ ಪರಿಶೀಲನೆಗಾಗಿ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ನೌಕರರ ಅಂದಾಜು ಅನುಪಾತವನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ.
EDMS ಗೆ ಅಗತ್ಯತೆಗಳು:
65. ಹೊಸ ಸಿಸ್ಟಮ್ಗೆ ಯಾವ ಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ನೀವು ಹೆಚ್ಚು ಮುಖ್ಯವೆಂದು ಪರಿಗಣಿಸುತ್ತೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಿ ಮತ್ತು ವಿವರಿಸಿ.
66. ಪ್ರತಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಕಾರ್ಡ್‌ನ ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳ ಸಂಯೋಜನೆ:
- ಹೆಸರು
- ವಿವರಣೆ
- ಫಾರ್ಮ್‌ನಲ್ಲಿ ಲೇಬಲ್ (ಫಾರ್ಮ್‌ನಲ್ಲಿ ಹೆಸರು)
- ಡೇಟಾ ಪ್ರಕಾರ
- ಭರ್ತಿ ಮಾಡುವ ವಿಧಾನ (ಕೈಯಾರೆ, ಡೈರೆಕ್ಟರಿಯಿಂದ, ...)
67. ನೋಂದಣಿ ಕಾರ್ಡ್‌ಗಳ ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳ ಮೂಲಕ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ ಹುಡುಕಿ ಹುಡುಕಾಟ ಕಾರ್ಡ್ ವಿವರಗಳ ಪಟ್ಟಿ
68. ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಇತಿಹಾಸವನ್ನು ರಚಿಸುವ ಅಗತ್ಯತೆ, ಮರಣದಂಡನೆ ಮತ್ತು ಅನುಮೋದನೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ಪ್ರಗತಿಯನ್ನು ಟ್ರ್ಯಾಕ್ ಮಾಡುವುದು ಇತ್ಯಾದಿ.
69. ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಅಗತ್ಯ ಶೋಧಕಗಳು
70. ವ್ಯವಸ್ಥೆಯು ಪೂರೈಸಬೇಕಾದ ಮಾಹಿತಿ ವಿನಂತಿಗಳು
ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ಸ್ (EDMS) ಅನುಷ್ಠಾನದ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿತ್ವದ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ
ದಕ್ಷತೆಯು ಸಾಮಾನ್ಯ ಆರ್ಥಿಕ ಪರಿಕಲ್ಪನೆಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದಾಗಿದೆ. ಪರಿಣಾಮಕಾರಿತ್ವವನ್ನು ಗುರಿಯನ್ನು ಸಾಧಿಸುವ ಸಾಧ್ಯತೆ ಎಂದು ವ್ಯಾಖ್ಯಾನಿಸಬಹುದು. EDMS ನ ಅನುಷ್ಠಾನಕ್ಕೆ ಪೂರ್ವಾಪೇಕ್ಷಿತಗಳ ಮೇಲಿನ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆಯು ಅದರ ಅನುಷ್ಠಾನವನ್ನು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡಲು ಸಾಕಾಗುವುದಿಲ್ಲ. EDS ನ ವೆಚ್ಚ-ಪರಿಣಾಮಕಾರಿತ್ವದ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ ಅಗತ್ಯವಿದೆ.
ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವ ಗುರಿಗಳು:
ಕಚೇರಿ ಯಾಂತ್ರೀಕೃತಗೊಂಡ,
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತತೆ,
ದಾಖಲೆಗಳು ಮತ್ತು ಆದೇಶಗಳ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವಿಕೆಯ ಮೇಲೆ ನಿಯಂತ್ರಣದ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತತೆ,
ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆಯ ಶಿಸ್ತು ಹೆಚ್ಚಿಸುವುದು,
ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವಾಗ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಕ್ರಮವಾಗಿ ಇರಿಸುವುದು,
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ವಹಿವಾಟುಗಳಿಗೆ ಸಮಯವನ್ನು ಕಡಿತಗೊಳಿಸುವುದು,
ಕಾಗದರಹಿತ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನಗಳಿಗೆ ಪರಿವರ್ತನೆ.
ಹೀಗಾಗಿ, ವೈಯಕ್ತಿಕ ಕೈಗಾರಿಕೆಗಳು ಮತ್ತು ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಕಿರಿದಾದ ಅರ್ಥದಲ್ಲಿ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ (EDMS) ಅನ್ನು ಬಳಸುವ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿತ್ವವನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಿದೆ. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಈ ಕೆಳಗಿನ ರೀತಿಯ ಪರಿಣಾಮಗಳನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸುವುದು ಸಮಂಜಸವಾಗಿದೆ:
ಆರ್ಥಿಕ - ಅದರ ಸೂಚಕಗಳು ಮೌಲ್ಯದ ಪರಿಭಾಷೆಯಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲಾ ರೀತಿಯ ಫಲಿತಾಂಶಗಳು ಮತ್ತು EDS ನ ಅನುಷ್ಠಾನದಿಂದ ಉಂಟಾಗುವ ವೆಚ್ಚಗಳನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತವೆ. ಕಛೇರಿ ಕೆಲಸದ ಆಟೊಮೇಷನ್, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಯಾಂತ್ರೀಕರಣ, ದಾಖಲೆಗಳು ಮತ್ತು ಆದೇಶಗಳ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವಿಕೆಯ ಮೇಲಿನ ನಿಯಂತ್ರಣದ ಯಾಂತ್ರೀಕೃತಗೊಂಡವು ಹಸ್ತಚಾಲಿತ ಕಾರ್ಮಿಕರ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಸಂಭವಿಸುವ ದೋಷಗಳನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ವೇಗಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ, ಇದು ಸಮಯದ ನಿಸ್ಸಂದೇಹವಾದ ಲಾಭ ಮತ್ತು ಶಕ್ತಿಯ ವೆಚ್ಚದಲ್ಲಿ ಉಳಿತಾಯವನ್ನು ಒದಗಿಸುತ್ತದೆ. ಯಂತ್ರದ ಸಮಯದ ವೆಚ್ಚಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ.
ಹಣಕಾಸು - ಈ ರೀತಿಯ ಪರಿಣಾಮದ ಸೂಚಕಗಳ ಲೆಕ್ಕಾಚಾರವು EDMS ಅನ್ನು ಬಳಸುವ ಆರ್ಥಿಕ ಫಲಿತಾಂಶಗಳನ್ನು ಆಧರಿಸಿದೆ, ಇದು ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗಳ ಸಮಯವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವುದರಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಫಲಿಸುತ್ತದೆ, ಇದರಿಂದಾಗಿ ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸದ ಅವಧಿಯನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ,
ಸಂಪನ್ಮೂಲ - ಅದರ ಸೂಚಕಗಳು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ರೀತಿಯ ವಸ್ತು ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳ (ವಿದ್ಯುತ್, ಕಾರ್ಮಿಕ, ಇತ್ಯಾದಿ) ಉತ್ಪಾದನೆ ಮತ್ತು ಬಳಕೆಯ ಪರಿಮಾಣದ ಮೇಲೆ EDMS ಬಳಕೆಯ ಪ್ರಭಾವವನ್ನು ಪ್ರತಿಬಿಂಬಿಸುತ್ತದೆ. ಈಗಾಗಲೇ ಹೇಳಿದಂತೆ, ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವಾಗ ಸಮಯದ ಲಾಭವು ವಿದ್ಯುತ್ ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳು, ಕಾರ್ಮಿಕ ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳು ಇತ್ಯಾದಿಗಳ ಬಳಕೆಯನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
ವೈಜ್ಞಾನಿಕ ಮತ್ತು ತಾಂತ್ರಿಕ - ನವೀನತೆ, ಸರಳತೆ, EDMS ನ ಉಪಯುಕ್ತತೆಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ;
ಸಾಮಾಜಿಕ - ಅದರ ಸೂಚಕಗಳು EDMS ಅನುಷ್ಠಾನದ ಸಾಮಾಜಿಕ ಫಲಿತಾಂಶಗಳನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತವೆ, ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಡೇಟಾದ ಘಟಕವನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವ ಮತ್ತು ಸಂಸ್ಕರಿಸುವ ಕಾರ್ಮಿಕ ತೀವ್ರತೆಯನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವಲ್ಲಿ ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
EDMS ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಕಾರ್ಮಿಕ ವೆಚ್ಚಗಳ ಮೇಲಿನ ವೆಚ್ಚದ ಉಳಿತಾಯವನ್ನು ಹತ್ತಿರದಿಂದ ನೋಡೋಣ.
EDMS ಪರಿಚಯದ ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ ಮಾಹಿತಿಯ ತಯಾರಿಕೆ ಮತ್ತು ಸಂಸ್ಕರಣೆಯ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಕಾರ್ಮಿಕ ತೀವ್ರತೆಯನ್ನು ಸೂತ್ರದಿಂದ ನಿರ್ಧರಿಸಿದಾಗ jth ಅರ್ಹತೆ Cj ಯ ಕಾರ್ಮಿಕರ ಸಂಭಾವನೆಗಾಗಿ ಷರತ್ತುಬದ್ಧ ವಾರ್ಷಿಕ ವೆಚ್ಚ ಉಳಿತಾಯದ ಲೆಕ್ಕಾಚಾರ
Сj = Сзпj (Q1 - Q2) А2 / Фj,
ಅಲ್ಲಿ Сзпj ಎಂಬುದು ಮಾಹಿತಿಯ ತಯಾರಿಕೆ ಮತ್ತು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ತೊಡಗಿರುವ j-th ಅರ್ಹತಾ ಉದ್ಯೋಗಿಯ ವಾರ್ಷಿಕ ವೇತನ ನಿಧಿಯಾಗಿದೆ, ರಬ್. Q1, Q2 - ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಉತ್ಪನ್ನದ ಮೂಲ ಮತ್ತು ಹೊಸ ಆವೃತ್ತಿಗಳಲ್ಲಿ ಡೇಟಾ ಘಟಕವನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವ ಮತ್ತು ಸಂಸ್ಕರಿಸುವ ಕಾರ್ಮಿಕ ತೀವ್ರತೆ, ವ್ಯಕ್ತಿ/ಗಂಟೆ; A2 - ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಉತ್ಪನ್ನದ ಹೊಸ ಆವೃತ್ತಿಯಲ್ಲಿ ದತ್ತಾಂಶವನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವ ಮತ್ತು ಸಂಸ್ಕರಿಸುವ ಕೆಲಸದ ವಾರ್ಷಿಕ ಪರಿಮಾಣ, ನೈಸರ್ಗಿಕ ಘಟಕಗಳು; Фj ಎನ್ನುವುದು jth ಅರ್ಹತೆಯ ಒಬ್ಬ ಉದ್ಯೋಗಿಯ ವಾರ್ಷಿಕ ಕೆಲಸದ ಸಮಯ, ಡೇಟಾ, ಗಂಟೆಗಳ ತಯಾರಿಕೆ ಮತ್ತು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ತೊಡಗಿದೆ.
ಏಕೀಕೃತ ಸುಂಕದ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಯ 11 ನೇ ವರ್ಗದಲ್ಲಿ ಸಾರ್ವಜನಿಕ ವಲಯದಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ಸಂಭಾವನೆಗಾಗಿ ವೆಚ್ಚ ಉಳಿತಾಯವನ್ನು ಲೆಕ್ಕಾಚಾರ ಮಾಡೋಣ ಮತ್ತು 10,000 ರೂಬಲ್ಸ್ಗಳ ಸಂಬಳವನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದೇವೆ. ಮ್ಯಾನೇಜರ್ ತನ್ನ ಸಂಬಳದ 75% ನಷ್ಟು ಮಾಸಿಕ ಬೋನಸ್ ಅನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದಾನೆ ಎಂಬ ಅಂಶವನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಂಡು, ಅವರ ಮಾಸಿಕ ವೇತನವು 17,500 ರೂಬಲ್ಸ್ಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ. ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ, ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ವಾರ್ಷಿಕ ವೇತನ ನಿಧಿಯು 210,000 ರೂಬಲ್ಸ್ಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ. ಐದು ದಿನಗಳ ಕೆಲಸದ ವಾರದೊಂದಿಗೆ, ಕೆಲಸದ ದಿನಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ 249 ಎಂದು ಪರಿಗಣಿಸಿ, ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ವಾರ್ಷಿಕ ಕೆಲಸದ ಸಮಯ 1992 ಗಂಟೆಗಳು.
ಹಿಂದಿನ ಕೆಲಸದ ವಿಧಾನದೊಂದಿಗೆ ಮತ್ತು EDMS ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವ ಮತ್ತು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸುವ ಕಾರ್ಮಿಕ ತೀವ್ರತೆಯು ಕ್ರಮವಾಗಿ 25 [ವ್ಯಕ್ತಿ/ಗಂಟೆ] ಮತ್ತು 20 [ವ್ಯಕ್ತಿ/ಗಂಟೆ] ಆಗಿದೆ. EDMS ನಲ್ಲಿ (ಭೌತಿಕ ಘಟಕಗಳಲ್ಲಿ) ದತ್ತಾಂಶವನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವ ಮತ್ತು ಸಂಸ್ಕರಿಸುವ ಕೆಲಸದ ವಾರ್ಷಿಕ ಪರಿಮಾಣ? 80 ದಾಖಲೆಗಳು.
ಹೀಗಾಗಿ, ನಾವು ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕ ಕಾರ್ಮಿಕ ವೆಚ್ಚದಲ್ಲಿ ಉಳಿತಾಯವನ್ನು ಪಡೆಯುತ್ತೇವೆ:
C = 17500 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 3514 ರೂಬಲ್ಸ್ಗಳು,
ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ದಾಖಲೆ ನಿರ್ವಹಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳ ತಯಾರಿಕೆ ಮತ್ತು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ತೊಡಗಿರುವ 11 ನೇ ವರ್ಗದ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ವಾರ್ಷಿಕ ವೇತನ ನಿಧಿಯ 20% ಆಗಿದೆ.
ಪುಟ್ಕಿನಾ ಲಿಡಿಯಾ ವ್ಲಾಡಿಮಿರೋವ್ನಾ
ತಾಂತ್ರಿಕ ವಿಜ್ಞಾನಗಳ ಅಭ್ಯರ್ಥಿ, ಪ್ರೊಫೆಸರ್, ಇನ್ಫರ್ಮ್ಯಾಟಿಕ್ಸ್ ಮತ್ತು ಗಣಿತಶಾಸ್ತ್ರ ವಿಭಾಗ, ಅರ್ಥಶಾಸ್ತ್ರ ವಿಭಾಗ, ಸೇಂಟ್ ಪೀಟರ್ಸ್ಬರ್ಗ್ ಹ್ಯುಮಾನಿಟೇರಿಯನ್ ಯುನಿವರ್ಸಿಟಿ ಆಫ್ ಟ್ರೇಡ್ ಯೂನಿಯನ್ಸ್ ಸೇಂಟ್ ಪೀಟರ್ಸ್ಬರ್ಗ್, ರಷ್ಯಾ
ಅಮೂರ್ತ: ಈ ಲೇಖನವು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳನ್ನು ಚರ್ಚಿಸುತ್ತದೆ. ಯಾವುದೇ ಸಂಸ್ಥೆಯ ದಕ್ಷತೆಯು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಸಂಸ್ಕರಣೆಯ ದಕ್ಷತೆ ಮತ್ತು ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ರಚನೆಯ ವಿಭಾಗಗಳು ಮತ್ತು ಗುತ್ತಿಗೆದಾರರ ನಡುವಿನ ಮಾಹಿತಿ ವಿತರಣೆಯ ವೇಗವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ ಎಂದು ಲೇಖನವು ಗಮನಿಸುತ್ತದೆ. ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯನ್ನು ಪರಿಚಯಿಸುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಎಂಟು ಹಂತಗಳಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸಬಹುದು. ಯಾಂತ್ರೀಕೃತಗೊಂಡ ಎಂಟು ಹಂತಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಯೊಂದನ್ನು ಯಶಸ್ವಿಯಾಗಿ ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಿದ ನಂತರ, ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಿದ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ನಿರಂತರವಾಗಿ ಪರಿಷ್ಕರಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಸುಧಾರಿಸಬೇಕು ಎಂಬುದು ಒಂದು ಪ್ರಮುಖ ಅಂಶವಾಗಿದೆ. ಉದ್ಯಮದಲ್ಲಿ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಯಶಸ್ವಿ ಬಳಕೆಗೆ ಇದು ಪ್ರಮುಖ ಅಂಶಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದಾಗಿದೆ.
