Przykładowa rezerwa na wydatki reprezentacyjne w instytucji budżetowej. Koszty reprezentacyjne Przykładowa rezerwa na koszty reprezentacyjne przedsiębiorstwa

według pp. 22 ust. 264 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej inne wydatki związane z produkcją i sprzedażą obejmują wydatki na rozrywkę związane z oficjalnym przyjęciem i utrzymaniem przedstawicieli innych organizacji w negocjacjach w celu nawiązania i utrzymania współpracy, w sposób przewidziany w ust. 2 art. 264 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.

Zgodnie z ust. 2 art. 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej wydatki gościnności obejmują wydatki na:

Zorganizowanie oficjalnego przyjęcia (śniadania, lunchu lub innego podobnego wydarzenia) dla tych osób, a także urzędników organizacji podatników uczestniczących w negocjacjach;

Obsługa transportowa dowozu tych osób na miejsce imprezy reprezentacyjnej i (lub) posiedzenia organu zarządzającego iz powrotem;

Obsługa bufetowa podczas negocjacji;

Opłata za usługi tłumaczy, którzy nie są członkami personelu organizacji do wykonywania tłumaczeń podczas imprez reprezentacyjnych.

Zgodnie z pismem Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 18 kwietnia 2007 r. Nr 04-1-02 / 306 @ lista wydatków na gościnę jest zamknięta i nie podlega rozszerzonej interpretacji.

Całość lub część tych wydatków może być opłacona gotówką za pośrednictwem osób odpowiedzialnych. Jednocześnie koszty związane z prowadzeniem negocjacji handlowych muszą być potwierdzone stosownymi dokumentami sporządzonymi zgodnie z prawem. Dokumentami służącymi do potwierdzenia wydatków na gościnę mogą być (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 22 marca 2010 r. Nr 03-03-06 / 4/26):

Zarządzenie (instrukcja) szefa organizacji w sprawie realizacji wydatków na gościnę;

Oszacowanie wydatków na gościnę;

Podstawowe dokumenty, w tym w przypadku korzystania z jakichkolwiek towarów zakupionych na stronie w celach reprezentacyjnych, płatności za usługi organizacji zewnętrznych;

Sprawozdanie na temat wydatków gościnności na organizowane imprezy rozrywkowe, które odzwierciedla:

Cel reprezentatywnych wydarzeń, wyniki ich realizacji;

Inne niezbędne dane dotyczące imprezy, a także wysokość wydatków na cele rozrywkowe.

Kierownik organizacji wydaje wewnętrzne dokumenty organizacyjno-administracyjne, które odzwierciedlają:

Wykaz osób uprawnionych do otrzymania środków z tytułu wydatków na gościnę;

Procedura wydawania rozliczonych kwot na wydatki związane z gościnnością;

Procedura wydatkowania takich kwot;

Dokumentacja i procedura odpisywania kwot podlegających rozliczeniu z tytułu wydatków na gościnę.

Decydując się na zorganizowanie oficjalnego przyjęcia (spotkania), kierownik organizacji goszczącej musi wydać polecenie wysłania zaproszenia na spotkanie biznesowe, zawierające cel przybycia przedstawicieli organizacji zewnętrznej. Takim celem może być: albo negocjowanie w ramach już zawartej umowy, albo nawiązanie wzajemnej współpracy w zakresie głównych działań organizacji. Obowiązkowe jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za organizację imprezy oficjalnej.

Program spotkania biznesowego jest przekazywany do obsługi księgowej organizacji, ze wskazaniem daty, miejsca i terminu spotkania biznesowego, liczby zaproszonych osób oraz uczestników z organizacji i zaproszonych. Ponadto do działu księgowości należy przedłożyć zatwierdzony przez kierownika szacunek wydatków na gościnność, sporządzony na podstawie norm wydatkowania środków na niektóre rodzaje wydatków na rozrywkę, stosowanych w przedsiębiorstwie. Po zatwierdzeniu takiego kosztorysu, osoba rozliczająca otrzymuje pieniądze w formie zaliczki zgodnie z poleceniem wydatkowym.

Z reguły środki na wydatki rozrywkowe są wydawane pracownikom przedsiębiorstwa na podstawie raportu. W związku z tym przedsiębiorstwo musi posiadać zarządzenie od kierownika w sprawie procedury wydawania środków rozliczeniowych, które powinno zawierać listę osób, którym takie środki mogą zostać wydane. Procedurę sprawowania kontroli nad wydatkami i odpisu środków na wydatki gościnności określa również zarządzeniem dla organizacji.

Po negocjacjach, oficjalnych spotkaniach pracownik organizacji, który był odpowiedzialny za przeprowadzenie tych wydarzeń i któremu wydano środki na podstawie raportu, przekazuje działowi księgowości przedsiębiorstwa raport zaliczkowy wraz ze wszystkimi dokumentami uzupełniającymi (umowy, faktury, listy przewozowe, świadectwa odbioru wykonanej pracy, faktury, zlecenia pracy, czeki KKT, paragony sprzedaży, inne dokumenty płatnicze).

Koszty reprezentacji w okresie sprawozdawczym (podatkowym) zalicza się do pozostałych wydatków w wysokości nieprzekraczającej 4% kosztów pracy podatnika za ten okres sprawozdawczy (podatkowy).

Zgodnie z art. 255 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej koszty pracy obejmują w szczególności:

1) kwot naliczonych według stawek taryfowych, uposażeń służbowych, stawek akordowych lub jako procent od przychodu zgodnie z przyjętymi przez podatnika formami i systemami wynagradzania;

2) rozliczenia międzyokresowe o charakterze stymulującym, w tym premie za wyniki produkcyjne, premie do stawek celnych i wynagrodzeń za umiejętności zawodowe, wysokie osiągnięcia w pracy i inne podobne wskaźniki;

3) rozliczenia międzyokresowe o charakterze stymulującym i (lub) wyrównawczym, związane z trybem pracy i warunkami pracy, w tym dodatki do stawek taryfowych i wynagrodzeń za pracę nocną, pracę wielozmianową, łączenie zawodów, poszerzanie obszarów usług, pracę w trudnych, szkodliwych, szczególnie szkodliwych warunkach pracy, pracę w godzinach nadliczbowych oraz pracę w weekendy i święta, wykonywane zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej;

4) koszt mediów dostarczonych pracownikom bezpłatnie zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, żywności i produktów dostarczonych pracownikom podatnika zgodnie z procedurą bezpłatnego mieszkania ustanowioną przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej (kwota rekompensaty pieniężnej za brak zapewnienia bezpłatnego mieszkania, mediów i innych podobnych usług);

5) wydatki na zakup (produkcję) mundurów i mundurów (w części kosztów nierekompensowanych przez pracowników) wydawanych zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej pracownikom bezpłatnie lub sprzedawanych pracownikom po obniżonych cenach, które pozostają do osobistego stałego użytku pracowników. W tej samej kolejności uwzględnia się wydatki na zakup lub produkcję mundurów i obuwia przez organizację, które wskazują, że pracownicy należą do tej organizacji;

6) wysokość średnich zarobków naliczonych pracownikom, przechowywanych przez czas wykonywania przez nich obowiązków państwowych i (lub) publicznych oraz w innych przypadkach przewidzianych przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej dotyczące pracy;

7) koszty wynagrodzeń zaoszczędzonych przez pracowników podczas urlopu przewidzianego przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej, rzeczywiste wydatki na pokrycie kosztów podróży pracowników i osób pozostających na ich utrzymaniu do miejsca korzystania z wakacji na terytorium Federacji Rosyjskiej iz powrotem (w tym koszty transportu bagażu dla pracowników organizacji znajdujących się w regionach Dalekiej Północy i obszarach im równoważnych) w sposób określony przez obowiązujące przepisy - dla organizacji finansowanych z odpowiednich budżetów i w sposób określony przez pracodawcę - dla innych organizacji dopłata jest osób niebędących osobami dorosłymi za obniżony wymiar czasu pracy, koszty opłacania przerw w pracy matek na karmienie dziecka, a także koszty opłacania czasu związanego z przejściem badań lekarskich;

8) rekompensata pieniężna za niewykorzystany urlop zgodnie z prawem pracy Federacji Rosyjskiej;

9) rozliczenia międzyokresowe kosztów pracowników zwolnionych w związku z reorganizacją lub likwidacją podatnika, zmniejszeniem liczby lub stanu osobowego pracowników podatnika;

10) ryczałtowe wynagrodzenie za staż pracy (premie za staż pracy w specjalności) zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej;

11) dodatki z tytułu regionalnej regulacji wynagrodzeń, w tym rozliczenia międzyokresowe według współczynników regionalnych oraz współczynników za pracę w trudnych warunkach przyrodniczych i klimatycznych;

12) dodatki za stałą praktykę zawodową w regionach Dalekiej Północy i obszarach równoważnych, w regionach północnej Europy i innych regionach o trudnych warunkach naturalnych i klimatycznych;

12.1) koszt podróży według rzeczywistych wydatków i koszt przewozu bagażu w wysokości nie większej niż 5 ton na rodzinę według rzeczywistych wydatków, ale nie wyższej niż taryfy przewidziane za transport koleją do pracownika organizacji znajdującej się w regionach Dalekiej Północy i obszarach im równoważnych (w przypadku braku kolei wydatki te są akceptowane w wysokości minimalnej opłaty za transport lotniczy) oraz członkom jego rodziny w przypadku przeprowadzki do nowego miejsca zamieszkania w innej miejscowości z powodu rozwiązania umów o pracę z pracownikiem na dowolny powodu, w tym w przypadku jego śmierci, z wyjątkiem zwolnienia za winy;

13) koszty wynagrodzenia, prowadzonego zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej za okres wakacji szkolnych udzielonych pracownikom podatnika, a także koszty podróży do iz miejsca nauki;

14) koszty pracy za czas przymusowej nieobecności lub czas wykonywania pracy nisko płatnej w przypadkach przewidzianych przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej;

15) utraciła ważność;

16) kwoty wpłat (składek) pracodawców z tytułu obowiązkowych umów ubezpieczeniowych, kwoty wpłat pracodawców zgodnie z ustawą federalną „O dodatkowych składkach ubezpieczeniowych do kapitałowej części emerytur pracowniczych i wsparciu państwa na tworzenie oszczędności emerytalnych”, a także kwoty wpłat (składek) pracodawców z tytułu dobrowolnych umów ubezpieczenia (umowy o niepaństwowym systemie emerytalnym) zawartych na rzecz pracowników z organizacjami ubezpieczeniowymi (niepaństwowymi funduszami emerytalnymi), które posiadają licencje wydane zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, na prowadzenie odpowiednich rodzajów działalności w Federacji Rosyjskiej.

17) kwoty naliczone w wysokości stawki taryfowej lub wynagrodzenia (przy wykonywaniu pracy w systemie rotacyjnym), przewidzianych w układach zbiorowych, za dni kalendarzowe przebywania w drodze z siedziby organizacji (punktu zbiorczego) do miejsca pracy i z powrotem, przewidziane w systemie pracy zmianowej, a także za dni opóźnienia pracowników w drodze z powodu warunków meteorologicznych;

18) kwoty naliczone za pracę wykonywaną przez osoby zatrudnione do pracy na rzecz podatnika na podstawie specjalnych umów o świadczenie pracy z organizacjami państwowymi;

19) w przypadkach przewidzianych przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej, rozliczenia międzyokresowe w głównym miejscu pracy dla pracowników, kierowników lub specjalistów podatnika podczas ich szkolenia z przerwą w pracy w systemie zaawansowanego szkolenia lub przekwalifikowania personelu;

20) koszty pracy pracowników dawców za dni badania, oddania krwi i wypoczynku zapewnionego po każdym dniu oddania krwi;

21) kosztów wynagrodzeń pracowników niebędących pracownikami organizacji podatników za wykonywanie przez nich pracy na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych (w tym umów o pracę), z wyjątkiem wynagrodzeń na podstawie umów cywilnoprawnych zawartych z indywidualnymi przedsiębiorcami;

22) rozliczenia międzyokresowe przewidziane przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej dla personelu wojskowego pełniącego służbę w państwowych przedsiębiorstwach jednolitych oraz w organizacjach budowlanych federalnych organów wykonawczych, w których służba wojskowa jest przewidziana przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej, oraz dla personelu prywatnego i dowódczego organów spraw wewnętrznych, Państwowej Straży Pożarnej, przewidziane przez ustawy federalne, ustawy o statusie personelu wojskowego oraz o instytucjach i organach wykonujących kary karne w postaci pozbawienia wolności;

23) dopłaty dla osób niepełnosprawnych przewidziane przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej;

24) wydatki w formie odliczeń do rezerwy na zbliżającą się wypłatę urlopów pracownikom i (lub) do rezerwy na wypłatę rocznego wynagrodzenia za staż pracy, przeprowadzane zgodnie z art. 324 ust. 1 niniejszego Kodeksu;

24.1) wydatki na zwrot wydatków pracowników na spłatę odsetek od pożyczek (kredytów) na nabycie i (lub) budowę lokali mieszkalnych. Wydatki te dla celów podatkowych ujmowane są w wysokości nieprzekraczającej 3 procent kwoty kosztów pracy;

25) inne rodzaje wydatków poniesionych na rzecz pracownika, przewidziane umową o pracę i (lub) układem zbiorowym pracy. 3

Wydatki na hotelarstwo nadal są jednymi z najbardziej kontrowersyjnych. Taki jest ich charakter prawny. Co ich dotyczy? W jaki sposób są standaryzowane? Pomożemy zmniejszyć ryzyko podatkowe, podpowiemy, jak złożyć wniosek w 2019 roku i udostępnimy przykładowe księgowanie.

Wydarzenia

Koszty reprezentacji obejmują koszty oficjalnego przyjęcia i obsługi przedstawicieli innych organizacji lub członków zarządu, właścicieli firm.

Przy opodatkowaniu można uwzględnić wydatki reprezentacyjne. Dokumentacja w 2019 roku jest jednak nadal koniecznością. Ta kategoria obejmuje koszty następujących czynności:

1. Negocjacje z partnerami firmy lub klientami. Dotyczy to również kontrahentów – potencjalnych lub aktualnie współpracujących ze spółką.
2. Spotkania najwyższych organów kierowniczych organizacji – zarządu, przewodniczących zarządu, rady nadzorczej.

Ogólnie przyjęte dopuszczalne koszty

Przy dokonywaniu wydatków związanych z gościnnością dokumentacja jest konieczna tylko w przypadku wydatków urzędowych, które obejmują:

1. Organizowanie oficjalnych przyjęć, spotkań i spotkań (uwzględniane są śniadania, obiady i inne podobne wydatki), odbywających się zarówno na terenie organizacji, jak i poza nią (restauracje, hotele). Ta kategoria obejmuje wydatki na napoje alkoholowe.
2. Koszty transportu gości na i z miejsca imprezy.
3. Usługi i koszty w formie bufetu.
4. Zapłata za pracę tłumaczy, którzy nie są pracownikami firmy.

Zatrzymaj koszty

Przy opodatkowaniu nie można uwzględnić następujących pozycji wydatków:

1. Wszelkie zajęcia rozrywkowe (wycieczki, kręgle, bilard itp.) i rekreacyjne (baseny, sale fitness, sauny) dla pracowników i klientów, partnerów biznesowych.
2. Koszty zakwaterowania i podróży dla osób przyjeżdżających z innych miejscowości.
3. Pozyskanie upominków, upominków, nagród i dyplomów wręczanych uczestnikom.

Dokumentacja 2019

Konkretna lista dokumentów, które należy wykorzystać do potwierdzenia wydatków na gościnę, nie jest ustalona w art. 264 ust. 2 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej. Jednak każdy fakt z życia gospodarczego musi być sformalizowany za pomocą podstawowych dokumentów księgowych. Jednocześnie muszą zawierać wszystkie obowiązkowe dane wymienione w części 2 art. 9 ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ (część 1 art. 9 ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ, art. 313 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Aby potwierdzić wydatki związane z gościnnością, do celów podatkowych konieczna jest rejestracja podstawowych dokumentów księgowych. Obejmuje to wszystkie faktury i akty. Ponadto konieczne jest sporządzenie raportu z przeszłego wydarzenia, który jest zatwierdzany przez szefa firmy. Sprawozdanie zawiera następujące punkty:

1. Miejsce i data wydarzenia.
2. Program, w ramach którego odbywała się impreza.
3. Pełny skład uczestników ze strony prowadzących i zaproszonych.
4. Koszt imprezy.

Podczas przetwarzania wydatków gościnności konieczne jest wskazanie w dokumencie, czy w procesie zostały zawarte transakcje z partnerami. Taki dokument będzie służył jako potwierdzenie faktu, że wszystkie koszty były związane z organizacją imprezy reprezentatywnej.

Zanim wystawisz wydatki gościnności, składające się z powyższych raportów, warto zadbać o dwa dodatkowe dokumenty:

1. Rozkaz zorganizowania imprezy reprezentacyjnej, podpisany przez kierownika. Powinien jasno odzwierciedlać cel wydarzenia, które spowodowało takie koszty, a także listę pracowników firmy, którzy wezmą w nim udział.
2. Kosztorys potwierdzony własnoręcznym podpisem kierownika.

Przedstawione przykłady pokazują, jak prawidłowo rozplanować wydatki gościnności. Mogą być używane w dowolnym przedsiębiorstwie w Federacji Rosyjskiej.

Koszty reprezentacji w podróży służbowej

Do wydatków reprezentatywnych pracownika oddelegowanego zalicza się następujące wydatki:

• do oficjalnego przyjmowania i (lub) obsługi (w tym obsługi w formie bufetu) przedstawicieli innych organizacji, a także urzędników samej organizacji;
• za wsparcie transportowe dowozu na miejsce imprezy reprezentacyjnej i (lub) posiedzenia organu zarządzającego iz powrotem;
• opłacać usługi tłumaczy (niebędących pracownikami organizacji) podczas imprez reprezentacyjnych.
  Koszty gościnności nie obejmują wydatków na organizację rozrywki, rekreacji, profilaktykę lub leczenie chorób.

Takie zasady są określone w art. 264 ust. 2 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.

Reprezentacja dotyczy wydatków przeznaczonych na realizację przyjęć przyszłych partnerów biznesowych. Ich lista jest ograniczona przez kodeks pracy, pieniądze są wydawane tylko dla określonego kręgu osób zapisanych w zarządzeniu o osobach odpowiedzialnych. Procedura negocjacji i wydawania reprezentatywnych pieniędzy jest określona w zamówieniu, którego wzór można pobrać poniżej.

Lista wydatków na gościnę jest wskazana w Ordynacji podatkowej (klauzula 2 artykułu 264):

• opłacenie przyjęć biznesowych, spotkań w kompleksach hotelowych i restauracyjnych lub spotkań z partnerami na terenie przedsiębiorstwa (np. śniadania i obiady);
• wydatki na napoje mocne, alkoholowe i bufet;
• koszt transportu gości do miejsca docelowego;
• wynagrodzenie za pracę tłumacza spoza zespołu firmy.

Koszty te pozwalają spółce stosującej powszechny system podatkowy działać na rzecz obniżenia podstawy opodatkowania w ustalonym limicie – 4% kosztów wynagrodzeń spółki. Aby móc odpisać te wydatki, konieczne jest sporządzenie dyspozycji wydatków na gościnę.

Wydatki na wynajem sali konferencyjnej lub bankietowej, imprezy rozrywkowe (kręgielnia, sauna, wycieczki), leczenie chorób, zorganizowanie jubileuszu pracowniczego, dekorowanie świąt, zakup pamiątek, upominków i nagród nie mogą pomniejszać podstawy wymiaru podatku dochodowego.

Głównym dokumentem jest zamówienie na wydatki rozrywkowe, poświadczające fakt ich realizacji i ważności.

Kolejność może wyglądać tak:

Jak napisać zamówienie na wydatki rozrywkowe w 2017 roku

Każda organizacja ma prawo samodzielnie opracować formularz zamówienia.

Ten dokument zawiera informacje:

• nazwa podmiotu gospodarczego;
• tytuł zamówienia (o negocjacjach, lunch biznesowy) oraz jego numer seryjny;
• datę sporządzenia dokumentu i lokalizację przedmiotu;
• cel wydarzenia (podtrzymanie komunikacji biznesowej, zwiększenie sprzedaży);
• wyznaczenie specjalistów odpowiedzialnych za wykonanie tej procedury, ze wskazaniem konkretnych zadań dla każdego pracownika;
• data i godzina zdarzenia;
• wyliczanie zaplanowanych momentów pracy;
• powołanie osoby odpowiedzialnej za przygotowanie kosztorysu i kontrolę realizacji zamówienia oraz późniejsze sporządzenie raportu z podjętych działań;
• instrukcje dla księgowego dotyczące wydania wymaganej kwoty;
• wiza kierownika przedmiotu i specjalistów wskazanych w dokumencie.

W formie załączników do zamówienia można skorzystać z programu imprezy oraz kosztorysu gościnności.

Program odzwierciedla wszystkie zaplanowane etapy, wskazując konkretną godzinę i dzień oficjalnego przyjęcia.

Kosztorys podpisywany jest dla każdej pozycji kosztowej z osobna: transport, obsługa bankietowa, kwiaty, pamiątki. Oba dokumenty muszą być zatwierdzone przez dyrektora firmy.

Po zatwierdzeniu przez pracodawcę wysokości wydatków pracownik wskazany w zleceniu otrzymuje pieniądze na podstawie protokołu z kasy zakładowej. W dowolnej formie do dyrektora jest pisany wniosek wskazujący kwotę pieniędzy i termin jej wydania.

Sporządzanie wyników spotkania biznesowego

Po zakończeniu negocjacji biznesowych pracownik odpowiedzialny za ich prowadzenie i kontrolę negocjacji w imieniu kierownika przedsiębiorstwa sporządza sprawozdanie z wykonanych zadań i osiągniętych wyników. Na przykład odzwierciedlają podpisanie nowej umowy dostawy, zwiększenie asortymentu towarów w ramach już zawartej umowy.

Raport rejestruje również obecność salda środków z przyznanej kwoty lub jego brak, dodatkowe wydatki.

Następnie sporządzany jest akt odpisania wydatków (reprezentacja), w którym wskazana jest dokładna kwota poniesionych wydatków, co musi być potwierdzone odpowiednimi fakturami, umowami, czekami. Formularz podpisują dyrektor przedsiębiorstwa i główny księgowy.

Uznanie kosztów za reprezentatywne dla przepisów podatkowych nie zależy od wyniku negocjacji (czy cel zawarcia nowej umowy został osiągnięty), najważniejsze jest to, aby cała pierwotna dokumentacja była zgodna z normami art. 9 nr 402-FZ. W przeciwnym razie wydatki nie zostaną zakwalifikowane jako reprezentatywne i automatycznie wpadną do podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Przykładowy projekt

Przykładowe zamówienie na wydatki gościnne 2017 - pobierz.