ಪ್ರಮುಖ ಪದಗಳು: ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು, ಅನುಷ್ಠಾನ, ದಕ್ಷತೆ, ಉದ್ಯಮ
ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಅನುಷ್ಠಾನದ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳು
ತಾಂತ್ರಿಕ ವಿಜ್ಞಾನದ ಪಿಎಚ್‌ಡಿ, ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ವಿಜ್ಞಾನ ಮತ್ತು ಗಣಿತಶಾಸ್ತ್ರದ ಪ್ರಾಧ್ಯಾಪಕರು, ಅರ್ಥಶಾಸ್ತ್ರದ ಅಧ್ಯಾಪಕರು ಸೇಂಟ್-ಪೀಟರ್ಸ್ಬರ್ಗ್ ಯುನಿವರ್ಸಿಟಿ ಆಫ್ ಹ್ಯುಮಾನಿಟೀಸ್ ಮತ್ತು ಸೋಶಿಯಲ್ ಸೈನ್ಸಸ್ ಸೇಂಟ್-ಪೀಟರ್ಸ್ಬರ್ಗ್, ರಷ್ಯಾ
ಅಮೂರ್ತ: ಈ ಲೇಖನವು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ನ ಪರಿಚಯದ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳನ್ನು ಚರ್ಚಿಸುತ್ತದೆ. ಯಾವುದೇ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿತ್ವವು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಸಂಸ್ಕರಣೆಯ ದಕ್ಷತೆ, ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ರಚನೆಯ ಘಟಕಗಳು ಮತ್ತು ಗುತ್ತಿಗೆದಾರರ ನಡುವಿನ ಮಾಹಿತಿ ವಿತರಣೆ ದರವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ ಎಂದು ಲೇಖನವು ಗಮನಿಸುತ್ತದೆ. ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಎಂಟು ಹಂತಗಳಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸಬಹುದು. ಯಾಂತ್ರೀಕೃತಗೊಂಡ ಎಂಟು ಹಂತಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಯೊಂದನ್ನು ಯಶಸ್ವಿಯಾಗಿ ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಿದ ನಂತರ, ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಿದ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ನಿರಂತರವಾಗಿ ಪರಿಷ್ಕರಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಸುಧಾರಿಸಬೇಕು ಎಂಬುದು ಮುಖ್ಯಾಂಶಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದಾಗಿದೆ. ಎಂಟರ್ಪ್ರೈಸ್ನಲ್ಲಿ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಯಶಸ್ವಿ ಬಳಕೆಯಲ್ಲಿ ಇದು ಪ್ರಮುಖ ಅಂಶವಾಗಿದೆ.
ಕೀವರ್ಡ್ಗಳು: ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್, ಅನುಷ್ಠಾನ, ದಕ್ಷತೆ, ಉದ್ಯಮ
ಆಧುನಿಕ ಜಗತ್ತಿನಲ್ಲಿ, ಯಾವುದೇ ಸಂಸ್ಥೆಯ ದಕ್ಷತೆಯು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಸಂಸ್ಕರಣೆಯ ದಕ್ಷತೆ, ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ರಚನೆ ಮತ್ತು ಗುತ್ತಿಗೆದಾರರ ವಿಭಾಗಗಳ ನಡುವಿನ ಮಾಹಿತಿ ವಿತರಣೆಯ ವೇಗ, ಹಾಗೆಯೇ ಒಟ್ಟಾರೆಯಾಗಿ ಸಂಪೂರ್ಣ ಮಾಹಿತಿ ಘಟಕದ ವಿಶ್ವಾಸಾರ್ಹತೆಯ ಮೇಲೆ ಅವಲಂಬಿತವಾಗಿರುತ್ತದೆ.
ಅದಕ್ಕಾಗಿಯೇ ಇತ್ತೀಚೆಗೆ, ಅನೇಕ ಉದ್ಯಮಗಳ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಸುಧಾರಿಸುವ ಪ್ರಶ್ನೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ಹೆಚ್ಚಿಸುತ್ತಿದ್ದಾರೆ. ಯಾಂತ್ರೀಕೃತಗೊಂಡ ಮೂಲಕ ಈ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಸಾಧಿಸಬಹುದು.
ಇಂದು, ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವು ಹೊಸತನವಲ್ಲ. ಕೆಲವು ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಈಗಾಗಲೇ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಿವೆ ಮತ್ತು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ (EDMS) ಅನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಿವೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ಹೆಚ್ಚಿನ ಉದ್ಯಮಗಳು ಇನ್ನೂ ತಮ್ಮ ದಾಖಲೆಯ ಹರಿವನ್ನು ಸಾಂಪ್ರದಾಯಿಕ ಕಾಗದದ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಇರಿಸುತ್ತವೆ.
ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದ ರೂಪವನ್ನು ಆಯ್ಕೆಮಾಡುವಾಗ ಮುಖ್ಯ ಮಾನದಂಡವೆಂದರೆ ಒಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಅವಧಿಯಲ್ಲಿ ಸಂಸ್ಥೆಯು ರಚಿಸಿದ ಮತ್ತು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರಮಾಣವಾಗಿದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ, ವಿಭಾಗೀಯ ರಚನೆಯು ವಿವಿಧ ದಾಖಲೆಗಳ ಸರಪಳಿಯಿಂದ ಕವಲೊಡೆಯುವ ಮತ್ತು ಸಂಪರ್ಕಗೊಂಡಿರುವ ಕಂಪನಿಗಳಲ್ಲಿ, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಗೆ ಪರಿವರ್ತನೆಯು ಬಹಳ ಮುಖ್ಯವಾದ ಕಾರ್ಯವಾಗಿದೆ.
ಈ ಪರಿಕಲ್ಪನೆಯ ನಿಖರವಾದ ಕಲ್ಪನೆಯನ್ನು ರೂಪಿಸಲು, ಅದನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ವಿವರವಾಗಿ ನೋಡೋಣ. ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯನ್ನು ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಪರಿಕರಗಳನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡು ರಚಿಸಲಾದ ದಾಖಲೆಗಳ ಚಲನೆಗೆ ಒಂದೇ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನವಾಗಿ ಪ್ರತಿನಿಧಿಸಬಹುದು ಮತ್ತು ನಿಯಮದಂತೆ, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಿಜಿಟಲ್ ಸಹಿಯೊಂದಿಗೆ ಸಹಿ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಮಾಧ್ಯಮವನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಹ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
EDMS ಅನ್ನು ಅಳವಡಿಸಲಾಗಿರುವ ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮೂಲಭೂತ ನಿರ್ವಹಣಾ ಸಾಧನವಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ. ಅಂತಹ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ಸರಳವಾಗಿ ಆದೇಶಗಳು, ಸೂಚನೆಗಳು ಅಥವಾ ನಿರ್ಧಾರಗಳಿಲ್ಲ. ಈ ನಿರ್ಧಾರಗಳು, ಆದೇಶಗಳು ಮತ್ತು ಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ದಾಖಲೆಗಳಿವೆ. ಹೀಗಾಗಿ, ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿನ ನಿರ್ವಹಣೆಯನ್ನು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ದಾಖಲೆಗಳ ಮೂಲಕ ಕೈಗೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ. ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಹೆಚ್ಚಿನ ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ಸಹ ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಲಿಂಕ್ ಮಾಡಲಾಗಿದೆ.
EDMS ಅನ್ನು ಯಾವುದೇ ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಬಳಸಬಹುದು: ಸಣ್ಣ ಉದ್ಯಮಕ್ಕಾಗಿ ಮತ್ತು ಇಡೀ ಶಾಖೆಗಳ ಜಾಲವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಬೃಹತ್ ಹೋಲ್ಡಿಂಗ್ ಕಂಪನಿ ಅಥವಾ ನಿಗಮಕ್ಕಾಗಿ. ಕೆಲವು ಕಂಪನಿಗಳು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಹಂತಗಳನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸುವ ಮೂಲಕ ಪ್ರಾರಂಭಿಸುತ್ತವೆ, ಏಕೆಂದರೆ EDMS ಹಲವಾರು ಗಮನಾರ್ಹ ಪ್ರಯೋಜನಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ:
1) ಮೊದಲನೆಯದಾಗಿ, ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಪಾರದರ್ಶಕತೆಯನ್ನು ನಾವು ಗಮನಿಸಬೇಕು. ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ, ದಾಖಲೆಗಳ ಸ್ವೀಕೃತಿ, ಮರಣದಂಡನೆ ಮತ್ತು ರಚನೆಯ ಮೇಲಿನ ನಿಯಂತ್ರಣವು ಹೆಚ್ಚು ಸುಲಭ ಮತ್ತು ವೇಗವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಈ ಸಹಾಯದಿಂದ, ನಿರ್ವಹಣೆಯು ಯಾವುದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಸಂಸ್ಥೆಯ ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆ ಮಾಡಬಹುದು.
2) ಅಲ್ಲದೆ, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಸಹಾಯದಿಂದ, ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಾಹಕ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಸುಧಾರಿಸಲಾಗಿದೆ. ಅಂಕಿಅಂಶಗಳ ಪ್ರಕಾರ, ಗಮನಾರ್ಹ ಪ್ರಮಾಣದ ಆದೇಶಗಳನ್ನು ನೌಕರರು ನಡೆಸುವುದಿಲ್ಲ. EDMS ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರಿಗೆ ಕೆಲಸದ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು, ವೇಗ ಮತ್ತು ಮರಣದಂಡನೆಯ ಗುಣಮಟ್ಟವನ್ನು ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆ ಮಾಡಲು ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ, ಮತ್ತು ಮುಖ್ಯವಾಗಿ, ಕೆಲಸದ ಫಲಿತಾಂಶ.
3) ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವ ಸಮಯ ಕಡಿಮೆಯಾಗಿದೆ. ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳ ಹುಡುಕಾಟ, ರಚನೆ, ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ಮತ್ತು ವಿತರಣೆಯನ್ನು ವೇಗವಾಗಿ ಮಾಡಲು ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ. ಸಾರಾಂಶಗಳು, ರೆಜಿಸ್ಟರ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ವರದಿಗಳ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಸಂಕಲನದ ಮೂಲಕ ಇದನ್ನು ಸಾಧಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಇದು ಕೆಲಸವನ್ನು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ಮತ್ತು ತ್ವರಿತವಾಗಿ ನಿರ್ವಹಿಸಲು ನಿಮಗೆ ಅನುವು ಮಾಡಿಕೊಡುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಇದರ ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ, ವ್ಯಾಪಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಉತ್ತಮಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ.
4) ಮಾಹಿತಿಯ ಗೌಪ್ಯತೆಯ ಮಟ್ಟವು ಹೆಚ್ಚಾಗುತ್ತದೆ. ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬ ಉದ್ಯೋಗಿ ಕಂಪನಿಯ ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರವೇಶ ಮತ್ತು ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಮಟ್ಟವನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದು ಅದು ಅವನ ಅಧಿಕಾರಕ್ಕೆ ಅನುರೂಪವಾಗಿದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಉದ್ಯೋಗಿಯು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಓದುವ ಹಕ್ಕನ್ನು ಹೊಂದಿರಬಹುದು, ಸಂಪಾದಿಸುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯವನ್ನು ಹೊಂದಿರಬಹುದು, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗೆ ಸೂಕ್ತವಾದ ಹೊಂದಾಣಿಕೆಗಳನ್ನು ಮಾಡಬಹುದು ಅಥವಾ ಇವುಗಳು ಸಂಪೂರ್ಣ ಹಕ್ಕುಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರಬಹುದು. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಲಾಗ್ ಇನ್ ಮಾಡಲಾಗಿದೆ. ಇದರರ್ಥ ಯಾವ ಸಮಯದಲ್ಲಾದರೂ ಯಾವ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಡೇಟಾಗೆ ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ಮಾಡಿದ್ದಾರೆ ಮತ್ತು ಅವರೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ ಎಂಬುದನ್ನು ನೋಡಬಹುದು.
ಅನೇಕ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ, ಮಾಹಿತಿ ಗೌಪ್ಯತೆಯ ಸಮಸ್ಯೆ ತುಂಬಾ ತೀವ್ರವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಯಾವುದೇ ಪ್ರಮುಖ ದಾಖಲೆಗಳ ನಷ್ಟವು ಲಕ್ಷಾಂತರ ನಷ್ಟಕ್ಕೆ ಕಾರಣವಾಗಬಹುದು. ಈ ನಿಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ, ಕಾಗದದ ದಾಖಲೆಗಳು ಹೆಚ್ಚಿನ ಅಪಾಯವನ್ನು ಹೊಂದಿವೆ, ಏಕೆಂದರೆ ಅವುಗಳನ್ನು ಯಾವುದೇ ಸಮಸ್ಯೆಗಳಿಲ್ಲದೆ ಫೋಲ್ಡರ್‌ನಿಂದ ತೆಗೆದುಹಾಕಬಹುದು ಮತ್ತು ಎಲ್ಲಾ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಮೂರನೇ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಅಳವಡಿಸಿದ ನಂತರ, ಸಂಪೂರ್ಣ ಮಾಹಿತಿ ಸೋರಿಕೆಯನ್ನು ತೊಡೆದುಹಾಕಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗದಿರಬಹುದು. ಆದಾಗ್ಯೂ, ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಯಾವ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಈ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಮತ್ತು ಯಾವ ಕ್ಷಣದಲ್ಲಿ ಬಳಸಿದ್ದಾರೆ ಎಂಬುದನ್ನು ನೋಡಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ.
5) EDMS ಸಹಾಯದಿಂದ, ಹೊಸ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ತರಬೇತಿ ನೀಡುವ ಯೋಜನೆ, ಜೊತೆಗೆ ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ ಹೊಸ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಪರಿಚಯವನ್ನು ಹೊಂದುವಂತೆ ಮಾಡಲಾಗಿದೆ. ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡು ಹೊಸ ನಿಯಮಗಳು ಮತ್ತು ಸೂಚನೆಗಳ ಪರಿಚಯವು ಪ್ರತಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ತಿಳಿಸುವುದಕ್ಕಿಂತ ಮತ್ತು ಕಾಗದದ ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಪರಿಚಿತವಾಗಿರುವುದಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ವೇಗವಾಗಿ ಸಂಭವಿಸುತ್ತದೆ.
6) ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ಸಂಸ್ಕೃತಿಯ ಮಟ್ಟ ಹೆಚ್ಚುತ್ತಿದೆ. EDMS ಒಂದು ಏಕೀಕೃತ ಮಾಹಿತಿ ಜಾಗವನ್ನು ರಚಿಸುತ್ತದೆ, ಇದರಲ್ಲಿ ಕಂಪನಿಯ ಎಲ್ಲಾ ಅಥವಾ ಹೆಚ್ಚಿನ ರಚನೆಗಳು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತವೆ. ಇದು ಪ್ರತಿಯಾಗಿ, ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳಲ್ಲಿ ಬಹುತೇಕ ಪ್ರತಿ ಉದ್ಯೋಗಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಳ್ಳುವ ಅವಕಾಶವನ್ನು ಸೃಷ್ಟಿಸುತ್ತದೆ.
7) ಕಂಪನಿಯು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಗೆ ಬದಲಾಯಿಸಿದಾಗ, ಅಂತರರಾಷ್ಟ್ರೀಯ ಮಾನದಂಡಗಳ ಮಾರುಕಟ್ಟೆಯಲ್ಲಿ ಹೊಸ ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ಅಳವಡಿಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಯಾವುದಾದರೂ ಉದ್ಭವಿಸಿದರೆ, EDMS ಅನ್ನು ಬಳಸುವ ಸಂಸ್ಥೆಯು ಹೊಸ ಟೆಂಪ್ಲೇಟ್‌ಗೆ ತ್ವರಿತವಾಗಿ ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ಮಾಡಬಹುದು, ಇದರಿಂದಾಗಿ ಮಾರುಕಟ್ಟೆಯಲ್ಲಿ ಅದರ ಸ್ಪರ್ಧಾತ್ಮಕತೆಯ ಮಟ್ಟವನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುತ್ತದೆ.
ಆದಾಗ್ಯೂ, ಉದ್ಯಮದ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯನ್ನು ಸುಧಾರಿಸುವ ಈ ವಿಧಾನವು ಅದರ ಅನುಕೂಲಗಳೊಂದಿಗೆ ಅದರ ಅನಾನುಕೂಲಗಳನ್ನು ಸಹ ಹೊಂದಿದೆ.
ಮೊದಲನೆಯದಾಗಿ, ದಾಖಲೆಗಳ ಸುರಕ್ಷತೆಯು ಗಂಭೀರ ಸಮಸ್ಯೆಯಾಗಿದೆ. ವೈರಸ್ ನಿಮ್ಮ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಅನ್ನು ಪ್ರವೇಶಿಸಬಹುದು ಮತ್ತು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಉಳಿಸುವ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯು ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸದೇ ಇರಬಹುದು. ಮೀಸಲಾತಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ರಚಿಸುವ ಮೂಲಕ ಈ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಬಹುದು.
EDS ಅನ್ನು ಪರಿಚಯಿಸುವ ಮತ್ತೊಂದು ಸಂಭವನೀಯ ಅನನುಕೂಲವೆಂದರೆ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಸಂಪ್ರದಾಯವಾದಿಯಾಗಿರಬಹುದು. ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಗೆ ಬದಲಾಯಿಸುವಾಗ, ಹಸ್ತಚಾಲಿತ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಒಗ್ಗಿಕೊಂಡಿರುವ ಮತ್ತು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಅಪೂರ್ಣ ಜ್ಞಾನವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ನೌಕರರಲ್ಲಿ ಅಸಮಾಧಾನವನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಲು ಮತ್ತು ತಡೆಯಲು ಯಾವಾಗಲೂ ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ.
ಅಲ್ಲದೆ, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಸಮರ್ಥ ಡೇಟಾ ಪ್ರವೇಶಕ್ಕೆ ಹೆಚ್ಚಿನ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆಯನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಮಾನವ ಅಂಶವು ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ, ಏಕೆಂದರೆ ಭವಿಷ್ಯದಲ್ಲಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯ ಅಡೆತಡೆಯಿಲ್ಲದ ಕಾರ್ಯವು ಸಿಬ್ಬಂದಿಯ ಅರ್ಹತೆಗಳು ಮತ್ತು ಕೆಲಸದ ಗುಣಮಟ್ಟವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ.
ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಖರೀದಿಸುವ ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ಕಂಪನಿಯ ನಿರ್ವಹಣೆಯು ಹಣಕಾಸಿನ ವೆಚ್ಚಗಳಿಗೆ ಸಿದ್ಧರಾಗಿರಬೇಕು. ತರುವಾಯ ಈ ವೆಚ್ಚಗಳನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ದಾಖಲಾತಿಯೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ವೆಚ್ಚವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವ ಮೂಲಕ ಮತ್ತು ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಉತ್ತಮಗೊಳಿಸುವ ಮೂಲಕ ಸರಿದೂಗಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ದಾಖಲೆಗಳ ವಿನಿಮಯವು ಎಲ್ಲಾ ಕೌಂಟರ್ಪಾರ್ಟಿಗಳೊಂದಿಗೆ ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ. ಏಕೀಕೃತ ಮಾಹಿತಿ ಜಾಗದ ಕೊರತೆಯೇ ಇದಕ್ಕೆ ಕಾರಣ. ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ, ಅನೇಕ ಕಂಪನಿಗಳು ಏಕಕಾಲದಲ್ಲಿ ಕಾಗದ ಮತ್ತು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ವಿನಿಮಯವನ್ನು ನಡೆಸಲು ಒತ್ತಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ವಿದ್ಯುನ್ಮಾನವಾಗಿ ಕಾಯಿದೆಗಳು ಮತ್ತು ಒಪ್ಪಂದಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವುದರಿಂದ ಯಾವುದೇ ಮಾರುಕಟ್ಟೆ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ಗ್ರಾಹಕ ಮತ್ತು ಕ್ಲೈಂಟ್ ನಡುವಿನ ಕೆಲಸವನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ಸರಳಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ ಎಂಬುದು ಸತ್ಯವಾಗಿದೆ.
ಹೆಚ್ಚಿನ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳಿಗೆ ಕಡ್ಡಾಯವಾದ ಅವಶ್ಯಕತೆಯು ಅವರಿಗೆ ಕಾನೂನು ಬಲವನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ, ಇದು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಸಹಿಯಾಗಿದೆ. ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಕಾನೂನು ಬಲವನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಹಿಯಿಂದ ದೃಢೀಕರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಇದು 63-ಎಫ್‌ಜೆಡ್ ಪ್ರಕಾರ ಮೂರು ವಿಧಗಳಾಗಿರಬಹುದು:
1) ಸರಳ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಹಿ. ಸಹಿ ಮಾಡಿದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಲೇಖಕರನ್ನು ಗುರುತಿಸುವ ಪಾಸ್ವರ್ಡ್ಗಳು, ಕೋಡ್ಗಳು ಮತ್ತು ಇತರ ಸಾಧನಗಳನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡು ಈ ರೀತಿಯ ಸಹಿಯನ್ನು ರಚಿಸಲಾಗಿದೆ. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಕ್ರಿಪ್ಟೋಗ್ರಾಫಿಕ್ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಹಿಯನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ.
2) ಬಲವರ್ಧಿತ ಅನರ್ಹ ಸಹಿ. ಈ ರೀತಿಯ ಸಹಿಯನ್ನು ರಚಿಸಲು, ಕ್ರಿಪ್ಟೋಗ್ರಾಫಿಕ್ ವಿಧಾನಗಳನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಇದು ಪ್ರತಿಯಾಗಿ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಲೇಖಕರನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗಿಸುತ್ತದೆ. ವರ್ಧಿತ ಅನರ್ಹ ಸಹಿಯು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಮುದ್ರೆಯೊಂದಿಗೆ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಅನಲಾಗ್ ಆಗಿದೆ.
3) ವರ್ಧಿತ ಅರ್ಹ ಸಹಿ ಎಲ್ಲಾ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಕಾಗದದ ದಾಖಲಾತಿಯನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಬಹುದು. ಒಂದು ಅಪವಾದವೆಂದರೆ ಶಾಸಕಾಂಗ ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ ಕಾಗದದ ಮೇಲಿನ ದಾಖಲೆ ಮಾತ್ರ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಪರಿಸ್ಥಿತಿ.
ಇಂದು, ಹೆಚ್ಚಿನ ರಾಜ್ಯಗಳು ನಿಯಮಿತ ಸಹಿಯೊಂದಿಗೆ ಕಾಗದದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಮತ್ತು ಅರ್ಹ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಹಿಯೊಂದಿಗೆ ಸಹಿ ಮಾಡಿದ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಮಾನವೆಂದು ಪರಿಗಣಿಸುತ್ತವೆ.
ಪೇಪರ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯಿಂದ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಒಂದಕ್ಕೆ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಪರಿವರ್ತನೆಯು ಸಮರ್ಥವಾಗಿರಬೇಕು ಮತ್ತು ಚೆನ್ನಾಗಿ ಯೋಚಿಸಬೇಕು, ಏಕೆಂದರೆ ಇಡೀ ಉದ್ಯಮದ ಮುಂದಿನ ಕೆಲಸವು ಈ ಹಂತವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ.
ಹೆಚ್ಚಾಗಿ, ಎಂಟರ್ಪ್ರೈಸ್ನಲ್ಲಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಯಾಂತ್ರೀಕೃತಗೊಂಡ ಪ್ರಾರಂಭಿಕ ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿರ್ದೇಶಕ. ಕಾಗದರಹಿತ ದಾಖಲೆಯ ಹರಿವಿಗೆ ಪರಿವರ್ತನೆಯಲ್ಲಿ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಆಸಕ್ತಿಯು ದೊಡ್ಡ ಪಾತ್ರವನ್ನು ವಹಿಸುತ್ತದೆ, ಏಕೆಂದರೆ ಈ ಯೋಜನೆಯ ಯಶಸ್ಸು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಇದನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ.
ವಿಶಿಷ್ಟವಾಗಿ, ಆಟೊಮೇಷನ್ ಅನ್ನು ಸಾಂಪ್ರದಾಯಿಕವಾಗಿ ಎರಡು ಭಾಗಗಳಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸಲಾಗಿದೆ: ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ಮತ್ತು ವರದಿ, ಅಂದರೆ, ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿದ ಉತ್ಪನ್ನದ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ಮೇಲೆ ನಿಯಂತ್ರಣ.
ಕಾರ್ಯವು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವುದಲ್ಲದೆ, ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಪರಿವರ್ತಿಸುವುದಾದರೆ, ಈ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳಿಗೆ ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿರುವ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರೊಂದಿಗೆ ಉಲ್ಲೇಖದ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ರೂಪಿಸಬೇಕು. ಅವರು ಮಿತ್ರರಾಷ್ಟ್ರಗಳಾಗಿ ನೇಮಕಗೊಂಡರೆ ಮಾತ್ರ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಯಶಸ್ವಿ ಆವೃತ್ತಿಯನ್ನು ರಚಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ.
ಯಾಂತ್ರೀಕೃತಗೊಂಡ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಹಲವಾರು ಪ್ರಮುಖ ಹಂತಗಳಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸಬಹುದು:
ಹಂತ 1. ತಾಂತ್ರಿಕ ವಿಶೇಷಣಗಳು. ಪ್ರಾರಂಭಿಸಲು, ಭವಿಷ್ಯದ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯು ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕಾದ ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ಯೋಜನಾ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು ನಿರ್ಧರಿಸಬೇಕು. ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ರೂಪಿಸಿದ ಉದ್ದೇಶಗಳು ಎರಡನೇ ಹಂತದಲ್ಲಿ ಸರಿಯಾದ ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಲು ನಿಮಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
ಹಂತ 2. ಐಟಿ ಪರಿಹಾರವನ್ನು ಆರಿಸುವುದು. ಸಣ್ಣ ದಾಖಲೆಯ ಹರಿವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಕಂಪನಿಗೆ, ಪ್ರವೇಶ ಅಥವಾ ಎಕ್ಸೆಲ್‌ನಂತಹ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡೇಟಾಬೇಸ್ ಅನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಸಾಕಾಗಬಹುದು. ಅಂದರೆ, ಸಣ್ಣ-ಪ್ರಮಾಣದ ಉದ್ಯಮಗಳು ಯಾವಾಗಲೂ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಜಾಗತಿಕ ಪುನರ್ರಚನೆಯಲ್ಲಿ ತೊಡಗಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕಾಗಿಲ್ಲ.
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸಲು ಬಯಸುವ ಪ್ರಾದೇಶಿಕ ವಿಭಾಗಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ದೊಡ್ಡ ಉದ್ಯಮಗಳ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು, ಇದಕ್ಕೆ ವಿರುದ್ಧವಾಗಿ, ದುಬಾರಿ ಮತ್ತು ದೀರ್ಘವಾದ ಅನುಷ್ಠಾನಕ್ಕೆ ಸಿದ್ಧರಾಗಿರಬೇಕು.
ಹಂತ 3. ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ವಿವರಣೆ. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುವ ಮೊದಲು, ಉದ್ಯಮದ ಪ್ರಸ್ತುತ ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಅಧ್ಯಯನ ಮಾಡುವುದು ಅವಶ್ಯಕ. ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿಯೇ ಯಾಂತ್ರೀಕೃತಗೊಂಡ ಇಲಾಖೆಗಳ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರಿಗೆ ಪ್ರಮುಖ ಪಾತ್ರವನ್ನು ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ದಾಖಲೆಗಳ ಮಾರ್ಗವನ್ನು ವಿವರಿಸಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುವುದು ಮತ್ತು ವ್ಯಾಪಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಹಂತ ಹಂತದ ಹರಿವನ್ನು ರಚಿಸುವುದು ಅವರ ಮುಖ್ಯ ಕಾರ್ಯವಾಗಿದೆ.
ಹಂತ 4. ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ಅಂದಾಜುಗಳು, ಕ್ಯಾಲೆಂಡರ್ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಗಳು, ಅಗತ್ಯ ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳ ಪಟ್ಟಿಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಸಾಮಾನ್ಯ ಕೆಲಸದ ಯೋಜನೆಯನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಯಾಂತ್ರೀಕೃತಗೊಂಡ ನಂತರ ಕಾಣಿಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಎಲ್ಲಾ ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ಬಾಧಕಗಳನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದು ಅವಶ್ಯಕ.
ಹಂತ 5. ಅನುಷ್ಠಾನ. ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ನೇರ ಅನುಷ್ಠಾನವು ಸಂಭವಿಸುತ್ತದೆ. ವೇದಿಕೆಯ ಅವಧಿಯು ನೇರವಾಗಿ ಸಂಸ್ಥೆಯ ರಚನೆಯ ಸಂಕೀರ್ಣತೆ ಮತ್ತು ಅದರಲ್ಲಿ ನಡೆಯುವ ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಮೇಲೆ ಅವಲಂಬಿತವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಕೆಲಸದ ನಿಯಂತ್ರಣ ಮತ್ತು ಸಮನ್ವಯವನ್ನು ಯೋಜನಾ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು ನಡೆಸುತ್ತಾರೆ.
ಹಂತ 6. ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸುವಿಕೆ. ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ಪ್ರೋಗ್ರಾಂ ಅನ್ನು ಪರೀಕ್ಷಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಆಗಾಗ್ಗೆ, ಪರೀಕ್ಷೆಯು ಯಾಂತ್ರೀಕೃತಗೊಂಡ ಅಂತರವನ್ನು ಬಹಿರಂಗಪಡಿಸುತ್ತದೆ. ಈ ಹಂತವು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ ಏಕೆಂದರೆ ಉದ್ಭವಿಸಿದ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ತ್ವರಿತವಾಗಿ ತೊಡೆದುಹಾಕಲು ಇದು ಇನ್ನೂ ಅವಕಾಶವನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ.
ಹಂತ 7. ಯೋಜನೆಯನ್ನು ಕಾರ್ಯರೂಪಕ್ಕೆ ತರುವುದು. ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಬಳಸುವ ಆರಂಭದಲ್ಲಿ ಬಳಸಲಾಗುವ ಅನುಷ್ಠಾನ ವಿಧಾನಗಳಲ್ಲಿ ಇದು ಒಂದಾಗಿರಬಹುದು:
ಸಮಾನಾಂತರ ತಂತ್ರ, ಅಂದರೆ, ಹಳೆಯ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯ ಪ್ರಕಾರ ಕೆಲಸವನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಹೊಸ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನಗಳನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ, ಎರಡು ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು - ಹಳೆಯ ಮತ್ತು ಹೊಸದು - ನಿರಂತರವಾಗಿ ಹೋಲಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ, ಹೊಸ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಕ್ರಮೇಣ ಅಳವಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ಡೇಟಾ ನಕಲು ಕಾರಣ, ಈ ವಿಧಾನವು ಹೆಚ್ಚು ಶ್ರಮದಾಯಕ ಮತ್ತು ಸಮಯ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ.
ಲೀಪ್ - ಹೊಸ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಬಳಸುವ ಪರಿವರ್ತನೆಯನ್ನು ತಕ್ಷಣವೇ ಕೈಗೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ, ಅಂದರೆ, ಯಾವುದೇ ಪರಿವರ್ತನೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ಇಲ್ಲ. ಈ ವಿಧಾನವು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿದೆ, ಆದಾಗ್ಯೂ, ತುಂಬಾ ಅಪಾಯಕಾರಿ.
ಪ್ರಾಯೋಗಿಕ ಯೋಜನೆಯ ಪ್ರಾರಂಭ - ಜಂಪ್ ಒಂದು ಪ್ರದೇಶದಲ್ಲಿ ಸಂಭವಿಸುತ್ತದೆ. ಈ ವಿಧಾನವು ವಿಶ್ವಾಸಾರ್ಹವಾಗಿದೆ.
ಅನುಕ್ರಮ ಯಾಂತ್ರೀಕೃತಗೊಂಡ. ಅನುಷ್ಠಾನವು ಅಡಚಣೆಗಳಿಂದ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಕ್ರಮೇಣ ಹೊಸ ಪ್ರದೇಶಗಳು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ಭಾಗವಹಿಸಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುತ್ತವೆ. ಈ ವಿಧಾನವನ್ನು ಆಯ್ಕೆಮಾಡುವಾಗ, ನಿಯಮದಂತೆ, ಸಾಕಷ್ಟು ಸಮಯವನ್ನು ಕಳೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಪಾವತಿಯು ತಕ್ಷಣವೇ ಗೋಚರಿಸುತ್ತದೆ.
ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ಆಯ್ಕೆಮಾಡಿದ ತಂತ್ರವನ್ನು ಲೆಕ್ಕಿಸದೆ, ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಸಂಪ್ರದಾಯವಾದದಿಂದಾಗಿ ತೊಂದರೆಗಳು ಉಂಟಾಗಬಹುದು. ಆದಾಗ್ಯೂ, ಸರಿಯಾದ ವಿಧಾನದೊಂದಿಗೆ, ಅಪಾಯಗಳ ಸಾಧ್ಯತೆಯನ್ನು ಗಮನಾರ್ಹವಾಗಿ ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಬಹುದು.