Dokumentacja wydatków na gościnę

Aby rozwijać biznes, poszerzać obopólnie korzystną współpracę z partnerami i klientami oraz zawierać nowe i nowe kontrakty, firma musi organizować różne wydarzenia. Często dotykają większości pracowników. Zazwyczaj kierownik powierza organizację spotkań i bankietów sekretariatowi, ale takie szczęście zdarza się czasem działowi personalnemu. Oznacza to, że oficer personalny będzie musiał sporządzić plan działania i kosztorys. Jeśli lider zatwierdzi plan, można rozpocząć przygotowania do spotkania. Ale najważniejszy sprawdzian czeka pracownika kadrowego nie w trakcie imprezy, ale po zakończeniu zabawy.

Faktem jest, że to na organizatorze spoczywa ciężar zebrania i przygotowania dokumentów na imprezę firmową. Umiejętność uwzględnienia kosztów będzie zależała od tego, jak kompetentnie sobie z tym poradzi. Przypomnijmy, że koszty takich wydarzeń są powszechnie określane jako wydatki gościnności.

Jest jeden palący problem związany z wydatkami na rozrywkę. Aby je odpisać, koszty muszą być ekonomicznie uzasadnione i udokumentowane, w przeciwnym razie kontrolerzy państwowi mogą znaleźć błąd w pierwszej kontroli.

Jednak w tej chwili nie została prawnie zatwierdzona specyficzna lista dokumentów, które należy wystawić, aby uwzględnić wydatki na gościnę w całkowitych kosztach. Dlatego organizacje muszą samodzielnie określić procedurę ich dokumentacji i kontroli. Autor opowie, jak dokumentować wydatki hotelarskie i jakie są cechy ich księgowania.

Rozsądne zasady

Zgodnie z ust. 1 art. 252 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej wydatki są ekonomicznie uzasadnione i udokumentowane wydatki poniesione przez organizację. Przez udokumentowane wydatki rozumie się wydatki poświadczone dokumentami sporządzonymi zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.

Dlatego pracownik personelu powinien zwrócić szczególną uwagę na wykonanie dokumentów dotyczących wydatków na gościnę. Mowa tu zarówno o wewnętrznych dokumentach administracyjnych, jak i zewnętrznych dokumentach pierwotnych (faktury, listy przewozowe, akty, dowody sprzedaży itp.).

Ponieważ nie ma określonej listy dokumentów, które należy sporządzić, aby uwzględnić wydatki gościnności w całkowitych kosztach, firma może samodzielnie określić procedurę wydatkowania środków z tej pozycji, ich dokumentację i kontrolę.

Z jednej strony to prawdziwa zaleta.

W końcu organizacja może odzwierciedlić takie wydatki w dowolnej formie, a następnie odpisać. Z drugiej strony taka „arbitralność” daje pole do zastrzeżeń ze strony kontrolerów państwowych. Jakimi zatem dokumentami należy potwierdzać reprezentatywne wydarzenia?

Dokumentacja wewnętrzna

Wydatki reprezentacyjne dokumentowane są następującymi wewnętrznymi dokumentami organizacyjno-administracyjnymi:

1. Zarządzenie szefa organizacji w sprawie realizacji wydatków na określone cele.
2. Program wydarzeń, skład delegacji, wskazanie stanowisk zaproszonych.
3. Lista przedstawicieli organizacji biorących udział w negocjacjach lub zebraniach organu zarządzającego.
4. Lista urzędników organizacji, którzy mają prawo do otrzymywania środków w ramach raportu na organizację imprez reprezentacyjnych.
5. Procedura wydawania środków na imprezy reprezentacyjne w ramach raportu.
6. Koszty reprezentacji. Należy wskazać szacunkową kwotę wydatków w podziale na poszczególne pozycje wydatków. Ponadto konieczne jest ustalenie osoby, która będzie odpowiedzialna za przyjęcie delegacji i pokrycie wszystkich poniesionych wydatków.
7. Ustawa (raport) o realizacji wydatków gościnności. Dokument ten musi być podpisany przez kierownika organizacji. Powinien wskazywać wysokość faktycznie poniesionych wydatków na reprezentację, a także linki do dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.
8. Raport wydanych pamiątek lub próbek gotowych produktów wskazujący co, komu iw jakiej ilości zostało przekazane.
9. Menu zatwierdzone przez dyrektora stołówki, jeżeli obiad zapewniała stołówka przedsiębiorstwa. Obliczenia należy wykonać bez znaczników.
10. Protokół zaliczkowy wraz z załączeniem oryginałów odpowiednich dokumentów pierwotnych: czeki KKM i paragony sprzedaży ze szczegółowym zestawieniem rodzaju i ilości pozycji inwentarzowych, faktury z restauracji, listy przewozowe, faktury, akty handlowe, kupna itp.

Pracownik personalny sporządza wymienione powyżej dokumenty na konkretne wydarzenie, które miał zorganizować. Wszystkie, z wyjątkiem raportu zaliczkowego, muszą zawierać obowiązkowe dane, o których mowa w art. 9 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. N 129-FZ „O rachunkowości”. Przypomnij sobie te szczegóły:

• nazwa dokumentu;
• Data przygotowania;
• nazwa organizacji, która skompilowała dokument;
• treść transakcji biznesowej;
• mierniki transakcji biznesowych w ujęciu fizycznym i pieniężnym;
• nazwiska urzędników odpowiedzialnych za transakcję biznesową i poprawność jej wykonania;
• własnoręczne podpisy tych osób.

Ponadto dokumenty te muszą zawierać następujące informacje:

• data spotkania biznesowego lub przyjęcia;
• miejsce wydarzenia;
• program wydarzeń;
• skład uczestników z organizacji i przedstawicieli innej organizacji;
• cel imprezy;
• wysokość przewidywanych wydatków.

Zdaniem organów podatkowych, jeśli organizacja posiada wszystkie wymienione powyżej dokumenty potwierdzające, to koszty spotkania z organizacją partnera biznesowego mogą zostać zaliczone do wydatków reprezentacyjnych dla celów rozliczenia podatkowego, nawet jeśli ustawa nie wskazuje nazwisk, imion i patronimów obecnych przedstawicieli organizacji partnerskiej.

Dlatego też oficer personalny musi starannie przygotować dokumenty zgodnie z powyższymi wymaganiami, aby księgowy, który się nimi następnie zajmie, nie miał problemów z przyporządkowaniem kosztów do wydatków reprezentacyjnych.

Odniesienie. Cel oficjalnych przyjęć należy dostosować do brzmienia podanego w ust. 2 art. 264 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.

Fragment dokumentu. Ustęp 2 art. 264 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej

Koszty reprezentacji obejmują wydatki podatnika na oficjalne przyjęcie i (lub) obsługę przedstawicieli innych organizacji uczestniczących w negocjacjach w celu nawiązania i (lub) utrzymania wzajemnej współpracy, a także uczestników, którzy przybyli na posiedzenia zarządu (zarządu) lub innego organu podatnika, niezależnie od miejsca, w którym odbywają się te wydarzenia. Koszty reprezentacji obejmują wydatki na zorganizowanie oficjalnego przyjęcia (śniadania, obiadu lub innego podobnego wydarzenia) dla tych osób, a także przedstawicieli organizacji podatnika uczestniczących w negocjacjach, wsparcie transportu tych osób na miejsce imprezy reprezentacyjnej i (lub) posiedzenia organu zarządzającego i z powrotem, obsługę bufetową podczas negocjacji, wynagrodzenie za usługi tłumaczy ustnych, którzy nie są pracownikami podatnika, w celu zapewnienia tłumaczeń podczas imprez reprezentacyjnych.

Koszty gościnności nie obejmują wydatków na organizację rozrywki, rekreacji, profilaktykę lub leczenie chorób.

Na przykład cele oficjalnego odbioru mogą być następujące:

1. Omówienie zagadnień dotyczących korygowania braków w pracy w ramach istniejących kontraktów.
2. Omówienie kwestii finansowania prac w ramach istniejących kontraktów lub zwiększenia kwoty dofinansowania w ramach tych kontraktów.
3. Omówienie kwestii zawierania nowych umów.
4. Omówienie technicznych aspektów istniejących i proponowanych umów (warunki techniczne itp.).

Zaleca się, aby te sformułowania jako standard, jak również inne techniczne aspekty spotkania, znalazły odzwierciedlenie we wszystkich dokumentach wewnętrznych organizacji: w poleceniu zorganizowania oficjalnego przyjęcia, w programie spotkania, w protokole z negocjacji.

Konieczne jest, aby oficer personalny zaangażowany w organizację imprezy uzgodnił z zaproszonymi kontrahentami sformułowanie „negocjacje” w podstawowych dokumentach dotyczących wydatków na rozrywkę, które otrzyma od nich firma organizująca.

Aby księgowy mógł następnie uwzględnić wydatki na rozrywkę w kosztach zwykłych czynności, oficer personalny musi zadbać o to, aby można było prześledzić związek między oficjalnym przyjęciem a działalnością przedsiębiorstwa. Można to potwierdzić:

• zawarte umowy;
• podpisane umowy, protokoły intencyjne;
• korespondencja biznesowa.

Wynikiem posiedzenia rady, walnego zgromadzenia wspólników, zarządu musi być podjęcie uchwały lub protokół.

Często księgowi mają pytanie, w jakiej wysokości można uwzględnić wydatki reprezentacyjne, jeśli rzeczywiste koszty różnią się od planowanych?

Stanowisko organów podatkowych w tej sprawie jest następujące. Jeżeli rzeczywiste koszty są niższe niż te przewidziane w programie, wówczas koszty rzeczywiste mogą zostać uwzględnione w kosztach. Ale jeśli rzeczywiste wydatki przekroczą planowane wydatki, to zysk można zmniejszyć tylko o kwotę planowanych wydatków.

Naszym zdaniem takie stanowisko nie jest prawidłowe.

Zgodnie z paragrafem 42 art. 270 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej, nie więcej niż 4 procent kosztów wynagrodzeń za okres podatkowy (raportowy), w którym poniesiono wydatki na rozrywkę, można przeznaczyć na wydatki na rozrywkę. Dlatego zaliczenie wydatków do wydatków na reprezentację uzależnione jest od przestrzegania tego limitu. Kodeks podatkowy nie przewiduje innych ograniczeń.

Oznacza to, że pracownik musi budżetować wydatki gościnności w taki sposób, aby planowane wydatki były wyższe niż organizacja chciałaby przeznaczyć na spotkania biznesowe. W takim przypadku firma na pewno pokryje ustaloną wcześniej kwotę wydatków gościnnych.

Dokumenty źródłowe

Po imprezach reprezentacyjnych oficer personalny – organizator musi zebrać wszystkie dokumenty potwierdzające poniesione przez firmę koszty na oficjalne przyjęcie.

1. Koszty związane z organizacją oficjalnego przyjęcia (śniadania, lunchu lub innego podobnego wydarzenia) przedstawicieli (uczestników).

Nabycie produktów przez osoby odpowiedzialne podczas oficjalnego odbioru jest rozliczane zgodnie z raportem zaliczkowym.

Produkty te są odpisywane na podstawie:

• listy przewozowe standardowego ujednoliconego formularza N TORG-12;
• listy przewozowe do ruchu wewnętrznego, przemieszczania towarów, kontenerów o standardowym ujednoliconym formularzu N TORG-13.

Odpis innych aktywów materialnych, na przykład pamiątek, jest sporządzany na podstawie listu przewozowego wymagań standardowego ujednoliconego formularza N M-11, zatwierdzonego dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 30 października 1997 r. N 71a.

1. Transport uczestników przyjęcia.

Jednym z rodzajów wydatków na rozrywkę jest transport gości podczas negocjacji (z lotniska do hotelu, z hotelu do miejsca negocjacji iz powrotem) (klauzula 2, art. 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej).