ಹಂತ 8. ವ್ಯವಸ್ಥೆಯ ಬಳಕೆಯನ್ನು ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆ ಮಾಡುವುದು. ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ ಮುಖ್ಯ ಗುರಿಯು ಪ್ರೋಗ್ರಾಂನ ಸಂಪೂರ್ಣ ಸಾಮರ್ಥ್ಯಕ್ಕೆ ಕ್ರಮೇಣ ಬಳಕೆಯನ್ನು ಸಾಧಿಸುವುದು. ಅಂದರೆ, ಪ್ರೋಗ್ರಾಂ ನಿಜವಾದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣಾ ಸಾಧನವಾಗಬೇಕು ಮತ್ತು ಫೈಲ್‌ಗಳ ಗುಂಪಾಗಿ ಉಳಿಯಬಾರದು.
ಮತ್ತೊಂದು ಪ್ರಮುಖ ಅಂಶವೆಂದರೆ ಯಾಂತ್ರೀಕೃತಗೊಂಡ ಎಂಟು ಹಂತಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಯೊಂದನ್ನು ಯಶಸ್ವಿಯಾಗಿ ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಿದ ನಂತರವೂ, ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಿದ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ನಿರಂತರವಾಗಿ ಪರಿಷ್ಕರಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಸುಧಾರಿಸಬೇಕು. ಉದ್ಯಮದಲ್ಲಿ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಯಶಸ್ವಿ ಬಳಕೆಗೆ ಇದು ಪ್ರಮುಖ ಅಂಶಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದಾಗಿದೆ.
ಸಿಸ್ಟಮ್ನ ಹೆಚ್ಚಿನ ಬೆಂಬಲವು ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು:
ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಕಾರ್ಯ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ನಿರ್ವಹಿಸುವುದು. ಇದು ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಸಲಹೆಯನ್ನು ನೀಡುವುದು, ದೋಷನಿವಾರಣೆ ದೋಷಗಳು ಮತ್ತು ಡೇಟಾವನ್ನು ಬ್ಯಾಕಪ್ ಮಾಡುವುದನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ;
ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿನ ಪ್ರಸ್ತುತ ಬದಲಾವಣೆಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಡೈರೆಕ್ಟರಿಗಳಿಗೆ ಹೊಂದಾಣಿಕೆಗಳನ್ನು ಮಾಡುವುದು;
ಶಾಸನದಲ್ಲಿನ ಬದಲಾವಣೆಗಳ ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆ;
ಹೊಸ ಉದ್ಯೋಗಿ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸಲು ಸಿಸ್ಟಮ್ನಲ್ಲಿ ಸೆಟ್ಟಿಂಗ್ಗಳನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸುವುದು.
ಗ್ರಂಥಸೂಚಿ:
1. ಮಿನಾಕೋವ್ ವಿ. ಎಫ್., ಮಿನಕೋವಾ ಟಿ. ಇ., ಗ್ಯಾಲ್ಸ್ಟ್ಯಾನ್ ಎ. ಶ್., ಶಿಯಾನೋವಾ ಎ. ಎ. ಟೈಮ್ ಕಾನ್ಸ್ಟಂಟ್ ಆಫ್ ಇನ್ನೋವೇಶನ್ ಎಫೆಕ್ಟ್ಸ್ ದ್ವಿಗುಣಗೊಳ್ಳುವುದು // ಮೆಡಿಟರೇನಿಯನ್ ಜರ್ನಲ್ ಆಫ್ ಸೋಶಿಯಲ್ ಸೈನ್ಸಸ್. – 2015. – ಸಂಖ್ಯೆ. 6 - 36. – ಪುಟಗಳು. 307-312.
2. Galstyan A. Sh., ಶಿಯಾನೋವಾ A. A., Minakov V. F., Minakova T. E. ರಷ್ಯಾದಲ್ಲಿ ಸಂವಹನ ಮತ್ತು ಮಾಹಿತಿ ದೂರಸಂಪರ್ಕಗಳ ನವೀನ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಯ ಆರ್ಥಿಕ ಮತ್ತು ಗಣಿತದ ಮಾದರಿಯ ಪರಿಶೀಲನೆ // ಉತ್ತರ ಕಾಕಸಸ್ ಫೆಡರಲ್ ವಿಶ್ವವಿದ್ಯಾಲಯದ ಬುಲೆಟಿನ್. – 2015. – ಸಂಖ್ಯೆ 3 (48). – ಪುಟ 78-84.
3. Goryacheva E. A., Minakov V. F., Barabanova M. I. ನೈಜ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಬ್ಯಾಂಕ್ ಆಫ್ ರಷ್ಯಾ ನಿಯಂತ್ರಣದಲ್ಲಿ ದ್ರವ್ಯತೆ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಮಾದರಿ // ಅರ್ಥಶಾಸ್ತ್ರ, ಅಂಕಿಅಂಶಗಳು ಮತ್ತು ಮಾಹಿತಿಶಾಸ್ತ್ರ. UMO ಬುಲೆಟಿನ್. - 2013. - ಸಂಖ್ಯೆ 4. - P. 178-183.
4. ಮಿನಾಕೋವ್ ವಿ.ಎಫ್.. - 2015. - ಸಂಖ್ಯೆ 11 (23). - ಜೊತೆ. 32.
5. ಮಿನಾಕೋವ್ ವಿ.ಎಫ್.. - 2016. - ಸಂಖ್ಯೆ 3 (27). – P. 30.
6. ಮಿನಾಕೋವ್ ವಿ.ಎಫ್.. - 2015. - ಸಂಖ್ಯೆ 7 (19). – P. 31.
7. ಮಿನಾಕೋವ್ ವಿ.ಎಫ್. ಪ್ರೊಡಕ್ಷನ್ ವೇವ್ ಫಂಕ್ಷನ್ // ಇಂಟರ್ನ್ಯಾಷನಲ್ ಸೈಂಟಿಫಿಕ್ ರಿಸರ್ಚ್ ಜರ್ನಲ್ = ರಿಸರ್ಚ್ ಜರ್ನಲ್ ಆಫ್ ಇಂಟರ್ನ್ಯಾಷನಲ್ ಸ್ಟಡೀಸ್. - 2014. - ಸಂಖ್ಯೆ 10-1 (29). – ಪುಟಗಳು 22-25.
8. ಮಿನಾಕೋವ್ V.F. ಲಾಜಿಸ್ಟಿಕ್ಸ್ ಫ್ಲೋಗಳಲ್ಲಿ ಉತ್ಪಾದನಾ ಕಾರ್ಯ // ಇಂಟರ್ನ್ಯಾಷನಲ್ ಸೈಂಟಿಫಿಕ್ ರಿಸರ್ಚ್ ಜರ್ನಲ್ = ರಿಸರ್ಚ್ ಜರ್ನಲ್ ಆಫ್ ಇಂಟರ್ನ್ಯಾಷನಲ್ ಸ್ಟಡೀಸ್. - 2014. - ಸಂಖ್ಯೆ 11-3 (30). – ಪುಟ 55-58.
9. ಮಿನಾಕೋವ್ V.F. ತಲೆಮಾರುಗಳ ಸಿದ್ಧಾಂತದ ಅವಧಿಯ ವ್ಯತ್ಯಾಸಗಳು ಮತ್ತು ಹೋಲಿಕೆಗಳು // ಇಂಟರ್ನ್ಯಾಷನಲ್ ಸೈಂಟಿಫಿಕ್ ರಿಸರ್ಚ್ ಜರ್ನಲ್ = ರಿಸರ್ಚ್ ಜರ್ನಲ್ ಆಫ್ ಇಂಟರ್ನ್ಯಾಷನಲ್ ಸ್ಟಡೀಸ್. - 2014. - ಸಂಖ್ಯೆ 12-2 (31). – ಪುಟಗಳು 122-124.
10. ಮಿನಾಕೋವ್ V.F. ಬೇಡಿಕೆಯ ಬೆಲೆ ಸ್ಥಿತಿಸ್ಥಾಪಕತ್ವ ಮತ್ತು ಗುಣಮಟ್ಟದ ಪೂರೈಕೆ // ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಮಾಹಿತಿ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನಗಳು. 8 ನೇ ಅಂತರರಾಷ್ಟ್ರೀಯ ವೈಜ್ಞಾನಿಕ ಸಮ್ಮೇಳನದ ವೈಜ್ಞಾನಿಕ ಲೇಖನಗಳ ಸಂಗ್ರಹ. - ಸೇಂಟ್ ಪೀಟರ್ಸ್ಬರ್ಗ್. ಪಬ್ಲಿಷಿಂಗ್ ಹೌಸ್ "ಇನ್ಫೋ-ಡಾ". – 2013. – P. 51-60.
11. ಮಿನಾಕೋವ್ ವಿ.ಎಫ್.. - 2015. - ಸಂಖ್ಯೆ 2 (14). - P. 5.
12. ಮಿನಾಕೋವ್ ವಿ. ಎಫ್., ಲೊಬನೋವ್ ಒ.ಎಸ್., ಓಸ್ಟ್ರೊಮೊವ್ ಎ. ಎ. ಪ್ರಾದೇಶಿಕ ಮಾಹಿತಿ ಜಾಗದಲ್ಲಿ ಕ್ಲೌಡ್ ಮೂಲಸೌಕರ್ಯದ ನಿಯೋಜನೆ // ವೈಜ್ಞಾನಿಕ ವಿಮರ್ಶೆ. - 2014. - ಸಂಖ್ಯೆ 11. - P. 103-106.
13. ಮಿನಾಕೋವ್ ವಿ.ಎಫ್., ಮಾಲಿಶೆಂಕೊ ಎ.ವಿ. ವಿಶ್ವವಿದ್ಯಾನಿಲಯದಲ್ಲಿ ನವೀನ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ವಿಭಜನೆ // ವಿಜ್ಞಾನ. ಆವಿಷ್ಕಾರದಲ್ಲಿ. ತಂತ್ರಜ್ಞಾನಗಳು. – 2004. – ಸಂಖ್ಯೆ 36. – P. 12–15.
14. ಮಿನಕೋವ್ ವಿ. ಎಫ್., ಮಿನಕೋವಾ ಟಿ.ಇ. ಮಾಹಿತಿ ಸಮಾಜ ಮತ್ತು ಅನ್ವಯಿಕ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ವಿಜ್ಞಾನದ ಸಮಸ್ಯೆಗಳು // ಇಂಟರ್ನ್ಯಾಷನಲ್ ಸೈಂಟಿಫಿಕ್ ರಿಸರ್ಚ್ ಜರ್ನಲ್ = ರಿಸರ್ಚ್ ಜರ್ನಲ್ ಆಫ್ ಇಂಟರ್ನ್ಯಾಷನಲ್ ಸ್ಟಡೀಸ್. – 2014. – ಸಂಖ್ಯೆ 1-1 (20). – ಪುಟ 69-70.
15. ಮಿನಾಕೋವ್ ವಿ.ಎಫ್.. - 2016. - ಸಂಖ್ಯೆ 6 (30). – P. 37.
16. ಮಿನಾಕೋವ್ ವಿ.ಎಫ್.. - 2016. - ಸಂಖ್ಯೆ 4 (28). – P. 17.
17. ಮಿನಾಕೋವ್ ವಿ.ಎಫ್.. - 2016. - ಸಂಖ್ಯೆ 5 (29). – P. 36.
18. ಮಿನಾಕೋವ್ ವಿ.ಎಫ್.. - 2016. - ಸಂಖ್ಯೆ 1 (25). – P. 13.
19. ಮಿನಕೋವಾ ಟಿ. ಇ., ಮಿನಕೋವ್ ವಿ. ಎಫ್. ಇಂಧನ ಉಳಿತಾಯವು ಆರ್ಥಿಕ ದಕ್ಷತೆಯ ಗುಣಕವಾಗಿದೆ // ಇಂಟರ್ನ್ಯಾಷನಲ್ ಸೈಂಟಿಫಿಕ್ ರಿಸರ್ಚ್ ಜರ್ನಲ್ = ರಿಸರ್ಚ್ ಜರ್ನಲ್ ಆಫ್ ಇಂಟರ್ನ್ಯಾಷನಲ್ ಸ್ಟಡೀಸ್. - 2013. - ಸಂಖ್ಯೆ 11-2 (18). – P. 60-61.
20. ಉದ್ಯಮಶೀಲ ರಚನೆಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಯ ಪರಿಕಲ್ಪನೆಯ ಪುಟ್ಕಿನಾ L. V. ಡೈನಾಮಿಕ್ಸ್ // ಅಂತರರಾಷ್ಟ್ರೀಯ ವೈಜ್ಞಾನಿಕ ಸಂಶೋಧನಾ ಜರ್ನಲ್. 2015. ಸಂಖ್ಯೆ 2-3 (33). ಪಿ.79-80.
21. ಪುಟ್ಕಿನಾ ಎಲ್.ವಿ. ನವೀನ ಉದ್ಯಮಶೀಲ ರಚನೆಗಳ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳು//ಅಂತರರಾಷ್ಟ್ರೀಯ ವೈಜ್ಞಾನಿಕ ಸಂಶೋಧನಾ ಜರ್ನಲ್. 2015. ಸಂಖ್ಯೆ 2-3 (33). ಪಿ.80-82.
22. ಪುಟ್ಕಿನಾ L. V. ಅರ್ಥಶಾಸ್ತ್ರದಲ್ಲಿ ಬುದ್ಧಿವಂತ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳ ವಿನ್ಯಾಸ. ಆರ್ಕೈವ್ ಲೇಖನ ಸಂಖ್ಯೆ 0321400431 07/30/2014 ತೆರೆಯಿರಿ
23. ಪುಟ್ಕಿನಾ ಎಲ್.ವಿ. ನಿರ್ವಹಣೆಯಲ್ಲಿ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ವಿಧಾನದ ಪರಿಕಲ್ಪನೆ // ವೈಜ್ಞಾನಿಕ ಆವಿಷ್ಕಾರಗಳ ಜಗತ್ತಿನಲ್ಲಿ. 2015.№11.7(71). pp.2759-2765.
24. ಪುಟ್ಕಿನಾ ಎಲ್.ವಿ - 2016. - ನಂ. 05 (029) / [ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಂಪನ್ಮೂಲ] - ಪ್ರವೇಶ ಮೋಡ್. - URL:
25. ಪುಟ್ಕಿನಾ ಎಲ್.ವಿ - 2015. - ನಂ. 12 (24) / [ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಂಪನ್ಮೂಲ] - ಪ್ರವೇಶ ಮೋಡ್. - URL: http://site/24/3125/
26. ಪುಟ್ಕಿನಾ ಎಲ್.ವಿ. - 2015. - ನಂ. 10 (22) / [ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಂಪನ್ಮೂಲ] - ಪ್ರವೇಶ ಮೋಡ್. – URL: http://site/22/2975/
27. ಪುಟ್ಕಿನಾ ಎಲ್.ವಿ.. - 2016. - ನಂ. 07 (031) / [ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಂಪನ್ಮೂಲ] - ಪ್ರವೇಶ ಮೋಡ್. - URL:
28. ಪುಟ್ಕಿನಾ ಎಲ್.ವಿ. ಆಧುನಿಕ ಉದ್ಯಮದ ಸಮರ್ಥ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗಾಗಿ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯನ್ನು ಬಳಸುವ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳು // ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ವೈಜ್ಞಾನಿಕ ಮತ್ತು ಪ್ರಾಯೋಗಿಕ ಜರ್ನಲ್ ವೆಬ್‌ಸೈಟ್. – 2016.– ಸಂ. 01 (25) / [ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಂಪನ್ಮೂಲ] - ಪ್ರವೇಶ ಮೋಡ್. - URL:
29. ಪುಟ್ಕಿನಾ ಎಲ್.ವಿ - 2015. - ನಂ. 10 (22) / [ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಂಪನ್ಮೂಲ] - ಪ್ರವೇಶ ಮೋಡ್. – URL: http://site/22/2976/
30. ಪುಟ್ಕಿನಾ ಎಲ್.ವಿ - 2016. - ನಂ. 01 (25) / [ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಂಪನ್ಮೂಲ] - ಪ್ರವೇಶ ಮೋಡ್. - URL:
31. ಪುಟ್ಕಿನಾ ಎಲ್.ವಿ. - 2016. - ನಂ. 03 (027) / [ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಂಪನ್ಮೂಲ] - ಪ್ರವೇಶ ಮೋಡ್. – URL: http://site/27/3343/
32. ಪುಟ್ಕಿನಾ ಎಲ್.ವಿ. - 2016. - ನಂ. 05 (029) / [ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಂಪನ್ಮೂಲ] - ಪ್ರವೇಶ ಮೋಡ್. - URL:
33. ಪುಟ್ಕಿನಾ ಎಲ್.ವಿ - 2015. - ನಂ. 12 (24) / [ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಂಪನ್ಮೂಲ] - ಪ್ರವೇಶ ಮೋಡ್. - URL: http://site/24/3070/
34. ಪುಟ್ಕಿನಾ ಎಲ್.ವಿ - 2016. - ನಂ. 02 (026) / [ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಂಪನ್ಮೂಲ] - ಪ್ರವೇಶ ಮೋಡ್. - URL: http://site/26/3226/
35. ಶಿಯಾನೋವಾ A. A., Galstyan A. Sh., Minakov V. F., Minakova T. E. ವಿಮಾ ವ್ಯವಹಾರದ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಯಲ್ಲಿ ಸ್ಥೂಲ ಆರ್ಥಿಕ ಪ್ರವೃತ್ತಿಗಳ ಗಣಿತದ ಮಾದರಿ // ವಿಜ್ಞಾನ ಮತ್ತು ಶಿಕ್ಷಣದ ಆಧುನಿಕ ಸಮಸ್ಯೆಗಳು. – 2014. – ಸಂಖ್ಯೆ 4. – P. 436.
ಮಾಹಿತಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು (IS) ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಿದ ಜಾಗತಿಕ ಮತ್ತು ದೇಶೀಯ ಅಭ್ಯಾಸಗಳಿಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ, ಈ ಲೇಖನದಲ್ಲಿ ನಾವು EDMS ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸುತ್ತೇವೆ, ಇದು ಹಲವಾರು ಹಂತಗಳ ಕೆಲಸವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ. EDMS ನ ಅನುಷ್ಠಾನದ ಫಲಿತಾಂಶವು ಇಡೀ ಉದ್ಯಮದಾದ್ಯಂತ ಸಿಸ್ಟಮ್ನ ಕೈಗಾರಿಕಾ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯಾಗಿದೆ.
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ದಕ್ಷತೆಯು ಯಾವಾಗಲೂ ಅದರ ಕಡಿತದೊಂದಿಗೆ ಸಂಬಂಧ ಹೊಂದಿಲ್ಲ. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುವುದು ಮತ್ತು ನಿರ್ವಾಹಕರಿಗೆ ಅನುಕೂಲವಾಗುವಂತೆ ಮಾಹಿತಿ ವಿಷಯದ ಗುಣಮಟ್ಟವನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುವುದರೊಂದಿಗೆ ಪರಿಗಣಿಸಬೇಕು. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವನ್ನು ಉತ್ತಮಗೊಳಿಸುವ (ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸುವ) ಗುರಿಯು ಅದರ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ವೆಚ್ಚವನ್ನು ಏಕಕಾಲದಲ್ಲಿ ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವಾಗ ನಿರ್ವಹಣಾ ಅಗತ್ಯಗಳಿಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ತರುವುದು. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವನ್ನು ಉತ್ತಮಗೊಳಿಸುವ (ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸುವ) ವಿಸ್ತೃತ ವಿಧಾನವು ಕೆಳಗಿನ ಐದು ಹಂತಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ.
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಫ್ಲೋ ಆಪ್ಟಿಮೈಸೇಶನ್ ಎರಡು ಪ್ರಮುಖ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ:
- 1. ಮಾಹಿತಿ ವಿಷಯದ ಗುಣಮಟ್ಟವನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುವುದು (ಜವಾಬ್ದಾರಿ ಕೇಂದ್ರಗಳಿಗೆ ಲಿಂಕ್ ಮಾಡುವುದು; ಸೂಕ್ತ ಸೆಟ್ ಮತ್ತು ಸೂಚಕಗಳ ವಿಷಯ; ಉತ್ತಮ ಗುಣಮಟ್ಟದ ರೂಢಿಗಳು ಮತ್ತು ಮಾನದಂಡಗಳು; ವಿಚಲನಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿಯ ಲಭ್ಯತೆ).
- 2. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುವುದು ಮತ್ತು ನಿರ್ವಾಹಕರಿಗೆ ಅನುಕೂಲವಾಗುವುದು (ಮಾಹಿತಿ ನಕಲು, ಸಂಚಾರ ಮಾರ್ಗಗಳ ಆಪ್ಟಿಮೈಸೇಶನ್; ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ನಿರ್ವಹಣೆ ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ನಿರ್ವಹಣೆಗಾಗಿ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರವನ್ನು ಸಂಯೋಜಿಸುವುದು, ಇತ್ಯಾದಿ; ವಿಷಯಕ್ಕೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ದಾಖಲೆಗಳ ಹೆಸರುಗಳನ್ನು ತರುವುದು).
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುವುದು ಮತ್ತು ನಿರ್ವಾಹಕರಿಗೆ ಅನುಕೂಲವಾಗುವಂತೆ ಮೊದಲ ದಿಕ್ಕಿನ ಜೊತೆಯಲ್ಲಿ ಪರಿಗಣಿಸಬೇಕು, ಅಂದರೆ. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ದಕ್ಷತೆಯು ಯಾವಾಗಲೂ ಅದರ ಕಡಿತದೊಂದಿಗೆ ಸಂಬಂಧ ಹೊಂದಿಲ್ಲ. ಕೆಲವು ಮಾಹಿತಿಯ ನಷ್ಟವು ಒಟ್ಟಾರೆಯಾಗಿ ಎಂಟರ್‌ಪ್ರೈಸ್‌ಗೆ ಋಣಾತ್ಮಕ ಪರಿಣಾಮಕ್ಕೆ ಕಾರಣವಾಗಬಹುದು.
ಅದರ ಮಾಹಿತಿ ಸಾಮರ್ಥ್ಯವನ್ನು ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳುವಾಗ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವ ಆಯ್ಕೆಯನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸೋಣ. ಆದ್ದರಿಂದ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವನ್ನು ಉತ್ತಮಗೊಳಿಸುವ (ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸುವ) ಗುರಿಯು ಅದರ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ವೆಚ್ಚವನ್ನು ಏಕಕಾಲದಲ್ಲಿ ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವಾಗ ನಿರ್ವಹಣಾ ಅಗತ್ಯಗಳಿಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ತರುವುದು.
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಆಪ್ಟಿಮೈಸೇಶನ್ (ವಿನ್ಯಾಸ) ಗಾಗಿ ವಿಸ್ತರಿಸಿದ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನವು ಈ ಕೆಳಗಿನ ಹಂತಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ:
- ಹಂತ 1. ಪೂರ್ವ ಯೋಜನೆಯ ಸಮೀಕ್ಷೆ ಅಥವಾ ಉದ್ಯಮದ ವಿವರಣೆ.
- ಹಂತ 2. ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ವಿವರವಾದ ವಿವರಣೆ.
- ಹಂತ 3. ಮಾಹಿತಿಯ ಗುಣಾತ್ಮಕ ವಿಷಯದ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ.
- ಹಂತ 4. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಆಪ್ಟಿಮೈಸೇಶನ್.
- ಹಂತ 5. ಮಾನದಂಡಗಳ ರಚನೆ (ಸೂಚನೆಗಳು).
ಮಾಹಿತಿ ಸಮೀಕ್ಷೆ ಮತ್ತು ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ
ಮೊದಲ ಹಂತದ ಕಾರ್ಯಗಳು - ಉದ್ಯಮದ ವಿವರಣೆ - ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಅಗತ್ಯಗಳನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಅಂಶಗಳ ಪ್ರಭಾವವನ್ನು ಗುರುತಿಸುವುದು. ಉದ್ಯೋಗ ವಿವರಣೆಗಳಲ್ಲಿ ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಕಾರ್ಯಗಳ ಅಧ್ಯಯನ ಮತ್ತು ನಿರ್ವಹಣೆಯ ವಿವಿಧ ಹಂತಗಳಲ್ಲಿ ಮಾಡಿದ ನಿರ್ವಹಣಾ ನಿರ್ಧಾರಗಳ ಗುಂಪುಗಳ ವಿವರಣೆಯ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ನಿರ್ವಹಣಾ ಅಗತ್ಯಗಳನ್ನು ಗುರುತಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ವರದಿ ಮಾಡುವಿಕೆಯನ್ನು ನಿರ್ಣಾಯಕ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆಗಾಗಿ ಬಳಸಬಹುದು. ಮಾಹಿತಿಯ ಗುಣಾತ್ಮಕ ವಿಷಯದ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆಯೊಂದಿಗೆ ಸಮಾನಾಂತರವಾಗಿ ಕೆಲಸವನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಬೇಕೆಂದು ನಾವು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡುತ್ತೇವೆ.
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸುವಾಗ, ಹಾಗೆಯೇ ನಿರ್ವಹಣಾ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರಕ್ಕಾಗಿ ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ರಚನೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವಾಗ, ಅಂತಹ ಅಂಶಗಳ ಪ್ರಭಾವವನ್ನು ಅಧ್ಯಯನ ಮಾಡುವ ಮೂಲಕ ಕೆಲಸ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ: ತಂತ್ರಜ್ಞಾನದ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳು, ಉತ್ಪನ್ನ ಸಂಯೋಜನೆ, ಉದ್ಯಮದ ಉತ್ಪಾದನೆ ಮತ್ತು ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಸಂಘಟನೆ ಮತ್ತು ಅದರ ರಚನಾತ್ಮಕ ವಿಭಾಗಗಳು, ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು, ವಸ್ತು ಹರಿಯುತ್ತದೆ. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಸಂಘಟನೆಯು ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ನಿರ್ವಹಣಾ ರಚನೆಗಳಲ್ಲಿ ಜವಾಬ್ದಾರಿ ಕೇಂದ್ರಗಳ ಉಪಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ; ಕಂಪನಿಯೊಳಗಿನ ಉದ್ಯಮಶೀಲತೆಯ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನದ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ; ವಿಚಲನ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಲಭ್ಯತೆ; ನಿರ್ವಹಣಾ ಸಾಮರ್ಥ್ಯ ಮತ್ತು ಪ್ರಗತಿಶೀಲ ನಿರ್ಧಾರ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವ ವಿಧಾನಗಳ ಬಳಕೆ; ವೈಯಕ್ತಿಕ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್‌ಗಳು, ಮಾಹಿತಿ ಜಾಲಗಳು ಇತ್ಯಾದಿಗಳ ಲಭ್ಯತೆ.
ಪೂರ್ವ-ಯೋಜನಾ ಕೆಲಸದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ, ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ರಚಿಸುವ (ರೂಪಾಂತರಿಸುವ, ಬಳಸುವುದು) ಕೇಂದ್ರಗಳು ಮತ್ತು ಅವರ ವೈಯಕ್ತಿಕಗೊಳಿಸಿದ ಸಂಬಂಧಗಳನ್ನು (ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕ ಅಂಕಗಳು) ವಿವರಿಸುವ ವಿಷಯದಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚಿನ ವಿವರಗಳ ಅಗತ್ಯವಿದೆ; ದಾಖಲೆಗಳ ವಿವರಣೆ ಮತ್ತು ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವುಗಳು.
ನಿರ್ವಹಣಾ ಉದ್ದೇಶಗಳು ಮತ್ತು ನಿರ್ವಹಣಾ ಮನೋವಿಜ್ಞಾನಕ್ಕಾಗಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ, ಸಹಜವಾಗಿ, ಉದ್ಯಮದ ತಾಂತ್ರಿಕ ಮತ್ತು ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಂಡು, ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಉತ್ಪನ್ನವನ್ನು ಉಲ್ಲೇಖಿಸದೆ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಬೇಕು. ಮೊದಲು ನೀವು ಒಂದು ಸಿದ್ಧಾಂತವನ್ನು ರಚಿಸಬೇಕಾಗಿದೆ, ಮತ್ತು ನಂತರ ಮಾತ್ರ ಅದಕ್ಕಾಗಿ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಉತ್ಪನ್ನವನ್ನು ನೋಡಿ.
ಎಂಟರ್ಪ್ರೈಸ್ನಲ್ಲಿ EDMS ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುವ ಮೊದಲು, ಇದಕ್ಕಾಗಿ ಎಕ್ಸ್‌ಪ್ರೆಸ್ ಸಮೀಕ್ಷೆಯನ್ನು (ಪ್ರಿ-ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಸಮೀಕ್ಷೆ) ನಡೆಸಲು ನಾವು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡುತ್ತೇವೆ:
- EDMS ಅನುಷ್ಠಾನದ ವಸ್ತುವಿನ ಬಗ್ಗೆ ಸಾಮಾನ್ಯ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪಡೆಯುವುದು;
- ಅನುಷ್ಠಾನದ ಗುರಿಗಳನ್ನು ವ್ಯಾಖ್ಯಾನಿಸುವುದು;
- EDMS ಮತ್ತು ಯೋಜನೆಯ ಗಡಿಗಳಿಗೆ ಸಾಮಾನ್ಯ ಪ್ರಮುಖ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುವುದು;
- ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವು ಮತ್ತು ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದ ಸಂಘಟನೆಯ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುವುದು;
- ಮುಖ್ಯ ಯೋಜನೆಯ ಭಾಗವಹಿಸುವವರನ್ನು ಗುರುತಿಸುವುದು (ಕೆಲಸದ ಗುಂಪನ್ನು ರಚಿಸುವುದು);
- ಸಂಭಾವ್ಯ ಯೋಜನೆಯ ಸಂಕೀರ್ಣತೆಯ ಒಟ್ಟಾರೆ ಮಟ್ಟವನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುವುದು;
- ಡೇಟಾ ವಲಸೆ ಮತ್ತು ಇತರ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಏಕೀಕರಣದ ಅಗತ್ಯಗಳನ್ನು ನಿರ್ಣಯಿಸುವುದು;
- ಸಮೀಕ್ಷೆ ಮತ್ತು ಅನುಷ್ಠಾನವನ್ನು ಮೂರನೇ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಕಂಪನಿಯು ನಡೆಸಿದರೆ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಮತ್ತು ವಿಜೇತ ವಾಣಿಜ್ಯ ಪ್ರಸ್ತಾಪವನ್ನು ತಯಾರಿಸಲು ಅಗತ್ಯವಾದ ಮಾಹಿತಿಯ ಸಂಗ್ರಹ.
ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, EDMS ಅನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸುವ ವೇದಿಕೆಯನ್ನು ಆಯ್ಕೆಮಾಡಲಾಗಿದೆ.
ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಮಾಹಿತಿಯ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ, ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜರ್ (PM) ಅನ್ನು ನೇಮಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಅವರು ಮೂಲಭೂತ ಕೆಲಸದ ಯೋಜನೆ, ಕ್ರಮಾನುಗತ ಕೆಲಸದ ರಚನೆ (WBS) ಮತ್ತು ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಚಾರ್ಟರ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸುತ್ತಾರೆ.
ಮಾಹಿತಿ ಸಮೀಕ್ಷೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ವಿವರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ("ಇರುವಂತೆ"). ಸಂಗ್ರಹಿಸಿದ ಡೇಟಾದ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆಯ ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ, ಆಪ್ಟಿಮೈಸ್ಡ್ ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ("ಇರುವುದು" - "ಅದು ಇರಬೇಕು") ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು EDMS ಗಾಗಿ ಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ರೂಪಿಸಲಾಗಿದೆ.
ಮಾಹಿತಿ ಸಮೀಕ್ಷೆಯ ಉದ್ದೇಶಗಳು:
- ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸಬೇಕಾದ ವ್ಯಾಪಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಅಧ್ಯಯನ ಮತ್ತು ನಿಖರವಾದ ವಿವರಣೆ;
- ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವುಗಳನ್ನು ಉತ್ತಮಗೊಳಿಸಲು ಮತ್ತು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವು ಮತ್ತು ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸವನ್ನು ಸಂಘಟಿಸಲು ಶಿಫಾರಸುಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ;
- ಸಿಸ್ಟಮ್ ಮಾರ್ಪಾಡುಗಳ ವ್ಯಾಖ್ಯಾನ ಮತ್ತು ವಿವರಣೆ, ಇಂಟರ್ಫೇಸ್, incl. ಬಾಹ್ಯ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಇಂಟರ್ಫೇಸ್ಗಳು ಮತ್ತು ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ಪ್ರೋಗ್ರಾಂಗಳಿಂದ ಡೇಟಾವನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸುವ ವಿಧಾನಗಳು ಯೋಜನೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಬೇಕು;
- ತಾಂತ್ರಿಕ ವಿಶೇಷಣಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ (TOR).