Transport delegacji może być realizowany przez wyspecjalizowaną organizację, z którą strona przyjmująca musi zawrzeć stosowną umowę. Po wykonaniu usługi przewozu odbiorca musi otrzymać:

• dwustronna ustawa o świadczeniu usług przewozowych, podpisana przez klienta i zleceniobiorcę;
• rachunek do płatności za usługi transportowe;
• faktura na kwotę wykonanej usługi transportowej;
• listy przewozowe pojazdów wykonujących usługi przewozowe.

W przypadku usług transportowych odbiorca może skorzystać z własnego transportu. W takim przypadku dokumentami potwierdzającymi fakt poniesienia kosztów reprezentacyjnych będą:

• listy przewozowe pojazdów biorących udział w tym zdarzeniu;
• zaliczki kierowców na zakup paliw i smarów z zastosowaniem czeków na stacje paliw.

1. Obsługa bufetowa podczas negocjacji i wydarzeń z programu kulturalnego.

Serwis bufetowy obejmuje co do zasady proponowanie uczestnikom podczas krótkich przerw w negocjacjach herbaty, kawy, wody mineralnej, soków itp.

Koszty obsługi bufetowej wydawane są:

• konta;
• umowy o świadczenie usług;
• zamówienia-konta standardowego ujednoliconego formularza nr OP-20, zaświadczenia o dostawie żywności przelewem bankowym standardowego ujednoliconego formularza nr OP-22, które zostały zatwierdzone dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 25 grudnia 1998 r. N 132.

1. Opłata za usługi tłumaczy, którzy nie są pracownikami organizacji.

Koszty te potwierdza umowa oraz akt przyjęcia i przekazania usług.

1. Zwiedzanie imprez kulturalnych i rozrywkowych.

Wizytę na imprezach kulturalno-rozrywkowych można potwierdzić fakturą za zakup biletów wstępu.

Przykład 1.

Akceptuję
CEO
LLC "Oranta-M"
Pietrow
——— P.P. Pietrow
(podpis)
11.01.2007
——————
(Data zatwierdzenia)

Akt odpisania wydatków na gościnę na oficjalne przyjęcie przedstawicieli CJSC „Fast Wind” 05.01.2007

Odpowiedzialny Fiedosow
za zorganizowanie imprezy ————- F.F. Fiedosow
(podpis)
Iwanow
Dyrektor ds. Zasobów Ludzkich ————- I.I.

Iwanow
(podpis)
Kozyriew
Główny Księgowy ————- K.K. Kozyriew
(podpis)

Czy wskazówki mogą być brane pod uwagę?

Inny ciekawy problem pojawia się podczas organizacji imprezy poza murami organizacji – rozliczanie napiwków. Nie jest tajemnicą, że oprócz obiadu czy kolacji w restauracji, gospodarz przyjęcia, zgodnie z ogólnie przyjętymi normami etykiety, musi dać napiwek kelnerowi. Oczywiście w tym przypadku pracownik nie może przedstawić żadnych dokumentów potwierdzających, ponieważ kwota napiwku nie jest wliczona w rachunek i nie stanowi zapłaty za usługi restauracyjne.

Jeśli mówimy o pracowniku, który reprezentuje interesy firmy podczas spotkania biznesowego, organizacja może zrekompensować jego wydatki na napiwki kelnerowi na podstawie jego wniosku i zarządzenia szefa organizacji.

Powstaje pytanie, jak rozliczać takie koszty? Ponieważ kwota odszkodowania jest wliczona w dochód pracownika podlegający opodatkowaniu, wskazane jest zwiększenie kwoty napiwków o kwotę podatku dochodowego od osób fizycznych, który zostanie potrącony pracownikowi. Aby to zrobić, kwotę napiwku należy podzielić przez 87 procent. W takim przypadku pracownik nic nie straci.

Jeśli mówimy o wypłacaniu napiwków z firmowej kieszeni, to skoro ich wysokość nie jest udokumentowana, to kosztów tych nie można zaliczyć do kosztów gościnności.

Przykład 2. Pracownik CJSC „Roza” spotyka się z partnerami biznesowymi. Oficjalne przyjęcie zorganizowano w restauracji. Po kolacji biznesowej pracownik dał kelnerowi napiwek w wysokości 500 rubli.

Na podstawie wniosku pracownika i zarządzenia szefa Roza CJSC organizacja zrekompensowała mu koszt napiwków, uwzględniając podatek dochodowy od osób fizycznych, w wysokości:

500 rub. : 87% \u003d 500: 0,87 \u003d 574,71 rubla.

Spółka klasyfikuje te wydatki jako pozostałe koszty.

* * *

Jest więc wiele palących problemów związanych z wydatkami na rozrywkę i ich odzwierciedleniem w dokumentacji firmy. Ale możesz wziąć powyższą kolejność jako podstawę. Jeśli audytorzy przyjdą z audytem, ​​procedurę tę można wyjaśnić, odwołując się do wewnętrznych dokumentów firmy - statutu, regulaminu pracy w firmie itp. Bardzo ważne jest, aby nie zapomnieć: lepiej „naprawić” każdą procedurę dokumentowania wydatków na gościnę na papierze. Wtedy organizacja i prowadzenie imprez firmowych nie będzie przyprawiać o ból głowy ani Ciebie, ani Twojego księgowego.

KA Lieberman

Konsultant HR

Jak złożyć zamówienie na wydatki reprezentacyjne

Koszty reprezentacji to wydatki osoby odpowiedzialnej w interesie spółki, wymienione w ustępie 2 artykułu 264 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej. Do ich wytworzenia niezbędne jest wystawienie zlecenia, w którym wskażemy kwotę do wydania, a także informację o kierunku wydatków reprezentacyjnych. Przykładowe zamówienie można pobrać poniżej.

Koszty reprezentacyjne obejmują koszty osoby odpowiedzialnej za zorganizowanie różnego rodzaju imprez, spotkań partnerów, rozmów biznesowych, organizację zakwaterowania gości firmowych, ich wyżywienia (np.

Środki na prowadzenie takiej działalności wydawane są w formie raportu przedstawicielowi firmy na podstawie jego oświadczenia uzasadniającego wydatki. Po uzgodnieniu wniosku z kierownikiem i potwierdzeniu braku zadłużenia z tytułu wcześniej wystawionych zaliczek, osoba rozliczająca może otrzymać środki na wydatki związane z gościnnością.

Firma może ustalić normy takich wydatków na nadchodzący rok, ograniczając wysokość wydatków do norm dla różnych rodzajów wydatków hotelarskich. Zlecenie może zostać wydane w związku z konkretnym wydarzeniem, które firma potrzebuje zorganizować, np. zlecenie zorganizowania negocjacji.

Jak ubiegać się o zwrot kosztów reprezentacji

Jeżeli zamówienie jest sporządzone dla całego przedsiębiorstwa na rok w celu ustalenia norm wydatków na gościnę, wówczas wydaje się polecenie ustalenia tych norm w określonej kwocie - następnie podaje się listę wydatków wskazującą wydatki w rublach na osobę dziennie.

W takim zarządzeniu wyznacza się osobę odpowiedzialną za wykonanie i kontrolę. Taki dokument sporządzany jest na początku roku, na który sporządzany jest szacunek.

Pobierz przykładowe zamówienie na wydatki reprezentacyjne za 2018 rok - link.

Jeżeli zamówienie jest wydawane w związku z konkretnym wydarzeniem - negocjacjami, spotkaniem, lunchem biznesowym itp., wówczas wskazany jest odpowiedni nagłówek, krótko opisujący istotę treści.

1. Zorganizować określoną imprezę – wskazana jest informacja o planowanej imprezie, terminie i miejscu jej przeprowadzenia oraz wykaz osób, które mają obowiązek przygotować tę imprezę, to właśnie tym osobom otrzymują środki na pokrycie kosztów gościnności związanych z określoną imprezą;
2. Informacja o programie imprezy, którym powinny kierować wyznaczone osoby;
3. Ponieść koszty gościnności, biorąc pod uwagę kosztorys sporządzony dla tego wydarzenia;
4. Przygotowanie przez osoby odpowiedzialne dokumentacji dotyczącej zdarzenia i wydanych środków - zwykle na przygotowanie raportów, aktu obciążenia pieniędzy i innych dokumentów przeznacza się okres nie dłuższy niż trzy dni;
5. Odpisuj wydatki gościnności na podstawie dokumentów przedłożonych przez osoby odpowiedzialne w księgowości, zlecenie to jest zwykle przekazywane głównemu księgowemu;
6. Wyznacz osobę odpowiedzialną za monitorowanie realizacji zamówienia.

Taki formularz administracyjny zatwierdza kierownik, po czym wszystkie wymienione w nim osoby odpowiedzialne zapoznają się z nim za podpisem.

Pobierz próbkę

Przykładowe zamówienie do negocjacji - pobierz.

„Instytucje publiczne: audyty i audyty działalności finansowej i gospodarczej”, 2010, N 9

Wydatki reprezentacyjne. Jak uniknąć błędów w ich odbiciu?

Życie finansowe i gospodarcze instytucji budżetowych jest niemożliwe bez wydatków reprezentacyjnych. Omówienie ewentualnej umowy z potencjalnymi partnerami podczas biznesowego lunchu, częstowanie gościnnej delegacji herbatą, kawą, słodyczami – wszystkie te techniki pozwalają zwiększyć efektywność negocjacji. Jak prawidłowo odzwierciedlić wydatki gościnności w księgowości i rachunkowości podatkowej oraz uniknąć skarg organów regulacyjnych? Odpowiedzi na to pytanie dowiesz się z naszego artykułu.

Wydatki reprezentacyjne: zdefiniuj pojęcie

Aby uniknąć błędów podczas rejestrowania wydatków gościnności, należy jasno zrozumieć, jakie koszty można przypisać do tej pozycji wydatków. Trafność definicji tego pojęcia wynika w dużej mierze z faktu, że menedżerowie nadają mu znacznie większe znaczenie, niż sugeruje to obowiązujące prawodawstwo.

Zacznijmy od tego, że w przepisach budżetowych nie ma definicji wydatków na rozrywkę, dlatego zwrócimy się do Ordynacji podatkowej w celu uzyskania odpowiednich wyjaśnień.

Akapit 22 ust. 1 art. 264 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej obejmuje wydatki na gościnę związane z oficjalnym przyjęciem i utrzymaniem przedstawicieli innych organizacji uczestniczących w negocjacjach w celu nawiązania i utrzymania współpracy.

Notatka. Reprezentatywne ustawodawstwo podatkowe obejmuje wydatki związane z oficjalnym przyjęciem i utrzymaniem przedstawicieli innych organizacji uczestniczących w negocjacjach w celu nawiązania i utrzymania współpracy.

Jednak pełniejszą i bardziej szczegółową definicję podaje ust. 2 art. 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej: w tym przypadku koszty gościnności obejmują wydatki organizacji na oficjalne przyjęcie i (lub) obsługę przedstawicieli innych organizacji uczestniczących w negocjacjach w celu nawiązania i (lub) utrzymania wzajemnej współpracy, a także uczestników, którzy przybyli na posiedzenie zarządu (zarządu) lub innego organu podatnika, niezależnie od miejsca tych wydarzeń.

Także ustęp 2 art. 264 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej zawiera, w miarę możliwości, szczegółową listę wydatków związanych z reprezentacją:

- wydatki na zorganizowanie oficjalnego przyjęcia (śniadania, lunchu lub innego podobnego wydarzenia) dla przedstawicieli innych organizacji, a także urzędników organizacji podatnika uczestniczących w negocjacjach;

– wsparcie transportowe dowozu tych osób na miejsce imprezy reprezentacyjnej i (lub) posiedzenia organu zarządzającego iz powrotem;

— obsługa bufetowa podczas negocjacji;

— płatności za usługi tłumaczy, którzy nie są członkami personelu organizacji podatnika podczas imprez reprezentacyjnych.

Jednak sytuacje, które pojawiają się w prawdziwym życiu, często nie są regulowane normami Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.

Jakie inne wydatki można zaliczyć do gościnności? Odpowiedź na postawione pytanie postaramy się wydobyć z wyjaśnień głównego działu finansowego:

— wydatki na negocjacje nie tylko z istniejącymi klientami, ale także z potencjalnymi (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 16 listopada 2009 r. N 03-03-06 / 1/759);

- koszty negocjacji nie tylko z osobami prawnymi, ale także z osobami fizycznymi, w przypadku gdy te ostatnie są potencjalnymi klientami organizacji (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 27.05.2009 N 03-03-06 / 1/351);

- wydatki na negocjacje z osobami fizycznymi - klientami organizacji, w tym w nieformalnym otoczeniu (podczas śniadań, obiadów i innych podobnych wydarzeń) (Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 27 marca 2009 r. N 03-03-06 / 2/64);

- wydatki na zorganizowanie oficjalnego spotkania z klientami w zakresie wydatków na zakup produktów spożywczych, w tym napojów alkoholowych (Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 25.03.2010 N 03-03-06 / 1/176). Według Ministerstwa Finansów wydatki organizacji na produkty alkoholowe podczas oficjalnego przyjęcia mogą być uwzględnione w wydatkach gościnności, które są uwzględniane w kwocie nieprzekraczającej 4% wydatków podatnika na wynagrodzenia za okres sprawozdawczy (podatkowy), jeżeli są one przeprowadzane w kwotach przewidzianych przez organy celne obrotu gospodarczego podczas negocjacji (transakcji). Jednocześnie art. 5 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej uznaje za praktykę biznesową zasadę postępowania, która rozwinęła się i jest szeroko stosowana w każdej dziedzinie działalności gospodarczej, nieprzewidzianej przez prawo, niezależnie od tego, czy jest to zapisane w jakimkolwiek dokumencie, czy nie.

Podobne stanowisko prezentowane jest w późniejszych wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów Rosji (pismo z dnia 26 marca 2010 r. N 03-03-06/2/59).

Ministerstwo Finansów mówi też o tym, jakich wydatków nie można zaliczyć do gościnności:

- wydatki na opłacenie zakwaterowania uczestników delegacji zagranicznej (nie mogą być zaliczane do kosztów gościnności dla celów podatku dochodowego, ponieważ tego rodzaju wydatki nie są przewidziane w art. 264 ust. 2 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej) (Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 16 kwietnia 2007 r. N 03-03-06/1/235);

- koszt zakwaterowania w hotelu dla urzędników - zagranicznych partnerów biznesowych, którzy przybyli na oficjalne spotkanie w celu nawiązania i utrzymania długoterminowej współpracy (pismo Federalnej Służby Podatkowej Rosji dla Moskwy z dnia 12 kwietnia 2007 r. N 20-12 / 034115);

- wydatki na organizację rozrywki, rekreacji, profilaktykę lub leczenie chorób (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 25 marca 2010 r. N 03-03-06 / 1/176);

- wydatki na zakup nagród, produkcję dyplomów, projekt hali (klauzula 2 artykułu 264 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej nie jest przewidziana i dlatego nie może być uwzględniona jako część wydatków na rozrywkę dla celów podatku dochodowego) (Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 25.03.2010 N 03-03-06 / 1/176).

Koszty reprezentacji: potwierdzamy dokumentami

Wszystkie wydatki, zarówno podatkowe, jak i księgowe, muszą być bezwzględnie udokumentowane. Jakie dokumenty wystarczą do potwierdzenia? Opinia specjalistów Ministerstwa Finansów Rosji na temat składu dokumentów potwierdzających wydatki na gościnę zawarta jest w piśmie nr 03-03-06/4/26 z dnia 22 marca 2010 r. Zgodnie z postanowieniami przedmiotowego pisma takimi dokumentami są:

- polecenie (instrukcja) kierownika organizacji w sprawie realizacji wydatków na określone cele;

- Oszacowanie wydatków gościnności;

- podstawowe dokumenty, w tym w przypadku korzystania z jakichkolwiek towarów zakupionych na stronie w celach reprezentacyjnych, płatności za usługi organizacji zewnętrznych;

- raport o wydatkach gościnności na zorganizowane imprezy rozrywkowe, który odzwierciedla cel imprez rozrywkowych, wyniki ich przeprowadzenia oraz inne niezbędne dane dotyczące imprezy, a także wysokość wydatków na cele rozrywkowe.

Kosztorys powinien zawierać:

- czas i miejsce zdarzenia;

- skład uczestników wydarzeń;

- wysokość wydatków na przyjęcie i obsługę delegacji.

Po zrealizowaniu wszystkich zaplanowanych wydatków sporządzany jest protokół, który wskazuje wszystkie poniesione wydatki na rozrywkę, a także cel, wyniki, datę i miejsce imprez rozrywkowych, ich program. W takim przypadku wszystkie wydatki wymienione w raporcie muszą być potwierdzone odpowiednimi dokumentami pierwotnymi.

Jeżeli towary (usługi) do celów reprezentacyjnych są kupowane przez osobę odpowiedzialną, wówczas potwierdzeniem są dokumenty podstawowe wystawione przez odpowiednie organizacje określonej osobie odpowiedzialnej. Na przykład paragony gotówkowe i sprzedażowe, akty przyjęcia i przekazania towarów (świadczone usługi) itp., A także raport z wyprzedzeniem dotyczący wykorzystania kwot podlegających rozliczeniu.

Przy zawieraniu umowy z organizacją zewnętrzną (na przykład z przedsiębiorstwem gastronomicznym), umowa z tą organizacją, akt świadczenia pracy (świadczenie usług), faktura za zamówienie, faktura będą służyć jako dokument potwierdzający wydatki na rozrywkę. Jeśli zaangażowani są tłumacze spoza personelu organizacji, koszty potwierdzane są również odpowiednimi umowami, zaświadczeniami o wykonanej pracy i innymi dokumentami.

Warto zaznaczyć, że zdaniem wymiaru sprawiedliwości nie jest konieczne posiadanie kosztorysu na potwierdzenie takich wydatków (Uchwała FAS SZO z dnia 14.01.2008 r. w sprawie N A56-338/2007).

Po zrealizowaniu wydatków na reprezentację podatnik sporządza również zatwierdzony przez kierownika organizacji akt o ich realizacji, w którym wskazuje kwoty faktycznie poniesionych wydatków na reprezentację.

Jeżeli dokumenty potwierdzające nie są dostępne lub nie są należycie sporządzone, poniesione wydatki nie są uznawane za reprezentację.

Jest to w szczególności określone w piśmie Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 22 marca 2010 r. N 03-03-06 / 4/26. Wsparcie specjalistów Ministerstwa Finansów i wymiaru sprawiedliwości.

I tak, w Rozporządzeniu FAS UO z dnia 24.03.2005 N F09-971/05-AK została rozpatrzona skarga kasacyjna podatnika na postanowienie sądu polubownego i apelacyjnego w przedmiocie niezgodności z prawem decyzji organu podatkowego. Sądy uznały, że wydatków poniesionych przez podatnika na przyjęcie i obsługę delegacji zagranicznej nie można uznać za reprezentatywne, ponieważ dokumenty potwierdzające poniesione wydatki nie zostały sporządzone zgodnie z procedurą ustanowioną przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej.

Koszty reprezentacji: określ kwotę

Zgodnie z ust. 2 art. 264 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej wydatki na rozrywkę w okresie sprawozdawczym (podatkowym) są uwzględniane w innych wydatkach w wysokości nieprzekraczającej 4% wydatków podatnika na wynagrodzenia za ten okres sprawozdawczy (podatkowy).

Zgodnie z Ch. 25 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej wykaz wydatków związanych z wynagrodzeniami jest określony w art. 255 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej. Należy zauważyć, że w przeciwieństwie do instrukcji N 148n<1>, zestawienie kosztów pracy w art. 255 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej jest znacznie szerszy.

———————————
<1>Zatwierdzone instrukcje dotyczące rachunkowości budżetowej. Rozporządzenie Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 30 grudnia 2008 r. N 148n.

Aby obliczyć maksymalną kwotę kosztów reprezentacji, należy wziąć naliczoną kwotę kosztów pracy (klauzula 4, art. 272 ​​Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Na podstawie ust. 7 art. 274 art. 315 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej przy obliczaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym dochody i wydatki ustala się na zasadzie memoriałowej od początku okresu rozliczeniowego. W konsekwencji w okresie rozliczeniowym wzrośnie wysokość kosztów pracy dla celów podatku dochodowego.

Oznacza to, że zmieni się również maksymalna wysokość kosztów reprezentacyjnych, które można zaliczyć do celów podatkowych.

Z powyższego możemy wywnioskować: nadwyżki wydatków na reprezentację, które nie zostały uznane przez instytucję budżetową przy obliczaniu podatku dochodowego w jednym okresie sprawozdawczym, mogą być przez nią odpowiednio uwzględnione w kolejnych okresach sprawozdawczych bieżącego roku kalendarzowego (klauzula 42, art. 270 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej).

Na przykład. Zgodnie z art. 285 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej okresem podatkowym dla podatku dochodowego jest rok kalendarzowy, a okresem sprawozdawczym jest pierwszy kwartał, sześć miesięcy i dziewięć miesięcy roku kalendarzowego.

Okresy sprawozdawcze dla podatników, którzy obliczają miesięczne zaliczki na podstawie faktycznie otrzymanego zysku, to miesiąc, dwa miesiące, trzy miesiące itd. przed końcem roku kalendarzowego.

Przykład 1. W dniach 12-16 marca 2010 r. 12-osobowa delegacja z Niemiec została zaproszona do federalnego instytutu badawczego na konferencję mającą na celu wymianę doświadczeń. Opłata za przyjęcie i obsługę delegacji zagranicznej została dokonana kosztem środków uzyskanych z działalności zarobkowej niepodlegającej opodatkowaniu VAT. Łączna kwota wydatków wyniosła 32 175 rubli, w tym:

- oficjalne przyjęcie w restauracji (12 osób delegacji zagranicznej + 3 osoby gospodarza) - 7800 rubli;

— zawarcie umowy z wyższą uczelnią o świadczenie usług tłumaczeniowych (3 osoby) — 6000 rubli;

- obsługa bufetowa delegacji zagranicznej podczas konferencji (12 osób + 3 tłumaczy) - 1875 rubli;

– zawarcie umowy na usługi transportowe dla delegacji – 15 000 rubli;

– wizyta zagranicznej delegacji w teatrze dramatycznym – 1500 rubli.

Fundusz płac na 3 miesiące 2010 r. (styczeń - marzec) w federalnym instytucie badawczym wyniesie 700 000 rubli.

Na podstawie przepisów art. 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej oficjalne przyjęcie delegacji, zapłata za usługi tłumaczy, bufet i usługi transportowe zostaną przypisane do kosztów gościnności federalnego instytutu badawczego, to znaczy do celów podatkowych koszty przyjęcia i obsługi delegacji zagranicznej zostaną uwzględnione w wysokości 30 675 rubli. (7800 + 6000 + 1875 + 15000). Wydatki na zwiedzanie teatru nie będą brane pod uwagę przy obliczaniu podatku dochodowego, ponieważ zgodnie z ust. 2 art. 264 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej dotyczą kosztów organizacji rozrywki i rekreacji.