ಅಗತ್ಯ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪಡೆಯುವ ಸಲುವಾಗಿ, ಮುಖ್ಯ ಬಳಕೆದಾರರಲ್ಲಿ ಪ್ರಶ್ನಾವಳಿಗಳು ಮತ್ತು ಸಂದರ್ಶನಗಳನ್ನು ನಡೆಸಲಾಗುತ್ತದೆ (ಆಸಕ್ತ ಇಲಾಖೆಗಳ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರು ಮತ್ತು ಹೊಸ EDMS ನಲ್ಲಿ ನೇರವಾಗಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡಬೇಕಾದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು). ಕೆಲಸದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಇದನ್ನು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡಲಾಗಿದೆ:
- ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ದಾಖಲೆಗಳ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಮಾಡಿ ಮತ್ತು ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಪ್ರಕಾರದ ದಾಖಲೆಗಳ ಸಮೀಕ್ಷೆಯನ್ನು ನಡೆಸಿ:
ದಸ್ತಾವೇಜನ್ನು ತಂತ್ರಜ್ಞಾನವನ್ನು ವಿವರಿಸಿ (ವಿವರಗಳ ಒಂದು ಸೆಟ್, ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ, ಅವುಗಳ ಸ್ಥಳ, ಅನುಕ್ರಮ ಮತ್ತು ವಿನ್ಯಾಸದ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳು); ದಾಖಲೆಗಳ ಚಲನೆಗೆ ಷರತ್ತುಗಳನ್ನು ತೋರಿಸಿ (ಸಹಿಗಳು, ವೀಸಾಗಳು, ಚೆಕ್‌ಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ.), ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ರೇಖಾಚಿತ್ರ (ಮಾರ್ಗ) ಅಥವಾ ಮುಖ್ಯ ಅನುಮೋದಕರು, ಸಹಿ ಮಾಡುವವರು, ಇತ್ಯಾದಿಗಳ ಪಟ್ಟಿ; ನೋಂದಣಿ ವಿಧಾನವನ್ನು ವಿವರಿಸಿ (ನೋಂದಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಗಳ ಸ್ವರೂಪ);
- ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವ ಜವಾಬ್ದಾರಿಯುತ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಮಾಡಿ (ಯಾರು/ಯಾವ ಇಲಾಖೆಯು ಯಾವ ರೀತಿಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸುತ್ತದೆ).
- ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳನ್ನು ಅನುಮೋದಿಸುವ, ಸಹಿ ಮಾಡುವ, ಅನುಮೋದಿಸುವ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಮಾಡಿ (ಯಾವ ರೀತಿಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಅನುಮೋದಿಸುತ್ತಾರೆ/ಸಹಿ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ; ವೀಸಾ/ಸಹಿ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಷರತ್ತುಗಳು).
- ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ರಿಜಿಸ್ಟ್ರಾರ್‌ಗಳ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಮಾಡಿ
- ಯಾವ ರೀತಿಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಣದಲ್ಲಿ ಇಡಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸಿ (ನಿಯಂತ್ರಕಗಳನ್ನು ಗುರುತಿಸಿ, ನಿಯಂತ್ರಣದಲ್ಲಿ ಇರಿಸುವ ಷರತ್ತುಗಳು, ನಿಯಂತ್ರಣವನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕುವ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಗಳು ಮತ್ತು ಇತರ ಅಗತ್ಯ ಮಾಹಿತಿ).
- ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೆ ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿರುವ ಇತರ ಜನರ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಮಾಡಿ.
- ಮೇಲೆ ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಲಾದ ಮಾಹಿತಿಯ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಚಲನೆ (ಅಪೆರೋಗ್ರಾಮ್) ಗಾಗಿ ಅಲ್ಗಾರಿದಮ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸಿ. ಉದಾಹರಣೆ 1 ನೋಡಿ.
- ಅಗತ್ಯ ವರದಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸಿ (ವರದಿಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಗಳು ಮತ್ತು ಅವುಗಳ ರೂಪಗಳು).
- ಸಮೀಕ್ಷೆಯ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ, ಪ್ರಿಸ್ಕೂಲ್ ಶಿಕ್ಷಣ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸಿ (ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ).
- ಶೇಖರಣಾ ಅವಧಿಗಳು ಮತ್ತು ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ರೂಪಿಸಲು ತತ್ವಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸುವ ಪ್ರಕರಣಗಳ ನಾಮಕರಣವನ್ನು ರಚಿಸಿ (ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ).
- ಅವರಿಗೆ ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ಒದಗಿಸುವ ಷರತ್ತುಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸುವ ದಾಖಲೆಗಳ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಮಾಡಿ (ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಸ್ಥಾನವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿ).
ಮೇಲೆ ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಲಾದ ಮಾಹಿತಿಯ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ, EDMS ಗಾಗಿ ಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳು ಅಥವಾ ಅದರ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಗೆ (TOR) ಉಲ್ಲೇಖದ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ. ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ಹೇಳುವುದಾದರೆ, ನೋಂದಣಿ ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಣ ಕಾರ್ಡ್‌ಗಳ ಸ್ವರೂಪ ಮತ್ತು ಸಂಯೋಜನೆ (ಕಾರ್ಡ್‌ನಲ್ಲಿನ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳ ಸೆಟ್ ಮತ್ತು ವ್ಯವಸ್ಥೆ, EDMS ನಲ್ಲಿ ಭರ್ತಿ ಮಾಡುವ ವಿಧಾನಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ), ದಾಖಲೆಗಳ ಚಲನೆಗೆ ಮಾರ್ಗಗಳು ಮತ್ತು ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಇತರ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳಿಗೆ ವಿಶ್ಲೇಷಕರು ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸಬೇಕು. EDMS ಅನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಲು ಮತ್ತು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಲು.
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸುವ ಅಭ್ಯಾಸದ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ, ನಾವು ಈ ಕೆಳಗಿನ ಕೆಲಸದ ಅನುಕ್ರಮವನ್ನು ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸಬಹುದು:
- 1. ಮುಖ್ಯ ಉತ್ಪಾದನೆ, ಸಹಾಯಕ ಉತ್ಪಾದನೆ, ಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ಸೇವೆಗಳ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ಬಿಂದುಗಳ ಯೋಜನೆಗಳ ನಿರ್ಮಾಣ.
- 2. ಅವರ ಸಂಬಂಧಗಳ ರೇಖಾಚಿತ್ರಗಳ ನಿರ್ಮಾಣ.
- 3. ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ಬಿಂದುಗಳ ಮೂಲಕ ದಾಖಲೆಗಳು ಮತ್ತು ವರದಿಗಳ ಪೂರ್ಣಗೊಂಡ ರೂಪಗಳ ಸಂಗ್ರಹ.
- 4. ಆಲ್ಬಮ್‌ಗಳಾಗಿ ಅವುಗಳ ವ್ಯವಸ್ಥಿತಗೊಳಿಸುವಿಕೆ.
- 5. ಸಲ್ಲಿಕೆಗೆ ಗಡುವುಗಳ ವಿವರಣೆ, ದಾಖಲೆಗಳ ಚಲನೆಯ ನಿರ್ದೇಶನ ಮತ್ತು ವರದಿ ಮಾಡುವ ರೂಪಗಳು (ಯಾವ ಸಮಯದ ಚೌಕಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ, ಯಾರಿಗೆ ಮತ್ತು ಯಾರಿಂದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ).
- 6. ವಿಷಯಾಧಾರಿತ ಮತ್ತು ಸಾರಾಂಶ ದಾಖಲೆಯ ಹರಿವಿನ ರೇಖಾಚಿತ್ರಗಳ ನಿರ್ಮಾಣ.
- 7. ದಾಖಲೆಗಳ ತಾರ್ಕಿಕ ಮತ್ತು ಅಗತ್ಯ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆಯನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳುವುದು.
- 8. ಅವುಗಳ ರಚನೆ, ಸಮನ್ವಯ ಮತ್ತು ಅನುಮೋದನೆಯ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳ ಮಾರ್ಗದ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ.
- 9. ಇತರ ನಿರ್ವಹಣಾ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ನಿಯತಾಂಕಗಳನ್ನು (ವಿಚಲನಗಳಿಗೆ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ನಿರ್ವಹಣೆ, ಜವಾಬ್ದಾರಿ ಕೇಂದ್ರಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ) ಬದಲಾಯಿಸುವ ಪ್ರಸ್ತಾಪಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ದಾಖಲೆಗಳ ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ಯೋಜನೆಗೆ ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ಮಾಡಲು ಮತ್ತು ವರದಿ ಮಾಡಲು ಪ್ರಸ್ತಾವನೆಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ.
- 10. ಮಾಹಿತಿಯ ನಕಲು ತೊಡೆದುಹಾಕಲು ಪ್ರಸ್ತಾವನೆಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ.
- 11. ದಾಖಲೆಗಳ ಏಕೀಕರಣಕ್ಕಾಗಿ ಪ್ರಸ್ತಾಪಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ.
- 12. ದಾಖಲೆಗಳ ಚಲನೆಯನ್ನು ಸುಗಮಗೊಳಿಸಲು ಮತ್ತು ವರದಿ ಮಾಡಲು ಪ್ರಸ್ತಾವನೆಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ.
- 13. ಆಪ್ಟಿಮೈಸ್ಡ್ ಕನ್ಸಾಲಿಡೇಟೆಡ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಫ್ಲೋ ಮತ್ತು ಆಂತರಿಕ ವರದಿ ಯೋಜನೆಗಾಗಿ ಯೋಜನೆಯ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ.
- 14. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವು ಮತ್ತು ಆಂತರಿಕ ವರದಿಯ ಉತ್ಪಾದನೆಗೆ ಮಾನದಂಡಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ ಮತ್ತು ಅನುಷ್ಠಾನ.
ಮೇಲಿನ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವಾಗ, ನೀವು ಕೆಲವು ಸುಳಿವುಗಳನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸಬೇಕು.
ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ಅಂಕಗಳು. ಮೊದಲನೆಯದಾಗಿ, ಮಾಹಿತಿಯ ವಿನಿಮಯದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನೀವು ಸಂಬಂಧದ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಗುರುತಿಸುತ್ತೀರಿ. ಅವುಗಳನ್ನು ಮೂಲ, ಬಳಕೆ ಮತ್ತು ಮಾಹಿತಿಯ ಪ್ರಸರಣ, ಅಥವಾ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ಬಿಂದುಗಳ ಕೇಂದ್ರಗಳು ಎಂದು ಕರೆಯಬಹುದು. ಆದ್ದರಿಂದ, ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಪಾಯಿಂಟ್‌ಗಳನ್ನು ನಿಗದಿಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ, ವಿಭಾಗಗಳ ಪರಸ್ಪರ ಸಂಬಂಧಗಳನ್ನು ಹಿಂದಿನ ಹಂತದಲ್ಲಿ ವಿವರಿಸಲಾಗಿದೆ, ಈಗ ನೀವು ಈ ವಸ್ತುವನ್ನು ಸಂಯೋಜಿಸುವ ಮತ್ತು ಪೂರಕಗೊಳಿಸುವ ಮೂಲಕ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ಬಿಂದುಗಳ ಪರಸ್ಪರ ಸಂಬಂಧಗಳ ರೇಖಾಚಿತ್ರಗಳನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸಬಹುದು.
ಈ ಯೋಜನೆಗಳು ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್‌ನ ಮೊದಲ ಹಂತಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರಮುಖವಲ್ಲದ ಸಂಪರ್ಕಗಳನ್ನು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟರಿ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಇರಿಸದೆಯೇ ಕಡಿತಗೊಳಿಸಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಸಮಯ ಮತ್ತು ಹಣವನ್ನು ಉಳಿಸುತ್ತದೆ. ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲಾಗಿದೆಯೇ ಎಂದು ನೋಡಲು ಆಪ್ಟಿಮೈಸೇಶನ್ ಪ್ರಸ್ತಾಪಗಳನ್ನು ಪರೀಕ್ಷಿಸುವಾಗ ಅವು ಅನಿವಾರ್ಯವಾಗಿವೆ.
ದಾಖಲೆಗಳ ಆಲ್ಬಮ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ವಿವರಣೆಗಳು. ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಮತ್ತು ಅವುಗಳ ವಿವರಣೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ದಾಖಲೆಗಳ ಆಲ್ಬಂಗಳ ರಚನೆಯು ಒಂದು ಪ್ರಮುಖ ಹಂತವಾಗಿದೆ; ಇದು ಹೆಚ್ಚು ಸಮಯ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವ, ಆಸಕ್ತಿರಹಿತ ಮತ್ತು ಕೃತಜ್ಞತೆಯಿಲ್ಲದ ಕೆಲಸವಾಗಿದೆ.
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವನ್ನು ಅತ್ಯುತ್ತಮವಾಗಿಸಲು ಕೆಲಸವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವಾಗ, ದೋಷಗಳ ಅಭ್ಯಾಸವನ್ನು ವಿಶ್ಲೇಷಿಸುವ ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ ಪಡೆದ ಸಲಹೆಯನ್ನು ಬಳಸಿ: ಸಕಾಲಿಕವಾಗಿ ನಿರ್ಬಂಧಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಸಿ - "ಅಗಾಧತೆಯನ್ನು ಅಳವಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಾರದು"; ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಸಹಿ ಮಾಡುವ ಅದೇ ಉದ್ಯೋಗಿಯಿಂದ ರಚಿಸಲಾಗಿದೆಯೇ ಅಥವಾ ನಿಜವಾದ ಅದೃಶ್ಯ ಪ್ರದರ್ಶಕರು ಇದ್ದಾರೆಯೇ ಎಂದು ಕಂಡುಹಿಡಿಯಿರಿ; ಕಾರ್ಯಾಗಾರದ ನಿರ್ವಾಹಕರು ಮುಂದಿನ ಕಾರ್ಯಾಗಾರಕ್ಕೆ ಅರೆ-ಸಿದ್ಧ ಉತ್ಪನ್ನವನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸಲು ಸರಕುಪಟ್ಟಿಗೆ ಸಹಿ ಮಾಡುವ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಚಲನೆಯನ್ನು ನೀವು ಎಷ್ಟು ಬಾರಿ ವಿವರಿಸುತ್ತೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸಿ: ಒಮ್ಮೆ ಕಾರ್ಯಾಗಾರದಿಂದ ಕಾರ್ಯಾಗಾರಕ್ಕೆ, ಅಥವಾ ಸಂಪೂರ್ಣ ಮಾರ್ಗವನ್ನು ಪತ್ತೆಹಚ್ಚಿ. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಸಂಸ್ಥೆಯ ಎಲ್ಲಾ ವಿಭಾಗಗಳಿಗೆ ದಾಖಲೆಗಳ ಒಂದೇ ತತ್ವ ಇರಬೇಕು.
ಕೆಲಸವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವಾಗ, ಕಡ್ಡಾಯ ಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ಪೂರೈಸಬೇಕು: ದಾಖಲೆಗಳ ವಿವರಣೆಯನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಎಲ್ಲಾ ವಿಭಾಗಗಳಿಗೆ ಏಕರೂಪದ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಬೇಕು.
ಸ್ಥಳೀಯ ಮತ್ತು ಸಾಮಾನ್ಯ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಯೋಜನೆಗಳು. ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸಿದ ನಂತರ, ನೀವು ರೇಖಾಚಿತ್ರಗಳನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸಲು ಮುಂದುವರಿಯಬಹುದು. ಅವರು ಉತ್ತರಕ್ಕೆ ಕೊಡುಗೆ ನೀಡುತ್ತಾರೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಪ್ರಶ್ನೆಗೆ - ಉತ್ಪಾದನಾ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗೆ ವ್ಯತಿರಿಕ್ತವಾಗಿ ನಾಲ್ಕು ಪ್ರತಿಗಳಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಮಾರ್ಗವು ಎಷ್ಟು ಕಷ್ಟಕರವಾಗಿದೆ. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಮಾದರಿಯ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆಯು ಅಂತಿಮ ಮಾರ್ಗಗಳ ಕಾರ್ಯಸಾಧ್ಯತೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಯೋಚಿಸುವಂತೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಯೋಜನಾ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ಆಂತರಿಕ ಸ್ಥಳಾಂತರದ ಕುರಿತು ನಮಗೆ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ದಾಖಲೆಗಳು ಏಕೆ ಬೇಕು?
ಉದಾಹರಣೆ 1. ಸಮೀಕ್ಷೆಯ ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ ಪಡೆದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒಪೆರೋಗ್ರಾಮ್ ರೂಪದಲ್ಲಿ (ಚಿತ್ರ 1 ನೋಡಿ) ಅಥವಾ ಅಲ್ಗಾರಿದಮ್ ರೂಪದಲ್ಲಿ (ಚಿತ್ರ 2 ನೋಡಿ) ಔಪಚಾರಿಕಗೊಳಿಸಲು ನಾವು ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸುತ್ತೇವೆ. ಉದಾಹರಣೆಯಾಗಿ, ಪ್ರಮುಖ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳಿಗಾಗಿ ಆದೇಶಗಳ ಜೀವನ ಚಕ್ರವನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸಲು ನಾವು ಸಲಹೆ ನೀಡುತ್ತೇವೆ. ಈ ರೀತಿಯ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನವು ಹೆಚ್ಚು ಏಕೀಕೃತವಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಇದನ್ನು ವಿವಿಧ ಉದ್ಯಮಗಳಲ್ಲಿ ಬಳಸಬಹುದು.
ಚಿತ್ರ 1. ಮುಖ್ಯ ಚಟುವಟಿಕೆಗಾಗಿ ಆದೇಶದ ಜೀವನ ಚಕ್ರದ ಒಪೆರಾಗ್ರಾಮ್
ಚಿತ್ರ 2. ಕೋರ್ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳಿಗೆ ಆದೇಶಗಳನ್ನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸಲು ಅಲ್ಗಾರಿದಮ್
"ಇಡಿಎಂಎಸ್ ಅನುಷ್ಠಾನದ ಭಾಗವಾಗಿ ಮಾಹಿತಿ ಸಮೀಕ್ಷೆ", ಜರ್ನಲ್ "ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸ ಮತ್ತು ಎಂಟರ್ಪ್ರೈಸ್ನಲ್ಲಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವು" ಸಂಖ್ಯೆ 2, 2007 ರಲ್ಲಿ ಪ್ರಕಟವಾದ ಲೇಖನವು ಪ್ರಶ್ನಾವಳಿಗಳಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಬಳಕೆದಾರರನ್ನು ಸಂದರ್ಶಿಸುವಾಗ ಬಳಸಬಹುದಾದ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು ಸಲಹೆಯಾಗಿರುತ್ತದೆ.
ಸಮೀಕ್ಷೆಯನ್ನು ನಡೆಸಲು ಯಾವುದೇ ಸ್ಪಷ್ಟ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳಿಲ್ಲ, ಆದ್ದರಿಂದ, ಪ್ರತಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಪ್ರಕರಣದಲ್ಲಿ, ಸಿದ್ಧ ಪರಿಹಾರಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ, ಅಗತ್ಯ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪಡೆಯಲು, ಅದನ್ನು ರೂಪಿಸಲು ಮತ್ತು ಪ್ರದರ್ಶಿಸಲು ನೀವು ಸೃಜನಾತ್ಮಕ ವಿಧಾನವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.
ಪ್ರಿಸ್ಕೂಲ್ ಶಿಕ್ಷಣ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಆಪ್ಟಿಮೈಸೇಶನ್ ಮತ್ತು ಇಡಿಎಸ್ ಅನುಷ್ಠಾನದಲ್ಲಿ ಮಾಹಿತಿ ಸಮೀಕ್ಷೆಯು ಪ್ರಮುಖ ಹಂತವಾಗಿದೆ. ಎಲ್ಲಾ ನಂತರ, ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಅತ್ಯುತ್ತಮವಾಗಿಸಲು ಮತ್ತು EDMS ನ ಕಾರ್ಯಚಟುವಟಿಕೆಗೆ ಅಗತ್ಯತೆಗಳನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಲು ಮಾಡಿದ ನಿರ್ಧಾರಗಳ ಗುಣಮಟ್ಟವು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಮಾಹಿತಿ ಮತ್ತು ಅದರ ಪ್ರಸ್ತುತಿಯ ಗುಣಮಟ್ಟವನ್ನು ನೇರವಾಗಿ ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ. ಈ ನಿಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ, ಸಮೀಕ್ಷೆಯ ಮುಖ್ಯ ತತ್ವಕ್ಕೆ ಬದ್ಧವಾಗಿರುವುದು ಅವಶ್ಯಕ - ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಯೋಜಿಸಲಾದ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಸಂಪೂರ್ಣ, ವಿಶ್ವಾಸಾರ್ಹ ಮತ್ತು ನವೀಕೃತ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪಡೆಯಲು.
ವಿಷಯಾಧಾರಿತ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ ಮತ್ತು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಆಪ್ಟಿಮೈಸೇಶನ್
ವಿಷಯಗಳನ್ನು ವಿಶ್ಲೇಷಿಸುವ ಮೂಲಕ ದಾಖಲೆಯ ಹರಿವಿನ ಅಸ್ತವ್ಯಸ್ತತೆ ಮತ್ತು ಅದರ ಅಭಾಗಲಬ್ಧತೆಯನ್ನು ಕಾಣಬಹುದು. ನಾವು ವಿಶ್ಲೇಷಿಸೋಣ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಒಂದು ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ವಸ್ತು ಹರಿವಿನ ಒಳಹರಿವು ಮತ್ತು ಔಟ್ಪುಟ್ಗಳು (ಅರೆ-ಸಿದ್ಧ ಉತ್ಪನ್ನಗಳ ಚಲನೆ, ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿದ ಉತ್ಪನ್ನಗಳು). ಪ್ರಾಥಮಿಕ ದಾಖಲೆಗಳು, ನಿಯತಕಾಲಿಕಗಳು, ಸಾರಾಂಶಗಳು ಮತ್ತು ವರದಿಗಳಲ್ಲಿನ ನಮೂದುಗಳ ಪಟಾಕಿಗಳೊಂದಿಗೆ ವರ್ಕ್‌ಶಾಪ್‌ನಿಂದ ವರ್ಕ್‌ಶಾಪ್‌ಗೆ ಸಂಸ್ಕರಿಸಿದ ಕಚ್ಚಾ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳೊಂದಿಗೆ ಧಾರಕವನ್ನು ಚಲಿಸುವ ಗಂಭೀರವಾದ ಸಂಗತಿಯು ಹೊರಹೊಮ್ಮಬಹುದು. ಅದೇ ಕಾರ್ಯಾಗಾರದಲ್ಲಿ ಅರೆ-ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿದ ಉತ್ಪನ್ನಗಳನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸುವಾಗ ಗಮನಾರ್ಹ ನಕಲು ಸಹ ಸಂಭವಿಸುತ್ತದೆ.
ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲು, ಕೋಷ್ಟಕ ಅಥವಾ ಚಿತ್ರಾತ್ಮಕ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಅಗತ್ಯವಾದ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆಯನ್ನು ನಡೆಸಲು ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇದು ಔಪಚಾರಿಕವಾಗಿ ದಾಖಲೆಗಳಲ್ಲಿ ಸೂಚಕಗಳ ನಕಲು ತೋರಿಸುತ್ತದೆ. ಸ್ಥಳೀಯ ಯೋಜನೆಗಳ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಉದ್ದೇಶದ ಸ್ಪಷ್ಟೀಕರಣ, ಸಾರಾಂಶ ಅಥವಾ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ರಿಜಿಸ್ಟರ್‌ನಲ್ಲಿನ ನಮೂದು (ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕ ನಿರ್ಧಾರ, ಇತ್ಯಾದಿ) ಮೂಲಕ ಪೂರಕವಾದ ದಾಖಲೆಗಳು ಅಥವಾ ವಿವರಗಳ ನಕಲುಗಳನ್ನು ಮೂಲಭೂತವಾಗಿ ಗುರುತಿಸಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ, ಕಾರ್ಯಾಗಾರಗಳ ತಾಂತ್ರಿಕ ಉಪಕರಣಗಳು ಮತ್ತು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ನಿಯಂತ್ರಣ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯ ಸಾಮರ್ಥ್ಯಗಳನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಂಡು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಲು ಅಥವಾ ಪರಿವರ್ತಿಸಲು ನಿರ್ಧಾರ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ. ಲಾಗ್‌ಗಳನ್ನು ವಿಲೀನಗೊಳಿಸಲು ಶಿಫಾರಸುಗಳನ್ನು ಸಹ ನೀಡಬಹುದು:
ಎಲ್ಲಾ ರೀತಿಯ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಕಾರ್ಯಸಾಧ್ಯತೆ ಮತ್ತು ತರ್ಕವನ್ನು ನಿರ್ವಹಣಾ ನಿರ್ಧಾರಗಳ ಮಾಹಿತಿ ಬೆಂಬಲ, ಅವುಗಳ ಅನುಷ್ಠಾನದ ದಕ್ಷತೆ ಮತ್ತು ನಿಖರತೆಯನ್ನು ಅತ್ಯುತ್ತಮವಾಗಿಸಲು ಅವರು ಹೇಗೆ ಕೊಡುಗೆ ನೀಡುತ್ತಾರೆ ಎಂಬ ದೃಷ್ಟಿಕೋನದಿಂದ ನಿರ್ಣಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
EDMS ನ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ ಮತ್ತು ಸಂರಚನೆ
ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ತಾಂತ್ರಿಕ ವಿಶೇಷಣಗಳಲ್ಲಿ ವಿವರಿಸಿದ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲಾಗುತ್ತಿದೆ: EDMS ಅನ್ನು ಹೊಂದಿಸುವುದು, ಅದನ್ನು ಮಾರ್ಪಡಿಸುವುದು ಅಥವಾ ಆಯ್ದ ಪ್ಲಾಟ್‌ಫಾರ್ಮ್‌ನಲ್ಲಿ ಸಿಸ್ಟಮ್ನ ಹೊಸ ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸುವುದು.
EDMS ನ ಭೌತಿಕ ಅನುಷ್ಠಾನದ ಗುರಿಗಳು:
- EDMS ಡೇಟಾಬೇಸ್ನ ರಚನೆಯ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ;
- ಪರದೆಯ ರೂಪಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ;
- ಕಾರ್ಯವಿಧಾನಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ: ಅನುಮೋದನೆ, ನೋಂದಣಿ, ಮರಣದಂಡನೆ, ಇತ್ಯಾದಿ.
- ಸಿಸ್ಟಮ್ಗಾಗಿ ತಾಂತ್ರಿಕ ದಾಖಲಾತಿಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ.
- ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಅಗತ್ಯ ಕಾರ್ಯಗಳ ಲಭ್ಯತೆ (ಅನುಮೋದನೆ, ನೋಂದಣಿ, ಮರಣದಂಡನೆ, ಮರಣದಂಡನೆಯ ನಿಯಂತ್ರಣ, ಪ್ರವೇಶದ ನಿಬಂಧನೆ, ಇತ್ಯಾದಿ) ಕಾರ್ಯವಿಧಾನಗಳು;
- ಅಗತ್ಯ ದಾಖಲೆ ಕಾರ್ಡ್‌ಗಳ ಲಭ್ಯತೆ;
- ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ನವೀಕರಿಸುವ ಸಂಕೀರ್ಣತೆ ಮತ್ತು ವೆಚ್ಚ;
- ಗರಿಷ್ಠ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಏಕಕಾಲೀನ ಬಳಕೆದಾರರ ಸಂಖ್ಯೆ, ಇದರಲ್ಲಿ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಸ್ಥಿರವಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ವಿನಂತಿ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ವೇಗವು ತೃಪ್ತಿಕರವಾಗಿದೆ;
- ಸಿಸ್ಟಮ್ಗೆ ಸಂಪರ್ಕಗೊಂಡಿರುವ ಬಳಕೆದಾರರ ಗರಿಷ್ಠ ಸಂಖ್ಯೆ;
- ಪರವಾನಗಿಗಳ ವೆಚ್ಚ (ಪ್ರತಿ ಸರ್ವರ್, 1 ಕಾರ್ಯಸ್ಥಳ);
- ಸಿಸ್ಟಮ್ ಆಡಳಿತದ ಸಂಕೀರ್ಣತೆ ಮತ್ತು ವೆಚ್ಚ, ತಾಂತ್ರಿಕ ಬೆಂಬಲ;
- ಆವೃತ್ತಿಗಳನ್ನು ನವೀಕರಿಸುವ ಸಾಧ್ಯತೆ, ಸಂಕೀರ್ಣತೆ ಮತ್ತು ವೆಚ್ಚ;
- ದೂರಸ್ಥ ಬಳಕೆದಾರರೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯ (ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ);
- ಸಲಹಾ ಸೇವೆಗಳ ಬೆಲೆ ಮತ್ತು ಗುಣಮಟ್ಟ;
- ಪೂರೈಕೆದಾರರ ವಿಶ್ವಾಸಾರ್ಹತೆ (ಮಾರುಕಟ್ಟೆಯಲ್ಲಿ ಜನಪ್ರಿಯತೆಯ ಮಟ್ಟ, ಯಶಸ್ವಿಯಾಗಿ ಪೂರ್ಣಗೊಂಡ ಯೋಜನೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ, ಇತ್ಯಾದಿ).
ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ಮಾಹಿತಿ ಸಮೀಕ್ಷೆಯ ಹಂತದಲ್ಲಿ ವಿವರಿಸಿದ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ನೇರವಾಗಿ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಹೆಚ್ಚಿನ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ಆಫ್-ಸೈಟ್‌ನಲ್ಲಿ ನಡೆಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಆದ್ದರಿಂದ, ಡೆವಲಪರ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಗ್ರಾಹಕರ ನಡುವಿನ ನಿರಂತರ ಮತ್ತು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಸಂವಹನವು ಗ್ರಾಹಕರಿಂದ ಸಿಸ್ಟಮ್ನ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ ಮತ್ತು ಸ್ವೀಕಾರವನ್ನು ಯಶಸ್ವಿಯಾಗಿ ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಲು ಪ್ರಮುಖ ಅಂಶವಾಗಿದೆ.
ಅಭಿವೃದ್ಧಿಯ ಗುಣಮಟ್ಟವನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಪರೀಕ್ಷಾ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು ನಿರ್ಣಾಯಕವಾಗಿದೆ. ಪರೀಕ್ಷಾ ಯೋಜನೆ ಮತ್ತು ಸಿದ್ಧತೆಯನ್ನು ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಬೇಗ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಬೇಕು. ಅಂತಿಮ ಬಳಕೆದಾರರು ಪರೀಕ್ಷಾ ಮಾನದಂಡಗಳ ತಯಾರಿಕೆಯಲ್ಲಿ ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ತೊಡಗಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಗ್ರಾಹಕರಿಂದ ಪರೀಕ್ಷೆಯನ್ನು ನಡೆಸುವುದು ನಿರ್ಣಾಯಕವಾಗಿದೆ.
ಪೈಲಟ್ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆ
ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವ ಉದ್ದೇಶವೆಂದರೆ ಬಳಕೆದಾರರು EDMS ನಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುತ್ತಾರೆ (ಸಿಸ್ಟಮ್ ಬಳಕೆದಾರರ ಅಗತ್ಯತೆಗಳು ಮತ್ತು ವಿನಂತಿಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸಬೇಕು) ಮತ್ತು ಸ್ಥಿರವಾದ ಕಾರ್ಯ ವ್ಯವಸ್ಥೆ (ವೈಫಲ್ಯಗಳು ಮತ್ತು ದೋಷಗಳಿಲ್ಲದೆ).
ಅನುಷ್ಠಾನ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ಈ ಕೆಳಗಿನ ಕೆಲಸವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ:
ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಸ್ಥಾಪನೆ ಮತ್ತು ಸಂರಚನೆ;
- EDMS ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಮತ್ತು ನಿರ್ವಾಹಕರ ತರಬೇತಿ;
- ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ EDMS ದಾಖಲಾತಿಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ (ಸಹಾಯ);
- ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ದೋಷಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕುವುದು;
- ಬಳಕೆದಾರರ ಕಾಮೆಂಟ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಸಲಹೆಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ EDMS ನ ಅಂತಿಮಗೊಳಿಸುವಿಕೆ;
- ನಿಯಂತ್ರಕ ದಾಖಲಾತಿಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ: ಪ್ರಿಸ್ಕೂಲ್ ಶಿಕ್ಷಣ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ಸೂಚನೆಗಳು, ವಿವಿಧ ರೀತಿಯ ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ನಿಯಮಗಳು;
- ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ತಾಂತ್ರಿಕ ಬೆಂಬಲದ ಸಂಘಟನೆ (ಸಿಸ್ಟಮ್ನಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಸಮಸ್ಯೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಸಲಹೆ ನೀಡುವುದು).