Biorąc pod uwagę fakt, że wydatki poniesione na przyjęcie i obsługę delegacji zagranicznej przekraczają ustalone standardy obliczania podatku dochodowego w wysokości 28 000 rubli. (700 000 rubli x 4%), do celów podatkowych, wydatki gościnności będą akceptowane w granicach normy. Nadmierne wydatki w wysokości 2675 rubli. (30 675 - 28 000), które nie zostały uwzględnione przez federalny instytut badawczy przy obliczaniu podatku dochodowego w jednym okresie sprawozdawczym, można uwzględnić w kolejnych okresach sprawozdawczych bieżącego roku kalendarzowego.

Koszty reprezentacji: odzwierciedlone w księgowości

Zgodnie z pismem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 05.02.2010 r. N 02-05-10 / 383 „W sprawie przedłożenia zaleceń metodologicznych dotyczących stosowania klasyfikacji działalności sektora administracji publicznej”, rozliczania kosztów gościnności i protokołów zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, wydatków poniesionych przy przyjmowaniu i obsłudze delegacji zagranicznych (na wynajem zakwaterowania, posiłki, organizowanie oficjalnych przyjęć (śniadania, obiady lub inne podobne imprezy), usługi bufetowe, imprezy kulturalne, nowe usługi domowe, usługi tłumacze, pamiątki i upominki pamiątkowe, obsługa sal dla urzędników i delegacji na lotniskach i dworcach kolejowych, wynajem lokali, obsługa transportu), realizowana jest w ramach art. 290 „Inne wydatki” KOSGU.

Pomimo specyfiki kosztów, księgowanie wydatków hotelarskich jest dość banalne i sprowadza się głównie do odzwierciedlenia operacji w ramach umów o świadczenie usług oraz rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi.

Wydatki na przyjęcie i obsługę delegacji zagranicznych oraz osób prywatnych mogą być dokonywane zarówno w formie gotówkowej, jak i bezgotówkowej.

Płatność wydatków reprezentacyjnych w gotówce odbywa się poprzez wydanie pieniędzy na podraport i znajduje odzwierciedlenie w obciążeniu odpowiednich rachunków księgowości analitycznej rachunku 208 00 000 „Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi” oraz uznania rachunku 201 04 610 „Dyspozycje z kasy”. Po poniesieniu wydatków gościnności ich akceptacja do rozliczenia znajduje odzwierciedlenie w obciążeniu rachunku 106 04 340 „Wzrost kosztów wytworzenia zapasów wyrobów gotowych (robót, usług)” oraz uznaniu odpowiednich kont konta analitycznego 208 00 000.

Przykład 2. Wykorzystajmy dane z przykładu 1. Załóżmy, że opłata za usługi organizacji transportowej i tłumaczy w wysokości 21 000 rubli. wygenerowane z konta osobistego federalnego instytutu badawczego. Pozostałe wydatki na przyjęcie i obsługę delegacji zagranicznej w sumie 11 175 rubli. opłacony gotówką. Konto osobiste jest obsługiwane w OFK.

W rachunkowości federalnego instytutu badawczego operacje zostaną odzwierciedlone w następujący sposób:

————————————-T————T————T———-¬
¦ Treść operacji ¦ Obciążenie ¦ Uznanie ¦ Kwota, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ pocierać. ¦
¦Pieniądze wydane w ramach raportu ¦2 208 18 560¦2 201 04 610¦ 11 175 ¦
¦na wydatki na rozrywkę ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Wydatki na przyjęcie odpisane i ¦ ¦ ¦ ¦
¦obsługa delegacji zagranicznej: ¦ ¦ ¦ ¦
¦- w zakresie wydatków przypadających na ¦2106 04340¦2208 18660¦ 9675¦
¦ koszt towarów, robót, usług; ¦ (art. 290 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ KOSGU) ¦ ¦ ¦
¦- kosztem środków pozostałych po ¦2 401 01 130¦2 208 18 660¦ 1 500¦
¦zapłata podatku dochodowego (wydatki ¦(art. 290 ¦ ¦ ¦
¦ odwiedzić teatr) ¦KOSGU) ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Usługi transportowe i świadczone usługi¦2 106 04 340¦2 302 18 730¦ 21 000¦
¦ tłumaczy ¦ ¦ ¦ ¦ Wydawanie prezentów świątecznych dzieciom pracowników

DUMA MIEJSKA FORMACJI MIEJSKIEJ MIASTA SALEKHARD

ROZWIĄZANIE

W SPRAWIE ZATWIERDZENIA REGULAMINU ZAMÓWIENIA I STAWEK WYDATKÓW

z dnia 21.06.2013 N 42, z dnia 13.12.2013 N 80, z dnia 23.06.2014 N 50, z dnia 24.12.2015 N 101, z dnia 23.12.2016 N 84)

W celu usprawnienia wydatkowania środków przewidzianych na przyjmowanie i obsługę oficjalnych delegacji i osób prywatnych na imprezy w samorządach miasta Salechard, zgodnie z art. 264 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej, kierując się Kodeksem budżetowym Federacji Rosyjskiej, ustawą federalną z dnia 06 października 2003 r. N 131-ФЗ „O ogólnych zasadach organizacji samorządu lokalnego w Federacji Rosyjskiej”, Kartą formacji miejskiej miasta Salechard, Duma Miejska postanawia:

1. Zatwierdzić Regulamin w sprawie trybu i norm wydatkowania pieniędzy na wydatki rozrywkowe i wydatki na imprezy samorządowe miasta Salechard zgodnie z załącznikiem do niniejszej decyzji.

3. Wyłączone. - Decyzja Dumy Miejskiej Obwodu Moskiewskiego, miasta Salechard z dnia 13 grudnia 2013 r. N 80.

Przewodniczący Dumy Miejskiej
miasto Salechard
AM SPIRIN

REGULAMIN TRYBU I STAWEK WYDAWANIA PIENIĘDZY NA WYDATKI REPREZENTACYJNE I WYDATKI NA IMPREZY ORGANÓW SAMORZĄDU MIASTA SALEKHARD

(Zmienione decyzjami Dumy Miejskiej Obwodu Moskiewskiego Salekhard z dnia 21.06.2013 N 42, z dnia 13.12.2013 N 80, z dnia 23.06.2014 N 50, z dnia 24.12.2015 N 101, z dnia 23.12.2016 N 84)

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsze rozporządzenie określa tryb i zasady wydatkowania środków z budżetu miasta Salechard na wydatki rozrywkowe i wydatki na imprezy samorządowe miasta Salechard, reguluje sprawozdawczość z wykorzystania tych środków.

1.2. Głównymi celami realizacji wydatków określonych w pkt 1.1 jest rozwój współpracy i interakcji między władzami lokalnymi miasta Salechard z innymi organami i organizacjami, członkami społeczeństwa, osobami fizycznymi, uhonorowaniem osób fizycznych i prawnych.

1.3. Do celów niniejszego rozporządzenia stosuje się następujące pojęcia:

Wydatki reprezentacyjne – wydatki związane z organizowaniem oficjalnych przyjęć przedstawicieli innych organizacji, obsługą oficjalnych delegacji, organizowaniem i przeprowadzaniem negocjacji, spotkań, konferencji w celu nawiązania i (lub) utrzymania wzajemnie korzystnej współpracy.

Wydatki na imprezy – wydatki związane z organizacją prezentacji, spotkań, zebrań, spotkań roboczych, wysłuchań publicznych i parlamentarnych, okrągłych stołów, konferencji, otwarcia wystaw, przyjęć i innych imprez organizowanych przez władze lokalne miasta Salechard.

z dnia 13.12.2013 N 80)

Koszty imprezy obejmują wydatki na zakup pamiątek (prezenty, w tym pamiątki, druki i produkty drukowane, w tym kartki okolicznościowe, zaproszenia, broszury itp.), kwiaty i kompozycje kwiatowe, artykuły papiernicze i piśmienne, catering dla uczestników, zakup żywności dla recepcji, transport, bufet i usługi kulturalne.

1.4. Upoważnienie do realizacji wydatków rozrywkowych i wydatków na działalność samorządów miasta Salechard może zostać przekazane podległym gminnym instytucjom samorządowym, na podstawie aktu prawnego właściwego samorządu terytorialnego.

(klauzula 1.4 została wprowadzona decyzją Dumy Miejskiej Obwodu Moskiewskiego Salekhard z dnia 13 grudnia 2013 r. N 80)

2. Tryb przeznaczania środków z budżetu miasta Salechard na wydatki reprezentacyjne i wydatki na imprezy

2.1. Środki na wydatki rozrywkowe i wydatki na imprezy planują corocznie w preliminarzu budżetowym samorządy miasta Salechard w wysokości:

Administracja miasta Salechard - nie więcej niż 2% rocznego funduszu płac;

Duma Miejska miasta Salechard - nie więcej niż 4% rocznego funduszu płac;

Izba Kontroli i Obrachunków miasta Salechard - nie więcej niż 4% rocznego funduszu płac.

(klauzula 2.1 zmieniona decyzją Dumy Miejskiej Obwodu Moskiewskiego, miasto Salechard z dnia 24 grudnia 2015 r. N 101)

2.2. Podstawą przeznaczenia środków na wydatki reprezentacyjne i wydatki na organizację imprezy samorządów lokalnych jest zarządzenie samorządu miasta Salechard wskazujące nazwę i cel imprezy, termin imprezy, osobę odpowiedzialną.

(Zmieniona decyzją Dumy Miejskiej Obwodu Moskiewskiego, miasta Salechard z dnia 23 czerwca 2014 r. N 50)

2.3. Przydział środków na wydatki gościnne i wydatki na imprezy samorządów lokalnych miasta Salechard odbywa się zgodnie z normami wydatków ustalonymi niniejszym Regulaminem.

2.4. Wydatki na gościnność i imprezy mogą być indeksowane do prognoz inflacji zgodnie z wymogami obowiązującego prawa.

3. Skład i tryb wydatkowania środków

3.1. Wydatki reprezentacyjne związane z przyjmowaniem, wysyłaniem i (lub) obsługą delegacji oraz osób uczestniczących w imprezach realizowane są na podstawie ust. 2 niniejszego Regulaminu.

3.1.1. W programie wydarzenia m.in.:

Nazwy organizacji uczestników;

Nazwisko, imię, patronimię i stanowisko osoby odpowiedzialnej za wydarzenie;

Liczba urzędników i przedstawicieli organizacji uczestniczących;

Liczba uczestników z jednostek samorządu terytorialnego gminy Salechard miasto;

Imprezy planowane do przeprowadzenia, ze wskazaniem daty, godziny i miejsca ich odbycia;

Inne informacje związane ze specyfiką wydarzeń.

3.1.2. Kosztorys organizacji imprezy, zatwierdzony przez wójta lub osobę przez niego upoważnioną (upoważnioną przez niego instytucję samorządową), zawiera następujące informacje:

(Zmienione decyzjami Dumy Miejskiej Obwodu Moskiewskiego, miasta Salekhard z dnia 13.12.2013 r. N 80, z dnia 23.06.2014 r. N 50)

Wydatki na opłacenie hotelu i rezerwację miejsc;

wydatki na żywność;

Wydatki na zorganizowanie oficjalnego przyjęcia (śniadanie, lunch lub inne podobne wydarzenie);

Koszty obsługi w formie bufetu;

Koszty usługi transportowej;

Akapit został usunięty od 23 czerwca 2014 r. - Decyzja Dumy Miejskiej Obwodu Moskiewskiego miasta Salechard z dnia 23.06.2014 r. N 50;

Inne wydatki związane ze specyfiką imprezy.

(Zmieniona decyzją Dumy Miejskiej Obwodu Moskiewskiego, miasta Salechard z dnia 23 czerwca 2014 r. N 50)

3.1.3. Maksymalne stawki wydatków na przyjmowanie delegacji oficjalnych i osób indywidualnych ustala się zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego rozporządzenia.