ಈ ಹಂತವು ಎಲ್ಲಾ ಯೋಜನೆಯಲ್ಲಿ ಭಾಗವಹಿಸುವವರಿಗೆ (ಬಳಕೆದಾರರು, ಅಭಿವರ್ಧಕರು, ಅನುಷ್ಠಾನಕಾರರು) ಅತ್ಯಂತ ಕಷ್ಟಕರವಾಗಿದೆ. ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಉತ್ಪನ್ನವನ್ನು ನೈಜ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಗಳಲ್ಲಿ ಅಳವಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ, ಪರೀಕ್ಷಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಪರೀಕ್ಷಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಹೊಸ ಪರಿಸರದಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿದಾಗ ಅವರ ಮಾನಸಿಕ ತಡೆಗೋಡೆ ನಿವಾರಿಸುವುದು ಅತ್ಯಂತ ಕಷ್ಟಕರವಾದ ವಿಷಯವಾಗಿದೆ, ಏಕೆಂದರೆ ಬಳಕೆದಾರರು ತಮ್ಮ ಸಾಮಾನ್ಯ ಮತ್ತು ಸ್ಥಾಪಿತ ಕೆಲಸದ ವಿಧಾನಗಳನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಲು ಒತ್ತಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ನಿಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ, ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ತರಬೇತಿ ಮತ್ತು ಸಮಾಲೋಚನೆಯನ್ನು ಒದಗಿಸುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ. ಇದು ಹೊಸ ಕೆಲಸದ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಗಳಿಗೆ ಹೊಂದಿಕೊಳ್ಳಲು ಅವರಿಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
ಕೈಗಾರಿಕಾ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆ
EDMS ನ ಕೈಗಾರಿಕಾ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಕರ್ತವ್ಯಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ಬಳಕೆದಾರರ ಅಗತ್ಯತೆಗಳನ್ನು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಪೂರೈಸುವ ಸ್ಥಿರ ಕಾರ್ಯಾಚರಣಾ EDMS ನ ಬಳಕೆಯಾಗಿದೆ.
EDMS ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನಿರ್ವಹಿಸಿದ ಕೆಲಸ:
- EDMS ನಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಸಲಹೆ ಮತ್ತು ತರಬೇತಿ;
- ಡೈರೆಕ್ಟರಿಗಳ ಆಡಳಿತ (ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ರಚನೆ, ಬಳಕೆದಾರರು, ಅನುಮೋದನೆ ಮಾರ್ಗಗಳು, ಮೇಲಿಂಗ್ ಪಟ್ಟಿಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ);
- ಸರ್ವರ್ ಮತ್ತು ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಆಡಳಿತ;
- ಬ್ಯಾಕಪ್ ಅನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವುದು (ಬ್ಯಾಕ್-ಅಪ್)
ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ನೀವು EDMS ನ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಯ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಬಹುದು: ಹೊಸ ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸುವುದು, ಅನುಷ್ಠಾನ ಯೋಜನೆಯ ಗಡಿಗಳನ್ನು ವಿಸ್ತರಿಸುವುದು (ಹೊಸ ವಿಭಾಗಗಳು / ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರಕಾರಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸುವುದು, ಬಳಕೆದಾರರು/ವಿಭಾಗಗಳು/ಉದ್ಯಮಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ವಿಸ್ತರಿಸುವುದು, ಹೊಸದನ್ನು ಸೇರಿಸುವುದು ಕಾರ್ಯಗಳು).
EDMS ನ ಅನುಷ್ಠಾನ ಮತ್ತು ಅನುಷ್ಠಾನಕ್ಕೆ ಸಮಯವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಲು, ಯಾಂತ್ರೀಕೃತಗೊಂಡ ಕಾರ್ಯಗಳ ಸಂಕೀರ್ಣತೆಯ ಮಟ್ಟ, ಬಳಸಿದ ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಇತ್ಯಾದಿಗಳನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿ ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಲಾದ ಹಂತಗಳ ಕೆಲಸವನ್ನು ಸಮಾನಾಂತರವಾಗಿ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಬಹುದು.
EDMS ಅನುಷ್ಠಾನ ಯೋಜನೆಯ ಸಂಪೂರ್ಣ ಜೀವನ ಚಕ್ರದ ಉದ್ದಕ್ಕೂ, ಯೋಜನಾ ನಿರ್ವಹಣೆ ಕೆಲಸವನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಬೇಕು. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಅಮೇರಿಕನ್ ಸ್ಟ್ಯಾಂಡರ್ಡ್ ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK ಗೈಡ್) ಅನ್ನು ಬಳಸಲು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡಲಾಗಿದೆ.
ಯೋಜನಾ ನಿರ್ವಹಣೆ
ಯೋಜನೆಯು ಅನನ್ಯ ಉತ್ಪನ್ನಗಳು ಅಥವಾ ಸೇವೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲು ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ಸಾಹಸವಾಗಿದೆ. ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಎನ್ನುವುದು ವಿಶಿಷ್ಟ ಫಲಿತಾಂಶಗಳೊಂದಿಗೆ ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲು ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಲಾದ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಪ್ರದೇಶವಾಗಿದೆ.
ಅತ್ಯಂತ ಪ್ರಸಿದ್ಧವಾದ/ವ್ಯಾಪಕವಾಗಿ ಬಳಸಲಾಗುವ ಯೋಜನಾ ನಿರ್ವಹಣಾ ಮಾನದಂಡಗಳು:
- PMBOK (ಅಮೇರಿಕನ್ ಮಾನದಂಡ: www.pmi.ru);
- ಪ್ರಿನ್ಸ್ 2 (ಇಂಗ್ಲಿಷ್ ಪ್ರಮಾಣಿತ: www.ogc.gov.uk/prince2);
- IPMA (ಯುರೋಪಿಯನ್ ಮಾನದಂಡ: www.ipma.org);
- P2M (ಜಪಾನೀಸ್ ಮಾನದಂಡ: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)
ಪ್ರಮುಖ ಪಾತ್ರಗಳು:
- ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜರ್ (ನಾಯಕ) ಯೋಜನಾ ನಿರ್ವಹಣೆಗೆ ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿ.
- ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಪ್ರಾಯೋಜಕರು ಯೋಜನೆಗೆ ಹಣಕಾಸಿನ ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸುವ ಮತ್ತು ಯೋಜನೆಗೆ ಆಡಳಿತಾತ್ಮಕ ಮತ್ತು ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ಬೆಂಬಲವನ್ನು ಒದಗಿಸುವ ವ್ಯಕ್ತಿ.
- ಯೋಜನೆಯ ಗ್ರಾಹಕ (ಗ್ರಾಹಕ) ಯೋಜನೆಯ ಫಲಿತಾಂಶಗಳನ್ನು ಬಳಸುವ ವ್ಯಕ್ತಿ.
- ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಮಧ್ಯಸ್ಥಗಾರರು ಯೋಜನೆಯಲ್ಲಿ ಸಕ್ರಿಯವಾಗಿ ತೊಡಗಿಸಿಕೊಂಡಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಮತ್ತು/ಅಥವಾ ಯೋಜನೆಯ ಅನುಷ್ಠಾನದಿಂದ ಅವರ ಆಸಕ್ತಿಗಳು ಪರಿಣಾಮ ಬೀರಬಹುದು (ಯೋಜನೆಯ ಫಲಿತಾಂಶಗಳ ಮೇಲೆ ಪ್ರಭಾವ ಬೀರುವ ಮತ್ತು ಪರಿಣಾಮ ಬೀರುವ).
ಯೋಜನೆಯ ಜೀವನ ಚಕ್ರದ ಉದಾಹರಣೆ:
ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಚಾರ್ಟರ್ಯೋಜನೆಯ ಮೊದಲ ಅಧಿಕೃತ ದಾಖಲೆಯಾಗಿದೆ. ಯೋಜನೆಯ ಅಸ್ತಿತ್ವವನ್ನು ಔಪಚಾರಿಕವಾಗಿ ಖಚಿತಪಡಿಸುತ್ತದೆ. ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗಳಿಗೆ ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳನ್ನು ಒಪ್ಪಿಸುವ ಅಧಿಕಾರವನ್ನು RP ಗೆ ನೀಡುತ್ತದೆ. RP ಅನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಬೇಗ ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಯೋಜನೆ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುವ ಮೊದಲು ಮತ್ತು ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಚಾರ್ಟರ್‌ನ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ RP ಅನ್ನು ಯಾವಾಗಲೂ ನಿಯೋಜಿಸಬೇಕು.
ಯೋಜನೆಯ ಚಾರ್ಟರ್ ಯೋಜನೆಯ ಯೋಜನೆ ಹಂತದಲ್ಲಿ ವಿವರಗಳಿಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುತ್ತದೆ.
ಯೋಜನೆಯ ಚಾರ್ಟರ್ ಒಳಗೊಂಡಿರಬಹುದು:
- ಯೋಜನೆಯ ಪ್ರಾರಂಭಕ್ಕಾಗಿ ವ್ಯಾಪಾರ ಅಗತ್ಯಗಳ ವಿವರಣೆ;
- ಯೋಜನೆಯ ಉದ್ದೇಶ ಅಥವಾ ಆಧಾರ;
- ಅಗತ್ಯತೆಗಳು ಮತ್ತು ನಿರೀಕ್ಷೆಗಳ ವಿವರಣೆ, ಹಾಗೆಯೇ ಮಧ್ಯಸ್ಥಗಾರರ ಪ್ರಭಾವದ ಮಟ್ಟ;
- ಪ್ರಮುಖ ಯೋಜನೆಯ ಮೈಲಿಗಲ್ಲುಗಳ ಸಾರಾಂಶ ಯೋಜನೆ (ಮೈಲಿಗಲ್ಲುಗಳು);
- ಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ವಿವರಣೆ;
- ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ಊಹೆಗಳು ಮತ್ತು ನಿರ್ಬಂಧಗಳ ವಿವರಣೆ;
- ಒಟ್ಟು ಯೋಜನೆಯ ಬಜೆಟ್.
ಯೋಜನೆಯ ವ್ಯಾಪ್ತಿ ವಿವರಣೆ- ಇದು ಪ್ರಾರಂಭದ ಹಂತದಲ್ಲಿ ಗ್ರಾಹಕರಿಂದ ಪಡೆದ ಯೋಜನೆಯ ಗುರಿಗಳು ಮತ್ತು ಉದ್ದೇಶಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿಯಾಗಿದೆ (ಮಾಹಿತಿ ಸಮೀಕ್ಷೆ). ಇದು ಸಾಮಾನ್ಯ ಸೂಚಕಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬಹುದು, ಮತ್ತು ಯೋಜನೆ ಮತ್ತು ಅಭಿವೃದ್ಧಿ ಹಂತದಲ್ಲಿ ಯೋಜನಾ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರಿಂದ ಹೆಚ್ಚಿನ ಸ್ಪಷ್ಟೀಕರಣ ಮತ್ತು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುತ್ತದೆ. ಇದು ಯೋಜನೆಯ ಹೇಳಿಕೆಯಾಗಿದೆ (ಏನು ಮಾಡಬೇಕಾಗಿದೆ).
ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಸ್ಕೋಪ್ ಹೇಳಿಕೆಯನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಮತ್ತು ಅದರ ಸಂಬಂಧಿತ ಉತ್ಪನ್ನಗಳು ಮತ್ತು ಸೇವೆಗಳ ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳು ಮತ್ತು ಗಡಿಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ದಾಖಲಿಸುತ್ತದೆ, ಹಾಗೆಯೇ ಸ್ವೀಕಾರ ವಿಧಾನಗಳು ಮತ್ತು ಸ್ಕೋಪ್ ನಿರ್ವಹಣೆ.
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಮುಖ್ಯ ಅಂಶಗಳು:
- ಯೋಜನೆಯ ಗುರಿಗಳು;
- ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಉತ್ಪನ್ನ ವಿವರಣೆ
- ಯೋಜನೆಯ ಫಲಿತಾಂಶಗಳು
- ಯೋಜನೆಯಲ್ಲಿನ ಊಹೆಗಳು ಮತ್ತು ಮಿತಿಗಳು, ಯೋಜನೆಯ ಗಡಿಗಳು;
- ಯೋಜನೆಯ ಮೈಲಿಗಲ್ಲು ಯೋಜನೆ.
ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಯೋಜನೆಯೋಜನೆಯ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ಮಾರ್ಗದರ್ಶನ ಮಾಡಲು ಅಧಿಕೃತವಾಗಿ ಅನುಮೋದಿತ ದಾಖಲೆಯಾಗಿದೆ. ಇದು ಯೋಜನೆಯ ಎಲ್ಲಾ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳಲ್ಲಿ (ಸಮಯ, ವೆಚ್ಚಗಳು, ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳು, ಅಪಾಯಗಳು, ಗುಣಮಟ್ಟ, ಇತ್ಯಾದಿ) ಯೋಜನಾ ಫಲಿತಾಂಶಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಮತ್ತು ಸಂಯೋಜಿಸುವ ದಾಖಲೆಯಾಗಿದೆ.
ಯೋಜನಾ ನಿರ್ವಹಣಾ ಯೋಜನೆಯು ಒಂದು ಅಥವಾ ಹೆಚ್ಚಿನ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಯೋಜನೆಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬಹುದು, ಅವುಗಳೆಂದರೆ:
- ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಸ್ಕೋಪ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಯೋಜನೆ;
- ಕ್ಯಾಲೆಂಡರ್ ಯೋಜನೆ;
- ವೆಚ್ಚ ನಿರ್ವಹಣೆ ಯೋಜನೆ;
- ಗುಣಮಟ್ಟ ನಿರ್ವಹಣಾ ಯೋಜನೆ;
- ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಯೋಜನೆ;
- ಪರಸ್ಪರ ನಿರ್ವಹಣಾ ಯೋಜನೆ;
- ಅಪಾಯ ನಿರ್ವಹಣೆ ಯೋಜನೆ;
- ಪೂರೈಕೆ ನಿರ್ವಹಣಾ ಯೋಜನೆ;
- ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ಸುಧಾರಣಾ ಯೋಜನೆ
ಸಂಪೂರ್ಣ ಯೋಜನೆಗೆ ಏಕಕಾಲದಲ್ಲಿ ವಿವರವಾದ ಯೋಜನೆಯನ್ನು ರಚಿಸುವುದು ಅಸಾಧ್ಯ.
ಮೂಲ ಯೋಜನೆಔಪಚಾರಿಕವಾಗಿ ಅನುಮೋದಿಸಲಾದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ವಿರುದ್ಧ ಯೋಜನೆಯ ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆಯನ್ನು ಅಳೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಯೋಜನೆಯ ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆಯನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಿಸಲು ಇದನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಯೋಜನೆಯ ಪ್ರಗತಿಯ ವಿಚಲನವನ್ನು ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆ ಮಾಡಲು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಕ್ರಿಯಾ ಯೋಜನೆಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಮುಂದುವರೆದಂತೆ ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಮಾಹಿತಿ ಲಭ್ಯವಾದಂತೆ ಬದಲಾಗುವ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅಥವಾ ದಾಖಲೆಗಳ ಸೆಟ್ ಆಗಿದೆ. ಕೆಲಸದ ಯೋಜನೆ, ನಿಯಮದಂತೆ, ಯಾವಾಗಲೂ ಮೂಲದಿಂದ ಭಿನ್ನವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಆರ್ಪಿಯಿಂದ ಕೆಲಸದ ಯೋಜನೆಯನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಲಾಗಿದೆ.
ಯೋಜನೆಯ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವಿಕೆ- ಯೋಜನೆಯ ಅನುಷ್ಠಾನದ ಮುಖ್ಯ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ (ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳ ಗಮನಾರ್ಹ ಭಾಗವು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ).
ಆರ್ಪಿಯ ಮುಖ್ಯ ಜವಾಬ್ದಾರಿಗಳು ಸೇರಿವೆ:
- ಯೋಜನೆಯ ಯೋಜನೆಯನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ಚಟುವಟಿಕೆಗಳ ಏಕೀಕರಣ ಮತ್ತು ಸಮನ್ವಯ;
- ಯೋಜನೆಯ ಬೇಸ್‌ಲೈನ್‌ಗೆ ಹೋಲಿಸಿದರೆ ಪ್ರಸ್ತುತ ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಎಕ್ಸಿಕ್ಯೂಶನ್‌ನ ವಿಚಲನಗಳ ನಿರಂತರ ಹೋಲಿಕೆ ಮತ್ತು ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ;
- ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ, ಬದಲಾವಣೆ ವಿನಂತಿಗಳನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ;
- ಯೋಜನೆಯ ವೆಚ್ಚಗಳು ಮತ್ತು ಸಮಯದ ಮುನ್ಸೂಚನೆಗಳು.