3.1.4. Wydatkowanie środków na wydatki reprezentacyjne uznaje się za uzasadnione i udokumentowane, jeżeli istnieją podstawowe dokumenty księgowe sporządzone zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.

Wydatki na wydatki potwierdzają następujące dokumenty:

Akt prawny organu samorządu terytorialnego w sprawie zorganizowania imprezy;

z dnia 13.12.2013 N 80)

Akt prawny organu samorządu terytorialnego (zarządzenie uprawnionej gminnej instytucji państwowej) w sprawie poniesionych kosztów gościnności i wydatków związanych z organizacją imprez;

(Zmieniona decyzją Dumy Miejskiej Obwodu Moskiewskiego, miasta Salechard z dnia 13 grudnia 2013 r. N 80)

Oszacowanie wydatków na gościnę;

Akt o spisie inwentarzy ustalonej formy, podpisany przez urzędnika, uprawnionego kierownika jednostki samorządu terytorialnego (dyrektora, zastępcę dyrektora uprawnionej gminnej instytucji państwowej);

(Zmieniona decyzją Dumy Miejskiej Obwodu Moskiewskiego, miasta Salechard z dnia 13 grudnia 2013 r. N 80)

Lista uczestników wydarzenia, w tym skład delegacji i gospodarza;

Dokumenty potwierdzające zakwaterowanie w hotelu oraz dojazd do iz miejsca imprezy;

Sprawozdanie z poniesionych wydatków na gościnę.

W ciągu 3 dni po zakończeniu imprez osoba odpowiedzialna za ich przebieg sporządza sprawozdanie z wydatków na gościnę poniesionych zgodnie z wymogami dotyczącymi sporządzania sprawozdań finansowych w Federacji Rosyjskiej. W sprawozdaniu z poniesionych wydatków reprezentacyjnych należy wskazać:

Data i miejsce wydarzenia;

Wykaz poniesionych wydatków na gościnę, ze wskazaniem liczby osób, które w nich uczestniczyły;

Kwota poniesionych wydatków, w tym na każde zdarzenie;

Inne obowiązkowe dane zgodnie z ustawą federalną „O rachunkowości”.

3.2. Wydatki na działalność jednostek samorządu terytorialnego miasta Salechard są realizowane na podstawie planu działania jednostki samorządu terytorialnego, pisemnego zaproszenia, aktu prawnego, instrukcji kierownika jednostki samorządu terytorialnego lub osoby przez niego upoważnionej.

(Zmieniona decyzją Dumy Miejskiej Obwodu Moskiewskiego, miasta Salechard z dnia 13 grudnia 2013 r. N 80)

Rejestracja wydatków na imprezy samorządów lokalnych miasta Salechard, harmonogram i procedura zgłaszania odbywa się w sposób określony w punkcie 3.1 niniejszego Regulaminu dotyczący wydatków na gościnę.

Koszty wydatków mogą być dodatkowo udokumentowane następującymi dokumentami:

Dowód sprzedaży, paragon lub inny dokument potwierdzający otrzymanie środków za dany towar;

Raport zaliczkowy osoby odpowiedzialnej finansowo.

Na realizację odpowiednich działań środki przeznaczane są w ramach ustalonych norm zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego rozporządzenia.

3.3. Wydatki określone w ust. 3.1 i 3.2 mogą być dokonywane zarówno w formie bezgotówkowej, jak i pieniężnej.

Wydatki reprezentacyjne i wydatki na imprezy samorządów lokalnych miasta Salechard mogą być realizowane jako wydatki samodzielne, jak również jako część ogólnych wydatków na organizację imprez.

3.4. Odpisu wydatków na wydatki rozrywkowe lub wydatki na imprezy dokonuje się, jeżeli:

Faktury lub inne dokumenty rozliczeniowe i płatnicze;

Akty wykonanej pracy, świadczone usługi;

Inne dokumenty potwierdzające wysokość poniesionych wydatków.

Odpisu wydatków na imprezy rozrywkowe i imprezy dokonuje się w kwotach nieprzekraczających norm wydatków określonych w załącznikach nr 1, nr 2 do niniejszego regulaminu.

Kontrolę zasadności odpisów środków na wydatki rozrywkowe i wydatki na imprezy przeprowadza komisja, której skład jest zatwierdzany niezależnie przez każdy samorząd.

W przypadkach przewidzianych w ust. 1.4 niniejszego Regulaminu skład komisji zatwierdza się zarządzeniem uprawnionej instytucji samorządu gminnego.

(paragraf został wprowadzony decyzją Dumy Miejskiej Obwodu Moskiewskiego Salekharda z dnia 13 grudnia 2013 r. N 80)

Załącznik N 1. STAWKI KRAŃCOWE KOSZTÓW REPREZENTACJI

Załącznik nr 1

pieniądze na wydatki związane z rozrywką
i wydatki na działalność władz
samorząd miasta Salechard

LIMIT KOSZTÓW REPREZENTACJI

	Nazwa wydarzenia
	Opłata hotelowa (za dzień od osoby): - honorowi obywatele miasta Salechard, którzy wnieśli wielki wkład w jego rozwój i mieszkają poza nim; - osoby zaproszone na imprezy miejskie i międzygminne, przedstawiciele oficjalnych delegacji na czele z Przewodniczącym Dumy Miejskiej miasta Salechard, Szefem Administracji Miasta Salechard, podróżujący na imprezy o randze międzynarodowej (międzyregionalnej, międzygminnej)	według rzeczywistych wydatków, ale nie więcej niż 5000 rubli
	Opłata za wyżywienie (za dzień na uczestnika)	według rzeczywistych wydatków, ale nie więcej niż 1500 rubli
	Obsługa bufetowa (bufetowa) podczas negocjacji, spotkań, konferencji i innych imprez masowych (za jednego uczestnika)	według rzeczywistych wydatków, ale nie więcej niż 500 rubli
	Opłata za przejazd na miejsce imprezy iz powrotem transportem publicznym lotniczym, kolejowym, drogowym (z wyłączeniem taksówek pasażerskich), transportem wodnym	według rzeczywistych kosztów biletu, nie wyższych jednak niż koszt przejazdu: - w kabinie klasy ekonomicznej podczas podróży samolotem; - w wagonie przedziałowym markowego pociągu pospiesznego podczas podróży koleją; - w kabinie 2 klasy pasażerskich statków wypornościowych wszystkich linii komunikacyjnych podczas podróży transportem wodnym (z wyjątkiem statków wycieczkowych)
	Wydatki na opłacenie usług sal oficjalnych delegacji na lotnisku miasta
	Wydatki na obsługę delegacji drogowych	według rzeczywistych wydatków (zgodnie z umową)
	Opłata za usługi fotograficzne i wideo podczas oficjalnych wydarzeń	według rzeczywistych wydatków (zgodnie z umową)
	Lokal do wynajęcia	według rzeczywistych wydatków

Załącznik N 2

Załącznik nr 2
do Regulaminu trybu i norm wydatkowania
pieniądze na wydatki związane z rozrywką
i wydatki na działalność władz
samorząd miasta Salechard

KRAŃCOWE WSKAŹNIKI WYDATKÓW NA IMPREZY ORGANÓW SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO MIASTA SALEKHARD

(Zmieniona decyzją Dumy Miejskiej Obwodu Moskiewskiego, miasta Salechard z dnia 23 grudnia 2016 r. N 84)

	Wydatki związane z udziałem przedstawicieli władz lokalnych miasta Salechard na terenie miasta i poza nim w uroczystościach z okazji świąt, rocznic, dat historycznych i innych, w tym organizowanych w formie akcji (festiwale, fora) (prezent pamiątkowy lub pamiątka na osobę)	Nie więcej niż 4000 rubli
	Wydatki związane z udziałem przedstawicieli władz lokalnych miasta Salechard w uroczystościach, z okazji świąt, rocznic, dat historycznych i innych, w tym odbywających się w formie akcji (festiwalów, forów) organizowanych przez inne podmioty na terenie miasta Salechard:
	a) prezent dla osoby prawnej w rocznicę (wielokrotność 25 lat);	Nie więcej niż 10 000 rubli
	b) darowizna dla osoby prawnej i fizycznej na inne terminy	Nie więcej niż 4000 rubli
	Wydatki związane z udziałem przedstawicieli władz lokalnych miasta Salechard w uroczystych imprezach świątecznych organizowanych przez inne podmioty poza terenem miasta Salechard (pamiątki, upominki pamiątkowe)	Nie więcej niż 10 000 rubli
	Wydatki związane z udziałem przedstawicieli władz lokalnych miasta Salechard w spotkaniach mających na celu rozwój stosunków między gminą miasta Salechard a innymi gminami, podmiotami wchodzącymi w skład Federacji Rosyjskiej i zagranicy (pamiątkowe upominki, produkty poligraficzne i pamiątkowe, w tym z symbolami gminy)	Nie więcej niż 10 000 rubli
	Koszty związane z posiadaniem:
	a) spotkania, konferencje, spotkania robocze, spotkania i inne oficjalne wydarzenia samorządów (za jednego uczestnika);	Nie więcej niż 1000 rubli
	b) przesłuchania publiczne lub parlamentarne (za uczestnika)	Nie więcej niż 400 rubli
	Wydatki związane z organizacją przyjęć organizowanych przez władze lokalne miasta Salechard:
	a) obsługa bufetowa na uczestnika;	Nie więcej niż 1000 rubli
	b) uroczysty lunch (obiad) dla każdego uczestnika;	Nie więcej niż 2500 rubli
	c) pamiątkowy upominek lub pamiątkę dla każdego uczestnika	Nie więcej niż 4000 rubli
	Wydatki na zakup kawy, herbaty, napojów (wody pitnej, mleka, śmietanki), cukru, wyrobów cukierniczych (ciastka, słodycze), owoców:
	a) dla pomieszczeń przyjęć Przewodniczącego Dumy Miejskiej miasta Salechard, Naczelnika Administracji Miasta Salechard, Przewodniczącego Izby Kontroli i Obrachunków Miasta Salechard;	Nie więcej niż 10 000 rubli miesięcznie
	b) dla zastępców recepcyjnych Szefa Administracji Miejskiej	Nie więcej niż 2000 rubli miesięcznie
	Wydatki związane z udziałem przedstawicieli władz lokalnych miasta Salechard w uhonorowaniu honorowych obywateli miasta, uczczonych rocznic (pamiątkowy upominek lub pamiątka na osobę)	Nie więcej niż 4000 rubli
	Koszty związane z:
	a) ceremonia wręczenia nagród państwowych Federacji Rosyjskiej, nagród YNAO, nagród władz lokalnych miasta Salechard, a także zachęt w innych formach (niezapomniany prezent lub pamiątka na osobę);	Nie więcej niż 4000 rubli
	b) gratulacje od naczelników władz państwowych, struktur federalnych, samorządów lokalnych, instytucji i przedsiębiorstw działających na terenie miasta Salechard, naczelników gmin, w związku z rocznicami, świętami (w tym zawodowymi), historycznymi i innymi pamiętnymi datami (niezapomniany prezent lub pamiątka na osobę)	Nie więcej niż 4000 rubli
	Wydatki związane z udziałem przedstawicieli władz lokalnych miasta Salechard (zakup kwiatów i kompozycji kwiatowych):
	a) w wydarzeniach żałobnych poświęconych pamiętnym datom ogólnorosyjskim;	Nie więcej niż 20 000 rubli
	b) w innych wydarzeniach żałobnych;	Nie więcej niż 10 000 rubli
	c) w uroczystych imprezach z okazji świąt (w tym zawodowych), rocznicowych, historycznych i innych;	Nie więcej niż 3000 rubli
	d) w uhonorowaniu honorowych obywateli miasta uczczone rocznice;	Nie więcej niż 3000 rubli
	e) w uroczystych przyjęciach od osoby;	Nie więcej niż 3000 rubli
	f) w ceremonii wręczenia odznaczeń państwowych Federacji Rosyjskiej, odznaczeń YNAO, odznaczeń władz lokalnych miasta Salechard, a także odznaczeń w innych formach na osobę;	Nie więcej niż 3000 rubli
	g) gratulacje dla szefów władz państwowych, struktur federalnych, samorządów lokalnych, instytucji i przedsiębiorstw działających na terenie miasta Salechard, wójtów gmin, w związku z rocznicami, świętami (w tym zawodowymi), datami historycznymi i innymi pamiętnymi datami (od osoby)	Nie więcej niż 3000 rubli
	Materiały piśmienne, drukowane, poligraficzne, w tym z odpowiednimi symbolami i inne materiały eksploatacyjne (za osobę)	Nie więcej niż 1000 rubli

„Wiadomości podatkowe regionu moskiewskiego”, N 4, 2002

Normy i standardy dotyczące wydatków na rozrywkę, wydatków na reklamę oraz szkolenia i przekwalifikowania personelu na podstawie umów z instytucjami edukacyjnymi, które regulują wysokość przypisywania tych wydatków do kosztów produktów (prac, usług) do celów podatkowych oraz Procedura ich stosowania, zatwierdzona rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 15 marca 2000 r. N 26n, ustalono, że wydatki na rozrywkę związane z działalnością organizacji są wydatkami organizacji na przyjmowanie i obsługę przedstawicieli innych organizacji (w tym zagranicznych) uczestniczących w rozmowach transferowych w celu nawiązania i (lub) utrzymania wzajemnie korzystnej współpracy, a także uczestników, którzy przybyli na posiedzenia rady (zarządu) lub innego podobnego organu organizacji.

Koszty reprezentacji obejmują wydatki związane z organizacją oficjalnego przyjęcia (śniadania, lunchu lub innej podobnej imprezy) przedstawicieli (uczestników), ich transportu, udziału w imprezach kulturalno-rozrywkowych, obsługi bufetowej podczas negocjacji i wydarzeń z programem kulturalnym, zapłaty za usługi tłumaczy spoza personelu organizacji.

Włączenie kosztów gościnności do kosztów produktów (prac, usług) jest dozwolone tylko wtedy, gdy dostępne są podstawowe dokumenty księgowe, które muszą wskazywać datę i miejsce spotkania biznesowego (przyjęcia), zaproszonych osób, uczestników z organizacji, konkretny cel wydatków i kwotę wydatków. Zaleca się, aby organizacja określiła szczegółowy tryb wydatkowania środków na reprezentację, ich dokumentowanie i kontrolę, w tym powołanie kręgu osób związanych z tą działalnością organizacji.

Aby uwzględnić koszty gościnności w kosztach własnych, muszą być spełnione określone warunki.

Przede wszystkim organizacja wydaje zarządzenie szefa w sprawie procedury wydawania rozliczalnych środków na wydatki rozrywkowe, wskazując osoby uprawnione do otrzymania tych środków. Procedurę sprawowania kontroli nad wydatkami i odpisu środków na wydatki gościnności określa również zarządzeniem dla organizacji. Obowiązkowe jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za organizację imprezy oficjalnej.

Ustęp 1 listu Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 6 października 1992 r. N 94 zaleca organizacjom określenie szczegółowej procedury wydatkowania środków na reprezentację.

Zlecenie wysłania zaproszenia na spotkanie biznesowe musi zawierać wskazanie celu wizyty. Przedstawiciele organizacji zewnętrznej odwiedzają organizację prowadzącą przyjęcie w celu negocjacji, które powinny odbyć się w ramach już zawartej umowy (kontraktu) lub w celu nawiązania wzajemnej współpracy w zakresie głównych działań organizacji.

Program spotkania biznesowego jest przekazywany do obsługi księgowej organizacji ze wskazaniem daty, miejsca, terminu, liczby zaproszonych osób i uczestników z organizacji. Preliminarz wydatków reprezentacyjnych na rok sprawozdawczy musi zostać zatwierdzony protokołem zebrania założycieli. Szacunek kosztów dla każdego przyjęcia jest opracowywany na podstawie Norm dotyczących wydatków gościnnych delegacji zagranicznych i osób indywidualnych, zatwierdzonych pismem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 27 maja 1996 r. N 49.

Po spotkaniu biznesowym do działu księgowości należy złożyć sprawozdanie z kosztów zorganizowania spotkania biznesowego oraz akt odpisania wydatków na gościnę / raport zaliczkowy osoby odpowiedzialnej za zorganizowanie oficjalnego wydarzenia wraz z dokumentami potwierdzającymi.

Koszty gościnności muszą być potwierdzone przez:

• dokumenty dotyczące zapłaty kosztów transportu;
• konta cateringowe;
• inne podstawowe dokumenty księgowe.

Arbitralnie sporządzone akty nie mogą służyć jako dokumenty potwierdzające wydatkowanie środków (pismo Państwowej Służby Podatkowej Rosji z dnia 28 sierpnia 1992 r. N IL-6-01 / 284). Udokumentowane wydatki reprezentacyjne ujmowane są w całości w koszcie wytworzenia.

Od reprezentatywnych wydatków organizacji komercyjnych należy odróżnić wydatki o podobnej istocie, realizowane przez organy wykonawcze.

Na przykład Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 21 marca 1994 r. N 222 „W sprawie trybu wydatkowania środków na przyjmowanie i obsługę zagranicznych delegacji i osób przez federalne władze wykonawcze, władze wykonawcze podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej, a także organizacje i instytucje finansowane ze środków budżetowych” zatwierdził odpowiednie normy dla poszczególnych pozycji wydatków:

• płatność hotelowa;
• płatność za żywność;
• opłata za śniadanie, obiad, kolację lub inną podobną imprezę związaną z oficjalnym przyjęciem delegacji;
• obsługa w formie bufetu;
• obsługa kulturalna;
• usługi domowe;
• wynagrodzenie tłumacza;
• zakup pamiątek (prezentów okolicznościowych) z rosyjskimi symbolami;
• opłata za pokoje hotelowe;
• koszty podróży delegacji zagranicznych;
• koszty związane z rezerwacjami hotelowymi;
• koszt opłacenia usług sal dla oficjalnych delegacji na lotniskach i dworcach kolejowych.

Ponadto dla szeregu wyższych urzędników państwowych ustalono specjalne cechy wydatków na gościnność. Na przykład dekret Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 14 września 1995 r. N 941 „O środkach zapewniających materialne gwarancje niezawisłości sędziów Sądu Konstytucyjnego Federacji Rosyjskiej” stanowił, że „sędziemu Trybunału Konstytucyjnego Federacji Rosyjskiej co miesiąc przydzielane są środki na wydatki gościnności w wysokości pięciu płac minimalnych. Sprawozdanie z wydatkowania tych środków nie jest przedkładane”.

Podkreślamy w szczególności: wszystkie te cechy wydatków na gościnność nie mają nic wspólnego z organizacjami komercyjnymi. Organizacje komercyjne nie mogą zaliczać usług osobistych ani zakupu pamiątek do kosztów gościnności (pamiątki z markowymi symbolami mogą podlegać innej regulowanej pozycji kosztowej „Wydatki na reklamę” z obowiązkowym podatkiem od reklamy).

Normy przepisów dotyczących składu kosztów i Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej, które regulują skład wydatków na gościnę, różnią się znacznie, ponieważ zgodnie z art. 264 ust. 2 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej lista wydatków zaliczanych do wydatków na gościnę została zmniejszona.

Koszty reprezentacji zgodnie z Kodeksem podatkowym Federacji Rosyjskiej to tylko następujące wydatki:

• wydatki na zorganizowanie oficjalnego przyjęcia (śniadanie, lunch lub inne podobne wydarzenie). Jednocześnie w odniesieniu do kosztów gościnności Ministerstwo Finansów Rosji w piśmie z dnia 8 lutego 1999 r. N 04-02-05/1 wyjaśniło, że mówimy o „przeprowadzaniu imprez jednorazowych, a nie o stałej obsłudze restauracyjnej przedstawicieli innych organizacji”. Chociaż ani przepisy dotyczące składu kosztów, ani ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej nie precyzują, co obejmuje pojęcie „zorganizowania przyjęcia” (czy tylko żywność, czy też naczynia, zastawa stołowa i wystrój wnętrz), to z praktyki orzeczniczej wynika, że ​​„wydatki na zorganizowanie przyjęcia” należy rozumieć szeroko. I tak np. w Dekrecie FAS MO z dnia 16 marca 1999 r. w sprawie o sygn. KA-A41/561-99 potwierdzona jest kwalifikacja zaliczenia do kosztów produkcji (robót, usług) „kosztów zakupu serwisu kawowego, dywanów i kuchenki gazowej, gdyż te pozycje są niezbędne do realizacji imprez reklamowych i rozrywkowych”. W piśmie Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 17 grudnia 1996 r. N 16-00-17-163 wyjaśniono, że amortyzację lodówek, telewizorów, magnetofonów i innego podobnego sprzętu można zasadnie przypisać kosztom produktów (prac, usług) jako wydatków niezbędnych do realizacji imprez reklamowych i rozrywkowych;
• wsparcie transportowe dowozu osób biorących udział w negocjacjach na miejsce imprezy reprezentacyjnej (niestety Ordynacja Podatkowa Federacji Rosyjskiej nie precyzuje skąd dowożone są osoby uczestniczące: dotyczy to granic jednej miejscowości lub można mówić o lotach dalekobieżnych i międzynarodowych). Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 27 grudnia 1996 r. N 04-04-06 stwierdziło, że pokrycie kosztów związanych z przyjazdem (wyjazdem) uczestników imprez rozrywkowych, ich zakwaterowaniem w hotelach nie dotyczy kosztów gościnności i nie podlega włączeniu w cenę;
• obsługa bufetowa podczas negocjacji;
• zapłata za usługi tłumaczy, którzy nie należą do personelu organizacji do wykonywania tłumaczeń podczas imprez reprezentacyjnych.

Należy zwrócić uwagę na wyłączenie z wykazu wydatków reprezentacyjnych związanych z organizacją imprez kulturalnych. Artykuł 264 ust. 2 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej wyraźnie stanowi, że wydatki gościnności nie obejmują wydatków na organizację rozrywki, rekreacji, profilaktykę lub leczenie chorób.

Artykuł 264 ust. 2 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej stanowi, że wydatki gościnności są takie niezależnie od miejsca, w którym odbywają się te imprezy. Wynikało to również z regulaminu ustalania kosztów i zostało uznane przez sądy. I tak np. w Dekrecie FAS MO z dnia 28 czerwca 1999 r. w sprawie N KA-A40/1883-99 uznano, że wydatkami reprezentacyjnymi mogą być również wydatki na przyjęcie przedstawicieli innych organizacji poza faktyczną lokalizacją strony przyjmującej.

Wydatki reprezentacyjne do celów podatkowych do 1 stycznia 2002 r. Reguluje rozporządzenie Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 15 marca 2000 r. N 26n, które stanowi, że rzeczywiste wydatki przypisane do kosztów produktów (robót, usług) do celów podatkowych nie powinny przekraczać maksymalnych kwot obliczonych zgodnie z następującymi normami:

Jednocześnie organizacje zajmujące się działalnością handlową przy obliczaniu maksymalnej wielkości wydatków na reprezentację wykorzystują wskaźnik zysku brutto.

Od 1 stycznia 2002 r., zgodnie z art. 264 ust. 2 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej, do celów podatkowych akceptowane są wydatki gościnności w wysokości 4% kosztów pracy za okres sprawozdawczy (podatkowy).

GI Mironova IMNS Rosji N 16